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Come firmare un documento PDF

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Hai la necessità di apporre la tua firma su un documento PDF che ti è stato inviato ma, non avendo mai fatto nulla del genere, non hai la più pallida idea di come riuscirci e, soprattutto, di quali strumenti usare per farlo? Se le cose stanno così, ti comunico che sei capitato sulla guida giusta, al momento giusto.

Nelle righe successive, infatti, andremo a scoprire insieme come firmare un documento PDF agendo da computer, smartphone e tablet. Ti anticipo che non dovrai far altro che usare alcune applicazioni per computer o dispositivi mobili adatte allo scopo, tutte molto semplici da adoperare. Se poi non vuoi installare nuovi strumenti sui tuoi dispositivi, puoi anche valutare la possibilità di rivolgerti a degli appositi servizi online.

Insomma, è tutto molto più semplice di quel che tu possa pensare. Occhio però alla validità legale della firma, di cui ti parlerò tra qualche riga. Allora? Che ne diresti di mettere le chiacchiere da parte e di cominciare a darci da fare? Trovi spiegato tutto qui sotto.

Indice

Informazioni preliminari

Penna

Prima di entrare nel vivo del tutorial, andandoti a spiegare come firmare un documento PDF, ci sono alcune informazioni preliminari al riguardo che devi assolutamente conoscere.

Nel caso in cui non lo sapessi, ti comunico che esistono vari tipi di firma elettronica, ciascuna delle quali con un differente livello di validità legale.

  • Firma elettronica — si tratta di una semplice riproduzione grafica della firma che non ha valore legale intrinseco, considerando che non sono presenti metodi di riconoscimento elettronico della stessa. In merito alla sua validità legale deve pronunciarsi un giudice, che ne valuta l’autenticità caso per caso.
  • Firma elettronica avanzata — si tratta di un tipo di firma creata da determinati software. Ha pieno valore legale, fatta eccezione per i contratti immobiliari. Il firmatario ha il controllo diretto ed esclusivo della firma e può dimostrarne l’autenticità mediante un dispositivo di sua proprietà.
  • Firma elettronica qualificata o firma digitale — è il tipo di firma elettronica più avanzato, viene creata attraverso specifici kit di firma in vendita da enti certificatori riconosciuti. Il valore legale è pieno e la verifica dell’autenticità è garantita da un sistema di firma crittografato con chiave pubblica.

Come firmare un documento PDF con firma digitale

Aruba

Ora che hai le idee chiare riguardo le varie tipologie di firma elettronica esistenti, direi che è giunto il momento di passare all’azione. Per cui, se sei finito su questa mia guida perché interessato a capire come firmare un documento PDF con firma digitale, quindi avente valore legale, devi sapere che devi acquistare un apposito kit da uno dei tanti provider disponibili.

Per farti un esempio pratico, ti parlerò delle soluzioni offerte da Aruba, che consente di acquistare sia dei classici kit di firma fisici, in cui il certificato di firma risiede in una SIM fisica da collegare al PC tramite chiavetta USB o lettore di schede, sia dei kit di firma digitale, in cui il certificato di firma è ospitato sui server sicuri dell’azienda e, dunque, si può adoperare (tramite l’inserimento di codici OTP) non solo da computer, ma anche da smartphone e tablet tramite delle applicazioni preposte allo scopo.

Per firmare un documento PDF con Aruba da PC va impiegato il software ArubaSign, disponibile per Windows, macOS e Linux. Una volta in uso, occorre selezionare il documento da firmare e il formato di firma da apporre su di esso, indicare che tipo di firma usare, specificare le relative informazioni nei campi preposti, decidere se applicare o meno la marca temporale e confermare il tutto. La stessa cosa la si può fare anche da smartphone e tablet, usando l’app specifica per Android e iOS/iPadOS. Per tutti i dettagli, ti invito a leggere il mio tutorial su come funziona la Firma Digitale Aruba.

Come firmare un documento PDF gratis

Vediamo, adesso, come firmare un documento PDF gratis, ovvero come apporre la firma elettronica agendo da computer, mediante appositi programmi per Windows e macOS, che però non consentono di avere una validità legale implicita dei file firmati.

