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Programmi per gestione magazzino

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Conoscendo le tue capacità informatiche, il tuo datore di lavoro ti ha chiesto il favore di trovare un programma per semplificare la gestione del magazzino della vostra azienda e che consenta di tenere traccia degli spostamenti di tutti i prodotti disponibili. Dopo aver appuntato tutte le sue richieste, hai sùbito effettuato alcune ricerche sul Web, per individuare la migliore soluzione possibile, finendo dritto in questa mia guida. Le cose stanno in questo modo, dico bene? Allora lasciati dire che sei arrivato nel posto giusto al momento giusto!

Nei prossimi paragrafi, infatti, ti indicherò una serie di programmi per gestione magazzino che puoi prendere in considerazione per soddisfare le esigenze del tuo capo. Per ciascun software che andrò a elencarti, ti illustrerò le principali funzionalità e ti indicherò la procedura dettagliata per scaricarlo e installarlo sul tuo computer. Successivamente, ti spiegherò anche come usarlo per aggiungere nuovi prodotti, nuovi fornitori e nuovi clienti e inserire tutte le relative informazioni.

Come dici? È proprio quello che stavi cercando? Allora non indugiare oltre e approfondisci sùbito l’argomento. Coraggio: mettiti bello comodo, ritagliati cinque minuti di tempo libero e dedicati alla lettura dei prossimi paragrafi. Individua il programma che ritieni più adatto alle tue esigenze e ti assicuro che, mettendo in pratica le indicazioni che sto per darti, riuscirai a soddisfare tutte le richieste del tuo capo e gestire il magazzino della vostra azienda nel migliore dei modi. Buona lettura!

Indice

Programmi per gestione magazzino gratis

Se la tua intenzione è scaricare e usare programmi per gestione magazzino senza mettere mano al portafoglio, sarai contento di sapere che ne esistono così tanti di gratuiti che hai solo l’imbarazzo della scelta: ecco una lista di quelli che ritengo più interessanti.

Invoicex (Windows/macOS)

Invoicex

Tra i programmi per la gestione del magazzino che puoi prendere in considerazione, se lavori in una piccola o media impresa, c’è Invoicex. È un software open source e multipiattaforma, compatibile con Windows, macOS e Linux, che permette non solo di gestire fornitori, clienti e prodotti, ma anche le fatture di vendita e d’acquisto, i preventivi, gli ordini e molto altro ancora, con un limite di 100 documenti all’anno.

Oltre a una versione completamente gratuita, Invoicex è disponibile anche nelle versioni a pagamento Professional (69 euro+IVA/anno), Plus (99 euro+IVA/anno) ed Enterprise (189 euro+IVA/anno) che consentono di ottenere supporto diretto, di gestire un numero di documenti illimitati e di usufruire di funzionalità aggiuntive.

Per scaricare la versione gratuita di Invoicex, collegati al sito ufficiale del software, fai clic sul pulsante Scarica, in alto a destra, e premi nuovamente sul pulsante Scarica relativo al sistema operativo installato sul tuo computer, per avviare lo scaricamento del programma.

Completato il download, se hai un PC Windows, fai doppio clic sul file Invoicex_Setup_[versione]_win.exe e premi sui pulsanti Avanti, Accetto e Installa, per avviare l’installazione del software. Se, invece, hai un Mac, apri il pacchetto dmg appena scaricato, fai doppio clic sul file InvoiceSetup contenuto al suo interno, premi sul pulsante Avanti, apponi il segno di spunta accanto all’opzione Accetto i termini di questo accordo di licenza e clicca sul pulsante Avanti per due volte consecutive, in modo da completare l’installazione.

Installazione Invoicex

Completata l’installazione, avvia Invoicex e seleziona l’opzione di tuo interesse tra Solo su questo computer, per usare Invoicex in locale, e In rete, per collegare un database MySQL esterno e usare il programma anche in rete. Fatta la tua scelta, premi sul pulsante Prosegui e attendi la creazione del database.

A questo punto, nella schermata Inserisci i dati anagrafici dell’azienda, inserisci i dati richiesti nei campi Ragione sociale, Partita IVA, Codice fiscale, Indirizzo, CAP, Località, Telefono, Email, Sito Web, PEC ecc. e premi sul pulsante Conferma.

