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Come creare calendario condiviso

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Di recente, ti è stato assegnato un importante incarico lavorativo che dovrai gestire al meglio insieme ai tuoi colleghi. Per cercare di delineare la vostra linea d’azione e discutere in dettaglio dei vari obiettivi, avrete bisogno di incontrarvi in varie riunioni e, proprio a tal riguardo, hai stilato un elenco di date nelle quale avranno luogo i vari meeting.

Non sei particolarmente pratico di applicazioni Web e servizi online, ma hai sentito dire più volte che, al giorno d’oggi, grazie a questi ultimi strumenti è possibile realizzare un calendario e condividerlo con tutti i propri contatti. Pensi che la cosa faccia proprio al caso tuo e avresti bisogno di una guida che ti illustri in dettaglio tutti i passaggi del caso?

Beh, allora sono lieto di informarti che l’hai appena trovata! Avrò cura di spiegarti infatti, nel corso delle prossime righe, proprio come creare calendario condiviso servendoti dei servizi più diffusi adatti allo scopo. Sei già pronto a “metterti all’opera”? Ottimo! Ti auguro una buona lettura e, soprattutto, un buon lavoro!

Indice

Come creare calendario condiviso su Google Calendar

Google Calendar Sito PC

Ti stai chiedendo come creare calendario condiviso Google, utilizzando quindi Calendar, il celebre servizio gratuito del colosso di Mountain View che permette di memorizzare e gestire in modo intuitivo e immediato la propria agenda di impegni? Te lo mostro immediatamente. Prima di procedere, tuttavia, ti faccio presente che, al momento in cui scrivo, la cosa è fattibile da PC o da smartphone e tablet ripetendo i passaggi di seguito elencati tramite un browser qualsiasi.

Collegati, quindi, al sito Web di Google Calendar e, se necessario, effettua l’accesso con il tuo account Google. Successivamente, premi sul pulsante +, posto in corrispondenza della voce Altri calendari, che vedi in basso a sinistra, e seleziona dal menu proposto la voce Crea nuovo calendario.

Nel modulo che ti viene mostrato ora, compila il campo Nome (per assegnare un titolo al calendario) ed, eventualmente, il campo Descrizione (per specificare qualche dettaglio in merito allo stesso); controlla poi che il fuso orario predefinito sia quello corretto premendo sull’apposito menu a tendina e, infine, clicca sul pulsante Crea calendario.

Per condividere il calendario appena creato, premi sul pulsante ⁝ situato accanto al nome dello stesso (nella sezione I miei calendari) e, da qui, fai clic sull’opzione Impostazioni e condivisione. Ora non ti resta che premere sul pulsante Aggiungi persone e gruppi (lo trovi in basso, nella sezione Condividi con persone o gruppi specifici) e inserire l’indirizzo email o il nome dell’utente con il quale desideri condividere il calendario. Per concludere, premi sul pulsante Invia. Semplice, non ti pare?

Una volta che hai aggiunto l’utente selezionato, premi sul pulsante Vedere tutti i dettagli dell’evento posto in corrispondenza dell’indirizzo email della persona in questione e scegli poi dall’elenco proposto la funzione che vuoi assegnare a quest’ultimo: es. Apportare modifiche agli eventi, Fare modifiche e gestire opzioni di condivisione; altrimenti, se lo preferisci, lascia selezionata l’opzione predefinita.

Se, piuttosto, intendi rendere pubblico il calendario che hai creato, in modo che chiunque, mediante una ricerca su Google, possa visualizzarne gli eventi, clicca sulla casella relativa all’opzione Rendi disponibile pubblicamente, situata nella sezione Autorizzazioni di accesso per gli eventi, e dai conferma premendo sul pulsante OK. Per reperire il link del calendario, ti è sufficiente premere sul pulsante Ottieni link condivisibile. Fatto ciò, premi sulla voce Copia link e incolla poi l’elemento sulla chat del servizio di messaggistica che preferisci, per procederne alla condivisione.

Per altri dettagli su quanto appena spiegato, leggi il mio articolo su come condividere un calendario Google; se hai poi qualche dubbio su come inserire nuovi eventi nel calendario che hai creato, ti consiglio di consultare anche la mia guida su come funziona Calendar.