Come firmare un documento PDF con Adobe Reader DC

Adobe Acrobat Reader DC

Tra i software più famosi e completi per la gestione dei PDF che danno la possibilità di applicare una firma elettronica ai documenti c’è Adobe Reader DC. Come facilmente intuibile dallo stesso nome, si tratta di una soluzione distribuita da Adobe, la medesima azienda che ha sviluppato il formato PDF. Funziona sia su Windows che su macOS e permette di modificare in vari modi i PDF che le vengono dati “in pasto”.

Di base, il programma in questione è gratis, ma alcune funzioni più avanzate sono riservate agli abbonati alla versione a pagamento, denominata Acrobat DC, che presenta prezzi a partire da 18,29 euro/mese (ma si può provare gratis per 7 giorni). Per scaricare il programma sul tuo computer, recati sul relativo sito Web e fai clic sul bottone Scarica Acrobat Reader.

A scaricamento ultimato, se stai usando Windows, apri l’eseguibile di Acrobat Reader DC ottenuto e, nella finestra che vedi comparire sul desktop, fai clic sul pulsante ; dopodiché aspetta che il download dei componenti per far funzionare il software venga portato a termine e clicca sul bottone Termina.

Se stai usando macOS, invece, apri il pacchetto d’installazione ottenuto e fai doppio clic sul file .pkg presente nella finestra che compare. In seguito, premi sul pulsante Continua (per due volte consecutive), digita la password del tuo account utente su Mac, fai clic sul bottone Installa software e porta a termine il setup, cliccando sul pulsante Chiudi.

Ora che, a prescindere dal sistema operativo impiegato, visualizzi la finestra del programma sullo schermo, scegli se impostare il software come lettore predefinito per i PDF oppure no, dopodiché fai clic sul menu File, in alto a sinistra, quindi sulla voce Apri che si trova al suo interno e seleziona il file PDF sul quale andare ad agire.

In seguito, per firmare un documento PDF con Adobe Reader DC, fai clic sulla voce Compila e firma presente nella barra laterale di destra, seleziona la dicitura Firma situata in alto e scegli l’opzione Aggiungi firma dal menu che si apre.

Decidi, dunque, se ottenere la firma da inserire sul documento digitandola con la tastiera, disegnandola con il mouse o con il touchpad oppure se caricare la relativa immagine, regola le impostazioni correlate e fai clic sul bottone Applica.

Per concludere, clicca nel punto del documento in cui vuoi aggiungere la firma, provvedi eventualmente a ridimensionarla tramite l’apposito cursore e salva il PDF firmato, facendo clic sul menu File collocato in alto a sinistra e scegliendo da quest’ultimo la voce Salva con nome, in modo da creare un nuovo file oppure su quella Salva per sovrascrivere il PDF corrente.

Come firmare un documento PDF con Mac

Mac

Se possiedi un Mac, puoi firmare un documento PDF anche senza dover ricorrere all’uso di programmi di terze parti. Probabilmente non ne eri conoscenza, ma devi sapere che su macOS è presente Anteprima, l’applicazione predefinita del sistema operativo di casa Apple per la visualizzazione e la modifica di immagini e documenti PDF, la quale mette a disposizione dei suoi utilizzatori anche una speciale funzione per firmare digitalmente i documenti nel formato in questione.

Ciò detto, per firmare un documento PDF con Mac provvedi ad aprire il file su cui vuoi andare ad agire, facendo doppio clic sulla sua icona. Se il documento non dovesse aprirsi in Anteprima ma con un altro programma, fai clic destro sulla sua icona, seleziona la voce Apri con dal menu che compare e poi quella Anteprima.

Ora che visualizzi il PDF sullo schermo, fai clic sul pulsante con la matita che si trova sulla barra degli strumenti in alto e clicca sul bottone con la firma, posto poco più in basso.

Tramite il menu che compare, seleziona dunque la scheda Trackpad, se desideri disegnare la tua firma usando il trackpad, oppure quella Fotocamera, per scrivere la tua firma su un foglio da porre dinanzi la webcam del Mac e permetterne l’individuazione. Successivamente, clicca sul pulsante Fine.

Una volta creata la firma, per aggiungerla al documento, fai clic su di essa dal menu apposito che ti viene mostrato cliccando sul pulsante con la firma e trascinala nel punto del PDF desiderato. Se lo ritieni necessario, puoi anche ridimensionarla, muovendo i relativi cursori.

