Come funziona Dropbox
Alcuni tuoi amici ti hanno parlato di Dropbox, servizio che svolge la funzione di archivio dei file online. Ciò potrebbe fare al caso tuo, dal momento che vorresti trasferire numerosi file da un computer all'altro. Vorresti, inoltre, conservare una copia di alcuni documenti ma evitando di archiviare tutto su un hard disk esterno; avere accesso a tali documenti online sarebbe perfetto. Dropbox, quindi, potrebbe rispondere alle tue esigenze, ma sei un po' titubante in quanto non sai bene come funzioni questo strumento di cloud storage e come utilizzarlo.
Se è questo ciò di cui hai bisogno, sarai felice di sapere che sei capitato proprio sulla guida giusta. Nel tutorial di quest'oggi ti spiegherò nel dettaglio come funziona Dropbox e come utilizzarlo su PC, su Mac e nella sua versione Web. È inoltre possibile accedere ai file caricati su Dropbox anche da smartphone e tablet, tramite l'applicazione ufficiale disponibile per Android e iOS/iPadOS.
Fatte queste premesse, direi che possiamo iniziare. Segui i passaggi che ti indicherò di seguito per scoprire nel dettaglio il funzionamento di Dropbox. Vedrai che, seguendo le mie indicazioni, riuscirai nel tuo intento di archiviare documenti online. Ti auguro una buona lettura.
Indice
Piani e prezzi di Dropbox
Le premesse fondamentali che ti occorre conoscere prima di scoprire il funzionamento di Dropbox è che si tratta di un servizio gratuito nella sua forma base. Infatti Dropbox mette a disposizione 2 GB di spazio per archiviare i tuoi file gratis.
Se ti stai chiedendo, quindi, come funziona Dropbox gratuito, devi sapere che il piano Basic consente anche di sincronizzare, condividere e accedere ai file archiviati online.
Tuttavia, esiste la possibilità di effettuare un upgrade del proprio account Dropbox, abbonandosi a uno dei piani a pagamento. Di seguito, ho elencato i vari piani e prezzi di Dropbox.
Il piano Plus a partire da 9,99 euro al mese con fatturazione annuale, consente di archiviare file fino a un massimo di 2 TB ed è destinato a un solo account individuale. Tra le funzioni disponibili ci sono il recupero dei file eliminati e delle versioni precedenti entro 30 giorni e la possibilità di inviare file di grandi dimensioni con Dropbox Transfer (di cui ti parlerà successivamente), fino a 50 GB per trasferimento.
Il piano Family è adatto a chi dispone di altri membri della famiglia che necessitano di un archivio online. Si tratta di un piano a pagamento a partire da 16,99 euro al mese con fatturazione annuale, che permette di condividere 2 TB di spazio di archiviazione tra un massimo di 6 persone, ciascuna con il proprio account Dropbox. Per gli utenti che si trovano in Italia, i membri del piano devono avere almeno 16 anni.
Capire come funziona Dropbox Family è semplice: quando si condivide un file, i membri del piano Family possono accedere con il proprio account Dropbox per visualizzarlo. Le cartelle possono essere condivise allo stesso modo dei file, procedimento che ti spiegherò successivamente. Con Dropbox Family è inoltre disponibile la cartella Archivio famiglia, uno spazio condiviso nel quale i membri del piano possono organizzare e condividere foto, documenti e altri file. Il gestore del piano Family è inoltre la persona che si occupa della gestione della fatturazione e può invitare nuovi membri o rimuoverli. Se un membro viene rimosso, il suo account viene convertito al piano gratuito Dropbox Basic e perde l'accesso alle funzioni e allo spazio di archiviazione del piano Family.
Il piano Professional, per concludere, è destinato a un uso prettamente professionale e limitato a un solo account individuale. Con abbonamento a partire da 16,58 euro al mese con fatturazione annuale, consente di archiviare file fino a 3 TB e di recuperare file cancellati o modificati entro 180 giorni. Offre inoltre funzioni più avanzate per la gestione e la condivisione dei file rispetto ai piani destinati all'uso personale. In questo caso è possibile inviare file di grandi dimensioni fino a un massimo di 100 GB tramite Dropbox Transfer. Maggiori informazioni qui.
