Come smistare la posta elettronica
La inbox della tua casella di posta elettronica è talmente piena di messaggi e “caotica” che non riesci mai a trovare i messaggi di cui hai bisogno? Perché non provi a riorganizzarla smistando le email in apposite cartelle? Pensaci bene: in questo modo potrai mantenere il tutto più organizzato dividendo, ad esempio, le email ricevute dal tuo capo o dai tuoi colleghi da quelle che ti inviano i tuoi amici o i tuoi familiari; il tutto senza fare alcuna fatica.
Ti stai chiedendo come puoi riuscirci? La risposta è semplice: puoi impostare dei filtri automatici che permettono di fare tutto in maniera estremamente comoda e semplice. Se mi dedichi qualche minuto del tuo tempo libero, in questa guida posso spiegarti come utilizzare al meglio la funzione di filtraggio delle email per smistare in modo intelligente la posta in arrivo sia con i principali client email che con i più famosi servizi di Webmail.
Allora, ti va di saperne di più? Sì? Benissimo! Mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo necessario per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi e, soprattutto, attua le “dritte” che ti darò. Sono convinto che, non appena avrai finito di leggere questo articolo, saprai come smistare la posta elettronica e, perché no, magari potrai aiutare anche i tuoi amici a mettere ordine sulle loro rispettive caselle. Ti auguro buona lettura e, soprattutto, buon divertimento!
Indice
- Informazioni preliminari: come si può smistare la posta elettronica
- Come smistare la posta elettronica in altre cartelle: servizi Web
- Come smistare la posta elettronica: client
Informazioni preliminari: come si può smistare la posta elettronica
Per smistare la posta elettronica e tenerla ordinata, puoi sfruttare il meccanismo di filtri e regole, messo a disposizione da quasi tutti i servizi Webmail e disponibile in numerosi programmi di posta elettronica per computer.
Così facendo, puoi istruire il server oppure il programma a dirottare in automatico un messaggio in una specifica cartella, in base al verificarsi di determinate condizioni: il mittente del messaggio, la presenza di determinate parole nel testo oppure nel corpo del messaggio, la presenza o meno di allegati e così via.
Le regole possono essere create con relativa facilità, direttamente dalle impostazioni del servizio Webmail, oppure del client di posta in uso. Bisogna specificare, però, che le regole create da Webmail vengono automaticamente replicate su tutti i computer, gli smartphone, i tablet e, in generale, su tutti i programmi e le app di posta elettronica configurati per l’uso della casella email.
Non vale, invece, il passaggio inverso: configurando un filtro all’interno di un client di posta, lo smistamento dei messaggi viene effettuato in locale e, di conseguenza, non viene replicato sul server, né su tutti gli altri dispositivi sincronizzati con la stessa casella di posta. Tienine conto.
Come smistare la posta elettronica in altre cartelle: servizi Web
Fatte tutte le doverose precisazioni del caso, è arrivato il momento di spiegarti come creare filtri e regole per lo smistamento della posta elettronica, usando i servizi Web messi a disposizione dai vari provider: come già detto in precedenza, le modifiche apportate da Web si riflettono automaticamente su qualsiasi altro dispositivo, programma o applicazione configurato con la casella di posta in oggetto.
In genere, per procedere, bisogna aprire la Webmail del servizio scelto da computer o tablet (le Webmail per smartphone, generalmente, non dispongono della funzionalità per la creazione di filtri e regole), recarsi nell’area dedicata alla gestione dei messaggi e, dopo aver aperto la sezione dedicata ai filtri/regole, premere sul bottone per creare una nuova regola.
Come puoi facilmente immaginare, gli step da compiere non sono sempre gli stessi, e variano in base al servizio in uso; di seguito trovi spiegate le procedure complete da mettere in pratica sui servizi Web offerti da alcuni ben noti provider di posta elettronica.
Come smistare la posta elettronica: Gmail
Se utilizzi Gmail, collegati alla pagina d’accesso al servizio e accedi al tuo account, immettendo le credenziali negli appositi campi di testo. A login completato, clicca sul simbolo dell’ingranaggio che si trova in alto a destra, premi sul pulsante Visualizza tutte le impostazioni presente nel pannello che va ad aprirsi e, giunto nella pagina delle Impostazioni di Gmail, apri la scheda Filtri e indirizzi bloccati.
Ora, premi sulla voce Crea un nuovo filtro, specifica le condizioni in base alle quali spostare i messaggi (es. Da per specificare un mittente, Oggetto per filtrare le email in base all’oggetto, Contiene le parole per indicare le parole che devono essere individuate nel messaggio e così via) e, in seguito, premi sulla voce Crea filtro.
