Teamleader CRM: che cos’è e come funziona

di Salvatore Aranzulla

Sei titolare di una piccola o media impresa e vai alla ricerca di un gestionale in grado di farti organizzare tutti i tuoi contatti in un unico spazio, curare i rapporti con i clienti e gestire vendite, fatturazione e progetti in maniera semplificata? Allora credo che potresti essere interessato a Teamleader Focus.

Teamleader è una soluzione all-in-one per le PMI che vogliono risparmiare tempo e denaro, incrementare il proprio giro d'affari e fidelizzare la propria clientela. Offre una potente soluzione CRM (Customer Relationship Management) per gestire i rapporti con i clienti e i potenziali clienti, più una serie di strumenti per gestire vendite, progetti, fatturazione e ticket di assistenza. Ha un'interfaccia estremamente intuitiva (in lingua italiana), un prezzo accessibile (si può provare gratis per 14 giorni senza fornire i dati della carta di credito e senza obbligo di rinnovo) e comprende numerosi canali di assistenza, tutti gratis e in lingua italiana. Inoltre, funziona direttamente dal browser senza richiedere l'installazione di software sul PC e dispone anche di una comoda app per smartphone e tablet.

Ti ho incuriosito? Vorresti saperne di più? Bene, allora prenditi qualche minuto di tempo libero e continua a leggere: di seguito ti spiegherò in dettaglio cos'è Teamleader e come funziona, ti illustrerò tutte le sue funzioni principali e ti mostrerò come muovere i primi passi all'interno di quest'utilissimo servizio all-in-one. Non mi resta altro che augurarti buona lettura e, soprattutto, buon lavoro!

Prezzi di Teamleader

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Teamleader è una soluzione economica e modulare: ciò significa che si adatta alle esigenze di ogni impresa e prevede costi differenti in base alle funzionalità acquistate. Il piano Smart, che comprende CRM, vendite e tracciamento del tempo e consente l'accesso da parte di 2 utenti, costa 37,50 euro/mese (se si sceglie la fatturazione annuale, altrimenti costa 45 euro/mese con fatturazione trimestrale).

Esiste poi il piano Grow che è aggiunge la possibilità di gestire facilmente la fatturazione, al costo di 49,50 euro al mese con fatturazione annua e sempre per due utenti. Infine, c'è il piano Flow il quale si rivolge a chi ha l'esigenza di gestire più aziende o più team e questo parte da un costo di 67,50 euro al mese con fatturazione annua e per due utenti.

Infine, ci tengo a farti presente che la piattaforma mette a disposizione 14 giorni di prova gratuita per testare appieno tutte le funzionalità del servizio, terminati i quali puoi decidere se continuare a utilizzare Teamleader o meno. Non è nemmeno richiesta l'immissione dei dati di pagamento al fine di iniziare la prova gratuita. Maggiori informazioni in merito ai piani e ai prezzi di Teamleader li puoi trovare su questa pagina del sito Internet ufficiale.

Come registrarsi a Teamleader

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Teamleader, come già accennato, si può provare gratis per 14 giorni, senza alcun obbligo di rinnovo e senza fornire i dati della propria carta di credito: bastano pochissimi clic e il gioco è fatto!

Per provare Teamleader, collegati quindi alla pagina principale del servizio e fai clic sul pulsante Inizia oggi. A questo punto, devi procedere con la creazione di un account: puoi registrarti utilizzando una tua email oppure tramite un account Google, un account Apple o un account Microsoft.

Scelta la modalità di registrazione, prosegui compilando il modulo proposto con nome, cognome, numero di telefono, ragione sociale e poi fai clic su Avanti. Nella schermata successiva, usa i menu a tendina per indicare Paese, lingua, fuso orario e valuta e clicca su Avanti.

Adesso, apponi il segno di spunti in corrispondenza delle attività che maggiormente ti interessano e clicca su Attiva periodo di prova! per ritrovarti così nella dashboard di Teamleader.

Come usare Teamleader

Adesso vediamo come funziona Teamleader e analizziamo, in dettaglio, tutti gli strumenti che offre. La prima schermata che compare dopo aver effettuato il login è la dashboard, dove vengono raccolti tutti gli impegni della giornata (task, incontri, chiamate ecc.), mentre cliccando sui collegamenti presenti nella barra laterale di sinistra è possibile accedere a tutte le altre sezioni del servizio.

