Come creare PDF/A
Di recente hai ricevuto il compito di creare un resoconto dell'ultimo mese lavorativo da conservare negli archivi della tua azienda. Fin qui nulla di complicato, se non fosse che ti è stato chiesto di salvare tutto nel formato PDF/A. Peccato però che tu non abbia mai avuto a che fare con questa particolare tipologia di file e che, di conseguenza, non sappia minimamente come creare PDF/A. Con la scadenza che si avvicina sempre di più, hai pertanto deciso di cercare una soluzione rapida ed efficace sul Web e sei finito qui, su questa mia guida.
Se le cose stanno effettivamente così, sappi che sei capitato proprio nel posto giusto al momento giusto! Nelle prossime righe, infatti, ti spiegherò passo dopo passo come eseguire questa operazione usando alcuni programmi per computer e servizi online molto semplici da adoperare. Prima di entrare nel vivo del tutorial, però, lascia che ti fornisca qualche informazione utile sull'argomento.
Il PDF/A è uno standard derivato dal classico PDF, progettato specificamente per l'archiviazione dei documenti nel lungo periodo. In pratica, permette di conservare inalterato l'aspetto dei file nel tempo, così che possano essere visualizzati correttamente indipendentemente dal dispositivo o dal software utilizzato per aprirli. Ora che hai le idee più chiare sull'argomento, direi che possiamo passare all'azione.
Indice
Come creare PDF/A gratis
Per quanto riguarda i programmi per computer, la creazione di documenti di tipo PDF/A non è affatto un'impresa difficile, visto che la maggior parte dei software per l'ufficio prevede l'esportazione dei file nel pieno rispetto di questo formato. Di seguito, dunque, trovi spiegato come creare PDF/A gratis, agendo sia su PC che su Mac, utilizzando alcuni tra i più diffusi strumenti utili a tal scopo.
LibreOffice (Windows/macOS/Linux)
Il primo strumento che voglio invitarti a prendere in considerazione per creare PDF/A è LibreOffice. Nel caso in cui non ne avessi mai sentito parlare, ti informo che è una suite d'ufficio completamente gratuita e open source, funzionante sia su Windows che su macOS, oltre che su Linux. Al suo interno, include strumenti per la realizzazione e la modifica di documenti di testo, PDF, fogli di calcolo, presentazioni e molto altro ancora e tra le varie funzioni disponibili non manca la possibilità di effettuare l'esportazione nel formato PDF/A nel giro di qualche clic.
Per poterti servire di LibreOffice, visita il relativo sito Web ed effettua il download e l'installazione della suite come ti ho spiegato nella mia guida dedicata.
Successivamente, avvia LibreOffice, selezionando l'apposito collegamento che trovi nel menu Start di Windows o l'icona aggiunta al menu App di macOS.
Quando visibile la finestra di LibreOffice sullo schermo, seleziona la tipologia di documento da creare maggiormente adatta alle tue esigenze dalla sezione Crea nella barra laterale di sinistra e riempi quest'ultimo con le informazioni desiderate.
Invece, se vuoi creare un file PDF/A a partire da un documento già esistente, non devi far altro che cliccare sulla voce Apri file che trovi nella parte in alto della schermata principale di LibreOffice e selezionare il file su cui intendi agire.
Ad ogni modo, una volta terminate le modifiche necessarie, per creare il file in formato PDF/A accedi alla funzionalità di esportazione dei documenti, cliccando sul menu File in alto a sinistra, scegliendo la voce Esporta come al suo interno e premendo successivamente sull'opzione Esporta nel formato PDF.
