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Come convertire PDF in PDF/A

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Hai ricevuto un documento PDF via email e ti è stato chiesto di convertirlo in PDF/A, ma tu non hai la più pallida idea di cosa sia questo formato e, soprattutto, di come riuscire in questa “impresa”? Se la risposta è affermativa, non hai motivo di preoccuparti: ci sono qui io, pronto e ben disponibile a spiegarti come convertire PdF in PDF/A.

Prima di indicarti gli strumenti da usare e i passaggi necessari per compiere l’operazione oggetto del tutorial, è bene però che tu capisca di cosa stiamo parlando: il formato PDF/A rappresenta una tipologia specifica di PDF pensata per l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici, in quanto inibisce pratiche come il collegamento esterno di font e la cifratura. Sostanzialmente, fornisce la garanzia sia a chi riceve il documento che a chi lo conserva che questo possa essere visualizzato e riprodotto sempre alla stessa maniera, anche a distanza di tempo e con programmi e dispositivi differenti.

Chiarito ciò, suggerirei di non temporeggiare oltre e di cominciare immediatamente a darci da fare. Per cui, mettiti ben comodo e inizia subito a concentrarti sulla lettura di quanto riportato di seguito. Sono certo del fatto che, alla fine, sarai pronto ad affermare che in realtà convertire i PDF in PDF/A era un vero gioco da ragazzi. Che ne dici, scommettiamo?

Indice

Come convertire PDF in PDF/A gratis

Vorresti capire come convertire PDF in PDF/A gratis dal tuo computer? Allora prosegui pure nella lettura. Qui sotto, infatti, trovi indicati i software per Windows, macOS e Linux che puoi utilizzare per riuscirci. Sono tutti semplicissimi da impiegare, non temere.

Convertire PDF in PDF/A con LibreOffice

LibreOffice PDF/A

Se hai la necessità di convertire PDF in PDF/A, ti suggerisco, tanto per cominciare, di ricorrere all’uso di LibreOffice. Non ne hai mai sentito parlare? Molto male, ma rimediamo subito!

Si tratta di una suite per la produttività di natura open source e definita da molti come la migliore alternativa gratuita a Microsoft Office (di cui ti parlerò più in là, nel capitolo su Word). È disponibile per sistemi operativi Windows, macOS e Linux e ha il pregio di essere compatibile con tutti i principali formati di file di Office, ma soprattutto con PDF e PDF/A, sia in lettura che in scrittura.

Per scaricare LibreOffice sul tuo computer, visita il relativo sito Web e fai clic sul pulsante Scaricate la versione xx. Se utilizzi un Mac, devi cliccare anche sul bottone Interfaccia utente tradotta, che permette di scaricare il pacchetto di traduzione per avere LibreOffice in Italiano (non necessario per la versione Windows della suite, che viene fornita direttamente in lingua italiana).

A download completato, apri l’eseguibile ottenuto e segui le indicazioni a schermo per completare l’installazione del programma. Per maggiori dettagli, leggi la mia guida su come scaricare LibreOffice.

Al termine dell’installazione, provvedi ad avviare LibreOffice sul tuo computer, selezionando il relativo collegamento che trovi nel menu Start di Windows oppure nel Launchpad di macOS e, una volta visualizzata la finestra principale del programma, premi sulla voce Apri file collocata a sinistra; seleziona poi il documento in formato PDF che intendi convertire in PDF/A e attendi che questo risulti visibile sullo schermo.

In seguito, fai clic sul menu File, in alto a sinistra, e seleziona le opzioni Esporta come e Esporta nel formato PDF. Nella nuova finestra che compare, assicurati che risulti selezionata la scheda Generale (altrimenti provvedi tu), spunta la casella collocata accanto alla voce Archivio PDF/A -1a (ISO 19005- 1) e premi sul pulsante Esporta.

Infine, indica la posizione in cui vuoi salvare il file una volta ultimata la procedura per convertire PDF in PDF/A e premi sul pulsante Salva. Facile, vero?

