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Programmi di fatturazione elettronica

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Nonostante l’obbligo di fatturazione elettronica sia in vigore dal 1° gennaio 2019, districarsi tra i tanti software nati per gestire questa importante operazione non è affatto semplice e richiede un minimo di attenzione per confrontare le varie risorse disponibili. Sono sicuro che anche secondo te l’argomento è di assoluto rilievo, perché anche tu, come tutti gli operatori commerciali e professionisti, vorresti avere le idee chiare su quale tra i tanti programmi di fatturazione elettronica utilizzare.

Per questo motivo, sei alla ricerca di consigli su quali software adoperare, vero? Allora non temere, perché con questo post ho deciso di proporti una guida specifica, al fine di illustrarti i principali software per la fatturazione elettronica, le loro funzioni più importanti e i loro costi.

Coraggio: ritagliati qualche minuto di tempo libero, analizza attentamente le soluzioni che trovi elencate di seguito e cerca di individuare quella più adatta alle tue necessità, in modo da cominciare subito a utilizzarla per le tue fatture elettroniche. Detto ciò, non mi rimane altro che augurarti una buona lettura e un buon lavoro!

Indice

Informazioni preliminari

Cosa sapere sulla fatturazione elettronica

Prima di parlarti in dettaglio dei programmi di fatturazione elettronica ai quali puoi rivolgerti, mi sembra doveroso darti qualche informazione in merito a questa tecnologia e al suo utilizzo in Italia.

La fattura elettronica è un documento fiscale obbligatorio che permette di attestare un’operazione di compravendita di beni e servizi tra due soggetti. A sua volta, la fattura regola il rapporto di debito e credito che sorge tra compratore e venditore.

Come già saprai, la fattura elettronica assolve agli stessi obblighi e alle stesse funzioni della vecchia fattura cartacea, con le uniche differenze che va obbligatoriamente redatta con un PC, tablet o smartphone e che dev’essere trasmessa in via elettronica al cliente tramite il Sistema di Interscambio (Sdl) in formato XML (eXtensible Markup Language).

L’Sdl è stato predisposto dall’Agenzia delle Entrate per controllare la presenza dei dati obbligatori della fattura, l’indirizzo telematico e la correttezza della partita IVA e del codice fiscale di venditore e compratore. Proprio per questa importante funzione, i software di gestione della fatturazione elettronica devono superare elevati standard qualitativi perché la loro affidabilità è necessaria.

La fatturazione elettronica è obbligatoria, ma alcuni soggetti sono esonerati dalla sua emissione. Tra gli esonerati, vi sono le imprese e i lavoratori autonomi che rientrano nel regime di vantaggio, coloro che rientrano in quello forfettario e i piccoli produttori agricoli (già esonerati dalla fatturazione). Se vuoi più riferimenti, consulta la pagina dedicata del sito Agenzia delle Entrate.

Programmi per fatturazione elettronica gratis

Strumenti gratuiti per la fatturazione elettronica

Fatte queste doverose premesse, posso ora parlarti dei gestionali di fatturazione elettronica più utilizzati e affidabili, in grado di semplificare l’invio di questi documenti fiscali al Sistema di Interscambio e ad assolvere all’obbligo legale della loro emissione.

Vorrei iniziare parlandoti di quei programmi gratuiti creati per la fatturazione elettronica e forniti a costo zero: si tratta di programmi affidabili nonostante la caratteristica della gratuità, ideali soprattutto per chi non ha necessità di fare un elevato numero di fatture.

Programma per fatturazione elettronica Agenzia Entrate

Fare fatture elettroniche con l'Agenzia delle Entrate

Per utilizzare il software di fatturazione elettronica gratuito fornito dall’Agenzia delle Entrate, che permette di compilare le fatture mediante una serie di domande che determinano la struttura del file XML da trasmettere all’Agenzia delle Entrate, bisogna per prima cosa installare Java sul PC: se tu non hai ancora provveduto, segui la guida apposita che ho pubblicato sul sito.

