Programmi per prima nota
La prima nota è uno strumento di contabilità alquanto importante che, seppur non obbligatorio ai fini fiscali, risulta essenziale per tenere traccia di tutti i movimenti effettuati sia a livello di cassa, e dunque in contanti, sia tramite pagamenti bancari.
La sua struttura è alquanto semplice e ordinata, e consiste sostanzialmente in un registro nel quale vanno riportati i dati salienti delle transazioni, come date, importi, descrizioni e riferimenti delle operazioni eseguite, incluso il saldo progressivo aggiornato. Piuttosto che riportare manualmente tali informazioni su un blocco cartaceo, però, ti piacerebbe poter utilizzare degli appositi programmi per prima nota dotati di funzionalità e opzioni preimpostate in grado di aiutarti a velocizzare la compilazione del documento in questione. Ho indovinato, vero?
Ebbene, sono lieto di comunicarti che in Rete è possibile trovare diversi software idonei allo scopo, sviluppati appositamente per redigere in maniera intuitiva la prima nota e agevolarne all'occorrenza la consultazione. Se hai qualche minuto da dedicarmi, posso dunque illustrarti nel dettaglio il funzionamento di alcune risorse che reputo particolarmente “pratiche” sotto diversi aspetti, e consigliarti anche delle alternative altrettanto valide. Allora, sei d'accordo? Perfetto, in tal caso a me non resta che augurarti buona lettura!
Indice
Programmi per prima nota cassa e banca
Come promesso, di seguito ti espongo le caratteristiche principali di alcuni dei migliori programmi per prima nota cassa e banca reperibili su Internet. Alcuni di questi sono dotati di funzioni essenziali per la stesura del documento contabile in oggetto e risultano fruibili liberamente. Ho tuttavia incluso anche dei software più professionali per i quali è possibile scaricare una versione di prova valida per un periodo di tempo limitato, a seguito del quale occorre procedere all'acquisto di una licenza per proseguirne l'utilizzo.
Invoicex (Windows/macOS/Linux)
Invoicex è un ottimo programma per prima nota che ti consiglio vivamente di prendere in considerazione. Si tratta infatti di una soluzione alquanto versatile, che integra anche delle utili funzionalità per la gestione delle fatture e del magazzino. È disponibile in una versione gratuita, ma questa presenta delle limitazioni (relative anche all'utilizzo della prima nota) che possono essere superate sottoscrivendo il piano Professional Plus, il cui costo è di 119 euro l'anno, con 30 giorni di prova gratuita.
Per avvalerti della trial, collegati a questa pagina del sito ufficiale di Invoicex e clicca sul pulsante Scarica relativo al tuo sistema operativo (il programma è infatti compatibile con Windows, macOS e Linux). Successivamente, se disponi ad esempio di un PC Windows, fai doppio clic sul file .exe appena ottenuto, quindi premi Sì nella notifica che compare, accetta i termini di licenza e pigia i pulsanti Avanti prima e Installa poi (al termine del setup puoi chiudere la finestra).
Se hai un Mac, invece, presta attenzione innanzitutto a scaricare l'installer corretto rispetto alla versione del sistema operativo in tuo possesso, quindi clicca due volte sul file .dmg ottenuto. A seguire, fai clic destro sull'icona del file InvoicexSetup e premi il bottone Apri. Infine, segui la semplice procedura guidata di installazione: ti basterà accettare i termini di licenza e premere di volta in volta il pulsante Avanti per portarla a termine.
Al primo avvio, seleziona la modalità di utilizzo del software tra in locale e tramite archivio di Rete (per avvalerti di quest'ultima occorrenza dovrai immettere anche i dati del server MySQL) premendo l'apposita funzione presente nella nuova finestra apertasi e cliccando poi sul pulsante Prosegui, dopodiché immetti i dati anagrafici della tua azienda nell'apposito modulo. Una volta confermate le informazioni, specifica se intendi utilizzarle come intestazione per i documenti in stampa.
Arrivato a questo punto, acconsenti all'utilizzo dei 30 giorni di prova delle funzionalità aggiuntive del software e provvedi al download di tutti i plugin, fra i quali è presente anche quello denominato Contabilità, necessario per la stesura della prima nota. Dopo aver premuto l'apposito bottone (se non visualizzi tale finestra puoi comunque eseguire l'operazione in un secondo momento pigiando il bottone Plugin posto in alto a destra), chiudi il programma cliccando sulla [X] situata in alto a sinistra e riavvialo, affinché venga predisposto l'ambiente di lavoro aggiornato.
Dopo il riavvio, clicca sulla voce Contabilità ora presente nel menu principale e seleziona la funzione Abilita gestione Contabilità, quindi chiudi e riavvia nuovamente l'interfaccia del software come visto poc'anzi. Una volta fatto ciò, recati nuovamente nel menu Contabilità e, se intendi procedere con l'immissione manuale dei movimenti, fai clic sull'opzione Registrazioni prima nota.
Utilizza poi l'apposita maschera per inserire il numero progressivo della transazione, la data, la causale e i vari dati previsti dalla tabella sottostante. Al termine, premi il bottone Salva collocato in basso per completare la registrazione e conferma l'operazione. Ti basterà pigiare la funzione Nuovo posta in alto a sinistra nella finestra in questione per procedere a ulteriori inserimenti.
Invoicex permette anche di abilitare la creazione automatica della prima nota in base alle fatture già registrate sul sistema. Per procedere in tal senso, recati sul menu Contabilità > Generazione registrazioni prima nota da Fatture, quindi immetti le date di inizio e fine del periodo di tuo interesse, apponi il segno di spunta alle voci Fatture di vendita e Fatture di acquisto, e premi infine il bottone Genera. Comodo, non trovi?
