Come funziona Webex
Webex è un servizio che consente non solo di organizzare riunioni e videoconferenze online ma anche di creare veri e propri gruppi di lavoro, con funzionalità dedicate alla messaggistica instantanea e alla condivisione di file e documenti. Oltre che in ambito aziendale, può essere utilizzato anche da utenti privati che desiderano organizzare al meglio un progetto di gruppo.
Come dici? Stavi cercando proprio uno strumento di questo genere e adesso vorresti sapere come funziona Webex? Nessun problema: nei prossimi paragrafi di questa guida, ti indicherò le principali funzionalità di questo strumento e come utilizzarle da computer, smartphone e tablet. Prima, però, sarà mia premura indicarti quali sono i costi per accedere al servizio in questione e mostrarti la procedura dettagliata per creare un nuovo account.
Senza perdere altro tempo in chiacchiere, direi di non dilungarci oltre ed entrare nel vivo di questo tutorial. Mettiti comodo, prenditi tutto il tempo che ritieni opportuno e dedicati alla lettura delle prossime righe. Così facendo, ti assicuro che riuscirai ad accedere a Webex e iniziare a muovere i tuoi primi passi all'interno di questa piattaforma. Buona lettura e, soprattutto, buon lavoro!
Indice
Prezzi di Webex
Prima di spiegarti nel dettaglio come funziona Webex, potrebbe esserti utile sapere quali sono i prezzi per accedere al servizio in questione.
Innanzitutto, ci tengo sùbito a informarti che è possibile usare Webex gratuitamente. Infatti, è disponibile il piano Webex Free che consente di organizzare riunioni della durata massima di 40 minuti e con un massimo di 100 partecipanti. Inoltre, offre interessanti funzionalità come una lavagna interattiva, la possibilità di condividere lo schermo e la registrazione della riunione in locale.
In alternativa, sono disponibili anche piani in abbonamento che consentono di usufruire di maggiori funzionalità e aumentare i limiti imposti dalla versione gratuita del servizio.
- Webex Starter: consente di organizzare riunioni della durata massima di 24 ore e con un massimo di 150 partecipanti. Offre uno spazio d'archiviazione di 5 GB per la registrazione delle riunioni su cloud e, oltre a quelle disponibili anche nel piano gratuito, offre ulteriori funzionalità, come cancellazione del rumore avanzata, possibilità di partecipare contemporaneamente a più riunioni sovrapposte, creazione di sottotitoli, sondaggi e domande per interagire con la chat e molto altro ancora. Una singola licenza ha un costo di 13,50 euro/mese o 132 euro/anno.
- Webex Business: offre tutte le funzionalità del piano Starter, aumentando a 200 il numero massimo di partecipanti a una riunione e offrendo 10 GB di spazio d'archiviazione. Costa 19 euro/mese o 192,50 euro/anno.
- Webex Enterprise: offre tutti i vantaggi del piano Business con la possibilità di organizzare riunioni con un massimo di 1.000 partecipanti e usufruire di uno spazio illimitato per le registrazioni su cloud. Per avere maggiori informazioni e conoscere i prezzi, è necessario contattare lo staff di Webex.
Per tutti i dettagli su piani e prezzi ti consiglio di consultare il sito di Webex.
Come funziona Webex da PC
Adesso che hai ben chiaro quali sono i costi di Webex, molto probabilmente ti starai chiedendo come si organizza una nuova riunione e come creare un team di lavoro. Ecco, dunque, come funziona Webex da PC e come usare tutte le relative funzionalità.
Come registrarsi su Webex
Per creare un account su Webex, collegati al sito ufficiale del servizio, fai clic sul pulsante Inizia gratuitamente, inserisci il tuo indirizzo email nel campo apposito e premi sul pulsante Avanti. Adesso, accedi alla tua casella di posta elettronica, individua l'email inviata da Webex con oggetto Your Cisco Webex activation code e annota il codice contenuto al suo interno.
Inserisci, poi, il codice in questione nel campo Inserisci il codice di verifica e, nella nuova pagina apertasi, inserisci il tuo nome e cognome nei campi appositi. Infine, crea una password sicura che dovrai usare per accedere a Webex inserendola nel campo Crea password e clicca sul pulsante Conferma iscrizione, per completare la registrazione e accedere con il tuo nuovo account.
In alternativa, ti segnalo che è possibile registrarsi su Webex anche utilizzando un account Google, un account Microsoft, un account Facebook o il proprio ID Apple.
Infine, ci tengo a sottolineare che non è necessario un account per partecipare a una riunione organizzata da altri utenti. Infatti, è sufficiente collegarsi al sito ufficiale di Webex, selezionare l'opzione Accedi a riunione collocata nel menu in alto, inserire il numero della riunione nel campo apposito e cliccare sul pulsante Continua.
