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Come archiviare la posta elettronica

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Utilizzi ogni giorno la posta elettronica per lavoro e, tra email inviate, ricevute, bozze e le numerose cartelle che utilizzi per filtrare le conversazioni, non si può certo dire che la tua casella email sia ordinata. Coraggio, che ne dici di fare un po’ di pulizia? Dopotutto, se stai leggendo questa mia guida su come archiviare la posta elettronica, immagino che tu voglia iniziare la giornata lavorativa con il piede giusto, mettendo da parte le email che non servono.

Come dici? Le cose stanno proprio in questo modo e ti chiedi se posso aiutarti a compiere quest’operazione? Certo che sì, non c’è alcun problema. Nel corso di questo tutorial, infatti, ti spiegherò come archiviare le email utilizzando i principali servizi di Webmail e client di posta elettronica, spiegandoti come farlo dal tuo computer ma anche dal tuo smartphone o dal tuo tablet, nel caso in cui avessi bisogno di organizzare la posta elettronica anche in mobilità.

L’argomento è di tuo interesse e ora non vedi l’ora di iniziare? Posso immaginarlo! Benissimo, mettiamoci subito all’opera: prenditi qualche minuto di tempo libero, mettiti seduto comodo e leggi con attenzione le indicazioni che sto per fornirti; vedrai che sarai assolutamente soddisfatto dai risultati che riuscirai a ottenere. Ti auguro una buona lettura e un buon lavoro!

Indice

Archiviare la posta elettronica di Gmail

Archiviare la posta elettronica è un metodo che serve per fare ordine nei messaggi, in modo tale da raggrupparli tutti in un’unica sezione. Puoi eseguire quest’operazione in maniera molto semplice sia dalla versione Web di Gmail che dall’applicazione per Android e iOS. Nelle righe che seguono ti spiego come procedere in entrambi i casi.

Da computer

Per archiviare le email di Gmail da computer, collegati alla versione Web del servizio di posta elettronica e poi fai clic su una delle schede nella quale è organizzata la tua posta elettronica (per esempio Principale).

Individua l’email da archiviare, selezionala apponendo il segno di spunta (puoi anche selezionare più email contemporaneamente) e fai clic sul pulsante Archivia che trovi nella barra in alto (è l’icona con il simbolo di una scatola scura con una freccia verso il basso). Se non utilizzi le schede di Gmail, puoi archiviare i messaggi dalla sezione Posta in arrivo con la stessa identica procedura.

Le email archiviate vengono spostate nella cartella Tutti i messaggi, alla quale puoi accedere facendo clic sulla rispettiva voce nella barra laterale di sinistra (se non riesci a trovarla, fai prima clic sulla voce di menu Altro). Per ripristinare le conversazioni archiviate, fai clic su di esse per apporvi il segno di spunta e premi sul pulsante Sposta in posta in arrivo nella barra dei menu in alto (è il simbolo di una scatola chiara con una freccia verso il basso, nella versione più aggiornata di Gmail).

Da smartphone e tablet

Se stai utilizzando l’applicazione di Gmail sul tuo dispositivo Android o iOS, puoi archiviare un’email situata nella cartella principale o in una qualsiasi cartella del servizio di email con assoluta facilità. Per procedere, individua la conversazione di tuo interesse, fai tap su di essa e tieni premuto fino a che non compare il segno di spunta (puoi quindi selezionare più email contemporaneamente). Dopodiché, pigia sul simbolo di una scatola nella barra in alto, per archiviare le email selezionate.

Le conversazioni archiviate sono visibili in qualsiasi momento: fai tap sul pulsante in alto a sinistra e poi pigia sulla dicitura Tutti i messaggi nel menu a tendina che vedi a schermo. Per ripristinare un’email archiviata fai tap e tieni premuto su di essa per selezionarla. Pigia sull’icona (…) e, nel menu contestuale, premi sulla voce Sposta nell’inbox (Sposta in Posta in arrivo da Android).