Fatto ciò, sei pronto per iniziare a usare Invoicex. Premi quindi sull’opzione Clienti/Fornitori, per aggiungere i fornitori e i clienti della tua azienda, mentre selezionando la voce Articoli puoi aggiungere i prodotti disponibili nel tuo magazzino, specificandone il codice, la categoria, la descrizione, il peso, il codice fornitore e con la possibilità di caricarne anche una foto.

Dopo aver inserito tutti i fornitori, i clienti e i prodotti di tuo interesse, puoi gestire facilmente il tuo magazzino cliccando sull’opzione Magazzino collocata nel menu in alto e selezionando l’opzione di tuo interesse tra Gestione movimenti, Stampa movimenti, Giacenze, Giacenze per matricole e Giacenze per lotti.

Softshop (Windows)

Softshop

Se sei alla ricerca di un programma per gestione magazzino e fattura a costo zero da installare sul tuo computer, se questo è equipaggiato con Windows, Softshop è la soluzione che potrebbe fare per te. Quest’ultimo ha un’interfaccia semplice e completamente in italiano, consente di aggiungere fornitori e clienti, categorie di prodotti, articoli di magazzino (massimo 1000 prodotti), di stampare le etichette e di catalogare le fatture in entrata e in uscita, calcolando l’IVA da pagare ogni trimestre.

Oltre alla versione gratuita, Softshop è disponibile anche nelle versioni a pagamento Professional (128 euro/anno), Advanced (399 euro/anno) e Cloud (899 euro/anno) che permettono di rimuovere i limiti imposti dalla versione free, di eliminare i banner pubblicitari, di ricevere assistenza in caso di problemi e di usufruire di funzionalità aggiuntive.

Per scaricare la versione gratuita di Softshop, collegati al sito ufficiale del software, fai clic sul pulsante Scarica gratis, inserisci i dati richiesti nei campi Nome, Cognome ed Email, apponi il segno di spunta per acconsentire al trattamento dei dati personali e premi sul pulsante Scarica ora, per avviare il download di Softshop.

A scaricamento completato, fai doppio clic sul file .exe ottenuto, premi sul pulsante , apponi il segno di spunta accanto all’opzione Accetto i termini di contratto di licenza e fai clic sui pulsanti Avanti (per quattro volte consecutive) e Installa, per avviare l’installazione. Attendi, quindi, che la barra d’avanzamento raggiunga il 100% e premi sul pulsante Fine, per concludere il setup e avviare Softshop.

Installare Softshop

Adesso, inserisci i dati richiesti nei campi Nome, Cognome, Telefono ed Email e fai clic sui pulsanti Registra e OK, per attivare la licenza gratuita del programma e iniziare a gestire il magazzino.

Ora, per prima cosa, premi sulla voce Fornitori, fai clic sul pulsante Aggiungi e inizia a inserire i dati dei tuoi fornitori nei campi obbligatori Ragione sociale, Via, CAP, Città e Partita IVA. Clicca, quindi, sul pulsante Salva, per salvare i dati inseriti e aggiungere i tuoi fornitori su Softshop. Fatto ciò, procedi all’inserimento delle categorie dei prodotti del tuo magazzino, selezionando l’opzione Categorie e inserendone il nome nel campo Nome nuova categoria.

A questo punto, sei pronto per iniziare a caricare i prodotti del tuo magazzino in Softshop. Per farlo, fai clic sulla voce Carica prodotto, seleziona la categoria di tuo interesse nel box Lista categorie, premi sul pulsante Aggiungi categoria e inserisci i dati del prodotto che stai caricando nei campi Codice prodotto, Codice fattura, Descrizione, Nome fornitore, Prezzo unitario, Quantità, Unità di misura, IVA, % Ricarico e Prezzo di vendita.

Specifica, poi, se intendi stampare l’etichetta del prodotto, apponendo il segno di spunta accanto all’opzione relativa alla voce Stampa etichette, e premi sul pulsante Carica, per inserire il prodotto in questione.

Usare Softshop

Per velocizzare l’inserimento dei prodotti, puoi anche importarli tramite file CSV, accedendo alla sezione Magazzino e selezionando la voce Importa da file. Dopo aver inserito o importato tutti i prodotti di tuo interesse, potrai gestirli direttamente dalla sezione Magazzino del software.

Se, invece, vuoi gestire le fatture, tutto quello che devi fare è premere sul pulsante Clienti, in modo da inserire i tuoi clienti e, successivamente, accedere alla sezione Fatture, cliccare sul pulsante Nuova fattura e inserire tutti dati di tuo interesse.