Una volta fatta questa verifica, puoi procedere con il download del software. Per cui, collegati alla pagina dedicata sul sito dell’AdE e clicca sul link Compilazione fattura elettronica, per avviare subito lo scaricamento del programma.

Finito il download, apri il file chiamato FEL18.jnlp, con un doppio clic, e porta a termine l’installazione cliccando sui pulsanti Esegui e Avanti.

Procedura fatturazione elettronica AE

Il software è ora pronto per essere utilizzato: una volta avviato, ti basta cliccare sull’icona del documento in bianco con la scritta New, posta in alto a sinistra, oppure sul menu File (in alto a sinistra) e poi sulla voce Nuova fattura, per creare una nuova fattura elettronica.

Adesso puoi inserire il codice IVA e mettere una spunta sul tipo di fattura che vuoi creare tra Ordinaria, Semplificata e PA. Quando vuoi confermare i dati, fai clic sul tasto Finito.

Il passaggio successivo richiede di inserire i propri dati, facendo clic sulla cartella a sinistra chiamata I miei dati, e poi passare alla cartella Fattura, per inserire i dati del cliente, quindi ai Dati Generali e inserire sia le Linee di dettaglio della fattura che i Dati Pagamento. Per poter ultimare la fattura, dovrai visualizzare i Dati di Riepilogo e, infine, dare conferma, premendo il pulsante Creazione file da Inviare.

Il programma farà ora tutti i controlli necessari sulla presenza di errori e, in caso di esito positivo, potrai salvare la fattura, facendo clic sulla voce File (in alto a sinistra) e selezionando l’opzione Salva Fattura dal menu che si apre.

Potrai, all’occorrenza, riprendere le fatture salvate tramite il comando Apri Fattura del menu File. Ti ricordo, infine, che le fatture generate devono essere inviate all’AdE tramite il pannello Web Fatture e Corrispettivi (al quale bisogna accedere previa richiesta di un apposito PIN, come ti ho spiegato nel mio tutorial sulla creazione dei file CCF).

Assoinvoice (Windows/macOS/Linux)

Visualizzare fatture elettroniche con Assoinvoice

Passo ora a parlarti di un altro programma gratuito, ideato però solo per la visualizzazione delle fatture elettroniche e non per la loro creazione: si tratta di Assoinvoice, liberamente scaricabile presso il suo sito ufficiale, cliccando sul logo in blu (in basso) corrispondente al sistema operativo che si utilizza sul proprio PC. Assoinvoice è infatti disponibile oltre che per Windows, anche per macOS e Linux.

In questa guida faccio riferimento alla versione Windows, ma se vuoi sapere come scaricare Assoinvoice per macOS o Linux, consulta la mia guida su come aprire XML fattura elettronica.

Al termine dello scaricamento, apri dunque il file .exe ottenuto e procedi poi cliccando sul pulsante Avanti. Provvedi, quindi ad accettare i termini del contratto, clicca ancora sul tasto Avanti, scegli la cartella dove installare il programma, clicca di nuovo su Avanti e confermare l’installazione del software, cliccando sul tasto Installa.

Procedura Assoinvoice per visualizzare fatture elettroniche

Al termine dell’installazione, clicca sul tasto Finito e apri il software dal menu Start (quello accessibile cliccando sul pulsante collocato in basso a sinistra, quello con il logo di Windows).

Quando il programma si apre, chiede di accettare la licenza e le clausole d’uso: tu dai conferma, con due clic sui pulsanti Approvo. Ora non ti resta che cliccare sull’icona (⋮) (in alto) e selezionare il pulsante a forma di cartella, per poter selezionare il percorso in cui si trovano le fatture elettroniche che vuoi visualizzare. Conferma poi il tutto, con la pressione del pulsante Seleziona cartella.

Quando la fattura verrà visualizzata, potrai anche cambiare la modalità di visualizzazione tra semplificata, completa e ministeriale. Infine, potrai salvare il file oppure stamparlo, cliccando sulle apposite icone collocate in alto.

