Come creare un gruppo su Outlook
È già da un po' di tempo ormai che utilizzi Microsoft Outlook per le comunicazioni tra te e i tuoi colleghi e finora non ti ha dato problemi di alcun tipo, però ti piacerebbe poter velocizzare determinati passaggi quando si parla di inviare delle email a più persone. È per via di quest'esigenza che sei arrivato a domandarti come creare un gruppo su Outlook, così da riuscire a risparmiare tempo prezioso da poter dedicare in altri aspetti del tuo lavoro.
Ebbene, devi sapere che sì, è possibile creare un gruppo su Outlook e si può anche sfruttare questa funzionalità al meglio per coordinarsi tra colleghi per quanto riguarda non solo le varie comunicazioni, ma anche l'organizzazione generale dei vari impegni della propria azienda, di modo tale che tutti possano tenere sott'occhio eventuali date importanti, ad esempio per riunioni aziendali o scadenze inderogabili.
Adesso che ti ho dato un'infarinatura generale del funzionamento dei gruppi su Outlook, scommetto che non vedi l'ora di capire come crearne uno, non è vero? Se le cose stanno così, non c'è altro tempo da perdere; posizionati pure ben comodo e ritagliati il tempo necessario alla lettura di questa guida e una volta arrivato in fondo ti assicuro che sarai capace di gestire il lavoro tra te e i tuoi colleghi esattamente come lo desideri! Ti auguro, quindi, una buona lettura e un buon lavoro.
Indice
Come creare gruppi su Outlook
Prima di spiegarti come creare un gruppo di indirizzi email su Outlook, lascia che ti fornisca alcune informazioni preliminari per farti capire cosa sia realmente un gruppo, dove lo si può creare e come distinguerlo da un'altra funzionalità molto simile presente nel client di posta di Microsoft.
Innanzitutto devi sapere che, mentre in passato erano disponibili molteplici versioni di Outlook adatte a utilizzi diversi, tra cui ad esempio Outlook 365, Microsoft ha successivamente deciso di unificare l'esperienza: ora, su Windows, è disponibile solamente un'app chiamata Outlook per Windows.
Inoltre, esistono anche un'app Microsoft Outlook per macOS e l'app Microsoft Outlook per Android e iOS/iPadOS, tuttavia non ti parlerò delle app per macOS, Android e iOS/iPadOS in questa guida perché non consentono di creare gruppi (ma ti proporrò comunque una soluzione alternativa per Mac, smartphone e tablet).
Tutte le più recenti applicazioni di Outlook sono gratuite e non necessitano di un abbonamento a Microsoft 365 per essere utilizzate (anche se sottoscrivendo quest'ultimo è possibile potenziare l'applicazione con l'intelligenza artificiale Copilot). Inoltre, il client di posta è disponibile anche in formato Webmail su Outlook.com.
Un gruppo realizzato con una delle suddette piattaforme ti consente di creare un insieme di persone in grado di interagire tra di loro: quando vuoi inviare un messaggio a più persone, puoi inviarlo a tutti i partecipanti del gruppo senza dover inserire ogni singolo indirizzo tra i destinatari, in quanto basta inserire l'indirizzo del gruppo (che viene generato in automatico una volta che esso viene creato).
I membri del gruppo si possono gestire in modo davvero semplice e ognuno di essi ha accesso a tutti i messaggi che vengono inviati al gruppo. Tutti i membri che fanno parte di un determinato gruppo potranno visualizzarlo assieme a tutti i suoi partecipanti, nonché interagire con loro. Il gruppo include anche un calendario condiviso, come ti spiegherò nel dettaglio in uno dei capitoli successivi.
I gruppi Outlook non sono da confondere con gli elenchi contatti, che sono invece delle semplici liste di indirizzi di posta elettronica che servono solo per inviare delle email a più persone contemporaneamente e non possono essere visualizzati dai destinatari. Adesso che ti ho fatto le dovute distinzioni, ti mostrerò i procedimenti necessari per creare un gruppo per le varie applicazioni di Outlook di cui ti ho appena parlato.
App Outlook per Windows
Se utilizzi l'app Outlook per Windows, disponibile gratuitamente sul Microsoft Store, puoi creare un gruppo molto facilmente, direttamente dalla schermata principale dell'applicazione. Come ti ho accennato, potrai scegliere tra gruppo ed elenco contatti.
Il gruppo è un vero e proprio spazio online a cui i membri che ne fanno parte possono accedere per interagire tra di loro e accedere a funzionalità come il calendario condiviso (di cui ti parlerò in modo più approfondito nel capitolo successivo). L'elenco contatti invece è solo un insieme di indirizzi di posta elettronica, utile solo per inviare email a più persone contemporaneamente. Puoi visualizzare i tuoi elenchi soltanto tu.
Per procedere alla creazione di un gruppo, apri l'app Outlook per Windows, assicurati che sia selezionata la scheda Posta (l'icona della busta posizionata in alto nella barra laterale a sinistra) e poi fai clic sull'icona della freccia rivolta in basso accanto al pulsante Nuovo messaggio, quindi premi su Gruppo.
Fatto ciò, inserisci un nome per il tuo gruppo nel campo Nome del gruppo e, se lo desideri, descrivi lo scopo del tuo gruppo nel campo di testo sotto la voce Descrizione, dunque premi su Crea. A questo punto, seleziona gli indirizzi email che desideri inserire nel gruppo all'interno della lista visualizzata oppure inserisci un indirizzo email da aggiungere nel campo di testo sotto la voce Aggiungi membri, quindi clicca sul contatto che appare. Una volta inseriti tutti gli indirizzi che desideri nel gruppo, fai clic su Aggiungi, per completare la creazione del gruppo.