Come scaricare Webex su PC e Mac
Oltre a poter usare Webex da un qualsiasi browser, devi sapere che è possibile anche scaricare il client ufficiale di Webex per PC Windows e macOS.
Per farlo, collegati dunque al sito ufficiale del servizio e clicca sul pulsante Scarica per [sistema operativo]. In alternativa, se hai già effettuato l'accesso a Webex tramite browser, puoi avviare lo scarimento dell'app in questione anche cliccando sulla voce Scarica app desktop.
Completato il download, se hai un PC Windows, fai doppio clic sul file webex.exe, clicca sul pulsante Avanti, attendi che la barra d'avanzamento raggiunga il 100% e clicca sul pulsante Fine, per avviare Webex.
Se, invece, hai scaricato Webex su Mac, apri il pacchetto .dmg appena scaricato, sposta Webex nella cartella Applicazioni di macOS e apri il percorso in questione. Adesso, fai clic destro sull'icona di Webex e seleziona la voce Apri per due volte consecutive, per bypassare le restrizioni di macOS riguardanti applicazioni di sviluppatori non certificati (operazione necessaria solo al primo avvio) e avviare Webex. Per la procedura dettagliata, puoi dare un'occhiata alla mia guida su come scaricare Webex.
Al primo avvio del software in questione, clicca sul pulsante Accetta, seleziona l'opzione Accedi, inserisci le credenziali associate al tuo account nei campi Indirizzo email e Password e premi nuovamente sul pulsante Accedi, per effettuare il login.
Come usare Webex
Dopo aver creato un account su Webex e aver scaricato l'app del servizio, sei pronto per muovere i tuoi primi passi all'interno di questa piattaforma.
Se desideri organizzare una nuova riunione, a prescindere se hai effettuato l'accesso alla versione Web del servizio o stai utilizzando l'app di Webex, seleziona l'opzione Riunioni (l'icona del calendario) nella barra laterale a sinistra e premi sui pulsanti Avvia una riunione per due volte consecutive, per avviare sùbito una nuova riunione.
Nella nuova schermata visualizzata, cliccando sull'opzione Info riunione, in alto a destra, puoi visualizzare e copiare il link della riunione e il relativo numero che dovrai comunicare manualmente alle altre persone che intendono partecipare. In alternativa, premendo sull'opzione Partecipanti e cliccando sulla voce Invita persone, puoi inviare un invito di partecipazione tramite email.
In ogni caso, durante una riunione, puoi attivare e disattivare il microfono e la webcam in qualsiasi momento selezionando le opzioni Disattiva audio/Riattiva audio e Interrompi video/Avvia video nel menu collocato in basso, mentre cliccando sul pulsante Condividi puoi condividere lo schermo del tuo computer.
Selezionando, invece, l'opzione Chat, in basso a destra, puoi inviare messaggi in chat e visualizzare quelli pubblicati da altri utenti. Infine, ti segnalo che tramite l'opzione Alza la mano (l'icona della mano) puoi prenotare il tuo turno per parlare in modo da non interrompere l'attuale interlocutore.
Quando desideri terminare la riunione, non devi far altro che premere sul pulsante X e selezionare l'opzione Termina riunione dal menu apertosi.
Sempre procedendo dalla sezione Riunioni, selezionando la voce Pianifica una riunione, hai la possibilità di organizzare una riunione senza necessariamente avviarla sùbito. Infatti, puoi specificarne la data e l'orario di inizio, oltre che assegnare un nome e una descrizione alla riunione e, ovviamente, invitare altri partecipanti.
Tutte le riunioni pianificate, comprese quelle organizzate da altre persone e alle quali sei stato invitato, sono visibili accendo alla sezione Riunioni e selezionando la scheda Calendario. In prossimità dell'inizio di una specifica riunione, potrai accedere premendo sul relativo pulsante Avvia/Ora. Se, invece, non hai ricevuto alcun invito diretto ma ti è stato fornito il numero della riunione per accedere autonomamente, dalla sezione Riunioni seleziona l'opzione Accedi a una riunione, inserisci il codice in tuo possesso nel campo apposito e seleziona la voce Accedi.
Premendo, invece, sulla voce Contenuto riunione, puoi visualizzare tutte le riunioni alle quali hai partecipato e i relativi dati, compresi eventuali messaggi inviati in chat.
Come dici? Vorresti creare un team di lavoro? In tal caso, clicca sulla voce Team (l'icona degli omini) nella barra laterale a sinistra e seleziona l'opzione Crea un team. Inseriscine, poi, il nome e la descrizione nei campi appositi, inserisci il nome o l'indirizzo email delle persone che intendi includere nel team e clicca sul pulsante Crea.
