Come scrivere una mail ad un ufficio pubblico
Hai la necessità di interfacciarti con un ufficio pubblico tramite la posta elettronica e non hai la più pallida idea di come riuscirci, in quanto non è una cosa che hai mai fatto prima d'ora. Scrivere non è proprio il tuo forte e l'idea di doverlo fare per comunicare con il personale di un ufficio della Pubblica Amministrazione ti manda in paranoia.
Se le cose stanno così, sappi che sarò ben felice di darti una mano a comprendere come scrivere una mail a un ufficio pubblico. Nelle prossime righe, avrò infatti modo di spiegarti alcune regole generali per redigere nel modo più corretto possibile un messaggio da recapitare via email a un qualsiasi ufficio pubblico, illustrandoti come scrivere l'oggetto, quali forme di saluto utilizzare, come scrivere il corpo del messaggio, e così via.
Potrebbe interessarti sapere, tra l'altro, che oggi esistono anche degli strumenti in grado di guidarti passo passo nella stesura dello specifico testo di tuo interesse, anche se questi vanno utilizzati con cognizione di causa. Detto ciò, non mi resta altro da fare, se non augurarti buona lettura e farti un grosso in bocca al lupo per tutto!
Indice
- Come farsi aiutare dall'IA a scrivere una mail a un ufficio pubblico
- Come scrivere una mail a un ente pubblico
- Come scrivere una mail a un ufficio
- Come scrivere una mail a un ufficio in inglese
Come farsi aiutare dall'IA a scrivere una mail a un ufficio pubblico
Dato che sei alla ricerca di indicazioni in merito a come scrivere una mail a un ufficio pubblico (cosa che puoi fare tramite PEC, se necessario), direi che potresti partire dalle più moderne possibilità tecnologiche a tua disposizione. Mi riferisco ai chatbot di intelligenza artificiale, che possono consentirti di “sbloccare” idee o comunque di ottenere una sorta di FAC simile da modificare poi manualmente. È infatti bene utilizzare l'IA mantenendo elevato il grado di privacy, ovvero “oscurando” i dati sensibili tramite dei segnaposto.
Fatte queste premesse, potrebbe farti piacere raggiungere, per esempio, il sito Web ufficiale di ChatGPT, digitando dunque un prompt simile a “Come posso scrivere una mail a un ufficio pubblico?” e dando Invio. Così facendo, vedrai che il chatbot ti mostrerà a schermo diverse formule che puoi pensare di utilizzare, a partire dall'oggetto. Nel caso in cui il risultato non ti soddisfi, puoi pensare di personalizzare la richiesta nelle modalità che ritieni più opportune.
Vedrai che, così facendo, riuscirai piano piano a comporre un testo di base da modificare poi manualmente, aggiungendo dunque in seguito i tuoi dati personali dove ci sono i segnaposto. Tieni comunque conto del fatto che l'IA può sempre commettere errori, dunque è importante verificare sempre i risultati ottenuti. Se noti la presenza di qualche errore (chiamato allucinazione in gergo tecnico), procedi dunque a correggerlo.
Ricordati, per il resto, che l'intelligenza artificiale può tornarti utile in molti contesti, sia per ottenere feedback su quanto già scritto (sempre ovviamente ricordandosi di “oscurare” i dati sensibili) che per fare un po' di brainstorming. Potrebbe per il resto interessarti consultare i miei tutorial relativi a come usare ChatGPT e sui servizi di intelligenza artificiale più validi per approfondire al meglio le possibilità a tua disposizione.
Come scrivere una mail a un ente pubblico
Al netto della possibilità di farsi aiutare dall'intelligenza artificiale, potrebbe farti piacere avere delle indicazioni pratiche per procedere da solo alla stesura del messaggio di posta elettronica in questione. Se ti stai chiedendo come scrivere una lettera a un ufficio pubblico o meglio come scrivere una mail formale a un ufficio, di seguito puoi dunque trovare tutti i dettagli del caso (ricordati sempre dell'eventuale questione PEC).
Oggetto
Partiamo dall'oggetto della mail. Si tratta del primo elemento che contraddistingue il tuo messaggio e che viene subito notato dal destinatario, ragion per cui è fondamentale che sia specifico e chiaro.