Sezione Inizia

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La prima schermata davanti alla quale ti dovresti ritrovare è quella della sezione Inizia. Da qui puoi seguire passo dopo passo le indicazioni fornite da Teamleader per cominciare a usare la piattaforma.

Per prima cosa, puoi cliccare su Invita un collega per cominciare a formare il tuo team. Fatto ciò, puoi procedere aggiungendo il tuo primo cliente, cliccando su Crea società o su Crea contatto. Procedi poi seguendo le istruzioni a schermo per creare il tuo primo preventivo, il tuo primo progetto, avvaliti poi, se lo desideri, della funzione che ti consente di segnare il tempo e del tool per creare le fatture.

Ad ogni modo, nei capitoli successivi di questo articolo andremo a vedere molto più in dettaglio ciascuna di queste funzioni offerte dal servizio.

Gestione dei contatti

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Una delle caratteristiche più importanti di un CRM è chiaramente quella di poter aggiungere e gestire tutti i contatti che servono per lavorare. Come sicuramente hai già intuito, su Teamleader puoi aggiungere contatti “normali” e anche contatti di società.

Se vuoi dunque cominciare aggiungendo un contatto di una società, fai clic sulla voce Società sulla sinistra. Ora, fai clic su Aggiungi società in alto a destra e poi compila il modulo proposto inserendo tutti i dati relativi alla società che vuoi aggiungere e quando hai finito fai clic su Salva in basso a destra.

In alternativa, se possiedi già un file .csv, .xls o .xlsx contenente tutti i contatti puoi anche premere sul pulsante Importazione, poi su Tramite importazione, poi su Scegli file e selezionare il file di tuo interesse, così da importare tutti i contatti direttamente sulla piattaforma.

Oltre a ciò, puoi anche cliccare su Importazione e poi su Tramite integrazione sulla nostra Marketplace per importare i contatti, ad esempio, da LinkedIn, da WordPress, da MailChimp o da altre piattaforme.

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Andando, invece, nella sezione Contatti sulla sinistra, puoi aggiungere o importare tutti i contatti di cui hai bisogno. Per riuscirci, fai clic sulla voce Aggiungi contatto in alto a destra, compila il form proposto e poi premi su Salva in basso a destra.

Anche in questo caso puoi importare i contatti da un file .csv, .xls o .xlsx, cliccando su Importazione, poi su Tramite importazione. Alternativamente, puoi cliccare su Tramite integrazioni sulla nostra Marketplace per importare i contatti da un'altra piattaforma.

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Un capitolo a parte lo merita il menu Tag, tramite il quale puoi assegnare un tag, cioè un'etichetta, a contatti e società. I tag sono molto importanti in quanto permettono di raggruppare contatti e società in base a caratteristiche che li accomunano. Ad esempio, utilizzando il tag cliente e il tag fornitore, puoi raggruppare tutti i clienti e tutti i fornitori in due categorie distinte: ciò ti consentirà poi di trovarli facilmente all'interno del database sfruttando i segmenti, di cui ti parlerò a breve.

Altra cosa molto importante da sottolineare è che i tag sono personalizzabili. È possibile, cioè, creare nuovi tag e usarli per raggruppare contatti e società in base a criteri di propria preferenza. Creare un tag è davvero facilissimo: basta selezionare la voce Impostazioni dal menu laterale di Teamleader, andare su CRM e pigiare sul pulsante (+) che si trova in corrispondenza del campo Tag. Bisogna quindi digitare il tag da creare nell'apposito campo di testo e premere sul pulsante Salva.

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Oltre ai tag, anche i campi presenti nei moduli di aggiunta di contatti e società sono personalizzabili: questo significa che si possono creare dei campi diversi da quelli presenti di default (es. email, indirizzo ecc.) e utilizzarli per inserire nel proprio database altre informazioni che si ritengono utili circa clienti, fornitori o altri soggetti.

Per creare un campo personalizzato, seleziona la voce Impostazioni dalla barra laterale di Teamleader, vai su Campi personalizzati e clicca sul pulsante (+) presente nella pagina che si apre. Si aprirà un modulo per la creazione del campo personalizzato: nel campo Nome, digita quindi il nome da assegnare al campo; nel menu a tendina Per scegli il contesto nel quale inserire il campo (Contatto o Società nel caso specifico, ma è possibile creare dei campi personalizzati anche per altre sezioni di Teamleader, di cui parleremo in seguito), mentre nel menu a tendina Tipo devi specificare il tipo di campo da creare (es. singola riga di testo, selezione multipla, data e così via). Una volta impostato il tutto, clicca sul pulsante Salva per salvare il campo personalizzato e cominciare a usarlo all'interno di Teamleader.

