Come esportare contatti Outlook
Dopo tanti mesi passati con Microsoft Outlook, hai deciso di cambiare programma per gestire la posta elettronica ma non vuoi perdere tutti i tuoi vecchi contatti? Hai installato Outlook anche sul PC di casa e vuoi avere la rubrica con tutti gli indirizzi presenti in ufficio anche lì? Nulla di più facile.
Devi sapere che Outlook include una funzione che permette di esportare i contatti della rubrica in file CSV o VCF, i quali possono essere poi importati in altri programmi, servizi di posta elettronica o in altre installazioni di Outlook per trasferire tutti i propri contatti in una manciata di clic. Scopri in dettaglio come grazie alla guida su come esportare contatti Outlook che sto per proporti.
Le indicazioni presenti nell’articolo sono da ritenersi valide per tutte le versioni più recenti del programma. Inoltre, ti spiegherò come esportare i contatti dall’app mobile di Outlook e dalla sua versione Web e di come importarli in Excel o all’interno di Gmail. Insomma: qualsiasi versione di Outlook tu abbia intenzione di utilizzare, continua a leggere e troverai risposta ai tuoi dubbi.
Indice
- Come esportare contatti Outlook: Windows
- Come esportare contatti Outlook: Mac
- Come esportare contatti Outlook.com
- Come esportare contatti Outlook: Android
- Come esportare contatti Outlook: iPhone e iPad
- Come esportare contatti Outlook su Excel
- Come esportare contatti da Outlook a Gmail
Come esportare contatti Outlook: Windows
Se vuoi scoprire come esportare i contatti di Outlook dal tuo PC Windows usando l’app inclusa nel tuo abbonamento a Microsoft 365, il primo passo che devi compiere è avviare il programma e cliccare sul menu File collocato in alto a sinistra. A questo punto, fai clic su Apri ed esporta e, nella finestra che si apre al lato, seleziona la voce Importa/esporta.
Clicca quindi sul pulsante Esporta in un file e premi sul pulsante Avanti. Imposta Valori separati da virgola come formato di destinazione dei contatti da esportare e clicca ancora una volta su Avanti.
Seleziona dunque la voce Contatti (oppure una sotto—cartella dei contatti, se vuoi esportare solo determinati nominativi) e clicca prima su Avanti e poi su Sfoglia… per scegliere la cartella in cui salvare il file dei contatti. Infine, scegli il nome da assegnare al file CSV e pigia su OK oppure dai Invio per avviare l’esportazione dei contatti.
Usando sempre l’applicazione inclusa nel tuo abbonamento a Microsoft 365, puoi anche esportare un singolo contatto seguendo questi semplici passaggi. Per prima cosa, clicca sui due omini presenti nella barra laterale di sinistra e, dalla sezione Persone, seleziona la cartella in cui è presente il numero da esportare, tramite la sezione Contatti personali.
Fatto ciò, seleziona il numero da esportare cliccando una volta con il tasto sinistro del mouse, recati nella sezione Condividi nel menu Home, pigia su Inoltra contatto e seleziona Come biglietto da visita dal menu proposto. Non ti resta che individuare il file VCF allegato al messaggio HTML, fare clic sulla freccia rivolta verso il basso e scegline Salva con nome dal menu proposto.
Concludi la procedura selezionando la cartella di salvataggio, compilando il campo Nome file con il nome da assegnare al file e premendo sul pulsante Salva o dando semplicemente Invio. In alternativa, trascina semplicemente il file VCF nella cartella in cui desideri salvarlo (es. Desktop) mantenendo premuto il tasto sinistro del mouse.
Come dici? Utilizzi l’app gratuita di Outlook? Niente paura! Una volta avviata, clicca sui due omini nel menu laterale e segui le stesse indicazioni che trovi nel capitolo dedicato ad Outlook.com.
Come esportare contatti Outlook: Mac
Se utilizzi un Mac, puoi esportare i contatti da Outlook seguendo due procedure diverse: la prima consente di ottenere dei file VCF singoli per ogni nominativo esportato (utilizzabili in tantissime applicazioni e servizi online), mentre la seconda permette di ottenere un singolo file OLM con tutti i contatti utilizzabile con il solo Outlook.
