Programmi per preventivi
Hai da poco avviato la tua attività come piccolo imprenditore o lavoratore autonomo e, dopo aver portato a termine tutti gli adempimenti burocratici del caso puoi finalmente iniziare a lavorare per i tuoi clienti. Una delle fasi più delicate del tuo lavoro riguarda i preventivi e, per questo motivo, vorresti trovare qualche software che ti consenta di crearli e gestirli con facilità.
Se le cose stanno in questo modo, credo di avere ciò che fa al caso tuo. Nei prossimi paragrafi di questa guida, infatti, avrò modo di elencarti alcuni programmi per preventivi che sono facili da utilizzare e perlopiù gratuiti — almeno nella loro versione “base” e/o per periodi di prova relativamente lunghi — che ti faciliteranno notevolmente questa importantissima fase della tua attività professionale.
Visto che, come si suol dire, “il tempo è denaro”, direi di non perdere altro tempo in chiacchiere e di passare subito all’azione. Coraggio: mettiti bello comodo, prova i programmi elencati nei prossimi paragrafi e individua le soluzioni che fanno maggiormente al caso tuo. Ti auguro buona lettura e buon lavoro!
Indice
Programmi per preventivi gratis
Vediamo, dunque, i programmi per preventivi gratis che potrebbero esserti maggiormente d’aiuto. Qui sotto ne trovi elencati alcuni che sono semplici da utilizzare e gratuiti (nella versione base oppure per periodi di prova).
Invoicex (Windows/macOS/Linux)
Invoicex è una soluzione versatile e duttile, in grado di far fronte alle esigenze di vari professionisti e aziende. Ad esempio, è ritenuto uno dei migliori programmi per preventivi edili ma è valido per tantissimi settori. È open source, disponibile sia su Windows che su macOS e Linux e consente non solo di gestire preventivi, ma anche fornitori, clienti, prodotti, fatture e quant’altro. Di base è gratis, ma permette di gestire fino a un massimo di 100 documenti: per abbattere questo limite, bisogna sottoscrivere uno dei piani d’abbonamento tra quelli disponibili, a partire da 69 euro/anno).
Per scaricare Invoicex, recati sulla sua pagina di download, clicca sul pulsante verde Scarica posto in corrispondenza del sistema operativo installato sul tuo computer, così da avviare il download del pacchetto d’installazione del software. Al termine dello scaricamento, apri il file d’installazione ottenuto e segui la procedura guidata per portare a termine il setup. Se usi Windows, ad esempio, apri il file .exe e poi clicca sui pulsanti Sì, Accetto, Avanti, Installa e Fine.
Se, invece, usi un Mac, apri il pacchetto .dmg ottenuto, fai doppio clic sul file InvoicexSetup contenuto al suo interno e premi sul pulsante Apri. Successivamente, clicca sul pulsante Avanti, metti il segno di spunta accanto alla dicitura Accetto i termini di questo accordo di licenza e poi fai clic sul pulsante Avanti per due volte di seguito. Non ti resta, poi, che attendere il completamento della procedura d’installazione di Invoicex, cliccare altre due volte sul bottone Avanti e infine su OK.
Dopo aver portato a termine l’installazione di Invoicex e aver avviato il programma, clicca sulla voce Solo su questo computer, per usare Invoicex in locale, oppure In rete, se intendi collegare un database MySQL esterno con cui usare il software in Rete. Successivamente, clicca sul bottone Prosegui e attendi che venga creato il database.
Ora, nella schermata Inserisci i dati anagrafici dell’azienda, fornisci tutti i dati riguardanti la tua attività professionale (es. ragione sociale, partita IVA, codice fiscale, indirizzo, CAP, località, etc.) e fai clic sul bottone Conferma. Dopodiché rispondi Sì o No al riquadro che ti propone la prova per 30 giorni di alcune funzioni avanzate di Invoicex e riavvia il programma (chiudendolo e riaprendolo), così da applicare le modifiche appena fatte.
Prima di passare alla creazione dei preventivi, ti consiglio di inserire nel database i dati riguardanti i tuoi clienti, fornitori e prodotti. Premi, dunque, sul pulsante CLIENTI/FORNITORI, e aggiungi i dati riguardanti i clienti e i fornitori di tuo interesse compilando l’apposito modulo presente nella finestra apertasi; clicca, poi, sul bottone ARTICOLI e fai la stessa cosa con i tuoi prodotti.