Archiviare la posta elettronica di Outlook

Se il servizio di Webmail che utilizzi è Outlook.com e vuoi sapere come archiviare la posta elettronica attraverso la sua versione Web, tramite il client per computer o la sua app per smartphone, leggi con attenzione le righe che seguono.

Da computer

Vuoi archiviare la posta elettronica di Outlook agendo dalla versione Web del servizio? Per farlo, accedi allo stesso, poi individua il messaggio o le conversazioni da archiviare e apponi il segno di spunta su di esse per selezionarle. Premi sul pulsante Archivia nella barra in alto, in modo da spostare le conversazioni nella cartella Archivio che trovi nella barra laterale di sinistra.

Per ripristinare le conversazioni archiviate, fai clic sulle email presenti all’interno della cartella Archivio, in modo da selezionarle, dopodiché premi sul pulsante Sposta in e seleziona, dal menu a tendina che vedi a schermo, la cartella nella quale intendi ripristinare le email archiviate (per esempio Posta in arrivo). La procedura è identica anche se stai utilizzando questo servizio di posta elettronica con la sua interfaccia nella versione beta.

Se, invece, desideri attivare l’archiviazione automatica della posta elettronica utilizzando Outlook, famosissimo client di posta elettronica per Windows e macOS incluso nella suite Office, fai come prima cosa riferimento alla procedura per Windows che sto per indicarti.

Fai clic destro sulla cartella della Posta in arrivo e seleziona la voce Proprietà nel menu che compare. Nella finestra che si apre, spostati nella scheda Archiviazione automatica e metti il segno di spunta accanto alla voce Archivia elementi nella cartella usando le impostazioni predefinite (se vuoi archiviare i messaggi presenti nella posta in arrivo, usando le impostazioni predefinite), oppure accanto alla voce Archivia la cartella utilizzando queste impostazioni (se vuoi archiviare la posta, usando delle impostazioni differenti per ciascuna cartella).

Nel primo caso, puoi regolare le impostazioni predefinite sull’archiviazione della posta facendo clic sul pulsante Impostazioni di archiviazione predefinite e impostando, nella finestra che si apre, alcuni parametri, come per esempio il numero dei giorni dopo i quali verranno archiviati i messaggi (Archivia automaticamente ogni) e la cartella di destinazione degli archivi (Sposta i vecchi elementi in). Per confermare i parametri impostati, fai clic su OK.

Nel secondo caso, invece, devi indicare la cartella in cui spostare i messaggi archiviati (Sposta i vecchi elementi in o Sposta i vecchi elementi nella cartella di archivio predefinita) e impostare il numero di mesi, settimane o giorni dopo i quali procedere all’archiviazione dei messaggi (Elimina gli elementi dopo). Conferma le modifiche apportate, facendo clic sul pulsante Applica e poi su OK.

Utilizzi Outlook su macOS? In questo caso, per riuscire nell’intento, seleziona uno o più messaggi da archiviare e, nella scheda Home, fai clic sulla voce Archivia. Agendo in questo modo, i messaggi verranno immediatamente spostati nella cartella di archiviazione predefinita.

Se hai archiviato un’email per errore, fai clic sulla cartella di archiviazione e sposta di nuovo il messaggio selezionato in un’altra cartella, premendo sul pulsante Sposta nella barra in alto e selezionando la cartella Posta in arrivo (o un’altra cartella a piacere).

Tieni presente che, in base alla casella di posta elettronica configurata, la cartella Archivio potrebbe avere un nome differente: per gli account Gmail è infatti chiamata Tutti i messaggi, mentre per gli altri servizi è chiamata genericamente Archivio.

Se invece vuoi attivare una regola automatica che archivia ad esempio i messaggi cancellati, i messaggi della cartella spam, le bozze e la posta inviata, fai clic sulle voci Outlook > Preferenze nella barra dei menu in alto.