Phasis (Windows/macOS)

Phasis

Phasis è un programma, disponibile per PC Windows e macOS, che consente di aggiungere articoli, clienti e fornitori e gestire il magazzino a costo zero. Oltre a permettere la creazione di più magazzini, consente anche la gestione degli ordini, degli acquisti e delle vendite.

Per procedere al download di Phasis, collegati al sito ufficiale del programma, fai clic sull’opzione Il progetto collocata nel menu in alto e scegli la voce Download. Nella nuova pagina aperta, fai clic sull’opzione di tuo interesse tra Phasis per Windows o Phasis per Mac OSX, per avviare il download del software.

Completato lo scaricamento, se hai un PC Windows, fai doppio clic sul file phasis-[versione].exe, premi sul pulsante Avanti, apponi il segno di spunta accanto alla voce Accetto le condizioni della licenza e fai clic sui pulsanti Avanti (per due volte consecutive) e Installa, per completare l’installazione.

Se, invece, hai un Mac, fai doppio clic sul file phasis-[versione].zip, premi con il tasto destro del mouse sul file phasis-[versione].pkg e seleziona l’opzione Apri, dopodiché fai clic sui pulsanti Apri e Continua (per tre volte consecutive), scegli l’opzione Agree, per accettare le condizioni d’uso del programma, e clicca sui pulsanti Avanti e Installa.

Completata l’installazione, avvia Phasis e inizia a inserire i dati di tuo interesse selezionando una delle opzioni disponibili nel menu principale: Articoli (l’icona della busta) per aggiungere nuovi prodotti; Clienti (l’icona dei due omini) per inserire i clienti e Fornitori (l’icona della fabbrica) per aggiungere i fornitori.

A questo punto, seleziona l’opzione Gestione Magazzino (l’icona della casa e una busta) per gestire i movimenti di magazzino, mentre selezionando l’opzione Gestione documenti (l’icona del foglio), puoi creare nuove fatture, ricevute fiscali, note di accredito e documenti di trasporto.

Programmi per gestione magazzino a pagamento

Oltre ai software gratuiti che ti ho proposto nei paragrafi precedenti per la gestione dei prodotti, dei clienti e dei fornitori, devi sapere che esistono anche programmi per la gestione del magazzino a pagamento dedicati ad aziende che necessitano di funzionalità avanzate: ecco, dunque, alcune soluzioni di questo genere che potrebbero fare al caso tuo.

Danea Easyfatt (Windows)

Danea Easyfatt

Danea Easyfatt è uno dei migliori programmi per la gestione del magazzino. È disponibile solo per PC Windows e propone funzionalità avanzate, come il controllo dei prodotti disponibili, la stima di riordino, lo storico dei movimenti di carico, scarico, acquisto e vendita e la possibilità di gestire più magazzini. Inoltre, permette di utilizzare lettori di codici a barre portatili, con la possibilità di stampare etichette. Consente anche di effettuare la fatturazione elettronica.

È possibile provare Danea Easyfatt in una versione demo che consente di testarne tutte le funzionalità. Per accedere al programma completo, è necessario invece acquistare una licenza tra quelle disponibili.

  • Standard: è l’ideale per i liberi professionisti che non hanno l’esigenza di gestire un magazzino. Consente di gestire i clienti, gli ordini, le fatture e le parcelle, di effettuare preventivi, di analizzare le vendite, di usufruire di uno scadenzario dei pagamenti e molto altro ancora. Ha un costo di 98 euro+IVA per il primo anno, dopodiché si rinnova a 58 euro+IVA/anno.
  • Professional: è la licenza più adatta ad artigiani e piccole imprese. Oltre a offrire tutte le funzionalità della versione Standard, permette anche la gestione dei fornitori e del magazzino, di stampare etichette e codici a barre e di effettuare un’analisi degli acquisti. Costa 188 euro+IVA per il primo anno e 109 euro+IVA dal secondo anno.
  • Enterprise One: questa licenza è rivolta a imprese e negozi e permette di gestire anche la vendita al banco, di collegare il registro di cassa, di integrarsi con sistemi ecommerce e di gestire più di un magazzino. Il costo per il primo anno è di 278 euro+IVA, poi passa a 169 euro+IVA/anno.
  • Enterprise: è la soluzione ideale per le grandi aziende che hanno la necessità di usare il software fino a 5 postazioni diverse. Ha un costo di 368 euro+IVA per il primo anno e di 219 euro+IVA a partire dal secondo anno.