Dopo aver inserito nel database i dati in questione, puoi effettivamente passare alla creazione dei preventivi. Per riuscirci, clicca sul pulsante PREV. e ORDINI situato nella sezione Vendita (sulla sinistra) oppure su quello situato nella sezione Acquisti (un po’ più sulla destra), in base alla tipologia di preventivo che devi creare.
Nella finestra che si apre, poi, clicca sul pulsante Nuovo preventivo e, nella finestra che si apre a schermo, fornisci tutti i dati riguardanti il tuo preventivo: Serie, Numero, Data, Cliente o Fornitore, Sp. Trasporto, Sp. Incasso, Note pagamento, Destinazione merce e così via. Una volta terminata la creazione del preventivo, clicca sul pulsante Salva. Facendo clic sui pulsanti Stampa o Crea PDF puoi, rispettivamente, effettuare la stampa del preventivo oppure esportarlo nel formato PDF.
Finson Preventivi (Windows)
Finson è un’altra soluzione che ti consiglio di provare. Si tratta di un programma gestionale a pagamento, che costa 49 euro (IVA inclusa), ma che è possibile testare gratuitamente per 30 giorni. È disponibile soltanto per Windows, la sua interfaccia è in italiano e offre diverse funzionalità gestionali, consentendo di realizzare e gestire preventivi in modo piuttosto semplice. Come la soluzione menzionata in precedenza, può essere adottato in diversi ambiti professionali, quindi che tu sia alla ricerca di programmi per preventivi idraulici, elettrici o di altro tipo, lo troverai sicuramente valido.
Per avvalertene, recati sulla sua pagina di download e poi clicca sul pulsante arancione Scarica e prova gratis per 30 giorni. Nella pagina che si apre, fai clic sul bottone Registrati qui e poi compila il modulo proposto per registrarti e accedere al pacchetto d’installazione del programma: inserisci quindi, nel campo di testo Trascrivi il testo dell’immagine, le lettere che vedi nell’immagine; il tuo indirizzo e-mail nei campi di testo E-mail e Ripeti e-mail e, dopo aver preso visione dell’informativa sulla privacy, fai clic sul bottone Registrati.
Apri, dunque, la casella di posta con la quale ti sei registrato poc’anzi, così da prendere nota della password che ti è stata inviata. Successivamente, recati nuovamente sulla pagina di download del programma (che ti ho linkato poc’anzi), fai clic sul bottone Scarica e prova gratis per 30 giorni e, dopo aver fornito le tue credenziali nei campi Email e Password, fai clic sul pulsante Accedi. Ad accesso eseguito, fai clic sul link clicca qui per scaricare e attendi che venga portato a termine il download del pacchetto d’installazione di Finson Preventivi.
Apri, dunque, il file .exe che hai ottenuto e clicca sui pulsanti Continua, OK, Sì e OK. Nella finestra che ti viene mostrata a schermo, fai poi clic sul bottone Avvia programma, apponi il segno di spunta sulla casella Accetto i termini e le condizioni di licenza e clicca sui pulsanti Installa, Sì e Chiudi.
Nella finestra di benvenuto del programma che dovrebbe essere comparsa a schermo, ti verrà chiesto se continuare a usare la trial di Finson Preventivi o se acquistare la licenza: clicca sul pulsante Prosegui con la prova, così da continuare a usare la versione di prova dell’applicazione.
Nella finestra principale del programma, fai clic sul pulsante Varie (in alto a sinistra) e seleziona una delle voci che compaiono a schermo per inserire i dati necessari per la compilazione dei preventivi: Anagrafica azienda, per fornire i dati della tua azienda; Anagrafica Clienti e Anagrafica Fornitori, per aggiungere i dati riguardanti i tuoi fornitori; Anagrafica Articoli/Listini, per inserire i dati riguardanti i tuoi articoli e prodotti che hai in listino e così via.
