Come inviare una PEC

Sei in procinto di aprire una casella di posta elettronica certificata (PEC) ma, prima di procedere, vorresti qualche informazione in più su come funziona questo genere di servizio? Vorresti conoscere con esattezza i costi e gli strumenti necessari a inviare un’email tramite PEC? Nessun problema, sei capitato proprio nel posto giusto al momento giusto! Con la guida di oggi, infatti, scopriremo insieme come funziona la posta elettronica certificata, quali sono gli strumenti necessari a utilizzarla e quali costi bisogna sostenere per mantenerla attiva (analizzando alcune delle offerte più interessanti del momento).

Ti anticipo subito che esistono servizi per avere PEC completamente gratis (con invii a pagamento) o in prova gratuita iniziale. In ogni caso questo non deve spaventarti: i prezzi delle caselle PEC sono sempre economici e includono tutte le funzioni di cui generalmente si ha bisogno nello scambio di messaggi tra privati, aziende o anche tra privati ed enti della Pubblica Amministrazione. È ovvio che, poi, se si ha bisogno di molto spazio per l’archiviazione dei messaggi o di funzioni extra come l’utilizzo di un dominio personalizzato, i prezzi salgono, ma anche in quei casi non arrivano mai a cifre spropositate.

Ciò detto, non perdiamoci troppo in preamboli e vediamo subito come inviare una PEC sfruttando alcuni dei migliori servizi disponibili attualmente sulla piazza. Ti assicuro che indipendentemente dal tipo di computer o di smartphone che utilizzi, e indipendentemente dalle tue esigenze in termini di comunicazione online, troverai qualcosa che fa per te. Buona lettura e buon divertimento!

Indice

• Cos'è la PEC e come funziona
• Strumenti necessari all'utilizzo della PEC
• Come aprire una casella PEC
• Come inviare una email via PEC
• Migliori offerte per la PEC
  • Libero Mail PEC
  • Virgilio PEC
  • Aruba
  • Poste Italiane/Postecert
  • LegalMail
  • Register.it
  • SpidMail di Namirial

Cos’è la PEC e come funziona

Prima di entrare nel vivo di questo tutorial e scoprire come inviare una email con la PEC, cerchiamo di capire meglio cos’è la posta elettronica certificata e come funziona “dietro le quinte”.

Come forse già saprai, la PEC è un tipo di email che garantisce l’identità di mittente e destinatario e dona un valore legale ai messaggi che si inviano; un valore legale pari a quello delle raccomandate con ricevuta di ritorno. In molti la confondono con la firma digitale, ma in realtà non c’è alcun legame diretto tra i due servizi.

Per semplificare al massimo il discorso, possiamo dire che la PEC dà valore legale ai singoli messaggi che si inviano via email, mentre la firma digitale serve a garantire l’autenticità di singoli documenti elettronici (ad esempio, un file di Word o un PDF) assegnando a essi un valore legale pari a quelli che hanno i documenti cartacei sui quali viene apposta una firma autografa. Per saperne di più, puoi leggere il mio tutorial su come ottenere la firma digitale.

Ma come funziona “dietro le quinte” la posta elettronica certificata? Tecnicismi a parte, possiamo dire che le comunicazioni tra due caselle di posta elettronica certificata funzionano in questo modo: 1) il mittente invia il proprio messaggio 2) il gestore (cioè l’azienda che gestisce il servizio di PEC) verifica che il messaggio sia conforme a tutti gli standard del caso e lo invia al gestore del destinatario 3) il gestore del destinatario controlla anch’esso la conformità del messaggio a tutti gli standard della PEC 4) il gestore del destinatario recapita il messaggio o lo scarta. Il mittente viene a conoscenza dell’esito dell’operazione tramite delle email di notifica che gli arrivano e gli segnalano l’accettazione e la consegna del messaggio (o la mancata accettazione/consegna del messaggio).

