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Come impostare risposta automatica Outlook

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Hai organizzato le tue vacanze e sarai fuori città per alcuni giorni. Ormai è tutto pronto, manca però soltanto una cosa: avvisare i colleghi e i clienti che non ci sarai in quei giorni e non potrai rispondere a nessuna delle loro email. Ti sembra un lavoro lungo, dico bene? In realtà non è così, in quanto puoi risolvere tramite la funzionalità di risposta automatica delle caselle di posta elettronica. Così facendo, chiunque dovesse contattarti riceverà una risposta da te programmata, nella quale avviserai che non sei al momento disponibile.

Bene! Scommetto che è proprio quello che stavi cercando. Come dici? Hai una casella di posta Outlook e vuoi sapere se questa funzionalità è disponibile? La risposta è affermativa e fra qualche istante ti spiegherò come attivarla. Nella guida di oggi, infatti, ti illustrerò come impostare risposta automatica Outlook da computer, sia usando il software per Windows e macOS che procedendo dalla versione Web del servizio, smartphone e tablet.

Se è proprio quello che volevi sapere, non perdiamo altro tempo prezioso e vediamo insieme come procedere. Mettiti comodo, ritagliati cinque minuti di tempo libero e segui le indicazioni che sto per darti. Così facendo, ti assicuro che riuscirai a impostare le risposte automatiche su Outlook senza riscontrare alcun tipo di problema. Buona lettura e in bocca al lupo per tutto!

Indice

Come impostare risposta automatica Outlook 365

Per impostare risposta automatica Outlook procedendo da Outlook 365, il client di posta elettronica per Windows e macOS, è sufficiente accedere alle impostazioni del software in questione e attivare questa funzionalità, con anche la possibilità di personalizzare il messaggio di risposta da inviare ed eventualmente scegliere il periodo durante il quale abilitare le risposte automatiche. Come fare? Te lo spiego sùbito!

Come impostare risposta automatica Outlook: PC Windows

Outlook

Se hai un PC Windows, avvia l'applicazione in oggetto, clicca sull'opzione File collocata nel menu in alto e, nella schermata Informazioni account, per prima cosa seleziona l'account di posta elettronica per il quale intendi attivare le risposte automatiche.

Fatto ciò, sempre dalla stessa schermata, fai clic sulla voce Risposte automatiche, apponi il segno di spunta accanto all'opzione Invia risposte automatiche e inserisci il messaggio che intendi inviare automaticamente nel campo Messaggi di risposta automatica da inviare una sola volta a ogni mittente.

Se lo desideri, attivando l'opzione Invia solo all'interno dell'intervallo di tempo e usando i menu a tendina Ora di inizio e Ora di fine, puoi attivare le risposte automatiche esclusivamente per il periodo di tempo indicato, in modo da essere sicuro che questa funzionalità si avvii e si concluda anche se non hai la possibilità di accedere alla tua casella di posta elettronica per la disattivazione manuale.

Cliccando, invece, sul pulsante Regole, puoi creare delle vere e proprie regole che permettono di stabilire in quali occasioni inviare una risposta automatica e creare anche dei modelli di risposta.

Per esempio, se vuoi rispondere automaticamente a un singolo contatto, clicca sulla voce Regole e inserisci il suo indirizzo email nel campo apposito (o premi sulla voce Da per selezionarlo dai tuoi contatti). Inoltre, puoi scegliere se rispondere quando l'email è indirizzata a te (Direttamente a me) o anche quando sei in copia (Cc a me) e quando l'oggetto e/o il corpo del messaggio contengono determinate parole.

Per tutte le regole create, puoi scegliere se rispondere (Rispondi con) con anche la possibilità di creare un modello di risposta personalizzato (Modello), se inoltrare l'email ricevuta a un altro indirizzo email (Inoltra), se spostare il messaggio in una determinata cartella della tua casella di posta elettronica (Sposta in) e molto altro ancora.

Dopo aver creato una nuova regola, clicca sul pulsante OK e, se lo desideri, premi sulla voce Aggiungi, per creare altre regole. Infine, fai clic sul pulsante OK per due volte consecutive, per salvare le modifiche e attivare le risposte automatiche.