Nella schermata successiva, premi sulla dicitura Account, seleziona l’account email nella barra di sinistra e premi su Avanzate. Scegli quindi la scheda Cartelle e, per ogni etichetta (Posta inviata, Bozze, Posta indesiderata, Cestino), indica se archiviare le email su server oppure in locale, utilizzando le rispettive voci che vedi nel menu tendina, in corrispondenza di ogni categoria. Conferma le modifiche effettuate, premendo sul pulsante OK.

Da smartphone e tablet

Utilizzando l’applicazione di Outlook per Android e iOS puoi facilmente archiviare la posta in arrivo nella sezione Archivio. Per farlo, avvia l’applicazione in uso sul tuo device e individua nelle cartelle il messaggio o le conversazioni da spostare in archivio. Dopodiché, fai tap, tieni premuto su di esse per selezionarle e premi sull’icona con il simbolo di una scatola nella barra dei menu che vedi comparire sullo schermo.

Le conversazioni archiviate non sono state cancellate; premi sul pulsante con il simbolo e fai tap sulla voce di menu Archivio per ritrovarle in questa sezione. Vuoi ripristinarle nella cartella di provenienza? Fai tap su di esse per selezionarle e poi premi sull’icona con il simbolo di una cartelletta (se utilizzi iOS) o sul simbolo (…) (se utilizzi Android). Nel menu a tendina che vedi a schermo, premi sulla dicitura Sposta nella cartella, in modo da selezionare la cartella nella quale vuoi che queste siano ripristinate.

Archiviare la posta elettronica di Mail

Hai bisogno di fare un po’ di pulizia nel servizio di posta elettronica Apple e ti chiedi come fare, per riuscire nell’intento di archiviare le email? Non preoccuparti; nelle righe che seguono ti spiegherò come procedere, utilizzando l’applicazione Mail da iCloud, da un device iOS e anche come procedere attraverso l’utilizzo del client di posta elettronica per macOS.

Da computer

Per archiviare la posta elettronica puoi agire da iCloud, collegandoti al servizio utilizzando l’account Apple registrato in precedenza e facendo poi clic sull’applicazione Mail nella schermata principale (è il simbolo di una busta bianca su sfondo azzurro).

Utilizzando iCloud Mail, individua quindi l’email da archiviare e fai clic su di essa, dopodiché premi sull’icona con il simbolo della cartelletta nella barra in alto e, nel menu a tendina che vedi a schermo, premi sulla dicitura Archivio.

Per ripristinare un’email precedentemente archiviata, fai clic sulla sezione Archivio nella barra laterale di sinistra, individua l’email da ripristinare e fai clic su di essa per selezionarla. Premi quindi nuovamente sul pulsante con il simbolo di una cartelletta nella barra in alto e, nel menu a tendina visibile a schermo, premi sulla dicitura che fa riferimento alla cartella di provenienza o un’altra cartella in cui vuoi spostarla.

Da macOS

Solitamente leggi la posta elettronica da macOS, tramite l’applicazione Mail? In questo caso avviala, facendo clic sulla sua icona nella barra Dock (è quella con il simbolo di una cartolina), poi clicca sull’email da archiviare dalla cartella Entrata (puoi scegliere una qualsiasi altra cartella) e premi sul simbolo della scatola nella barra dei menu in alto, per archiviare un’email.

Vuoi ripristinare un’email archiviata per errore? Fai clic sulla voce Archivio nel menu laterale, per individuare la conversazione archiviata, e fai clic destro su di essa. Adesso, nel menu contestuale, fai clic sulla voce Sposta in e poi seleziona la dicitura che fa riferimento alla cartella in cui vuoi ripristinare l’email, come per esempio Entrata. Le procedure da me indicate sono valide anche nel caso in cui vi siano configurati più indirizzi di posta elettronica.

Da iPhone e iPad

Se utilizzi l’applicazione Mail sul tuo device iOS per gestire la posta elettronica, avvia quest’ultima facendo tap sulla sua icona nella home screen del tuo device. Adesso, individua l’email da archiviare e selezionala, premendo sul pulsante Modifica in alto a destra e apponendovi il segno di spunta (puoi selezionare più email contemporaneamente). Per terminare la procedura, premi sulla dicitura Archivia.

