Come cercare su Excel
Ti è mai capitato di dover estrapolare un singolo dato da un foglio di calcolo composto da migliaia di righe e di sentirti perso tra celle e colonne infinite? È una situazione classica: hai il file davanti agli occhi, ma l'informazione che cerchi sembra letteralmente un ago in un pagliaio. Non temere, non serve aguzzare la vista, serve solo conoscere gli strumenti giusti. Se mi dedichi qualche minuto del tuo tempo, posso spiegarti come cercare su Excel sfruttando al massimo le potenzialità di questo software, trasformando un'operazione frustrante in un gioco da ragazzi.
In questa guida non mi limiterò solo a spiegarti come funziona il classico strumento di ricerca. Andrò molto più a fondo: scoprirai come scovare i duplicati che “sporcano” i tuoi dataset, come filtrare intere colonne per visualizzare solo ciò che ti interessa e persino come cercare informazioni all'interno delle formule o in base al contenuto parziale delle celle. Che tu sia seduto alla scrivania davanti al PC o che tu stia lavorando in mobilità con il tuo tablet o smartphone, troverai la procedura adatta alle tue esigenze.
Dunque, che ne dici di mettere al bando le perdite di tempo e iniziare subito? Coraggio, mettiti comodo e segui le indicazioni che sto per darti. Ti prometto che, arrivato in fondo a questa lettura, nessun dato potrà più sfuggirti e le tue ricerche su Excel saranno rapide e precise. Buon lavoro!
Indice
Come cercare su file Excel
Iniziamo dalle cose più semplici. Ovvero come sfruttare Trova, la funzione di ricerca integrata nel programma Excel, la quale permette di cercare un dato o una qualsiasi stringa di testo all'interno del foglio di calcolo.
Nota bene che le versioni di Excel più recenti hanno un campo di ricerca nella barra del titolo. Non è quello che ti interessa: serve a sfogliare la guida del programma. Detto questo, nei prossimi sottocapitoli ti spiegherò come procedere da PC e smartphone e tablet.
PC
Se ti stai chiedendo come cercare su Excel Mac o su Windows, sappi che la procedura è sostanzialmente identica. Si tratta di un'operazione alquanto semplice.
Dalla scheda Home cerca il pulsante Trova e seleziona. Dal menu a tendina scegli la prima voce: Trova…. Se ti fosse più comodo, per aprire la finestra di ricerca, puoi usare la scorciatoia da tastiera Ctrl+Maiusc/Shift+T su Windows o cmd+t su macOS (poi clicca sui tre puntini e seleziona Ricerca avanzata… da menu che appare).
Qui nella casella di testo accanto alla voce Trova dovrai scrivere il valore che vuoi cercare. Fai poi clic poi sul tasto Trova successivo su Windows o su quello Avanti su macOS oppure premi Invio. Se invece vuoi cercare tutti i valori corrispondenti, clicca il tasto Trova tutti su Windows o Trova tutto su macOS.
Non hai trovato quanto cercavi? Nessun problema! Clicca il pulsante Opzioni. Da qui potrai ampliare o raffinare la ricerca. Scegliendo Cartella di lavoro dal menu a tendina accanto alla voce In effettuerai la ricerca in tutti i fogli di lavoro che sono parte del file Excel aperto, invece che solo in quello correntemente visualizzato.
Se invece vuoi cercare un valore presente in una cella ed escludere il testo delle formule quello che dovrai fare sarà selezionare la voce Valori dal menu a tendina accanto a Cerca in.
Metti invece la spunta alla casellina Maiuscole/minuscole se vuoi che la ricerca di una stringa di testo consideri i caratteri maiuscoli e minuscoli come differenti. La casella Confronta intero contenuto della cella su Windows o Solo celle intere su macOS serve invece a escludere i risultati parziali. Per esempio: se cerchi il valore 82 e nelle celle sono presenti anche 382 e 982 questi ultimi non ti verranno restituiti.
Inoltre, devi sapere che puoi anche impostare le opzioni Per righe o Per colonne dal menu a tendina presente accanto alla voce Cerca. Allo stesso modo, puoi selezionare anche Note o Commenti dal menu a tendina situato accanto alla voce Cerca in, oltre alle già citate opzioni per Formule e Valori.
Vorresti sapere come cercare su Excel online? Niente di più facile. Per prima cosa, avvia il tuo browser preferito (es. Google Chrome), collegati a Excel Online ed effettua l'eventuale login al tuo account Microsoft.
Apri quindi il file XLS o XLSX che ti interessa dall'elenco presente sotto a Le mie cartelle di lavoro oppure importalo dal PC usando il pulsante Carica un file.