Innanzitutto, avvia l’applicazione di Outlook premendo sull’apposita icona che trovi nel Dock o all’interno del Launchpad e dopodiché clicca sui due omini nella barra laterale di sinistra. Fatto ciò, per esportare un singolo contatto, fai clic destro su quello preferito e seleziona Inoltra come vCard (o in alternativa puoi utilizzare la combinazione di tasti cmd+j).
Nella sezione presente dopo l’oggetto, puoi trovare un file in formato VCF. Basta tenere premuto su di esso con il tasto sinistro del mouse e trascinarlo nella cartella desiderata (es. Scrivania) per salvarlo sul tuo Mac.
Sempre dal menu dei due omini, puoi trascinare direttamente il contatto da salvare nella cartella preferita in modo da avere il file VCF finale. In alternativa, se il tuo intento è quello di salvare tutti i contatti presenti nell’elenco, usa la scorciatoia cmd+a per selezionarli prima tutti e successivamente trascinali nella cartella desiderata usando ancora una volta il tasto sinistro del mouse.
Se, invece, preferisci ottenere un file OLM con tutti i contatti, recati nel menu File di Outlook (in alto a sinistra) e seleziona la voce Esporta da quest’ultimo. Nella finestra che si apre, metti il segno di spunta solo accanto alla voce Contatti, pigia sul pulsante Continua, scegli la cartella in cui salvare il file e premi Salva per completare l’operazione.
Se ti servono consigli su come aprire file VCF e come importarli in vari programmi e servizi di posta elettronica, consulta il mio tutorial dedicato all’argomento. Se, invece, hai bisogno di una mano per importare i contatti in Outlook, leggi la guida che ho dedicato a questa procedura.
Come esportare contatti Outlook.com
Se utilizzi il servizio di Webmail Outlook.com e vuoi sapere come esportare i contatti da quest’ultimo, procedi come segue.
Collegati alla pagina Persone di Outlook.com ed effettua l’accesso al tuo account, se necessario. Puoi raggiungere questa sezione premendo anche sull’icona con i due omini nel menu laterale della pagina principale di Outlook.com.
Pigia, dunque, sui tre trattini in alto a sinistra e seleziona Tutti i contatti. Nel passaggio successivo, pigia su Gestisci contatti in alto a destra nella barra e seleziona Esporta contatti dal menu proposto.
Successivamente, espandi il menu a tendina Contatti da questa cartella e scegli se esportare tutti i contatti o solo dei contatti specifici (andando quindi a selezionare una delle liste contatti disponibili nel tuo account Outlook). Pigia dunque sul pulsante Esporta, in modo da poter scaricare sul tuo PC un file CSV con la rubrica di Outlook.com. A questo punto, se preferisci, puoi importare i contatti esportati nel file CSV in un qualsiasi altro client di posta elettronica come Gmail, Thunderbird o Yahoo.
Come esportare contatti Outlook: Android
Se utilizzi l’applicazione di Outlook su Android e/o hai sincronizzato la rubrica di Outlook.com con il tuo dispositivo mobile (ti ho spiegato come fare nel mio tutorial su come configurare Hotmail su Android), puoi esportare i contatti da Outlook in maniera molto semplice.
Come primo step, avvia l’app di Outlook pigiando sulla sua icona che trovi nella schermata Home oppure nel cassetto delle applicazioni e dopodiché fai tap sull’icona della casa in alto a sinistra. Tramite la barra laterale che compare a sinistra, premi sull’icona dell’ingranaggio in basso a sinistra in modo da accedere alle impostazioni dell’applicativo.
A questo punto, individua la sezione Generale, premi su Contatti e scegli successivamente Sincronizza i contatti. Sposta su ON l’interruttore presente accanto al tuo indirizzo email di Outlook in modo da abilitare la sincronizzazione. Ora, sfrutta l’app contatti predefinita sul tuo smartphone o tablet Android in modo da abilitare la visualizzazione dei contatti Outlook dalle Impostazioni.
