Questo sito contribuisce alla audience di Il Messaggero

Come cercare su Excel

di

Stai lavorando su di un foglio elettronico Excel e devi trovare un dato che hai inserito in una cella, ma hai un piccolo problema: come spesso capita coi lavori complessi, il tuo foglio di calcolo è composto da centinaia di voci suddivise su decine di righe e colonne.

Non preoccuparti! Perché in questa guida ti mostrerò come cercare su Excel in modo facile e veloce, così da far “saltare fuori” il valore che ti serve senza problemi, evitandoti di scorrere tutto il foglio. Ti sembra interessante? Ottimo! E allora ti invito a prenderti qualche minuto solo per te, metterti bello comodo, e leggere questo tutorial.

Una precisazione: per scrivere queste spiegazioni farò riferimento alla versione 2021 di Excel per Windows/macOS, ma in generale valgono anche per versioni meno recenti del programma di Microsoft. La versione di Excel Online utilizzabile gratuitamente da browser, corrisponde quasi del tutto a quella di Excel 365, mentre le versioni di Excel Mobile (gratis su tutti i device fino a 10.1") sono identiche su sistemi Android e Apple.

Indice

Come cercare dati su Excel

Iniziamo dalle cose più semplici. Ovvero come sfruttare Trova, la funzione di ricerca integrata nel programma Excel, la quale permette di cercare un dato o una qualsiasi stringa di testo all'interno del foglio di calcolo.

Nota bene che le versioni di Excel più recenti hanno un campo di ricerca nella barra del titolo. Non è quello che ti interessa: serve a sfogliare la guida del programma.

Da PC

Trova in Excel

Cercare una riga di testo su Excel per PC è molto semplice. Dalla scheda Home cerca il pulsante Trova e Seleziona il cui simbolo è una lente d'ingrandimento. Dal menu a tendina scegli la prima voce: Trova. Se ti fosse più comodo, per aprire la finestra di ricerca, puoi usare la scorciatoia da tastiera Ctrl+Shift+T.

Qui nella casella di testo accanto alla voce Trova dovrai scrivere il valore che vuoi cercare. Fai poi clic poi sul tasto Trova Successivo, oppure premi Invio. Se invece vuoi cercare tutti i valori corrispondenti, clicca il tasto Trova Tutti.

Non hai trovato quanto cercavi? Nessun problema! Clicca il pulsante Opzioni. Da qui potrai ampliare o raffinare la ricerca. Scegliendo Cartella di Lavoro dal menu a tendina accanto alla voce In effettuerai la ricerca in tutti i fogli di lavoro che sono parte del file Excel aperto, invece che solo in quello correntemente visualizzato.

Se invece vuoi cercare un valore presente in una cella ed escludere il testo delle formule quello che dovrai fare sarà selezionare la voce Valori dal menu a tendina accanto a Cerca in

Metti invece la spunta alla casellina Maiuscole/minuscole se vuoi che la ricerca di una stringa di testo consideri i caratteri maiuscoli e minuscoli come differenti. La casella Confronta intero contenuto della cella serve invece a escludere i risultati parziali. Per esempio: se cerchi il valore 82 e nelle celle sono presenti anche 382 e 982 questi ultimi non ti verranno restituiti.

In Excel online la funzione di ricerca opera esattamente allo stesso modo con minime differenze grafiche. Il pulsante Trova si trova sempre nella scheda Home, ha sempre il simbolo di una lente d'ingrandimento ed è sempre l'ultima icona sulla destra. Anche le opzioni di ricerca sono identiche.

Da smartphone e tablet

trova su Excel Mobile

Se hai aperto il foglio elettronico in cui vuoi eseguire la ricerca sul tuo smartphone o tablet le cose sono un po' diverse ma, fortunatamente, non più complicate. Il pulsante Trova, infatti, si trova proprio sotto la barra del titolo di Excel per Android e iOS/iPadOS, quella col nome del file.

Fai tap sull'icona della lente d'ingrandimento. Si aprirà una casella di testo in cui potrai inserire il valore che vuoi cercare. Se vuoi raffinare la ricerca, a sinistra della casella si trova l'icona di un ingranaggio. Toccala col dito e, nella parte inferiore dello schermo, potrai visualizzare varie opzioni.

La prima ti consente di scegliere se limitarti a trovare un valore o se sostituirlo anche con un secondo. È una funzione utile nel caso volessi cambiare un valore ripetuto in un grande numero di celle. Per farlo seleziona la voce Trova e sostituisci, dopodiché inserisci il nuovo valore nella seconda casella di testo che comparirà in alto e, infine, premi col dito il pulsante Sostituisci.

I due menu seguenti contengono rispettivamente l'opzione di effettuare la ricerca in tutti i fogli elettronici presenti sul file, selezionando Cartella di lavoro invece di Foglio e quella di raffinare la ricerca mettendo la spunta alla casella Maiuscole/minuscole (per cercare una stringa di testo case sensitive) o Intero contenuto cella (per escludere i risultati parziali).

Come cercare doppioni su Excel

Su fogli elettronici con centinaia di dati nelle celle potrebbe essere utile, a volte, vedere a colpo d'occhio se ci sono valori che si ripetono più volte, i cosiddetti duplicati. In questa parte della guida ti spiegherò, appunto, come cercare doppioni su Excel.

