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Come inviare una PEC

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Sei in procinto di aprire una casella di posta elettronica certificata (PEC) ma, prima di procedere, vorresti qualche informazione in più su come funziona questo genere di servizio? Vorresti conoscere con esattezza i costi e gli strumenti necessari a inviare un'email tramite PEC? Nessun problema, sei capitato proprio nel posto giusto al momento giusto! Con la guida di oggi, infatti, scopriremo insieme come funziona la posta elettronica certificata, quali sono gli strumenti necessari a utilizzarla e quali costi bisogna sostenere per mantenerla attiva (analizzando alcune delle offerte più interessanti del momento).

Ti anticipo subito che, ahimè, non esistono servizi per avere la PEC a costo zero: c'è solo qualche servizio disponibile in prova gratuita per pochi mesi, ma poi si paga. In ogni caso questo non deve spaventarti: i prezzi delle caselle PEC personali partono da meno di 10 euro all'anno e includono tutte le funzioni di cui generalmente si ha bisogno nello scambio di messaggi tra privati, aziende o anche tra privati ed enti della Pubblica Amministrazione. È ovvio che, poi, se si ha bisogno di molto spazio per l'archiviazione dei messaggi o di funzioni "extra" come l'utilizzo di un dominio personalizzato, i prezzi salgono, ma anche in quei casi non arrivano mai a cifre spropositate.

Ciò detto, non perdiamoci troppo in preamboli e vediamo subito come inviare una PEC sfruttando alcuni dei migliori servizi disponibili attualmente sulla piazza. Ti assicuro che indipendentemente dal tipo di computer o di smartphone che utilizzi, e indipendentemente dalle tue esigenze in termini di comunicazione online, troverai qualcosa che fa per te. Buona lettura e buon divertimento!

Indice

Cos'è la PEC e come funziona

Come inviare una PEC

Prima di entrare nel vivo di questo tutorial e di scoprire come inviare una email con la PEC, cerchiamo di capire meglio cos'è la posta elettronica certificata e come funziona "dietro le quinte".

Come forse già saprai, la PEC è un tipo di email che garantisce l'identità di mittente e destinatario e dona un valore legale ai messaggi che si inviano; un valore legale pari a quello delle raccomandate con ricevuta di ritorno. In molti la confondono con la firma digitale, ma in realtà non c'è alcun legame diretto tra i due servizi.

Per semplificare al massimo il discorso, possiamo dire che la PEC dà valore legale ai singoli messaggi che si inviano via email, mentre la firma digitale serve a garantire l'autenticità di singoli documenti elettronici (es. un file di Word o un PDF) assegnando ad essi un valore legale pari a quelli che hanno i documenti cartacei sui quali viene apposta una firma autografa. Per saperne di più, puoi leggere il mio tutorial su come ottenere la firma digitale.

Ma come funziona "dietro le quinte" la posta elettronica certificata? Tecnicismi a parte, possiamo dire che le comunicazioni tra due caselle di posta elettronica certificata funzionano in questo modo: 1) il mittente invia il proprio messaggio 2) il gestore (cioè l'azienda che gestisce il servizio di PEC) verifica che il messaggio sia conforme a tutti gli standard del caso e lo invia al gestore del destinatario 3) il gestore del destinatario controlla anch'esso la conformità del messaggio a tutti gli standard della PEC 4) il gestore del destinatario recapita il messaggio o lo scarta. Il mittente viene a conoscenza dell'esito dell'operazione tramite delle email di notifica che gli arrivano e gli segnalano l'accettazione e la consegna del messaggio (o la mancata accettazione/consegna del messaggio).

Al netto di quanto appena detto, va sottolineato che alcune caselle di posta certificata permettono di ricevere anche i messaggi da caselle di posta non certificata (quindi normali caselle Gmail, Outlook, Yahoo!, Libero e via discorrendo). Altra cosa importante da sottolineare è che, mentre per i privati cittadini non vi è alcun obbligo di comunicare via PEC, le aziende, comprese le ditte individuali, sono obbligate ad avere un indirizzo di posta certificata e a inserirlo nel Registro delle Imprese (maggiori info qui).

