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Come si crea l’email istituzionale

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Ti sei appena iscritto all’università e hai ancora dei dubbi sul modo in cui le segreterie comunicano con gli studenti. Entrando più nel dettaglio, stai cercando di capire come si crea l’email istituzionale, cioè l’indirizzo di posta elettronica che viene fornito agli studenti per la ricezione di comunicazioni ufficiali relative a esami, percorsi di studio ecc., e vorresti sapere se posso darti una mano in tal senso. Ma certo che sì, ci mancherebbe altro!

In questa guida ti spiegherò innanzitutto cos’è e a cosa serve un’email istituzionale, dopodiché ti farò degli esempi pratici sulle procedure di creazione di un’email di questo genere per varie università italiane. Ad ogni modo, non preoccuparti: il funzionamento di questo strumento non cambia molto tra un’università e l’altra ed è anche molto semplice e intuitivo.

Coraggio: prenditi cinque minuti di tempo libero e segui le indicazioni che sto per darti. Vedrai che, alla fine del tutorial, non avrai più dubbi di alcun tipo su come utilizzare l’email istituzionale della tua università. Buona lettura e in bocca al lupo per tutto!

Indice

Informazioni preliminari

Un ragazzo usa il PC

Prima di spiegarti in dettaglio come si crea l’email istituzionale, permettimi di ricordarti che quest’ultima può essere attivata non solo dagli studenti universitari ma anche, per restare in ambito scolastico, dal corpo docente e dal personale ATA. In tutti i casi, essa rappresenta un canale di comunicazione ufficiale più veloce e sicuro tra gli utenti e l’ente a cui fanno riferimento.

Non tutte le categorie di lavoratori, però, possono usufruire del servizio: nel caso del personale scolastico, ad esempio, non possono creare l’email coloro che hanno un contratto di supplenza breve e saltuaria.

Inoltre, se in alcuni casi l’assegnazione dell’indirizzo di posta è automatica, in altri dev’essere fatta esplicita richiesta da parte del diretto interessato: gli studenti, ad esempio, possono accedervi quasi subito dopo l’immatricolazione all’università, mentre i docenti a contratto devono generalmente farne richiesta. La procedura, insomma, cambia da categoria a categoria di utente.

Si tratta, ad ogni modo, di procedimenti abbastanza veloci. Il MIUR (Ministero dell’Istruzione, Ministero dell’Università e della Ricerca), ad esempio, consente agli insegnanti di creare una casella email istituzionale con pochi passaggi tramite il portale Istanze online, piattaforma che permette al personale scolastico di accedere a numerosi servizi, di partecipare ai concorsi, restare aggiornati sul mondo dell’istruzione e altro ancora.

In questo caso, si accede a Istanze online con le credenziali del proprio account, si fa clic sul pulsante blu Altri servizi che si trova in basso a sinistra e si viene indirizzati a una pagina Web nella quale, seguendo la procedura indicata, viene creata l’email istituzionale. Niente di diverso si può dire riguardo alle email istituzionali degli studenti, di cui sto per parlarti.

Come creare l’email istituzionale

Donna con email

In genere, la procedura per creare un’email istituzionale prevede l’immatricolazione dello studente, che quindi è stato identificato con un documento di riconoscimento e ha immesso nel sistema dati anagrafici, recapiti e così via. Solo in seguito all’immatricolato viene assegnato gratuitamente un indirizzo di posta elettronica; quest’ultimo può restare attivo anche dopo la fine degli studi, anche se ogni università si regola a proprio modo.

In tutti i casi, esiste un regolamento molto ferreo sull’uso dell’email istituzionale: ad esempio, è vietato fare pubblicità a prodotti o servizi, spammare, trasmettere documenti che violano il copyright e così via; sono solo alcuni dei divieti, che, se ci fai caso, sono anche abbastanza scontati. Per il servizio di posta elettronica, ad ogni modo, puoi benissimo consultare il regolamento della tua università che spiega nel dettaglio cosa puoi e cosa non puoi fare.

Gli esempi pratici di creazione dell’email istituzionale che ti mostrerò qui di seguito ti permetteranno di capire non solo come funziona il servizio ma anche a cosa potrebbero essere dovuti i problemi che stai avendo con la posta, una volta effettuata l’immatricolazione. Veniamo subito al dunque.

Come si crea l’email istituzionale Sapienza

email istituzionale Sapienza

Se non sai come si crea l’email istituzionale Sapienza, continua a leggere e saprai in dettaglio tutto quello che c’è da fare. Prima di procedere, però, ti invito a consultare il regolamento, che trovi in questa pagina sulla destra come allegato, per sapere cosa fare e cosa non fare con l’indirizzo di posta: magari potresti pensare che alcuni comportamenti sono leciti pur non essendolo, e questo potrebbe comportare la sospensione del servizio.

