Come firmare un documento PDF
Hai la necessità di apporre la tua firma su un documento PDF che ti è stato inviato ma, non avendo mai fatto nulla del genere, non hai la più pallida idea di come riuscirci e, soprattutto, di quali strumenti usare per farlo? Se le cose stanno così, ti comunico che sei capitato sulla guida giusta, al momento giusto.
Nelle righe successive, infatti, andremo a scoprire insieme come firmare un documento PDF agendo da computer, smartphone e tablet. Ti anticipo che non dovrai far altro che usare alcune applicazioni per computer o dispositivi mobili adatte allo scopo, tutte molto semplici da adoperare. Se poi non vuoi installare nuovi strumenti sui tuoi dispositivi, puoi anche valutare la possibilità di rivolgerti a degli appositi servizi online.
Insomma, è tutto molto più semplice di quel che tu possa pensare. Occhio però alla validità legale della firma, di cui ti parlerò tra qualche riga. Allora? Che ne diresti di mettere le chiacchiere da parte e di cominciare a darci da fare? Trovi spiegato tutto qui sotto.
Indice
- Informazioni preliminari
- Come firmare un documento PDF con firma digitale
- Come firmare un documento PDF gratis
- Come firmare un documento PDF online
- Come firmare un documento PDF con Android
- Come firmare un documento PDF con iPhone e iPad
Informazioni preliminari
Prima di entrare nel vivo del tutorial, andandoti a spiegare come firmare un documento PDF, ci sono alcune informazioni preliminari al riguardo che devi assolutamente conoscere.
Nel caso in cui non lo sapessi, ti comunico che esistono vari tipi di firma elettronica, ciascuna delle quali con un differente livello di validità legale.
- Firma elettronica — si tratta di una semplice riproduzione grafica della firma che non ha valore legale intrinseco, considerando che non sono presenti metodi di riconoscimento elettronico della stessa. In merito alla sua validità legale deve pronunciarsi un giudice, che ne valuta l'autenticità caso per caso.
- Firma elettronica avanzata — si tratta di un tipo di firma creata da determinati software. Ha pieno valore legale, fatta eccezione per i contratti immobiliari. Il firmatario ha il controllo diretto ed esclusivo della firma e può dimostrarne l'autenticità mediante un dispositivo di sua proprietà.
- Firma elettronica qualificata o firma digitale — è il tipo di firma elettronica più avanzato, viene creata attraverso specifici kit di firma in vendita da enti certificatori riconosciuti. Il valore legale è pieno e la verifica dell'autenticità è garantita da un sistema di firma crittografato con chiave pubblica.
Come firmare un documento PDF con firma digitale
Ora che hai le idee chiare riguardo le varie tipologie di firma elettronica esistenti, direi che è giunto il momento di passare all'azione. Per cui, se sei finito su questa mia guida perché interessato a capire come firmare un documento PDF con firma digitale, quindi avente valore legale, devi sapere che devi acquistare un apposito kit da uno dei tanti provider disponibili.
Per farti un esempio pratico, ti parlerò delle soluzioni offerte da Aruba, che consente di acquistare sia dei classici kit di firma fisici, in cui il certificato di firma risiede in una SIM fisica da collegare al PC tramite chiavetta USB o lettore di schede, sia dei kit di firma digitale, in cui il certificato di firma è ospitato sui server sicuri dell'azienda e, dunque, si può adoperare (tramite l'inserimento di codici OTP) non solo da computer, ma anche da smartphone e tablet tramite delle applicazioni preposte allo scopo.
Per firmare un documento PDF con Aruba da PC va impiegato il software ArubaSign, disponibile per Windows, macOS e Linux. Una volta in uso, occorre selezionare il documento da firmare e il formato di firma da apporre su di esso, indicare che tipo di firma usare, specificare le relative informazioni nei campi preposti, decidere se applicare o meno la marca temporale (inclusa nel prezzo della Firma Digitale Remota Aruba con Marca Temporale, che costa 45,90€ + IVA/3 anni) e confermare il tutto. La stessa cosa la si può fare anche da smartphone e tablet, usando l'app specifica per Android e iOS/iPadOS. Per tutti i dettagli, ti invito a leggere il mio tutorial su come funziona la Firma Digitale Aruba.