Libero SiFattura Basic (Web)

SiFattura

Da tenere assolutamente in considerazione anche Libero SiFattura Basic, un programma gestionale completo e gratuito che permette di creare i file xml della fattura elettronica, oltre che a ricevere direttamente le fatture elettroniche. Maggiori info qui.

Programmi per fatturazione elettronica a pagamento

Programmi a pagamento per la fatturazione elettronica

Ora che ti ho presentato i programmi offerti gratuitamente per gestire le fatture elettroniche, passo a parlarti di quelli disponibili a pagamento.

La scelta è molto ampia ma qui ho preferito soffermarmi su quelli più utilizzati e diffusi al momento. Questi software sono particolarmente indicati se hai bisogno di ricorrere con frequenza alla fatturazione elettronica o per usufruire di uno specifico servizio.

In molti casi, infatti, si tratta di soluzioni all-in-one che funzionano direttamente dal browser e che provvedono anche all’invio delle fatture emesse e ricevute all’Agenzia delle Entrate.

Allora, sei pronto a scoprire quali sono i migliori? Bene, mettiti bello comodo e continua a leggere per saperne di più!

Programma per fatturazione elettronica Aruba

Strumenti di fatturazione elettronica di Aruba

Il primo programma a pagamento per gestire le fatture elettroniche di cui ti parlo è quello fornito dall’azienda Aruba: si tratta indubbiamente di uno dei più usati, merito anche del fatto che riesce a gestire l’intero processo di fatturazione elettronica, dalla creazione alla comunicazione all’Agenzia delle Entrate, nonché l’archiviazione e l’eventuale stampa.

Per di più, il programma funziona interamente via Web, quindi non avrai bisogno di installare niente sul PC. Dal punto di vista contabile, la Fatturazione Elettronica di Aruba consente anche di comunicare i dati relativi alle liquidazioni periodiche dell’IVA e la trasmissione dei dati in fattura che interessano spesometro ed esterometro.

Il software di Aruba è proposto al prezzo di euro 25 + IVA all’anno, per avere anche 1 GB di spazio per l’archiviazione online (puoi considerare che equivale circa a 100.000 fatture da 10 Kb). Se pensi di gestire più fatture, allora puoi aggiungere all’occorrenza un ulteriore GB allo stesso prezzo.

Aruba propone poi un account Premium di Fatturazione Elettronica, ideale per avere una gestione multipla della fatturazione elettronica (con più interfacce utente, gestionali di deleghe e molto altro), per un prezzo di partenza di euro 600 + IVA annui. In questo caso, lo spazio fornito è di 5 GB all’anno. Puoi avere più informazioni al riguardo presso questa pagina.

Funzionalità del servizio Aruba

Se vuoi usare il programma di Aruba, collegati alla pagina dedicata e clicca sul pulsante Acquista. Adesso, fai clic sul tasto Prosegui e completa l’ordine facendo il login, se sei già registrato; in alternativa, se necessiti di un account Aruba, clicca sul pulsante Registrati e completa l’ordine. Ricorda di indicare una scelta tra libero professionista, azienda o ditta individuale e compila tutte le restanti informazioni personali, indirizzo e-mail incluso.

Prima di cliccare sul bottone Prosegui e completare l’ordine, ricorda di spuntare le caselle del consenso sul trattamento della privacy. Al termine della procedura, ti basterà completare il pagamento tramite carta di credito, bonifico, bollettino o PayPal. Puoi controllare a questa pagina il tempo di attivazione in relazione al tipo di pagamento scelto.

Ti segnalo, infine, che quando avrai ottenuto l’accesso al programma, potrai eseguirlo direttamente da Web, seguendo una pratica interfaccia autoguidata alla configurazione.

In breve, è un’interfaccia che guida passo dopo passo alla configurazione del servizio, molto intuitiva e che consente di gestire sia il ciclo attivo, vale a dire la creazione e l’invio di una fattura elettronica, sia quello passivo, ovvero quello che consente di ricevere fatture, visualizzarle e gestirle (ed eventualmente stamparle).

