Come scrivere una mail ad un ufficio pubblico
Hai la necessità di interfacciarti con un ufficio pubblico tramite la posta elettronica e non hai la più pallida idea di come riuscirci, in quanto non è una cosa che hai mai fatto prima d’ora. Scrivere non è proprio il tuo forte e l’idea di doverlo fare per comunicare con il personale di un ufficio della Pubblica Amministrazione ti manda in panico.
Se le cose stanno così, sappi che sarò ben felice di darti una mano. Nelle prossime righe, avrò modo di spiegarti alcune regole generali per redigere nel modo più corretto possibile un messaggio da recapitare via email a un qualsiasi ufficio pubblico, illustrandoti come scrivere l’oggetto, quali forme di saluto utilizzare, come scrivere il corpo del messaggio, e così via.
Vedrai che, terminata la lettura di questo articolo, non avrai più il minimo dubbio su come scrivere una mail a un ufficio pubblico. A questo punto non mi resta altro da fare se non augurarti buona lettura e farti un grosso in bocca al lupo per tutto!
Indice
Come si manda una mail a un ufficio pubblico
Prima di addentrarci nel cuore del tutorial, permettimi di fare un breve inciso su come si manda una mail a un ufficio pubblico, ovvero quale tipologia di servizio sarebbe meglio utilizzare per comunicare con la Pubblica Amministrazione.
Anche se alcune istituzioni e alcuni uffici potrebbero disporre di un indirizzo di posta elettronica “standard”, che nessuno ti vieta di utilizzare all’occorrenza, per le comunicazioni ufficiali in genere è richiesto l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata (PEC), che ha il valore legale pari a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno.
Se al momento non hai una PEC e vorresti rimediare, non esitare a consultare le guide in cui spiego come ottenere Posta Elettronica Certificata gratuita e come inviare PEC. Sono sicuro che ti saranno molto utili.
Come si scrive una mail a un ufficio pubblico
Vediamo, ora, come si scrive una mail a un ufficio pubblico. Sostanzialmente bisogna redigere un documento formale tramite cui avanzare le proprie richieste. Trovi tutto spiegato qui sotto!
Oggetto
Partiamo dall’oggetto della mail. Si tratta del primo elemento che contraddistingue il tuo messaggio e che viene notato dal destinatario, ragion per cui è fondamentale che sia specifico e chiaro.
L’oggetto, infatti, ha la funzione di mettere il tuo interlocutore nelle condizioni di riuscire a identificare sùbito il motivo per cui ha ricevuto da parte tua un’email. Ecco perché dovrebbe essere breve, semplice e quanto più chiaro ed esplicativo possibile.
Se, per intenderci, devi chiedere delle informazioni riguardo a certi documenti che hai richiesto a un ufficio del tuo Comune di residenza, l’oggetto potrebbe essere del tipo “Richiesta documenti [tipo di deocumenti] Sig. [tuo cognome e nome]” mentre se il tuo messaggio ha lo scopo di segnalare una problematica riscontrata con un servizio erogato dall’ufficio pubblico a cui stai scrivendo, l’oggetto potrebbe essere del tipo “Segnalazione problema [breve descrizione del problema]”.
Saluto iniziale
Definito l’oggetto del messaggio, devi pensare al saluto iniziale con cui introdurre il tuo messaggio.
Per usare la formula più appropriata, pensa a chi stai per scrivere prestando attenzione a com’è strutturato l’indirizzo email dell’ufficio. Se questo è un indirizzo nominale (del tipo nomecognome@dominio.it), evidentemente stai scrivendo a un dipendente specifico dell’ufficio pubblico in questione; se si tratta di un indirizzo generico (es. ufficioanagrafe@dominio.it), ti stai per rivolgere all’intero ufficio di tuo interesse. Il saluto iniziale dovrà quindi essere adattato di conseguenza (e tra poco vedremo in che modo).
Una volta presa coscienza dell’effettivo destinatario del messaggio, scegli un saluto iniziale tra quelli usati generalmente nelle email di tipo formale, come ad esempio Spettabile (abbreviato Spett.le) ,Egregio, Gentile (o Gentilissimo, abbreviato Gent.mo).
Se stai scrivendo un’email indirizzata a una persona specifica, poi, aggiungi il titolo attribuibile a quest’ultima, ad esempio Dottore (Dott.) e Dottoressa (Dott.ssa) se stai parlando con una persona laureata (in qualsiasi materia), seguito dal cognome della persona in questione (ed eventualmente aggiungendo anche il suo nome di battesimo).
Se, invece, stai scrivendo a un indirizzo email generico, dopo il saluto iniziale, richiama il nome dell’ufficio a cui ti stai rivolgendo, usando formule del tipo Spett.le personale dell’ufficio [nome dell’ufficio].
