Come aggiungere firma su PDF
Ultimamente stai valutando la possibilità di firmare i documenti che ti arrivano in formato PDF con un metodo diverso dalla solita procedura cartacea “stampa, firma e digitalizza”, tuttavia non hai ancora ben capito come aggiungere firma su PDF utilizzando esclusivamente soluzioni informatiche. Non temere, se quello che vuoi è firmare i tuoi documenti in PDF distinguendo tra i diversi tipi di firma, mi offro molto volentieri di aiutarti in questa semplice operazione.
Per iniziare, ti parlerò delle differenze tra le firme, perché ve ne sono diverse e adatte a scopi differenti (in quanto il loro valore legale cambia a seconda del tipo e del documento da firmare). A seguire sarà mia premura spiegarti le soluzioni che ritengo più funzionali per aggiungere la tua firma in base al sistema operativo che usi, con un occhio di riguardo anche alle soluzioni cloud e alle app per dispositivi mobili.
Che ne dici quindi di riuscire in questa operazione continuando con la lettura di questo articolo? Ti assicuro che l’operazione di aggiunta di una firma su PDF è tutt’altro che difficile se si seguono attentamente i passaggi necessari e si comprende bene la distinzione tra le firme. Vedrai, una volta acquisiti questi concetti sarà un gioco da ragazzi firmare i documenti in modo corretto e veloce, evitando anche considerevoli sprechi di carta! Ti auguro buona lettura e in bocca al lupo per tutto!
Indice
- Tipi di firma
- Come aggiungere firma su PDF: Windows
- Come aggiungere firma su PDF: Mac
- Come aggiungere firma su PDF online
- App per aggiungere firma su PDF
Tipi di firma
Prima di parlarti di come aggiungere una firma sui file PDF, ritengo sia il caso di fare chiarezza sui tipi di firma che è possibile apporre e la differenze che c’è tra di esse anche in termini di validità.
- Firma elettronica — si tratta del tipo più semplice di firma che puoi apporre ai tuoi PDF. Non ha valore legale intrinseco, per il semplice fatto che non ci sono strumenti capaci di garantirne l’autenticità, né l’integrità dei documenti firmati. È compito del giudice valutare, caso per caso, l’autenticità della firma elettronica semplice e del documento.
- Firma elettronica avanzata — è la firma elettronica creata da appositi mezzi che permettono di dimostrare l’integrità del documento. In tal caso, il firmatario ha controllo diretto ed esclusivo per dimostrare validità e integrità tramite un dispositivo (come un tablet di proprietà). Il valore legale è certo, ma non nel caso dei contratti immobiliari.
- Firma elettronica qualificata o firma digitale — questo è il tipo di firma elettronica più avanzato, perché applicata con strumenti qualificati, ovvero appositi kit di firma acquistabili da enti certificatori. Anche la firma elettronica digitale ha pieno valore legale e certifica l’originalità e l’integrità dei documenti firmati. Il sistema di firma digitale usa un sistema crittografico asimmetrico, cioè un sistema di crittografia dotato di una chiave pubblica e una privata per verificare l’integrità e l’originalità dei documenti firmati.
Infine, bisogna considerare che per quanto riguarda il tipo di firma digitale, questa ha il grande vantaggio di, non solo firmare documenti come contratti, ordini di acquisto, bilanci, fatture e comunicazioni ufficiali con la Pubblica Amministrazione, ma anche di garantire la validità e l’integrità di tutti i documenti. Infatti, è il destinatario che può verificare validità e integrità dei documenti ricevuti in qualunque momento.
Come aggiungere firma su PDF: Windows
Chiariti i tipi di firma che puoi apporre sui tuoi PDF e la loro validità legale, è il momento di passare all’azione con la procedura su come aggiungere firma su PDF da Windows. Nei capitoli successivi mi soffermerò sulle procedure relative a due tipi di firma: quella elettronica e quella elettronica qualificata (firma digitale).
Firma elettronica
Per quanto riguarda la firma elettronica, in tutto e per tutto equivalente alla firma autografa, è bene chiarire che questo tipo può essere apposto mediante differenti hardware di tracciamento.
Infatti, se in quella autografa si usa una comune penna, in quella elettronica semplice è possibile firmare usando un mouse, un touchpad (come quello integrato nei laptop) o, ancora, con un touch-screen o tramite l’importazione di un’immagine della firma.
