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Come creare PDF editabile

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Vorresti creare un modulo in formato PDF completo di menu, pulsanti e campi di testo modificabili liberamente dagli utenti? Nessun problema. Che tu ci creda o no, si tratta di un’operazione estremamente semplice da portare a termine. E no, non è richiesto l’acquisto di alcun software commerciale: tutto quello di cui hai bisogno è una suite per la produttività gratuita e open source che risponde al nome di LibreOffice.

Qualora non ne avessi mai sentito parlare (male!), LibreOffice è una suite per la produttività gratuita e open source che permette di creare documenti di testo, presentazioni, fogli di calcolo e database. È in lingua italiana, correttore ortografico compreso, e si può installare su tutti i sistemi operativi più diffusi: Windows, macOS e Linux. Insomma: un’alternativa completa a Microsoft Office che non richiede né l’acquisto di licenze né la sottoscrizione di abbonamenti online.

Fossi in te, non perderei altro tempo e scoprirei subito come creare PDF editabile con Writer, il software di videoscrittura incluso in LibreOffice (l’alternativa gratuita a Microsoft Word). Ti assicuro che si tratta di un’operazione molto più intuitiva di quello che immagini. Devi solo prenderti cinque minuti di tempo libero e mettere in pratica le indicazioni che sto per darti. Buona lettura e buon divertimento!

Come installare LibreOffice

Cominciamo dalla procedura di download e installazione di LibreOffice. Per scaricare LibreOffice sul tuo computer, collegati al sito ufficiale del programma e fai click sul pulsante Scaricate la versione xx che si trova al centro della pagina.

A download completato, apri il pacchetto d’installazione denominato LibreOffice_xx_Win_x86.msi e clicca in sequenza su Avanti per due volte consecutive, Installa e Fine per portare a termine il setup.

Come creare PDF editabile

Se utilizzi un Mac, devi scaricare non solo la suite, cliccando sul bottone Scaricate la versione xx, ma anche il pacchetto per tradurre il software in italiano (che a differenza della versione per Windows non è incluso nel setup di base). Per farlo, clicca sul pulsante Interfaccia utente tradotta che si trova sul sito di LibreOffice.

A download completato, apri il pacchetto dmg che contiene la suite e trascina la sua icona nella cartella Applicazioni di macOS. Dopodiché avvia il software facendo click destro su di esso e selezionando la voce Apri dal menu che compare e richiudilo: questo evita che macOS ne blocchi l’esecuzione in quanto software proveniente da sorgenti sconosciute (quindi non dal Mac App Store).

Come creare PDF editabile

Adesso devi installare il language pack italiano. Apri dunque il pacchetto dmg del language pack, fai click destro sul file LibreOffice Language Pack che contiene e clicca prima sulla voce Apri e poi sul pulsante Installa due volte consecutive per completare l’installazione di LibreOffice e del suo pacchetto di traduzione.

Creare PDF editabili con LibreOffice

Per creare PDF editabile con LibreOffice, avvia la suite (selezionando l’apposita icona nel menu Start di Windows o nel Launchpad di macOS) e clicca sul pulsante Documento Writer collocato nella barra laterale di sinistra della finestra che si apre.

A questo punto, recati nel menu Visualizza > Barra degli strumenti di LibreOffice (in alto) e seleziona la voce Controlli per formulario da quest’ultimo. In questo modo richiamerai la barra degli strumenti con tutti i componenti necessari per creare i moduli: campi di testo, menu a scelta multipla ecc.

Come creare PDF editabile

Ora puoi procedere alla creazione del tuo modulo. Digita quindi la parte introduttiva del documento, come se si trattasse di un comune file di testo, e scrivi le domande a cui dovranno rispondere i destinatari del questionario.

A ogni sezione del modulo, fa’ seguire un campo che l’utente potrà compilare o una serie di opzioni/risposte fra cui scegliere. Gli strumenti a tua disposizione (quelli presenti nella barra degli strumenti di LibreOffice) sono i seguenti.

  • Casella di controllo – serve a selezionare o confermare un valore o un’opzione (es. accettazione delle regole per il trattamento dei dati personali).
  • Casella di testo – un campo vuoto in cui l’utente può digitare le proprie informazioni personali o le risposte ai quesiti.
  • Campo formattato – un campo di testo che prevede un intervallo di valori minimo e/o massimo (es. l’età di una persona, da 0 a 99 anni).
  • Pulsante – un pulsante per attivare una funzione. Nei moduli semplici, come quelli di cui parliamo oggi, non servono a molto.
  • Pulsante di scelta – un pulsante per la scelta di una o più opzioni in risposta a una domanda.
  • Casella di riepilogo – un menu da cui scegliere un’opzione fra quelle predefinite.
  • Casella combinata – come la casella di riepilogo, con in più un campo di testo attraverso il quale l’utente può aggiungere nuove opzioni a quelle predefinite.
  • Testo fisso – una casella di testo fisso.
  • Altri campi di controllo – pigiando su questo pulsante viene richiamata una barra degli strumenti “secondaria” dedicata ai formulari. All’interno di questa barra degli strumenti “secondaria” sono presenti strumenti avanzati come il campo per la data, il campo per l’orario, i pulsanti immagine, il campo per la valuta e altro ancora.