L'oggetto, infatti, ha la funzione di mettere il tuo interlocutore nelle condizioni di riuscire a identificare al volo il motivo per cui ha ricevuto da parte tua un'email. Ecco perché dovrebbe essere breve, semplice e quanto più chiaro ed esplicativo possibile.
Se, per intenderci, devi chiedere delle informazioni riguardo a certi documenti che hai richiesto a un ufficio del tuo Comune di residenza, l'oggetto potrebbe essere del tipo “Richiesta documenti [tipo di documenti] Sig. [tuo cognome e nome]” mentre se il tuo messaggio ha lo scopo di segnalare una problematica riscontrata con un servizio erogato dall'ufficio pubblico a cui stai scrivendo, l'oggetto potrebbe essere del tipo “Segnalazione problema [breve descrizione del problema]”. Potresti eventualmente pensare di trovare idee con l'IA.
Introduzione e corpo
Definito l'oggetto del messaggio, si può iniziare a pensare a introduzione e corpo del messaggio, a partire dal saluto iniziale con cui introdurre il tuo messaggio.
Per usare la formula più appropriata, pensa a chi stai per scrivere prestando attenzione a com'è strutturato l'indirizzo email dell'ufficio. Se questo è un indirizzo nominale (del tipo nomecognome@dominio.it), evidentemente stai scrivendo a un dipendente specifico dell'ufficio pubblico in questione; se si tratta di un indirizzo generico (es. ufficioanagrafe@dominio.it), ti stai per rivolgere all'intero ufficio di tuo interesse. Il saluto iniziale dovrà quindi essere adattato di conseguenza (e tra poco vedremo in che modo).
Una volta presa coscienza dell'effettivo destinatario del messaggio, scegli un saluto iniziale tra quelli usati generalmente nelle email di tipo formale, come ad esempio Spettabile (abbreviato Spett.le), Egregio, Gentile (o Gentilissimo, abbreviato Gent.mo).
Se stai scrivendo un'email indirizzata a una persona specifica, poi, aggiungi il titolo attribuibile a quest'ultima, ad esempio Dottore (Dott.) e Dottoressa (Dott.ssa) se stai parlando con una persona laureata (in qualsiasi materia), seguito dal cognome della persona in questione (ed eventualmente aggiungendo anche il suo nome di battesimo).
Se, invece, stai scrivendo a un indirizzo email generico, dopo il saluto iniziale, richiama il nome dell'ufficio a cui ti stai rivolgendo, usando formule del tipo Spett.le personale dell'ufficio [nome dell'ufficio]. Dopo il saluto, ricordati di apporre una virgola e andare accapo.
Proseguendo la stesura della mail, dovrai procedere andando a indicare una tua breve presentazione, così che chi leggerà il messaggio possa sapere qualche informazione in più su di te e, quindi, sul motivo per cui stai scrivendo il messaggio.
Per intenderci, se stai scrivendo all'ufficio “Randagismo” del tuo Comune di residenza per segnalare un elevato tasso di cani randagi che non ti fanno sentire tranquillo, potresti indicare nel messaggio la cosa, magari scrivendo qualcosa del tipo “Sono il/la Sig./Sig.ra [tuo nome e cognome] e sono residente in [tuo indirizzo]”. Una volta completata la presentazione, terminala con un punto e vai accapo.
Dopodiché è finalmente giunto il momento di passare al corpo propositivo del messaggio. Questa è la parte più importante dell'intera e-mail, in quanto è qui che andrai a scrivere tutte le eventuali richieste e a fornire le informazioni necessarie per comunicare con l'ufficio pubblico a cui ti stai rivolgendo. Ecco perché nello scrivere il messaggio è fondamentale che presti attenzione ai seguenti punti.
- Chiarezza: se non sei chiaro nelle tue richieste il personale dell'ufficio a cui ti stai rivolgendo potrebbe risponderti chiedendoti ulteriori informazioni, e questo porterebbe inevitabilmente ad allungare la tua attesa per ricevere ciò di cui hai bisogno. Ecco perché potresti iniziare il corpo propositivo del messaggio con frasi del tipo “Mi rivolgo al vostro ufficio perché…” o “Le scrivo riguardo a…” per poi passare direttamente al dunque.
