Come impostare risposta automatica Outlook
Hai organizzato le tue vacanze e sarai fuori città per alcuni giorni. Ormai è tutto pronto, manca però soltanto una cosa: avvisare i colleghi e i clienti che non ci sarai in quei giorni e non potrai rispondere a nessuna delle loro email. Ti sembra un lavoro lungo, dico bene? In realtà non è così, in quanto puoi risolvere tramite la funzionalità di risposta automatica delle caselle di posta elettronica. Così facendo, chiunque dovesse contattarti riceverà una risposta da te programmata, nella quale avviserai che non sei al momento disponibile.
Bene! Scommetto che è proprio quello che stavi cercando. Come dici? Hai una casella di posta Outlook e vuoi sapere se questa funzionalità è disponibile? La risposta è affermativa e fra qualche istante ti spiegherò come attivarla. Nella guida di oggi, infatti, ti illustrerò come impostare risposta automatica Outlook da computer, sia usando il software per Windows e macOS che procedendo dalla versione Web del servizio, smartphone e tablet.
Se è proprio quello che volevi sapere, non perdiamo altro tempo prezioso e vediamo insieme come procedere. Mettiti comodo, ritagliati cinque minuti di tempo libero e segui le indicazioni che sto per darti. Così facendo, ti assicuro che riuscirai a impostare le risposte automatiche su Outlook senza riscontrare alcun tipo di problema. Buona lettura e in bocca al lupo per tutto!
Indice
- Come impostare risposta automatica Outlook su Windows
- Come impostare risposta automatica Outlook Mac
- Come impostare risposta automatica Outlook Web
- Come impostare risposta automatica Outlook da cellulare
Come impostare risposta automatica Outlook su Windows
Se utilizzi un PC Windows e vuoi impostare la risposta automatica su Outlook, sarai felice di sapere che puoi farlo sia dalla versione del client inclusa nell'abbonamento Microsoft 365 sia dalla nuova app di Outlook.
Di seguito ti spiegherò nel dettaglio come procedere in entrambi i casi, così potrai scegliere la procedura più adatta alla versione del programma che hai installato sul tuo computer.
Come impostare risposta automatica Outlook 365
Se hai PC Windows e usi la versione del client inclusa nell'abbonamento Microsoft 365, avvia l'applicazione in oggetto, clicca sull'opzione File collocata nel menu in alto e, nella schermata Informazioni account, per prima cosa seleziona l'account di posta elettronica per il quale intendi attivare le risposte automatiche.
Fatto ciò, sempre dalla stessa schermata, fai clic sulla voce Risposte automatiche, apponi il segno di spunta accanto all'opzione Invia risposte automatiche e inserisci il messaggio che intendi inviare automaticamente nel campo Messaggi di risposta automatica da inviare una sola volta a ogni mittente.
Quest'operazione è particolarmente utile quando hai bisogno di sapere come impostare risposta automatica Outlook per ferie, poiché ti consente di avvisare colleghi e clienti della tua temporanea assenza in modo del tutto automatico.
Se lo desideri, attivando l'opzione Invia solo all'interno dell'intervallo di tempo e usando i menu a tendina Ora di inizio e Ora di fine, puoi attivare le risposte automatiche esclusivamente per il periodo di tempo indicato, in modo da essere sicuro che questa funzionalità si avvii e si concluda anche se non hai la possibilità di accedere alla tua casella di posta elettronica per la disattivazione manuale.
Cliccando, invece, sul pulsante Regole, puoi creare delle vere e proprie regole che permettono di stabilire in quali occasioni inviare una risposta automatica e creare anche dei modelli di risposta.
Per esempio, se vuoi rispondere automaticamente a un singolo contatto, clicca sulla voce Regole e inserisci il suo indirizzo email nel campo apposito (o premi sulla voce Da per selezionarlo dai tuoi contatti). Inoltre, puoi scegliere se rispondere quando l'email è indirizzata a te (Direttamente a me) o anche quando sei in copia (Cc a me) e quando l'oggetto e/o il corpo del messaggio contengono determinate parole.
Per tutte le regole create, puoi scegliere se rispondere (Rispondi con) con anche la possibilità di creare un modello di risposta personalizzato (Modello), se inoltrare l'email ricevuta a un altro indirizzo email (Inoltra), se spostare il messaggio in una determinata cartella della tua casella di posta elettronica (Sposta in) e molto altro ancora.
Dopo aver creato una nuova regola, clicca sul pulsante OK e, se lo desideri, premi sulla voce Aggiungi, per creare altre regole. Infine, fai clic sul pulsante OK per due volte consecutive, per salvare le modifiche e attivare le risposte automatiche.
Ti segnalo che accedendo nuovamente alla schermata Informazioni account e cliccando sul pulsante Disattiva relativa all'opzione Risposte automatiche, puoi disattivare le risposte automatiche e le eventuali regole che hai creato.