Convertire PDF in PDF/A con Acrobat

Adobe Acrobat Pro DC

Un altro strumento che puoi usare per convertire PDF in PDF/A sul tuo computer è Adobe Acrobat Pro DC. Si tratta di un software di casa Adobe (l’azienda che ha sviluppato il formato PDF) tramite cui è possibile visualizzare ed editare i file PDF in vari modi. È disponibile sia per Windows che per macOS ed è a pagamento (ha un costo base pari a 18,29 euro/mese), ma può essere provato gratis e senza limitazioni per 7 giorni.

Per scaricare e installare il programma sul tuo computer, visita il relativo sito Internet e fai clic sul pulsante Prova 7 giorni. Provvedi, dunque, ad attivare la trial immettendo l’indirizzo email del tuo ID Adobe nel campo di testo a sinistra (se non possiedi ancora un account Adobe, puoi crearne uno al momento, seguendo le istruzioni sullo schermo schermo), facendo clic sul bottone Continua, digitando la relativa password e fornendo i dati richiesti relativi al pagamento.

Aspetta, poi, che il download del software venga portato a termine e procedi con la sua installazione seguendo le istruzioni che ti ho fornito nella mia guida sull’argomento. Successivamente, avvia il programma, selezionando il relativo collegamento presente nel menu Start di Windows o nel Launchpad di macOS e, una volta visualizzata la finestra di Adobe Acrobat Pro DC sullo schermo, apri il PDF che ti interessa trasformare in PDF/A, facendo prima clic sul menu File, in alto a sinistra, e poi sulla voce Apri presente in quest’ultimo.

Una volta visualizzato il file, seleziona la scheda Strumenti che si trova in alto, fai clic sul pulsante Mostra altri, individua lo strumento Standard PDF, fai clic sul pulsante a forma di freccia presente sotto di esso e scegli la voce Apri dal menu che compare. Scegli poi l’opzione Salva come PDF/A che trovi nella barra laterale di destra e, nella nuova finestra che compare sullo schermo, indica il nome e la posizione che vuoi assegnare al file di output.

Per finire, fai clic sul bottone Salva, per salvare il PDF/A finale. Se vuoi, puoi anche regolare le impostazioni relative all’esportazione in PDF/A, facendo preventivamente clic sul pulsante Impostazioni e intervenendo sui parametri presenti nella nuova finestra che compare. Ad esempio, puoi selezionare un profilo di conversione in PDF/A diverso da quello predefinito, puoi scegliere di convertire tutte le pagine che compongono il PDF in immagini e definire la relative risoluzione ecc.

Convertire PDF in PDF/A con Word

Word PDF/A

Per convertire PDF in PDF/A puoi altresì avvalerti di Word, il celebre programma di videoscrittura di casa Microsoft disponibile sia per Windows che per macOS.

Word è compreso nel pacchetto Office, che è disponibile sia nella classica versione “pacchettizzata” con acquisto una tantum che in versione in abbonamento: in quest’ultimo caso prende il nome di Microsoft 365, ha prezzi a partire da 7 euro/mese e si può provare gratis per 30 giorni senza obbligo di rinnovo. Inoltre, Word è disponibile come applicazione stand-alone sul Microsoft Store di Windows 10 al costo di 135 euro.

Per procedere con il download della versione di prova di Office, e quindi di Word, recati sul sito Internet di Microsoft 365, seleziona il collegamento Prova gratis per 1 mese che trovi in corrispondenza della colonna Microsoft 365 Family, premi sul bottone Provalo gratis per 1 mese e prosegui in base alle istruzioni che ti ho fornito nella mia guida su come scaricare Office gratis.

Successivamente, avvia Word, selezionando il relativo collegamento che trovi nel menu Start di Windows o nel Launchpad di macOS. Una volta visualizzata la sua finestra principale, apri il PDF che intendi convertire, facendo clic sulla voce Apri presente nel menu laterale.

Quando vedi comparire l’avviso sullo schermo indicante il fatto che il file verrà convertito in un documento Word modificabile, fai clic sul pulsante OK. Successivamente, clicca sul menu File, in alto a sinistra, quindi sulla voce Esporta e premi sul bottone Crea PDF / XPS che trovi a destra.