Per approfondire puoi anche leggere il mio tutorial in cui ti spiego come aumentare lo spazio su Dropbox.
Come registrarsi su Dropbox
La prima cosa che bisogna fare per poter utilizzare Dropbox, indipendentemente dal piano, è effettuare una registrazione. Capire come registrarsi su Dropbox è molto semplice e anche in questo caso si tratta di un'operazione effettuabile gratuitamente.
Per farlo, collegati al sito ufficiale e premi sulla voce Registrati in alto destra. Ora puoi scegliere se effettuare una registrazione tramite il tuo account Google o il tuo account Apple o ancora il tuo account Microsoft. In alternativa, puoi anche digitare un indirizzo e-mail valido e premere su Continua. Nella schermata successiva, dovrai compilare il modulo inserendo il tuo nome, il cognome e una password, quindi premi sul pulsante per accettare e creare l'account, dopo aver preso visione delle condizioni d'uso.
Una volta effettuata la registrazione, puoi proseguire con il piano Dropbox Basic gratuito da 2 GB, di cui ti ho parlato in precedenza, e accedere alla configurazione iniziale del servizio. Dropbox può porre alcune domande per individuare la configurazione più adatta alle tue esigenze: seleziona le risposte che ritieni più appropriate e indica, quando richiesto, quali attività vorresti svolgere su Dropbox per completare la configurazione dell'account.
Ti ricordo che puoi effettuare la registrazione su Dropbox anche attraverso dispositivo mobile, avviando l'app per Android (disponibile anche su store alternativi) o per iOS/iPadOS. La procedura è molto simile a quella che ti ho appena spiegato.
Come funziona Dropbox gratis
Dopo aver effettuato una registrazione su Dropbox è naturale che tu ti chieda come funziona Dropbox gratis. Come ti ho già spiegato, infatti, all'atto della registrazione su Dropbox disponi del piano Basic che è gratuito e ti consente di archiviare file fino a 2 GB. Quando raggiungi il limite di spazio disponibile, Dropbox limita alcune operazioni, tra cui la sincronizzazione, il caricamento, la condivisione e lo spostamento dei file. Adesso non ti resta che capire come utilizzare Dropbox. Per questo di seguito ti illustrerò come funziona su PC, smartphone e tablet ma anche attraverso browser.
Come funziona Dropbox su PC
Se ti stai chiedendo come funziona Dropbox su PC, quello che devi fare è scaricare l'applicazione desktop dal Microsoft Store di Windows o dal sito ufficiale, dove la trovi anche per macOS e Linux.
Una volta scaricata l'applicazione, avvia l'eseguibile (su Mac lo trovi nel pacchetto dmg ottenuto), premi su Sì e attendi che si completi la procedura.
Al termine dell'installazione, puoi accedere a Dropbox dall'icona presente nella barra delle applicazioni di Windows o nella barra dei menu di Mac, oppure direttamente dalla cartella Dropbox che viene creata in Esplora file su Windows o nel Finder su Mac. Per maggiori informazioni sulla procedura di installazione, puoi consultare la mia guida sul download di Dropbox.
Raggiunta la schermata principale dell'applicazione, puoi effettuare l'accesso premendo su Accedi con Dropbox e utilizzando il metodo di accesso scelto durante la registrazione, come ti ho spiegato in precedenza. Al primo accesso, premi su Iniziamo, consulta le schermate esplicative e premi su Avanti per andare alla successiva. Infine clicca su Mantieni il piano Basic e su Apri Dropbox.
A questo punto, caricare i file nel tuo archivio online è davvero semplicissimo: tutto quello che devi fare è trascinare i file che vuoi archiviare nella cartella Dropbox e aspettare che si sincronizzino. Le modifiche apportate ai file presenti nella cartella Dropbox vengono infatti sincronizzate automaticamente con il tuo account online e con gli altri dispositivi collegati. Puoi verificare lo stato della sincronizzazione tramite le apposite icone visualizzate sui file e sulle cartelle.
Alternativamente, puoi fare clic destro sul file che desideri spostare, poi passare il cursore sulla voce Dropbox. Da qui puoi puoi selezionare sposta in Dropbox.