Dopo aver compiuto i passaggi di cui sopra, ti sarà mostrata sullo schermo una finestra di dialogo da cui scegliere tra numerose opzioni per il salvataggio del PDF risultante: per creare PDF/A su Mac o su PC, seleziona la scheda Generale nella barra laterale di sinistra, dunque espandi il menu PDF Versione che trovi nella sezione Generale a destra e scegli da esso l'opzione PDF/A-1b (PDF 1.4 base) o un'altra versione più recente, tenendo presente che in genere la versione PDF/A-1b è la più compatibile e usata per l'archiviazione, che la versione PDF/A-2b è quella che supporta meglio trasparenze e immagini moderne e che la visione PDF/A-1a è quella più rigorosa sulla struttura/accessibilità, dopodiché clicca sul pulsante Esporta in basso e indica il percorso in cui salvare il file di output.
Adobe Acrobat (Windows/macOS)
Adobe Acrobat è un'altra soluzione particolarmente indicata per creare PDF/A. Sviluppato da Adobe, ossia l'azienda che ha ideato il formato PDF, questo programma consente di visualizzare, modificare e gestire documenti PDF in vari modi, offrendo anche funzioni dedicate per portare a compimento l'operazione oggetto di questa guida. Funziona sia su Windows che su macOS e di base è gratis, ma le funzione di editing più avanzate sono fruibili solo sottoscrivendo l'abbonamento a pagamento (con prezzi a partire da 15,85 euro/mese), che si può provare gratis per 7 giorni.
Per scaricare e installare Adobe Acrobat sul tuo computer, visita il relativo sito Internet e attieniti alle indicazioni che ti ho fornito nella mia guida dedicata.
In seguito, avvia Adobe Acrobat, selezionando il relativo collegamento aggiunto al menu Start di Windows o l'icona nel menu App di macOS.
Quando visibile la finestra principale di Adobe Acrobat sullo schermo, fai clic sul tasto ☰ in alto a sinistra e selezionando dal menu che compare l'opzione Crea in esso presente e poi quella Pagina vuota, dopodiché riempi il documento con le informazioni desiderate.
Se, invece, vuoi partire da un documento già esistente, fai clic sul tasto ☰ e scegli la voce Apri dal menu mostrato, dopodiché seleziona il file.
Una volta avuto accesso all'editor del programma, per creare PDF/A Mac o su PC, clicca sul menu Tutti gli strumenti in alto, seleziona la voce Visualizza più al suo interno e scegli lo strumento denominato Applica standard PDF tra gli altri proposti.
A questo punto, imposta l'opzione Salva come PDF/A e, nella nuova finestra mostrata, indica il nome e la posizione che vuoi dare al file di output e premi sul tasto Salva. Se lo ritieni necessario, puoi altresì regolare le impostazioni relative all'esportazione in PDF/A, ad esempio puoi selezionare un profilo di conversione in PDF/A diverso da quello predefinito e puoi scegliere di convertire tutte le pagine che compongono il PDF in immagini, cliccando preventivamente sul tasto Impostazioni e andando ad agire sui vari parametri nella nuova finestra che compare.
Microsoft Word (Windows/macOS)
Un'altra soluzione a cui puoi valutare di affidarti è Microsoft Word, il celeberrimo software di videoscrittura dell'azienda di Redmond parte della suite d'ufficio Microsoft 365, compatibile sia con Windows che con macOS. Tra le sue numerose funzionalità, infatti, integra anche uno strumento che consente di esportare i documenti nel formato PDF/A, disponibile nelle versioni più recenti del programma. Microsoft Word è una soluzione a pagamento: può essere usato contestualmente all'acquisto di Microsoft 365 (con costi a partire da 10 euro/mese) o si può comprare la classica versione di Office con pagamento una tantum, ma nel primo caso vi è modo di usufruire della prova gratuita di 30 giorni senza obbligo di rinnovo.
Microsoft 365 Personal | 12 mesi | 1 persona | App Office con AI | 1TB...
Microsoft 365 Family | 12 mesi | 6 persone | App Office con AI | Fino ...
Microsoft Office Home 2024 | Acquisto una tantum | Word, Excel, Powerp...