A questo punto, seleziona la casella posta accanto alla voce Applica l’etichetta e indica nel menu adiacente l’etichetta, ossia la cartella, in cui spostare i messaggi. Se lo desideri, puoi selezionare più di una opzione, in base al tipo di regola che vuoi creare. Per finire, fai clic sul pulsante Crea filtro e il gioco è fatto.
Nota: puoi accedere velocemente alla funzione di creazione filtro cliccando sul simbolo degli interruttori, situato a destra della barra di ricerca di Gmail.
Come smistare posta: Outlook.com
Passiamo ora al servizio Outlook.com. Per smistare la posta, collegati alla Webmail, accedi al tuo account e, a connessione effettuata, premi sul simbolo dell’ingranaggio posto in alto a destra.
Giunto nella finestra successiva, clicca sulle voci Posta e Regole, premi sul bottone Aggiungi nuova regola e, per iniziare, assegna un nome alla nuova regola, digitandolo nel campo corrispondente alla sezione (1).
Successivamente, passa al menu a tendina Aggiungi una condizione e indica, al suo interno, la condizione che deve verificarsi affinché il messaggio sia sottoposto a smistamento automatico: per esempio, selezionando la voce Da, hai la possibilità di indicare il mittente delle email da spostare; se lo desideri, puoi indicarne più di uno, separando i vari indirizzi con un punto e virgola “;”. Se hai bisogno di specificare più condizioni, premi sulla voce Aggiungi una condizione e ripeti i passaggi di cui sopra.
Adesso, passa al menu Aggiungi un’azione, scegli la voce Sposta in e seleziona la cartella di tuo interesse, dal menu a tendina che compare subito dopo; se lo desideri, puoi creare al volo nuove cartelle, premendo sulla voce apposita. Quando hai finito, apponi il segno di spunta accanto alle voci Interrompi l’elaborazione di altre regole ed Esegui regola ora e clicca sul pulsante Salva, per finire.
Come smistare la posta elettronica: Libero/Virgilio
Se vuoi creare delle regole su Libero Mail o su Virgilio Mail, collegati alla Webmail e, quando richiesto, accedi con il tuo account di posta elettronica. Successivamente, clicca sul simbolo dell’ingranaggio posto in alto a destra, scegli la voce Impostazioni dal menu che va ad aprirsi e, giunto nel pannello successivo, premi sui menu Posta e Filtri (di lato).
Adesso, fai clic sul pulsante Aggiungi una nuova regola, fornisci un nome da assegnare alla regola nell’apposito campo di testo e fai clic sulla voce Aggiungi una condizione; ora, seleziona la voce più in linea con il filtro che intendi creare (ad es. Mittente, Oggetto e così via) dal menu che va ad aprirsi e serviti del campo che compare subito dopo, per specificare i parametri di scelta (ad es. gli indirizzi email dei mittenti oppure le parole contenute nell’oggetto).
Successivamente, premi sulla voce Aggiungi un’azione, imposta il menu a tendina che compare sull’opzione Sposta nella cartella, premi sulla voce Seleziona cartella e scegli la cartella di tuo interesse, usando il pannello che compare subito dopo, Se lo desideri, puoi creare una cartella nuova al volo, premendo sull’apposito bottone situato in basso a sinistra.
Fatta la tua scelta, clicca sul pulsante Seleziona e concludi la creazione del filtro, premendo sul bottone Salva. Tutto qui!
Come smistare la posta elettronica: Aruba
Passiamo ora alla Webmail di Aruba. Per iniziare, effettua l’accesso al servizio Web usando le credenziali della tua casella di posta elettronica e, se impieghi la vecchia interfaccia, premi sulla freccetta angolare corrispondente alla voce Regole messaggi (se non è visibile, sposta il cursore del mouse sul simbolo dell’imbuto, per mostrarla) e scegli l’opzione Crea regola, dal menu che va ad aprirsi.
Ora, assegna un nome alla regola digitandolo nel campo di testo situato in alto e indica le condizioni che devono verificarsi, usando i menu a tendina e le caselle visualizzate su schermo; se lo desideri, puoi definire anche più di una condizione, se ritieni opportuno che il messaggio le soddisfi tutte.
Superato questo step, premi sul bottone Avanti, apponi il segno di spunta accanto alla voce Sposta in e serviti del menu a tendina adiacente, per scegliere la cartella in cui dirottare l’email; per finire, clicca sul pulsante Salva e il gioco è fatto.