Strumenti necessari all'utilizzo della PEC

Come inviare una PEC

Adesso sai, almeno per sommi capi, come funziona la posta elettronica certificata. Ma quali strumenti bisogna utilizzare affinché funzioni tutto correttamente? La risposta è quasi nessuno. Nel senso che, a differenza di quanto accade con la firma digitale, per verificare la propria identità non bisogna acquistare né chiavette USB né smart card : avviene tutto a livello server come ti ho spiegato nel capitolo precedente di questo tutorial.

Lato software, invece, è possibile utilizzare un comune client di posta elettronica (es. Outlook, Thunderbird o Apple Mail) sia su computer che su smartphone e tablet: basta reperire i parametri IMAP/POP3 sul sito Internet del gestore PEC e usarli per configurare il software. In alternativa, molti provider PEC permettono di accedere alle caselle di posta tramite Web Mail (quindi direttamente via browser) o tramite apposite app per dispositivi portatili.

Come aprire una casella PEC

Come inviare una PEC

Un altro argomento che "spaventa" molti utenti è quello relativo alla procedura necessaria ad aprire una casella PEC: in molti la immaginano lunga e farraginosa, in realtà non è affatto così!

Per aprire una casella di posta elettronica certificata, non devi far altro che collegarti al sito Internet di un gestore (tra poco te ne elencherò alcuni tra i più importanti con le relative offerte per la PEC), scegliere l'offerta  che preferisci di più e compilare il modulo che ti viene proposto con tutti i tuoi dati personali.

Dopodiché devi procedere con il pagamento del primo anno di sottoscrizione fornendo un metodo di pagamento valido tra carta di credito e PayPal (i servizi che offrono delle trial gratuite chiedono di fornire un metodo di pagamento valido ma effettuano l'addebito solo al termine del periodo di prova) e devi inviare al gestore tutta la documentazione necessaria all'attivazione della casella di posta certificata (nella maggior parte dei casi si tratta di un paio di moduli da firmare e della copia di un documento d'identità valido). L'invio può essere effettuato tramite pannello Web, via email o via fax.

Dal momento della ricezione della documentazione, il gestore dovrebbe impiegare solo poche ore per attivare la casella PEC. Alla scadenza di ogni anno di sottoscrizione, potrebbe esserci attivo il rinnovo automatico (a seconda del provider scelto e delle impostazioni scelte per il proprio account). In ogni caso, se non attivi il rinnovo automatico, riceverai delle email che ti ricorderanno quando rinnovare la casella PEC per no farla scadere e perdere l'accesso a quest'ultima.

Come inviare una email via PEC

Come inviare una PEC

Una volta aperta la tua casella di posta certificata, puoi accedere a quest'ultima e inviare messaggi tramite PEC sfruttando tutte le modalità previste dal gestore al quale ti sei rivolto.

La modalità d'accesso più diffusa (disponibile in tutte le caselle PEC) è quella che prevede l'utilizzo dei classici programmi di posta elettronica (es. Outlook, Thunderbird, Apple Mail ecc.) mediante la configurazione dei protocolli IMAP o POP3. Personalmente ti sconsiglio l'utilizzo del protocollo POP3 in quanto non permette di sincronizzare le email su più dispositivi, ma resta una soluzione affidabile e funzionante.

Per configurare i parametri IMAP o POP3 nei principali client di posta elettronica, devi seguire le semplici procedure che trovi illustrate di seguito.

