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Come esportare mail da Outlook

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Hai appena acquistato un nuovo computer, vorresti trasferire su quest’ultimo la posta che avevi in Outlook sul vecchio PC ma non sai come riuscirci? Non ti preoccupare, ho io la soluzione che fa al caso tuo e ti assicuro che è molto più semplice di quello che immagini!

Utilizzando la funzione di esportazione dei dati inclusa in Outlook puoi copiare i tuoi messaggi da un computer all’altro, o anche da un client di posta all’altro, in maniera estremamente facile e veloce. Purtroppo l’importazione dei messaggi in software diversi da Outlook richiede l’utilizzo di soluzioni esterne, che non sono sempre gratuite, ma di questo parleremo nella seconda parte del tutorial.

Se vuoi conoscere tutti i dettagli, non esitare: prenditi cinque minuti di tempo libero e metti in pratica le indicazioni su come esportare mail da Outlook che trovi di seguito. Io il tutorial l’ho realizzato utilizzando Outlook 2016 per Windows e macOS, ma le indicazioni presenti in esso dovrebbero andar bene anche per le edizioni più datate della suite (dalla 2007 in su). Allora, sei pronto a metterle in pratica? Trovi tutte le istruzioni di cui hai bisogno proprio qui sotto.

Esportare i messaggi da Outlook

Se vuoi imparare come esportare mail da Outlook, devi avviare il programma e cliccare sul pulsante giallo File che si trova in alto a sinistra. A questo punto, seleziona la voce Apri (o Apri ed esporta) dalla barra laterale di sinistra e, nella schermata che si apre, fai click sul pulsante Importa (o Importa/esporta) per avviare la procedura guidata di importazione/esportazione dei dati di Outlook.

Come esportare mail da Outlook

Nella finestra che si apre, seleziona la voce Esporta in un file dall’elenco che ti viene proposto e clicca sul pulsante Avanti. Dopodiché seleziona il formato File di dati di Outlook (pst) tra i formati disponibili per l’esportazione e fai click ancora una volta su Avanti. A questo punto, seleziona la cartella della posta che vuoi esportare (es. mariorossi@email.com), apponi il segno di spunta accanto alla voce Includi sottocartelle e clicca prima su Avanti e poi su Fine per avviare l’esportazione delle email da Outlook.

Come esportare mail da Outlook

La durata della procedura dipende dal numero di messaggi da salvare e dalla potenza del tuo PC. Inoltre, se vuoi, puoi impostare una password per proteggere i messaggi esportati compilando gli appositi campi visualizzati all’inizio del processo.

Per impostazione predefinita, il file con l’archivio delle email (backup.pst) viene salvato nella cartella Documenti\File di Outlook, ma è possibile scegliere un percorso di destinazione personalizzato cliccando sul pulsante Sfoglia.

Se utilizzi un Mac, puoi esportare le email presenti in Outlook richiamando la funzione Esporta dal menu File o trascinando una cartella dalla barra laterale del programma al desktop (in questo caso, però, i messaggi vengono salvati in formato mbox e non PST).

Importare i messaggi in Outlook

Quando hai finito di esportare mail da Outlook, puoi usare il file .pst ottenuto per importare facilmente i tuoi messaggi di posta elettronica su un altro computer. Tutto quello che devi fare è avviare Outlook, cliccare sul pulsante giallo File, selezionare la voce Apri (o Apri ed esporta) dalla barra laterale di sinistra e cliccare sul pulsante Importa (o Importa/esporta).

Come esportare mail da Outlook

Nella finestra che si apre, seleziona la voce Importa dati da altri programmi o file e clicca sul pulsante Avanti. Dopodiché seleziona il formato File di dati di Outlook (pst), fai click sul pulsante Avanti ed apri il file pst creato in precedenza usando il pulsante Sfoglia. Clicca quindi su Avanti e Fine ed attendi che la procedura di importazione dei messaggi abbia fine. Anche in questo caso, la durata della procedura dipende dal numero di email da caricare e dalla potenza del tuo PC.

Se utilizzi un Mac, puoi importare i messaggi esportati precedentemente da Outlook richiamando la funzione Importa dal menu File o pigiando sul pulsante Importa presente nella scheda Strumenti del programma.

Importare i messaggi di Outlook in altri client di posta elettronica

Vuoi importare i messaggi di Outlook in un altro client di posta elettronica? In questo caso devi ricorrere a soluzioni diverse in base al software che intendi utilizzare.

Se, ad esempio, vuoi importare le email in Mozilla Thunderbird, puoi sfruttare le funzioni di importazione incluse nel programma oppure puoi ricorrere a delle soluzioni esterne per convertire i file PST di Outlook in file mbox “digeriti” compatibili con Thunderbird.

