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Come trasformare PDF in PDF/A

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Un collega di lavoro ti ha appena chiesto di inviargli alcuni file PDF previa conversione in formato PDF/A ma non hai la più pallida idea di cosa abbia voluto dire? Se è esattamente questa, o quasi, la situazione nella quale ti ritrovi sicuramente sarai ben felice di sapere che puoi contare su di me. Nelle seguenti righe andrò infatti a spiegarti quali risorse è possibile utilizzare per trasformare PDF in PDF/A e che cosa bisogna fare per potersene servire.

Priam di indicarti come trasformare PDF in PDF/A è bene però che tu capisca di che cosa stiamo parlando.Devi sapere che il formato PDF/A rappresenta una tipologia specifica di PDF pensata innanzitutto per l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici. Il formato PDF/A fornisce dunque la garanzia sia a chi lo riceve sia a chi lo conserva che il documento in oggetto sarà visualizzato e riprodotto sempre alla stessa maniera anche a distanza di tempo e con programmi e dispositivi differenti.

Fatta chiarezza a riguardo se sei quindi interessato a sapere come trasformare PDF in PDF/A ti suggerisco di prenderti qualche minuto di tempo libero, di metterti ben comodo e di concentrarti sulla lettura delle seguenti righe. Scommettiamo che alla fine sarai pronto a gridare ai quattro venti che era un vero gioco da ragazzi?

PDFCreator

Se è tua intenzione trasformare PDF in PDF/A ti suggerisco di ricorrere all’impiego di PDFCreator. Si tratta di un’apposito software gratuito per sistemi operativi Windows che consente di creare file PDF/A da documenti in PDF sfruttando un qualsiasi altro programma che abbia la funzione Stampa.

Se vuoi trasformare PDF in PDF/A con PDFCreator la prima cosa che devi fare è quindi quella di cliccare qui per collegarti alla pagina di download del software. Successivamente fai clic sul pulsante Download di colore rosso.

Attendi ora il download del software venga avviato e portato a termine dopodiché fai doppio clic sul file che è stato appena scaricato sul tuo computer. Pigia poi su Esegui nella finestra visualizzata dopodiché clicca su Si. Successivamente pigia su OK per avviare la procedura guidata di installazione. Adesso clicca sul pulsante Avanti >, aggiungi il segno di spunta acanto alla voce Accetto i termini del contratto di licenza, fai clic su Avanti >, clicca ancora su Avanti > e poi pigia sul pulsante Installa.

Sappi che, così come spesso accade quando si utilizzando dei software gratuiti, anche PDFCreator cercherà di installare sul tuo computer programmi extra. Se non vuoi avere nulla a che fare con questi programmi togli il segno di spunta dalle voci presenti nella finestra che andrà ad aprirsi dopo aver fatto clic su Installa e poi pigia su Next >.

Ultimata la procedura di installazione pigia su Fine e poi fai doppio clic sul file PDF che vuoi convertire in PDF/A in modo tale che venga aperto con il programma predefinito sul tuo computer.

Successivamente pigia sulla voce File presente nella finestra del programma, pigia su Stampa… e dall’elenco delle stampanti disponibili seleziona PDFCreator. Clicca poi sul pulsante Stampa oppure su OK.

Screenshot di PDFCreator

Nella nuova finestra che a questo punto ti verrà mostrata digita un titolo per il tuo documento compilando il campo Titolo e poi pigia sul menu sottostante la voce Profilo e seleziona PDF/A (conservazione a lungo termine). Se lo ritieni opportuno compila i campi OggettoParola Chiave e Autore dopodiché pigia sul pulsante Salva, specifica la posizione in cui desideri salvare il documento convertito e poi fai clic su Salva.

Screenshot di PDFCreator

PDF Converter

Se è tua intenzione trasformare PDF in PDF/A ma preferisci evitare l’installazione di nuovi programmi sul tuo computer ti suggerisco di ricorrere all’impiego di PDF Converter. Si tratta di un semplice servizio online totalmente gratuito che consente di convertire i file PDF in svariati formati differenti ed agendo direttamente e comodamente da qualsiasi browser Web.

