Come fare il backup di Hotmail, Gmail e Yahoo!

di Salvatore Aranzulla

Tra i vari servizi email che utilizzi per fini lavorativi e personali ci sono Hotmail, Gmail e Yahoo!. Dal momento che le tue caselle di posta elettronica contengono messaggi importanti, vorresti creare delle copie di sicurezza per evitare di perderli, ma non sai come riuscirci. Non preoccuparti, se vuoi posso darti una mano io!

Nei prossimi paragrafi di questa guida, infatti, avrò modo di illustrarti nel dettaglio come fare il backup di Hotmail, Gmail e Yahoo! utilizzando a tale scopo sia delle funzioni disponibili in alcuni di questi servizi che sfruttando al meglio della applicazioni di terze parti che sono semplicissime da utilizzare.

Allora, sei pronto per iniziare? Sì? Molto bene: mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo di cui hai bisogno per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi e, cosa ancora più importante, cerca di seguire passo-passo le “dritte” che ti darò. Ti auguro buona lettura!

Informazioni preliminari

Come impostare posta elettronica su PC

Prima di entrare nel dettaglio di questa guida, permettimi di fornirti alcune informazioni importanti su come fare il backup di Hotmail, Gmail e Yahoo!.

Innanzitutto, ci tengo a dirti che se desideri effettuare il backup dell’account Gmail, hai a disposizione sia una funzione ad hoc messa a disposizione da Google, sia dei programmi di terze parti. Per quanto riguarda Hotmail e Yahoo!, invece, dovrai affidarti esclusivamente a soluzioni di terze parti perché, a differenza di Gmail, non integrano funzioni specifiche per effettuare il backup dei messaggi che ospitano.

Per quanto riguarda la procedura di backup della propria casella di posta, farla è molto utile perché permette di salvare in locale i messaggi inviati e ricevuti ed eventualmente anche altre impostazioni specifiche che riguardano il proprio account, così da importare (se necessario) questi dati su altri PC e/o per conservarne una copia di sicurezza in locale.

Come fare il backup di Hotmail

Outlook.com

Come ti accennavo qualche riga più su, se vuoi fare il backup di Hotmail, devi necessariamente rivolgerti a soluzioni di terze parti, come i software che trovi elencati più avanti, perché Outlook.com (il servizio che ha preso il posto di Hotmail) al momento non integra una funzione per creare copie di sicurezza del contenuto presente nella propria casella di posta.

Come fare il backup di Gmail

Backup Gmail

Se vuoi fare il backup di Gmail, sappi che puoi riuscirci utilizzando un’apposita funzione accessibile dalla pagina relativa alla gestione del proprio account Google. Per procedere, recati dunque su questa pagina Web, accedi al tuo account Google (se necessario) e deseleziona tutte le voci che hanno il segno di spunta, lasciando selezionata soltanto quella relativa a Gmail (ovviamente, se vuoi includere anche gli altri dati nel backup, puoi lasciare selezionate le voci in questione), dopodiché clicca sul pulsante Passaggio successivo posto in fondo alla pagina.

Nella pagina che si apre, personalizza il formato dell’archivio che vuoi salvare, selezionando il metodo di recapito (es. Invia tramite email il link per il download), scegliendo il tipo di esportazione (es. Un solo archivio o Esportazioni pianificate ogni due mesi per un anno), seleziona il tipo di file dell’archivio (es. .zip) e le sue dimensioni (da 2GB fino a un massimo di 50 GB).

Per concludere l’operazione, clicca sul pulsante azzurro Crea archivio situato in fondo alla pagina e attendi che l’operazione venga portata a termine. Una volta che l’archivio verrà creato, clicca sul link che hai ricevuto via email, pigia sul pulsante Scarica l’archivio, attendi che venga portato a termine il download dell’archivio contenente il backup del tuo account Gmail ed estraine il contenuto per trovare tutti i tuoi messaggi.