Le conversazioni archiviate sono ripristinabili in qualsiasi momento. Fai quindi tap sulla voce di menu Caselle e pigia sulla voce Tutte le e-mail, in modo da individuare le email precedentemente archiviate. Adesso, fai tap sul la voce Modifica nella barra in alto e apponi segno di spunta su quelle che desideri ripristinare, dopodiché premi sul pulsante Sposta e, nel menu che vedi a schermo, seleziona la casella nella quale desideri spostare l’email archiviata.

Archiviare la posta elettronica di Yahoo Mail

Utilizzi il servizio di posta elettronica di Yahoo e vorresti sapere come procedere per archiviare la posta elettronica in quest’ultimo? Non preoccuparti, leggi attentamente le istruzioni che trovi nelle righe che seguono.

Da computer

Se vuoi agire da computer, per archiviare le conversazioni della posta elettronica Yahoo Mail, collegati al suo servizio di Webmail e seleziona le email da archiviare, apponendo il segno di spunta su di essa. Premi quindi sul pulsante Archivia, in modo da riuscire velocemente in questo intento.

Per ripristinare le email archiviate in precedenza, recati nella sezione Archivio facendo clic su questa cartella nella barra laterale di sinistra, apponi il segno di spunta sulle email da ripristinare e poi fai clic sul pulsante Ripristina situato in alto.

Da smartphone e tablet

Utilizzando l’applicazione Yahoo Mail su un dispositivo Android o iOS, individua la conversazione da archiviare dalle cartelle dell’applicazione e fai tap su di esse per apporvi il segno di spunta. Premi poi sul pulsante con il simbolo di una scatola nella barra dei menu in basso, per archiviare le conversazioni selezionate.

La sezione Archivia si trova nella barra dei menu di Yahoo ed è accessibile facendo tap sul pulsante nell’angolo in alto a sinistra. Seleziona quindi questa cartella, individua l’email da ripristinare e selezionala, apponendo il segno di spunta su di essa. Per terminare il ripristino, premi sul pulsante con il simbolo di una cartelletta nella barra dei menu in basso e nel menu a tendina Sposta in, pigia sulla dicitura In arrivo per ripristinarla nella sezione principale.

Archiviare la posta elettronica di Libero Mail

Anche servizio di posta elettronica Libero Mail permette facilmente l’archiviazione delle email all’interno di una specifica cartella. Nelle righe che seguono ti spiego come procedere da computer e da dispositivi mobili, utilizzando l’applicazione di Libero Mail per Android o iOS.

Da computer

Per archiviare la posta elettronica di Libero Mail da computer, accedi alla versione Web del servizio e poi individua le conversazioni da spostare nella cartella Archivio. Fai quindi clic sulla casella che trovi in corrispondenza delle stesse, per selezionarle, e poi sul pulsante con il simbolo della scatola nella barra in alto per attivare la sezione Archivio, la cui dicitura comparirà nella barra laterale di sinistra.

Se hai effettuato l’archiviazione delle email per errore, individua e fai clic sulla sezione Archivio, per visualizzare tutte le email contenute al suo interno. Apponi quindi il segno di spunta sulle conversazioni da ripristinare e premi su Altro nella barra del menu in alto. Nel menu a tendina che vedi a schermo, fai clic sulla voce Sposta e scegli la cartella nella quale ripristinare le conversazioni archiviate.

Da smartphone e tablet

Utilizzando l’applicazione della posta elettronica Libero Mail su un device Android o iOS, individua come prima cosa le conversazioni che intendi archiviare dalle cartelle principali dell’app (per esempio Posta in arrivo) e fai tap sulle email da archiviare per apporvi il segno di spunta. Premi quindi sul simbolo di una cartelletta e nel menu Sposta che vedi a schermo, pigia sulla voce Archivio.