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Tutti gli strumenti destinati ai formulari si possono aggiungere ai documenti di LibreOffice semplicemente cliccando sull’apposito bottone nella barra del programma e poi selezionando il punto del foglio di lavoro in cui inserirli. Per la precisione, devi tenere premuto il tasto sinistro del mouse e “disegnare” l’area in cui rilasciare l’oggetto.

Per personalizzare campi di testo, caselle di controllo e qualsiasi altro elemento aggiunto al modulo, fai doppio click su quest’ultimo. Si aprirà una finestra con all’interno tutte le proprietà dell’oggetto selezionato: da qui potrai impostare il testo da visualizzare accanto alle caselle di controllo; il carattere di scrittura e il colore da utilizzare per campi di testo e caselle di riepilogo; lo stato predefinito dei pulsanti di scelta (selezionato o non selezionato) e molto altro ancora.

Per fare in modo che dei pulsanti di scelta vicini tra loro consentano la selezione di una sola risposta fra quelle disponibili (es. OK o No), fai doppio click su ciascuno di essi e imposta nel campo Nome del gruppo lo stesso valore per tutti. Nel campo didascalia, invece, immetti il testo che deve essere visualizzato accanto a ciascuna casella (il quale può essere diverso per ciascun pulsante), mentre nel campo Nome puoi indicare un nome da assegnare a ciascun pulsante.

Come creare PDF editabile

Se vuoi creare una casella di riepilogo con delle opzioni predefinite fra cui scegliere, chiudi la finestra che si apre subito dopo aver aggiunto la casella al tuo documento (serve a richiamare un database, operazione che per i moduli più basilari non serve). Dopodiché fai doppio click sulla casella di riepilogo vuota, espandi il campo Voci dell’elenco presente nella finestra che si apre e digita le opzioni che vuoi mettere a disposizione di chi compilerà il tuo questionario. Le opzioni vanno inserite in colonna, premendo Shift+Invio per andare accapo dopo aver digitato ognuna di esse.

Come creare PDF editabile

Quando hai finito di creare il tuo modulo, salvalo in formato PDF richiamando la voce Esporta nel formato PDF dal menu File di LibreOffice. Nella finestra che si apre, accertati che ci sia il segno di spunta accanto alla voce Crea formulario PDF e pigia sul bottone Esporta per selezionare la cartella in cui salvare il documento finale.

Come creare PDF editabile

Il PDF ottenuto si potrà visualizzare, compilare e stampare con qualsiasi programma adatto allo scopo: Adobe Reader, Foxit Reader, Anteprima di macOS e via discorrendo.

Creare PDF editabili online

LibreOffice è uno dei migliori strumenti per creare PDF editabili in ambito gratuito. Tuttavia, se non ti va di installare altri software sul tuo PC, puoi ripiegare su PDFEscape.

Qualora non ne avessi mai sentito parlare, PDFEscape è un servizio online che permette di creare e modificare documenti in formato PDF direttamente dal browser. È completamente gratuito, non necessita di registrazioni (almeno non obbligatoriamente) e non richiede Flash Player o altri plugin per funzionare.

Per creare un modulo in formato PDF con PDFEscape, collegati alla pagina iniziale del servizio e clicca prima sul pulsante Use free collocato in alto a destra e poi su Create new PDF document. Scegli dunque il numero di pagine che devono comporre il tuo modulo (tramite il menu a tendina Page count), pigia sul pulsante Create e utilizza gli strumenti presenti nella barra laterale di sinistra per creare il documento.

Entrando più nel dettaglio, per richiamare gli strumenti dedicati ai moduli devi cliccare sul pulsante Form field e devi scegliere uno degli elementi disponibili nel menu a tendina Type che compare al centro dello schermo: text per un campo di testo semplice; Text paragraph per un paragrafo di testo; Checkbox per una casella da segnare; Radio per un pulsante circolare da segnare; Dropdown per un menu a tendina; Listbox per una lista di valori; Reset button per un pulsante di reset dei dati inseriti nel modulo e Submit button per un pulsante di conferma dei dati inseriti nel modulo. 

Come creare PDF editabile

Per modificare le proprietà degli elementi inseriti nel documento, fai click destro su di essi e seleziona la voce Object properties dal menu che compare.

Quando sei soddisfatto del risultato ottenuto, invece, puoi scaricare il modulo in PDF sul tuo computer cliccando sull’icona verde con la freccia che si trova nella barra laterale di sinistra. Il documento risulterà compilabile in ogni software adatto allo scopo: Adobe Reader, Anteprima di macOS eccetera.