Come fare backup Outlook
Sei preoccupato di perdere tutte le tue preziose email, i contatti e gli appuntamenti salvati in Outlook? Capita a molti di avere dubbi su come proteggere questi importanti dati, specialmente se utilizzi diverse piattaforme come Windows, macOS o anche la versione Web. E cosa succede se volessi fare backup da dispositivi Android o iOS/iPadOS? Non temere, qui di seguito ti parlerò di cosa puoi fare.
In questa mia guida, infatti, ti mostrerò come fare backup Outlook in tutti questi scenari. Che tu sia un utente Windows, un affezionato di macOS, un abbonato a Microsoft 365, un utilizzatore del servizio Web di Outlook o, ancora, uno che usa la vecchia versione di Outlook, troverai i passaggi dettagliati per assicurarti che i tuoi dati siano sempre al sicuro. Inoltre, scopriremo insieme se è possibile eseguire il backup da Android e iOS/iPadOS.
Sei pronto a diventare un esperto nei backup di Outlook? Perfetto, allora mettiti bello comodo, prenditi giusto cinque minuti tutti per te e iniziamo con questo tutorial. Buona lettura e buon lavoro!
Indice
Come fare backup Outlook da PC
Cominciamo questo articolo andando a vedere come fare backup Outlook da PC: parleremo di Windows, macOS, della versione Web di Outlook e anche della versione Classic di Outlook.
Come fare backup Outlook da Windows
Stai usando la nuova versione di Outlook su Windows e hai un abbonamento a Microsoft 365 attivo? Benissimo, allora, prima di iniziare, ci tengo a fare una sola premessa: in questo caso, al fine di effettuare il backup, è necessario avere un abbonamento a Microsoft 365 attivo, dunque, il backup non è disponibile nella versione gratuita del nuovo Outlook. Ti ricordo, comunque, che puoi attivare una prova gratuita di Microsoft 365 senza obbligo di rinnovo.
Detto questo, dopo aver aperto il client desktop di Outlook, premi sull'icona dell'ingranaggio in alto a destra, vai alla voce File di dati sulla sinistra e poi premi su Esporta.
A questo punto, premi su Attività iniziali e poi seleziona la casella di posta di tuo interesse nell'elenco proposto, se desideri esportare tutto, altrimenti, potresti anche selezionare una singola cartella oppure una singola sezione. Fatto ciò, premi su Avanti. Adesso decidi come gestire gli elementi duplicati e se impostare un intervallo di tempo degli elementi da esportare, dopodiché, premi su Avanti.
Arrivato fin qui, premi su Scegli file e decidi in quale punto del tuo PC esportare il file .pst contenente il tuo backup. In questa fase, se lo desideri, puoi anche impostare una password per rendere il tuo backup più sicuro. Sempre nella stessa schermata, puoi inoltre decidere se copiare i file o se spostarli (in quest'ultimo caso verranno eliminati dalla tua casella di posta) e puoi anche impostare tale esportazione come ricorrente spuntando l'apposita casella in basso. Finita questa parte, puoi premere su Esporta in basso a destra.
Considera che questo processo potrebbe durare un po' a seconda di quanti file stai esportando. Al termine, recandoti nella cartella scelta per il salvataggio, troverai il file di backup appena realizzato.
Come fare backup Outlook: Mac
Ti stai chiedendo come fare backup Outlook con Mac? In questo caso devo dirti che, nel momento in cui scrivo questa guida, non è possibile eseguire il backup tramite la nuova versione di Outlook, tuttavia, è possibile farlo tramite la versione Legacy e ti spiego come puoi riuscirci proprio nel prossimo capitolo di questo articolo.
Come fare backup con Outlook Classic
Stai usando Outlook Classic? Benissimo, allora vediamo come puoi fare il backup sia su Windows che su macOS senza avere necessariamente un abbonamento attivo a Microsoft 365.
Partendo da Windows, apri Outlook, clicca sul menu File in alto a sinistra e premi sulla voce Apri ed esporta. Dalla schermata che compare, clicca quindi su Importa/esporta, scegli l'opzione Esporta in un file e premi sul pulsante Avanti.
Nel passaggio successivo, seleziona File di dati di Outlook (pst) e clicca ancora una volta su Avanti. Tramite la schermata che compare, seleziona le cartelle di posta elettronica da includere nel backup. Cliccando sul tuo indirizzo email in alto verranno esportate tutte le cartelle disponibili (es. Posta in arrivo, Bozze, Posta inviata, Posta eliminata, Attività, Calendario, Contatti e così via).