Per quanto riguarda la creazione vera e propria dei preventivi, invece, clicca sul pulsante Preventivi posto sempre in alto, seleziona la voce Compilazione preventivi nel menu che si apre e poi clicca sul bottone Nuovo posto in fondo alla finestra, così da avviare la creazione di un nuovo preventivo. Per procedere, basta selezionare il nome del cliente dal menu Nominativo (come ti ho già detto, devi aver caricato prima i dati del cliente, per ritrovarle all’interno del database) e, come per “magia”, tutti i dati che riguardano quest’ultimo verranno inseriti nel preventivo.
Per concludere, clicca sulle schede Dettagli, Riepilogo e Trasporto per aggiungere i dati riguardanti i prodotti da inerire nel preventivo, visualizzare le informazioni di riepilogo e i dati di trasporto. Quando sei pronto per farlo, poi, clicca sul pulsante Salva per salvare il documento ed eventualmente sul pulsante Stampa se hai intenzione di stamparne una copia cartacea.
Altri programmi per preventivi
Ci sono anche altri programmi per preventivi che faresti bene a prendere in considerazione, soprattutto se le soluzioni che ti ho citato poc’anzi non ti hanno soddisfatto pienamente oppure se le trovi troppo articolate da usare. Li trovi elencati di seguito.
- Harvest (Windows/macOS) — programma gestionale che permette di creare e gestire fatture e preventivi. È molto semplice da utilizzare, nonostante la sua interfaccia sia in lingua inglese. La versione di valutazione permette di gestire 2 progetti e può essere usata da 1 persona; per abbattere questi limiti è richiesta la sottoscrizione dell’abbonamento, che parte da 12 dollari/mese per ciascun utilizzatore della piattaforma.
- Word ed Excel (Windows/macOS) — queste applicazioni di casa Microsoft possono essere una buona soluzione per chi vuole fare preventivi senza creare un vero e proprio database con il quale gestirli, soluzione che può essere utile soprattutto per chi svolge un numero limitato di lavori. È possibile creare preventivi da zero oppure partendo da template pronti all’uso, come quelli presenti su questa pagina.
Programmi per preventivi online
Vorresti provare dei programmi per preventivi online, utilizzabili direttamente nel browser, senza dover installare nulla sul computer? È possibile fare anche questo. Lascia che ti parli di qualche soluzione ad hoc.
Teamleader CRM
Una delle migliori soluzioni disponibili sulla piazza per realizzare preventivi online è senza dubbio Teamleader CRM. Non ne hai mai sentito parlare? Rimediamo subito! Si tratta di un’applicazione Web rivolta a professionisti e aziende, che offre diverse funzionalità utili per gestire in tutto e per tutto la propria attività. Non è gratis: dopo una prova di 14 giorni, infatti, bisogna sottoscrivere uno dei piani d’abbonamento tra quelli disponibili, a partire da 50 euro/mese.
Per provare il servizio, recati sulla pagina principale di Teamleader CRM, fai clic sul pulsante Provalo gratis situato al centro dello schermo (oltre che in alto a destra) e compila il modulo apposito, fornendo negli appositi campi testuali il tuo nome, cognome, e-mail, azienda e numero di telefono, apponi il segno di spunta sulla casella relativa all’accettazione dei termini d’uso del servizio e poi clicca sul bottone Voglio provare Teamleader.
A questo punto, accedi alla casella di posta elettronica con la quale ti sei registrato al servizio, apri il messaggio che hai ricevuto da parte del servizio e poi clicca sul pulsante Attiva la mia prova gratuita. Nella pagina Web che si apre, indica negli appositi campi testuali il nome utente e la password con cui intendi accedere al servizio, clicca sul pulsante Avanti. Verifica, poi, che i dati riguardanti il tuo paese, la lingua preferita, il fuso orario e la valuta siano quelli giusti e, in caso affermativo, clicca sui pulsanti Avanti e Iniziamo!.
Per creare un preventivo, seleziona la voce Opportunità dalla sidebar posta sulla sinistra e clicca sul pulsante Aggiungi opportunità nella pagina che si apre. Compila, dunque, il modulo che ti viene proposto fornendo negli appositi campi testuali il titolo, il cliente, la fonte del contatto avuto con quest’ultimo, l’importo che potresti potenzialmente incassare e la probabilità che l’opportunità di guadagno si concretizzi. Ricordati anche di selezionare il nome del collaboratore che si occuperà del lavoro, mediante il menu Assegnato a e fai clic sul pulsante Salva per salvare le modifiche fatte.