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Altra funzione molto utile di Teamleader è quella che permette di collegare un contatto a una società. Per sfruttarla e quindi organizzare i tuoi contatti in maniera più efficiente collegandoli alle aziende presenti nel database, agisci in questo modo: vai nella sezione Contatti e seleziona il contatto da associare a una società, clicca poi sul simbolo dei tre puntini in corrispondenza del contatto e clicca su Aggiungi società collegata.

Nel riquadro che compare sullo schermo, digita il nome della società che vuoi associare alla persona, utilizza il menu a tendina Funzione per indicare la funzione del soggetto all'interno dell'azienda. Quando hai finito, fai clic sul pulsante Salva per completare l'operazione.

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Se, poi, hai un database di contatti e società molto ricco e stai cercando un modo per “destreggiarti” facilmente all'interno di quest'ultimo, puoi sfruttare la funzione segmento di Teamleader.

Come già accennato in precedenza, con i “segmenti” di Teamleader puoi effettuare delle ricerche mirate all'interno del database e visualizzare solo i soggetti (contatti e società) che corrispondono a determinati criteri. Ad esempio, puoi visualizzare solo le persone e le aziende associate a un determinato tag, che hanno lo stesso codice postale o che hanno altre caratteristiche in comune, come la provincia di residenza, la data di svolgimento dell'ultimo incontro e così via.

Per creare un nuovo segmento ed effettuare una ricerca mirata nel tuo database, seleziona la voce Contatti o la voce Società dalla barra laterale di Teamleader e scegli l'opzione Seleziona un segmento che trovi in alto a sinistra, dopodiché clicca su Crea nuovo segmento. Nel riquadro che si apre, digita quindi il nome che vuoi assegnare al tuo segmento (cioè alla regola per effettuare le ricerche nel database di Teamleader) e utilizza il menu a tendina Regola per scegliere se devono essere applicate tutte le regole per effettuare la ricerca o se, per procedere, basterà che sia applicata almeno una regola tra quelle indicate.

I menu a tendina collocati accanto alla voce Regola 1 sono quelli più importanti: è al loro interno, infatti, che devi andare a specificare i criteri in base ai quali effettuare la ricerca all'interno del database di Teamleader. Nel primo menu, devi scegliere il parametro al quale far riferimento (es. tag, cellulare, società, telefono o ultimo incontro), mentre nei menu successivi le condizioni associate a quest'ultimo.

Ad esempio, se come parametro di ricerca hai scelto tag, nei menu successivi puoi scegliere se impostare una ricerca in base alla condizione contiene o non contiene e il valore relativo al nome di un tag (es. cliente o fornitore): così facendo, potrai trovare facilmente tutti i contatti o le società ai quali hai associato (o non associato) i tag “cliente” o “fornitore” all'interno del tuo database. Chiaramente, quando hai finito il tutto, clicca su Salva.

Gestione delle vendite

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Teamleader non è solo CRM, è anche un ottimo strumento per la gestione delle vendite. Permette, infatti, di seguire ogni potenziale cliente dai primi contatti fino alla fatturazione, passando per l'invio e la firma dei preventivi (percorso che in gergo viene definito pipeline). La firma dei preventivi può avvenire anche online, tramite le pagine di Teamleader.

Il primo passo che devi compiere dopo essere stato contatto da un potenziale cliente o aver ricevuto la richiesta di un preventivo da parte di un già cliente è creare un'opportunità. Accedi quindi al tuo account, seleziona la voce Opportunità dalla barra laterale di Teamleader e pigia sul pulsante Aggiungi opportunità in alto a destra.

A questo punto, compila il modulo che ti viene proposto digitando, negli appositi campi di testo, il titolo che vuoi assegnare alla tua opportunità (es. creazione sito Web se hai in programma la vendita di un sito Web), il nome del cliente (o del potenziale cliente), la fonte del contatto che hai avuto con quest'ultimo (es. evento, email, Facebook o altro) e l'importo che prevedi di incassare. Per finire, scegli dal menu a tendina Assegnato a il nome della persona del tuo team che dovrà occuparsi dell'opportunità e pigia sul pulsante Salva per salvare il tutto.