Lascia che mi spieghi meglio facendoti un esempio pratico di utilizzo ricorrendo a una soluzione affidabile ma gratuita, qual è Adobe Reader. Per iniziare, però, procedi al download del programma aprendo la sua pagina ufficiale, cliccando poi sul tasto Scarica Acrobat Reader posizionato sulla sinistra.
Al termine del download, apri il file .exe ottenuto e aprilo, dopodiché fai clic sui pulsanti Sì e Fine, per concludere il setup.
A questo punto, puoi ora aprire il file PDF da firmare tramite Adobe Acrobat Reader (se il file non viene aperto con Adobe Acrobat Reader DC, cambia il programma predefinito usato per i PDF sul tuo PC seguendo la guida che ti ho appena indicato).
Ora, clicca sulla scheda Firma elettronica in alto a sinistra, dopodiché, fai clic sul riquadro Aggiungi firma sulla sinistra. Adesso, nella nuova schermata, digita il tuo nome e cognome e poi fai clic su Applica. Adesso, tramite il cursore del mouse, posiziona la firma nel punto che desideri e dunque fai un clic.
Fatto ciò, se noti che la firma è troppo grande o troppo piccola, puoi ridimensionarla posizionando il cursore sul simbolo del pallino blu in basso a destra del riquadro della firma e trascinandolo nella direzione desiderata.
Complimenti! Se tutto è andato per il verso giusto, da ora in poi sarai perfettamente in grado di aggiungere firme a tutti i tuoi PDF. Se sei in cerca di un programma più completo e professionale per la gestione dei PDF, il mio consiglio è di usare Adobe Acrobat Pro, cioè la versione completa di Acrobat Reader, che include molte più funzioni per l’editing dei documenti. È disponibile a pagamento per sistemi Windows (e macOS), con possibilità di provarlo gratuitamente per 7 giorni.
Se desideri scoprire ulteriori soluzioni sui programmi per modificare PDF, allora sono ben felice di segnalarti che ho scritto una guida tutta dedicata a questo argomento sul mio blog.
Firma elettronica qualificata
La firma elettronica qualificata (firma digitale) è, almeno nel momento in cui scrivo, l’unica firma che non può essere ripudiata, ovvero non può essere disconosciuta dal sottoscrittore. Come ti ho già detto, per essere usata è necessario avere un kit di firma elettronica digitale. Questi dispositivi di firma spesso sono forniti insieme ai driver e i software necessari. Tuttavia è anche possibile usare programmi disponibili separatamente tramite download da Internet.
Ti segnalo che le firme elettroniche qualificate vengono rilasciate esclusivamente da enti certificatori come Aruba, Poste Italiane, InfoCert e molti altri ancora (l’elenco completo è disponibile presso il sito dell’Agenzia per l’Italia Digitale).
Dopo la procedura di acquisto, identificazione e attivazione del kit della firma (che può avvenire comodamente da casa, tramite videochiamata o uso di strumenti come CIE o CNS), per usarla, dovrai installare i driver e i software inclusi con il kit. L’utilizzo della firma in sé è molto semplice: generalmente bisogna avviare il software, cliccare sul tasto per apporre la firma e scegliere quali documenti autenticare. I file che puoi firmare sono in formato PDF, ma anche Word e altri formati di testo.
Il formato dei documenti così firmati è Busta crittografata P7M (contenente sia il documento originale che i file della firma), oppure il formato XML e PDF.
Con la diffusione e il perfezionamento dei servizi cloud, società come Aruba hanno introdotto anche un tipo di firma digitale di tipo remoto, ovvero con l’innegabile vantaggio di non necessitare dell’uso di un dispositivo fisico apposito (es. una chiavetta o un lettore smart card da collegare al PC) per apporre la firma. Il procedimento prevede l’uso di una smart card virtuale tramite una password OTP generabile tramite app, SMS o dispositivi OTP fisici.
Per esempio, parlando sempre di Aruba, se volessi firmare i tuoi documenti con la sua firma digitale, la procedura da seguire è alquanto semplice e lineare. Dopo aver scaricato il software ArubaSign in versione Windows e i driver eventualmente necessari (come quello di lettori smart card SCM), apri questi pacchetti di installazione con un doppio clic su di essi e segui i passaggi su schermo per installare il tutto.