Come impostare risposta automatica Outlook nuovo
Se utilizzi la nuova versione di Outlook, ovvero l'app contrassegnata come Outlook (new), la procedura per impostare le risposte automatiche è leggermente diversa ma altrettanto semplice. Per prima cosa, avvia l'applicativo premendo sull'apposita icona presente sul Desktop, nella barra delle applicazioni o nel menu Start, dopodiché fai clic sull'icona dell'ingranaggio in alto a destra per accedere alle impostazioni del programma.
A questo punto, seleziona la voce Account dalla barra laterale e poi fai clic sull'opzione Risposte automatiche. Se hai configurato più di un account Microsoft sull'applicazione, seleziona quello a cui desideri applicare le impostazioni tramite il menu a tendina accanto alla voce Queste impostazioni vengono applicate a livello di account. Ora, attiva la funzionalità spostando su ON la levetta dedicata accanto alla voce Attiva le risposte automatiche.
Arrivato a questo punto, non ti resta che configurare la risposta automatica come meglio preferisci. Innanzitutto, digita il messaggio da inviare automaticamente ogni volta che ricevi un'email da un qualsiasi mittente nel riquadro di testo che trovi in basso e formattalo a tuo piacimento usando gli strumenti disponibili.
Successivamente, se vuoi attivare le risposte automatiche solo per le email ricevute in uno specifico intervallo di tempo, apponi il segno di spunta accanto all'opzione Invia risposte solo durante un periodo di tempo e imposta la data e l'orario di inizio e conclusione di questa operazione automatizzata tramite i menu a tendina Ora di inizio e Ora di fine.
Attivando quest'ultima opzione, puoi impostare anche alcune regole relative al calendario di Outlook che verranno applicate durante il periodo di tempo indicato in precedenza: Blocca il mio calendario per questo periodo per bloccare totalmente il calendario; Rifiuta automaticamente i nuovi inviti per eventi durante questo periodo per rifiutare automaticamente gli inviti a eventi e Rifiuta e annulla le mie riunioni durante questo periodo per rifiutare nuove riunioni e annullare quelle già programmate.
Ti sarà utile sapere che puoi anche scegliere se attivare le risposte automatiche per tutte le email in entrata o solo per quelle provenienti dai tuoi contatti. In quest'ultimo caso, apponi il segno di spunta accanto all'opzione Invia le risposte solo ai contatti.
Dopo aver configurato tutti i parametri sopra menzionati, premi sul pulsante Salva, in basso a destra, per salvare le modifiche. In caso di ripensamenti, puoi disattivare le risposte automatiche accedendo nuovamente alla sezione Risposte automatiche e spostando la levetta accanto alla voce Risposte automatiche attivate da ON a OFF.
Come impostare risposta automatica Outlook Mac
Per impostare una risposta automatica su Outlook per Mac, avvia l'applicazione in oggetto, fai clic sul menu Strumenti collocato in alto, seleziona l'opzione Risposte automatiche… dal menu apertosi e, nella nuova schermata visualizzata, seleziona l'account Microsoft tramite il menu a tendina posto in corrispondenza di Account.
Una volta fatto ciò, attiva la funzionalità spostando su ON la levetta in corrispondenza della voce Invia risposte automatiche. A questo punto, digita il messaggio di risposta automatica che desideri inviare nel campo di testo dedicato.
Se vuoi limitare le risposte automatiche solo ai mittenti che fanno parte della tua rubrica, aggiungi la spunta alla voce Invia solo ai Contatti personali. Quando hai terminato la configurazione, premi sul bottone x in alto a sinistra per chiudere la finestra e salvare le modifiche apportate.
Infine, se vuoi attivare le risposte automatiche per un periodo di tempo stabilito, clicca sul pulsante Imposta in corrispondenza di Invia risposte solo in un periodo di tempo specificato, premi sul quadrato vuoto accanto a Periodo per aggiungere una spunta e specifica le date e gli orari di tuo interesse nei campi in corrispondenza di Inizio e Fine.
Inoltre, se desideri bloccare il calendario nel periodo specificato, attiva la funzionalità spostando su ON la levetta in corrispondenza della voce Blocca il mio calendario per questo periodo. Puoi anche aggiungere un nome all'evento in questione sfruttando l'apposito campo (es. Fuori sede). Quando hai terminato, premi sul pulsante Salva per salvare le modifiche.
Come impostare risposta automatica Outlook Web
Anche la procedura per impostare risposta automatica Outlook Web è piuttosto semplice. Infatti, pure in questo caso, non devi far altro che accedere alle impostazioni della tua casella di posta elettronica e abilitare l'opzione che permette di rispondere automaticamente ai messaggi ricevuti.
Per procedere, avvia il browser che usi solitamente per navigare su Internet (es. Google Chrome) e collegati al sito ufficiale di Outlook.