In ciascun team, puoi aggiungere uno o più spazi: per esempio, se il tuo gruppo lavora attualmente a progetti diversi, potresti creare uno spazio di condivisione per ciascun progetto in modo da tenere separati file, lavagne, calendari e chat. Infatti, accedendo a un singolo spazio hai la possibilità di inviare nuovi messaggi in chat (Messaggi) e, accedendo alla sezione Contenuto, creare lavagne condivise (Lavagne) e visualizzare file e documenti (File) che sono stati inviati tramite chat.
Ti sarà utile sapere che è possibile creare uno spazio condiviso con altre persone anche senza creare un nuovo team. Nel momento in cui scrivo questa guida, però, questa funzionalità è disponibile esclusivamente procedendo dall'app di Webex (una volta creato un nuovo spazio, questo poi verrà visualizzato anche nella versione Web del servizio).
Tutto quello che devi fare è selezionare l'opzione Messaggi (l'icona della nuvoletta) nella barra laterale a sinistra, premere sulla voce Spazi, cliccare sul pulsante + e scegliere l'opzione Crea uno spazio dal menu apertosi. Allo stesso modo, ma selezionando la voce Crea una sezione, puoi creare una nuova sezione utile per tenere organizzati i tuoi spazi.
Tieni presente che nella sezione Messaggi vengono raggruppati anche le riunioni e i messaggi inviati nella relativa chat, i gruppi di lavoro e relativi messaggi. Inoltre, da qui hai la possibilità di avviare una chat privata con uno specifico utente.
Infine, accendo alla sezione Chiamate (l'icona della cornetta), puoi visualizzare la cronologia delle chiamate effettuate e ricevute, comprese quelle perse. Puoi anche chiamare o videochiamare uno specifico utente a patto di averlo già precedentemente contattato premendo sulla relativa icona della cornetta o videocamera.
Se stai usando la versione Web di Webex, dalla sezione Chiamate puoi anche avviare una nuova chiamata con uno specifico utente inserendone il nome o l'indirizzo email nel campo Cerca per nome, email o URL riunione e premendo sul pulsante Chiamata.
Per effettuare una chiamata usando l'app di Webex, invece, è sufficiente inserire il nome o l'indirizzo email della persona da chiamare nel campo di ricerca collocato in alto e, nei risultati di ricerca comparsi a schermo, cliccare sull'icona della cornetta (o su quella della videocamera se preferisci effettuare una videochiamata) relativa alla persona di tuo interesse.
In qualsiasi momento, se la versione gratuita di Webex non dovesse soddisfare completamente le tue esigenze, devi sapere che puoi passare a un piano superiore: per farlo, clicca sulla voce Aggiorna Webex/Aggiorna, in alto a destra nella versione Web del servizio e in basso a sinistra dell'app di Webex.
In ogni caso, sarai reindirizzato al sito ufficiale di Webex e potrai scegliere uno dei piani disponibili tra quelli che ti ho indicato nelle righe iniziali di questa guida.
Come funziona Webex sul telefono
Se ti stai chiedendo come funziona Webex sul telefono, devi sapere il funzionamento dell'app Webex, disponibile per dispositivi Android (anche su store alternativi per i device senza servizi Google) e iPhone/iPad, è pressoché identico a quello della versione di Webex per computer
Dopo aver effettuato l'accesso al tuo account, premendo sulla voce Riunioni collocata nel menu in basso e facendo tap sul pulsante +, in alto a destra, puoi avviare (Avvia una riunione) e pianificare (Pianifica una riunione) una nuova riunione e accedere a una riunione creata da altri utenti (Accedi a una riunione). Inoltre, puoi visualizzare sia lo storico delle conferenze alle quali hai preso parte che il calendario delle prossime riunioni organizzate o alle quali sei stato invitato.
Accedendo, invece, alla sezione Messaggistica e premendo sul pulsante +, puoi inviare messaggi privati ad altri utenti (Invia un messaggio diretto), creare un team (Crea un team) o uno spazio condiviso (Crea uno spazio). Inoltre, puoi visualizzare lo storico di tutti i messaggi inviati e ricevuti, non solo quelli privati ma anche quelli inviati negli spazi e nei team di cui fai parte.
Premendo sulla voce Cerca, in basso a destra, puoi cercare messaggi, spazi, file e anche specifici utenti. In quest'ultimo caso, premendo sull'icona della cornetta o della videocamera, hai anche la possibilità di avviare una chiamata o videochiamata. A tal proposito, tutte le chiamate effettuate e ricevute sono elencate nella sezione Chiamata.
Per completezza di informazione, ci tengo a sottolineare che, nel momento in cui scrivo questa guida, è disponibile anche l'app Webex Meetings per dispositivi Android (anche su store alternativi) e iPhone/iPad.
Tuttavia, questa consente esclusivamente di pianificare una nuova riunione: premendo sulle opzioni per avviare una nuova riunione o partecipare a una riunione organizzata da altri utenti, viene mostrato il messaggio “Non puoi accedere a questa riunione dall'app Webex Meetings. Accedi alla riunione dall'app Webex”.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
