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Convertire file Excel in PDF

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Hai realizzato una fattura, una nota spese o un catalogo di prodotti in Excel e, dovendo distribuire il documento in pubblico, vorresti facilitarne la consultazione trasformandolo in un file PDF? Bene, è semplicissimo. Esistono così tante soluzioni per convertire file Excel in PDF che hai solo l’imbarazzo della scelta!

Che tu ci creda o no, puoi convertire i tuoi fogli di calcolo in PDF direttamente online (dal browser, senza installare programmi sul PC), con programmi che molto probabilmente hai già installato sul computer oppure con applicazioni che si possono scaricare gratuitamente da Internet. Utilizzi un Mac? Il tuo PC non è recentissimo e non hai l’ultima versione di Office a tua disposizione? Nessun problema, come ti ho già detto ci sono soluzioni adatte a ogni piattaforma e a ogni tipo di situazione.

Se vuoi saperne di più, non perdere più tempo e mettiti subito all’opera. Qui sotto trovi una lista di soluzioni online e offline che ti consentiranno di convertire qualsiasi file XLS o XLSX in un documento PDF compatibile con tutti i software e tutti i device. Buona lettura e buon divertimento!

Convertire file Excel in PDF online

Cominciamo con una serie di soluzioni che permettono di convertire file Excel in PDF online. Si tratta di soluzioni estremamente comode (non richiedono registrazioni e funzionano da tutti i principali browser Web) ma hanno qualche limitazione riguardante il numero e il peso dei documenti che si possono elaborare.

Quanto alla privacy, non ci dovrebbero essere grossi problemi. Tutti i servizi online che sto per consigliarti cancellano i file caricati sui loro server entro qualche ora dall’upload. Tuttavia io ti sconsiglio di utilizzare soluzioni di questo genere – e più in generale soluzioni su cui non hai un controllo diretto – per la conversione di documenti che contengono dati sensibili (es. numeri di carte di credito, informazioni personali e quant’altro).

SmallPDF

Uno dei modi più semplici e immediati per trasformare file Excel in PDF online è utilizzare servizi come SmallPDF, un convertitore all-in-one che permette di convertire e modificare i file PDF in vari modi. Permette di fare tutto dal browser senza installare programmi o plugin sul computer. È compatibile con tutti i software di navigazione più diffusi (Chrome, Edge, Internet Explorer, Firefox, Safari) ed è completamente in italiano. La sua versione di base è gratuita ma limita l’elaborazione a un solo file alla volta e non consente di convertire più di due documenti all’ora.

Convertire file Excel in PDF

Spiegare il funzionamento di SmallPDF è quasi superfluo. Tutto quello che devi fare è collegarti alla pagina iniziale del servizio e trascinare il file di Excel da convertire in PDF all’interno del riquadro che si trova al centro dello schermo. Dopodiché devi attendere che l’upload del documento giunga a termine e cliccare sul pulsante Scarica il file per scaricare il documento finale.

CloudConvert

Se hai bisogno di convertire più di un file alla volta, ti consiglio di provare CloudConvert: un convertitore “universale” che permette di convertire tra loro una vasta gamma di file, tra cui i documenti di Office, i PDF, i video, le immagini, i file musicali e molto altro ancora. È gratis e non richiede registrazioni, ma il suo piano di base permette di effettuare fino a 10 conversioni al giorno con un massimo di 5 conversioni in contemporanea e 1GB di upload per conversione.

Convertire file Excel in PDF

Per utilizzare CloudConvert, collegati al servizio usando il link che ti ho appena fornito e trascina i documenti di Excel da convertire in PDF al centro della pagina. Dopodiché clicca sul pulsante Start conversion, attendi che i file vengano elaborati e scaricali in formato PDF sul tuo PC cliccando sul pulsante Download che compare accanto ai loro nomi.

Se vuoi creare un unico PDF dai file di Excel che hai importato in CloudConvert, clicca sul pulsante combine all into one che si trova in basso a destra e seleziona la voce pdf dal menu che compare. Dopodiché clicca su Start conversion, attendi che la conversione giunga al termine e pigia sul pulsante Download per scaricare il PDF ottenuto.

Programmi per convertire file Excel in PDF

Se preferisci convertire file Excel in PDF usando delle soluzioni offline, ecco delle applicazioni per Windows, macOS e Linux che dovrebbero fare al caso tuo.

Microsoft Excel (Windows/Mac)

Se hai installato una copia di Microsoft Office sul tuo PC (o sul tuo Mac), sappi che puoi convertire qualsiasi foglio di lavoro in PDF sfruttando una funzione inclusa “di serie” in tutte le applicazioni della suite, compreso Excel naturalmente.

Se utilizzi una versione di Office pari o successiva alla 2010, tutto quello che devi fare è aprire il documento di Excel da convertire in PDF, cliccare sul pulsante File che si trova in alto a sinistra e selezionare la voce Esporta > Crea documento PDF/XPS dal menu che si apre. Clicca quindi sul pulsante Crea PDF/XPS, assicurati che nel menu a tendina situato in fondo alla finestra sia selezionata l’opzione PDF e completa l’esportazione del documento scegliendo il nome da assegnare a quest’ultimo e la cartella in cui salvarlo.

