Come inviare una PEC
Sei in procinto di aprire una casella di posta elettronica certificata (PEC) ma, prima di procedere, vorresti qualche informazione in più su come funziona questo genere di servizio? Vorresti conoscere con esattezza i costi e gli strumenti necessari a inviare un'email tramite PEC? Nessun problema, sei capitato proprio nel posto giusto al momento giusto! Con la guida di oggi, infatti, scopriremo insieme come funziona la posta elettronica certificata, quali sono gli strumenti necessari per utilizzarla e quali costi bisogna sostenere per mantenerla attiva (analizzando alcune delle offerte più interessanti del momento).
Ti anticipo subito che esistono servizi per avere PEC completamente gratis (con alcuni limiti) o in prova gratuita iniziale. In ogni caso questo non deve spaventarti: i prezzi delle caselle PEC sono sempre economici e includono tutte le funzioni di cui generalmente si ha bisogno nello scambio di messaggi tra privati, aziende o anche tra privati ed enti della Pubblica Amministrazione. È ovvio che, poi, se si ha bisogno di molto spazio per l'archiviazione dei messaggi o di funzioni extra come l'utilizzo di un dominio personalizzato, i prezzi salgono, ma anche in quei casi non arrivano mai a cifre spropositate.
Ciò detto, non perdiamoci troppo in preamboli e vediamo subito come inviare una PEC sfruttando alcuni dei migliori servizi disponibili attualmente sulla piazza. Ti assicuro che indipendentemente dal tipo di computer o di smartphone che utilizzi, e indipendentemente dalle tue esigenze in termini di comunicazione online, troverai qualcosa che fa per te. Buona lettura e buon divertimento!
Indice
- Cos'è la PEC e come funziona
- Strumenti necessari all'utilizzo della PEC
- Come aprire una casella PEC
- Come inviare una email via PEC
- Migliori offerte per la PEC
Cos'è la PEC e come funziona
Prima di entrare nel vivo di questo tutorial e scoprire come inviare una email con la PEC, cerchiamo di capire meglio cos'è la posta elettronica certificata e come funziona “dietro le quinte”.
Come forse già saprai, la PEC è un tipo di email che garantisce l'identità di mittente e destinatario e dona un valore legale ai messaggi che si inviano; un valore legale pari a quello delle raccomandate con ricevuta di ritorno. In molti la confondono con la firma digitale, ma in realtà non c'è alcun legame diretto tra i due servizi.
Per semplificare al massimo il discorso, possiamo dire che la PEC dà valore legale ai singoli messaggi che si inviano via email, mentre la firma digitale serve a garantire l'autenticità di singoli documenti elettronici (ad esempio, un file di Word o un PDF) assegnando a essi un valore legale pari a quello che hanno i documenti cartacei sui quali viene apposta una firma autografa. Per saperne di più, puoi leggere il mio tutorial su come ottenere la firma digitale.
Ma come funziona “dietro le quinte” la posta elettronica certificata? Tecnicismi a parte, possiamo dire che le comunicazioni tra due caselle di posta elettronica certificata funzionano in questo modo: 1) il mittente invia il proprio messaggio 2) il gestore (cioè l'azienda che gestisce il servizio di PEC) verifica che il messaggio sia conforme a tutti gli standard del caso e lo invia al gestore del destinatario 3) il gestore del destinatario controlla anch'esso la conformità del messaggio a tutti gli standard della PEC 4) il gestore del destinatario recapita il messaggio o lo scarta. Il mittente viene a conoscenza dell'esito dell'operazione tramite delle email di notifica che gli arrivano e gli segnalano l'accettazione e la consegna del messaggio (o la mancata accettazione/consegna del messaggio).
Al netto di quanto appena detto, va sottolineato che alcune caselle di posta certificata permettono di ricevere anche i messaggi da caselle di posta non certificata (quindi normali caselle Gmail, Outlook, Yahoo!, Libero e via discorrendo). Altra cosa importante da sottolineare è che, mentre per i privati cittadini non vi è alcun obbligo di comunicare via PEC, le aziende, comprese le ditte individuali, sono obbligate ad avere un indirizzo di posta certificata e a inserirlo nel Registro delle Imprese.