Come firmare un documento PDF gratis
Vediamo, adesso, come firmare un documento PDF gratis, ovvero come apporre la firma elettronica agendo da computer, mediante appositi programmi per Windows e macOS, che però non consentono di avere una validità legale implicita dei file firmati.
Come firmare un documento PDF con Adobe Reader
Una delle prime soluzioni gratuite e affidabili per apporre una firma digitale senza valore legale è Adobe Reader. Per utilizzarlo su un PC Windows, collegati anzitutto alla pagina ufficiale di download del software e fai clic sul pulsante Scarica Acrobat Reader che trovi sulla sinistra.
Al termine del download, apri il file .exe ottenuto e clicca sui pulsanti Sì e Fine per completare l'installazione.
Una volta conclusa l'installazione, apri il file PDF da firmare con Adobe Acrobat Reader. Qualora il documento non si aprisse automaticamente con il programma, puoi cambiare il programma predefinito per i PDF seguendo le indicazioni presenti nella guida che ti ho appena segnalato.
A questo punto, fai clic sulla voce Firma elettronica nella barra superiore a sinistra e seleziona il riquadro Aggiungi firma, sempre a sinistra. Nella schermata che si è ora aperta, inserisci il tuo nome e cognome e premi su Applica. Successivamente, posiziona il cursore del mouse nel punto del documento in cui vuoi inserire la firma e fai clic per confermare.
Se la firma appare troppo grande o troppo piccola, puoi modificarne le dimensioni trascinando il pallino blu situato nell'angolo in basso a destra del riquadro della firma.
Da ora in poi, potrai aggiungere firme ai tuoi PDF in modo semplice e veloce. Se invece hai bisogno di uno strumento più avanzato e professionale per la gestione dei documenti PDF, ti suggerisco di provare Adobe Acrobat Pro, la versione completa del software, che offre numerose funzionalità per l'editing dei file. È disponibile a pagamento per Windows e macOS, ma può essere provata gratuitamente per 7 giorni.
Ti ricordo infine che Adobe Acrobat Reader è disponibile anche per macOS e il suo utilizzo è praticamente identico a quello della versione per Windows. Per maggiori informazioni, dai un'occhiata alla mia guida su come scaricare Adobe Reader.
Come firmare un documento PDF con Mac
Se utilizzi un Mac e desideri firmare i tuoi documenti gratuitamente, ti farà piacere sapere che Apple offre una funzione integrata pensata proprio per questo utilizzo.
Sto parlando dello strumento Anteprima, che puoi avviare semplicemente facendo doppio clic sul PDF che intendi firmare. Per sfruttare la funzione di firma, tuttavia, è necessario disporre anche di un trackpad (per scrivere direttamente con il dito) oppure di una webcam (per firmare su un foglio di carta e mostrare la firma alla fotocamera), dispositivi che puoi facilmente acquistare presso qualsiasi negozio di elettronica.
Apple Magic Trackpad - Superficie Multi‑Touch bianca
Magic Trackpad 2 - Grigio Siderale
N newline Webcam PC 4K con 2 Microfoni, Full HD 1080P@60FPS, Autofocus...
Diccik 1080p Webcam PC con Microfono, Autofocus, Plug&Play, Microfono ...
Se hai dunque già l'hardware richiesto, apri il file PDF con Anteprima (se il documento non si apre automaticamente con questo programma, consulta la mia guida su come cambiare i programmi predefiniti).
A questo punto, fai clic sull'icona della penna posizionata in alto a destra, quindi seleziona l'icona della firma nella barra degli strumenti di Anteprima e scegli il metodo che preferisci per creare la tua firma seguendo le indicazioni a schermo. Una volta creata, clicca sulla firma, trascinala nel punto desiderato del documento e utilizza i puntini blu laterali per modificarne le dimensioni.