Successivamente, apri il programma di firma Aruba, quindi apri il file PDF che intendi firmare. Il passaggio successivo richiede la digitazione del PIN della smart card oppure l’immissione dei dati di accesso e il codice OTP della firma digitale remota. Dopodiché, bisogna scegliere il tipo di firma e, così facendo, il documento risulterà firmato.
Se desideri approfondire la procedura relativa alla firma digitale di Aruba, specialmente quali sono i passaggi dettagliati delle fasi di acquisto e richiesta, nonché quali sono i costi dei diversi kit di firma, consulta pure la mia guida dedicata a come funziona la firma digitale di Aruba e quella ufficiale pubblicata sul sito di Aruba.
Come aggiungere firma su PDF: Mac
Vorresti saperne di più su come apporre delle firme sui tuoi PDF utilizzando un Mac? Niente di più facile allora, perché tutto quello che ti basta fare è continuare a leggere i prossimi capitoli di questa guida, interamente dedicati al sistema operativo macOS.
Firma elettronica
Dato che hai un Mac e desideri imparare come aggiungere firma su PDF, sicuramente ti farà piacere sapere che Apple ha integrato una funzionalità nativa adatta a questo scopo.
Mi sto riferendo allo strumento Anteprima, che puoi aprire semplicemente cliccando sul PDF da firmare. Oltre al programma hai però bisogno anche di un trackpad o una webcam. Questo tipo di occorrente è normalmente acquistabile dai rivenditori di prodotti di elettronica.
Apple Magic Trackpad - Superficie Multi‑Touch bianca
Magic Trackpad 2 - Grigio Siderale
N newline Webcam PC 4K con 2 Microfoni, Full HD 1080P@60FPS, Autofocus...
Diccik 1080p Webcam PC con Microfono, Autofocus, Plug&Play, Microfono ...
Se sei già munito dell’occorrente hardware, procedi aprendo un file PDF con Anteprima (se il PDF non si apre con Anteprima, leggi pure la mia guida su come cambiare programmi predefiniti). Ora, fai clic sul simbolo di una penna che scrive in alto a destra, dopodiché seleziona il simbolo della firma che trovi nella barra in alto a sinistra di Anteprima per apporre la tua firma.
Chiaramente esistono anche altri programmi più avanzati per apporre la firma su Mac, tra cui l’ottimo Adobe Reader di Acrobat e la sua versione professionale Acrobat Reader Pro, di cui ti ho già parlato nel capitolo dedicato Windows.
Firma elettronica qualificata
Desideri apporre sui tuoi documenti una firma elettronica qualificata mentre stai comodamente seduto davanti al tuo Mac? Allora ti farà piacere sapere che come già visto per Windows, esistono le medesime soluzioni anche per computer Apple.
Questo vale sia per le modalità di richiesta e acquisto dei programmi e dei dispositivi di firma elettronica qualificata e digitale, sia per quelle di ottenimento e uso. Per questo motivo, puoi tranquillamente affidarti alla procedura che ti ho già descritto, anche per quanto concerne l’uso della firma di Aruba (inclusa la possibilità di ottenere e usare la firma remota).
Come aggiungere firma su PDF online
Se sei in cerca di soluzioni pratiche e poco impegnative, magari perché preferisci non installare alcun software sul tuo computer, o per avere la comodità di poter firmare tutti i tuoi PDF in qualsiasi momento a prescindere dalla postazione di lavoro in cui ti trovi, lo strumento che fa per te è un servizio online di firma su PDF.
Prima di parlarti della soluzione che ti suggerisco per firmare i tuoi PDF online, ti avviso che il tipo di firma che puoi inserire è al momento solo quella elettronica, cioè equivalente alla firma autografa (la cui valenza va eventualmente accertata da un giudice). Detto questo, un valido servizio online per firmare i PDF è Sejda.
Per usarlo l’unico requisito è quello di avere installato un buon browser Web, per il resto il suo utilizzo è gratuito (per un massimo di 200 pagine/50 MB per file e tre operazioni ogni ora). Per iniziare, collegandoti al sito ufficiale e clicca il tasto Carica un file PDF posizionato al centro per selezionare il documento da firmare.