Al netto di quanto appena detto, va sottolineato che alcune caselle di posta certificata permettono di ricevere anche i messaggi da caselle di posta non certificata (quindi normali caselle Gmail, Outlook, Yahoo!, Libero e via discorrendo). Altra cosa importante da sottolineare è che, mentre per i privati cittadini non vi è alcun obbligo di comunicare via PEC, le aziende, comprese le ditte individuali, sono obbligate ad avere un indirizzo di posta certificata e a inserirlo nel Registro delle Imprese (maggiori info qui).

Strumenti necessari all’utilizzo della PEC

Adesso sai, almeno per sommi capi, come funziona la posta elettronica certificata. Ma quali strumenti bisogna utilizzare affinché funzioni tutto correttamente? In parole povere, cosa è richiesto per seguire la procedura relativa a come inviare una PEC? La risposta è quasi nessuno.

Nel senso che, a differenza di quanto accade con la firma digitale, per verificare la propria identità non bisogna acquistare né chiavette USB né smart card : avviene tutto a livello server come ti ho spiegato nel capitolo precedente di questo tutorial.

Lato software, invece, è possibile utilizzare un comune client di posta elettronica (es. Outlook, Thunderbird o Apple Mail) sia su computer che su smartphone e tablet: basta reperire i parametri IMAP/POP3 sul sito Internet del gestore PEC e usarli per configurare il software. In alternativa, molti provider PEC permettono di accedere alle caselle di posta tramite Web Mail (quindi direttamente via browser) o tramite apposite app per dispositivi portatili.

Come aprire una casella PEC

Un altro argomento che spaventa molti utenti è quello relativo alla procedura necessaria ad aprire una casella PEC: in molti la immaginano lunga e farraginosa, in realtà non è affatto così!

Per aprire una casella di posta elettronica certificata, non devi far altro che collegarti al sito Internet di un gestore (tra poco te ne elencherò alcuni tra i più importanti con le relative offerte per la PEC), scegliere l’offerta che preferisci di più e compilare il modulo che ti viene proposto con tutti i tuoi dati personali.

Dopodiché devi procedere con il pagamento del primo anno di sottoscrizione fornendo un metodo di pagamento valido tra carta di credito e PayPal e devi inviare al gestore tutta la documentazione necessaria all’attivazione della casella di posta certificata (nella maggior parte dei casi si tratta di un paio di moduli da firmare e della copia di un documento d’identità valido). L’invio può essere effettuato tramite pannello Web, via email o via fax.

Dal momento della ricezione della documentazione, il gestore dovrebbe impiegare solo pochi minuti per attivare la casella PEC. Alla scadenza di ogni anno di sottoscrizione, potrebbe esserci attivo il rinnovo automatico (a seconda del provider scelto e delle impostazioni scelte per il proprio account). In ogni caso, se non attivi il rinnovo automatico, riceverai delle email che ti ricorderanno quando rinnovare la casella PEC per non farla scadere e perdere l’accesso a quest’ultima.

Come inviare una email via PEC

Una volta aperta la tua casella di posta certificata, puoi accedere a quest’ultima e inviare messaggi tramite PEC sfruttando tutte le modalità previste dal gestore al quale ti sei rivolto.

La modalità d’accesso classica (disponibile per tutte le caselle PEC) è quella che prevede l’utilizzo dei classici programmi di posta elettronica (ad esempio, Outlook, Thunderbird, Apple Mail e così via) mediante la configurazione dei protocolli IMAP o POP3. Personalmente ti sconsiglio l’utilizzo del protocollo POP3, in quanto non permette di sincronizzare le email su più dispositivi.

Risulta dunque necessario configurare i parametri IMAP (o POP3) nel client di posta elettronica che hai scelto. Fare questo è estremamente semplice e ho spiegato tutto ciò che devi sapere nella mia guida su come attivare il protocollo IMAP, in cui sono sceso nel dettaglio relativamente a un po’ tutte le possibilità offerte dal mercato.

