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Come trasformare PDF in PDF/A

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Un collega di lavoro ti ha appena chiesto di inviargli alcuni file PDF provvedendo però prima a convertirli nel formato PDF/A. Tu, però, non hai la più pallida idea di cosa abbia voluto dire, vero? Beh, date le circostanze, ti darò una mano io: nelle seguenti righe, infatti, andrò a spiegarti a quali risorse è bene rivolgersi per riuscire, appunto, a trasformare PDF in PDF/A e che cosa bisogna fare per poterne usufruire al meglio.

Prima di entrare nel vivo della questione mi sembra però doveroso schiarirti le idee in merito alla tipologia di file in oggetto. Il formato PDF/A rappresenta una specifica variante dei “classici” PDF pensata innanzitutto per l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici. Il formato in questione fornisce dunque la garanzia che il documento di riferimento sarà visualizzato e riprodotto sempre alla stessa maniera anche a distanza di tempo e con programmi e dispositivi differenti, sia per chi lo riceve che per chi lo conserva.

Fatta chiarezza al riguardo, se sei effettivamente interessato a saperne di più, ti suggerisco di prenderti qualche minuto di tempo libero, di metterti bello comodo e di concentrarti sulla lettura di tutto quanto riportato qui sotto. Sono sicuro che alla fine sarai pronto ad affermare che in realtà era un vero e proprio gioco da ragazzi. Are you ready?

Indice

Programmi per trasformare PDF in PDF/A

Hai bisogno di trasformare PDF in PDF/A e vorresti sapere quali sono i migliori programmi presenti su piazza adatti allo scopo? Allora metti subito alla prova gli strumenti ad hoc che ho provveduto a segnalarti qui di seguito. Ce ne son sia per Windows che per macOS e Linux e sono tutti gratis.

OpenOffice (Windows/macOS/Linux)

Come trasformare PDF in PDF/A

Il primo tra i programmi che può far comodo per convertire PDF in PDF/A è OpenOffice. Non ne hai mai sentito parlare? Strano, è molto famoso. Ad ogni modo non c’è problema, rimediamo all’istante: si tratta di una suite per la produttività open source che si può scaricare e utilizzare gratuitamente e rappresenta una delle migliori alternative free a Microsoft Office. È compatibile con Windows e macOS (oltre che con Linux) e consente di fare quasi tutto quello che si può fare con i celeberrimi software di casa Redmond oltre che, ovviamente, convertire i file PDF in PDF/A.

Per scaricare OpenOffice sul tuo computer, collegati al sito Internet ufficiale della suite e fai clic prima sul collegamento download e sul pulsante Scarica versione completa (consigliato), accertandoti prima del fatto che nei menu a tendina sottostanti la voce Selezionare sistema operativo, lingua e versione: risulti selezionato il sistema operativo in uso sul tuo computer, la tua lingua (presumibilmente l’italiano) e l’ultima versione della suite (altrimenti provvedi tu a scegliere le opzioni corrette).

Una volta avviata e completata la procedura di download di OpenOffice sul tuo computer, se stai usando Windows, apri il file .exe ottenuto e clicca sul pulsante Si nella finestra che si apre sul desktop. Clicca poi sui pulsanti Avanti e Installa e attendi che vengano estratti tutti i file necessari all’installazione del programma sul computer. Porta a termine il setup pigiando sui bottoni Avanti (per tre volte di fila), Installa e Fine.

Avvia, dunque, il programma facendo doppio clic sul collegamento che è stato aggiunto sul desktop oppure su quello che trovi nel menu Start e salta la schermata di benvenuto facendo clic sul pulsante Avanti. Se vuoi che il tuo nome venga incluso nelle proprietà dei documenti che andrai a generare, compila il modulo che ti viene proposto digitando i tuoi dati personali, dopodiché premi sul pulsante Fine.

Se, invece, stai usando macOS, apri il pacchetto .dmg ricavato e trascina l’icona di OpenOffice nella cartella Applicazioni del Mac. Successivamente, fai clic destro su di essa e seleziona la voce Apri dal menu che si apre (operazione necessaria solo la prima volta che avvii il software a causa del sistema di protezione presente in macOS, il quale blocca l’esecuzione delle applicazioni che non vengono scaricate dal Mac App Store).

Una volta visualizzata la finestra di configurazione di OpenOffice, clicca sul bottone Avanti, compila il modulo con i tuoi dati personali (se vuoi che il tuo nome venga incluso tra i metadati dei documenti che andrai a generare) e clicca sul pulsante Fine.

