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Come archiviare email Outlook

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Proprio come le classiche lettere cartacee, che quando si accumulano finiscono con l’ingombrare troppo spazio e rendere inutilizzabili librerie e scrivanie, le email possono ingombrare la inbox degli account di posta elettronica finendo col creare confusione e “mangiare” spazio sul disco inutilmente (nel caso dei client di posta elettronica offline). È quindi necessario archiviarle per fare un po’ d’ordine. Come dici? Questo è esattamente il problema che vorresti risolvere oggi con Outlook, il celebre client email sviluppato da Microsoft, ma non sai come procedere? E allora mi sa che sei capitato proprio nel posto giusto, al momento giusto!

Nei prossimi paragrafi, infatti, ti spiegherò per filo e per segno come archiviare email su Outlook: ti illustrerò la procedura da seguire nella versione classica del software per Windows e macOS, nella sua versione online e nella sua variante mobile per Android, iOS e Windows 10 Mobile. Per completezza d’informazione, poi, ti indicherò anche come archiviare le email provenienti da un account Outlook sincronizzato con client di posta “alternativi”.

Allora, sei già ai “posti di comando”, pronto per iniziare? Sì? Perfetto! Mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo necessario per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi e, cosa ancora più importante, attua le “dritte” che ti darò. Sono sicuro che, se seguirai passo dopo passo i miei suggerimenti, riuscirai a portare a termine la tua “impresa” odierna con il minimo sforzo. Buona lettura!

Indice

Archiviare email in Microsoft Outlook

Se desideri sapere come archiviare email in Microsoft Outlook, il client di posta professionale integrato nella suite Office (di cui ti ho parlato ampiamente in un altro mio tutorial), sappi che puoi contare sull’apposita funzione di archiviazione, che permette di spostare automaticamente i messaggi più vecchi in una cartella separata rispetto al resto delle email facendo così ordine nella inbox e “snellendo” allo stesso tempo il database del programma.

Prima di illustrarti i vari passaggi da seguire per archiviare email su Outlook, ci tengo a dirti che per scrivere questa guida ho usato Microsoft Outlook 2016 che, nel momento in cui scrivo, è la versione più recente del programma presente nella suite Office del colosso di Redmond. In ogni caso, le istruzioni che trovi di seguito possono essere eseguite anche sulle versioni meno recenti del programma (dalla versione 2007 in poi, in pratica tutte quelle che presentano l’interfaccia a schede Ribbon). Fatta questa precisazione, possiamo passare all’azione.

Windows

Se utilizzi la versione di Outlook per Windows, clicca sul pulsante File che si trova in alto a sinistra e seleziona l’account di posta elettronica per il quale vuoi impostare l’archiviazione automatica dei messaggi dal menu a tendina situato sotto la voce Informazioni account (azione non necessaria se hai un solo indirizzo di posta elettronica configurato nel programma).

A questo punto, pigia sul pulsante Strumenti (l’icona della cassetta postale con il pennello) e fai clic sulla voce Pulisci vecchi elementi… dal menu che compare. Nella finestra che si apre, apponi il segno di spunta sulla voce Archivia la cartella e tutte le sottocartelle, seleziona dal menu a tendina Archivia elementi antecedenti la data di riferimento dalla quale iniziare ad archiviare i messaggi e pigia sul pulsante OK per salvare le impostazioni. Se vuoi salvare il file con le email archiviate in una cartella differente da quella predefinita, clicca sul pulsante Sfoglia e scegli la cartella di destinazione che più preferisci.

Volendo, puoi anche archiviare le email selezionando impostazioni diverse in base alle cartelle di appartenenza dei messaggi. Per farlo, recati nella scheda Home di Outlook (si trova in alto a sinistra), fai clic destro sul nome della cartella nella quale vuoi archiviare i messaggi (es. Posta in arrivo, Posta inviata, etc.) dalla barra laterale di sinistra e seleziona la voce Proprietà… dal menu che compare.