A meno che tu non abbia modificato qualche impostazione in fase di creazione dell’archivio, al termine dello scaricamento dovresti ottenere un file in formato .zip. Se usi Windows, aprilo facendo clic destro su di esso, selezionando poi la voce Estrai tutto nel menu che si apre e selezionando la cartella in cui esportare il contenuto presente al suo interno cliccando prima sul pulsante Sfoglia (per selezionare la cartella di destinazione) e poi Estrai. Su Mac, invece, fai clic destro sul file e poi seleziona la voce Apri nel menu contestuale.

A questo punto, apri la cartella Mail contenuta nell’archivio e il gioco è fatto. Potrai aprire i file in formato .mbox presenti all’interno della cartella per visualizzare i messaggi di posta che hai esportato. Ci sono vari software che permettono di fare ciò, tra cui Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird ed Apple Mail, come ti ho mostrato in quest’altra guida.

Come fare il backup di Yahoo!

Yahoo! Mail

Se desideri fare il backup di Yahoo!, vale quanto ti ho detto per Hotmail: dal momento che il servizio non integra una funzione ad hoc per creare copie delle proprie email, non hai altra scelta che rivolgerti a uno dei programmi per fare il backup delle email elencati più avanti.

Programmi per fare backup email

Ci sono vari programmi per fare il backup delle email ai quali puoi affidarti, sia per Windows che per macOS. Di seguito ti illustro alcuni che dovresti prendere attentamente in considerazione.

Amic Email Backup (Windows)

Backup email Windows

Se usi un PC Windows, ti consiglio di provare Amic Email Backup: un software che consente di creare il backup delle email inviate e ricevute tramite i principali client di posta. Ti segnalo che è possibile testarne tutte le funzionalità per un periodo di prova di 15 giorni ma, per continuare a usarlo, bisogna acquistarne la licenza al costo di 39,95 dollari.

Per scaricare Amic Email Backup, recati su questa pagina, clicca sul pulsante Download now situato in alto a sinistra e attendi che venga avviato lo scaricamento automatico del programma (qualora ciò non avvenisse, fai clic sul link restart the download per farlo partire “manualmente”). A download completato, apri il file .exe che hai ottenuto, clicca sul pulsante Sì e poi premi sui bottoni, OK, Avanti per quattro volte di seguito, Installa e Fine.

Dopo aver installato e avviato Amic Email Backup, fai clic sulla voce Continue presente nella finestra di benvenuto e, se necessario, provvedi a tradurre l’interfaccia del software in italiano cliccando prima sulla scheda Options, poi sul menu a tendina Language e, quindi, selezionando la voce Italiano. Dopodiché clicca sul pulsante Salva, in modo tale da salvare le modifiche appena fatte.

Ora, per creare il backup delle tue email, fai clic sulla scheda Salva situata in alto a sinistra, seleziona il client di tuo interesse dalla barra laterale posta sulla sinistra (es. MS Outlook), clicca sul pulsante (…) situato sotto la voce Salva in, per selezionare la cartella dove salvare i dati, e clicca sul pulsante Crea il salvataggio!, per dare conferma e avviare il download della posta.

Nel caso in cui volessi ripristinare le email di cui hai effettuato il backup, non devi far altro che fare doppio clic sulla copia di sicurezza che è stata creata dal programma e, nella finestra che si apre, cliccare su Continue, poi su Avanti (per tre volte di seguito) e, infine, su Esci. Più semplice di così?

Mail Backup X (Windows/macOS)

Backup email

Mail Backup X è un altro programma che ti consiglio di provare per creare backup delle email. È disponibile per Windows (a partire da Windows 8) e per macOS. Permette di eseguire il backup automatico e manuale delle email ricevute e inviate in vari client e servizi di posta (tra cui Gmail e Yahoo!) ed è alquanto semplice da adoperare. Costa 79 dollari, ma è possibile testarne le funzionalità per 15 giorni a costo zero.