  • Microsoft Outlook – clicca sul pulsante File che si trova in alto a sinistra. Nella schermata che si apre, clicca sul pulsante Impostazioni account , dopodiché seleziona la voce Impostazioni account dal menu che compare e pigia sul pulsante Nuovo che si trova in alto. Per concludere, compila il modulo che ti viene proposto con i parametri IMAP della tua casella PEC e il gioco è fatto.
  • Mozilla Thunderbird – pigia sul pulsante  collocato in alto a destra, vai su Nuovo messaggio > Crea un nuovo account email e compila il modulo che ti viene proposto.
  • Apple Mail – recati nel menu Preferenze > Account che si trova in alto a sinistra e, nella finestra che si apre, pigia sul pulsante [+] presente sulla sinistra. Dopodiché compila il modulo che ti viene proposto e il gioco è fatto.

Come inviare una PEC

In alternativa puoi accedere alle caselle PEC da computer sfruttando i servizi di Web Mail messi a disposizione da vari provider, le quali funzionano proprio come Gmail o Outlook.com: ci si collega a una pagina Web, si effettua l'accesso con le proprie credenziali e si gestisce tutta la posta direttamente dal browser (senza scaricare nulla sul PC).

In mobilità, invece, è possibile ricorrere alle app ufficiali di alcuni servizi PEC (come ti spiegherò a breve) oppure a dei client email di terze parti, sfruttando anche in questo caso i protocolli IMAP o POP3. Personalmente ti consiglio Outlook per Android, iOS e Windows 10 Mobile, che è completamente gratuito.

Nota: se sceglierai di utilizzare la tua casella PEC nel client email che usi solitamente per gestire la posta elettronica, al momento dell'invio di una email dovrai assicurarti di selezionare il tuo indirizzo di posta certificata dalla lista degli indirizzi da usare per l'invio della posta (il campo Da: che si trova nella finestra di composizione dei nuovi messaggi).

Come inviare una PEC

Migliori offerte per la PEC

Come inviare una PEC

Adesso sai come inviare una PEC, quindi non ti resta altro che individuare un'offerta per la posta certificata in linea con le tue esigenze (sia pratiche che economiche) e sottoscriverla. Qui sotto ne trovi elencate alcune tra le più interessanti del momento.

Aruba

Come inviare una PEC

Aruba è un'azienda che offre soluzioni di hosting, PEC e SPID a prezzi molto convenienti. Le sue principali offerte per la posta certificata sono le seguenti.

  • PEC Standard – offre una casella PEC da 1GB accessibile anche da Web e da app per smartphone a 5 euro + IVA all'anno. Comprende anche la protezione antivirus. Dal secondo anno costa 6 euro + IVA. 
  • PEC Pro – per 25 euro + IVA all'anno offre una casella da 2GB più 3GB di archivio, antivirus, antispam, accesso via Web e app per smartphone e notifiche via SMS.
  • PEC Premium – per 40 euro + IVA all'anno offre una casella PEC da 2GB (8GB di archivio) accessibile da Web e app per smartphone più antivirus, antispam e notifiche via SMS.

Per configurare un account Aruba nel tuo client di posta preferito, devi seguire le indicazioni che trovi nel mio tutorial su come configurare PEC Aruba. In alternativa puoi usare il servizio di Web Mail o la app della PEC Aruba per Android e iOS.

PosteCert

Come inviare una PEC

Poste Italiane offre delle soluzioni molto economiche per la posta certificata sotto il brand Postecert. Ecco le sue proposte più interessanti per utenti consumer e business.

  • PEC Base – per 5,50 euro + IVA all'anno offre una casella PEC da 100MB con 200 invii al giorno (per 1 euro + IVA all'anno è possibile avere anche 100MB di spazio in più).
  • PEC Base Business – soluzione business su base annuale, biennale o triennale che comprende almeno cinque caselle PEC con 1GB di spazio e 200 invii al giorno. Ne è disponibile anche una versione "Avanzata" con supporto ai domini personalizzati e il supporto alla Conservazione sostitutiva di avvisi e ricevute.