In alternativa, se ad esempio vuoi esportare soltanto la cartella Posta in arrivo, premi su di essa. Puoi scegliere anche se includere o meno le sottocartelle applicando o togliendo la spunta alla voce Includi sottocartelle (è applicata di default).
In aggiunta, cliccando sul pulsante Filtro…, puoi filtrare ulteriormente le email che vuoi esportare utilizzando le varie opzioni proposte. Ad esempio, c'è l'opzione Cerca il testo con cui poter filtrare i vari messaggi di posta elettronica in base a una parola chiave. Ricordati di cliccare sul pulsante OK per applicare gli eventuali filtri attivati.
Una volta impostato tutto correttamente, premi sul pulsante Avanti per proseguire. Nella finestra che compare, puoi scegliere dove salvare il file .pst esportato. Premi sul pulsante Sfoglia… e imposta la cartella di backup desiderata.
Una volta selezionata, premi su OK per tornare alla schermata precedente. Nella sezione Opzioni, trovi tre opzioni che permettono di sostituire i duplicati con gli elementi esportati, consentire la creazione di elementi duplicati oppure non esportare elementi duplicati. Scegli quella che ritieni più opportuna premendo sul pallino vuoto dedicato.
Infine, clicca sul bottone Fine e, se lo desideri, imposta una password per rendere più sicuro il tuo backup. Considera che questo processo potrebbe durare un po' a seconda di quante email ci sono nella cartella o nelle cartelle selezionate. Ad ogni modo, puoi seguire la procedura tramite la finestra proposta.
Come dici? Hai un Mac? In questo caso devi avvalerti della versione Legacy di Outlook (dai un'occhiata alla mia guida su come tornare al vecchio Outlook se hai bisogno di sapere come fare).
Detto ciò, una volta che sei davanti all'interfaccia di Outlook Legacy, clicca sulla voce File nel menu in alto e premi su Esporta. Scegli ora quali elementi esportare tra quelli proposti e premi su Continua. Ora scegli un nome da dare al file di backup e scegli anche dove salvarlo, dopodiché, premi su Salva e su Fine.
Arrivato a questo punto, troverai semplicemente il file esportato con estensione .olm nella cartella da te designata.
Come fare backup Outlook Web
Utilizzi Outlook da browser? Beh, allora in questo caso devo comunicarti che non è possibile eseguire il backup direttamente dall'interfaccia Web di Outlook. Tuttavia, ciò che puoi fare è utilizzare la versione desktop ed eseguire il backup proprio come ti ho spiegato nelle righe precedenti di questa mia stessa guida.
Come fare backup Outlook: Android e iOS/iPadOS
Purtroppo, l'app di Microsoft Outlook per Android (disponibile anche su store alternativi) e iOS e iPadOS non integra una funzione per poter effettuare il backup delle proprie email. Tuttavia, puoi salvare i singoli messaggi che ti interessano come file PDF sfruttando la stampante virtuale PDF predefinita.
Partendo, se usi Android, apri Outlook e individua il messaggio di posta elettronica che desideri salvare in PDF. Puoi aiutarti anche con la funzione di ricerca, pigiando sulla lente di ingrandimento in alto a destra. Una volta individuata e aperta, fai tap sui tre puntini verticali che trovi in corrispondenza del mittente (oppure sotto la data) e scegli Stampa dal menu che compare.
A questo punto, pigia su Seleziona stampante presente sopra e scegli Salva come PDF dal menu proposto. Non ti resta che premere sull'icona PDF, selezionare la cartella in cui salvare il backup dell'email e pigiare sul pulsante Salva.
Su iPhone e iPad, invece, bisogna seguire dei passaggi leggermente diversi. Innanzitutto, apri Microsoft Outlook e l'email di tuo interesse, quindi premi sui tre puntini orizzontali in basso a destra e scegli Stampa dal menu che compare.
Fatto ciò, fai tap sul quadrato con la freccetta rivolta verso l'alto (l'icona condividi) e poi scegli Salva su File per salvare il PDF sull'iPhone/iPad, su iCloud oppure scegli un'altra soluzione se, ad esempio, vuoi inviarlo tramite WhatsApp, Telegram, AirDrop, Gmail e così via.
Per avere comunque maggiori informazioni, ti consiglio di leggere il mio tutorial su come salvare la posta elettronica su smartphone e tablet. Infine, se vuoi soltanto sapere come esportare la rubrica di Outlook, allora troverai tutti i passaggi da seguire per farlo senza troppe difficoltà nella guida che ti ho appena indicato.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