Quando hai terminato, salva il documento PDF firmato facendo clic sul menu File, in alto a sinistra, e selezionando la voce Salva a esso annessa.

Come firmare un documento PDF online

Se non vuoi rivolgerti a dei software “veri e propri”, puoi valutare di firmare un documento PDF online, ricorrendo all’uso di appositi servizi Web, funzionanti direttamente dalla finestra del browser, da qualsiasi sistema operativo. Anche in questo caso, parliamo di soluzioni che non garantiscono la validità legale dei file firmati.

PDFCandy

PDFCandy

Se desideri firmare un documento PDF senza stamparlo, agendo via Web, ti consiglio di ricorrere all’uso di PDFCandy. Si tratta di un servizio online tramite il quale è possibile andare ad agire sui file PDF convertendoli, dividendoli, alleggerendoli, sbloccandoli ecc. e, ovviamente, anche firmandoli.

Di base è gratis, ma non si possono caricare file vanti un peso maggiore a 500 MB e ci sono altre limitazioni. Eventualmente, è possibile aggirare la cosa andando a sottoscrivere uno dei piani a pagamento (con costi a partire da 6 euro/mese). Da notare, poi, che la privacy degli utenti viene tutelata, in quanto i documenti caricati sui suoi server vengono eliminati automaticamente entro poche ore dall’upload.

Per usare PDFCandy, raggiungi la home page del servizio, clicca sul bottone Aggiungi file e seleziona il PDF su cui vuoi andare ad agire. In alternativa, trascina il file direttamente nella finestra del browser. Puoi prelevare il PDF pure dal tuo account Google Drive o Dropbox, facendo clic sulle apposite icone.

Una volta completato l’upload e visualizzato l’editor del servizio, fai clic sul pulsante con la firma presente nella barra laterale di sinistra, premi sul bottone Aggiungi nuova firma annesso al menu che compare e disegna la tua firma nell’area apposita, usando il mouse oppure il touchpad, dopodiché fai clic sul pulsante Salva.

Successivamente, porta il puntatore del mouse sulla firma appena creata che trovi nel menu a sinistra e fai clic sul pulsante (+) che compare su di essa per aggiungerla al documento, dopodiché trascinala nel punto del PDF in cui vuoi collocarla e regolane le dimensioni servendoti dei cursori che compaiono attorno.

Per concludere, salva il PDF appena firmato facendo clic sul pulsante Esporta file, in alto a destra, e procedi con il download del documento modificato, premendo sul pulsante Scarica file. Puoi altresì decidere di salvare il PDF compresso ottenuto su Google Drive oppure su Dropbox, selezionando l’icona del servizio di cloud storage che ti interessa.

Altre soluzioni per firmare un documento PDF online

iLovePDF

Cerchi altre soluzioni per firmare un documento PDF agendo dalla finestra del browser? Allora da’ subito uno sguardo a quelle incluse nell’elenco qui di seguito. Sono sicuro che riuscirai a trovare qualcosa in grado di soddisfarti.

  • iLovePDF — è un rinomato servizio online che permette di agire sui documenti PDF in vari modi, quindi non solo firmandoli, ma anche dividendoli, convertendoli ecc. Di base è gratuito e non richiede registrazione, ma non permette di caricare file aventi un peso superiore ai 100 MB. Per aggirare questa limitazione bisogna passare a uno dei piani a pagamento (con costi a partire da 6 euro/mese), i quali consentono di sbloccare altre funzioni extra. In merito al discorso privacy, va sottolineato che i file caricati sui server del servizio vengono rimossi entro poche ore.
  • Sejda — si tratta di un servizio online che consente di intervenire sui documenti in formato PDF in vari modi, anche apponendo la firma su di essi. È facilissimo da usare ed è gratis. Permette l’upload dei file con una dimensione massima di 50 MB e con un massimo di 200 pagine, ma non consente di effettuare più di tre operazioni per ora. Da notare che la privacy degli utenti è tutelata, in quanto i file vengono rimossi automaticamente dai server del servizio dopo due ore.
  • PDF24 — è un altro servizio Web per firmare i documenti PDF, oltre che per apportare modifiche di vario genere alla tipologia di documenti in oggetto. È gratis e non pone limitazioni in merito al peso massimo dei file e il numero di documenti su cui si può agire. Inoltre, la privacy degli utenti è tutelata in quanto tutti i file caricati sui server del servizio vengono rimossi nel breve termine.