Puoi trovare i parametri IMAP e POP3 di PosteCert su questa pagina Web. Per l'accesso via Web, invece, è possibile sfruttare quest'altra pagina.

LegalMail

Come inviare una PEC

LegalMail è un gestore che si rivolge prevalentemente ai professionisti. Non offre piani particolarmente economici, ma consente di provare i suoi servizi gratuitamente per 6 mesi. Ecco le sue offerte più interessanti. 

  • PEC  Bronze – include una casella PEC da 5GB con archivio di sicurezza, accesso via Web, app per smartphone e notifiche via SMS. Costa 25 euro + IVA all'anno. 
  • PEC Silver – per 39 euro + IVA all'anno (dopo 6 mesi di prova gratuita) offre una casella PEC da 8GB con archivio di sicurezza, notifiche via SMS, accesso via Web e app per smartphone.
  • PEC Gold – per 75 euro + IVA all'anno, offre una casella PEC da 15GB con archivio di sicurezza, notifiche via SMS e accesso da Web e app.

Così come tutte le altre caselle PEC, anche le caselle LegalMail si possono configurare in qualsiasi client email con i relativi parametri IMAP. In alternativa, come già detto, si possono usare via Web o via app per Android e iOS.

Register.it

Come inviare una PEC

Register.it è un'altra azienda che offre soluzioni per la PEC in prova gratuita, sempre per 6 mesi. Le sue offerte sono destinate sia ai clienti consumer che a quelli con esigenze più professionali: ecco quelle più interessanti. 

  • PEC Agile – per 2,08 euro/mese (con 6 mesi di prova gratuita) offre una casella PEC da 2GB su dominio Register.it con accesso da Web e app, notifiche via SMS, cartella archivio, antivirus e antispam. Supporta anche gli allegati fino a 30MB e la ricezione di email non certificate.
  • PEC Unica – con prezzi a partire da 2,83 euro/mese + IVA offre una casella PEC da 3-5 GB su dominio personalizzato. Per il resto, offre tutte le funzioni del piano PEC Agile.

I parametri IMAP e POP3 delle caselle PEC Register.it li puoi trovare qui. Per accedere al servizio tramite pannello Web, invece, clicca qui.

KOLST

Come inviare una PEC

KOLST è un gestore meno noto di tanti altri, ma che si fa decisamente notare per i suoi prezzi competitivi. La sua offerta attuale si compone in questo modo.

  • Easy – offre una casella PEC da 1GB per 5 euro + IVA all'anno. Comprende invii illimitati, antivirus, alert e accesso via Web. Supporta anche la ricezione di posta non certificata.
  • Pro – per 10 euro + IVA all'anno offre tutti i vantaggi del piano Easy più 5GB di spazio per l'archiviazione delle email, un dominio personalizzato in omaggio e un pannello di controllo per gestire le caselle di posta.
  • Super – per 20 euro + IVA all'anno propone una casella da 5GB con dominio personalizzato in omaggio e tutti i vantaggi degli altri due piani.

Qui puoi trovare i parametri IMAP e POP di KOLST (facendo clic sulla voce Devo configurare le caselle nel mio programma.Quali sono i vostri server di posta per la PEC?). Qui, invece, trovi la pagina per accedere alla versione Web della casella.

Libero Mail PEC

Come inviare una PEC

Libero Mail PEC è il servizio PEC di Libero. La sua offerta si suddivide in due piani: uno per gli utenti casalinghi e una per i professionisti.

  • Family PEC – per 9,90 euro/anno offre una casella PEC da 1GB.
  • Mail PEC – per 20 euro + IVA all'anno comprende una casella PEC illimitata.

Qui puoi trovare i parametri IMAP di Libero Mail PEC, mentre qui puoi accedere alla versione Web del servizio.

Per approfondimenti e ulteriori offerte, puoi dare un'occhiata al sito dell'Agenzia per l'Italia Digitale dove ci sono elencati tutti i provider che offrono il servizio di posta certificata.