Ti segnalo che accedendo nuovamente alla schermata Informazioni account e cliccando sul pulsante Disattiva relativa all'opzione Risposte automatiche, puoi disattivare le risposte automatiche e le eventuali regole che hai creato.

Come impostare risposta automatica Outlook: Mac

Outlook Mac

Per impostare risposta automatica Outlook su Mac, avvia l'applicazione in oggetto, fai clic sulla voce Strumenti collocata nella barra dei menu, seleziona l'opzione Risposte automatiche dal menu apertosi e, nella nuova schermata visualizzata, apponi il segno di spunta accanto alla voce Invia risposte automatiche per l'account [indirizzo email].

A questo punto, se desideri abilitare le risposte automatiche solo per i contatti appartenenti al tuo stesso gruppo di lavoro, inserisci il messaggio che intendi inviare automaticamente nel campo Rispondi una sola volta ai mittenti interni all'organizzazione.

Se, invece, la tua intenzione è rispondere automaticamente anche ad altri contatti, apponi il segno di spunta accanto all'opzione Invia le risposte all'esterno dell'organizzazione e scegli se abilitare questa funzionalità solo per i contatti personali (Invia solo ai Contatti personali) o per tutte le email in entrata (Invia a tutti i mittenti esterni). In entrambi i casi, inserisci il messaggio automatico da inviare nel campo Rispondi una sola volta ai mittenti esterni all'organizzazione.

Infine, se vuoi attivare le risposte automatiche per un periodo di tempo stabilito, apponi il segno di spunta accanto alla voce Invia risposte solo durante questo periodo di tempo e specifica le date e gli orari di tuo interesse nei campi Ora di inizio e Ora di fine.

Fatta anche a questa, clicca sul pulsante OK, per salvare le modifiche e attivare le risposte automatiche. Così facendo, nella schermata principale di Outlook, visualizzerai un'avviso relativo a questa funzionalità e il pulsante Disabilita, tramite il quale puoi disattivare le risposte automatiche in qualsiasi momento.

Come impostare risposta automatica Outlook Web

Outlook

Anche la procedura per impostare risposta automatica Outlook Web è piuttosto semplice. Infatti, anche in questo caso, non devi far altro che accedere alle impostazioni della tua casella di posta elettronica e abilitare l'opzione che permette di rispondere automaticamente ai messaggi ricevuti.

Per procedere, avvia il browser che usi solitamente per navigare su Internet (Chrome, Edge, Firefox o Safari) e collegati al sito ufficiale di Outlook.

Adesso, fai clic sul pulsante Accedi, in alto a destra, inserisci il tuo indirizzo email nel campo apposito e premi sulla voce Avanti. Digita, poi, la password associata al tuo account Microsoft nel campo Password e clicca nuovamente sul pulsante Accedi, per accedere a Outlook.

Fatto ciò, clicca sull'icona della rotella d'ingranaggio, in alto a destra, seleziona la voce Visualizza tutte le impostazioni di Outlook dal menu apertosi e, nella nuova schermata visualizzata, clicca sulla voce Posta. Accedi, poi, alla sezione Risposte automatiche e sposta la levetta relativa all'opzione Attiva le risposte automatiche da OFF a ON, così da attivare la funzionalità.

Arrivato a questo punto, non ti resta che configurare la risposta automatica come meglio preferisci. Innanzitutto, digita il messaggio da inviare automaticamente ogni volta che ricevi un'email da un qualsiasi mittente nel riquadro di testo che trovi in basso e formattalo a tuo piacimento usando gli strumenti disponibili.

Successivamente, se vuoi attivare le risposte automatiche solo per le email ricevute in uno specifico intervallo di tempo, apponi il segno di spunta accanto all'opzione Invia risposte solo durante un periodo di tempo e imposta la data e l'orario di inizio e conclusione di questa operazione automatizzata tramite i menu a tendina Ora di inizio e Ora di fine.

Attivando quest'ultima opzione, puoi impostare anche alcune regole relative al calendario di Outlook che verranno applicate durante il periodo di tempo indicato in precedenza: Blocca il mio calendario per questo periodo per bloccare totalmente il calendario; Rifiuta automaticamente i nuovi inviti per eventi durante questo periodo per rifiutare automaticamente gli inviti a eventi e Rifiuta e annulla le mie riunioni durante questo periodo per rifiutare nuove riunioni e annullare quelle già programmate.