Per avere tutti i dettagli sull’uso di questo interessante software, ti invito a consultare la mia guida completa alla fatturazione elettronica di Aruba.

Programma per fatturazione elettronica Legalinvoice

Fatturazione elettronica di InfoCert

Un altro programma di cui voglio parlarti, disponibile anch’esso a pagamento, è quello di InfoCert chiamato Legalinvoice. Anche questo software funziona via Web, tramite uno qualsiasi dei browser Web supportati. Un altro vantaggio di Legalinvoice è quello di non richiedere firma digitale perché è InfoCert a firmare, come intermediario, la fattura e inviarla al Sdi dell’Agenzia delle Entrate.

Per quanto concerne i prezzi, Legalinvoice è disponibile in due versioni, rispettivamente chiamate START e PRO. Entrambe le versioni offrono un servizio completo ma con la differenza di rivolgersi a una tipologia di utente differente.

Con la versione START, ideale per artigiani, commercianti, agricoltori e Partite IVA che si rivolgono a un intermediario per la gestione della contabilità ed emettono fatture create manualmente o tramite PC, permette di gestire la fatturazione da e verso la Pubblica Amministraizone e i privati (B2B). Inoltre, il software consente di gestire l’invio di fatture con i relativi controlli, fare preventivi, documenti di trasporto, scadenziari e di accedere a funzioni per esportare i documenti, nonchè di ricevere fatture tramite il canale InfoCert o la propria casella PEC.

Legalinvoice START include anche un archivio di conservazione automatica delle fatture elettroniche, inviate e ricevute. Qualora si scegliesse di provarlo viene offerto un periodo gratuito di 6 mesi, per poi pagare euro 4 al mese + IVA (fatturati annualmente), per un numero di 200 fatture inviate o ricevute dal Sdl. Puoi avere più informazioni cliccando qui.

Scelte per la fatturazione elettronica InfoCert

Parlando, invece, della versione PRO, questa è la soluzione ideale per imprese, società e studi che possiedono già un software gestionale o ERP con cui creare fatture (PDF e XML-PA) e vogliono avvalersi di uno strumento per la gestione delle fatture B2B senza bisogno di modificare il programma di fatturazione già utilizzato. Le funzioni e i vantaggi della versione START sono inclusi, ma viene aggiunta, appunto, la funzione di importazione di fatture generate da sistemi ERP.

La schermata utente include voci di controllo dei dati e funzioni di esportazione di dati e fatture, anche in grandi numeri. Il periodo di prova gratuito offerto è di 6 mesi, per poi pagare euro 7 al mese + IVA (fatturati annualmente) per la gestione di un totale di 400 documenti (fatture, DDT, note di credito ecc.) inviati o ricevuti via Sdl. Puoi avere più informazioni a questa pagina.

Qualora scegliessi di rivolgerti a Legalinvoice, procedi con la registrazione presso il sito dedicato, quindi seleziona uno dei due servizi (START o PRO) e conferma di voler attivare il servizio di prova di 6 mesi. Successivamente, effettua l’accesso all’account InfoCert, oppure procedi cliccando su Crea un account e compila il form con indirizzo email e password, per poi spuntare Non sono un robot e scegliere se prestare il consenso per le attività marketing. In seguito, clicca sul bottone Registrami, per procedere.

Riconferma poi la tua intenzione di attivare Legalinvoice gratis per 6 mesi con l’indirizzo di tua preferenza e clicca il pulsante Attiva. Il passaggio successivo richiede l’inserimento di dati personali, la scelta del tipo di Attività (privato, impresa, associazione di categoria, libero professionista o lavoratore nella PA), quindi presta il consenso e clicca su Avanti. Ricordati, infine, di specificare l’indirizzo e-mail per ricevere conferma dell’attivazione e clicca altre due volte sui pulsanti Avanti.

Ti segnalo che, per l’acquisto di Legalinvoice, devi collegarti al sito ufficiale e selezionare, tramite l’apposito menu a tendina, la durata dell’abbonamento e il numero di fatture che intendi creare per questo periodo, per poi cliccare sul tasto Aggiungi al carrello. La schermata successiva è relativa al riepilogo dell’ordine, dove potrai controllare le tue informazioni e quelle sull’acquisto e poi cliccare su Procedi con il pagamento.