Nella pagina che si apre, dovresti vedere la timeline relativa all’opportunità creata, composta da vari step: Nuovo, che indica il momento in cui è stata creata l’opportunità; Contattato, indicante il momento in cui il cliente è stato contattato; Incontro programmato, che definisce l’incontro programmato con il cliente; Preventivo inviato, che specifica il momento in cui il preventivo viene inviato e Accettato, che indica il momento in cui il preventivo viene accettato. La timeline ti sarà utile per tenere traccia dell’opportunità creata e della fase di sviluppo della stessa.
Per quanto concerne la creazione del preventivo, apri il menu a tendina Azioni, seleziona la voce Crea preventivo e compila il modulo che ti viene proposto indicando prezzo, quantità, subtotale e aliquota IVA da applicare. Clicca, dunque, sul pulsante Salva e avvaliti dell’editor che compare a schermo per realizzare il documento finale da inviare al cliente. Salva, poi, il documento in questione cliccando sul pulsante Salva.
Per inviare il preventivo, poi, clicca sulla voce Azioni presente nel riquadro delle opportunità e seleziona l’opzione Invia preventivo dal menu apertosi. Non ti resta che digitare il messaggio di posta elettronica dove inserire il preventivo come allegato, fare clic sul pulsante Invia posto in basso a destra e il gioco è fatto.
In questo articolo, visto il tema, mi sono limitato a parlarti della semplice realizzazione di preventivi con Teamleader, ma in realtà il servizio offre molteplici strumenti avanzati per l’intera gestione della propria attività che meritano di essere approfonditi. Per questo motivo ti consiglio di consultare la guida dedicata a Teamleader che ho pubblicato sul mio sito.
Altri servizi per preventivi online
Permettimi di citare anche altri servizi per preventivi online che potrebbero in qualche modo tornarti utili. Non sono completi come Teamleader, ma potrebbero essere perfetti se cerchi una soluzione più “scarna” e semplice da usare.
- Canva — noto servizio che permette di realizzare vari lavori di tipo grafico partendo da fantastici modelli pronti all’uso. Permette di creare facilmente anche preventivi e proposte commerciali, sfruttando alcuni template particolarmente curati dal punto di vista grafico. Di base il servizio è gratis, ma alcuni elementi grafici costano 1 dollaro ciascuno (ce ne sono tantissimi gratuita). Funziona previa registrazione.
- Invoice Ninja — servizio online specializzato nella realizzazione di documenti da usare in ambito business e che, quindi, è perfetto per realizzare dei preventivi graficamente interessanti. Di base è gratis, ma per accedere a tutte le funzioni è richiesta la sottoscrizione di un abbonamento, che parte da 10 dollari/mese.
App per preventivi
Concludo questa guida elencandoti anche qualche app per preventivi da usare su smartphone e tablet, qualora volessi realizzare dei preventivi “al volo” mentre sei in viaggio.
- Teamleader (Android/iOS/iPadOS) — si tratta della versione per dispositivi mobili del servizio di cui ti ho parlato nelle righe precedenti, che permette di gestire in tutto e per tutto i rapporti con i propri clienti, compresi i preventivi da inviare loro, e varie altre attività riguardanti la propria azienda. Ti ricordo che può essere testato per 14 giorni, poi bisogna sottoscrivere l’abbonamento, che parte da 50 euro/mese.
- Canva (Android/iOS/iPadOS) — trasposizione mobile del servizio che ho citato poc’anzi, che funziona gratuitamente previa registrazione e che permette di realizzare dei preventivi e delle offerte commerciali partendo da template pronti all’uso.
- Invoice Ninja (Android/iOS/iPadOS) — anch’esso è la versione mobile di uno dei servizi citati prima, che funziona in modo analogo alla sua controparte Web. Ti ricordo che di base è gratis, ma l’accesso a tutte le funzioni richiede la sottoscrizione di un abbonamento, che parte da 10 dollari/mese.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
