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Convertire file Excel in PDF

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Hai realizzato una fattura, una nota spese o un catalogo di prodotti in Excel e ora desideri distribuire questo documento in un formato più fruibile e non facilmente alterabile come quello PDF. Bene, se le cose stanno così, si tratta di un gioco da ragazzi. Per fortuna, esistono così tante soluzioni per convertire file Excel in PDF che hai solo l'imbarazzo della scelta!

Che tu ci creda o no, puoi convertire i tuoi fogli di calcolo in PDF anche direttamente online (dal browser, senza installare programmi sul PC), oppure con programmi che molto probabilmente hai già installato sul tuo computer oppure con applicazioni per smartphone e tablet che si possono scaricare gratuitamente da Internet. Utilizzi un Mac? Il tuo PC non è recentissimo e non hai l'ultima versione di Microsoft Office a tua disposizione? Nessun problema, come ti ho già detto ci sono soluzioni adatte a ogni piattaforma e a ogni tipo di situazione.

Se vuoi saperne di più, mettiti bello comodo e continua in questa lettura. Qui sotto trovi una lista di diverse soluzioni che ti consentiranno di convertire qualsiasi file XLS o XLSX in un documento PDF compatibile con tutti i software e tutti i device. Interessante, vero? Allora ti auguro buona lettura e… buona conversione!

Indice

Convertire file Excel in PDF gratis

Comincio parlandoti di una serie di soluzioni che permettono di convertire file Excel in PDF da computer con sistema operativo Windows, ma che sono utilizzabili anche per convertire file Excel in PDF con Mac.

Tutte le soluzioni proposte a seguire sono valide per ottenere PDF di alta qualità, quindi non ti resta che provare quelle che più preferisci e individuare quella che più si adatta alle tue esigenze.

Convertire file Excel in PDF con stampante di sistema

Usare la stampante di sistema per convertire Excel in PDF

Sapevi che il tuo sistema operativo è molto probabilmente dotato anche di una stampante virtuale PDF? Proprio così, grazie a questa “stampante” è possibile mandare in stampa un qualsiasi documento in formato PDF, proprio come funzionerebbe un'esportazione o una conversione in questo formato.

Si tratta di una funzione che trovi preinstallata in tutti i computer con Windows 10 e Windows 11, utilizzabile esattamente come una stampante qualunque. Ti spiego subito come fare con un esempio pratico.

Per convertire un file Excel in PDF tramite la stampante virtuale di Windows 10/11, procedi per prima cosa aprendo il file da convertire con un programma per l'elaborazione dei fogli di calcolo, come Microsoft Excel (esattamente come apriresti il documento per lavorarci). Successivamente fai clic sul menu File posto in alto a sinistra. Da questo menu individua e seleziona il bottone Stampa, dunque clicca sul menu a tendina sotto la voce Stampante.

Dalla lista delle stampanti disponibili clicca su quella chiamata Salva come PDF, poi seleziona i parametri di stampa che desideri, tra cui anche la possibilità di convertire file Excel in PDF orizzontale semplicemente scegliendo l'orientamento panoramico del foglio e infine osserva il risultato di stampa direttamente dall'anteprima di stampa sulla destra.

Concluse le impostazioni/preferenze di stampa, clicca sul tasto Stampa per avviare la conversione e scegliere il percorso dove salvare il documento in PDF. Assegna anche un nome al file tramite l'apposito box di testo e clicca il bottone Salva. A questo punto non ti resta che aprire il file PDF come faresti normalmente e goderti il risultato della conversione!

E se il tuo computer ha installata una versione di Windows 7? In tal caso, nonostante non ci sia una soluzione preinstallata, puoi ricorrere comunque al download e l'installazione di un programma terze parti che “simula” una stampante di sistema in PDF. Scopri come fare nel mio tutorial sulla stampante virtuale PDF.

Passando invece al mondo Mac, anche qui di serie trovi installata una stampante virtuale, per cui puoi proseguire alla conversione del file Excel in PDF in modo simile a quanto visto su Windows.

PDF

Recati quindi nel menu File > Stampa o premi la combinazione cmd+p, premi sul menu a tendina in cui c'è scritto PDF, in basso, e seleziona la voce Salva come PDF dal menu che si apre. Maggiori info qui.

Convertire file Excel in PDF con Microsoft Excel

Convertire i file Excel con Microsoft Excel

Una soluzione altrettanto pratica per convertire file Excel in PDF è offerta direttamente dal programma di calcolo Microsoft Excel (che puoi scaricare gratis in versione di prova, se non lo hai già).

Una volta cavviato Excel, puoi proseguire alla conversione in PDF di qualsiasi file da esso supportato aprendolo direttamente e cliccando sul menu File. Prosegui cliccando sul pulsante Esporta posto nel menu laterale e clicca sulla voce Crea documento PDF/XPS per poi confermare la scelta con un clic sul pulsante accanto Crea PDF/XPS. Dalla schermata successiva scegli la cartella dove salvare il file PDF e assegnagli un nome tramite l'apposito box, quindi concludi la procedura con un clic sul tasto Pubblica.