A questo punto, dovresti ritrovarti sulla pagina del cliente, nella quale puoi vedere un riquadro con la timeline della tua opportunità. La timeline si compone di vari step: Nuovo (opportunità appena creata), Contattato (primo contatto), Incontro pianificato (quando si programma un incontro con il cliente), Preventivo inviato (quando si invia il preventivo al cliente) e Accettato (quando il cliente accetta il preventivo) ma, se vuoi, puoi personalizzarla accedendo alle impostazioni di Teamleader.

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Per aggiungere invece un prodotto a Teamleader (che poi sarebbe il bene o il servizio che desideri vendere al cliente), seleziona la voce Prodotti dalla barra laterale di sinistra e clicca sul pulsante Aggiungi prodotto presente in alto a destra nella pagina che si apre.

Nel riquadro che viene visualizzato sullo schermo, digita nome, ID, prezzo d'acquisto, fornitore principale, aliquota IVA e prezzo (IVA esclusa) del prodotto da aggiungere, dopodiché clicca sul pulsante Salva per completare l'operazione.

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Un'altra funzionalità di Teamleader che potrebbe tornarti davvero molto utile nella gestione delle vendite è poi quella di poter realizzare dei preventivi. Per riuscirci, fai clic su Preventivi dalla barra laterale di sinistra della piattaforma e poi fai clic su Aggiungi preventivo in alto a destra.

Ora, compila il modulo proposto con tutti i dati richiesti e quando hai finito fai clic su Salva e anteprima, così da visualizzare anche l'anteprima del tuo preventivo. Adesso, se è tutto corretto, clicca su Fatto in basso a destra e poi su Invia preventivo e poi nel nuovo riquadro su Invia.

Gestione dei progetti

Grazie alla sua funzione dedicata alla gestione dei progetti, Teamleader permette di ottimizzare il lavoro in azienda e di rispettare scadenze e budget. È possibile creare un nuovo progetto “manualmente”, andando nella sezione preposta di Teamleader, o partendo da un'opportunità accettata. Per creare il tuo progetto partendo da zero, seleziona la voce Progetti dalla barra laterale del servizio e pigia sul pulsante Aggiungi progetto in alto a destra presente nella pagina che si apre, poi fai clic su Crea un progetto da zero e su Crea progetto.

Ora, puoi dare un titolo al progetto, aggiungere un gruppo di lavoro e aggiungere dei task, attraverso i pulsanti appositi. Inoltre, in alto a destra, accanto alla sezione Clienti, puoi anche stabilire per quale cliente è quello specifico progetto.

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Per avere poi una panoramica completa delle attività svolte dal tuo team e delle attività in programma, seleziona la voce Calendario dalla barra laterale di sinistra. L'Agenda di Teamleader è uno strumento molto potente, attraverso il quale è possibile annotare tutte le attività, le riunioni e le chiamate (proprie e del proprio team) in un solo calendario. Il calendario, poi, si può condividere e sincronizzare con calendari di terze parti, come quelli di Apple, Google e Microsoft.

Per visualizzare i tuoi impegni o quelli di un tuo dipendente nell'Agenda di Teamleader, scegli un nome dal menu a tendina collocato in alto a destra e seleziona una modalità di visualizzazione tra giorno, settimana o mese cliccando su uno dei pulsanti in alto.

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Recandoti, invece, nella sezione Segnatempo (sempre nella barra laterale di sinistra) puoi visualizzare tutte le informazioni relative al tempo speso nei progetti in corso e in quelli passati. Inoltre puoi scoprire il tempo segnato e il tempo fatturabile e creare dei nuovi segnatempo cliccando su Aggiungi segnatempo in alto a destra.

Puoi filtrare la visualizzazione della sezione Segnatempo anche in base a giorno, settimana o mese, cliccando sugli appositi pulsanti collocati in alto, e in base a un componente del team, selezionando il suo nome nel menu a tendina collocato in alto a destra.

Fatturazione

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Teamleader può semplificare anche le attività legate alla fatturazione. Permette, infatti, di inviare fatture partendo da zero o partendo dai preventivi inviati ai clienti. Consente inoltre di controllare lo stato delle fatture emesse, di inviare solleciti automatici e di automatizzare la creazione delle fatture quando viene oltrepassato un determinato limite di tempo nel lavoro.

