Questo sito contribuisce alla audience di Il Messaggero

Come importare contatti Outlook

di

Vorresti trasferire i contatti di un altro computer nel tuo Outlook ma non sai bene come riuscirci? Non ti preoccupare, si tratta di un’operazione semplicissima. Qui sotto trovi tutte le informazioni di cui hai bisogno.

Dedicami cinque minuti del tuo tempo – non di più – e ti farò vedere passo dopo passo come importare contatti Outlook partendo da tutti i principali servizi o client di posta elettronica: Gmail, Yahoo! Mail, Windows Live Mail ecc. Nella seconda parte del tutorial, invece, ci dedicheremo all’applicazione Microsoft Outlook e alle sue funzioni di importazione ed esportazione della rubrica.

Per realizzare la guida ho utilizzato la versione 2019 di Outlook, ma le indicazioni dovrebbero andar bene anche per le edizioni precedenti (dalla 2007 in poi, quindi tutte quelle con interfaccia “Ribbon” a schede). Poi ti parlerò anche dell’ambito mobile, dove però non è possibile agire solo sulla rubrica di Outlook. Adesso però non perdiamoci più in chiacchiere e vediamo, insieme, come trasferire i contatti in Outlook e Outlook.com in maniera semplice e veloce.

Indice

Operazioni preliminari

Computer

Prima di entrare nel vivo del tutorial e importare i contatti in Outlook o Outlook.com, devi assicurarti che il tuo file dei contatti sia compatibile con il programma e/o con la piattaforma di Web Mail di Microsoft.

Outlook per Windows e Outlook.com supportano entrambi il formato di file CSV con codifica UTF-8, pertanto il mio consiglio è di utilizzare quello come formato di esportazione della rubrica. In alternativa, solo la versione desktop di Outlook, consente di utilizzare dei file PST (formato proprietario del software Microsoft) oppure dei file VCF, che però possono dar problemi quando contengono più di un nominativo. La soluzione migliore, dunque, ribadisco che è l’utilizzo di file CSV.

Se ti serve una mano a esportare i tuoi contatti in formato CSV, dai un’occhiata al mio tutorial su come fare file CSV, all’interno del quale troverai le indicazioni su come esportare la rubrica in questo formato attraverso tutti i principali servizi e tutte le principali app per la posta elettronica.

Se, invece, preferisci utilizzare i file PST di Outlook, puoi far riferimento al mio tutorial su come esportare la rubrica di Outlook. Altre letture che potrebbero esserti utili sono le seguenti: come esportare contatti da Gmail, come salvare la rubrica di Android, come esportare la rubrica di iPhone e come trasferire la rubrica.

La versione Mac di Outlook, invece, richiede la creazione di un file VCF e riesce a trattare correttamente anche i file con più nominativi al suo interno. Se non sai come esportare la tua rubrica in formato VCF, fai pure riferimento alle guide che ti ho linkato poc’anzi.

Importare contatti in Outlook

Se vuoi importare contatti in Outlook, l’applicazione inclusa nel pacchetto Office, devi seguire le indicazioni riportate di seguito. La procedura da seguire varia a seconda se si utilizza il sistema operativo Windows o macOS.

Windows

Come importare contatti Outlook per Windows

Se utilizzi Windows e vuoi importare i contatti in Outlook, avvia il programma, clicca sul pulsante File collocato in alto a sinistra, seleziona la voce Apri ed esporta dalla barra laterale di sinistra e pigia sul pulsante Importa/Esporta presente nella schermata che si apre.

A questo punto, seleziona la voce Importa dati da altri programmi o file, clicca sul pulsante Avanti e scegli se importare un file di dati Outlook (nel caso in cui volessi importare la rubrica di un’altra installazione di Microsoft Outlook) oppure dei valori separati da virgola (che sarebbero i file CSV generati da Gmail e tanti altri servizi o client di posta elettronica).

Clicca, quindi, sul pulsante Avanti per una seconda volta, pigia su Sfoglia per selezionare il file con i contatti da importare in Outlook e prosegui nella procedura cliccando su Avanti e scegliendo la voce Contatti dalla schermata che compare.

Adesso devi spuntare la piccola casella collocata accanto alla voce Importa [nome file selezionato] nella cartella: Contatti, dopodiché devi usare lo schema che ti viene proposto per associare i campi del file selezionato con quelli di Outlook (l'associazione va fatta trascinando i campi del file su quelli corrispondenti di Outlook, ad esempio first_name del file dei contatti su Nome di Outlook).

Come importare contatti Outlook

Fatto ciò, clicca sul pulsante OK, poi su Fine e attendi il termine dell’importazione dei contatti. Durante il processo, puoi decidere anche se sostituire duplicati con i contatti importati, importare i duplicati o non importare i contatti duplicati: devi solo mettere la spunta sull’opzione desiderata prima di scegliere il file dal quale importare i contatti.