Una volta aperto il foglio di calcolo, recati nella scheda Home e clicca su Trova e seleziona (o sull'icona della lente d'ingrandimento). In alternativa, puoi usare la combinazione di tasti Ctrl+Alt+T su Windows o option+cmd+t su macOS.
Nella scheda Trova che compare, digita il dato da cercare nel foglio di calcolo e premi il pulsante Trova successivo o Trova tutti per visualizzare i risultati.
Se hai bisogno di filtri più specifici, fai clic su Opzioni di ricerca per espandere il menu. Da qui potrai impostare Foglio o Cartella di lavoro dal menu a tendina sotto a Incluso in e/o decidere l'ordine di ricerca selezionando Verso il basso o Verso l'alto dal menu a tendina sotto a Direzione.
Infine, puoi aggiungere o meno la spunta alle opzioni Maiuscole/minuscole e/o Confronta intero contenuto della cella per affinare ulteriormente la tua ricerca.
Smartphone e tablet
Se hai bisogno di sapere come cercare su Excel un numero o un testo mentre sei in mobilità, segui le istruzioni qui sotto.
Se hai aperto il foglio elettronico in cui vuoi eseguire la ricerca sul tuo smartphone o tablet le cose sono un po' diverse ma, fortunatamente, non più complicate. Il pulsante Trova, infatti, si trova proprio sotto la barra del titolo di Excel per Android e iOS/iPadOS, quella col nome del file. Sarebbe l'icona della lente d'ingrandimento.
Su Android, digita il dato da ricercare nel campo Trova…. Premi poi il pulsante della lente d'ingrandimento sulla tastiera Android per avviare la ricerca. Potrai scorrere avanti o indietro tra i risultati utilizzando la freccia sinistra o la freccia destra che compaiono in alto a destra.
Se hai bisogno di opzioni più avanzate, tocca l'icona dell'ingranaggio in alto a sinistra. Da qui puoi selezionare Trova e sostituisci (in questo caso inserisci il nuovo valore nella seconda casella di testo che comparirà in alto e premi su Sostituisci) oppure Trova e sostituisci tutto (come prima, ma dovrai premere su Sostituisci tutto) al posto della semplice funzione Trova.
In aggiunta, puoi impostare Foglio o Cartella di lavoro sotto a Trova in e aggiungere o rimuovere la spunta alle opzioni Maiuscole/minuscole per cercare una stringa di testo case sensitive e/o Intero contenuto cella per escludere i risultati parziali, il tutto sotto la voce Corrispondenza.
Su iOS/iPadOS, la procedura è simile: seleziona Trova e digita il dato da cercare nel campo Trova. Usa la freccia su o la freccia giù che trovi accanto per andare avanti o indietro tra i risultati di ricerca. Quando hai finito, premi il bottone con la spunta in basso a sinistra per terminare la ricerca.
Per ulteriori opzioni, fai tap sull'icona della lente d'ingrandimento con la freccia giù in basso a sinistra. Da questo menu potrai selezionare Cartella di lavoro o Foglio e/o attivare Parole intere o Distingui maiuscole/minuscole. Inoltre, puoi scegliere la modalità Trova e sostituisci (inserendo il nuovo dato nel campo Sostituisci e premendo il tasto Sostituisci per cambiare) oppure tornare alla modalità standard Trova.
Come cercare doppioni su Excel
Su fogli elettronici con centinaia di dati nelle celle potrebbe essere utile, a volte, vedere a colpo d'occhio se ci sono valori che si ripetono più volte, i cosiddetti duplicati. In questa parte della guida ti spiegherò, appunto, come cercare doppioni su Excel.
PC
Se il tuo obiettivo è capire come cercare su Excel una parola ripetuta più volte, sei nel posto giusto. Fortunatamente su qualsiasi versione di Excel per PC evidenziare i duplicati è molto semplice. Lo si può fare in pochi passaggi sfruttando la Formattazione condizionale. Come dice il nome stesso si tratta di alterare il formato delle celle in base ai valori contenuti.
Per prima cosa seleziona tutte le celle che vuoi controllare, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse e trascinandolo fino a evidenziarle tutte. Ora, dalla scheda Home, seleziona Formattazione condizionale: una serie di celle colorate in rosso e in blu. Passa il cursore del mouse sulla prima voce del menu a tendina: Regole evidenziazione celle.
Tra le opzioni scegli Valori duplicati…. Nella finestra di dialogo potrai scegliere come evidenziare i doppioni usando una delle opzioni preimpostate nel menu a tendina (es. Riempimento rosso chiaro con testo rosso scuro) o creandone una personalizzata scegliendo l'ultima voce: Formato personalizzato….
Nel caso di macOS, puoi anche personalizzare lo stile della formattazione. Oltre a quello Classico (che viene usato anche su Windows), ci sono Scala a 2 colori, Scala a 3 colori, Barra dei dati e Set di icone.