Adesso puoi salvare tutti i tuoi file nel tuo archivio online e avere accesso a questi ultimi tutte le volte che vuoi. Se vuoi capire come funziona Dropbox su Mac, sappi che il funzionamento è sostanzialmente lo stesso. Le modifiche apportate ai file vengono sincronizzate automaticamente con Dropbox e sono quindi disponibili anche tramite la versione online e sugli altri dispositivi collegati. Maggiori informazioni qui.
Come funziona Dropbox su smartphone e tablet
Come avrai capito, è possibile utilizzare Dropbox anche sui dispositivi mobili. Puoi scaricare Dropbox per Android (disponibile anche su store alternativi) o per iOS/iPadOS, come ti ho già spiegato prima. Dopo aver scaricato e aperto l'app, dovrai effettuare l'accesso al tuo account proprio come ti ho spiegato in precedenza per la versione desktop.
Ora, hai accesso al tuo account, dove trovi cartelle e file sincronizzati, ti spiego brevemente come funziona Dropbox su smartphone e tablet. E tieni presente che se ti stai chiedendo nello specifico come funziona Dropbox su iPhone fai riferimento a quanto segue. Puoi caricare file direttamente dal tuo dispositivo mobile premendo sul simbolo [+] in basso a destra, e scegliendo Carica file, Carica cartella oppure Carica foto. Ma puoi scegliere anche Crea cartella, Crea file, Scansiona file, Fai una foto o un video, Trasferisci una copia o Collega il desktop.
Nella pagina principale puoi anche premere sulla voce del menu in basso File per avere accesso a tutto il tuo archivio su Dropbox. Nella sezione Foto, invece, hai accesso solo alle immagini presenti nel tuo archivio.
Come funziona Dropbox online
Se non hai intenzione di scaricare alcuna applicazione e vuoi utilizzare i servizi di Dropbox online, allora puoi usufruire della versione accessibile da browser . Per farlo, collegati al sito ufficiale, clicca sulla voce in alto a destra Accedi ed effettua il login tramite email e password oppure con il tuo account Google, il tuo account Apple o il tuo account Microsoft, proprio come ti ho spiegato prima.
A questo punto puoi caricare immediatamente i tuoi file su Dropbox sia trascinandoli nel riquadro di riferimento, sia cliccando su [+] e poi scegliendo una delle opzioni disponibili nella sezione Carica . Puoi anche scegliere di creare una cartella per racchiudere tutti i file che stai archiviando su Dropbox, un documento, una presentazione o un foglio di lavoro, agendo nella sezione Crea e selezionando l'opzione che desideri.
Facendo clic destro sui file o sulle cartelle, puoi effettuare diverse operazioni. Puoi premere su Scarica per scaricare il file, rinominarlo, eliminarlo, spostarlo o copiarlo. In base al contenuto e alle funzioni disponibili per il tuo account, puoi inoltre trovare altre opzioni per gestire i file direttamente da Dropbox.
Se vuoi saperne di più su come caricare file su Dropbox, puoi leggere la mia guida su come caricare file su Dropbox.
Dropbox: come funziona la sincronizzazione
Se ti stai chiedendo come funziona la sincronizzazione su Dropbox, devi sapere che si tratta del meccanismo che permette di mantenere aggiornati i tuoi file su tutti i dispositivi collegati al tuo account. Quando installi l'applicazione desktop di Dropbox sul computer, infatti, viene creata una cartella Dropbox all'interno della quale puoi inserire i file che desideri archiviare online e sincronizzare, come ti ho appena spiegato.
In pratica, quando aggiungi un file alla cartella Dropbox oppure modifichi un documento già presente, le modifiche vengono sincronizzate automaticamente con il tuo account e sono quindi disponibili anche sugli altri computer, su smartphone e tablet collegati allo stesso account. Puoi inoltre accedere ai file sincronizzati tramite la versione online di Dropbox, effettuando l'accesso al servizio dal browser, come ti spiegherò successivamente.
Lo stesso meccanismo vale quando elimini o sposti un file: l'operazione viene sincronizzata e, di conseguenza, il file viene eliminato o spostato anche dagli altri dispositivi sui quali è sincronizzato. Per questo motivo, è importante prestare attenzione alle operazioni eseguite all'interno della cartella Dropbox: la sincronizzazione serve proprio a mantenere la stessa versione dei contenuti su tutti i dispositivi.