Come firmare un documento PDF online
Se non vuoi rivolgerti a dei software “veri e propri”, puoi valutare di firmare un documento PDF online, ricorrendo all'uso di appositi servizi Web, funzionanti direttamente dalla finestra del browser, da qualsiasi sistema operativo. Anche in questo caso, parliamo di soluzioni che non garantiscono la validità legale dei file firmati.
PDFCandy
Se desideri firmare un documento PDF senza stamparlo, agendo via Web, ti consiglio di ricorrere all'uso di PDFCandy. Si tratta di un servizio online tramite il quale è possibile andare ad agire sui file PDF convertendoli, dividendoli, alleggerendoli, sbloccandoli ecc. e, ovviamente, anche firmandoli.
Di base è gratis, ma non si possono caricare file vanti un peso maggiore a 500 MB e ci sono altre limitazioni. Eventualmente, è possibile aggirare la cosa andando a sottoscrivere uno dei piani a pagamento (con costi a partire da 6 euro/mese). Da notare, poi, che la privacy degli utenti viene tutelata, in quanto i documenti caricati sui suoi server vengono eliminati automaticamente entro poche ore dall'upload.
Per usare PDFCandy, raggiungi l'apposita pagina del servizio, clicca sul bottone Seleziona file e seleziona il PDF su cui vuoi andare ad agire. In alternativa, trascina il file direttamente nella finestra del browser. Puoi prelevare il PDF pure dal tuo account Google Drive o Dropbox, facendo clic sulle apposite icone.
Una volta completato l'upload e visualizzato l'editor del servizio, fai clic sul pulsante con la firma presente nella barra laterale di sinistra, premi sul bottone Aggiungi nuova firma annesso al menu che compare e disegna la tua firma nell'area apposita, usando il mouse oppure il touchpad, dopodiché fai clic sul pulsante Salva.
Successivamente, porta il puntatore del mouse sulla firma appena creata che trovi nel menu a sinistra e fai clic sul pulsante (+) che compare su di essa per aggiungerla al documento, dopodiché trascinala nel punto del PDF in cui vuoi collocarla e regolane le dimensioni servendoti dei cursori che compaiono attorno.
Per concludere, salva il PDF appena firmato facendo clic sul pulsante Esporta file, in alto a destra, e procedi con il download del documento modificato, premendo sul pulsante Scarica file. Puoi altresì decidere di salvare il PDF compresso ottenuto su Google Drive oppure su Dropbox, selezionando l'icona del servizio di cloud storage che ti interessa.
Altre soluzioni per firmare un documento PDF online
Cerchi altre soluzioni per firmare un documento PDF agendo dalla finestra del browser? Allora da' subito uno sguardo a quelle incluse nell'elenco qui di seguito. Sono sicuro che riuscirai a trovare qualcosa in grado di soddisfarti.
- iLovePDF — è un rinomato servizio online che permette di agire sui documenti PDF in vari modi, quindi non solo firmandoli, ma anche dividendoli, convertendoli ecc. Di base è gratuito e non richiede registrazione, ma non permette di caricare file aventi un peso superiore ai 100 MB. Per aggirare questa limitazione bisogna passare a uno dei piani a pagamento (con costi a partire da 5 euro/mese), i quali consentono di sbloccare altre funzioni extra. In merito al discorso privacy, va sottolineato che i file caricati sui server del servizio vengono rimossi entro poche ore.
- Sejda — si tratta di un servizio online che consente di intervenire sui documenti in formato PDF in vari modi, anche apponendo la firma su di essi. È facilissimo da usare ed è gratis. Permette l'upload dei file con una dimensione massima di 50 MB e con un massimo di 200 pagine, ma non consente di effettuare più di tre operazioni per ora. Da notare che la privacy degli utenti è tutelata, in quanto i file vengono rimossi automaticamente dai server del servizio dopo due ore.