Strumenti necessari all'utilizzo della PEC
Adesso sai, almeno per sommi capi, come funziona la posta elettronica certificata. Ma quali strumenti bisogna utilizzare affinché funzioni tutto correttamente? In parole povere, cosa è richiesto per seguire la procedura relativa a come inviare una PEC? La risposta è quasi nessuno.
Nel senso che, a differenza di quanto accade con la firma digitale, per verificare la propria identità non bisogna acquistare né chiavette USB né smart card: avviene tutto a livello server come ti ho spiegato nel capitolo precedente di questo tutorial.
Lato software, invece, è possibile utilizzare un comune client di posta elettronica (es. Outlook, Thunderbird o Apple Mail) sia su computer che su smartphone e tablet: basta reperire i parametri IMAP/POP3 sul sito Internet del gestore PEC e usarli per configurare il software. In alternativa, molti provider PEC permettono di accedere alle caselle di posta tramite Web Mail (quindi direttamente via browser) o tramite apposite app per dispositivi portatili.
Come aprire una casella PEC
Un altro argomento che spaventa molti utenti è quello relativo alla procedura necessaria ad aprire una casella PEC: in molti la immaginano lunga e farraginosa, in realtà non è affatto così!
Per aprire una casella di posta elettronica certificata, non devi far altro che collegarti al sito Internet di un gestore (tra poco te ne elencherò alcuni tra i più importanti con le relative offerte per la PEC), scegliere l'offerta che preferisci di più e compilare il modulo che ti viene proposto con tutti i tuoi dati personali.
Dopodiché devi procedere con il pagamento del primo anno di sottoscrizione fornendo un metodo di pagamento valido e inviare al gestore tutta la documentazione necessaria all'attivazione della casella di posta certificata (nella maggior parte dei casi si tratta di un paio di moduli da firmare e della copia di un documento d'identità valido). L'invio può essere effettuato tramite pannello Web, via email o via fax.
Dal momento della ricezione della documentazione, il gestore dovrebbe impiegare solo pochi minuti per attivare la casella PEC. Alla scadenza di ogni anno di sottoscrizione, potrebbe esserci attivo il rinnovo automatico (a seconda del provider scelto e delle impostazioni scelte per il proprio account). In ogni caso, se non attivi il rinnovo automatico, riceverai delle email che ti ricorderanno quando rinnovare la casella PEC per non farla scadere e per non perdere l'accesso a quest'ultima.
Come inviare una email via PEC
Una volta aperta la tua casella di posta certificata, puoi accedere a quest'ultima e inviare messaggi tramite PEC sfruttando tutte le modalità previste dal gestore al quale ti sei rivolto.
La modalità d'accesso classica (disponibile per tutte le caselle PEC) è quella che prevede l'utilizzo dei classici programmi di posta elettronica (ad esempio, Outlook, Thunderbird, Apple Mail e così via) mediante la configurazione dei protocolli IMAP o POP3. Personalmente ti sconsiglio l'utilizzo del protocollo POP3, in quanto non permette di sincronizzare le email su più dispositivi.
Risulta dunque necessario configurare i parametri IMAP (o POP3) nel client di posta elettronica che hai scelto. Fare questo è estremamente semplice e ho spiegato tutto ciò che devi sapere nella mia guida su come attivare il protocollo IMAP, in cui sono sceso nel dettaglio relativamente a un po' tutte le possibilità offerte dal mercato.
L'utilizzo dei programmi di posta elettronica è però da tempo stato messo un po' da parte in favore di soluzioni più rapide. Mi riferisco chiaramente ai servizi di Web Mail, messi ormai a disposizione da pressoché tutti i provider. Questi ultimi funzionano in modo molto semplice: ci si collega a una pagina Web, si effettua l'accesso con le proprie credenziali e si gestisce tutta la posta direttamente dal browser (senza scaricare nulla sul PC).
In molti casi è anche possibile ricorrere alle app ufficiali di alcuni servizi PEC oppure a dei client email di terze parti, sfruttando anche in questo caso i protocolli IMAP o POP3.