Ora, clicca sul logo Sign, in alto, per poi cliccare la voce New Signature. Le opzioni di firma prevedono la firma tramite digitazione da tastiera con successiva scelta dello stile, presente nella scheda Digita. Le altre opzioni sono: Disegna, per tracciare la firma con mouse o altro strumento di input da disegno (touchpad incluso), e le opzioni Carica immagine e Fotocamera, per importare direttamente un’immagine dal proprio dispositivo o da un device esterno come una fotocamera (se usi Sejda da smartphone o tablet puoi usare le camere integrate).
A firma digitata/inserita/caricata, seleziona il tasto Salva al centro per passare al posizionamento della firma nel file PDF, dopodiché regolane la dimensione allargando o restringendo il riquadro e per salvare il risultato seleziona il tasto Applica le modifiche posto in basso al centro. Infine, premi il tasto Scarica per salvare il file PDF firmato nel tuo dispositivo.
Complimenti! La procedura è terminata e il PDF firmato. Il servizio Sejda garantisce che i tuoi file rimangono privati e che dopo due ore vengono automaticamente cancellati dai server. Per abbattere questi e altri limiti, ti informo che puoi sottoscrivere uno degli abbonamenti messi a disposizione dalla piattaforma a partire da 5,50 euro per una settimana.
Se desideri scoprire ulteriori servizi che permettono di ottenere lo stesso risultato, ti consiglio di andare a leggere la mia guida su come firmare un documento online.
App per aggiungere firma su PDF
Fino a questo punto ti ho parlato di strumenti per aggiungere una firma su PDF principalmente da PC, ma come aggiungere firma su PDF tramite un’app? E se possibile, quali tipi di firma supportano? Ebbene, allora devi sapere che la varietà di opzioni di firma supportate non mancano di certo. Nei prossimi capitoli mi soffermo proprio su quali sono le app di firma elettronica che puoi installare e usare su dispositivi Android e iOS/iPadOS.
Firma elettronica
L’app che mi sento di consigliarti per apporre firme elettroniche da smartphone e tablet è Adobe Acrobat Reader (la stessa che potresti usare anche per PC), un’app scaricabile su Android (disponibile anche su store alternativi) e iOS/iPadOS.
Una volta scaricata e installata, aprila ed effettua l’accesso con il tuo account Adobe, tuttavia, potresti anche pigiare sulla X in alto a destra e continuare senza effettuare l’accesso. A questo punto, apri un file PDF tramite Adobe Reader, dopodiché, pigia sulla dicitura Compila e firma in basso.
Ora, seleziona il simbolo della penna in basso a destra e poi fai tap su Aggiungi firma. A questo punto, puoi disegnare la tua firma a schermo (oppure puoi anche importare la tua firma caricandone una foto attraverso la scheda Immagine o Fotocamera) e fare poi tap su Fine.
Adesso, per apporre la firma, fai semplicemente tap nel punto in cui la vorresti posizionare all’interno del documento, dopodiché, se necessario, puoi spostarla o ridimensionarla.
Comunque sia, esistono diverse altre app per firmare documenti e te ne ho parlato nella mia guida tutta dedicata all’argomento in questione.
Firma elettronica qualificata
Hai capito come firmare un PDF direttamente dal tuo smartphone o tablet usando alcune app, ma adesso vorresti capire se è possibile apporre una firma con maggiore valore legale, come quella elettronica qualificata.
Come hai potuto leggere prima, la firma elettronica qualificata deve rispondere a precisi requisiti e segue uno specifico iter di rilascio, oltre a necessitare di appositi dispositivi token.
Fortunatamente, la tecnologia cloud viene in soccorso anche agli utenti che preferiscono usare uno smartphone o un tablet. In particolare, quello che fa al caso tuo è la firma digitale remota, come quella creata e fornita dall’ente certificato Aruba, in quanto consente di firmare i documenti senza per forza avere un dispositivo token in tasca.
Il “segreto” sta nel fatto che si usa una smart card virtuale, una password OTP generabile tramite app oppure con SMS o dispositivo OTP. Il kit può quindi comporsi del solo servizio cosicché le password vengano generate dall’app scaricata e installata sul tuo smartphone o tablet.
L’app è disponibile su Google Play e App Store. Tuttavia, per le modalità di ottenimento e d’uso ti invito a consultare la mia guida dedicata e quella ufficiale presente nel sito Aruba.
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Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