Per esempio: supponiamo tu abbia sul foglio Excel una lista di Paesi con i rispettivi prefissi telefonici internazionali e vuoi controllare di non aver riportato due volte la stessa nazione senza per questo scorrere la lista una riga alla volta. Ti basterà selezionare tutta la colonna, seguire la procedura di cui sopra, e impostare Excel perché ti mostri ogni valore doppio con la casella riempita di giallo. Infine, fai clic su Ok.
E se la presenza dei duplicati fosse un errore e volessi eliminarli? Non devi per forza farlo uno per uno, ma puoi sfruttare una comoda funzione di Excel. Seleziona tutte le caselle su cui vuoi operare il controllo e la cancellazione, vai nella scheda Dati e seleziona l'icona Rimuovi duplicati (tre celle, due blu e una bianca, con una x in mezzo).
Comparirà una finestra di dialogo, chiedendo su quali colonne operare la cancellazione. Seleziona o deseleziona quelle che ti interessano, facendo clic accanto alla loro intestazione per togliere il segno di spunta.
Fai clic su OK. Excel eliminerà tutti i valori doppi, conservando solo il primo. Ricordati comunque, quando fai queste operazioni di cancellazione massiva, di controllare sempre il risultato per vedere che non ci siano errori. L'ideale è operare su di una copia del foglio Excel.
Anche su Excel Online la procedura è analoga. Recati nella scheda Home e clicca su Formattazione condizionale (l'icona con tre righe, di cui due rosse, nel riquadro Stili). Seleziona poi Regole evidenziazione celle e successivamente Valori duplicati….
Digita il riferimento della cella o della colonna (es. E2) nel campo accanto a Applica a oppure clicca sull'icona con 9 quadrati e un puntatore e seleziona le celle o le colonne su cui agire con il mouse, confermando poi con la spunta verde.
A questo punto, scegli lo stile di evidenziazione tramite le icone presenti (es. l'icona 10 con freccia su per applicare Evidenzia i valori superiori o inferiori). Imposta Valori duplicati nel menu a tendina sotto a Evidenzia celle con e applica o meno la spunta all'opzione Interrompi se vera (se l'opzione è selezionata e la regola è vera, le eventuali regole di formattazione condizionale al di sotto dell'intervallo non verranno applicate).
Scegli infine uno Stile formato tra quelli proposti oppure clicca su + per creare un formato personalizzato e premi il pulsante Fatto in basso per salvare.
Per rimuovere i duplicati, invece, dopo aver effettuato la selezione, vai nella scheda Dati, clicca su Strumenti dati e scegli Rimuovi duplicati dal menu proposto. Seleziona le colonne su cui agire (o scegli Seleziona tutte le colonne) e premi il tasto OK.
Smartphone e tablet
Purtroppo, essendo una versione con molte meno feature, sulla versione mobile di Excel non esistono le impostazioni per la formattazione condizionale o per eliminare automaticamente i duplicati. Quello che puoi fare è usare una Formula, chiamata UNICI, per creare una copia della matrice di dati che ti interessa senza doppioni.
Per usarla posizionati in una cella vuota, apri la scheda Formule. Se non sai come fare, sfiora l'icona con i due rettangoli (su Android) o i quadrati (su iOS) posta in basso a sinistra e successivamente fai tap sulla freccia su (su Android) o sui tre puntini (su iOS) situati in basso a destra.
Dalla lista devi selezionare, appunto, Formule e, da lì, la voce Ricerca e Riferimenti. Fai tap su UNICI. Poi seleziona le caselle su cui eseguire il controllo posizionando il dito sulla prima e trascinandolo fino a selezionarle tutte. Infine, fai tap sul segno della spunta verde per confermare. Ecco fatto! Hai creato una copia dei tuoi dati eliminando i doppioni su Excel per smartphone e tablet.
Se utilizzi un iPad, i passaggi da seguire sono leggermente diversi. Recati nella scheda Home e tocca l'icona con un quadrato con linee e quadrati e segno minore o uguale. Seleziona Regole di evidenziazione celle e poi Valori duplicati.
Seleziona l'intervallo (es. H2:H15) nel campo sotto a Applica all'intervallo e attiva o meno con la spunta l'opzione Le regole successive nello stesso intervallo verranno ignorate. Nella sezione Tipo di regola, scegli tra Evidenzia celle con, Sopra e sotto, Barra dei dati, Scale di colori, Set di icone o Funzione per selezionare il tipo di regola.
Imposta Valori duplicati, scegli uno Stile formato tra quelli predefiniti (o usa il pulsante + per crearne uno personalizzato) e premi il bottone Applica.