Per inviare un'email al gruppo, innanzitutto devi andare nella schermata dei gruppi. Per riuscirci, dalla barra laterale a sinistra dove sono presenti tutte le varie cartelle della tua casella di posta elettronica (Posta in arrivo, Posta inviata e così via), fai clic su Vai a Gruppi, dopodiché clicca sul nome del gruppo che hai creato. Fatto ciò, premi sul pulsante Invia messaggio di posta elettronica: si aprirà la schermata di composizione del messaggio con il gruppo già inserito nel campo di testo del destinatario del messaggio.
Ora, non ti resta che aggiungere un oggetto nell'apposito campo, scrivere il messaggio nel riquadro di testo adibito e poi fare clic su Invia per mandarlo a tutti i partecipanti del gruppo.
Se il tuo obiettivo è creare un elenco contatti, la procedura è del tutto diversa. Per farlo, fai clic su Persone nella barra laterale a sinistra di Outlook (l'icona con i due omini), dopodiché se ti appare una schermata di benvenuto clicca su Salta per liberartene. Adesso che sei nella sezione dei contatti, fai clic sull'icona della freccia rivolta in basso posizionata accanto al pulsante Nuovo contatto e premi su Nuovo elenco contatti.
Adesso, digita un nome per l'elenco contatti nel campo di testo Nome elenco contatti, inserisci una descrizione (facoltativa) nel campo omonimo e poi digita l'indirizzo di posta elettronica del primo contatto da aggiungere all'elenco, quindi clicca su + Aggiungi. Ripeti quest'ultimo passaggio per tutti gli indirizzi email che desideri aggiungere all'elenco contatti e, una volta che hai terminato, clicca su Crea. Puoi visualizzare tutti i tuoi elenchi contatti cliccando su I tuoi elenchi contatti nella barra laterale a sinistra.
Per inviare un messaggio di posta al tuo elenco contatti, dopo essere entrato in quest'ultima sezione, posiziona il cursore del mouse sull'elenco a cui vuoi inviare un messaggio e premi sull'icona della busta. Adesso, inserisci un oggetto per il messaggio nel campo Aggiungi un oggetto, scrivi l'email nel riquadro di testo sottostante e clicca su Invia per recapitarlo a tutti i contatti della lista (il destinatario è stato già impostato automaticamente da Outlook). Facile, no?
Outlook.com
Usi Outlook tramite la sua versione Web? Bene, in questo caso devi sapere che la versione Web funziona in modo identico all'app per Windows, quindi la procedura che devi seguire per creare un gruppo (o anche un elenco contatti) è la medesima. Ti rimando quindi al capitolo precedente per tutte le indicazioni del caso.
In alternativa puoi accedere a questa pagina e gestire da lì i gruppi del tuo account Outlook.
App Outlook per smartphone e tablet
Se utilizzi Outlook tramite l'app per dispositivi mobili, disponibile su Android (anche tramite store alternativi) e iOS/iPadOS, devo deluderti comunicandoti che purtroppo non è possibile creare gruppi dall'app di Outlook per smartphone e tablet.
Tuttavia, ciò non significa che non puoi procedere alla creazione di un gruppo direttamente dal tuo smartphone o tablet Android, oppure dal tuo iPhone o dal tuo iPad. Per riuscirci, ciò che devi fare è collegarti alla versione Web di Outlook e abilitare la modalità desktop sul browser del tuo dispositivo.
Ad esempio, sul browser Google Chrome per Android, puoi attivare la modalità desktop toccando sull'icona dei tre puntini verticali collocata in alto a destra e facendo tap su Sito desktop. Sul browser Safari per iOS/iPadOS, invece, devi toccare sull'icona con il piccolo rettangolo e due linee posizionata sulla sinistra della barra degli indirizzi in basso, poi fare tap sull'icona dei tre puntini orizzontali in alto a destra e infine toccare su Richiedi sito desktop.
Una volta che hai aperto la versione desktop del sito di Outlook, la procedura che devi seguire per creare un gruppo è la stessa che ti ho descritto nel capitolo precedente sull'app Outlook per Windows.
Come creare un calendario di gruppo su Outlook
Se hai bisogno di coordinare gli impegni lavorativi con i tuoi colleghi, usare un calendario condiviso potrebbe tornarti estremamente utile. Il calendario di per sé è già presente su Outlook di base, per cui non c'è bisogno di crearlo da zero; puoi, però, aggiungere degli impegni ad esso e fare in modo che vengano visualizzati anche dai membri di un gruppo.
Per provvedere con questa operazione, dall'app Outlook per Windows (o dalla versione Web) fai clic su Calendario (l'icona del calendario collocata nella barra laterale a sinistra) e poi clicca su Nuovo evento. A questo punto, nel menu a tendina posizionato a destra del pulsante Salva, seleziona il calendario del gruppo, identificato dal nome di quest'ultimo.
Fatto ciò, inserisci un titolo per l'evento nel campo Aggiungi un titolo e, se lo desideri, inserisci anche i partecipanti all'evento, modifica la data di inizio e di fine e inserisci gli orari negli appositi campi. Puoi anche inserire una descrizione nel riquadro di testo in basso, se dovesse servirti. Una volta modificati tutti i dettagli dell'evento, fai clic su Salva.
L'evento in questione apparirà sul tuo calendario ma sarà visualizzato anche da tutti i partecipanti del gruppo collegato all'evento stesso, i quali potranno ricevere anche tutte le notifiche e gli eventuali aggiornamenti in merito.
Se desideri approfondire maggiormente questo argomento, ti consiglio le mie guide su come vedere calendario colleghi su Outlook e su come creare un calendario condiviso.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