L’utilizzo dei programmi di posta elettronica è però da tempo stato messo un po’ da parte in favore di soluzioni più rapide. Mi riferisco chiaramente ai servizi di Web Mail, messi ormai a disposizione da pressoché tutti i provider. Questi ultimi funzionano in modo molto semplice: ci si collega a una pagina Web, si effettua l’accesso con le proprie credenziali e si gestisce tutta la posta direttamente dal browser (senza scaricare nulla sul PC).

In molti casi è anche possibile ricorrere alle app ufficiali di alcuni servizi PEC oppure a dei client email di terze parti, sfruttando anche in questo caso i protocolli IMAP o POP3.

Per il resto, ci tengo a effettuare una piccola precisazione relativamente alla PEC del destinatario (da inserire nel campo che ho citato in precedenza). Infatti, alcuni dei tuoi dubbi potrebbero essere legati, ad esempio, a come inviare una PEC all’Agenzia delle Entrate, come inviare una PEC all’INPS, come inviare una PEC a TIM o come inviare una PEC a Poste Italiane, giusto per citare alcuni degli enti e aziende che solitamente fanno uso di questo sistema.

Ebbene, in questo caso non posso che inviarti a dare un’occhiata ai siti Web ufficiali di queste realtà, in cui molto probabilmente saranno presenti tutte le indicazioni del caso (ad esempio, potrebbe interessarti consultare questa pagina per l’Agenzia delle Entrate e questa pagina per l’INPS). Inoltre, potrebbe interessarti consultare il mio tutorial su come trovare una PEC, in modo da approfondire quali sono generalmente i metodi usati per reperire questa tipologia di indirizzi, anche relativamente ai professionisti. Per il resto, se stai cercando questo recapito per un reclamo, potresti voler fare riferimento, ad esempio, alle mie guide su come fare un reclamo a TIM o alle linee guida ufficiali di Poste Italiane.

Nota: se sceglierai di utilizzare la tua casella PEC nel client email che usi solitamente per gestire la posta elettronica, al momento dell’invio di una email dovrai assicurarti di selezionare il tuo indirizzo di posta certificata dalla lista degli indirizzi da usare per l’invio della posta (il campo Da: che si trova nella finestra di composizione dei nuovi messaggi).

Migliori offerte per la PEC

Adesso che sei a conoscenza di tutto ciò che riguarda l’invio della PEC, mi sento di effettuare un breve approfondimento dei servizi offerti dal mercato, così da offrirti una panoramica su quali sono i principali provider che offrono questo tipo di servizio (nel caso tu non abbia ancora effettuato una scelta). Ovviamente non ho alcun interesse nell’indirizzarti verso l’uno o l’altro provider: semplicemente il mio intento è quello di semplificarti la vita e indirizzarti verso quelli che solitamente sono ritenuti i player più importanti del settore (poi sarai tu a dover scegliere in base alle tue specifiche esigenze, quindi ti consiglio anche di approfondire per bene da solo i vari servizi). Di seguito puoi trovare tutti i dettagli del caso.

Libero Mail PEC

Libero Mail PEC è il servizio PEC di Libero con invii e ricezioni senza limiti, valenza legale delle comunicazioni (al pari delle raccomandate A/R) e ricevute di accettazione e consegna dei messaggi. La sua offerta si suddivide in due piani: uno per gli utenti privati e uno per i professionisti.

• PEC Family (riservata ai privati): per 14,99 euro/anno IVA inclusa offre una casella PEC da 1GB.
• PEC Unlimited (per aziende, liberi professionisti e privati): per 30 euro + IVA all’anno comprende una casella PEC con spazio illimitato, ideale per custodire fatture, prestazioni, articoli e tanti altri documenti.

L’indirizzo PEC di Libero vale anche come domicilio digitale, permette dunque di ricevere le comunicazioni ufficiali delle PA (per aziende e liberi professionisti, è il domicilio digitale ufficiale e legalmente riconosciuto) e può essere usato per la ricezione di fatture elettroniche emesse a proprio carico da aziende, professionisti e PA.
Sono presenti anche il supporto prioritario dal sito Libero Aiuto e l’assistenza via chat.