La medesima funzione è disponibile anche dal seguente menu File > Salva come, selezionando poi la directory dove salvare e dal menu a tendina Salva come la voce PDF, confermando per finire con un clic sul tasto Salva.

Se utilizzi Office 2007 la procedura che devi seguire è praticamente identica a quella appena illustrata ma per abilitare la funzione di esportazione in PDF devi installare un plugin gratuito disponibile qui.

Convertire file Excel in PDF con LibreOffice

Usare LibreOffice Calc per convertire file Excel in PDF

Preferisci non installare sul tuo computer Microsoft Office? Tranquillo, anche in questo caso c'è un'alternativa, ed è pure gratuita e open source. Puoi infatti affidarti a LibreOffice, una suite a costo zero per la produttività che permette di creare fogli di calcolo, documenti di testo, presentazioni e — detta in parole povere — quasi tutto quello che si può ottenere con Microsoft Office.

È compatibile con tutti i principali sistemi operativi (Windows, macOS e Linux), legge tutti i formati di file di Office e include una funzione per esportare documenti e fogli di calcolo in formato PDF.

Scaricare LibreOffice sul tuo computer è semplicissimo. Puoi farlo in un batter d'occhio seguendo questa mia guida, dove ti parlo anche della procedura da Mac e della possibilità di scaricare l'Interfaccia utente tradotta in lingua italiana (nella versione Windows è inclusa "di serie).

Una volta completata la procedura d'installazione di LibreOffice, per trasformare un file di Excel in un file PDF con Calc (l'applicazione per i fogli di calcolo) non devi far altro che aprire il tuo file Excel con questo programma e cliccare sul menu File e selezionare la voce Esporta nel formato PDF. Puoi tranquillamente lasciare tutti i parametri di default e concludere il tutto con un clic sul tasto Esporta.

Questa soluzione tramite LibreOffice Calc è adatta anche a convertire file Excel in PDF editabile. Se sei interessato a scoprire come, ti suggerisco di consultare la mia guida come creare un PDF editabile.

Convertire file Excel in PDF con Adobe

Ricorrere ad Adobe DC per convertire file Excel in PDF

Un'ulteriore soluzione per convertire file Excel in formato PDF è offerta dal programma Adobe Acrobat. Nella sua versione gratuita chiamata Adobe Acrobat Reader è consentita la sola visualizzazione dei file PDF, però con la versione completa chiamata Adobe Pro DC è possibile fare qualsiasi operazione con i file PDF, quindi anche creare e convertire documenti Excel (perfino con la caratteristica di essere modificabili).

Il programma Acrobat è disponibile al prezzo di 18,29 euro/mese con vincolo annuale, 30,49 euro/mese senza vincolo, oppure con piano annuale prepagato per 218,36 euro/anno. In tutti i casi è prevista una versione di prova gratuita di sette giorni, ideale per farsi un'idea su tutta l'offerta di Adobe Pro.

Puoi procedere al download di questa versione e alla sottoscrizione di un abbonamento tramite questa pagina, mentre se vuoi avere maggiori dettagli sulle licenze disponibili e la procedura di download e installazione puoi consultare la mia guida al riguardo.

Con il programma installato sul tuo computer procedi aprendolo. Fatto ciò premi sul menu File e sulla voce Apri per navigare tra le cartelle di sistema fino a trovare e selezionare il file Excel da convertire.

Ora puoi procedere alla conversione cliccando la voce Strumenti. Prosegui cliccando il bottone Mostra altri, poi sulla voce Standard PDF e infine sul bottone a forma di freccia vicino la voce Apri. Concludi la procedura cliccando sulla scelta Salva come PDF/A dal menu laterale, per poi selezionare la cartella e assegnare un nome al file convertito. Per maggiori dettagli su come convertire PDF in PDF/A, leggi il mio tutorial dedicato.

Convertire file Excel in PDF gratis italiano online

Usare iLove PDF per convertire da Excel a PDF

Le soluzioni di cui ti parlo in questo capitolo riguardano i servizi Web per la conversione di file Excel in PDF, non richiedono alcun pagamento e sono inoltre tradotti in lingua italiana. In altre parole puoi servirti di questi servizi sia da computer che da tablet e smartphone, senza scaricare né installare software: ti basta caricare il file Excel nella pagina del servizio collegandoti col tuo browser Web e avviare la conversione.

Quanto alla privacy, non ci dovrebbero essere grossi problemi. Tutti i servizi online che sto per consigliarti cancellano i file caricati sui loro server entro qualche ora dall'upload. Tuttavia io ti sconsiglio di utilizzare soluzioni di questo genere — e più in generale soluzioni su cui non hai un controllo diretto — per la conversione di documenti che contengono dati sensibili (es. numeri di carte di credito, informazioni personali e quant'altro).