Per il resto, ci tengo a effettuare una piccola precisazione relativamente alla PEC del destinatario (da inserire nel campo che ho citato in precedenza). Infatti, alcuni dei tuoi dubbi potrebbero essere legati, ad esempio, a come inviare una PEC all'Agenzia delle Entrate, come inviare una PEC all'INPS, come inviare una PEC a TIM o come inviare una PEC a Poste Italiane, giusto per citare alcuni degli enti e aziende che solitamente fanno uso di questo sistema.
Ebbene, in questo caso non posso che invitarti a dare un'occhiata ai siti Web ufficiali di queste realtà, in cui molto probabilmente saranno presenti tutte le indicazioni del caso (ad esempio, potrebbe interessarti consultare questa pagina per l'Agenzia delle Entrate e questa pagina per l'INPS). Inoltre, potrebbe interessarti consultare il mio tutorial su come trovare una PEC, in modo da approfondire quali sono generalmente i metodi usati per reperire questa tipologia di indirizzi, anche relativamente ai professionisti. Per il resto, se stai cercando questo recapito per un reclamo, potresti voler fare riferimento, ad esempio, alle mie guide su come fare un reclamo a TIM o su come contattare ufficio reclami WINDTRE.
Nota: se sceglierai di utilizzare la tua casella PEC nel client email che usi solitamente per gestire la posta elettronica, al momento dell'invio di una email dovrai assicurarti di selezionare il tuo indirizzo di posta certificata dalla lista degli indirizzi da usare per l'invio della posta (il campo Da: che si trova nella finestra di composizione dei nuovi messaggi).
Migliori offerte per la PEC
Adesso che sei a conoscenza di tutto ciò che riguarda l'invio della PEC, mi sento di effettuare un breve approfondimento dei servizi offerti dal mercato, così da darti una panoramica su quali sono i principali provider che offrono questo tipo di servizio (nel caso tu non abbia ancora effettuato una scelta). Ovviamente non ho alcun interesse nell'indirizzarti verso l'uno o l'altro provider: semplicemente il mio intento è quello di semplificarti la vita e indirizzarti verso quelli che solitamente sono ritenuti i player più importanti del settore (poi sarai tu a dover scegliere in base alle tue specifiche esigenze, quindi ti consiglio anche di approfondire per bene da solo i vari servizi). Di seguito puoi trovare tutti i dettagli del caso.
Libero Mail PEC
Libero Mail PEC permette di inviare e ricevere email con valore legale equivalente a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno, senza limiti di invio e con ricevute di accettazione e consegna incluse. Può essere utilizzata anche come domicilio digitale, utile per ricevere comunicazioni ufficiali dalla Pubblica Amministrazione (per aziende e liberi professionisti rappresenta il domicilio digitale ufficiale e riconosciuto per legge). È incluso anche un servizio di assistenza prioritaria che permette di risolvere rapidamente eventuali dubbi o problemi.
Sono disponibili due soluzioni: una pensata per i privati e una dedicata ad aziende, liberi professionisti e utenti che necessitano di più spazio di archiviazione.
- PEC Family — indicata per uso personale, include una casella PEC da 1GB al costo di 14,99 euro/anno (IVA inclusa).
- PEC Unlimited — adatta ai professionisti, offre una casella PEC con spazio illimitato, ideale anche per archiviare documenti come fatture, presentazioni, bozze di articoli e altro materiale. Il prezzo è di 30 euro + IVA all'anno.
Per attivare la tua casella PEC con Libero, è sufficiente collegarsi al sito ufficiale del servizio e cliccare sul pulsante Attiva accanto al piano scelto. Al termine della procedura di acquisto, la casella sarà immediatamente utilizzabile.
Dopo aver creato la tua PEC, potrai accedere in qualsiasi momento tramite la Webmail da browser, l'app Libero Mail per Android o iPhone/iPad, oppure usando un client di posta elettronica configurato con i parametri IMAP/POP3 di Libero Mail PEC.
Virgilio PEC
Anche Virgilio PEC permette di inviare e ricevere email con valore legale equivalente a quello di una raccomandata con ricevuta di ritorno, senza limiti di utilizzo. Il servizio include le ricevute di accettazione e consegna dei messaggi, la possibilità di utilizzare la casella come domicilio digitale per ricevere comunicazioni ufficiali dalla Pubblica Amministrazione. Sono inclusi anche efficaci filtri antispam e antivirus, oltre a un servizio di assistenza prioritaria.