Come cercare nome su Excel
Hai la necessità di individuare un nome specifico all'interno di una lista infinita o di capire se un certo cliente è presente nel tuo database? In questo capitolo ti illustrerò diverse tecniche per cercare un nome su Excel, partendo dalle funzioni più basilari fino ad arrivare a formule più avanzate per incrociare i dati.
Cercare con Trova
Se vuoi semplicemente individuare la cella che contiene un determinato nome, la soluzione più rapida è utilizzare la funzione Trova di cui ti ho già parlato abbondantemente nel primo capitolo di questo tutorial. Ti basta premere la combinazione di tasti Ctrl+Maiusc/Shift+T (o cmd+t su Mac) e digitare il nome da cercare.
Verificare se il nome è presente in una colonna
Mettiamo il caso tu abbia un lungo elenco di nomi nella colonna A (dalla cella A2 alla A100) e voglia sapere se un nome specifico (scritto magari nella cella C2 oppure che vuoi inserire direttamente nella formula) è presente o meno nella lista, senza scorrerla tutta.
In questo caso puoi usare la funzione CONTA.SE. Posizionati in una cella vuota (es. D2) e scrivi questa formula: =SE(CONTA.SE(A2:A100; C2) > 0; "Presente"; "Assente").
Ti spiego brevemente come funziona: CONTA.SE conta quante volte il nome indicato in C2 compare nell'intervallo A2:A100. Se il risultato è maggiore di 0 (quindi il nome c'è almeno una volta), la formula restituisce la scritta “Presente”, altrimenti ti dirà “Assente”.
Trovare il nome e restituire altri dati
Immagina ora una situazione più complessa: hai una tabella con Nome (Colonna A), Cognome (Colonna B) ed Email (Colonna C). Il tuo obiettivo è, dato un nome scritto nella cella E2, recuperare automaticamente l'indirizzo email corrispondente.
Se utilizzi le versioni classiche di Excel puoi usare la funzione CERCA.VERT. In una cella libera (es. F2), scrivi: =CERCA.VERT(E2; A2:C100; 3; FALSO). In questa formula: E2 è il nome da cercare; A2:C100 è la tabella in cui cercare; 3 è il numero della colonna da cui prendere il valore (A=1, B=2, C=3, quindi Email); FALSO indica che vuoi una corrispondenza esatta.
Se invece disponi delle versioni più recenti del programma di Microsoft, puoi usare la più moderna funzione CERCA.X. La sintassi è ancora più intuitiva: =CERCA.X("NomeDaCercare"; ColonnaDoveCercare; ColonnaDelRisultato). Ad esempio, per cercare “Mario” nella colonna A e restituire il valore della colonna B, scriverai: =CERCA.X("Mario"; A:A; B:B).
Filtrare per vedere solo le righe con quel nome
A volte non serve una formula, ma vuoi solo nascondere momentaneamente tutto ciò che non ti interessa. Se vuoi vedere tutte le righe che contengono un certo nome, i Filtri sono la soluzione ideale.
Seleziona la riga delle intestazioni (es. A1:C1), vai nella scheda Dati e clicca su Filtro (o l'icona dell'imbuto). Ora, nella colonna del nome, clicca sulla piccola freccia verso il basso che è comparsa. Nel campo di ricerca scrivi il nome che ti interessa (es. Mario) e dai conferma. Excel mostrerà solo le righe dove compare quel nome, nascondendo le altre.
Cercare un nome all’interno di una singola cella
Infine, vediamo come gestire i casi in cui il nome sia “nascosto” all'interno di un testo più lungo nella stessa cella. Se vuoi marcare visivamente le occorrenze, puoi tornare alla Formattazione condizionale (scheda Home > Formattazione condizionale > Regole evidenziazione celle) e scegliere Testo contenente… (su Windows) o Testo che contiene (su macOS/Excel online). Digita il nome nel campo apposito e premi OK per evidenziare tutte le celle che lo contengono.
Se invece preferisci usare una formula per sapere se dentro una cella (es. A2) c'è un certo nome (es. “Mario”), puoi combinare SE, VAL.NUMERO e TROVA in questo modo: =SE(VAL.NUMERO(TROVA("Mario"; A2)); "Trovato"; "Non trovato").
TROVA(“Mario”; A2) cerca la parola “Mario” dentro la cella A2 (ricorda che questa funzione distingue tra maiuscole e minuscole). Se la trova, restituisce un numero che indica la posizione del testo. La funzione VAL.NUMERO controlla se il risultato è effettivamente un numero (quindi se il testo è stato trovato) restituendo VERO, altrimenti FALSO. Infine, la funzione SE ci dice: se è VERO scrivi “Trovato”, se è FALSO scrivi “Non trovato”.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