Per trasformare PDF in PDF/A con PDF Converter la prima cosa che devi fare è quindi quella di cliccare qui in modo tale da poterti subito collegare alla pagina Web principale del servizio. Successivamente fai clic sul pulsante blu Select file e seleziona il documento PDF archiviato sul tuo computer che vuoi trasformare. Se invece vuoi trasformare PDF in PDF/A agendo su un file presente online pigia sulla voce url e compila il modulo visualizzato a schermo digitando il link di riferimento del documento.

Se lo desideri compila il campo sottostante la voce E-mail converte file to:digitando il tuo indirizzo di posta elettronica. Compilando questo campo al termine della procedura di conversione riceverai una mail contente una copia del file PDF convertito nel formato PDF/A.

Seleziona adesso la voce PDF ARCHIVE (pdfa) dal menu a tendina presente sotto la voce Convert to: dopodiché fai clic sul pulsante di colore blu Convert.

Screenshot di PDF Converter

Attendi quindi qualche istante in modo tale che la procedura di conversione venga porta a termine dopodiché fai clic sul pulsante di colore verde Download per scaricare subito sul tuo computer il file in formato PDF che è stato trasformato in PDF/A. Pigiando sulla freccia rivolta verso il basso collocata accanto al pulsante Download puoi anche scegliere di salvare il file appena convertito su Google Docs.

OpenOffice

Un’altra ottima soluzione per poter trasformare PDF in PDF/A è poi quella di ricorrere all’impiego di OpneOffice. Come dici? Non ne hai mai sentito parlare? Beh, rimediamo subito. OpenOffice è una suite per la produttività open source che si può scaricare e utilizzare gratuitamente. OpenOffice rappresenta quindi una delle migliori alternative free a Microsoft Office. La suite è compatibile con Windows, Mac OS X e anche Linux e consente di fare quasi tutto quello che si può fare con i celeberrimi software di casa Microsoft.

Per scaricare OpenOffice sul tuo computer clicca qui per collegarti al sito Internet ufficiale della suite e poi fa clic prima sulla voce download e poi sul pulsante Scarica versione completa (consigliato). Prima di fare clic sul pulsante accertati del fatto che nei menu a tendina sottostanti la voce Selezionare sistema operativo, lingua e versione: risulti selezionato il sistema operativo in uso sul tuo computer, la tua lingua (presumibilmente l’italiano) e l’ultima versione della suite. In caso contrario provvedi a selezionare le voci corrette.

Screenshot di OpenOffice su Windows

Una volta avviata la procedura di download di OpenOffice sul tuo computer attendi che venga porta a termine dopodiché apri il pacchetto di installazione di OpenOffice e clicca prima su e poi su Avanti e Decomprimi per estrarre tutti i file necessari all’installazione della suite sul tuo desktop. Ad operazione completata clicca sul pulsante Avanti per tre volte consecutive e concludi il setup di OpenOffice pigiando prima su Installa e poi su Fine. Se utilizzi un Mac, apri il pacchetto dmg che contiene OpenOffice e poi trascina l’icona della suite nella cartella Applicazioni di OS X.

Screenshot di OpenOffice su Windows

Successivamente clicca sull’icona di OpenOffice che è stata aggiunta alla scrivania del tuo computer, attendi qualche istante affinché ti venga mostrata la finestra del programma e poi pigia prima sulla voce File collocata in alto a sinistra e poi su sul pulsante Apri…. Seleziona ora il documento in formato PDF che intendi trasformare in PDF/A ed attendi che questo risulti visibile nella finestra di OpenOffice.

Successivamente fai clic sulla voce File che risulta collocata in alto a sinistra e seleziona Esporta nel formato PDF… dal menu visualizzato. Nella nuova finestra visualizzata seleziona la scheda Generale, porta il cursore in corrispondenza della sezione Generale e spunta la casella collocata accanto alla voce Archivio PDF/A-1a dopodiché pigia sul pulsante Esporta.

Screenshot di OpenOffice su Windows

Per portare a termine la procedura indica la posizione in cui desideri salvare il file una volta ultimata la procedura mediante cui trasformare PDF in PDF/A e poi clicca sul pulsante Salva.

Se necessiti di ulteriori dettagli riguardo il funzionamento e l’uso di OpenOffice ti suggerisco di consultare la mia guida su come scaricare OpenOffice.