Per quanto concerne l’uso del software, è di per sé molto intuitivo, grazie al fatto che l’interfaccia è molto pratica. Inoltre, il suo utilizzo è praticamente guidato. Per esempio, puoi compilare il profilo azienda e quello elettronico per iniziare, per poi regolare le impostazioni sul profilo utente e profilo pubblico, dopodiché non dovrai far altro che scegliere tra le procedure di creazione di fatture, di consultazione o di archiviazione e stampa.

Se vuoi una guida dettagliata sull’uso di Legalinvoice, ti suggerisco di riferirti al mio tutorial dedicato al servizio.

Programma per fatturazione elettronica Zucchetti

Servizi di fatturazione elettronica Zucchetti

L’ultima soluzione di cui voglio parlarti in questa guida è quella proposta da Zucchetti, per la gestione, invio e conservazione delle fatture elettroniche.

Zucchetti offre due possibilità per la fatturazione elettronica: la prima è chiamata Digital Hub Zucchetti ed è un software Web based adatto a tutti coloro vogliono avere accesso personale alla gestione delle fatture B2B e PA, lasciando a Zucchetti il compito di conservazione. L’altra soluzione è chiamata Outsourcing/pay-per-use, ossia la delega dell’intera gestione, trasmissione e conservazione delle fatture elettroniche. In entrambi i casi, non è richiesta alcuna installazione, il programma è utilizzabile direttamente da browser Web.

Digital Hub Zucchetti include anche l’accesso alla Digital Hub App, ideata per emettere fatture elettroniche da smartphone e tablet, l’invio automatico del codice identificativo a clienti e fornitori, il reindirizzamento automatico delle fatture alla propria PEC e la gestione dell’acquisto carburante tramite ZcarFleet.

L’acquisto di Digital Hub Zucchetti è possibile tramite questa pagina, da cui puoi scegliere il tipo di attività che svolgi e procedere scegliendo un pacchetto di fatture che va da euro 10 + IVA per 10 fatture fino ad euro 400 + IVA per 1000 fatture. Prima di poter fare l’acquisto, devi registrarti cliccando prima sul tasto Acquista, poi sulla voce Non sei registrato? Clicca qui! e completando il form proposto. Infine, decidi se dare i consensi alla privacy e, compilato il tutto, clicca sul tasto Registrati.

Servizio outsourcing Zucchetti per la fattura elettronica

Il servizio Outsourcing di Zucchetti funziona con un modello prepagato che prevede l’acquisto di pacchetti di fatture (attive o passive) con un prezzo variabile in base al numero. Ciascuno dei pacchetti ha una durata di 12 mesi dalla data di acquisto. È possibile consultare il listino completo a questo indirizzo. Una volta individuato il pacchetto che si vuole, si deve procedere acquistando la SDI card: un credito prepagato con validità 24 mesi ricaricabile e utilizzabile in più tranche.

Per acquistare una SDI card, devi recarti sulla pagina dedicata, scegliere l’importo da versare e inserire le credenziali di accesso (o registrarti, come già visto per il Digital Hub). Dopo aver accettato le condizioni di utilizzo, devi compilare la sezione SCEGLI PACCHETTO e fare la tua scelta, cosicché il credito nella card venga scalato.

L’utilizzo del pacchetto software di gestione della fatturazione elettronica di Zucchetti è piuttosto intuitivo, inoltre è disponibile un esaustivo manuale d’uso sul servizio di fatturazione elettronica che riesce a dissipare praticamente ogni dubbio in merito.

Libero SiFattura Lite e Pro (Web)

Sifattura

Si tratta delle versioni più complete di Libero SiFattura: aggiungono ulteriori funzionalità, come l’invio automatico delle fatture elettroniche al SDI e la possibilità di inviare fatture elettroniche alla PA. Maggiori info qui.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.