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Come creare PDF/A

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Di recente, hai ricevuto il compito di creare un resoconto dell’ultimo mese lavorativo da conservare negli archivi della tua azienda. Ciò non sarebbe affatto un problema, se solo non ti fosse stato chiesto di salvare il tutto nel formato PDF/A: non hai mai sentito parlare di questo tipo di file prima d’ora, dunque non hai la più pallida idea di come creare PDF/A e hai bisogno di un aiuto immediato e concreto, visto che il tanto temuto giorno della scadenza si avvicina sempre di più!

Ebbene, sono felice di comunicarti che ti trovi proprio nella guida giusta da consultare: nelle righe di seguito, infatti, intendo spiegarti per filo e per segno come creare documenti in formato PDF/A utilizzando una serie di programmi e servizi online. Prima di continuare, però, lascia che ti dia qualche informazione in più sull’argomento: il formato PDF/A è una “variante” del classico formato PDF, pensata principalmente per l’archiviazione dei file nel lungo periodo. In altre parole, salvare un documento in PDF/A significa preservarne il formato nel tempo, facendo dunque in modo che il file in questione venga visualizzato sempre alla stessa maniera a prescindere dal dispositivo e dal programma che si utilizza per farlo.

Ora che hai ben chiaro lo scopo preciso del formato PDF/A, è giunto il momento di entrare nel vivo della questione: mettiti bello comodo, ritaglia un po’ di tempo libero da dedicarmi e leggi con molta attenzione quanto ho da spiegarti su questo argomento. Sono sicuro che, al termine di questa lettura, sarai perfettamente in grado di creare documenti nel formato PDF/A, così da accontentare il tuo boss giusto in tempo per quello che è il periodo di resoconto aziendale. Detto ciò, non mi resta che augurarti buona lettura e buon lavoro!

Indice

Come creare PDF/A sul computer

Per quanto riguarda i programmi per computer, la creazione di documenti di tipo PDF/A non è affatto un’impresa difficile: la maggior parte dei software per l’ufficio, infatti, prevede l’esportazione dei file nel pieno rispetto di questo formato. Di seguito intendo spiegarti come creare PDF/A sul computer utilizzando due tra le più conosciute suite per ufficio per piattaforme desktop, LibreOfficeMicrosoft Word. Dopodiché ti parlerò di una sorta di “stampante virtuale” per Windows, la quale permette di effettuare la medesima operazione attraverso qualsiasi programma preveda la funzionalità di stampa.

LibreOffice (Windows/macOS/Linux)

Come creare PDF A - LibreOffice

Se non ne avessi mai sentito parlare, LibreOffice è una suite d’ufficio completamente gratuita e open source, utilizzata spesso come alternativa a Microsoft Office. Tutti i programmi inclusi nella suite (WriterCalcImpress e così via) annoverano tra le proprie funzionalità l’esportazione dei documenti nel formato PDF/A nel giro di un paio di clic.

Dunque, per iniziare, collegati al sito Internet di LibreOffice, clicca sul pulsante Scaricate LibreOffice x.y.z per avviare immediatamente il download del file di setup, lancia il programma appena scaricato e segui con attenzione le istruzioni a schermo per finalizzare la procedura di installazione: su Windows, ciò si riconduce a cliccare più volte sul pulsante Avanti fino a giungere al termine del processo di installazione.

Se stai usando un Mac, invece, devi trascinare l’icona di LibreOffice nella cartella Applicazioni di macOS avvalendoti della finestra che compare a schermo. Inoltre, per tradurre il programma in italiano, devi scaricare anche il language pack aggiuntivo (cosa non necessaria, invece, nella versione Windows): clicca dunque sul pulsante Interfaccia utente tradotta disponibile nella pagina di download del programma.

A questo punto, avvia LibreOffice (facendo clic destro sulla sua icona nella cartella Applicazioni e selezionando la voce Apri dal menu contestuale, in modo da bypassare al primo avvio le restrizioni di macOS nei confronti delle applicazioni provenienti da sviluppatori non certificati) e chiudilo, premendo cmd+q sulla tastiera. Fatto ciò, avvia il file del language pack (ad es. LibreOffice_xy_langpack_it.dmg), fai doppio clic sulla sua icona annessa alla finestra visualizzata a schermo e pigia sui pulsanti ApriInstalla per installare l’interfaccia utente in italiano.

Completata la fase di setup, avvia LibreOffice richiamandolo dalla cartella LibreOffice del menu Start di Windows (accessibile tramite l’icona a forma di bandierina collocata nell’angolo in basso a sinistra dello schermo), dalla cartella Applicazioni del Mac oppure dalla Visuale Attività di Linux, per poi selezionare, dalla schermata di benvenuto del programma, il tipo di documento più adatto alle tue esigenze (ad es. Nuovo Documento Writer).