Per creare una nuova fattura in Teamleader, recati nella sezione Fatture sulla sinistra e poi fai clic su Aggiungi fattura in alto a destra. Adesso, compila il modulo proposto con tutti i dati del cliente e dei servizi o dei prodotti da inserire nella fattura e infine fai clic su Salva e registra.

Integrazione con i servizi esterni

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Come abbiamo avuto modo di vedere ampiamente nel corso del tutorial, Teamleader è un servizio molto flessibile. Questa flessibilità è data anche dal supporto a servizi esterni, come quelli per la posta elettronica (es. Gmail o Outlook), i calendari (es. Google Calendar o i calendari di iCloud), la creazione di newsletter (es. MailChimp), le piattaforme di cloud storage (es. Dropbox o Google Drive) e i sistemi di pagamento (es. PayPal).

Per aggiungere un servizio esterno al tuo account Teamleader, collegati a questa pagina del servizio, individua il componente aggiuntivo che ti interessa di più (puoi sfogliare i plugin anche in base alla loro categoria di appartenenza, sfruttando il menu che trovi sulla sinistra) e procedi alla sua installazione cliccando prima sulla sua icona e poi sui pulsanti Aggiungi e poi seguendo le semplici istruzioni a schermo.

Alcuni componenti aggiuntivi, come ad esempio quello di Gmail, richiedono l'installazione di un componente aggiuntivo per il browser, nel caso specifico per Google Chrome.

Altre funzioni utili

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Altre funzioni utili di Teamleader sono quelle relative alle statistiche (accessibili sempre dalla barra laterale di sinistra), mediante le quali è possibile ottenere statistiche aggiornate sulla propria pipeline (quindi sul percorso che porta un potenziale cliente dal primo incontro all'accettazione dell'offerta), su opportunità, fatture, segnatempo, chiamate e obiettivi.

Ulteriori funzioni utili sono quelle che, nel menu Impostazioni, permettono di personalizzare le informazioni societarie (cioè le informazioni sulla propria ditta), impostare dei layout per documenti ed email e quelle per gestire le piattaforme cloud legate a Teamleader. Inoltre, portandosi con il puntatore del mouse sulla propria foto profilo (in alto a destra) e selezionando la voce Il mio profilo dal menu che si apre, è possibile accedere alla pagina di gestione del proprio profilo in cui visualizzare il calendario dei giorni liberi, regolare le preferenze relative a lingua, firma, notifiche e accesso tramite autenticazione a più fattori.

Per il resto, visto che le funzioni di Teamleader sono così tante e variegate, ti invito a consultare la pagina di supporto presente sul sito ufficiale del servizio in cui potrai approfondire fin nei minimi dettagli tutti gli aspetti di tuo interesse.

Usare Teamleader da smartphone e tablet

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Teamleader Focus è disponibile anche sotto forma di applicazione per Android e iOS/iPadOS: in questo modo è possibile gestire le attività della propria impresa anche da smartphone e tablet. L'app, naturalmente, si può scaricare a costo zero dagli store di Google e Apple e si può usare sfruttando le credenziali del proprio account Teamleader (quello creato da PC). Il suo funzionamento ricalca quello della versione desktop del servizio.

Entrando più in dettaglio, una volta eseguito l'accesso, puoi accedere a tutte le funzioni di Teamleader da smartphone e tablet aprendo l'app ufficiale del servizio e pigiando sul pulsante Menu, che si trova in basso a destra: comparirà un menu comprendente i collegamenti ai Contatti, alle Opportunità, ai Preventivi e così via.

Assistenza di Teamleader

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Hai bisogno d'aiuto? Teamleader offre assistenza tecnica, gratis e in Italiano, via telefono e tramite l'apposito modulo online. Puoi consultare la sezione dedicata all'assistenza clienti sul sito ufficiale di Teamleader per trovare il modulo di contatto, mentre il supporto telefonico è al numero 0294751996.

Inoltre, collegandoti a questa pagina puoi visualizzare una serie di video che illustrano il funzionamento di Teamleader in dettaglio e scoprire, così, come sfruttare al meglio tutte le funzionalità del servizio.

Articolo scritto in collaborazione con Teamleader.

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.