Per cui, per creare PDF/A da Word, provvedi innanzitutto a scaricare e installare il programma sul tuo computer seguendo le istruzioni che ti ho fornito nel mio tutorial specifico.
In seguito, avvia il Microsoft Word, selezionando il collegamento che trovi nel menu Start di Windows o l'icona nel menu App di macOS.
Quando visualizzi la finestra di Microsoft Word sullo schermo, seleziona l'opzione Documento vuoto dalla schermata visualizzata oppure clicca sul menu File in alto a sinistra, scegli la voce Nuovo in esso presente, quella Documento vuoto e riempi il documento con le informazioni di cui hai bisogno.
Qualora avessi necessità di creare PDF/A da un documento già esistente, ad esempio di creare PDF/A da Word su Mac o su PC, clicca sul menu File, poi sul pulsante Apri, seleziona la sorgente su cui si trova il documento e utilizza il pannello successivo per recarti nel suo percorso e importarlo nel programma.
Ad ogni modo, una volta completate le modifiche, clicca nuovamente sul menu File, seleziona il pulsante Esporta da esso e premi successivamente sul bottone Crea PDF/XPS per avviare la procedura di esportazione.
All'interno della finestra ora mostrata, digita un nome da assegnare al file, poi espandi il menu a tendina Salva Come e scegli da esso l'opzione PDF, premi successivamente sul pulsante Opzioni collocato poco più in basso, seleziona la voce Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A) e clicca sui tasti OK e Pubblica per finalizzare la procura per creare PDF/A con Mac o con PC.
Come creare PDF/A online
Se non vuoi o non puoi usare dei software per computer, puoi valutare di creare PDF/A online, usando degli appositi servizi Web funzionanti direttamente dalla finestra di qualsiasi browser, ad esempio Chrome, da qualunque sistema operativo.
Se la cosa ti interessa, ti segnalo DocuPub, un servizio online che, per l'appunto, permette di generare PDF/A partendo da altri documenti esistenti in un gran numero di formati diversi. È gratis, non richiede registrazione e consente di caricare file con una dimensione massima di 50 MB.
Per utilizzare DocuPub, collegati innanzitutto alla home page del servizio, clicca sul pulsante Scegli file e seleziona il documento presente sul tuo dispositivo relativamente al quale vuoi intervenire.
In seguito, espandi il menu a tendina Output format e seleziona da esso la voce PDF/A, lascia invariata l'opzione preselezionata nel menu a tendina Output Intent, dopodiché espandi il menu a tendina Delivery Method e seleziona da lì voce Wait for conversion in browser se vuoi scaricare il file tramite il browser o quella Email me a link to the document se vuoi ricevere tramite posta elettronica il link per scaricare il file convertito, provvedendo in questo caso a fornire anche il tuo indirizzo di posta elettronica nel campo Email Address che vedi comparire.
Una volta completata questa fase, fai clic sul pulsante Upload & Convert per caricare il file e avviare il processo di conversione dello stesso. Finita la conversione, il file verrà scaricato automaticamente o verrà inviato un link per il download al tuo indirizzo di posta elettronica, in base alla scelta che hai effettuato in precedenza.
App per creare PDF/A
Prediligi l'uso dei device mobile e vorresti per questo sapere se ci sono delle app per creare PDF/A? Mi duole dirtelo, ma a oggi non sono disponibili delle soluzioni in grado di fare ciò. Per rimediare, però, puoi valutare di agire online da smartphone Android o tablet, iPhone o iPad come ti ho spiegato nel capitolo precedente.
Come creare PDF/A da PDF
Sei già in possesso di un file PDF e ti piacerebbe capire come poterlo trasformare in PDF/A? In tal caso, puoi affidarti a appositi convertitori per creare PDF/A da PDF, funzionanti su computer, online e da smartphone e tablet, come quelli che ti ho segnalato nel mio tutorial dedicato specificamente all'argomento.
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Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