A questo punto, non ti resta che riempire il documento con le informazioni desiderate; se, invece, vuoi creare un file PDF/A a partire da un documento già esistente, non devi far altro che cliccare sul menu File > Apri dell’applicazione scelta e selezionare, avvalendoti del gestore file mostrato a schermo, il documento su cui intendi agire.

Ad ogni modo, una volta terminate le modifiche necessarie, puoi creare il file in formato PDF/A accedendo alla funzionalità di esportazione dei documenti: per farlo, clicca sul menu File collocato in alto a sinistra del programma, seleziona la voce Esporta come e clicca successivamente sull’opzione Esporta nel formato PDF….

Subito dopo, viene mostrata a schermo una finestra di dialogo che ti permette di scegliere tra numerose opzioni per il salvataggio del PDF risultante; per poter salvare nel formato PDF/A, apponi il segno di spunta accanto alla voce Archivio PDF/A-1a (ISO 19005-1) collocato subito sotto il riquadro Generale, clicca sul pulsante Esporta collocato in basso e scegli il percorso in cui salvare il file PDF/A appena creato. Non è stato affatto difficile, vero?

Microsoft Office (Windows)

Come creare PDF A - Microsoft Word

Per quanto riguarda la creazione e la gestione di documenti d’ufficio, Microsoft Office è senza ombra di dubbio una delle soluzioni più complete: in quanto tale, non poteva assolutamente mancare nei suoi programmi un’opzione per esportare i documenti nel formato PDF/A! Prima di procedere, ho da farti un’importante premessa: sebbene Microsoft Office sia disponibile anche per Mac, in questa versione manca la funzionalità per la creazione di file nel formato PDF/A. Dunque, se disponi di un computer dotato di macOS, ti consiglio di far riferimento a una delle altre soluzioni segnalate in questa guida.

Come sicuramente saprai, per utilizzare Microsoft Office per Windows è necessario sborsare qualche soldo: la suite è disponibile previo abbonamento a Office 365 (con prezzi che partono da 7€/mese) oppure attraverso l’acquisto di una licenza di Office Home & Student 2016 per PC, al prezzo di 149€ una tantum.

Se ne hai urgente necessità dei programmi della suite, però, puoi usufruire di un mese di abbonamento gratuito a Office 365 Home: per farlo, collegati a questa pagina Web, clicca sul pulsante Prova gratis per 1 mese, digita i dati del tuo account Microsoft nella finestra successiva e specifica, quando richiesto, un metodo di pagamento valido (per i primi 30 giorni di utilizzo del servizio, non verrà addebitato assolutamente nulla). Qualora non avessi già un account Microsoft, puoi crearlo attenendoti alle istruzioni che ti ho fornito nel mio tutorial a tema.

Al termine della procedura di iscrizione, ti verrà inviato tramite email il link attraverso cui scaricare il file di installazione di Office: dopo aver portato a termine il download, avvia il programma scaricato e attieniti alle istruzioni a schermo per installarlo sul computer.

Ricorda che, onde evitare addebiti sgraditi dopo i primi 30 giorni di utilizzo di Office, devi annullare il rinnovo automatico dell’abbonamento: per farlo, collegati a questo sito Internet, digita le credenziali dell’account Microsoft con cui hai scaricato Office, clicca sulla voce Annulla in corrispondenza della descrizione dell’abbonamento sottoscritto e segui le istruzioni mostrate a schermo per annullarne il rinnovo automatico. In caso di problemi, o per istruzioni più dettagliate riguardo il download di Office, ti esorto a dare un’occhiata alla mia guida specifica su come scaricare Office.

Completata la fase di installazione di Office, avvia il programma più attinente al documento che intendi creare (ad es. Microsoft Word) richiamandolo dal menu Start di Windows, pigia sul pulsante relativo alla creazione di un nuovo documento (ad es. Documento vuoto) e riempilo con le informazioni di cui hai bisogno. Qualora avessi bisogno di creare PDF/A da un documento già esistente, clicca sulla sezione File collocata in alto a sinistra, poi sul pulsante Apri, seleziona la sorgente su cui si trova il documento (ad es. Questo PC) e utilizza il pannello successivo per recarti nel suo percorso e importarlo nel programma.

Ad ogni modo, una volta completate le modifiche, clicca nuovamente sul menu File collocato in alto a sinistra, seleziona il pulsante Esporta e clicca successivamente sul pulsante Crea PDF/XPS per avviare la procedura di esportazione. All’interno della finestra successiva, digita un nome da assegnare al file e assicurati che nel menu a tendina Salva Come sia specificato il formato PDF, pigia successivamente sul pulsante Opzioni… collocato poco più in basso, apponi il segno di spunta accanto alla voce Conforme a ISO 19005-1 (PDF/A) e clicca sui pulsanti OK Pubblica per finalizzare il salvataggio del documento.