Utilizzi l’app Contatti di Google? Molto bene! Dopo averla avviata, pigia sulla tua foto profilo in miniatura in alto a destra oppure sulle iniziali del tuo nome e seleziona Outlook dalla schermata che compare.
Così facendo, visualizzerai soltanto i numeri sincronizzati con il tuo account Outlook. Non ti resta che premere sui tre puntini in alto a destra, scegliere Seleziona per selezionare uno o più contatti da esportare oppure Seleziona tutti per selezionarli tutti, premere sull’icona condividi in alto a destra e scegliere il metodo con cui desideri salvare il file VCF. Ad esempio, puoi inviarlo a qualcuno tramite WhatsApp o Telegram oppure salvarlo su Google Drive.
Come esportare contatti Outlook: iPhone e iPad
Se vuoi esportare i contatti dalla rubrica del tuo iPhone o iPad, puoi sfruttare sia una funzionalità integrata in iOS/iPadOS che l’app My Contacts Backup.
Se hai deciso di utilizzare la feature integrata nel sistema operativi mobile di Apple (e quindi esportare un singolo contatto alla volta), innanzitutto apri le Impostazioni premendo sull’icona dell’ingranaggio che trovi nella Home screen o all’interno di Libreria app e poi seleziona Contatti. Fatto ciò, pigia su Account e successivamente su Aggiungi account per aggiungere l’account Outlook se non hai effettuato la sincronizzazione in precedenza.
Tramite la schermata proposta, fai tap su Outlook.com, inserisci email e password e segui la procedura a schermo per effettuare il login. Al termine, tramite la schermata Account, pigia su Outlook, individua la voce Contatti e sposta su ON l’interruttore dedicato in modo da abilitare la sincronizzazione dei numeri di telefono.
Ora apri l’app Contatti, recati nella sezione Elenchi pigiando sull’apposita voce in alto a sinistra e seleziona Contatti nella sezione Outlook in modo da vedere soltanto i numeri associati a quest’ultimo account. Non ti resta che individuare il numero da esportare, effettuare una lunga pressione su di esso, selezionare Condividi e poi premere su Fine in alto a destra.
Tramite il menu Condividi, seleziona il metodo di condivisione che più preferisci (es. AirDrop o Mail) oppure salva semplicemente il file VCF sul tuo iPhone o iPad tramite la funzione Salva su File.
Con My Contacts Backup, invece, è possibile esportare la rubrica di iOS in formato VCF o CSV gratis fino a 500 contatti. Per esportare un numero maggiore di contatti richiede l’acquisto della sua versione Pro, che costa 1,99 euro. Per maggiori informazioni sul suo funzionamento, ti consiglio di dare un’occhiata alla mia guida dedicata.
Come esportare contatti Outlook su Excel
Hai seguito le indicazioni che ti ho fornito nei capitoli precedenti per esportare contatti Outlook sul tuo computer, smartphone o tablet e ora desideri procedere con l’importazione su Microsoft Excel, il famoso software per creare fogli di calcolo incluso nel pacchetto Office. Nelle prossime righe ti spiegherò nel dettaglio come fare in base al sistema operativo che stai utilizzando, ossia Windows, macOS, Android, iOS o iPadOS.
Windows
Se vuoi esportare i contatti di Outlook su Excel presente sul tuo PC Windows, è necessario che tu proceda in questo modo. Nel caso tu abbia a disposizione un file nel formato CSV, dovresti poter aprirlo direttamente con Excel effettuando un doppio clic su di esso. In caso contrario oppure se hai un file VCF, premi con il tasto destro del mouse sul file in questione, seleziona Apri con dal menu che compare e scegli Excel.
Se non riesci a individuare il software di Microsoft, seleziona Scegli un’altra app e cerca Excel nella schermata mostrata. Se non la vedi neanche in quest’ultima, fai clic su Scegli un’app nel PC e digita excel nel campo Cerca in Programmi in alto a destra in modo da effettuare una ricerca nella cartella Programmi presente nel Disco locale C:. Dai risultati proposti, seleziona EXCEL, clicca poi sul pulsante Apri e infine sul bottone Sempre in modo da aprire il file CSV/VCF utilizzando sempre Microsoft Excel.