Se, invece, hai scelto di passare alla nuova webmail, clicca sulle tue iniziali poste in alto a destra, seleziona la voce Impostazioni dal menu che va ad aprirsi ed espandi le sezioni Messaggi e scrittura > Regole messaggi. A questo punto, clicca sul pulsante Crea regola e agisci in maniera analoga a quanto visto poc’anzi, avendo cura di cliccare sul pulsante Procedi, anziché sul bottone Avanti.
Nota: la procedura di cui sopra è valida anche per il servizio Aruba PEC.
Come smistare la posta elettronica: client
Come ho avuto modo di spiegarti nelle battute iniziali di questa guida, i filtri creati tramite Webmail sui vari servizi di posta elettronica vengono automaticamente applicati in fase di ricezione dei messaggi; stesso discorso vale anche per le cartelle utente, che vengono aggiunte in automatico.
Per questo motivo, laddove fossi già intervenuto sulla Webmail della casella di posta, non è necessario definire altre regole nel client; tuttavia, se hai esigenze diverse e vuoi smistare le tue email direttamente nel programma che usi per gestirle, devi semplicemente entrare nelle impostazioni di quest’ultimo e accedere alla sezione per creare nuove regole.
Come puoi facilmente immaginare, non esiste una procedura universale, in quanto ciascun programma prevede passaggi differenti; a titolo di esempio, ti indico di seguito come agire sulle più conosciute e utilizzate soluzioni per computer. I client per smartphone e tablet, in genere, non offrono alcuna possibilità di impostare filtri e regole per lo smistamento automatico dei messaggi.
Outlook (Windows/macOS)
Se utilizzi il nuovo client Outlook per Windows (quello preinstallato e scaricabile gratuitamente dal Microsoft Store, per intenderci) oppure se hai attivato la nuova interfaccia di Outlook nel client Outlook 365 per Windows, sarai ben felice di sapere che i passaggi per creare una nuova regola sono estremamente semplici e corrispondono, in tutto e per tutto, a quelli già visti per il servizio Web omonimo.
Se utilizzi invece Outlook 365 (il client di posta elettronica incluso nella suite Microsoft 365) su Mac, oppure se usi l’interfaccia classica su Windows, fai così: avvia innanzitutto il programma per la posta elettronica, attendi che tutte le email vengano scaricate e fai clic sul pulsante Regole, situato in alto. Laddove quest’ultimo non fosse visibile, perché per esempio utilizzi la barra multifunzione semplificata, clicca sul simbolo … che sta in alto a destra e seleziona la voce Regole, dal menu che compare.
Ora, fai clic sulla dicitura Gestisci regole e avvisi… visibile nell’ulteriore pannello che compare sullo schermo, clicca sul pulsante Nuova regola… situata in basso e scegli la modalità di smistamento che preferisci, tra quelle suggerite nella sezione Organizza: per esempio, puoi spostare i messaggi inviati da uno specifico utente in una cartella, spostare i messaggi con parole specifiche nell’oggetto in una cartella oppure spostare i messaggi inviati a un gruppo pubblico in una cartella.
Fatta la tua scelta, clicca sul testo utenti o gruppo pubblico oppure parole specifiche, situato nella sezione Passaggio 2 (in basso) e agisci in base alla scelta fatta poc’anzi: nel primo caso, devi indicare manualmente le email dei mittenti sottoposti a filtro nella casella Da, separando tra loro gli indirizzi con un “;”, oppure fare doppio clic su ciascuno dei contatti coinvolti, dall’elenco posto in alto.
Nel secondo caso, invece, devi specificare le parole o le frasi da cercare nell’oggetto nel campo di testo che compare in alto e cliccare, poi, sul pulsante Aggiungi; se lo desideri, puoi inserire più elementi nella stessa regola, andando così a creare un vero e proprio elenco di ricerca.
Ora, fai clic sul pulsante OK per ritornare alla schermata di creazione della regola, clicca sul testo specificata e seleziona la cartella nella quale spostare i messaggi che rispondono alla selezione configurata poc’anzi; se lo desideri, puoi creare al volo nuove cartelle, facendo clic sul pulsante Nuova… residente di lato.
A questo punto, clicca sul pulsante OK, apponi il segno di spunta in corrispondenza della voce Attiva regole in tutti i messaggi scaricati da feed RSS e, se sei soddisfatto della regola creata, premi sui pulsanti Fine, Applica e OK, per metterla in pratica; in caso contrario, clicca invece sul pulsante Avanti e raffina ulteriormente il filtro, specificando ulteriori parametri di selezione e di smistamento. Anche in questo caso, ultimata la creazione della regola, premi sui pulsanti Fine, Applica e OK, per concludere.