Adesso, fai clic sul pulsante Accedi, inserisci il tuo indirizzo email nel campo apposito e premi sulla voce Avanti. Digita, poi, la password associata al tuo account Microsoft nel campo Password e clicca nuovamente sul pulsante Accedi, per accedere a Outlook.
Una volta effettuato l'accesso, i passaggi da seguire sono praticamente identici a quelli che ti ho illustrato nel capitolo dedicato al nuovo Outlook per Windows. L'unica differenza riguarda il fatto che con la versione online è possibile gestire un solo account Microsoft alla volta, per cui non avrai bisogno di selezionare l'account dal menu a tendina.
Come impostare risposta automatica Outlook da cellulare
Se ti stai chiedendo se è possibile impostare la risposta automatica su Outlook da smartphone e tablet, sarai contento di sapere che è possibile farlo usando l'app del celebre servizio di posta elettronica per dispositivi Android (anche su store alternativi per i device senza servizi Google) e iPhone/iPad. Trovi tutto spiegato nel dettaglio proprio qui sotto.
Android
Per impostare risposta automatica Outlook da app, prendi il tuo device Android, avvia l'applicazione in questione, premi sulla tua foto (o sulla lettera iniziale del tuo nome, se non hai personalizzato il tuo account Microsoft), in alto a sinistra, e sfiora l'icona della rotella d'ingranaggio in basso a sinistra, per accedere alle Impostazioni di Outlook. Se vuoi sapere come impostare risposta automatica Outlook app, i passaggi sono davvero molto semplici e te li illustro qui di seguito.
Dopodiché, nella sezione Impostazioni rapide, fai tap sulla voce Risposte automatiche e sposta la levetta accanto all'opzione Risposte automatiche da OFF a ON, in modo da attivare questa funzionalità, sotto l'account Microsoft su cui agire.
Così come ti ho indicato in precedenza per impostare la risposta automatica su Outlook da computer, anche in questo caso puoi personalizzare il messaggio di risposta da inviare automaticamente inserendolo il testo di tuo interesse nel campo visibile sotto alla voce Rispondi a tutti con. Ricordati di fare tap sulla spunta in alto a destra per effettuare il salvataggio.
Inoltre, apponendo il segno di spunta accanto alla voce Rispondi durante un periodo di tempo, puoi attivare le risposte automatiche per il periodo di tempo che preferisci specificando data e orario di tuo interesse nei campi sotto alle voci Ora di inizio e Ora di fine.
Puoi anche fare tap sulla voce Blocca il mio calendario per attivare la funzionalità che crea un evento per questo periodo che ti mostra come fuori sede. Se lo desideri, compila il campo Aggiungi titolo per dare un nome all'evento. Premi, poi, sulla voce Deseleziona il mio calendario per rifiutare e annullare le riunioni durante questo periodo.
Infine, sfiora la spunta in alto a destra per salvare le modifiche e attivare le risposte automatiche di Outlook.
iOS/iPadOS
Come dici? Vorresti impostare risposta automatica Outlook da iPhone (o iPad)? Anche in questo caso puoi farlo direttamente dalle impostazioni dell'app in questione e la procedura è pressoché identica a quanto ti ho indicato in precedenza per l'attivazione delle risposte automatiche sul “robottino verde”.
Per procedere, prendi dunque il tuo iPhone/iPad, avvia Outlook e fai tap sulla tua foto (o sulla lettera iniziale del tuo nome, se non hai personalizzato il tuo account Microsoft), in alto a sinistra.
Premi, poi, sull'icona della rotella d'ingranaggio in basso a sinistra e fai tap sulla voce Risposte automatiche nella sezione Impostazioni rapide.
Ora, individua il tuo indirizzo di posta elettronica e fai tap sulla levetta OFF di Risposte automatiche per attivarla. Successivamente, tocca la voce Rispondi a tutti con e inserisci il testo che vuoi sia contenuto nelle email di risposta che verranno inviate automaticamente. Quando hai terminato, premi sulla freccia sinistra in alto a sinistra per tornare indietro.
Se desideri attivare le risposte automatiche su Outlook solo per un periodo di tempo, fai tap sulla voce Rispondi entro un intervallo di tempo e attiva la funzionalità spostando su ON la levetta in corrispondenza della voce Rispondi entro un intervallo di tempo. Dopodiché, specifica l'intervallo di tempo che preferisci tramite i campi accanto a Ora di inizio e Ora di fine.
Se lo desideri, puoi anche creare un evento per questo periodo che ti mostra come fuori sede tramite la voce Blocca calendario personale e rifiutare e annullare le riunioni durante il periodo selezionato tramite Deseleziona il mio calendario. Premi sulla freccia sinistra in alto a sinistra per tornare indietro.
Fatto ciò, non ti rimane altro che salvare le modifiche e attivare le risposte automaticamente premendo sulla spunta in alto a destra. Semplice, vero?
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
