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Come aggiungere firma su PDF

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Ultimamente stai valutando la possibilità di firmare i documenti che ti arrivano in formato PDF con un metodo diverso dalla solita procedura cartacea “stampa, firma e digitalizza”, tuttavia non hai ancora ben capito come aggiungere firma su PDF utilizzando esclusivamente soluzioni informatiche. Non temere, se quello che vuoi è firmare i tuoi documenti in PDF distinguendo tra i diversi tipi di firma, mi offro molto volentieri di aiutarti in questa semplice operazione.

Per iniziare, ti parlerò delle differenze tra le firme, perché ve ne sono diverse e adatte a scopi differenti (in quanto il loro valore legale cambia a seconda del tipo e del documento da firmare). A seguire sarà mia premura spiegarti le soluzioni che ritengo più funzionali per aggiungere la tua firma in base al sistema operativo che usi, con un occhio di riguardo anche alle soluzioni cloud e alle app per dispositivi mobili.

Che ne dici quindi di riuscire in questa operazione continuando con la lettura di questo articolo? Ti assicuro che l’operazione di aggiunta di una firma su PDF è tutt’altro che difficile se si seguono attentamente i passaggi necessari e si comprende bene la distinzione tra le firme. Vedrai, una volta acquisiti questi concetti sarà un gioco da ragazzi firmare i documenti in modo corretto e veloce, evitando anche considerevoli sprechi di carta! Ti auguro buona lettura e in bocca al lupo per tutto!

Indice

Tipi di firma

Scegliere la giusta firma

Prima di parlarti di come aggiungere una firma sui file PDF, ritengo sia il caso di fare chiarezza sui tipi di firma che è possibile apporre e la differenze che c’è tra di esse anche in termini di validità.

  • Firma elettronica — si tratta del tipo più semplice di firma che puoi apporre ai tuoi PDF. Non ha valore legale intrinseco, per il semplice fatto che non ci sono strumenti capaci di garantirne l’autenticità, né l’integrità dei documenti firmati. È compito del giudice valutare, caso per caso, l’autenticità della firma elettronica semplice e del documento.
  • Firma elettronica avanzata — è la firma elettronica creata da appositi mezzi che permettono di dimostrare l’integrità del documento. In tal caso, il firmatario ha controllo diretto ed esclusivo per dimostrare validità e integrità tramite un dispositivo (come un tablet di proprietà). Il valore legale è certo, ma non nel caso dei contratti immobiliari.
  • Firma elettronica qualificata o firma digitale — questo è il tipo di firma elettronica più avanzato, perché applicata con strumenti qualificati, ovvero appositi kit di firma acquistabili da enti certificatori. Anche la firma elettronica digitale ha pieno valore legale e certifica l’originalità e l’integrità dei documenti firmati. Il sistema di firma digitale usa un sistema crittografico asimmetrico, cioè un sistema di crittografia che una chiave pubblica e una privata per verificare l’integrità e l’originalità dei documenti firmati.

Infine, bisogna considerare che per quanto riguarda il tipo di firma digitale, questa ha il grande vantaggio di, non solo firmare documenti come contratti, ordini di acquisto, bilanci, fatture e comunicazioni ufficiali con la Pubblica Amministrazione, ma anche di garantire la validità e l’integrità di tutti i documenti. Infatti, è il destinatario che può verificare validità e integrità dei documenti ricevuti in qualunque momento.

Come aggiungere firma su PDF: Windows

Chiariti i tipi di firma che puoi apporre sui tuoi PDF e la loro validità legale, è il momento di passare all’azione con la procedura su come aggiungere firma su DPF da Windows. Nei capitoli successivi mi soffermerò sulle procedure relative a due tipi di firma: quella elettronica e quella elettronica qualificata (firma digitale).

Firma elettronica

Inserire una firma elettronica da Windows PC

Per quanto riguarda la firma elettronica, in tutto e per tutto equivalente alla firma autografa, è bene chiarire che questo tipo può essere apposto mediante differenti hardware di tracciamento.

Infatti, se in quella autografa si usa una comune penna, in quella elettronica semplice è possibile firmare usando un mouse, un touchpad (come quello integrato nei laptop) o, ancora, con un touch-screen o tramite l’importazione di un’immagine della firma.

Lascia che mi spieghi meglio facendoti un esempio pratico di utilizzo ricorrendo a una soluzione affidabile ma gratuita, qual è Adobe Reader (il programma “ufficiale” per l’apertura e la modifica base dei PDF). Per iniziare, però, procedi al download del programma aprendo la sua pagina ufficiale, cliccando poi sul tasto Scarica Acrobat Reader posizionato sulla destra.

