Come aggiungere firma su PDF
Hai la necessità di firmare un documento che hai ricevuto tramite email e, per evitare di stamparlo, firmarlo e scansionarlo, vorresti sapere se esistono soluzioni più semplici che consentono di ottenere lo stesso risultato. In particolare, hai più volte sentito parlare della possibilità di firmare digitalmente un PDF e ti piacerebbe avere maggiori informazioni a tal riguardo.
Se le cose stanno come le ho appena descritte, lascia che sia io a spiegarti come aggiungere firma su PDF fornendoti tutte le indicazioni necessarie per riuscire nel tuo intento. Per prima cosa, sarà mia premura indicarti quali sono le soluzioni che permettono di firmare digitalmente un documento e le relative differenze. Successivamente, troverai indicati alcuni servizi e software che consentono di apporre una firma, anche con valore legale, su un file PDF.
Se sei d'accordo, direi di non perdere altro tempo prezioso e vedere insieme come procedere. Mettiti comodo, prenditi tutto il tempo che ritieni opportuno e dedicati alla lettura delle prossime righe. Seguendo attentamente le indicazioni che sto per darti e provando a metterle in pratica, ti assicuro che riuscirai a firmare un documento PDF scegliendo la tipologia di firma consona a quelle che sono le tue necessità. Buona lettura!
Indice
- Come aggiungere firma su documento PDF
- Come aggiungere firma digitale su PDF
- Come aggiungere firma su PDF gratis
- Come aggiungere immagine firma su PDF
Come aggiungere firma su documento PDF
Prima di mostrarti nel dettaglio come aggiungere firma su PDF, potrebbe esserti utile sapere quali sono le modalità con cui è possibile firmare un documento PDF e le differenze tra le varie tipologie di firma.
Quando si parla di “firma su PDF”, infatti, non si fa riferimento a un'unica soluzione, ma a più metodi differenti, ciascuno pensato per esigenze diverse. Nella maggior parte dei casi, firmare un documento in formato digitale significa semplicemente aggiungere firma grafica su PDF, ovvero una firma scritta a mano (con mouse, touchpad o dito), oppure un'immagine della propria firma (es. una scansione o una foto).
Questa modalità è molto pratica e veloce e viene spesso usata per compilare moduli, autorizzazioni, documenti interni, contratti informali o per restituire documenti firmati via email senza doverli stampare.
È però importante chiarire un aspetto fondamentale: una firma “normale” su PDF non ha valore legale nel senso stretto del termine. Chiunque, in teoria, potrebbe copiare un'immagine della firma e inserirla in un altro documento, motivo per cui questo tipo di firma non garantisce l'identità del firmatario né l'integrità del file. Questo non significa che sia inutile, anzi: in tantissime situazioni quotidiane è più che sufficiente ed è proprio per questo che è così diffusa.
Diverso è il discorso quando si ha la necessità di firmare documenti che devono avere valore legale, come contratti ufficiali, comunicazioni verso la Pubblica Amministrazione o atti che richiedono l'identificazione certa di chi firma.
In questi casi entra in gioco la firma digitale, una tecnologia basata su certificati crittografici che permette di associare in modo univoco il documento al firmatario e di garantire che il file non sia stato modificato dopo la firma. Chiarito questo, vediamo come procedere.
Come aggiungere firma digitale su PDF
Se hai letto con attenzione le righe iniziali di questa guida, avrai ben compreso che aggiungere firma digitale su PDF è una procedura necessaria quando il documento da firmare deve avere valore legale. Infatti, la firma digitale permette di identificare con certezza il firmatario e certifica l'originalità e l'integrità dei documenti firmati.
Per poter firmare digitalmente un PDF è indispensabile disporre di un certificato di firma digitale, rilasciato da un ente certificatore autorizzato (qui l'elenco completo). Questo certificato può essere contenuto su una smart card, una chiavetta USB oppure fornito tramite servizi di firma remota.
Quest'ultima, nella maggior parte dei casi, è la soluzione più pratica e diffusa poiché permette di firmare documenti senza l'uso di dispositivi fisici (come appunto smart card e chiavette USB), direttamente online e da qualsiasi dispositivo. In ogni caso, il principio di funzionamento è sempre lo stesso: al momento della firma, al documento viene associata un'informazione crittografica che ne assicura autenticità e integrità.