Da PC

Formattazione Condizionale Excel

Fortunatamente su qualsiasi versione di Excel per PC evidenziare i duplicati è molto semplice. Lo si può fare in pochi passaggi sfruttando la Formattazione Condizionale; Come dice il nome stesso si tratta di alterare il formato delle celle in base ai valori contenuti.

Per prima cosa seleziona tutte le celle che vuoi controllare, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse e trascinandolo fino a evidenziarle tutte. Ora, dalla scheda Home, seleziona l'icona della Formattazione Condizionale: una serie di celle colorate in rosso e in blu. Passa il cursore del mouse sulla prima voce del menu a tendina: Regole Evidenziazione Celle. Tra le opzioni scegli Valori duplicati. Nella finestra di dialogo potrai scegliere come evidenziare i doppioni usando una delle opzioni preimpostate nel menu a tendina o creandone una personalizzata scegliendo l'ultima voce: Formato personalizzato.

Per esempio: supponiamo tu abbia sul foglio Excel una lista di Paesi con i rispettivi prefissi telefonici internazionali e vuoi controllare di non aver riportato due volte la stessa nazione senza per questo scorrere la lista una riga alla volta. Ti basterà selezionare tutta la colonna, seguire la procedura di cui sopra, e impostare Excel perché ti mostri ogni valore doppio con la casella riempita di giallo. Infine fai clic su Ok.

E se la presenza dei duplicati fosse un errore e volessi eliminarli? Non devi per forza farlo uno per uno, ma puoi sfruttare una comoda funzione di Excel. Seleziona tutte le caselle su cui vuoi operare il controllo e la cancellazione, vai nella scheda Dati e seleziona l'icona Rimuovi duplicati (tre celle, due blu e una bianca, con una “x” in mezzo).

Elimina Duplicati su Excel

Comparirà una finestra di dialogo, chiedendo su quali colonne operare la cancellazione. Seleziona o deseleziona quelle che ti interessano, facendo clic accanto alla loro intestazione per togliere il segno di spunta. Fai clic su OK. Excel eliminerà tutti i valori doppi, conservando solo il primo. Ricordati comunque, quando fai queste operazioni di cancellazione massiva, di controllare sempre il risultato per vedere che non ci siano errori. L'ideale è operare su di una copia del foglio Excel.

Questi procedimenti sono identici anche su Excel online. Su versioni di Excel molto vecchie le icone (o la loro posizione) potrebbero essere leggermente diverse.

Da smartphone e tablet

Funzione UNICI su Excel

Purtroppo, essendo una versione con molte meno feature, sulla versione mobile di Excel non esistono le impostazioni per la formattazione condizionale o per eliminare automaticamente i duplicati. Quello che puoi fare è usare una Formula, chiamata UNICI, per creare una copia della matrice di dati che ti interessa senza doppioni.

Per usarla posizionati in una cella vuota, apri la scheda Formule. Se sei su smartphone alle schede si accede toccando con il dito il simbolo della freccia in su, in basso a destra, e poi premi col dito sulla voce in alto a sinistra con accanto il simbolo delle due frecce che puntano in alto e in basso.

Dalla lista devi selezionare, appunto, Formule e, da lì, la voce Ricerca e Riferimenti. Fai tap su UNICI. Poi seleziona le caselle su cui eseguire il controllo posizionando il dito sulla prima e trascinandolo fino a selezionarle tutte. Infine, fai tap sul segno della spunta verde per confermare. Ecco fatto! Hai creato una copia dei tuoi dati eliminando i doppioni su Excel per smartphone e tablet.

Come usare la Funzione CERCA su Excel

CERCA su Excel

La formula CERCA di Excel ti permette di eseguire delle ricerche in una riga o in una colonna e di trovare il valore in una posizione corrispondente in una seconda riga o colonna. Per esempio: immagina di avere un foglio elettronico con una lista di tutti i prefissi telefonici internazionali e di voler scrivere il nome di un paese in una cella perché il programma trovi automaticamente il prefisso corrispondente. Come fare?

È semplicissimo. Posizionati su di una cella vuota, fai clic sulla scheda Formule e poi sul tasto Inserisci Funzione. Ora, dal menu a tendina seleziona Ricerca e riferimento e, infine, dalla lista delle formule seleziona CERCA. Ora fai clic sulla cella in cui inserirai il testo con cui confrontare quelli nella tabella. Scrivi il segno usato per separare gli argomenti, ; (il punto e virgola) e ora seleziona la matrice di dati in cui eseguire la ricerca, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse e trascinando il cursore fino a selezionare tutte le celle. Concludi mettendo il segno ) (parentesi chiusa) e premendo Invio. Facile, no?

Le nuove versioni di Excel, hanno la possibilità di sfruttare una formula chiamata CERCA.X. In pratica è una versione più avanzata di CERCA che permette, tra le altre cose, di restituire un messaggio particolare nel caso il valore non venga trovato o di trovare valori con una corrispondenza parziale. Se ti interessa approfondire, o se vuoi vedere meglio la sintassi di questa funzione, ti invito a visitare l'apposita guida di Microsoft.

Funzione CERCAX su Excel

Sia la funzione CERCA che quella CERCA.X sono presenti su Excel Mobile, sempre nel menu Funzioni, sotto la voce Ricerca e Riferimenti. Ti consiglio, se sei interessato a scoprire altre potenzialità di Excel, di leggere la mia guida su come usare le formule in Excel.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.