Per sottoscrivere una di queste offerte, vai sul sito ufficiale del servizio, premi sul pulsante Attiva in corrispondenza del piano di tuo interesse e segui le rapide indicazioni su schermo. Alla conclusione dell’acquisto la tua PEC sarà subito disponibile.

Qui puoi trovare i parametri IMAP di Libero Mail PEC, mentre qui puoi accedere alla versione Web del servizio. Da smartphone e tablet, invece, puoi accedere dall’app Libero Mail per Android o iPhone/iPad.

Virgilio PEC

Virgilio PEC è la PEC di Virgilio, che prevede due piani, ovvero uno riservato ai privati e uno per aziende, liberi professionisti e privati. Di seguito i dettagli.

• Virgilio PEC Personal (privati): da 14,99 euro all’anno IVA inclusa. Offre una PEC con 1GB di spazio.
• Virgilio PEC Infinity (aziende, liberi professionisti e privati): da 30 euro all’anno + IVA. Propone una PEC con spazio illimitato, ideale per conservare presentazioni, fatture, articoli e altri documenti di lavoro.

Anche in questo caso parliamo di un servizio con invii e ricezioni senza limiti, valore legale delle comunicazioni al pari delle raccomandate A/R, ricevute di accettazione e possibilità di utilizzo come domicilio digitale e di ricevere le fatture elettroniche da privati, aziende e PA. Include, poi, ottimi sistemi antispam e antivirus e una assistenza prioritaria per rispondere a dubbi e problemi degli utenti, anche via chat. Dopo l’acquisto la casella PEC è subito disponibile.

Qui ci sono i parametri IMAP di Virgilio PEC, mentre da qui puoi accedere al servizio Web. Su smartphone e tablet è invece disponibile le l’app Virgilio Mail per Android e iOS/iPadOS.

Aruba

Aruba è un’azienda che offre soluzioni di hosting, PEC e SPID a prezzi molto convenienti. Le sue principali offerte per la posta certificata sono le seguenti.

• PEC Standard: offre una casella PEC da 1GB accessibile anche da Web e da app per smartphone a 5 euro + IVA all’anno. Dal secondo anno costa 9,90 euro + IVA.
• PEC Pro: per 25 euro + IVA all’anno offre una casella da 2GB più 3GB di archivio, notifiche SMS, accesso via Web e app per smartphone.
• PEC Premium: per 40 euro + IVA all’anno offre una casella PEC da 2GB (8GB di archivio) accessibile da Web e app per smartphone. Ci sono le notifiche via SMS.

Per maggiori dettagli, potresti voler dare un’occhiata alla mia guida su come attivare la PEC Aruba.

Poste Italiane/Postecert

Poste Italiane offre delle soluzioni molto economiche per la posta certificata sotto il brand Postecert. Di seguito le sue proposte più interessanti per utenti consumer e business.

• PEC Base Privati: per 5,50 euro + IVA all’anno offre una casella PEC da 100MB con 200 invii al giorno (per 1 euro + IVA all’anno è possibile avere anche 100MB di spazio in più).
• PEC Base Business: soluzione business su base annuale, biennale o triennale che comprende uno spazio di 2GB. Si può usare tramite Web Mail, app mobile o client. Generalmente il costo è di 5,50 euro + IVA all’anno, ma in alcuni casi è in promozione per il primo anno a 3,85 euro + IVA.

Puoi trovare i parametri IMAP e POP3 di Postecert in questa pagina Web. Per l’accesso via Web, invece, è possibile sfruttare quest’altra pagina. Per ulteriori informazioni, potrebbe interessarti fare riferimento alla mia guida su come creare una mail PEC, in cui ho preso in considerazione servizi come quelli di Poste Italiane e altri che tratterò più avanti nel corso della guida.

LegalMail

LegalMail è un gestore che si rivolge prevalentemente ai professionisti. Non offre piani particolarmente economici, ma consente di provare i servizi gratuitamente per 6 mesi. Di seguito le sue offerte più interessanti.