Per ripristinare delle conversazioni di posta elettronica precedentemente archiviate, accedi alla sezione Archivio facendo tap sul suo nominativo che è presente nella barra dei menu (è quella visibile pigiando sul pulsante ). Individua le conversazioni archiviate, fai tap su di esse per apporvi il segno di spunta e premi nuovamente il pulsante con il simbolo di una cartelletta. Per terminare la procedura di ripristino indica, nel menu a tendina che vedi a schermo, la cartella nella quale desideri spostare le email precedentemente archiviate (per esempio Posta in arrivo), facendo tap sulla relativa voce.

Archiviare la posta elettronica di TIM Mail

Se vuoi archiviare i messaggi di posta elettronica del servizio TIM Mail devi agire dalla versione Web di quest’ultimo e, come prima cosa, devi creare una cartella apposita, in quanto in maniera predefinita non è presente una sezione Archivio.

Accedi quindi alla tua inbox su TIM Mail e, in corrispondenza della dicitura Cartelle personali, fai clic prima sulla voce Gestisci e poi su Crea. Adesso, utilizza il campo di testo che vedi a schermo per digitare un nome personalizzato per la cartella di archivio che stai per creare (per esempio Archivio) e premi sul pulsante Crea.

Effettuata quest’operazione, seleziona le conversazioni da archiviare, apponendovi il segno di spunta, e poi premi sul pulsante Sposta in, facendo clic, nel menu a tendina che vedi a schermo, sulla dicitura della cartella di archivio che hai creato. Eventualmente, puoi ripristinare la conversazione archiviata, facendo clic sulla cartella creata e apponendo segno di spunta sull’email. Dopodiché fai nuovamente clic sul pulsante Sposta in e nel menu a tendina che vedi a schermo, premi sulla dicitura che fa riferimento alla cartella nella quale vuoi ripristinare l’email.

Archiviare la posta elettronica con Mozilla Thunderbird

Se vuoi archiviare la posta elettronica attraverso l’utilizzo del client Mozilla Thunderbird per Windows o macOS, avvia il software e fai clic sinistro sull’account di posta elettronica configurato. Dopodiché fai clic sulla dicitura Visualizza impostazioni per questo account, per recarti nel menu delle impostazioni.

Adesso, clicca sulla voce di menu Cartelle e copie nella barra laterale di sinistra e poi apponi il segno di spunta in corrispondenza della dicitura Conserva gli archivi dei messaggi in. Metti anche il segno di spunta accanto alla voce Cartella archivi su per selezionare l’opzione relativa a dove vuoi salvare la cartella Archivi (se direttamente nel servizio di posta elettronica oppure nelle cartelle locali). In alternativa, personalizza l’opzione apponendo il segno di spunta sulla dicitura Altra e seleziona la voce di tuo interesse nel menu a tendina corrispondente. Per confermare le modifiche fai clic su OK.

Una volta regolate queste impostazioni, puoi archiviare le email di Mozilla Thunderbird manualmente, selezionandole dalla posta in arrivo, facendo clic destro su di esse e premendo la voce Archivia nel menu a tendina. Le email aggiunte alla cartella Archivi (situata nella barra laterale di sinistra) possono essere facilmente ripristinate tramite il clic destro su di esse: premi quindi sulla voce Sposta in e seleziona nel menu a tendina la cartella nella quale ripristinarle.

Altre soluzioni per archiviare la posta elettronica

Una soluzione alternativa che puoi utilizzare, se il tuo intento è quello di archiviare la posta elettronica, è relativa al salvataggio di una specifica email su una chiavetta USB, in modo tale da avere sempre a disposizione una copia della stessa.

Questa specifica procedura può essere effettuata in diversi modi, in quanto è possibile utilizzare direttamente un servizio di Webmail, senza scaricare alcun software, oppure è possibile effettuare la procedura di download in uno dei principali client di posta elettronica. A questo proposito, se vuoi saperne di più sull’argomento, ti consiglio di leggere la mia guida in cui ti spiego nel dettaglio come salvare la posta elettronica su chiavetta.