Come creare calendario condiviso: Outlook

Utilizzi Outlook, il famoso servizio di posta elettronica di Microsoft che include vari utili strumenti per la produttività e, vorresti sapere come creare un calendario condiviso con più persone tramite quest’ultimo? Allora leggi pure i prossimi capitoli del tutorial. Ecco tutti i dettagli.

Da PC

Outlook Sito PC

È possibile creare un nuovo calendario e condividerlo con la propria cerchia di contatti sia tramite il servizio di Webmail, sia tramite il client per PC e Mac.

Nel primo caso, accedi alla Webmail di Outlook e, se richiesto, effettua il login con il tuo account Microsoft; dopodiché fai clic sull’icona del calendario collocata in alto a sinistra (sotto quella della busta delle lettere) e premi sulla dicitura Aggiungi calendario.

Clicca, quindi, sulla voce Crea calendario vuoto e assegna un nome all’elemento digitandolo nel campo apposito in alto. Puoi cliccare anche sull’icona dei colori e le altre icone che vedi in basso per personalizzare il tuo calendario; infine, fai clic sul menu a tendina posto sotto la voce Aggiungi a e seleziona dall’elenco proposto a quale gruppo di calendari assegnare l’elemento che stai creando, premi poi sul pulsante Salva.

A questo punto, nell’elenco di calendari situato a sinistra, sposta il puntatore del mouse sopra il titolo del calendario che hai appena creato e, successivamente, fai clic sul pulsante … posto in corrispondenza del titolo suddetto. Dopo aver selezionato dal menu la voce Condivisione e autorizzazioni, digita nel campo apposito il nome o l’indirizzo di posta elettronica dell’utente con il quale desideri condividere l’elemento.

Fatto ciò, premi sul menu a tendina Possono vedere tutti i dettagli e seleziona poi dalla lista proposta la funzione che vuoi assegnare all’utente aggiunto: es. Possono modificare; altrimenti, se lo preferisci, lascia impostata l’opzione predefinita. Per concludere, clicca sul pulsante Condividi e il gioco è fatto.

Per ripetere i passaggi appena visti sul client di Outlook per Windows, avvia quest’ultimo, poi fai clic sull’icona del calendario situata in alto a sinistra e premi quindi sul pulsante Aggiungi che sta in alto a destra. Dal menu proposto, seleziona l’opzione Crea nuovo calendario vuoto, digita poi un titolo per l’elemento nel campo posto sotto la voce Nome; infine, seleziona la posizione nel quale salvarlo e premi sul pulsante OK.

Prosegui, dunque, premendo sul pulsante Condividi situato in alto a destra e, poi, clicca sul titolo del calendario che hai appena creato. Ora premi sul pulsante Aggiungi e seleziona dall’elenco l’indirizzo del contatto con il quale vuoi condividere l’elemento, successivamente premi sul pulsante Aggiungi in basso a destra; volendo, puoi anche digitare un indirizzo di posta elettronica nel campo in basso posto accanto al pulsante Aggiungi. In conclusione, premi sul pulsante OK, seleziona poi dall’elenco la funzione che desideri assegnare all’utente aggiunto (es. Può modificare) e premi sui pulsanti Applica e OK.

Da Outlook per macOS, al momento in cui scrivo, non è possibile creare nuovi calendari ma puoi comunque condividere quelli che hai già a disposizione soltanto con altri utenti della tua organizzazione (Microsoft Exchange). Per fare ciò, dopo aver aperto il programma in questione, premi sull’icona del calendario posta in basso a sinistra e, successivamente, posiziona il puntatore del mouse a destra, in corrispondenza del titolo del calendario che intendi condividere nella sezione sinistra della schermata (spesso al posto del titolo del calendario è visualizzato l’indirizzo di posta elettronica dell’autore).

Successivamente vai su … > Autorizzazioni e condivisione > Aggiungi utente > [nome utente da aggiungere] e seleziona quindi le funzioni da assegnare all’utente selezionato premendo sul menu a tendina posto accanto alla voce Livelli di autorizzazione. Infine, premi sul pulsante OK.

Se qualcosa di quanto detto finora ti è risultato poco chiaro, dai pure uno sguardo al mio tutorial su come condividere un calendario di Outlook.