Se non vuoi effettuare tutti questi passaggi, puoi aprire il file dei contatti direttamente da Excel. Per prima cosa, avvia il software cliccando sulla sua icona nella barra delle applicazioni, sul Desktop o nel menu Start e premi su Apri. Dopo aver selezionato Sfoglia, clicca su Tutti i file di Excel all’interno di Esplora file di Windows e seleziona la voce Tutti i file dal menu che compare.
Come dici? Utilizzi la versione online di Excel? Per prima cosa avvia il browser che utilizzi solitamente per navigare in rete, collegati al sito Web di Excel Online ed effettua eventualmente l’accesso al tuo account Microsoft inserendo indirizzo email, numero di telefono o nome utente di Skype e password. Nel passaggio successivo, clicca su Cartella di lavoro vuota nella sezione Crea nuovo così da creare un nuovo foglio di calcolo.
Successivamente, pigia sul menu File in alto a sinistra, scegli Apri e poi pigia su Apri file da questo dispositivo. Ora, tramite Esplora file, seleziona il file CSV che desideri aprire e clicca sul pulsante Apri. Purtroppo, almeno nel momento in cui pubblico questa guida, non è possibile aprire file VCF con Microsoft Excel Online.
Una volta terminato correttamente il caricamento del file su OneDrive, verrà aperto automaticamente all’interno di una nuova finestra del browser. In questo caso potrebbe tornarti utile dare una lettura alla mia guida su come sbloccare popup in caso riscontri dei problemi nell’apertura.
macOS
Anche su macOS, i file CSV dovrebbero aprirsi automaticamente con Microsoft Excel in seguito al doppio clic su di esso con il tasto sinistro del mouse. Se ciò non avviene oppure desideri aprire un file VCF, procedi in questo modo. Pigia con il tasto destro del mouse sul file in questione, seleziona Apri con e premi su Microsoft Excel. Se non vedi il programma di Microsoft, seleziona Altro…, scegli Microsoft Excel dalla cartella Applicazioni e poi clicca sul pulsante Apri in modo da visualizzare il contenuto.
Un’altra soluzione consiste nell’aprire il file CSV/VCF direttamente da Excel. Dunque, avvia il software premendo sull’icona dedicata nel Dock o nel Launchpad, premi su Apri successivamente su Nel mio Mac che trovi nella sezione Altre posizioni.
Attraverso la schermata proposta, sfrutta il Finder per selezionare il file contenente i contatti e pigia sul bottone Apri. Concludi la procedura premendo due volte consecutive sul pulsante Avanti e infine su quello Fine. Puoi anche usare Microsoft Excel Online seguendo le stesse indicazioni che ti ho fornito nel capitolo precedente.
Android
Se ti stai chiedendo ancora come esportare i contatti Outlook su Excel e magari vuoi farlo utilizzando il tuo smartphone o tablet Android, ma non hai la minima idea di come fare, continua a leggere la guida! Se hai a disposizione un file CSV (al momento non è possibile operare sul file VCF), puoi seguire due strade diverse.
La prima consiste nell’individuare il file CSV salvato in precedenza usando il file manager predefinito, premerci su e selezionando Excel dalla schermata Apri con. Ti consiglio di spuntare l’opzione Ricorda la mia scelta per aprire direttamente in futuro questi file con Microsoft Excel.
La seconda, invece, consiste nell’aprire direttamente l’applicazione Excel, premere su Apri in basso a destra, recarsi nel percorso in cui è presente i file CSV e premerci su per aprirlo. Se vuoi scoprire maggiori informazioni sull’applicazione per il “robottino verde” ti consiglio di dare una lettura alla mia guida su come usare Excel su Android.
iOS/iPadOS
Anche su iPhone e iPad è possibile esportare i contatti di Outlook in Excel in maniera molto semplice. Se hai a disposizione un file nel formato CSV, apri l’app File e individua la cartella in cui l’hai salvato.