Apple Mail (macOS)
Passiamo ora al client Apple Mail per macOS; ti segnalo, prima di cominciare, che tutte le regole configurate tramite l’applicazione vengono sincronizzate anche sulle app Mail installate negli altri Mac, iPhone e iPad associati al medesimo Apple Account in uso sul computer, se quest’ultimo è presente.
Detto ciò, per procedere, avvia l’applicazione in oggetto, clicca sul menu Mail residente nella barra dei menu del Mac e premi sulla dicitura Impostazioni…, così da aprire la schermata delle impostazioni del client. A questo punto, clicca sulla scheda Regole situato in alto a destra, premi sul pulsante Aggiungi e serviti delle voci e dei menu che compaiono sullo schermo, per definire il tuo filtro: scrivi il nome della regola nel campo di testo Descrizione e indica nel menu a tendina adiacente alla voce Se le modalità con cui il filtro deve operare (ad es. si attiva al verificarsi di una qualsiasi delle condizioni specificate oppure quando si verificano tutte contemporaneamente).
Adesso, indica la condizione alla quale il messaggio deve rispondere, servendoti dei menu a tendina posti poco più in basso: per esempio, impostando il primo menu a tendina sull’opzione Oggetto e il secondo su contiene, puoi filtrare i messaggi in base al testo contenuto nell’oggetto dell’email;
Ora, passa al riquadro Esegui le seguenti azioni: utilizza il menu a tendina più a sinistra per definire l’azione da eseguire sul messaggio (ad es. Sposta messaggio, Inoltra messaggio e così via) e indica, nel menu a tendina immediatamente adiacente, la cartella/casella in cui smistare la posta.
Laddove avessi necessità di aggiungere ulteriori condizioni e/o le azioni da far analizzare/eseguire dal filtro che stai creando, premi sui pulsanti (+) e (–) che vedi a schermo, in corrispondenza dei riquadri Se ed Esegui le seguenti azioni. Per concludere, pigia sui bottoni OK e Applica per applicare i cambiamenti fatti e il gioco è fatto.
Thunderbird (Windows/macOS)
Se vuoi smistare la posta elettronica e utilizzi Mozilla Thunderbird come client di posta predefinito, dopo aver aperto il programma, clicca sul pulsante (≡) posto in alto a destra e seleziona le voci Strumenti > Filtri messaggi dal menu che compare.
Nella finestra che si apre, seleziona la casella di posta per la quale applicare i filtri, usando il menu a tendina posto in alto, clicca sul bottone Nuovo… e imposta la regola secondo la quale le email devono essere smistate: digita il nome del filtro nel campo di testo situato in alto e scegli una delle opzioni delle opzioni inerenti quando far “scattare” il filtro (ad es. Quando viene scaricata nuova posta, dopo l’invio, periodicamente e così via).
Ora, definisci le condizioni alle quali il messaggio deve rispondere per sottostare al filtro, usando i menu a tendina e la casella di testo posti nel riquadro superiore (ad es. oggetto, contiene e [testo], per filtrare il messaggio in base a del testo contenuto nell’oggetto) e, se hai bisogno di indicare condizioni aggiuntive, clicca sul pulsante [+] e ripeti i medesimi passaggi. Successivamente, indica se il messaggio deve soddisfare tutte le condizioni definite, soddisfarne anche una soltanto oppure se soddisfarle tutte incondizionatamente, spuntando la casella più adatta.
A questo punto, passa al riquadro Esegui queste azioni e scegli l’operazione che vuoi eseguire al verificarsi delle condizioni precedentemente impostate: utilizza dunque le opzioni presenti nell’apposito menu a tendina (es. Sposta il messaggio in, Segna come già letto, Inoltra il messaggio a, etc.), scegli poi la cartella in cui smistare i messaggi dal menu a tendina posto subito accanto e clicca sui pulsanti OK ed Esegui ora, per salvare le impostazioni e applicare il filtraggio alle email già presenti nella Posta in arrivo.
Qualora avessi la necessità di creare una nuova cartella in Mozilla Thunderbird, basta fare clic destro sul tuo indirizzo email nella barra laterale di sinistra e selezionare la voce Nuova cartella… dal menu che compare; la cartella verrà resa immediatamente disponibile nel menu per la creazione dei filtri di Thunderbird e potrai utilizzarla seguendo le indicazioni che ti ho fornito poc’anzi.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