Da smartphone e tablet

Outlook Android

Al momento in cui scrivo, dall’app ufficiale di Outlook, disponibile per smartphone e tablet Android (inclusi quelli senza accesso ai servizi Google) e per iPhone/iPad, non è possibile creare nuovi calendari ma soltanto aggiungere quelli già creati e associati ai propri account Microsoft o Google.

Sei interessato a fare ciò, apri l’app in questione e premi sull’icona Calendario posta in basso. Successivamente, fai tap sulla stessa icona che vedi in alto a sinistra e, da qui, premi sul simbolo dell’ingranaggio collocato in corrispondenza del nome del calendario da condividere. Ora, seleziona la voce Aggiungi persone e digita nel campo in alto i nomi degli utenti (o i relativi indirizzi di posta elettronica) con i quali intendi condividere l’elemento in oggetto.

Infine, premi sul pulsante > in alto a destra e, nella schermata successiva, premi sugli indirizzi email degli utenti scelti per, eventualmente, modificare la funzione a loro assegnata (Può modificare o Può visualizzare). Quando hai ultimato i preparativi, fai tap sul pulsante della spunta posizionato in alto a destra. Non è stato difficile, vero? Trovi altri dettagli su questa procedura nel mio approfondimento su come condividere un calendario di Outlook.

Come creare un calendario condiviso su Teams

Teams Sito PC

Ciò che sei interessato a sapere è come creare calendario condiviso su Teams, il servizio di Microsoft per le videochiamate e la condivisione orientato alla produttività? Mi spiace riferirti, in tal caso, che al momento né il sito Web del servizio in questione, né il relativo client (disponibile per Windows e macOS) consentono la creazione di calendari condivisi.

Tramite l’applicazione Web di Teams, eventualmente, è possibile soltanto importare calendari di Google già condivisi in precedenza (la procedura relativa è effettuabile seguendo i passaggi mostrati in questo capitolo). Se ti interessa procedere in tal senso, accedi al portale di Teams e, se richiesto, inserisci le credenziali del tuo account Microsoft.

Fatto ciò, premi sull’icona Calendario posta in alto a sinistra e, poi, fai clic sulle voci Aggiungi calendario di Google e Aggiungi calendario. Ora effettua l’accesso con il tuo profilo Google nella nuova finestra del browser che si è appena aperta e premi sul pulsante Continua, dopo aver cliccato sulla casella relativa all’icona di Google Calendar. Ecco fatto! Ora puoi visualizzare gli eventi del calendario precedentemente condiviso tramite Calendar.

Creare calendario condiviso Thunderbird

Thunderbird Windows

Tramite Thunderbird, il noto client di posta elettronica gratuito e open source, è possibile creare e condividere calendari. Quest’ultima opzione è tuttavia riservata agli utenti che hanno a disposizione le credenziali di accesso di un server che supporta il protocollo WebDAV (acronimo di Web-based Distributed Authoring and Versioning).

Se sei interessato a procedere in tal senso, una volta avviato Thunderbird, fai clic sull’icona del calendario che si trova in alto a sinistra (sotto quella della rubrica). Successivamente, premi sul pulsante + posto accanto alla voce Calendario che è situata nella parte sinistra della schermata e scegli quindi se creare sulla Rete o sul computer il calendario, premendo sulle relative opzioni. Assegna quindi un nome al calendario e premi sul pulsante Crea calendario (se hai scelto di creare un calendario online dovrai anche inserire l’URL o il nome host del server che utilizzi, insieme al tuo nome utente).

A questo punto, per pubblicare il nuovo elemento che hai creato, ti è sufficiente fare clic destro sul relativo titolo posto nell’elenco a sinistra e selezionare l’opzione Pubblica calendario. Digita ora, nel campo apposito, l’URL del server WebDAV sul quale quale desideri inserire il calendario e fai clic sul pulsante Pubblica. Inserisci poi, se richiesti, i dati di accesso al server per ultimare la procedura.

Se lo desideri, puoi anche esportare in formato HTML o iCalendar il tuo calendario. Per farlo, fai clic destro sul nome di quest’ultimo e seleziona dal menu proposto l’opzione Esporta calendario. Ora seleziona la posizione nella quale salvare il file del calendario e scegli se salvare quest’ultimo in formato HTML o iCalendar premendo su una delle due opzioni suddette. Infine, premi sul pulsante Salva.