Virgilio PEC è disponibile in due versioni: Personal da 14,99 euro/anno IVA inclusa, con 1GB di spazio, e Infinity da 30 euro + IVA/anno, con spazio illimitato (una soluzione ideale per professionisti che devono archiviare fatture, articoli, presentazioni e altri documenti).
Per attivare una casella PEC con Virgilio, visita la pagina ufficiale del servizio, seleziona il piano che preferisci e segui la procedura guidata. Al termine dell'acquisto, la tua casella sarà immediatamente pronta all'uso.
Successivamente potrai accedere alla tua PEC in qualsiasi momento tramite Webmail, l'app Virgilio Mail per Android o iOS/iPadOS, oppure utilizzando un client di posta elettronica configurato con i parametri IMAP/POP3 di Virgilio PEC.
Aruba
Aruba è un'azienda che offre soluzioni di hosting, PEC e SPID a prezzi molto convenienti. Le sue principali offerte per la posta certificata sono le seguenti.
- PEC Standard — offre una casella PEC da 1GB accessibile anche da Web e da app per smartphone a 5 euro + IVA per il primo anno. Dal secondo anno costa 9,90 euro + IVA.
- PEC Pro — per 25 euro + IVA all'anno offre una casella da 2GB più 3GB di archivio, notifiche SMS, accesso via Web e app per smartphone.
- PEC Premium — per 40 euro + IVA all'anno offre una casella PEC da 2GB (8GB di archivio) accessibile da Web e app per smartphone. Ci sono le notifiche via SMS.
Per maggiori dettagli, potresti voler dare un'occhiata alla mia guida su come attivare PEC Aruba.
PEC Postecertifica
Poste Italiane offre delle buone soluzioni per la posta certificata grazie al servizio PEC Postecertifica. Di seguito le sue proposte più interessanti per utenti consumer e business.
- PEC Postecertifica — al costo di 7 euro all'anno offre una PEC con 2 GB di spazio.
- PEC Postecertifica Plus — al costo di 25 euro all'anno mette a disposizione una casella con 2 GB di spazio e 3 GB di spazio di archivio e altri vantaggi ancora.
- PEC Postecertifica TOP — al costo di 40 euro all'anno consente di avere una casella con 3 GB di spazio e 7 GB di spazio di archivio.
Puoi trovare i parametri IMAP e POP3 di Postecert in questa pagina Web (scorrendo fino in fondo e premendo sul tasto Come configurare la PEC da client). Per l'accesso via Web, invece, è possibile sfruttare quest'altra pagina. Per ulteriori informazioni, potrebbe interessarti fare riferimento alla mia guida su come accedere alla PEC di Poste Italiane.
Legalmail
Legalmail offre la possibilità di attivare una casella PEC (con dominio @legalmail.it) in modo completamente gratuito per un periodo limitato di tempo e senza restrizioni sul numero di messaggi inviati o ricevuti.
Nello specifico, il servizio Legalmail Silver mette a disposizione 2 GB di spazio per la conservazione delle email e 6GB dedicati all'archivio di sicurezza. Include inoltre protezione tramite password, sistemi anti-phishing, filtri antispam e antivirus, oltre alla possibilità di effettuare invii multipli di messaggi e consultare fatture e ordini NSO direttamente dalla Webmail integrata.
La durata della casella PEC gratuita è pari a 6 mesi. Al termine di questo periodo sarà necessario rinnovare il servizio scegliendo uno dei piani a pagamento disponibili: Silver (40,14 euro/anno), Bronze (23,06 euro/anno) oppure Gold (79,18 euro/anno). Se la casella non viene rinnovata entro i successivi 6 mesi dalla scadenza, l'indirizzo PEC e tutti i dati associati verranno eliminati definitivamente. Comunque sia, esiste anche il piano Personal al costo di 5,90€ + IVA all'anno ma non è possibile usufruirne con periodo di prova gratuito e non è nemmeno possibile usarlo per rinnovare il proprio abbonamento dopo il periodo di prova.