- Correttezza grammaticale e punteggiatura: accertati di usare in modo corretto le principali regole di punteggiatura (non dico che devi scrivere un trattato da sottoporre all'Accademia della Crusca ma di rispettare quantomeno le regole "basilari). Ah, per quanto riguarda la punteggiatura, evita di usarla in modo inappropriato, omettendola del tutto oppure utilizzandola con una frequenza eccessiva.
- Semplicità: se da una parte è vero che devi indicare nel testo del messaggio tutte le informazioni necessarie per far capire al personale dell'ufficio qual è esattamente la tua richiesta, evita di essere ripetitivo e di mettere troppa “carne sul fuoco”, come si suol dire. In fin dei conti, “scrivere bene non è mettere tanto, ma togliere”, per cui una volta riletto il messaggio vai alla ricerca di eventuali frasi e concetti inutilmente ripetuti che potrebbero appesantire il testo e renderlo “fumoso”. Sempre riguardo alla semplicità, non usare termini o espressioni altisonanti, specialmente se non le conosci: potresti fare qualche brutta figura usando termini che non hanno niente a che fare con il contesto.
- Organizzazione dei paragrafi: una buona organizzazione mentale si riflette anche nel modo in cui organizzi i paragrafi del messaggio. Utilizzali per “staccare” concetti che sono slegati tra di loro e per alleggerire l'impatto visivo del messaggio.
- Segnalazione degli allegati: ricordati di elencare sempre (a fine messaggio) gli eventuali allegati inclusi nella mail spiegando il motivo e la natura di questi ultimi.
Per il resto, se hai dubbi specifici in merito a qualche parte del messaggio, ricordati che puoi sempre pensare di farti aiutare dall'intelligenza artificiale.
Saluti finali
Ci siamo quasi! Ora non ti rimane che passare al saluto finale utilizzando una formula che sia ben abbinata alla formula di saluto iniziale con cui hai introdotto il tuo messaggio.
Trattandosi di un messaggio di tipo formale, non hai chissà quale grande scelta nel concludere appropriatamente il messaggio. Molto semplicemente potresti utilizzare formule classiche del tipo “Distinti saluti”, “Cordialmente”, “Cordiali saluti”, e simili. Se hai dubbi, potresti anche in questo caso fare un po' di brainstorming con l'IA.
Al massimo, se proprio vuoi provare a incentivare una risposta da parte dell'ufficio (magari perché temi che possano tardare a risponderti), potresti usare una formula del tipo “In attesa di un suo cortese riscontro, le auguro buon lavoro” (se stai scrivendo a un destinatario in particolare) oppure “In attesa di avere ulteriori aggiornamenti, auguro al personale dell'ufficio [nome ufficio] buon lavoro”.
Subito dopo il saluto, metti una virgola e vai accapo. Dopodiché firmati con il tuo nome e cognome oppure con la tua firma completa, che comprenda quindi i tuoi recapiti e altre informazioni riguardanti la tua persona. Infine, rileggi interamente il messaggio, così da assicurarti di aver incluso tutte le informazioni necessarie e che questo sia corretto dal punto di vista lessicale e grammaticale, e invia la mail.
Come scrivere una mail a un ufficio
Se arrivato a questo punto ti stai ancora chiedendo come scrivere una mail indirizzata a un ufficio, per esempio perché non sei interessato a inviare una mail a un ente pubblico bensì a un'azienda, sappi che in realtà la questione è sempre simile. Si fa infatti riferimento anche in questo caso a una mail formale.
Ecco allora che, al netto della possibilità di farti seguire dall'intelligenza artificiale, potrebbe farti piacere approfondire anche quanto indicato nel mio post su come scrivere una email formale.
Come scrivere una mail a un ufficio in inglese
Come dici? Hai bisogno di scrivere una mail in inglese ma non sei molto pratico con la lingua? Se è così che stanno le cose, sappi che, al netto della possibilità di farti guidare un po' dall'IA, potrebbe farti piacere avere a disposizione qualche indicazione di base.