Inoltre, tieni presente che non tutti i file presenti nel tuo account Dropbox devono necessariamente occupare spazio sul disco del computer. Puoi infatti scegliere se rendere un file disponibile localmente oppure mantenerlo solo online, così da liberare spazio sul disco senza eliminarlo dal tuo account Dropbox.
Un file disponibile localmente viene conservato sia nel tuo account Dropbox sia sul computer e puoi quindi aprirlo anche quando sei offline. Un file disponibile solo online, invece, rimane archiviato nel cloud e non occupa spazio sul disco, ma per aprirlo è necessario disporre di una connessione Internet. Quando rendi nuovamente disponibile localmente un file solo online, Dropbox lo scarica sul computer.
Se sul tuo account Dropbox hai molte cartelle, puoi utilizzare la funzione di sincronizzazione selettiva per scegliere quali di esse devono essere presenti fisicamente sul computer. Questa possibilità è particolarmente utile se utilizzi Dropbox Basic e disponi quindi di uno spazio di archiviazione limitato, ma anche se il disco del computer non dispone di molto spazio libero.
La sincronizzazione selettiva, infatti, permette di rimuovere dal computer le cartelle che non desideri sincronizzare localmente senza eliminarne i contenuti dal tuo account Dropbox. In questo modo puoi continuare ad accedere a tali file tramite il sito e l'app di Dropbox.
Per scegliere quali cartelle sincronizzare sul computer, apri l'applicazione desktop di Dropbox, premi sull'icona del tuo profilo e a seguire sulla voce Sincronizzazione e archiviazione. Da qui, nel riquadro dove leggi Scegli le cartelle che vedi, clicca su Gestisci. A questo punto puoi selezionare le cartelle che vuoi mantenere sincronizzate sul computer e deselezionare quelle che preferisci conservare solo online. Le cartelle deselezionate vengono rimosse dal disco del computer, ma restano disponibili nel tuo account Dropbox.
Per verificare lo stato della sincronizzazione puoi fare riferimento alle icone visualizzate accanto ai file e alle cartelle nella cartella Dropbox. In base allo stato del contenuto, l'icona può indicare, per esempio, che il file è sincronizzato e disponibile sul computer, quando trovi l'icona del cerchio con la spunta verde, oppure che si tratta di un contenuto disponibile solo online, quando è contrassegnato dalla nuvoletta.
Tieni presente se quando utilizzi Dropbox senza una connessione Internet, puoi continuare a lavorare sui file che hai già reso disponibili localmente sul computer. Puoi modificarli, crearne di nuovi all'interno della cartella Dropbox oppure eliminare quelli che non ti servono più. Però, in questo caso, le modifiche non possono essere sincronizzate immediatamente con il tuo account perché il computer non è collegato a Internet. Dropbox le mantiene quindi sul dispositivo e, quando torni online, provvede a sincronizzarle automaticamente con il tuo account e con gli altri dispositivi collegati. In questo modo, le modifiche apportate offline vengono successivamente riportate anche sulla versione online e sugli altri dispositivi.
È importante non confondere la sincronizzazione con il backup. La sincronizzazione serve a mantenere aggiornati gli stessi file su più dispositivi: se modifichi o elimini un file sincronizzato, la modifica o l'eliminazione viene normalmente riportata anche sugli altri dispositivi. Il backup, invece, serve principalmente a creare una copia dei dati da conservare come protezione in caso di perdita, danneggiamento o eliminazione degli originali. Per questo motivo, la semplice sincronizzazione dei file di Dropbox non dovrebbe essere considerata automaticamente un sistema di backup.
Come funziona la condivisione Dropbox
Ora, se hai bisogno di far pervenire alcuni file ad alcuni tuoi contatti e con una certa immediatezza, quindi ti stai chiedendo come funziona la condivisione con Dropbox, devi sapere che è molto semplice.
Una volta avuto accesso sul sito di Dropbox, seleziona il file che vuoi condividere e premi su Condividi selezione. A questo punto, inserisci l'indirizzo e-mail della persona con la quale vuoi condividere il contenuto e scegli cosa consentirle di fare tra può modificare o può visualizzare il file. Puoi inoltre aggiungere un messaggio digitandolo nello spazio apposito e premere su Condividi.