Nella finestra che si apre, seleziona la scheda Archiviazione automatica e scegli le impostazioni che più preferisci: ad esempio, puoi impostare una scadenza e una cartella di destinazione personalizzate per l’archiviazione dei messaggi mettendo il segno di spunta accanto alle voci Archivia la cartella utilizzando queste impostazioni e Sposta i vecchi elementi in e scegliendo poi le impostazioni desiderate. Facile, no?

E qualora tu te lo stia chiedendo, puoi anche archiviare singoli messaggi: per farlo, individua nella inbox l’email che desideri archiviare, fai clic destro sull’anteprima del messaggio e seleziona la voce Archivia dal menu che si apre. In alternativa, seleziona l’email da archiviare e pigia sul pulsante Archivia dalla scheda Home.

Tutti i messaggi archiviati finiranno nella cartella Archivio: aprendola potrai fare clic destro sui singoli messaggi archiviati e, dal menu che si aprirà, eliminarli cliccando sulla voce Elimina, spostarli in un altra cartella pigiando sulla voce Sposta e così via.

macOS

Sulla versione per macOS di Outlook purtroppo non è disponibile la funzione che permette di archiviare in modo automatico le email più datate di cui ti ho parlato nel paragrafo precedente. Tuttavia puoi creare delle regole atte ad archiviare in modo automatico le email che presentano alcune caratteristiche in particolare (ad esempio quelle che provengono dallo medesimo indirizzo di posta elettronica.

Per procedere in tal senso, clicca sulla scheda Home, pigia sul pulsante Regole situato in alto a destra, fai clic sulla voce Crea regola… e, nel riquadro che si apre, definisci le condizioni della regola servendoti dei menu a tendina situati nella parte superiore del modulo. Nella sezione Esegui la seguente azione, apri il menu a tendina, seleziona la voce Sposta nella cartella e, nel menu a tendina situato sulla destra, seleziona la voce Scegli cartella….

Nella modulo che si apre, digita il nome della cartella in cui spostare le email che soddisfano le condizioni che hai indicato poc’anzi (es. Archivio), selezionala e pigia sul pulsante Scegli. Per concludere, pigia sul pulsante OK: tutte le email che soddisferanno le condizioni che hai incluso nella regola finiranno automaticamente nell’archivio!

Volendo, puoi procedere anche all’archiviazione manuale di una o più email nel seguente modo: recati nella cartella dell’account in cui sono presente le email da archiviare (es. Posta in arrivo), individua il messaggio che vuoi archiviare, fai clic destro sulla sua anteprima e seleziona la voce Archivia dal menu che si apre.

In alternativa, seleziona il messaggio da archiviare e premi sul pulsante Archivia situato in alto o, se stai agendo da un MacBook o da un iMac al quale è collegato un trackpad, posizione il cursore sul messaggio che ti interessa, come due dita fai uno swipe da destra verso sinistra sulla superficie del trackpad e poi pigia sul pulsante verde Archivia che compare a destra del messaggio.

Tutti i messaggi che archivi saranno spostati nella cartella Archivio: aprendola potrai fare clic destro sui singoli messaggi archiviati e, dal menu che si aprirà, eliminarli cliccando sulla voce Elimina, spostarli in un altra cartella pigiando sulla voce Sposta e così via.

Archiviare email in Outlook.com

Desideri sapere come archiviare i messaggi di posta elettronica ricevuti su Outlook dal browser perché hai effettuato l’accesso alla Webmail dell’omonimo servizio di posta elettronica messo a disposizione dal colosso di Redmond? Se hai risposto in modo affermativo, procedi nel seguente modo.

Tanto per cominciare, collegati alla pagina d’accesso di Outlook.com, pigia sul pulsante Accedi, inserisci nell’apposito campo di testo l’indirizzo email contenente i messaggi di posta che vuoi archiviare, fai clic sul bottone Avanti, inserisci la password del tuo account nell’apposito campo di testo e poi pigia sul pulsante Accedi.