L’indirizzo istituzionale è attribuito automaticamente agli studenti iscritti a qualsiasi corso di studi (dal corso di laurea triennale al dottorato di ricerca); il formato dell’indirizzo è cognome.matricola@studenti.uniroma1.it, ad esempio aranzulla.123456@studenti.uniroma1.it.

Come dici? Non hai mai fatto richiesta di attivazione dell’email ma hai saputo che dovresti averla? Non ti hanno dato un’informazione sbagliata, non preoccuparti: com’è spiegato ufficialmente, l’indirizzo di posta è creato 24 ore dopo il pagamento della prima rata dei contributi; a quel punto potrai usare i dati in tuo possesso (ti ricordo che la password è la stessa che hai inserito su Infostud durante la fase di registrazione alla piattaforma).

La casella email è gestita con Google Workspace (da ottobre 2020 nuovo nome di G Suite), la suite per la produttività e per la collaborazione di Google. Puoi accedere alla posta elettronica facendo il login da quest’indirizzo; ricordati che potrai aggiungere l’indirizzo Gmail della Sapienza a un tuo eventuale indirizzo Gmail personale, in modo tale da passare da un indirizzo all’altro senza problemi.

Sappi che, casomai ti servisse, potrai continuare a leggere e ricevere messaggi di posta dopo la fine degli studi per un periodo massimo di 18 mesi, passati i quali la casella email sarà disattivata. Nel caso in cui dovessi iscriverti a un altro corso della Sapienza, non dovrai rifare la procedura e l’email creata resterà valida.

Per qualsiasi dubbio sull’uso dell’email istituzionale, dai un’occhiata anche alle FAQ: ci sono risposte chiare alle domande più ricorrenti, e magari alcune potrebbero tornarti utili.

Come creare l’email istituzionale Unical

Usare PC per email istituzionale

Vuoi sapere come creare l’email istituzionale Unical? Nessun problema: anche in questo caso, la procedura da seguire è semplice. La casella email non è gestita, tuttavia, da Google Workspace, ma da Microsoft 365, servizio che comprende tutti i programmi della suite Office, il cui uso è gratuito per gli studenti regolarmente iscritti a Unical a partire dal 2014 (trovi qui i dettagli).

Come da indicazioni ufficiali di Unical, dopo 24 ore dal rilascio della matricola viene generato un account dal formato @studenti.unical.it. Quando ciò avviene, accedi a questa pagina e autenticati con il nome utente [tuo codice fiscale]@studenti.unical.it; per quanto riguarda la password, inizialmente dovrai usarne una temporanea costituita dalle prime 5 lettere del codice fiscale, un punto e la matricola.

Una volta eseguito l’accesso, dovrai modificare la password inserendone una sicura e sincronizzare il fuso orario. Avrai così attivato il tuo indirizzo di posta istituzionale che ti permetterà di ricevere tutte le comunicazioni ufficiali dell’ateneo.

Ti ricordo che, anche in questo caso, non dovrai creare una nuova email se dovessi decidere di iscriverti ad altri corsi della medesima università. Casomai non dovessi proseguire la tua carriera presso Unical, sappi, però, che non è previsto l’uso della posta elettronica istituzionale dopo il conseguimento del titolo.

Queste FAQ predisposte da Unical potrebbero tornare utili nel caso di dubbi: il mio consiglio è di leggerle per evitare di andare nel panico per problemi dalla facile risoluzione.

Come si attiva l’email istituzionale Unina

Email istituzionale Unina

Adesso ti spiegherò come si attiva l’email istituzionale Unina, anche se ormai dovresti aver capito la procedura, che non è affatto diversa da quelle che ti ho spiegato per le università La Sapienza e Unical.

Gli studenti non hanno bisogno di chiedere l’attivazione della casella email poiché l’attribuzione dell’indirizzo è automatica: viene assegnato, infatti, all’atto dell’immatricolazione e ha il formato inizialenome.cognome@studenti.unina.it. Cosa fare successivamente? Te lo spiego subito.

Come spiega la guida ufficiale, devi collegarti a questo sito e fare clic sul link Attiva/Resetta Password collocato in basso a sinistra; si aprirà una schermata in cui dovrai scegliere la voce Autenticazione con Puk-Pin. Ti basterà poi inserire il codice fiscale e il codice PIN associato alla carta studenti e fare clic sul tasto Submit.

A questo punto, varie schermate ti illustreranno il funzionamento del servizio e ti permetteranno anche di modificare la password, per renderla più sicura. Terminata la procedura, l’email istituzionale sarà attiva e potrai usarla per ricevere informazioni importanti sulla tua carriera universitaria.

Potrai usare questa casella anche dopo la conclusione degli studi: sarà eliminata, infatti, dopo quattro anni solari dal conseguimento del titolo. A quest’indirizzo trovi il regolamento, che potrebbe tornarti utile in caso di dubbi. Non mi resta che farti un grosso in bocca al lupo!

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.