Outlook include anche un’opzione per importare i file VCF (accessibile dal menu Importa/Esporta del programma). Tuttavia, nei miei test, il software ha provveduto a importare solo il primo nominativo tra quelli presenti all’interno del file che ho usato per effettuare il tutorial. Alla luce di quanto ho appena sottolineato, ti consiglio di importare i contatti in Outlook usando dei file CSV o PST.

Nota: se la tua intenzione non è importare i contatti in Outlook, bensì sincronizzare la rubrica del programma con quella di un servizio esterno, devi ricorrere a una soluzione diversa. Ad esempio, per sincronizzare la rubrica di Outlook con quella di Outlook.com, basta configurare un account Outlook/Live/Hotmail all’interno del programma, mentre per sincronizzarla con quella di Gmail occorre rivolgersi a soluzioni esterne, come quelle che ti ho consigliato nel mio tutorial su come sincronizzare contatti Gmail.

macOS

Come importare contatti Outlook Mac

Se utilizzi un Mac, puoi importare i contatti in Outlook avviando l’applicazione in oggetto e selezionando l’icona dell’omino collocata in basso a sinistra, in modo da accedere alla rubrica.

Ora, seleziona la rubrica in cui importare i contatti dalla barra laterale di sinistra, prendi il file VCF con i contatti, trascinalo nella finestra di Outlook e questo dovrebbe essere importato correttamente. Qualora così non fosse, fai clic destro sul file VCF, seleziona le voci Apri con > Microsoft Outlook dal menu contestuale di macOS e il gioco dovrebbe essere fatto.

Se, anziché un file VCF, hai un file della rubrica di Outlook in formato PST o OLM (l’equivalente del file PST su piattaforma Apple), puoi importarlo nel programma selezionando la voce Importa dal menu File (in alto a sinistra) e spuntando la casella File di archivio di Outlook per Windows (.pst) o la voce File di archivio di Outlook per Mac (.olm) nella finestra che si apre. Più facile di così?

Importare contatti in Outlook.com

Come importare contatti in Outlook.com

Se vuoi importare una lista di contatti in Outlook.com, il servizio di Web Mail targato Microsoft, devi collegarti alla pagina principale del servizio, effettuare l’accesso al tuo account (se necessario), cliccare sull’icona con i 9 quadrati che si trova in alto a sinistra e selezionare la voce Personedal menu che compare.

Nella pagina che si apre, pigia sul pulsante Gestisci che si trova in alto a sinistra e seleziona la voce Importa contatti dal menu che ti viene mostrato. Dopodiché clicca sul pulsante Sfoglia, seleziona il file con i contatti da importare in Outlook (il quale dev’essere in formato CSV) e premi sul bottone Importa per andare avanti.

Ti verrà mostrata una tabella con alcuni nominativi estrapolati dal file: se i dati ti sembrano corretti, clicca sul pulsante Sembra a posto, continua. In caso contrario, invece, molto probabilmente il file che hai selezionato non è codificato secondo lo standard supportato da Outlook.com (UTF-8) e quindi va esportato nuovamente dall’applicazione o dal servizio di origine.

Se non sai come convertire un file CSV nel formato UTF-8, apri Excel, seleziona la voce per creare una cartella di lavoro vuota, seleziona la scheda Dati, clicca sul pulsante Da testo che si trova in alto a sinistra e scegli il file CSV che vuoi importare nella rubrica di Outlook.com.

A questo punto, assicurati che nell’anteprima comparsa sullo schermo vengano visualizzati correttamente tutti i dati presenti nel file, altrimenti scegli un’altra delle opzioni disponibili nel menu a tendina Origine file. Dopodiché spunta la casella Delimitati, clicca sul pulsante Avanti e scegli quali delimitatori usare per segnare la suddivisione dei dati in celle (es. virgola, punto e virgola e tabulazione).

Excel

Clicca, quindi, sui pulsanti Fine e OK per importare i dati del file CSV in Excel e salva il risultato finale (andando nel menu File > Salva con nome) come un file CSV UTF-8 (selezionando l’apposita opzione dal menu a tendina per la scelta del formato di output, collocato in fondo alla finestra che si apre).

Adesso prova a importare nuovamente il file in Outlook.com e tutto dovrebbe andare per il verso giusto.

Importare contatti in Outlook per smartphone e tablet

Outlook per Android

Come sicuramente ben saprai, Outlook è disponibile anche sotto forma di app per Android e iOS. In questo caso, però, si appoggia direttamente alla rubrica di sistema e, quindi, per importare contatti al suo interno basta importare i contatti nella rubrica dello smartphone o del tablet in uso.

Per importare, dunque, i contatti da Gmail, basta associare un account Gmail al dispositivo in uso (ti ho spiegato come fare nei miei tutorial su come associare un telefono Android a Google e come configurare Gmail su iPhone); per importare i contatti da Outlook.com basta configurare un account Outlook/Live/Hotmail nell’app, mentre nel caso dei file contatti in CSV o VCF basta far riferimento alle risorse che ho elencato nei miei tutorial su come trasferire la rubrica su Android e come importare i contatti su iPhone. Ti assicuro che è davvero un gioco da ragazzi!