Come fare un calendario condiviso su Android

Google Calendar Chrome Android

Nel caso di Android, se vuoi condividere un calendario tramite Calendar, dato che l’app relativa non dispone della funzione per creare e condividere calendari, sarai costretto a ripetere i passaggi visti in precedenza collegandoti a questa pagina con il tuo account.

In alternativa, puoi servirti di Outlook come visto in questo capitolo; oppure ancora, puoi provare a utilizzare l’ottima TimeTree, che di base è gratuita ed è disponibile sia su Android (inclusi gli store alternativi) che su iPhone. Quest’ultima applicazione consente di creare numerosi calendari e condividerli con i propri contatti in modo immediato; inoltre, permette anche di sincronizzare su PC i calendari creati dai dispositivi mobili. Per tutti i dettagli su come utilizzarla, ti rimando al mio tutorial sulle migliori app calendario.

Come creare calendario condiviso: iPhone

Calendario iPhone

Ti stai chiedendo come fare un calendario condiviso su iPhone? È semplicissimo: ti basta utilizzare l’applicazione Calendario sviluppata direttamente da Apple e preinstallata su tali dispositivi; quest’ultima ti permette di creare vari calendari e sincronizzarne gli eventi con iCloud e Google Calendar. Per procedere in questo senso, apri l’applicazione suddetta e, successivamente, premi sulla voce Calendari posta in basso.

Ora fai tap sull’opzione Aggiungi calendario e digita, quindi, un titolo per l’elemento; dopodiché, scegli l’icona di un colore da abbinare al calendario che stai creando. A questo punto, torna indietro al menu della voce Calendari dell’applicazione, fai quindi tap sul pulsante “i” e premi sul pulsante Aggiungi persona che vedi nella sezione Condividi con.

Digita l’indirizzo di posta elettronica dell’utente con il quale voi condividere il calendario (puoi anche selezionarlo dalla rubrica premendo sul pulsante +) e, infine, fai tap sulla dicitura Aggiungi collocata in alto a destra. Se lo preferisci, puoi impostare un calendario come pubblico e condividerlo con altri utenti tramite un link apposito.

Se intendi procedere in questo modo, torna al menu della voce Calendari, fai tap sul pulsante “i” che fa riferimento all’elemento che ti interessa, attiva l’interruttore della voce Calendario pubblico premendo su di esso e, poi, premi sulla dicitura Fine che sta in alto a destra.

Ora fai tap nuovamente sul pulsante “i” relativo al calendario che hai appena impostato come pubblico e seleziona dal menu proposto l’opzione Modifica calendario. Dopodiché, premi sulle voci Condividi link e Copia. Non ti resta che incollare il link ottenuto sull’applicazione di messaggistica istantanea o di posta elettronica che preferisci. Per approfondire quanto ti ho appena spiegato, leggi il mio articolo su come condividere un calendario con iPhone.

Come dici? Avresti intenzione di creare calendario condiviso Apple? Ti basta allora ripetere gli stessi passaggi che ti ho elencato poc’anzi.

Come creare un calendario condiviso su WhatsApp

WhatsApp Desktop

Al momento in cui scrivo, il celebre servizio di messaggistica istantanea WhatsApp non include una funzione studiata appositamente per la creazione e la condivisione di calendari. Stando così le cose, puoi, eventualmente, limitarti a copiare e incollare nelle chat create con questo servizio il link condivisibile di un calendario creato per mezzo di Google Calendar o dell’app Calendario di iPhone.

Per procedere in questo modo, leggi i capitoli precedenti del tutorial nel quali ti ho mostrato come ottenere il link suddetto e, una volta che hai copiato quest’ultimo, apri l’applicazione di WhatsApp su smartphone Android o su iPhone o PC (tramite WhatsApp Web o WhatsApp Desktop), seleziona quindi la chat che ti interessa dall’elenco mostrato a schermo e incolla su quest’ultima il collegamento. Tutto qui! Se hai avuto qualche difficoltà nell’effettuare questa procedura, leggi pure la mia guida su come inviare link su WhatsApp.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.