Per sfruttare le funzioni di importazione incluse in Thunderbird, Outlook deve essere installato sul PC e deve essere a 32 bit. Se questi due requisiti vengono rispettati, puoi avviare l’importazione dei messaggi da Outlook aprendo Thunderbird, pigiando sul pulsante che si trova in alto a destra e selezionando le voci Strumenti > Importa dal menu che si apre. Successivamente, devi mettere il segno di spunta accanto alla voce Posta, devi andare avanti e devi scegliere Outlook come programma dal quale importare le email.

Come esportare mail da Outlook

Se utilizzi una versione a 64 bit di Outlook o non puoi installare il programma sul tuo PC, come accennato in precedenza devi ricorrere a un software esterno per convertire i file PST di Outlook in file mbox compatibili con Thunderbird. Io ti consiglio Emailchemy che è compatibile con tutti i sistemi operativi (Windows, macOS e Linux) ed è molto facile da usare. L’unico problema è che è a pagamento, costa circa 30 euro. Puoi testarne le potenzialità grazie a una demo gratuita, ma tutte le email importate in Thunderbird avranno come mittente e oggetto “Please Purchase Emailchemy” e “Weird Kid Software” (ovvero il nome dell’azienda che produce il programma). Se sei interessato, ecco tutti i passaggi che devi compiere.

  • Collegati al sito Internet di Emailchemy e scarica il programma sul tuo PC cliccando sul collegamento Zipped Installer [.zip] che si trova accanto alla voce Windows (32-bit) oppure accanto alla voce Windows (64-bit), a seconda della versione del sistema operativo installata sul tuo PC;
  • Installa Emailchemy aprendo il suo pacchetto d’installazione e cliccando sempre su Next;

Come esportare mail da Outlook

  • Avvia Emailchemy e clicca sui pulsanti Yes, I accept the terms of the license, Demo (ammesso che tu stia utilizzando la versione demo del software) e Close;
  • Seleziona la voce Outlook for Windows (PST or OST) dal menu a tendina What kind of email do you want to convert?;

Come esportare mail da Outlook

  • Clicca su Next e seleziona il file PST esportato precedentemente da Outlook;
  • Clicca sul pulsante Browse, seleziona la cartella in cui esportare i file convertiti con Emailchemy e pigia prima su Next e poi su Convert;
  • Nella finestra che si apre, seleziona la voce MBOX file dal menu a tendina Tipo di file e clicca su Salva per avviare la conversione delle email;

Come esportare mail da Outlook

  • A conversione ultimata, installa il componente aggiuntivo ImportExportTools in Mozilla Thunderbird. Se non sai come si fa, scarica l’add-on dal sito Internet Mozilla Addons, recati nel menu ≡ > Componenti aggiuntivi di Thunderbird e seleziona la voce Installa componente aggiuntivo da file dal menu con l’icona dell’ingranaggio;
  • Ad operazione completata, riavvia Thunderbird, crea una nuova cartella locale facendo click destro sulla voce Cartelle locali che si trova nella barra laterale e recati nel menu ≡ > Strumenti > ImportExportTools > Importa file mbox di Thunderbird;
  • Nella finestra che si apre, metti il segno di spunta accanto alla voce Importa direttamente uno o più file in formato mbox, clicca su OK e seleziona i file MBOX ottenuti con Emailchemy. I messaggi verranno importati in delle sotto-cartelle della cartella locale che hai creato in Thunderbird.

Come esportare mail da Outlook

Se utilizzi Apple Mail, puoi importare dei file MBOX con le email di Outlook semplicemente avviando l’applicazione e selezionando la voce Importa caselle dal menu File che si trova in alto a sinistra.

Come esportare mail da Outlook.com

Se hai un account di posta elettronica su Outlook.com e vuoi esportare i messaggi di quest’ultimo in Outlook, Thunderbird, Apple Mail o qualsiasi altro client di posta elettronica, non devi far altro che configurare un nuovo account nel programma e compilare il modulo che ti viene proposto usando i seguenti dati.

Come esportare mail da Outlook

  • Nome: il nome che vuoi usare come intestazione delle tue email
  • Indirizzo email: il tuo indirizzo email @outlook.com
  • Password/Conferma password: la password del tuo indirizzo email su Outlook
  • Nome del server IMAP: imap-mail.outlook.com
  • Porta IMAP: 993
  • Metodo di crittografia IMAP: SSL
  • Nome server SMTP: smtp-mail.outlook.com
  • Porta SMTP: 587
  • Metodo di crittografia SMTP: TLS

Se invece vuoi esportare i messaggi di Outlook.com in Gmail, in modo da sincronizzare i due servizi di Web Mail, segui le indicazioni contenute nel mio tutorial su come sincronizzare Outlook con Gmail.