Adesso, a prescindere dal sistema operativo impiegato, clicca sul pulsante Apri situato nella parte in basso a sinistra della finestra principale del programma e seleziona il file PDF che intendi trasformare in PDF/A. In seguito, fai clic sulla voce File che risulta collocata in alto a sinistra e seleziona l’opzione Esporta nel formato PDF dal menu visualizzato.

Nella nuova finestra che si apre, seleziona la scheda Generale, individua la sezione Generale e spunta la casella collocata accanto alla voce Archivio PDF/A-1a, dopodiché pigia sul pulsante Esporta. Per concludere, indica la posizione in cui desideri salvare il file finale e il nome che vuoi assegnargli e clicca sul pulsante Salva. Ecco fatto!

LibreOffice (Windows/macOS/Linux)

Come trasformare PDF in PDF/A

LibreOffice rappresenta un’altra ottima soluzione alternativa, gratuita e open source alla suite d’ufficio Microsoft Office: si tratta di un progetto nato da una “costola” del summenzionato OpenOffice e lo si trova preinstallato su molte distro Linux. Funziona anche su Windows e macOS e ho scelto di palartene in questo mio tutorial in quanto integra una funzione utile proprio per lo scopo in questione.

Per servirtene, collegati al sito Internet del programma e fai clic sul pulsante Scaricate la versione x.x.x, in modo tale da avviare il download del software sul computer. Se stai usando un Mac, pigia anche sul bottone Interfaccia utente tradotta, in modo da scaricare sia il pacchetto d’installazione del programma che il pacchetto tramite il quale tradurne l’interfaccia in lingua italiana.

A download ultimato, se stai usando Windows, apri il file .msi che hai ottenuto e segui la procedura guidata che ti viene proposta: fai clic sul pulsante Avanti per due volte consecutive, su quello Installa e poi sui bottoni e Fine.

Se, invece, stai usando macOS, apri il primo pacchetto .dmg ottenuto, trascina l’icona di LibreOffice nella cartella Applicazioni del computer, fai clic destro su di essa e seleziona la voce Apri dal menu che si apre, in modo tale da andare ad aggirare le restrizioni applicate da Apple nei confronti dei software provenienti da sviluppatori non certificati (operazione che va effettuata solo al primo avvio).

Adesso, chiudi la finestra del programma che intanto è comparsa sullo schermo, apri il pacchetto .dmg per la traduzione in italiano dell’interfaccia scaricato in precedenza, fai clic destro sull’icona di LibreOffice Language Pack, seleziona la voce Apri dal menu che si apre e fai clic sui pulsanti Apri e Installa e OK. Ecco fatto! Adesso puoi finalmente riavviare LibreOffice facendo clic sulla relativa icona che trovi nel Launchpad.

Adesso che, a prescindere dal sistema operativo, visualizzi la finestra di LibreOffice sullo schermo, clicca sulla voce Apri file in alto a sinistra e seleziona il file PDF relativamente al quale desideri andare ad agire. Dopodiché richiama il menu File, seleziona l’opzione Esporta nel formato PDF e, nella finestra che si apre, assicurati che risulti selezionata la scheda Generale (altrimenti provvedi tu) e spunta l’opzione Archivio PDF/A-1a (ISO 19005-1) sulla destra.

Per concludere, pigia sul pulsante Esporta situato in basso a destra, indica il nome che vuoi assegnare al file finale e la posizione sul tuo computer in cui intendi salvarlo e pigia sul bottone Salva.

PDFelement (Windows/macOS)

Come trasformare PDF in PDF/A

Un altro strumento che hai dalla tua per riuscire a trasformare i file PDF “classici” in documenti PDF/A è PDFelement. Trattasi di un software fruibile sia su Windows che su macOS che permette di visualizzare i file in formato PDF e di apportarvi modifiche di vario genere, conversione compresa, grazie ai tanti strumenti e alle tante funzioni integrate. È gratis ma applica un watermark ai documenti salvati e impone altre piccole limitazioni che si possono aggirare passando alla versione a pagamento (avente un prezzo base pari a 99,95 $).

Per scaricare il programma sul tu computer, collegati al sito Internet ufficiale dello stesso, fai clic sul pulsante Try Free. Compila il modulo che ti viene proposto fornendo i dati richiesti e fai clic sul pulsante Try PDFelement Free.

A scaricamento completato, se stai usando Windows apri il file .exe appena ottenuto e, nella finestra che vedi comparire sul desktop, clicca sui pulsanti SiInstall e Start Now.

Se, invece, stai usando macOS, apri il pacchetto .dmg ottenuto, premi sul bottone Accetto nella finestra che si apre e trascina l’icona del programma nella cartella Applicazioni del computer. Facci poi clic destro sopra e seleziona l’opzione Apri per due volte consecutive, in modo tale da andare ad andare ad aprire il programma aggirando però le limitazioni di Apple verso gli sviluppatori non autorizzati (operazione che va effettuata solo al primo avvio).