Per scaricare la versione demo di Danea Easyfatt, collegati al sito Web ufficiale del programma e premi sull’opzione Prova Gratis Subito Easyfatt. A scaricamento completato, fai doppio clic sul file easyfatt-[versione]-demo.exe, consenti al software di apportare modifiche al computer, premendo sul pulsante , apponi i segni di spunta richiesti per procedere all’installazione e clicca sul pulsante Installa.

A questo punto, scegli la versione del software che intendi provare, selezionando l’opzione di tuo interesse tra Standard (non consente la gestione del magazzino), Professional, Enterprise one ed Enterprise. Fatto ciò, fai clic sul pulsante Nuovo, per creare un nuovo archivio, e inserisci il tuo indirizzo email nel campo apposito. Così potrai ricevere un’email di verifica, attivare la prova di Easyfatt e testarne il funzionamento.

Konga (Windows/macOS)

Konga

Konga è un altro valido programma a pagamento per la gestione del magazzino. È disponibile per PC Windows e macOS e, grazie a un’interfaccia semplice e completamente in italiano, consente di tenere traccia dei movimenti di tutti i prodotti disponibili in magazzino, scoprendo con rapidità se un determinato articolo è disponibile e quante volte è stato acquistato/venduto.

Il programma si compone di moduli acquistabili separatamente, che consentono di aggiungere ulteriori funzionalità. Oltre al modulo relativo alla gestione del magazzino, sono disponibili i moduli Contabilità, Vendite, Ordini fornitori, Ordini clienti, Lotti e matricole, POS ecc.

Per quanto riguarda il modulo Magazzino di Konga, consente di gestire più magazzini contemporaneamente, permette di monitorare le scorte disponibili, di gestire gli ordini e i resi, di effettuare un controllo di magazzino e dispone anche di una sezione dedicata allo stoccaggio. È disponibile in tre diverse versioni.

  • Konga Lite: consente di gestire una sola ragione sociale e di aggiungere un numero limitato (250) di clienti e articoli. È la versione adatta alle ditte individuali e le micro-aziende. Il modulo relativo alla gestione del magazzino ha un costo di 90 euro.
  • Konga Mono: è la soluzione ideale per le piccole aziende. È una versione completa del software, pari alla licenza Konga Pro, ma non prevede l’utilizzo in multi-utenza. Il modulo per la gestione del magazzino ha un costo di 120 euro.
  • Konga Pro: consente di gestire un numero illimitato di postazioni client collegate in rete locale o geografica. Il modulo relativo alla gestione del magazzino costa 290 euro.

Detto ciò, devi sapere che è possibile testare il funzionamento di Konga Pro attivando la versione gratuita di 30 giorni. Per farlo, collegati al sito ufficiale di Konga, seleziona l’opzione Download collocata nel menu in alto e, nella nuova pagina aperta, fai clic sul pulsante Download.

Completato lo scaricamento, se hai un PC Windows, fai doppio clic sul file Konga-setup.exe e premi sui pulsanti Avanti (per due volte consecutive) e Installa. Attendi, quindi, che la barra d’avanzamento raggiunga il 100% e clicca sul pulsante Fine, per completare l’installazione e avviare Konga.

Se, invece, hai un Mac, apri il pacchetto dmg appena scaricato, trascina Konga nella cartella Applicazioni di macOS e apri quest’ultima, dopodiché fai clic destro sull’icona del programma, seleziona l’opzione Apri dal menu che compare e premi sul pulsante Apri per bypassare le restrizioni di macOS riguardanti applicazioni di sviluppatori non certificati (operazione necessaria solo al primo avvio).

Adesso, a prescindere dal sistema operativo installato sul tuo computer, apponi il segno di spunta accanto all’opzione Prova il prodotto per 30 giorni e clicca sul pulsante Fine/Completato.

Attivazione prova gratuita Konga

A questo punto, sei pronto per testare il funzionamento di Konga. Premi, quindi, sul pulsante Aggiungi, per creare un nuovo database (se viene richiesta la password d’accesso, clicca semplicemente sul pulsante OK), inseriscine il nome nel campo apposito e premi sul pulsante OK.

Ora, fai doppio clic sul database appena creato, per aggiungere la tua azienda, inserire prodotti e fornitori e creare il tuo magazzino. Ti sarà utile sapere che accedendo alla schermata principale del database creato, puoi seguire le indicazioni mostrate a schermo per muovere i tuoi primi passi all’intero di Konga Pro.