Non ti resta che premerci semplicemente su per aprirlo direttamente con Excel. In alternativa, effettua una lunga pressione su di esso, seleziona Condividi dal menu proposto, pigia su Altro e poi scegli Excel che trovi nella sezione Preferiti o Suggerimenti. Puoi anche usare direttamente Microsoft Excel come visto su Android. Per maggiori informazioni, ti consiglio di dare un’occhiata alla mia guida su come utilizzare Excel su iPhone.
Come esportare contatti da Outlook a Gmail
Dopo aver esportato i contatti da Outlook (seguendo le indicazioni che ti ho riportato nei capitoli precedenti), adesso vorresti importarli all’interno di Gmail e più nello specifico nel tuo account Google. Se non sai come fare, non preoccuparti in quanto nelle prossime righe trovi tutti gli step di cui hai bisogno per procedere da PC, smartphone e tablet.
Computer
Se vuoi agire da computer (a prescindere se utilizzi Windows o macOS come sistema operativo), innanzitutto avvia il browser che preferisci, collegati all’applicazione Web Google Contatti ed effettua eventualmente l’accesso al tuo account Google inserendo indirizzo email o numero di telefono e password.
A questo punto, clicca sul pulsante Importa nella sezione Correggi e gestisci nella barra laterale di sinistra e dopodiché premi sul pulsante Seleziona file. In questo modo, avrai la possibilità di selezionare un file CSV o vCard (VCF) utilizzando Esplora file di Windows o il Finder di macOS.
Una volta selezionato correttamente, premi sul bottone Nessuna etichetta (presente in corrispondenza della voce Importa contatti) se desideri assegnare un’etichetta ai numeri che andrai a importare tra poco. Non ti resta che concludere l’operazione facendo clic sulla voce Importa in basso a destra e attendere la fine del processo (che puoi seguire tramite il messaggio in basso a destra).
Android
Per quanto riguarda Android, puoi esportare contatti da Outlook a Gmail soltanto se hai a disposizione un file nel formato VCF. Questo dovrà essere importato all’interno dell’app Contatti predefinita e successivamente salvare i contatti sull’account Google presente sul dispositivo.
Se utilizzi l’app Contatti di Google, procedi in questo modo. Aprila, pigia sulla scheda Organizza in basso a destra e dopodiché seleziona Importa da file nella sezione Questo dispositivo. In alternativa, apri il file manager (es. Files di Google), recati nel percorso in cui hai salvato il file VCF e premici su.
A questo punto, tramite la schermata Salva i contatti importati in, seleziona il tuo indirizzo Gmail (contrassegnato con la voce Contatti Google). In alternativa, premi su Aggiungi un altro account e segui la procedura guidata a schermo per aggiungere un account Google diverso da quello presente sul tuo smartphone o tablet Android. Al termine dell’importazione, comparirà una notifica nell’apposita sezione con scritto Importazione vCard nomefile.vcf terminata.
iPhone e iPad
Desideri effettuare la procedura sul tuo iPhone o iPad? In questo caso è necessario sfruttare l’app Contatti di Apple. Inoltre, questa operazione è possibile solo per singoli contatti. Ecco come fare.
Innanzitutto, apri le Impostazioni di iOS/iPadOS premendo sull’icona ingranaggio nella Home screen o in Libreria app e dopodiché pigia su Contatti. Fatto ciò, fai tap su Account e dopodiché su Aggiungi account.
Tramite la schermata proposta, fai tap su Google e aggiungi eventualmente l’account Google su cui desideri salvare i numeri di telefono tramite file VCF. Completato questo passaggio, torna nella schermata Account, premi su Gmail e sposta su ON l’interruttore presente in corrispondenza di Contatti in modo da abilitare la sincronizzazione.
Torna nuovamente nella schermata Account, vai su Contatti in alto a sinistra e pigia su Account di default. Seleziona Gmail per impostare l’account Google come profilo di default su cui salvare automaticamente i nuovi contatti.
A questo punto, recati nella cartella in cui hai salvato il file VCF utilizzando l’app File, fai un tap su di esso in modo da aprirlo e dopodiché pigia sull’icona condividi in basso a sinistra. Dalla schermata proposta, premi sull’icona di Contatti e procedi con il salvataggio pigiando sul pulsante Salva in alto a destra.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