Per quanto riguarda gli enti certificatori, quelli più noti sono sicuramente Aruba, che offre il servizio Firma digitale remota con marca temporale al costo di 45,90 + IVA per tre anni, e Poste Italiane, che propone i servizi Firma Digitale Remota al costo di 45,75 euro per tre anni e Firma Digitale Remota con marca temporale al costo di 55,51 euro per tre anni. A tal proposito, potrebbe esserti utile la mia guida su come ottenere la firma digitale.
Una volta attivata la firma digitale, firmare digitalmente un PDF è un'operazione piuttosto semplice. Per prima cosa, è necessario scaricare il software tramite il quale è possibile apporre la firma: nel caso di Aruba è disponibile il programma ArubaSign per PC Windows e macOS e l'app Aruba Firma Digitale per dispositivi Android e iPhone/iPad, mentre con Poste Italiane il software da utilizzare si chiama FirmaOK!.
In ogni caso, tutto quello che devi fare è aprire il documento da firmare con il software incluso con il kit di firma digitale, selezionare l'opzione per la firma digitale, scegliere il formato da utilizzare (es. CAdES) e confermare l'operazione inserendo il PIN o le credenziali richieste. Così facendo, il PDF risulterà firmato digitalmente e potrà essere verificato da chiunque lo apra con un lettore compatibile.
Per la procedura dettagliata, ti rimando al mio tutorial su come firmare digitalmente e, nel caso volessi approfondire i servizi che ti ho citato in precedenza, su come funziona la firma digitale di Aruba e Poste Italiane.
Come aggiungere firma su PDF gratis
Vediamo adesso come aggiungere firma su PDF gratis, cioè usando strumenti che permettono di inserire una firma grafica. Si tratta, dunque, di soluzioni utili per firmare documenti che non richiedono valore legale.
Come aggiungere firma su PDF: Windows
Se hai un PC Windows e hai la necessità di firmare un file PDF senza valore legale, allora puoi affidarti ad Adobe Reader: si tratta di un programma gratuito molto diffuso che permette non solo di aprire i PDF, ma anche di inserire firme grafiche in modo semplice e veloce.
Per aggiungere firma su PDF Adobe, se ancora non lo hai fatto, dovrai per prima cosa scaricare il software in questione collegandoti al sito ufficiale di Adobe e cliccando sul pulsante Scarica Acrobat Reader. Completato il download, apri il file .exe ottenuto facendo doppio clic su di esso e segui le indicazioni mostrate a schermo per completare l'installazione. Per la procedura dettagliata, puoi fare riferimento al mio tutorial su come scaricare Adobe Reader.
Fatto ciò, apri il documento PDF da firmare con Adobe Reader (è sufficiente fare doppio clic su di esso in quanto durante la procedura d'installazione dovresti aver impostato Adobe Reader come programma predefinito per aprire i file PDF), premi sull'icona della penna stilografica che visualizzi nel menu di modifica e seleziona l'opzione Aggiungi firma dal menu apertosi.
A questo punto, seleziona l'opzione Digita e inserisci il tuo nome e cognome nel campo apposito in modo da creare automaticamente una firma. Selezionando l'opzione Modifica stile, puoi anche scegliere uno stile di firma diverso. In alternativa, puoi anche selezionare le opzioni Disegna, per creare la firma tramite il mouse o una tavoletta grafica collegata al computer, e Immagine, per caricare un'immagine della tua firma.
Fatta la tua scelta e creata la firma, clicca sul pulsante Applica e premi nel punto esatto del documento nel quale intendi aggiungerla. Successivamente, puoi anche cambiarne le dimensioni tramite gli strumenti mostrati a schermo e la posizione trascinando il relativo box.
Come aggiungere firma su PDF: Mac
Se vuoi sapere come aggiungere firma su PDF da Mac, anche in questo caso puoi utilizzare Adobe Reader e il suo funzionamento è analogo a quello che ti ho appena mostrato nelle righe precedenti di questa guida.
Detto ciò, devi sapere che su Mac puoi anche evitare di scaricare software aggiuntivi in quanto macOS integra una funzionalità nativa per la firma dei documenti: tramite Anteprima, l'app predefinita del sistema per visualizzare PDF e immagini, è possibile anche aggiungere firme grafiche in modo semplice e immediato.
In tal caso, tutto quello che devi fare è aprire il documento da firmare con Anteprima (è sufficiente fare doppio clic sul file) e, poi, attivare la modalità di modifica cliccando sulla voce Modifica (l'icona della penna) collocata in alto.
Fatto ciò, premi sull'icona della firma, anche questa collocata nel menu in alto, se necessario premi sull'opzione Crea firma e seleziona una delle opzioni disponibili per creare la tua firma.