A login effettuato, seleziona dalla colonna di sinistra la cartella in cui sono presenti i messaggi da archiviare (es. Posta in arrivo, Posta indesiderata, etc.), individua poi l’email di tuo interesse, fai clic destro sulla sua anteprima e seleziona la voce Archivia dal menu che si apre.

In caso di ripensamenti, puoi spostare il messaggio archiviato nella sua “cartella d’origine” nel seguente modo: pigia sulla scheda Archivio situata nella colonna sulla sinistra, fai clic destro sull’anteprima del messaggio e clicca sulle voci Sposta > [Nome della cartella in cui spostare il messaggio] (es. Posta in arrivo). Nel caso tu voglia eliminare un messaggio archiviato, invece, passa con il cursore del mouse sulla sua anteprima e fai clic sull’icona della pattumiera che compare o, se preferisci, fai clic destro sull’anteprima dell’email e seleziona la voce Elimina dal menu che si apre. È semplice, vero?

Archiviare email nell’app di Outlook

Desideri archiviare email dall’app di Outlook che hai installato sul tuo dispositivo Android o iOS? Ti garantisco che anche in questo caso l’operazione che sei chiamato a compiere non è affatto complicata: tutto ciò che devi fare e individuare le email di tuo interesse e pigiare sull’apposito comando che permette di archiviarle.

Dopo aver avviato l’app di Outlook sul tuo device, esegui l’accesso al tuo account (se necessario), fai tap sul pulsante Posta (l’icona della busta della lettera situata in basso a sinistra) e, nella schermata che si apre, pigia sul pulsante (≡) collocato in alto a sinistra per selezionare la casella in cui sono presenti i messaggi da archiviare (es. Posta in arrivo, Posta inviata, etc.).

A questo punto, individua il messaggio che desideri archiviare e fai uno swipe da destra verso sinistra sulla sua anteprima e, come per “magia”, comparirà il pulsante verde Archivia: continua a trascinare il dito verso sinistra per archiviare il messaggio selezionato e il gioco è fatto.

Per visualizzare i messaggi che hai archiviato, poi, fai nuovamente tap sul pulsante (≡) collocato in alto a sinistra e pigia sulla voce Archivio. Se vuoi riportare un messaggio archiviato nella posta in arrivo non devi fare altro che effettuare nuovamente uno swipe da destra verso sinistra sull’anteprima del messaggio stesso; mentre se vuoi eliminare una delle email archiviate, devi per prima cosa aprirla facendo tap sulla sua anteprima e poi pigiare sull’icona della pattumiera posta in alto a destra. Più semplice di così?!

Archiviare email di Outlook in altri client di posta

Per concludere voglio fornirti qualche “dritta” su come archiviare email di Outlook in altri client di posta. Se hai configurato il tuo indirizzo di posta di Outlook in altri client, è probabile che tu sia interessato a sapere come procedere e io ti accontenterò subito!

  • Posta di Windows 10 — pigia sul pulsante (≡) collocato in alto a sinistra, seleziona la cartella in cui sono presenti i messaggi da archiviare (es. Posta in arrivo), fai clic destro sull’anteprima dell’email e seleziona la voce Archivia dal menu che si apre.
  • Apple Mail — se utilizzi Mail su Mac, seleziona dalla barra laterale di sinistra la cartella in cui sono presenti i messaggi da archiviare (es. Entrata > Live), fai clic destro sull’anteprima del messaggio e seleziona la voce Archivia o, in alternativa, seleziona il messaggio e pigia sul pulsante Archivia collocato in alto. Su iPhone e iPad, invece, individua il messaggio da archiviare, fai uno swipe da destra verso sinistra sulla sua anteprima (senza far arrivare il dito fino all’estremità di sinistra del display, altrimenti il messaggio verrà direttamente eliminato), pigia sul pulsante (…), fai tap sulla voce Sposta messaggio… e premi sulla voce Archivio.
  • Mozilla Thunderbird — seleziona dalla barra laterale di sinistra la cartella in cui sono presenti le email da archiviare, fai clic destro sul messaggio che vuoi archiviare e seleziona la voce Archivia dal menu che si apre.