Dopo il saluto, ricordati di apporre una virgola e andare accapo.
Presentazione
Proseguendo la stesura della mail, dovrai procedere andando a indicare una tua breve presentazione, così che chi leggerà il messaggio possa sapere qualche informazione in più su di te e, quindi, sul motivo per cui stai scrivendo il messaggio.
Per intenderci, se stai scrivendo all’ufficio “Randagismo” del tuo Comune di residenza per segnalare un elevato tasso di cani randagi che non ti fanno sentire tranquillo, potresti indicare nel messaggio la cosa, magari scrivendo qualcosa del tipo “Sono il/la Sig./Sig.ra [tuo nome e cognome] e sono residente in [tuo indirizzo]”. Una volta completata la presentazione, terminala con un punto e vai accapo.
Corpo propositivo del messaggio
Dopo tutti i preamboli del caso, è finalmente giunto il momento di passare al corpo propositivo del messaggio. Questa è la parte più importante dell’intera e-mail in quanto è qui che andrai a scrivere tutte le eventuali richieste e a fornire le informazioni necessarie per comunicare con l’ufficio pubblico a cui ti stai rivolgendo. Ecco perché nello scrivere il messaggio è fondamentale che presti attenzione ai seguenti punti.
- Chiarezza – se non sei chiaro nelle tue richieste il personale dell’ufficio a cui ti stai rivolgendo potrebbe risponderti chiedendoti ulteriori informazioni, e questo porterebbe inevitabilmente ad allungare la tua attesa per ricevere ciò di cui hai bisogno. Ecco perché potresti iniziare il corpo propositivo del messaggio con frasi del tipo “Mi rivolgo al vostro ufficio perché…” o “Le scrivo riguardo a…” per poi passare direttamente al dunque.
- Correttezza grammaticale e punteggiatura – accertati di usare in modo corretto le principali regole di punteggiatura (non dico che devi scrivere un trattato da sottoporre all’Accademia della Crusca ma di rispettare quantomeno le regole “basilari). Ah, per quanto riguarda la punteggiatura, evita di usarla in modo appropriato, omettendola del tutto oppure utilizzandola con una frequenza eccessiva.
- Semplicità – se da una parte è vero che devi indicare nel testo del messaggio tutte le informazioni necessarie per far capire al personale dell’ufficio qual è esattamente la tua richiesta, evita di essere ripetitivo e di mettere troppa “carne sul fuoco”, come si suol dire. In fin dei conti, “scrivere bene non è mettere tanto, ma togliere”, per cui una volta riletto il messaggio vai alla ricerca di eventuali frasi e concetti inutilmente ripetuti che potrebbero appesantire il testo e renderlo “fumoso”. Sempre riguardo alla semplicità, non usare termini o espressioni altisonanti, specialmente se non le conosci: potresti fare qualche brutta figura usando impropriamente termini che non hanno niente a che fare con il contesto.
- Organizzazione dei paragrafi – una buona organizzazione mentale si riflette anche nel modo in cui organizzi i paragrafi del messaggio. Utilizzali per “staccare” concetti che sono slegati tra di loro e per alleggerire l’impatto visivo del messaggio.
- Segnalazione degli allegati – ricordati di elencare sempre (a fine messaggio) gli eventuali allegati inclusi nella mail spiegando il motivo e la natura di questi ultimi.
Saluto finale e firma
Ci siamo quasi! Ora non ti rimane che passare al saluto finale utilizzando una formula che sia ben abbinata alla formula di saluto iniziale con cui hai introdotto il tuo messaggio.
Trattandosi di un messaggio di tipo formale, non hai chissà quale grande scelta nel concludere appropriatamente il messaggio. Molto semplicemente potresti utilizzare formule classiche del tipo “Distinti saluti”, “Cordialmente”, “Cordiali saluti”, e simili.
Al massimo, se proprio vuoi provare a incentivare una risposta da parte dell’ufficio (magari perché temi che possano tardare a risponderti), potresti usare una formula del tipo “In attesa di un suo cortese riscontro, le auguro buon lavoro” (se stai scrivendo a un destinatario in particolare) oppure “In attesa di avere ulteriori aggiornamenti, auguro al personale dell’ufficio [nome ufficio] buon lavoro”.
Sùbito dopo il saluto, metti una virgola e vai accapo. Dopodiché firmati con il tuo nome e cognome oppure con la tua firma completa, che comprenda quindi i tuoi recapiti e altre informazioni riguardanti la tua persona.
Infine, rileggi interamente il messaggio, così da assicurarti di aver incluso tutte le informazioni necessarie e che questo sia corretto dal punto di vista lessicale e grammaticale, e invia la mail.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