Per servirtene, scarica il programma sul tuo computer collegandoti alla sua pagina di download e cliccando prima sul pulsante Download Now e poi, nella pagina che si apre, sul pulsante Download Now situato in corrispondenza del sistema operativo installato sul tuo PC.

A download completato, se usi Windows, apri il file .exe che hai ottenuto, clicca sul pulsante Next per tre volte di seguito e poi sui pulsanti Sì, Install e Close, per concludere il setup.

Se usi un Mac, invece, apri il pacchetto .dmg che hai ottenuto e fai doppio clic sul file .pkg che si trova al suo interno, in modo tale da avviare la procedura d’installazione dell’applicazione. Nella finestra che si apre, fai clic sui pulsanti Continua e Installa, inserisci la password del tuo account utente macOS e, infine, clicca sui pulsanti Installa software e Chiudi.

Adesso, sempre su Mac, avvia l’applicazione recandoti nella cartella Applicazioni del computer, facendo clic destro sopra la sua icona e selezionando la voce Apri dal menu che si apre (per due volte consecutive), così da “scavalcare” le restrizioni imposte da Apple verso i software provenienti da sviluppatori non certificati.

Dopo aver installato e avviato email Backup X, clicca sul pulsante Agree presente nella sua finestra di benvenuto, così da accettare le condizioni d’uso del software e poi fai clic sul pulsante Start Trial per avviare la prova gratuita di 15 giorni.

Adesso, clicca sul pulsante OK e, nella finestra principale dell’applicazione, seleziona l’opzione Setup a new backup profile, indica il client di posta elettronica o il servizio email per il quale desideri creare il backup e clicca sul pulsante Next. Digita, poi, i dati d’accesso e le altre informazioni necessarie per accedere alla tua casella di posta, clicca sul pulsante Next e assicurati che tutte le cartelle di cui intendi effettuare il backup siano selezionate, altrimenti fallo tu “manualmente”.

A questo punto, clicca sul pulsante Chose a backup schedule e decidi se effettuare il backup delle email in maniera automatica, manuale o ricorrente, tramite la sezione Storage Locatons situata in alto specifica la posizione di destinazione del backup e, infine, clicca sul puslante Done.

Una volta che avrai portato a termine il backup, potrai importare, leggere e gestire le tue email semplicemente selezionando l’opzione Import Data from an existing file o Restore exported profile dalla finestra che ti verrà proposta al primo avvio del software. Semplice, vero?

Altri programmi per fare backup email

Mozilla Thunderbird

Ci sono anche altri programmi per fare backup email che meritano di essere presi in considerazione. Di seguito ne trovi elencati alcuni che sono certo ti saranno utili per portare a termine l’operazione in oggetto.

Mozilla Thunderbird (Windows/macOS/Linux) — si tratta di un famosissimo client email gratuito e open source, che integra anche un’utilissima funzione che consente di salvare in locale i messaggi della propria casella di posta. Maggiori info qui.
Outlook Express Backup (Windows) — è un’applicazione gratuita per Windows che permette di effettuare il backup da Outlook intervenendo su messaggi e anche su altri aspetti delle proprie caselle, tra cui la rubrica, le impostazioni del browser, le regole per le email e quant’altro.
Email Archiver Pro (macOS) — è un programma per Mac che permette di effettuare il backup dei messaggi ricevuti e inviati tramite Apple Mail, memorizzandoli come file PDF. Costa 39,99 euro, ma è possibile testarne le funzionalità per un breve periodo di prova.
Horcrux Email Backup (macOS) — è un’altra applicazione per Mac che permette di effettuare il backup delle email su qualsiasi account con supporto al protocollo IMAP. Offre anche una feature che consente di ripristinare i messaggi su qualsiasi altro account lasciando inalterati i tag e la gerarchia delle cartelle. Costa 19,99 dollari, ma è possibile testarne le funzionalità per 30 giorni.

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.