- Trackpad — permette di firmare con il dito direttamente sul trackpad del Mac;
- Fotocamera — consente di “catturare” una firma fatta su un foglio di carta inquadrandola con la webcam del computer;
- iPhone o iPad — permette di creare una firma agendo direttamente sullo schermo di un iPhone o iPad. La firma può essere fatta direttamente con il dito oppure tramite Apple Pencil su iPad.
A prescindere dall'opzione scelta, dopo aver creato la tua firma, premi sul pulsante Fine in modo da salvarla. Fatto ciò, clicca nuovamente sull'icona della firma, seleziona la firma appena creata dal menu apertosi e questa verrà automaticamente aggiunta nel documento.
Ovviamente puoi spostare la firma, semplicemente trascinandola nella posizione desiderata, e anche modificarne le dimensioni tramite i cursori posti in ciascun angolo del box che la contiene. Semplice, vero?
Come aggiungere firma su PDF: Android
Se hai un dispositivo Android e hai la necessità di firmare un documento PDF, anche in questo caso puoi avvalerti di Adobe Reader che è disponibile anche sotto forma di applicazione per smartphone e tablet.
Dopo averla scaricata e avviata, accedi al tuo account o, se non hai uno, premi sulla X, in alto a destra, selezionando poi anche l'opzione Non adesso, per evitare di attivare l'abbonamento Premium (che non è necessario per firmare documenti).
Nella schermata principale di Adobe Reader, fai tap sul pulsante +, in basso a destra, seleziona l'opzione Apri file e apri il documento che intendi modificare caricandolo dal tuo dispositivo (Su questo dispositivo) o da uno dei servizi di cloud storage disponibili (es. Google Drive, OneDrive e Dropbox).
Fatto ciò, premi sulla voce Compila collocata nel menu in basso, fai tap sull'icona della penna stilografica e seleziona l'opzione Aggiungi firma dal menu apertosi. A questo punto, potrai creare la tua firma utilizzando il dito tramite la funzione Disegna oppure crearla da una foto scegliendo le opzioni Immagine o Fotocamera.
In ogni caso, premi sul pulsante Fine in modo da aggiungere la firma al documento: agendo sul relativo box, puoi modificarne le dimensioni e spostarla nella posizione desiderata.
Come aggiungere firma su PDF: iPhone/iPad
Come dici? Vorresti aggiungere firma su PDF da iPhone (o iPad)? In tal caso, non è necessario scaricare alcuna applicazione poiché puoi sfruttare la funzione di firma elettronica integrata nell'app Anteprima, che trovi installata di “serie” su tutti gli iPhone/iPad equipaggiati con iOS 26 e versioni successive.
Dopo aver avviato l'app in questione premendo sulla sua icona (la lente d'ingrandimento da tavolo), apri il file da firmare selezionandolo tra quelli disponibili nella sezione Recenti. In alternativa, premendo sulla voce Sfoglia per due volte consecutive, puoi aprire un file che hai precedentemente salvato su iCloud Drive, in locale sul tuo dispositivo o su un altra app di cloud storage tra quelle installate su iPhone/iPad (es. Google Drive).
Adesso, fai tap sull'icona della firma collocata nel menu in basso (o in alto se stai agendo da iPad), premi sul pulsante + e seleziona l'opzione Aggiungi firma. Nel box Nuova firma comparso a schermo, crea la tua firma utilizzando il dito (o Apple Pencil) e, poi, fai tap sul pulsante ✓, per salvarla e aggiungerla al documento.
Fatto ciò, agendo sul box relativo alla firma e nel relativo menu degli strumenti, puoi apportare diverse modifiche, come cambiare il colore e la dimensione, duplicare la firma e diverse altre opzioni.
Ti segnalo che dopo aver creato una firma, per inserirla in nuovo documento sarà sufficiente premere sull'icona della firma, fare tap sul pulsante + e selezionare una delle firme che hai creato e salvato in precedenza.
Come aggiungere immagine firma su PDF
Se la tua intenzione è quella di aggiungere immagine firma su PDF, cioè creare una firma elettronica partendo da una “cartacea”, ti ho già mostrato nelle righe precedenti di questa guida come riuscirci.
Dopo aver realizzato la tua firma su carta e averla scansionata o fotografata, è sufficiente selezionare l'opzione Immagine disponibile su Adobe Reader o, se preferisci utilizzare l'app Anteprima su Mac, optare per l'opzione Fotocamera. In ogni caso, se vuoi fare maggiori informazioni in merito, ti rimando al mio tutorial su come aggiungere firma immagine in PDF.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