Il primo servizio che ti suggerisco è SmallPDF, raggiungibile presso il suo sito ufficiale. Si tratta di uno dei migliori disponibili, non solo perché è gratuito e in italiano, ma anche per la sua semplicità e il supporto a numerosi formati convertibili in PDF (e viceversa).

Quanto al suo utilizzo, la procedura è semplicissima. Dopo esserti collegato alla pagina che ti ho indicato, trascina il file Excel che vuoi convertire in PDF nell'area con scritto Rilascia file o carica, oppure clicca sul medesimo spazio per navigare tra le cartelle del tuo dispositivo e selezionare il file Excel da caricare.

L'elaborazione viene avviata automaticamente e al suo termine potrai vedere il risultato tramite lo strumento di anteprima/lettura del servizio. Procedi al download del tuo file convertito in PDF premendo sul bottone Scarica e decidi dove salvare e come chiamare il nuovo file.

La funzione Esporta accanto al bottone Salva serve invece a convertire il tuo file in ulteriori formati supportati dal servizio. Inoltre, puoi salvare il nuovo file direttamente sul tuo spazio cloud Google Drive e Dropbox premendo sui rispettivi bottoni del menu Salva.

Usare iLove PDF per convertire da Excel a PDF

Una delle più valide alternative a smallPDF è sicuramente iLove PDF. Se usi questo servizio ricorda soltanto che il limite di upload di file è di 15 file e 80 MB di peso. Questo limite può essere esteso registrandosi al sito (il che porta l'upload a 20 file e 100MB), oppure sottoscrivendo un abbonamento al prezzo di 3,99 euro/mese.

Puoi usare questo servizio collegandoti alla sua pagina ufficiale e selezionando la funzione Excel in PDF. Carica quindi il file premendo sul bottone Seleziona EXCEL file (oppure trascina direttamente il file Excel da convertire su questa pagina).

Se il tuo file Excel si trova su Google Drive o DropBox ricorri agli appositi pulsanti per accedere a questi servizi e carica i file sul sito di iLove PDF. Procedi premendo sul bottone Convertire in PDF Il file viene così convertito e scaricato automaticamente, nel caso però ciò non avvenisse puoi premere sul bottone Scarica PDF (o sul pulsante di uno degli strumenti/servizi di condivisione offerti dal sito), decidendo poi dove salvare il nuovo file.

Convertire file Excel in PDF su smartphone e tablet

Se intendi convertire dei file Excel in PDF dal tuo smartphone e tablet, devi sapere che questo è perfettamente possibile. Basta affidarsi allo strumento giusto.

Ti spiego squali sono e come fare sia che tu abbia un dispositivo Android che iOS/iPadOS nei prossimi due capitoli.

Convertire file Excel in PDF con Android

Convertire file Excel in PDF da dispositivi Android

Dal tuo smartphone Android (o tablet) puoi utilizzare una comoda stampante di sistema per esportare i file Excel in formato PDF, in maniera molto simile a quanto ti ho già spiegato qui.

Per provare subito questa funzione di stampante virtuale, apri qualsiasi documento Excel utilizzando l'app che preferisci e fai tap sulla funzione di Condividi per poi selezionare la voce che indica il comando di stampa. Per esempio, su Excel puoi premere sul bottone Condivisione, poi sul tasto Condividi come allegato, quindi scegli PDF.

In alternativa su Excel puoi usare la comoda funzione integrata Condividi come PDF. Come dici? Non hai ancora installato Excel sul tuo dispositivo? Tranquillo, scopri qui come fare. Una volta che hai installato l'app, la funzione di conversione è accessibile facendo tap sull'icona [⋮] e poi scegliendo la modalità di condivisione/salvataggio tra quelle proposte.

Prosegui quindi premendo sulla voce Salva in PDF (o Salva come PDF) dal menu di scelta della stampante e infine premi sul pulsante PDF posto in basso a destra per scegliere la posizione dove salvare la stampa virtuale in formato PDF.

Semplice vero? Allo stesso modo puoi anche stampare altri tipi di contenuti su file PDF, anche pagine Web. Per approfondire ti suggerisco questa lettura.

Convertire file Excel in PDF con iPhone

Convertire file Excel in PDF da iPhone e iPad

Esattamente come avviene per Android, anche iPhone e iPad ha una stampante virtuale inclusa nel software di sistema.

Ovviamente puoi anche procedere con la medesima modalità di cui ti ho parlato prima, ovvero con l'app Excel e la funzione integrata di esportazione in formato PDF. Se non avessi ancora esperienza con Excel su iPhone, qui ti spiego come fare, mentre a questa pagina ti parlo della versione per iPad.

Invece, per usare la stampante virtuale di iOS/iPadOS, dopo aver aperto il file con l'app che più preferisci, premi sull'icona della condivisione, poi seleziona la voce Crea PDF (o Stampa) e indica la posizione in cui salvare il nuovo documento in PDF.

Infine, ti segnalo che anche in questo caso puoi usare la funzione per “stampare in PDF” anche altri tipi di documento. Trovi in questa guida tutti i dettagli in merito.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.