PDFCreator (Windows)

Aspetta, mi stai dicendo che hai bisogno di salvare in formato PDF/A un file già pronto, ma non compatibile con i summenzionati programmi? Allora credo proprio di avere la soluzione che fa per te! PDFCreator è un software per Windows che aggiunge al sistema una “stampante virtuale”, in grado di generare PDF a partire da qualsiasi programma che preveda la funzionalità di stampa.

Ho centrato il punto e questo programma ha già catturato la tua attenzione? Perfetto, allora passiamo subito alla pratica: per prima cosa, collegati alla pagina di download di PDFCreator, pigia sul pulsante Download e ripeti l’operazione con il pulsante Download corrispondente alla sezione PDFCreator Free per avviare il download della versione gratuita del programma, più che sufficiente per l’obiettivo che ti sei fissato.

Fatto ciò, avvia il file appena scaricato (ad es. PDFCreator-3_2_2-Setup), pigia sui pulsanti  e OK, apponi il segno di spunta accanto alla casella Impostazioni avanzate, premi per 3 volte il pulsante Avanti, seleziona la voce Installazione minima dal menu a tendina proposto, clicca ancora per 3 volte sul pulsante Avanti e finalizza la procedura di setup pigiando sui pulsanti Installa, No grazieSkipFine.

Il gioco è praticamente fatto: apri come di consueto il file che intendi convertire nel formato PDF/A, accedi alle opzioni di stampa del programma che stai utilizzando (recandoti, ad esempio, nel menu File > Stampa oppure pigiando la combinazione di tasti Ctrl+P), scegli la stampante virtuale PDFCreator dalla lista delle stampanti disponibili e pigia sul pulsante OK/Stampa per accedere alla finestra di configurazione del programma.

A questo punto, seleziona la voce PDF/A (conservazione a lungo termine) dal menu a tendina Profilo annesso alla nuova finestra che si apre a schermo, digita, se lo desideri, le informazioni su Titolo, Autore, Soggetto Parola chiave del documento, imposta se necessario il percorso di salvataggio dello stesso pigiando sul pulsante […] e finalizza l’esportazione cliccando sul pulsante Salva.

Nota: per una maggiore compatibilità, puoi utilizzare il “vecchio” formato PDF/A-1b, anziché avvalerti di quello suggerito dal programma (il PDF/A-2b). Per farlo, all’interno della finestra PDFCreator, clicca sull’icona PDF/A-2b collocata nell’angolo in alto a sinistra e seleziona la voce PDF/A-1b dalla lista di opzioni proposte, per poi procedere al salvataggio del file come di consueto.

Come convertire PDF/A online

Come creare PDF A - DocuPub

Se non puoi utilizzare PDFCreator per convertire in PDF/A un documento già esistente, o devi effettuare questa operazione da uno smartphone o da un tablet, puoi affidarti a un servizio online come DocuPub: di fatto, si tratta di un’applicazione Web utilizzabile tramite il browser installato nel sistema che permette di effettuare questo tipo di conversione da un gran numero di formati.

Per procedere, collegati innanzitutto al sito Internet del servizio, pigia sul pulsante Scegli file/Upload file collocato nella pagina che si apre a schermo e utilizza il pannello successivo per selezionare il documento da convertire. Fatto ciò, imposta la voce PDF/A nel menu a tendina Output format, lascia invariato il campo Output Intent e imposta, nel menu a tendina Delivery Method, la voce Wait for conversion in browser se vuoi scaricare il file tramite il browser, oppure la voce Email me a link to the document se vuoi ricevere tramite posta elettronica il link per scaricare il file convertito (in questo caso, dovrai rilasciare il tuo indirizzo di posta elettronica).

Una volta completata questa fase, pigia sul pulsante Upload & Convert per caricare il file e avviare il processo di conversione dello stesso. Finita la conversione, il file verrà scaricato automaticamente o verrà inviato un link per il download al tuo indirizzo di posta elettronica, in base alla scelta che hai effettuato in precedenza.

Se DocuPub non è riuscito a fornirti il risultato che desideravi, sappi che esistono diverse alternative a questo portale: tanto per farti qualche esempio, anche servizi come ZamZar o iLovePDF offrono la possibilità di creare PDF/A a partire da documenti già esistenti. Ti consiglio di dare un’occhiata alla mia guida su come convertire PDF/A per avere qualche informazione in più sull’argomento: sono sicuro che non te ne pentirai!