Maestro (Windows)

Maestro

Maestro è un altro valido software per la fatturazione e la gestione del magazzino. Consente di aggiungere nuovi prodotti e monitorare gli articoli disponibili, con la possibilità di gestire anche le anagrafiche dei clienti, dei fornitori e degli agenti, consentendo anche il calcolo delle provvigioni di quest’ultimi.

Per quanto riguarda la parte dedicata alla fatturazione, Maestro permette di emettere, archiviare e modificare un numero illimitato di fatture, ma anche di preventivi, note d’accredito, note di debito, buoni di consegna e molto altro ancora. Inoltre, è possibile anche effettuare una connessione diretta con il servizio Fatturazione Elettronica di Aruba.

È disponibile in ben cinque diverse versioni, che si differenziano tra loro per funzionalità e prezzo.

  • Pro: è la versione base del programma che consente la fatturazione e la gestione del magazzino. L’ideale per iniziare a gestire al meglio la propria attività commerciale. Ha un costo di 65 euro+IVA.
  • Silver: permette di gestire anche l’anagrafica dei clienti e dei fornitori e di creare e gestire l’inventario. Inoltre, permette di fare preventivi e note d’accredito, di stampare etichette e molto altro ancora. Ha un costo di 109 euro+IVA.
  • Gold: è la versione completa del software, che dispone di tutte le funzionalità. Inoltre, permette anche di scaricare un’apposita applicazione per Android e iOS, per la gestione del magazzino da smartphone e tablet. Ha un costo di 149 euro+IVA.
  • Gold.net: offre tutte le funzionalità della versione Gold e consente l’accesso multi-utente, con la possibilità di accedere da un numero illimitato di postazioni in rete locale e anche contemporaneamente. Costa 298 euro+IVA.

Prima di procedere all’acquisto della versione che ritieni più adatta alle tue esigenze, sarai contento di sapere che puoi testarne le funzionalità scaricando la versione demo. Per farlo, collegati al sito ufficiale del software, premi sul pulsante Scarica demo gratis, individua la versione di tuo interesse e clicca nuovamente sul pulsante Scarica demo gratis.

Completato il download, fai doppio clic sul file setup.exe, premi sul pulsante Avanti, apponi il segno di spunta accanto all’opzione Sì, accetto integralmente i termini del presente accordo e clicca sul pulsante Avanti per quattro volte consecutive, per avviare l’installazione. Attendi, quindi, che l’installazione sia terminata, apponi il segno di spunta accanto alla voce Sì, esegui ora il programma e premi sul pulsante Fine, per chiudere la finestra e avviare Maestro.

A questo punto, non devi far altro che selezionare l’opzione Entra, per accedere alla schermata principale di Maestro e iniziare a testarne le funzionalità.

Excel (Windows/macOS)

Gestire magazzino con Excel

Ebbene sì, anche con Excel, il celebre programma di casa Microsoft per la creazione e la modifica dei fogli di calcolo, è possibile creare un elenco di prodotti e gestire il magazzino. Si tratta di una soluzione da prendere in considerazione per piccole imprese che devono gestire una quantità di articoli limitata.

Detto ciò, tutto quello che devi fare è scaricare Excel sul tuo computer attivando un abbonamento a Office 365, il servizio in abbonamento di Microsoft (a partire da 7 euro/mese con 30 giorni di prova gratuita) che include tutte le applicazioni di Office con aggiornamenti illimitati. In alternativa, se hai un PC con Windows 10, puoi acquistare Excel dal Microsoft Store (135 euro).

Dopo aver scaricato e installato il programma sul tuo computer, puoi creare un foglio Excel vuoto e personalizzarlo come preferisci, inserendo i dati dei fornitori, dei clienti e aggiungendo tutti i prodotti di tuo interesse. A tal proposito, potrebbe esserti utile la mia guida su come usare Excel.

In alternativa, puoi anche scaricare dei modelli pronti all’uso: per farlo, collegati al sito Web ufficiale di Office, scrivi “Magazzino” nel campo Trova il modello perfetto e fai clic sull’icona della lente d’ingrandimento, per visualizzare i risultati della ricerca. Clicca, quindi, sul modello di tuo interesse e premi sul pulsante Scarica, per scaricarlo sul tuo computer e usarlo per la gestione del tuo magazzino.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.