• Silver — 6 mesi di posta certificata gratis con 2GB di spazio, archivio di sicurezza di 6GB, Security Premium, invii massivi, invii illimitati, lettura fatture B2B, gestione ordini NSO e notifiche via SMS. Dopo la prova, costa 29,90 euro + IVA il primo anno e poi 42 euro + IVA all’anno.
• Personal — costa 5,90 euro + IVA all’anno con 1GB di spazio.
• Professional — costa 1,07 euro + IVA al mese con 1GB di spazio, 3GB di archivio di sicurezza e Security Premium.
• Bronze — costa 12,70 euro + IVA il primo anno e poi 27 euro + IVA/anno con 2GB di spazio, 3GB di archivio di sicurezza, Security Premium, invii massivi, invii illimitati e notifiche via SMS.
• Gold — costa 49 euro + IVA il primo anno e poi 59,78 euro + IVA all’anno con 5GB di spazio, 13GB di archivio di sicurezza, Security Premium, invii massivi, invii illimitati, lettura fatture B2B, gestione ordini NSO, notifiche via SMS, protezione contro il phishing e protezione password.

Così come tutte le altre caselle PEC, anche le caselle LegalMail si possono configurare in qualsiasi client email con i relativi parametri IMAP/POP. In alternativa, come già detto, si possono usare via Web o via app per Android e iPhone/iPad.

Register.it

Register.it è un’altra azienda che offre soluzioni per la PEC in prova gratuita per 6 mesi (in caso di mancato rinnovo, ci sono 9,90 euro come costo di setup). Le sue offerte sono destinate sia ai clienti consumer che a quelli con esigenze più professionali: ecco quelle più interessanti.

• PEC Agile: per 38,85 euro/anno + IVA (con 6 mesi di prova gratuita) offre una casella PEC da 2GB su dominio Register.it con accesso da Web e app, notifiche via SMS, cartella archivio, antivirus e antispam.
• PEC Unica: con prezzi a partire da 49,25 euro/anno + IVA offre una casella PEC da 3-5 GB su dominio personalizzato. Per il resto, offre tutte le funzioni del piano PEC Agile.

I parametri IMAP e POP3 delle caselle PEC Register.it li puoi trovare qui. Per accedere al servizio tramite pannello Web, invece, clicca qui.

SpidMail di Namirial

SpidMail di Namirial è un servizio un po’ atipico rispetto agli altri citati nel corso del tutorial. Infatti, quest’ultimo permette di ottenere una casella PEC gratis per sempre (da 1GB).

Tuttavia, attenzione al fatto che si fa riferimento solamente alla ricezione (cosa che può tornare utile per chi ha semplicemente l’esigenza di ricevere eventuali comunicazioni, quindi si tratta di persone fisiche e soggetti privati). Certo, il servizio include in realtà anche un singolo invio gratuito (e altri 2 invii gratuiti per chi accede tramite SPID Namirial), tuttavia in seguito bisognerà pagare per inviare PEC. Il prezzo di partenza è di 0,60 euro + IVA per singolo invio. In ogni caso, è richiesto lo SPID per attivare questa soluzione.

Per il resto, si possono comprare pacchetti da 5 invii (7,99 euro + IVA), 10 invii (11,99 euro + IVA), 20 invii (19,99 euro + IVA) e 50 invii (29,99 euro + IVA). Insomma, si tratta di un servizio pensato per i comuni cittadini che inviano poche PEC. Qui puoi trovare i parametri IMAP di SpidMail di Namirial, mentre qui puoi accedere alle versione Web di SPIDMail.

Se vuoi approfondire le altre possibilità, puoi fare riferimento alla mia guida su come ottenere posta elettronica certificata gratuita. Perfetto, ora sei a conoscenza delle principali proposte presenti sul mercato. Per approfondimenti e ulteriori offerte, puoi dare un’occhiata al sito Web dell’Agenzia per l’Italia Digitale, dove sono elencati tutti i provider che offrono il servizio di posta certificata. Inoltre, potresti voler fare riferimento al mio tutorial specifico su come creare una mail PEC.

Articolo realizzato in collaborazione con Italiaonline.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.