Adesso che visualizzi la finestra del programma sullo schermo, fai clic sul pulsante Apri File a sinistra e seleziona il PDF su cui vuoi andare a intervenire. Successivamente, clicca sul menu File in alto a sinistra, seleziona la voce Converti (sempre a sinistra) e quella Altri formati PDF (a destra).

Per concludere, fai clic sulla dicitura PDF/A-2b che si trova a destra, pigia sul pulsante Converti, indica il nome che vuoi assegnare al file finale e la posizione sul tuo computer in cui desideri salvarlo e pigia sul pulsante Salva. Fatto!

PDFCreator (Windows)

Come trasformare PDF in PDF/A

Un ulteriore ottimo tool al quale puoi rivolgerti per convertire i documenti in PDF nel formato PDF/A è PDFCreator. Si tratta di un software per soli sistemi operativi Windows che funge da stampante virtuale per i PDF e che, tra le varie funzioni offerte, ne integra anche una che consente di creare file PDF/A partendo da documenti in PDF, sfruttando un qualsiasi altro programma che offra la funzione di stampa. Nella sua versione base è gratis, ma eventualmente è disponibile in alcune varianti a pagamento (con prezzi a partire da 8,36/euro anno) comprensive di funzionalità extra.

Per usarlo, provvedi in primo luogo a collegarti al sito Internet del programma e fare clic sul pulsante Download posto al centro. Nella nuova pagina che si apre, clicca sul bottone Download che trovi sotto la dicitura PDFCreator Free.

Successivamente, apri il file .exe ottenuto e fai clic sul pulsante Si nella finestra che compare sul desktop. Pigia poi sul bottone OK per confermare l’uso della lingua italiana e sui pulsanti Avanti e Installa. Per concludere, premi sul bottone Skip per rifiutare l’installazione di eventuali programmi extra non utili e su quello Fine.

A questo punto, apri il documento PDF relativamente al quale ti interessa andare ad agire usando il visualizzatore che impieghi di solito sul tuo PC e richiama il comando per la stampa (solitamente basta accedere al menu File > Stampa oppure fare clic sul pulsante con la stampante ma i menu, le voci e i comandi possono differire a seconda del programma usato).

Nella nuova finestra che si apre, seleziona PDFCreator dall’elenco delle stampanti disponibili e clicca sul pulsante per procedere con la stampa. Mediante l’ulteriore finestra che si apre, digita un titolo per il tuo documento compilando il campo Nomefile (puoi anche lasciare quello già impostato), pigia sul menu sottostante la voce Profilo e seleziona l’opzione PDF/A (conservazione a lungo termine).

Se lo ritieni opportuno, compila i campi OggettoParola Chiave e Autore con le relative informazioni, dopodiché pigia sul pulsante Salva, specifica la posizione in cui desideri salvare il documento convertito e clicca ancora sul bottone Salva per finalizzare l’operazione.

Servizi online per trasformare PDF in PDF/A

Come trasformare PDF in PDF/A

Non vuoi o non puoi scaricare nuovi programmi sul tuo computer e ti piacerebbe capire se esiste qualche servizio online per trasformare PDF in PDF/A agendo direttamente dal browser? Allora non posso far altro se non consigliarti di mettere alla prova è DocuPUB: si tratta di un semplice servizio Web totalmente gratuito che consente di convertire i documenti PDF (oltre che i file Word, Excel ecc.) in svariati formati differenti e direttamente e comodamente da qualsiasi navigatore e sistema operativo. Da notare che tutti i file caricati vengono eliminati completamente dai server del servizio nel giro di breve tempo.

Per usare PDF Converter, il primo fondamentale passo che devi compiere è quello di vistare la pagina Web principale del servizio e selezionare l’opzione PDF/A dal menu a tendina Output format. A questo punto, fai clic sul pulsante Scegli file/Apri file e seleziona il documento PDF presente sul tuo computer relativamente al quale ti interessa andare ad agire. Per concludere, pigia sul bottone Upload & Convert.

Una volta portata a termine la procedura di upload e di conversione del documento, potrai scaricare il file sul tuo PC facendo clic sul relativo titolo. Se non hai modificato le impostazioni predefinite del browser, il file verrà salvato nella cartella Download del computer.

Se, invece, che scaricare direttamente il file convertito preferisci ricevere una email con il link per effettuare il download, prima di fare clic sul pulsante per la conversione, seleziona l’opzione Email me a link to the document dal menu a tendina Delivery Method e procedi in maniera analoga a come ti ho indicato poc’anzi.