Convertire file Excel in PDF

Se utilizzi Office 2007 la procedura che devi seguire è praticamente identica a quella appena illustrata ma per abilitare la funzione di esportazione in PDF devi installare un plugin gratuito disponibile sul sito Internet di Microsoft.

LibreOffice (Windows/Mac/Linux)

Usi un Mac? Sul tuo PC non c’è installato Microsoft Office? Tranquillo. Puoi affidarti a LibreOffice, una suite gratuita per la produttività che permette di creare fogli di calcolo, documenti di testo, presentazioni e – detta in parole povere – quasi tutto quello che si può ottenere con Microsoft Office. È compatibile con tutti i principali sistemi operativi (Windows, macOS e Linux), legge tutti i formati di file di Office e include una funzione per esportare documenti e fogli di calcolo in PDF.

Per scaricare LibreOffice sul tuo computer, collegati al suo sito Internet ufficiale e clicca sul pulsante Scaricate la versione x. Se utilizzi un Mac, clicca anche sul pulsante Interfaccia utente tradotta per scaricare il pacchetto di traduzione italiana della suite (che nella versione Windows è incluso “di serie”).

A download completato, apri il pacchetto d’installazione del software e segui la procedura guidata che ti viene proposta. Se sei su Windows devi cliccare su Esegui, poi su Avanti per due volte consecutive, Installa, e Fine.

Convertire file Excel in PDF

Se utilizzi un Mac, invece, devi trascinare l’icona di LibreOffice nella cartella Applicazioni di macOS e devi avviare il programma facendo click destro sulla sua icona e selezionando la voce Apri dal menu che compare.

Ad operazione completata, devi installare il pacchetto della lingua aprendo il pacchetto dmg che contiene quest’ultimo, facendo click destro sull’icona LibreOffice Language Pack, selezionando la voce Apri dal menu che compare e clicca sul pulsante Installa per due volte consecutive.

Convertire file Excel in PDF

Una volta completata la procedura d’installazione di LibreOffice, per trasformare un file di Excel in un file PDF con Calc (l’applicazione per i fogli di calcolo) non devi far altro che cliccare sul menu File e selezionare la voce Esporta nel formato PDF da quest’ultimo.

Convertire file Excel in PDF

Icecream PDF Converter (Windows)

Se hai bisogno di convertire più file XLS o XLS in PDF in serie, prova Icecream PDF Converter. Si tratta di un programma freemium per Windows che permette di convertire i file di Excel in PDF e viceversa in maniera molto semplice. Nella sua versione gratuita, il programma permette di convertire fino a 5 file in contemporanea e ogni file può essere composto da un numero massimo di 10 pagine. Per rimuovere questi limiti occorre acquistare la versione completa del software per 29,95 euro.

Per scaricare Icecream PDF Converter sul tuo PC, collegati al suo sito Internet ufficiale e clicca sul pulsante Scarica gratis. Dopodiché apri il pacchetto d’installazione del programma (pdf_converter_setup.exe) e clicca prima su Sì e poi su OK. Metti quindi il segno di spunta accanto alla voce Accetto i termini del contratto di licenza e porta a termine il setup ciccando prima su Avanti per tre volte consecutive e poi su Installa e Fine.

Convertire file Excel in PDF

A questo punto, avvia Icecream PDF Converter, clicca sul pulsante In PDF e trascina i file di Excel da trasformare in PDF nella finestra del programma. Ad operazione completata, clicca sul pulsante Converter che si trova in basso a destra e in men che non si dica otterrai i tuoi PDF.

Se vuoi unire i file di Excel che hai selezionato in un unico PDF, metti il segno di spunta accanto alla voce Unisci tutto in un file PDF e utilizza le frecce che si trovano di lato per disporre i documenti nell’ordine che più preferisci.

Convertire file Excel in PDF

Anteprima (Mac)

Se utilizzi un Mac, puoi convertire una serie di file XLS o XLSX in un unico PDF usando Anteprima: l’applicazione predefinita di macOS per la visualizzazione di foto e documenti di vario genere (fra cui quelli di Excel).

Per trasformare una serie di file XLS o XLSX in PDF con Anteprima, fai click destro sul primo documento che intendi inserire nel tuo PDF e seleziona la voce Apri con > Anteprima dal menu che compare. A questo punto, attiva la barra delle miniature in Anteprima selezionando l’apposita voce dal menu Vista (in alto) e trascina gli altri file di Excel che vuoi convertire in PDF nella barra laterale dell’applicazione.

Convertire file Excel in PDF

Ad operazione completata, usa il mouse per disporre i file XLX e XLSX nell’ordine che più preferisci (cioè l’ordine che vuoi mantenere nel PDF di output) e richiama il comando di Stampa dal menu File che si trova in alto.

Nella finestra che si apre, seleziona la voce Salva come PDF dal menu a tendina che si trova in basso a sinistra, digita il nome che vuoi assegnare al PDF, seleziona la cartella in cui vuoi salvarlo e clicca sul pulsante Salva per avviare la creazione del documento.