A tal proposito, ecco che la prima cosa a cui pensare è indubbiamente l'oggetto, o meglio la subject line. In questo contesto è sempre bene cercare di far capire, in poche parole, qual è il contenuto dell'email, anche se potresti sapere che in inglese è bene utilizzare sempre le maiuscole all'inizio di ogni parola della subject line, a eccezione di preposizioni, articoli e congiunzioni con meno di quattro lettere. Questo è valido per le mail formali: un esempio pratico è “Information About the Company” (informazioni sull'azienda).
Per quel che riguarda l'introduzione, per i saluti iniziali puoi utilizzare una forma come Dear Company, nel caso in cui tu stia scrivendo a un'azienda (ma dipende dal contesto). Un'altra forma che potresti reputare interessante è To whom it may concern (a chi di competenza). Puoi pensare di utilizzare questo tipo di forma anche nel caso di email multiple, ma mi raccomando: dopo il saluto iniziale inserisci una virgola e in seguito vai accapo.
Dopodiché puoi iniziare con il corpo del messaggio. Potrebbe a tal proposito farti piacere iniziare con frasi come “I am writing to enquire about…” (le/vi sto scrivendo per informarvi su…) o ancora “I am contacting you for the following reason” (la/vi sto contattando per il seguente motivo), procedendo in seguito a includere tutte le informazioni necessarie. Ricordati sempre però che anche in inglese informale non esiste il lei, dunque puoi tranquillamente usare il tu. Questo sia che tu stia scrivendo a un amico di lunga data che al Presidente degli USA (ma occhio in quel caso!). Per maggiori dettagli sull'argomento in questione, puoi fare riferimento al mio post relativo a come si inizia una mail in inglese.
Dopo aver terminato di scrivere anche il corpo dell'email, sarà giunta l'ora di passare ai saluti finali per chiudere l'email in questione. Potrai innanzitutto utilizzare delle frasi di chiusura che possano spronare il lettore ad agire. Ecco allora che potrebbe farti piacere utilizzare delle formule come “Thank you in advance” (ringraziandola/vi anticipatamente) e “I look forward to hearing from you” (aspetto sue/vostre notizie).
Fatto questo, potresti in seguito passare ai saluti finali veri e propri e utilizzare forme come “Sincerely”, che sarebbe una sorta di nostro “Cordialmente”. Un altro saluto che potrebbe fare al caso tuo è “Kind regards”, ovvero una sorta di “Cordiali saluti”. In seguito ai saluti, inserisci una virgola, vai accapo e posiziona la tua firma con nome e cognome completo ed eventualmente qualche recapito, per esempio il numero di telefono o l'indirizzo. Puoi trovare ulteriori dettagli sulla questione nella mia guida su come finire una mail in inglese.
Se stai pensando, a questo punto, di cogliere l'occasione di questa mail che devi inviare per imparare al meglio la lingua, ecco che potresti pensare di approfondire qualche corso di inglese. Le opzioni a tua disposizione in questo senso non mancano di certo: potresti infatti voler approfondire Preply (che propone lezioni e corsi con docenti di comprovata esperienza), MosaLingua (che mette a disposizione molti materiali didattici e in genere si può provare gratis per 15 giorni, utilizzando dopo la prova questo link per avere uno sconto extra del 20% grazie al codice pre-applicato “SALVATORE ARANZULLA”), Babbel (che ti consente di accedere a materiali didattici personalizzati, ma anche di conversare con l'IA e seguire lezioni brevi) e Cambly (che permette di seguire lezioni di gruppo o individuali con docenti madrelingua: a questo proposito, sappi che se al momento della registrazione usi il codice SALVATORE-ARANZULLA puoi ottenere vantaggi come il 10% di sconto sui piani a 30 mesi, il 25% di sconto sui piani annuali o 15 minuti di prova gratuita).
Se vuoi un consiglio, però, potrebbe fare al caso tuo valutare per bene il da farsi seguendo quanto indicato nei post sui migliori corsi per imparare l'inglese e su come si scrive una mail in inglese. Potrebbe per il resto farti piacere approfondire anche quanto indicato nella mia guida su come studiare una lingua straniera.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