In alternativa, puoi creare e copiare un link da condividere anche con persone che non dispongono di un account Dropbox, che possono visualizzare l'anteprima del contenuto senza dover effettuare la registrazione. In questo caso, dopo aver selezionato cosa condividere e dopo aver premuto su Condividi selezione, dovrai premere su Copia link e inviarlo alla persona interessata. Pigiando su Gestisci, inoltre, puoi modificare alcune impostazioni del link. In base alle caratteristiche del tuo piano e del tipo di condivisione, puoi per esempio decidere Chi può modificare i contenuti, impostare un'eventuale scadenza, una password e consentire o meno il download.
Se operi dall'applicazione desktop, invece, dovrai premere col tasto destro sul file da condividere e poi cliccare su Condividi. Se agisci dall'app per dispositivi mobili, seleziona premi sull'icona con i tre puntini in corrispondenza del file da condividere, e poi premi su Condividi. In entrambi i casi, a seguire, il procedimento è lo stesso che ti ho appena spiegato.
Se ti stai chiedendo su Dropbox come funziona un cartella condivisa, devi sapere che il procedimento è analogo a quello appena descritto per i singoli file. Puoi invitare persone specifiche tramite il loro indirizzo e-mail e stabilire se possono visualizzare o modificare i contenuti utilizzando le stesse procedure appena descritte. Tutti i membri autorizzati possono quindi accedere alla cartella condivisa dal proprio account Dropbox, secondo i permessi che hai assegnato loro.
Per maggiori informazioni, non dimenticare di leggere il mio articolo su come condividere i file su Dropbox.
Come funziona Dropbox Transfer
Se ti stai chiedendo come funziona Dropbox Transfer, devi sapere che si tratta di una funzione di Dropbox che permette di inviare file di grandi dimensioni senza dover condividere con il destinatario l'accesso al tuo account o ai file originali presenti nel tuo spazio Dropbox. È quindi particolarmente utile quando devi inviare uno o più file a una persona che deve semplicemente riceverli e scaricarli, senza poter modificare o eliminare i contenuti originali.
Dropbox Transfer funziona creando un trasferimento al quale vengono aggiunti i file che desideri inviare. Al termine della procedura, puoi condividere con il destinatario un link al trasferimento oppure, in base alla modalità utilizzata, invitarlo direttamente tramite e-mail. I file vengono quindi scaricati dal destinatario tramite il collegamento ricevuto, mentre quelli presenti nel tuo account Dropbox rimangono separati dal trasferimento.
Per utilizzare Dropbox Transfer dalla versione online, collegati al sito ufficiale ed effettua l'accesso al tuo account come ti ho spiegato prima. Poi premi sull'icona con i tre puntini in corrispondenza di ciò che vuoi trasferire, passa il cursore sull'opzione Condividi e clicca su Trasferisci una copia.
Nella schermata successiva, premi su Aggiungi file e seleziona eventualmente altri file da inviare. A seguire su Crea trasferimento. A questo punto poi scegliere tra Copia link oppure Invia email. Nel primo caso ti verrà dato un URL da inviare. Nel secondo caso compila un piccolo modulo inserendo l'indirizzo email e un messaggio.
Puoi utilizzare Dropbox Transfer anche tramite l'applicazione desktop di Dropbox per Windows e macOS. Dopo aver aperto la cartella Dropbox sul tuo computer, dovrai premere col tasto destro sul file da condividere e poi cliccare su Trasferisci copia. Se agisci dall'app per dispositivi mobili, seleziona premi sul [+] in basso a destra, poi fai tap su Trasferisci una copia, metti il segno di spunta su ciò che vuoi trasferire e premi su Trasferisci elemento. In entrambi i casi, a seguire, il procedimento è molto simile a quello che ti ho appena spiegato da browser.
Ricorda che i limiti relativi alle dimensioni dei file che puoi inviare con Dropbox Transfer dipendono dal piano Dropbox utilizzato. Per esempio, il limite è di 2 GB per Dropbox Basic, 50 GB per Plus e Family e 100 GB per Professional.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