Al termine del download, apri il file .exe ottenuto e aprilo, dopodiché fai clic sui pulsanti Esegui, e Termina, per concludere il setup.

Usare Acrobat Adobe Reader per aggiungere firme su PDF da Windows

Ora sei pronto per usare il programma. Inizia aprendo il file PDF da firmare con un doppio clic su di esso (se non viene aperto con Adobe Acrobat Reader DC, cambia il programma predefinito usato per i PDF sul tuo PC). Dal menu laterale sulla destra, clicca dunque il bottone Compila e firma, quindi seleziona il bottone Firma che si trova nella barra degli strumenti posta in alto e seleziona la voce Aggiungi firma.

Le opzioni di inserimento della firma sono quelle che prevedono l’immissione della stessa tramite digitazione, disegno o immagine. La prima è chiaramente da scrivere con la tastiera per poi stilizzarla con la scelta rapida del tasto Stile, mentre la seconda opzione prevede che sia tu a tracciare la firma usando il mouse o un altro dispositivo come il touchpad; infinem l’ultima opzione permette di navigare nelle cartelle del tuo computer per selezionare un’immagine della tua firma da apporre al PDF.

Qualunque sia il metodo usato, inserisci la firma cliccando su Applica e sposta la firma con il mouse nel punto del documento in cui vuoi apporla. Fatto ciò non ti resta che salvare le modifiche, con un clic sul bottone Salva collocato in alto (riconoscibile dalla forma di un floppy disk).

Complimenti! Se tutto è andato per il verso giusto, da ora in poi sarai perfettamente in grado di aggiungere firme a tutti i tuoi PDF. Se sei in cerca di un programma più completo e professionale per la gestione dei PDF, il mio consiglio è di usare Adobe Acrobat Pro DC, cioè la versione completa di Acrobat Reader, che include molte più funzioni per l’editing dei documenti. È disponibile a pagamento per sistemi Windows (e Mac), con possibilità di provarlo gratuitamente per 7 giorni.

Altra alternativa valida è sicuramente PDFelement di Wondershare. Questo programma nasce come strumento all-in-one per la visualizzazione, modifica e creazione dei PDF, inclusa la possibilità di inserire firme.

La versione base è gratuitamente disponibile presso il sito ufficiale, tuttavia questa appone dei watermark (loghi in trasparenza) sui documenti firmati e alcune funzioni sono limitate. È possibile superare queste barriere all’uso acquistando le versioni Standard o Pro di PDFelement con prezzi a partire da 57,71 euro/anno. Maggiori info qui.

Firma elettronica qualificata

ArubaSign

La firma elettronica qualificata (firma digitale) è, almeno nel momento in cui scrivo, l’unica firma che non può essere ripudiata, ovvero non può essere disconosciuta dal sottoscrittore. Come ti ho già detto per essere usata è necessario avere un kit di firma elettronica digitale. Questi dispositivi di firma spesso sono forniti insieme ai driver e i software necessari. Tuttavia è anche possibile usare programmi disponibili separatamente tramite download da Internet.

Ti segnalo che le firme elettroniche qualificate vengono rilasciate esclusivamente da enti certificatori come Aruba, Poste Italiane, InfoCert e molti altri ancora (l’elenco completo è disponibile presso il sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale).

Dopo la procedura di acquisto, identificazione e attivazione del kit della firma (che può avvenire comodamente da casa, tramite videochiamata o uso di strumenti come CIE o CNS), per usarla, dovrai installare i driver e i software inclusi con il kit. L’utilizzo della firma in sé è molto semplice: generalmente bisogna avviare il software, cliccare sul tasto per apporre la firma e scegliere quali documenti autenticare. I file che puoi firmare sono in formato PDF, ma anche Word e altri formati di testo.

Il formato dei documenti così firmati è Busta crittografata P7M (contenente sia il documento originale che i file della firma), oppure il formato XML e PDF.

Con la diffusione e il perfezionamento dei servizi cloud, società come Aruba hanno introdotto anche un tipo di firma digitale di tipo remoto, ovvero con l’innegabile vantaggio di non necessitare dell’uso di un dispositivo fisico apposito (es. una chiavetta o un lettore smart card da collegare al PC) per apporre la firma. Il procedimento prevede l’uso di una smart card virtuale tramite una password OTP generabile tramite app, SMS o dispositivi OTP fisici.

Procedura di firma con Aruba

Per esempio, parlando sempre di Aruba, se volessi firmare i tuoi documenti con la sua firma digitale, la procedura da seguire è alquanto semplice e lineare. Dopo aver scaricato il software ArubaSign in versione Windows e i driver eventualmente necessari (come quello di lettori smart card SCM), apri questi pacchetti di installazione con un doppio clic su di essi e segui i passaggi su schermo per installare il tutto (fai pure riferimento alla guida ufficiale di Aruba per dettagli in tal senso).