Nell’ulteriore finestra che vedi comparire, seleziona la voce PDF dal menu a tendina Salva come, dopodiché fai clic sul bottone Opzioni situato in basso, apponi un segno di spunta sulla casella posta accanto all’opzione Conforme a PDF/A e premi sul pulsante OK.

Per concludere, indica la posizione in cui vuoi salvare il documento trasformato in PDF/A e il nome che desideri assegnargli e clicca sul bottone Pubblica, per avviarne l’esportazione.

Come convertire PDF in PDF/A online

Non vuoi o non puoi scaricare nuovi programmi sul tuo computer e ti piacerebbe capire se è possibile convertire PDF in PDF/A online? Ma certo che sì! Per riuscirci, ti basta usare degli appositi servizi Web, come quelli che trovi segnalati qui di seguito.

Ti faccio notare che puoi servirtene non solo da computer (da qualsiasi sistema operativo) ma anche da smartphone e tablet, tramite il browser che di solito impieghi per navigare online dai tuoi dispositivi.

DocuPub

DocuPub

Un ottimo strumento online per convertire PDF in PDF/A che puoi prendere in considerazione è DocuPub. È facilissimo da usare e permette di convertire i file PDF che gli vengono dati “in pasto” in vari formati e di interagire con essi anche comprimendoli, unendoli e ridimensionandoli. È gratis e non richiede registrazione per essere impiegato. L’unica cosa di cui occorre tener conto è che permette di caricare file aventi una dimensione massima di 24 MB. Da notare che non fornisce informazioni riguardo la conservazione e la cancellazione dei file in seguito all’upload.

Per usufruire del servizio, provvedi in primo luogo a collegarti alla relativa home page e a selezionare l’opzione PDF/A dal menu a tendina collocato sotto la voce Output format. Dopodiché lascia pure invariata l’opzione impostata tramite il menu a tendina Output Intent e fai clic sul bottone collocato sotto la voce Select the File to convert, per selezionare il documento in formato PDF che intendi convertire.

In seguito, utilizza il menu a tendina collocato sotto la voce Delivery Method per indicare se, una volta convertito, intendi scaricare il file direttamente dalla finestra del browser (Wait for conversioni in browser) oppure se preferisci che ti venga inviato il tutto tramite messaggio di posta elettronica all’indirizzo email che ti verrà chiesto di specificare (Email me a link to the document).

Per finire, premi sul pulsante Upload & Convert che risulta collocato in basso e attendi che la procedura di conversione venga portata a termine. Successivamente, se avevi scelto il scaricare il documento convertito direttamente dalla finestra del browser, fai clic sul collegamento con il nome del file, mentre se avevi scelto di ricevere il file convertito tramite email riceverai un messaggio di posta elettronica avente come mittente DocuPub e contenente le istruzioni per effettuare il download.

iLovePDF

iLovePDF

Un altro ottimo servizio Web a cui puoi affidarti per convertire PDF in PDF/A è iLovePDF. Consente di intervenire sui documenti nel formato in questione in vari modi, anche convertendoli. Costa 6 euro/mese.

Per utilizzare iLovePDF, visita la relativa pagina Web, clicca sul pulsante Seleziona PDF file e preleva i PDF dal tuo computer. Puoi scegliere di caricare il documento anche dal tuo account Google Drive o Dropbox, facendo clic sui pulsanti appositi. In alternativa, puoi trascinare i PDF da unire direttamente nella finestra del browser.

Successivamente, imposta il livello di conformità del documento tramite il menu a tendina Imposta il livello di conformità PDF/A collocato a destra (se non hai esigenze particolari, puoi lasciare selezionate le impostazioni predefinite) e fai clic sul bottone Converti in PDF/A.

Attendi quindi che la procedura di conversione venga portata a termine, dopodiché il documento di output verrà scaricato in automatico sul computer. Se questo non accade, puoi forzare il download premendo sul pulsante Scarica il file. Puoi anche decidere di salvare il file finale su Google Drive o Dropbox. oppure di condividerlo via URL, semplicemente facendo clic sui bottoni preposti.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.