- PDF24 — è un altro servizio Web per firmare i documenti PDF, oltre che per apportare modifiche di vario genere alla tipologia di documenti in oggetto. È gratis e non pone limitazioni in merito al peso massimo dei file e il numero di documenti su cui si può agire. Inoltre, la privacy degli utenti è tutelata in quanto tutti i file caricati sui server del servizio vengono rimossi nel breve termine.
Come firmare un documento PDF con Android
Vorresti scoprire come firmare un documento PDF con Android? Benissimo, allora, se vuoi firmare un documento con validità legale, puoi fare riferimento a uno dei servizi di firma elettronica remota di cui ti ho parlato nel capitolo dedicato di questa guida.
Se, invece, vuoi semplicemente apporre una firma digitale senza valore legale, allora ti dico fin da subito che una delle migliori soluzioni che hai a tua disposizione è l'app di Adobe Acrobat.
Dunque, una volta scaricata e installata, aprila ed effettua l'accesso con un tuo account oppure pigia sulla X in alto a destra per proseguire senza effettuare l'accesso. A questo punto, pigia sul tasto (+) in basso a destra, poi su Apri file e individua il file che intendi aprire all'interno del tuo dispositivo o su altre piattaforme di cloud storage.
Fatto ciò, premi sul tasto Compila e firma in basso. A questo punto, potrebbe partire il download della funzione Compila e firma, dopodiché, premi su Avvia Compila e firma. Adesso, premi sul tasto con il simbolo della penna in basso a destra, seleziona Aggiungi firma, disegna la firma a schermo (in alternativa puoi anche acquisire la firma da un'immagine già scattata o scattare una foto al momento) e poi premi su Fine.
Ora, non devi fare altro che premere nel punto del file PDF in cui desideri apporre la firma per farla comparire. Infine, puoi ovviamente spostarla con un tap prolungato su di essa e trascinandola nel punto di tuo interesse e puoi regolarne anche le dimensioni tramite l'apposito cursore laterale.
Come firmare un documento PDF con iPhone e iPad
Possiedi un dispositivo iOS/iPadOS e, dunque, ti piacerebbe capire come firmare un documento PDF con iPhone e iPad? Ti accontento subito!
Se vuoi firmare un documento con validità legale, devi usare un servizio di firma elettronica remota, come quello di cui ti ho parlato nel capitolo dedicato di questa guida, installando la relativa applicazione sul tuo device.
Se, invece, non vuoi dare validità legale certa al PDF, puoi fare tutto direttamente tramite l'app di Adobe Acrobat di cui ti ho parlato nel capitolo precedente dedicato ad Android.
Inoltre, puoi anche avvalerti di File, che è il file manager predefinito dei dispositivi mobili di Apple (se l'app viene rimossa, può essere scaricata nuovamente e gratuitamente dalla relativa sezione dell'App Store). Non tutti lo sanno, ma tramite l'app in questione si possono anche visualizzare e modificare i PDF.
Per potertene servire, apri l'app File sul tuo dispositivo selezionando la relativa icona (quella con la cartella azzurra e lo sfondo bianco) che trovi nella home screen e/o nella Libreria app, dopodiché raggiungi la posizione in cui è salvato il PDF che vuoi firmare, seleziona la sua icona e, una volta aperto, fai tap sul pulsante con la matita che si trova in alto. Se il PDF da firmare è archiviato altrove, apri l'app di tuo interesse, sfiora l'icona della condivisone e scegli l'opzione relativa a File dal menu che si apre.
A questo punto, premi sul bottone (+) collocato in basso a destra, scegli l'opzione Aggiungi firma dal menu che compare, scrivi la tua firma passando il dito sullo schermo e sfiora il pulsante con la spunta che si trova in alto per apporre la firma tracciata al documento.
Provvedi quindi a trascinare la firma nel punto del PDF più opportuno, regolane eventualmente le dimensioni usando i cursori che compaiono attorno al rettangolo di selezione e il file verrà così subito modificato.
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Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