Prima Nota Semplice (Windows)
Se sei alla ricerca di un programma per prima nota gratis, allora ti consiglio di provare Prima Nota Semplice, un software compatibile solo con PC Windows che può essere scaricato liberamente dalla pagina principale del suo sito ufficiale premendo l'apposito pulsante ivi presente.
Tieni però conto che la versione free del prodotto in questione presenta alcune limitazioni: per la precisione, dopo aver registrato i primi 50 movimenti è possibile inserirne solo altri 3 al giorno, per un massimo di 75 operazioni al mese. Inoltre, permette di riportare un totale di 200 contatti in anagrafica, e di stampare ed esportare al massimo 25 movimenti per volta. Per sbloccare tali restrizioni, puoi valutare l'acquisto di una licenza con costi a partire da 25 euro/anno per la licenza di 2 anni.
L'installazione di Prima Nota Semplice è alquanto intuitiva, e puoi facilmente eseguirla in pochi passaggi anche se non sei un utente particolarmente esperto in questa tipologia di operazioni. Ti basta, infatti, cliccare due volte sul file .exe appena ottenuto, premere il pulsante Sì nella nuova finestra apertasi, pigiare quattro volte il bottone Avanti e, infine, quello denominato Installa (al termine del setup puoi chiudere la finestra).
Al termine della procedura, avvia il software e, non appena ti viene richiesto, definisci la cartella di destinazione del database nel quale verranno riportate tutte le operazioni. Ripeti poi l'operazione per definire anche quella dei file associati alle registrazioni. Se non hai particolari esigenze mantieni le opzioni proposte dal sistema e, successivamente, immetti la password di amministratore (al primo accesso va inserita quella di default admin).
Una volta fatto ciò, ti ritroverai al cospetto di un'interfaccia minimale ma dotata di tutte le funzioni essenziali per la registrazione dei movimenti di cassa e banca, suddivisa in 4 schede denominate Prima nota, Anagrafica, Archivi di base e Opzioni e utility.
La schermata Prima nota, come puoi facilmente intuire, permette di ottenere una vista sintentica dell'esercizio attuale e di inserire i movimenti. Per procedere in tal senso, è sufficiente premere il pulsante Nuovo posto appena al di sopra dell'apposito modulo e compilare i vari campi con le informazioni di riferimento dell'operazione.
Il campo Contratto, quando valorizzato con un dato riconosciuto come nuovo, porta automaticamente all'apertura di una maschera per l'immissione delle informazioni relative al contatto di riferimento, che verrà poi registrato nella scheda Anagrafica. Se lo preferisci, però, puoi anche aggiungere clienti e fornitori direttamente dalla sezione in questione. Al termine della compilazione, in tutti i casi è sufficiente pigiare il bottone Salva per registrare l'operazione.
La sezione Archivi di base ti permette invece di modificare e inserire causali e conti, qualora le voci predefinite dal programma non dovessero rispondere appieno alle tue esigenze di contabilità. È possibile altresì aggiungere nuovi utenti e le relative password, e attribuire a questi ultimi modalità di accesso dedicate.
Infine, la scheda Opzioni e utility permette di personalizzare l'utilizzo del programma sia da un punto di vista estetico (colore di sfondo e font) che funzionale (impostazioni di visualizzazione dei movimenti, modalità di login e definizione di eventuali politiche di backup).
Altri software per prima nota
Oltre alle soluzioni che ti ho appena suggerito, in Rete è possibile trovare molti altri software per prima nota altrettanto validi e interessanti, alcuni dei quali fruibili anche direttamente online. Di seguito ti riporto un elenco di programmi che ho personalmente selezionato per te.
- Banana Contabilità+ (Windows/macOS/Linux) — si tratta di un eccellente programma per prima nota cassa gratis, idoneo per l'utilizzo da parte di piccole imprese, associazioni e privati, grazie al quale è possibile registrare anche le transazioni di banca. Il piano free permette di eseguire una gestione completamente gratuita della contabilità, in relazione però a un solo conto, ed è dotato di una funzione Timesheet per la registrazione delle ore di lavoro. Inoltre, permette di avvalersi di tutte le funzioni della versione a pagamento (fino a un massimo di 70 operazioni), il cui costo ammonta a 60 euro + IVA all'anno. È disponibile anche sotto forma di app per dispositivi Android e iOS/iPadOS.
- La Prima Nota (Windows) — software estremamente facile da usare, adatto anche a coloro che non hanno particolari nozioni di contabilità. Può essere scaricato gratuitamente in versione demo per testare le sue funzionalità. La licenza a vita costa 29,90 euro.
- Microsoft Excel (Windows/macOS) — se devi tenere una contabilità semplice e non hai bisogno di particolari funzioni, puoi sempre valutare l'utilizzo del celebre software per i fogli di calcolo di Microsoft, impostando manualmente i campi di cui hai bisogno (per quanto riguarda il suo funzionamento puoi fare riferimento alla mia guida su come usare Excel) o basandoti su uno dei modelli dedicati alla contabilità già predisposti per l'occorrenza. La versione completa per PC prevede la sottoscrizione di un abbonamento Microsoft 365, con costi a partire da 7 euro/mese, ma se cerchi un programma free per prima nota cassa e banca puoi anche rivolgerti alla sua versione online, accessibile gratuitamente con un account Microsoft, o all'app per Android e iOS/iPadOS, gratis per device con display fino a 10,1".
- Sibill (Online) — piattaforma online sviluppata appositamente per semplificare la gestione finanziaria di aziende e professionisti. Prevede piani di abbonamento con costi a partire da 69 euro/mese, con 7 giorni di prova gratuita utili per testare le varie funzionalità del servizio.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