Per attivare dunque gratuitamente la casella Legalmail Silver per 6 mesi, collegati a questa pagina del servizio, fai clic sul pulsante Prova gratis e poi su Procedi per accedere alla fase di login. Se possiedi già un prodotto InfoCert (ad esempio un kit di firma digitale), puoi entrare utilizzando le tue credenziali oppure scansionando il QR code tramite l'app My InfoCert.
Se invece non hai ancora un account, seleziona l'opzione Crea il tuo account InfoCert e compila il modulo con i dati richiesti per completare la registrazione. Dopo aver effettuato l'accesso, premi sul pulsante dedicato al completamento della richiesta e attendi l'email con le istruzioni necessarie per proseguire con l'attivazione della casella.
Nei passaggi successivi dovrai accedere all'area clienti InfoCert utilizzando email e password del tuo account, entrare nella sezione I tuoi servizi > Servizi da attivare e caricare un documento di identità valido, scegliere l'indirizzo PEC desiderato e impostare la password di accesso alla casella.
Una volta attivato, l'indirizzo PEC sarà accessibile tramite Webmail, attraverso l'app ufficiale Legalmail per Android, iPhone e iPad, oppure mediante qualsiasi client di posta elettronica configurato manualmente.
Register.it
Anche Register.it consente di provare i propri servizi attivando una casella PEC gratuitamente per un periodo iniziale. In particolare, il piano PEC Agile include 2GB di spazio, un archivio di sicurezza dedicato, filtri antivirus e antispam e un pratico servizio di notifica via SMS per segnalare la ricezione di nuovi messaggi.
È importante però tenere presente la scadenza del periodo promozionale: al termine della prova, il rinnovo prevede un costo di 54,15 euro + IVA all'anno. In caso di mancato rinnovo, la casella verrà prima disattivata e successivamente eliminata in modo definitivo insieme a tutti i messaggi contenuti.
Per attivare la casella, collegati al sito ufficiale di Register.it, fai clic sul pulsante Attiva PEC gratis e accetta le condizioni del servizio. Durante la procedura di registrazione ti verrà richiesto di inserire un metodo di pagamento, necessario per il rinnovo futuro ma senza alcun addebito durante il periodo di prova.
Successivamente riceverai via email tutte le indicazioni necessarie per completare la procedura di identificazione (puoi utilizzare anche lo SPID per velocizzare l'operazione) e scegliere il nome definitivo del tuo nuovo indirizzo PEC.
SpidMail di Namirial
Se stai cercando un provider che permetta di usare una PEC del tutto gratis senza canone annuale fisso, puoi valutare Namirial. Il servizio SpidMail consente infatti di attivare rapidamente un indirizzo certificato (su dominio @spidmail.it oppure @domicilio.online) utilizzando lo SPID, senza dover inserire alcun metodo di pagamento in fase di registrazione.
Il funzionamento è semplice: la ricezione dei messaggi è sempre gratuita, mentre ogni invio certificato aggiuntivo ha un costo di 2,49 euro. Se prevedi un utilizzo più frequente, puoi acquistare pacchetti da 5, 10, 20 o 50 invii, con prezzi a partire da 9,99 euro + IVA.
Il servizio include anche alcuni vantaggi iniziali: subito dopo l'attivazione viene fornito un invio gratuito. Se invece attivi la casella utilizzando lo SPID Namirial, gli invii gratuiti inclusi diventano 3. Inoltre è presente un sistema di inviti: segnalando il servizio a un amico che completa la registrazione sul portale di SpidMail, riceverai un ulteriore invio gratis come bonus.
Un aspetto da considerare è che la casella può essere consultata esclusivamente tramite browser accedendo con SPID. A differenza delle PEC tradizionali, infatti, SpidMail non supporta la configurazione su app o client di posta elettronica come Outlook o Mail di Apple.
Se vuoi provare SpidMail, collegati alla pagina ufficiale del servizio, fai clic su Attiva GRATIS, poi su Attiva subito e segui la procedura guidata. Ti basterà accettare la documentazione richiesta e confermare la tua identità tramite SPID per scegliere il tuo nuovo indirizzo certificato. Per maggiori informazioni, puoi consultare anche la guida su come attivare PEC con SpidMail.
Articolo realizzato in collaborazione con Italiaonline.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