Come firmare un documento PDF con Android

Adobe Fill & Sign

Non hai il computer a portata di mano e, dunque, ti piacerebbe capire come firmare un documento PDF agendo dal tuo smartphone o tablet Android?

In tal caso, se vuoi firmare un documento con validità legale, devi usare un servizio di firma elettronica remota, come quello di cui ti ho parlato prima, tramite la relativa applicazione.

Se, invece, non ti interessa fornire validità legale certa al documento, puoi rivolgerti ad Adobe Fill & Sign. È un’app che è stata sviluppata sempre da Adobe, la stessa software house di Adobe Reader DC di cui ti ho parlato nel passo a inizio guida. È gratis e consente di compilare, firmare e inviare i PDF.

Per scaricare e installare l’app sul tuo dispositivo, accedi alla relativa sezione del Play Store fai tap sul bottone Installa. Se stai usando un device su cui non c’è il Play Store, puoi scaricare l’app da store alternativi.

Successivamente, avvia l’app selezionando la relativa icona aggiunta alla home screen e/o al drawer, fai tap sul tasto Continue collocato in basso e sul pulsante (x) situato nell’angolo in alto a destra per saltare la fase di registrazione.

A questo punto, per firmare un documento PDF con Android, seleziona il file di tuo interesse facendo tap sul pulsante con il foglio e il simbolo (+) che si trova al centro oppure aprendo i documenti recenti posti a fondo schermata, dopodiché premi sul pulsante con la penna stilografica che si trova in alto e sfiora l’opzione Crea firma dal menu proposto.

Provvedi quindi a tracciare la firma passando il dito sullo schermo e quando avrai terminato premi sulla voce Fine. In seguito, fai nuovamente tap sul pulsante con la penna stilografica e seleziona la firma che hai appena creato dal menu che si apre per apporla al documento. Spostala poi nel nel punto che preferisci e se necessario regolane anche le dimensioni usando il cursore apposito.

A modifiche concluse, premi sull’icona con la freccia che si trova in alto a sinistra per tornare alla schermata principale dell’app e soprascrivere il file corrente. In alternativa, puoi condividere il PDF in altre applicazioni o posizioni facendo tap sull’icona della condivisone collocata in alto a destra.

Come firmare un documento PDF con iPhone e iPad

File firma PDF iOS

Possiedi un dispositivo iOS/iPadOS e, dunque, ti piacerebbe capire come firmare un documento PDF con iPhone e iPad? Ti accontento subito!

Se vuoi firmare un documento con validità legale, devi usare un servizio di firma elettronica remota, come quello di cui ti ho parlato nel capitolo dedicato di questa guida, installando la relativa applicazione sul tuo device.

Se, invece, non vuoi dare validità legale certa al PDF, puoi fare tutto direttamente tramite File, che è il file manager predefinito dei dispositivi mobili di Apple (se l’app viene rimossa, può essere scaricata nuovamente e gratuitamente dalla relativa sezione dell’App Store). Non tutti lo sanno, ma tramite l’app in questione si possono anche visualizzare e modificare i PDF.

Per potertene servire, apri l’app File sul tuo dispositivo selezionando la relativa icona (quella con la cartella azzurra e lo sfondo bianco) che trovi nella home screen e/o nella Libreria app, dopodiché raggiungi la posizione in cui è salvato il PDF che vuoi firmare, seleziona la sua icona e, una volta aperto, fai tap sul pulsante con la matita che si trova in alto. Se il PDF da firmare è archiviato altrove, apri l’app di tuo interesse, sfiora l’icona della condivisone e scegli l’opzione relativa a File dal menu che si apre.

A questo punto, premi sul bottone (+) collocato in basso a destra, scegli l’opzione Firma dal menu che compare, scrivi la tua firma passando il dito sullo schermo e sfiora la voce Fine che si trova in alto per apporre la firma tracciata al documento.

Provvedi quindi a trascinare la firma nel punto del PDF più opportuno, regolane eventualmente le dimensioni usando i cursori che compaiono attorno al rettangolo di selezione e salva il file modificato facendo tap sulla voce Fine in alto a sinistra.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.