Ti sarà utile sapere che puoi anche scegliere se attivare le risposte automatiche per tutte le email in entrata o solo per quelle provenienti dai tuoi contatti. In quest'ultimo caso, apponi il segno di spunta accanto all'opzione Invia le risposte solo ai contatti.

Dopo aver configurato tutti i parametri sopra menzionati, premi sul pulsante Salva, in basso a destra, per salvare le modifiche. In caso di ripensamenti, puoi disattivare le risposte automatiche accedendo nuovamente alla sezione Risposte automatiche e spostando la levetta accanto alla voce Risposte automatiche attivate da ON a OFF.

Come impostare risposta automatica Outlook da app

Se ti stai chiedendo se è possibile impostare la risposta automatica su Outlook da smartphone e tablet, sarai contento di sapere che è possibile farlo usando l'app del celebre servizio di posta elettronica per dispositivi Android (anche su store alternativi, per i device senza servizi Google) e iPhone/iPad. Trovi tutto spiegato nel dettaglio proprio qui sotto.

Come impostare risposta automatica Outlook da Android

Outlook app

Per impostare risposta automatica Outlook da app, prendi il tuo dispositivo Android, avvia l'applicazione in questione e, se ancora non lo hai fatto, accedi al tuo account: seleziona, quindi, l'opzione Aggiungi account, inseriscine i dati nei campi Immetti l'indirizzo di posta elettronica e Password e fai tap sul pulsante Accedi.

Fatto ciò, premi sulla tua foto (o sulla lettera iniziale del tuo nome, se non hai personalizzato il tuo account Microsoft), in alto a sinistra, e premi sull'icona della rotella d'ingranaggio, per accedere alle Impostazioni di Outlook.

Adesso, individua la sezione Account di posta elettronica, fai tap sull'indirizzo email per il quale desideri attivare le risposte automatiche e premi sulla voce Risposte automatiche. Nella nuova schermata visualizzata, sposta la levetta accanto all'opzione Risposte automatiche da OFF a ON, in modo da attivare questa funzionalità.

Così come ti ho indicato in precedenza per impostare la risposta automatica su Outlook da computer, anche in questo caso puoi personalizzare il messaggio di risposta da inviare automaticamente inserendolo il testo di tuo interesse nel campo visibile in prossimità della voce Rispondi a tutti con.

Inoltre, apponendo il segno di spunta accanto alla voce Rispondi durante un periodo di tempo, puoi attivare le risposte automatiche per il periodo di tempo che preferisci specificando data e orario di tuo interesse nei campi in prossimità delle voci Ora di inizio e Ora di fine.

Infine, fai tap sul pulsante , in alto a destra, per salvare le modifiche e attivare le risposte automatiche di Outlook.

Come impostare risposta automatica Outlook da iPhone

Outlook iPhone

Come dici? Vorresti impostare risposta automatica Outlook da iPhone (o iPad)? Anche in questo caso puoi farlo direttamente dalle impostazioni dell'app in questione e la procedura è pressoché identica a quanto ti ho indicato in precedenza per l'attivazione delle risposte automatiche su Android.

Per procedere, prendi dunque il tuo iPhone/iPad, avvia Outlook e fai tap sulla tua foto (o sulla lettera iniziale del tuo nome, se non hai personalizzato il tuo account Microsoft), in alto a sinistra. Premi, poi, sull'icona della rotella d'ingranaggio e fai tap sull'indirizzo email di tuo interesse tra quelle indicati nella sezione Account di posta elettronica.

Adesso, premi sulla voce Risposte automatiche presente nel box Impostazioni account, sposta la levetta accanto alla voce Risposte automatiche da OFF a ON e, nel campo Rispondi a tutti con, inserisci il testo che vuoi sia contenuto nelle email di risposta che verranno inviate automaticamente.

Se desideri attivare le risposte automatiche su Outlook solo per un periodo di tempo, sposta la levetta accanto all'opzione Rispondi durante un periodo di tempo da OFF a ON e, facendo tap sulle voci Ora di inizio e Ora di fine, specifica l'intervallo di tempo che preferisci.

Fatto ciò, non ti rimane altro che salvare le modifiche e attivare le risposte automaticamente premendo sul pulsante , in alto a destra. Semplice, vero?

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.