Successivamente, apri il programma di firma Aruba, quindi trascina con un clic prolungato il documento che vuoi firmare sopra l’icona Firma, oppure puoi premere prima sul tasto Firma e navigare poi tra le cartelle che contengono il documento da firmare per selezionarlo.

Il passaggio successivo richiede la digitazione del PIN della smart card oppure l’immissione dei dati di accesso e il codice OTP della firma digitale remota la scelta del percorso dove salvare il file firmato, cliccando sul tasto […]. Bisogna poi scegliere il tipo di firma dal menu a tendina sotto la voce Tipo Busta e, così facendo, il documento risulterà firmato.

Se desideri approfondire la procedura relativa alla firma digitale di Aruba, specialmente quali sono i passaggi dettagliati delle fasi di acquisto e richiesta, nonché quali sono i costi dei diversi kit di firma, consulta pure la mia guida dedicata e quella ufficiale pubblicata sul sito di Aruba.

Come aggiungere firma su PDF: Mac

Vorresti saperne di più su come apporre delle firme sui tuoi PDF utilizzando un Mac? Niente di più facile allora, perché tutto quello che ti basta fare è continuare a leggere i prossimi capitoli di questa guida, interamente dedicati al sistema operativo macOS.

Firma elettronica

Utilizzare lo strumento Anteprima di Mac per firmare i PDF

Dato che hai un Mac e desideri imparare come aggiungere firma su PDF, sicuramente ti farà piacere sapere che Apple ha integrato una funzionalità nativa adatta a questo scopo.

Mi sto riferendo allo strumento Anteprima, che puoi aprire semplicemente cliccando sul PDF da firmare. Oltre al programma hai però bisogno anche di un trackpad o una webcam. Questo tipo di occorrente è normalmente acquistabile dai rivenditori di prodotti di elettronica, Amazon incluso.

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Se sei già munito dell’occorrente hardware, procedi cliccando sull’icona con la punta di un pennarello così da aprire una barra dei menu orizzontale dove selezionare il simbolo della firma. Ora scegli tra le opzioni Trackpad o Camera e inserisci la tua firma per poi spostarla dove vuoi nel documento.

Chiaramente esistono anche altri programmi più avanzati per apporre la firma su Mac, tra cui l’ottimo Adobe Reader di Acrobat e la sua versione professionale Acrobat Reader Pro DC, di cui ti ho già parlato nel capitolo dedicato Windows.

Altra soluzione per Mac in grado di garantire pari flessibilità e risultati professionali è PDFelement di Wondershare, di cui ti ho parlato sempre nel capitolo dedicato a Windows di questa guida.

Firma elettronica qualificata

Firma elettronica qualificata da Mac

Desideri apporre sui tuoi documenti una firma elettronica qualificata mentre stai comodamente seduto davanti al tuo Mac? Allora ti farà piacere sapere che come già visto per Windows, esistono le medesime soluzioni anche per computer Apple.

Questo vale sia per le modalità di richiesta e acquisto dei programmi e dei dispositivi di firma elettronica qualificata e digitale, sia per quelle di ottenimento e uso. Per questo motivo, puoi tranquillamente affidarti alla procedura che ti ho già descritto, anche per quanto concerne l’uso della firma di Aruba (inclusa la possibilità di ottenere e usare la firma remota).

Come aggiungere firma su PDF online

Usare lo strumento di firma online fornito da Sejda

Se sei in cerca di soluzioni pratiche e poco impegnative, magari perché preferisci non installare alcun software sul tuo computer, o per avere la comodità di poter firmare tutti i tuoi PDF in qualsiasi momento a prescindere dalla postazione di lavoro in cui ti trovi, lo strumento che fa per te è un servizio online di firma su PDF.

Prima di parlarti della soluzione che ti suggerisco per firmare i tuoi PDF online, ti avviso che il tipo di firma che puoi inserire è al momento solo quella elettronica, cioè equivalente alla firma autografa (la cui valenza va eventualmente accertata da un giudice). Detto questo, un valido servizio online per firmare i PDF è Sejda.

Per usarlo l’unico requisito è quello di avere installato un buon browser Web, per il resto il suo utilizzo è gratuito (per un massimo di 200 pagine/50 MB per file e tre operazioni ogni ora). Per iniziare, collegandoti al sito ufficiale e clicca il tasto Carica un file PDF posizionato al centro per selezionare il documento da firmare.

Ora, clicca sul logo Sign, in alto, per poi cliccare la voce Add signature +. Le opzioni di firma prevedono la firma tramite digitazione da tastiera con successiva scelta dello stile, presente nella scheda Digita. Le altre opzioni sono: Disegna, per tracciare la firma con mouse o altro strumento di input da disegno (touchpad incluso), e le opzioni Upload Image e Camera, per importare direttamente un’immagine dal proprio dispositivo o da un device esterno come una fotocamera (se usi Sejda da smartphone o tablet puoi usare le camere integrate).

A firma digitata/inserita/caricata, seleziona il tasto Salva al centro per passare al posizionamento della firma nel file PDF, dopodiché regolane la dimensione allargando o restringendo il riquadro e per salvare il risultato seleziona il tasto Applica le modifiche posto in basso al centro. Infine, premi il tasto Download e scegli dove salvare il file PDF firmato nel tuo dispositivo.

Complimenti! La procedura è terminata e il PDF firmato. Il servizio Sejda garantisce che i tuoi file rimangono privati e che dopo due ore vengono automaticamente cancellati dai server.

App per aggiungere firma su PDF

Fino a questo punto ti ho parlato di strumenti per aggiungere una firma su PDF da Windows e da Mac, oltre che di soluzioni online, ma come aggiungere firma su PDF tramite un’app? E se possibile, quali tipi di firma supportano?

Ebbene la risposta è affermativa e la varietà di opzioni di firma supportate non mancano di certo. Nei prossimi capitoli mi soffermo proprio su quali sono le app di firma elettronica che puoi installare e usare su dispositivi Android e iOS/iPadOS.

Firma elettronica

Aggiungere una firma su PDF da smartphone e tablet

L’app che mi sento di consigliarti per apporre firme elettroniche è disponibile sia per dispositivi Android che iOS/iPadOS. Mi riferisco ad Adobe Fill & Sign, un’app scaricabile su Android (da Play Store e store alternativi) e iOS/iPadOS (da App Store) seguendo la solita procedura, cioè visitando le pagine degli store, premendo sul pulsante Installa/Ottieni e confermando, se necessario, la propria identità.

Per usare Adobe Fill & Sign, dopo averla installata, apri l’app dal menu principale e premi il tasto Continue collocato in basso, poi fai tap sul bottone [X], in alto a destra, e salta la fase di registrazione (non obbligatoria). Da qui, puoi premere il tasto Seleziona un modulo da firmare posto al centro, per poi premere sul bottone Da File (o Browser dei file, su iOS).

Ora, fai tap sul tasto Consenti e accedi al menu di navigazione dei file presenti nel tuo dispositivo, per poi premere il bottone a forma di penna stilografica e selezionare l’opzione Crea firma. Traccia la tua firma nell’apposito spazio su schermo e fai tap sul pulsante conferma, in alto, quando hai fatto.

In seguito, non ti rimane che premere il tasto penna stilografica per vedere la tua firma tra le voci selezionabili, quindi fai tap su di essa e spostala nel punto del documento in cui inserirla. Puoi servirti dei margini colorati per regolare la dimensione della firma (mentre premendo il tasto Cestino la elimini dal PDF).

Conferma il posizionamento della firma, con un tap in un punto qualunque del documento, e se ti ritieni soddisfatto del risultato, premi l’icona della condivisione posta in alto per scegliere come condividere il documento firmato. Su Android puoi premere il tasto freccia indietro per salvare le modifiche, mentre su iOS il tasto da premere è Fine.

Firma elettronica qualificata

App Firma Aruba

Hai capito come firmare un PDF direttamente dal tuo smartphone o tablet usando app come Adobe Fill & Sign, ma adesso vorresti capire se è possibile apporre una firma con maggiore valore legale, come quella elettronica qualificata o quella digitale.

Come hai potuto leggere prima, la firma elettronica qualificata deve rispondere a precisi requisiti e segue uno specifico iter di rilascio, oltre a necessitare di appositi dispositivi token.

Fortunatamente, la tecnologia cloud viene in soccorso anche agli utenti che preferiscono usare uno smartphone o un tablet. In particolare, quello che fa al caso tuo è la firma digitale remota, come quella creata e fornita dall’ente certificato Aruba, in quanto consente di firmare i documenti senza per forza avere un dispositivo token in tasca.

Il “segreto” sta nel fatto che si usa una smart card virtuale, una password OTP generabile tramite app oppure con SMS o dispositivo OTP. Il kit può quindi comporsi del solo servizio cosicché le password vengano generate dall’app scaricata e installata sul tuo smartphone o tablet.

L’app è disponibile su Google Play e App Store, e puoi installarla con il solito metodo. Tuttavia, per le modalità di ottenimento e d’uso ti invito a consultare la mia guida dedicata e quella ufficiale presente nel sito Aruba.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.