Come creare PDF editabile con Word
Desideri creare dei moduli in formato PDF direttamente compilabili dai destinatari? Ottima scelta. Rispetto a compilare file di testo in formato Word, la cui formattazione verrebbe (quasi) inevitabilmente stravolta, o peggio ancora, fogli stampati, dai relativi costi economici e ambientali, la soluzione che fa al caso tuo è quella di rendere i moduli compilabili direttamente in formato PDF, magari dopo averli creati con un programma che sai usare bene, come Microsoft Word.
Sì, insomma, quello che ti serve sapere è come creare PDF editabile con Word, magari ricorrendo a soluzioni completamente gratuite e poco dispendiose in termini di tempo. Possibile? Certamente sì! Come avrai modo di leggere più avanti, nonostante Word non permetta di creare direttamente un PDF editabile, si possono ottenere risultati assolutamente degni di nota, abbinato il software di Microsoft ad altri strumenti di terze parti — o, addirittura, usando un’alternativa gratuita allo stesso.
Interessante, vero? Cosa ne pensi, allora, di scoprire quali sono le soluzioni più indicate raggiungere lo scopo che ti sei prefissato? Sarà mio piacere guidarti in questa operazione attraverso questa guida, tenendo conto delle differenze tra i diversi strumenti e le loro caratteristiche. Forza, che ne diresti di ritagliarti qualche minuto del tuo tempo libero e metterti sùbito all’opera seguendo le indicazioni che sto per darti? Sì? Allora non mi resta che augurarti buona lettura!
Indice
- Come creare PDF editabile con Word e Acrobat
- Come creare un PDF con Word gratis: LibreOffice Writer
- Altre soluzioni utili
Come creare PDF editabile con Word e Acrobat
Tra le innumerevoli funzionalità di Microsoft Word, lo storico programma per ufficio creato e distribuito dal big di Redmond, figura la possibilità di creare moduli e formulari compilabili, anche direttamente in formato digitale. Tuttavia, la possibilità di convertire questi ultimi in un file PDF, mantenendo la caratteristica di compilazione digitale, non è a oggi implementata in alcuna edizione del software Microsoft.
Ciò, tuttavia, non significa che la conversione non sia fattibile, anzi! Devi infatti sapere che, grazie all’integrazione tra Word e i software di casa Adobe, potresti essere in grado di creare un documento dal computer e di trasformarlo in un PDF compilabile senza uscire dal software Microsoft: di seguito ti spiego come ottenere questo risultato.
Operazioni preliminari
Prima di cominciare, assicurati che Microsoft Word risulti correttamente installato sul computer e di aver effettuato l’accesso a un account Microsoft con abbonamento Microsoft 365 attivo (anche in versione di prova gratuita), per sbloccare le funzionalità di creazione e modifica; qualora non avessi ancora provveduto a farlo, leggi la guida in cui ti insegno a scaricare e installare Word sul computer, per avere maggiori delucidazioni sull’argomento.
Altro passaggio fondamentale per la riuscita dell’impresa consiste nello scaricare il software Adobe da usare per la conversione. In base alle tue esigenze, puoi scegliere tra Acrobat Reader, la versione gratuita del lettore PDF fornito da Adobe; Acrobat Standard, la suite per la gestione dei file PDF (con prezzi a partire da 15,85 euro/mese), la quale include caratteristiche avanzate per la modifica dei documenti; e Acrobat Pro, l’edizione del software Acrobat che aggiunge a quella precedente utili funzionalità di sicurezza per la firma elettronica avanzata (con prezzi a partire da 18,29 euro/mese con prova gratuita di 7 giorni).
Tengo a specificare che, se opterai per Acrobat Reader, potrai convertire al massimo 1 documento al mese su base continuativa; non vi sono limiti di conversione, invece, nel caso di Acrobat Standard/Pro.
Per scaricare il software Acrobat più adatto alle tue esigenze, collegati alla pagina relativa ai piani del software Acrobat, individua l’opzione di tuo interesse tra quelle elencate e premi sul pulsante Scarica subito l’app oppure Acquista, per procedere con il download del software, oppure con l’acquisto di una licenza.
In quest’ultimo caso, prima di scaricare il file, ti verrà chiesto di segui le indicazioni proposte, per creare un nuovo account Adobe e procedere con l’abbonamento al software. Ad ogni modo, una volta ottenuto il software di tuo interesse, avvia il relativo file d’installazione e segui la procedura proposta dal sistema operativo, per completare il setup.
Se hai difficoltà, ti invito a prendere visione della mia guida su come scaricare Adobe Reader, nel caso avessi scelto il programma gratuito, oppure del mio tutorial su come scaricare i programmi Adobe nel caso volessi, invece, optare per Acrobat Standard o Acrobat Pro.
Creare modulo Word
Dopo aver completato i passaggi preliminari, è arrivato il momento di usare Microsoft Word per strutturare il documento da trasformare, poi, in un PDF editabile. Sostanzialmente, la procedura non è poi diversa da quella che compieresti di solito: devi usare il menu o le schede File > Nuovo documento, per creare un file vuoto e riempirlo con il testo, i simboli e i dati di cui necessiti mediante gli strumenti integrati del programma.
Tuttavia, per poter realizzare un vero e proprio modulo, ti consiglio di affidarti ai Controlli ActiveX inclusi nella scheda Sviluppo di Word: si tratta di oggetti che possono essere inseriti all’interno di un qualsiasi documento (box di testo, caselle di controllo/selezione e così via), i quali consentono di creare velocemente campi che possono essere compilati e/o modificati dall’utente.
In realtà, la scheda Sviluppo include diverse tipologie di controlli oltre agli ActiveX, ma questi ultimi sono quelli che offrono maggiore compatibilità e versatilità, quando si tratta di conversione in altro formato.
Ad ogni modo, per visualizzare la scheda Sviluppo di Word (nascosta per impostazione predefinita), fai così: se impieghi Windows, apri la scheda File, premi sul pulsante Opzioni posto in basso e poi sulla voce Personalizzazione barra multifunzione, residente nella nuova finestra che si apre sullo schermo; fatto ciò, imposta il menu a tendina Personalizza barra multifunzione su Schede principali, apponi il segno di spunta accanto alla voce Sviluppo e clicca sul pulsante OK, per confermare le modifiche.
Qualora utilizzassi invece Word per macOS, apri il menu Word > Preferenze… del programma, clicca sul pulsante Visualizza residente nel piccolo pannello che va ad aprirsi e apponi il segno di spunta accanto alla voce Mostra scheda sviluppo, situata in basso, all’interno della sezione Barra multifunzione.
A questo punto, non ti resta che realizzare il tuo modulo personalizzato combinando gli strumenti di testo di Word, i simboli e, se lo desideri, i controlli ActiveX; per visualizzare questi ultimi, apri la scheda Sviluppo di Word e, se impieghi Windows, individua il riquadro dei Controlli, che dovrebbe trovarsi al centro; ora, premi sul simbolo della cartella con la chiave e fai clic su uno qualsiasi dei controlli ActiveX elencati, per inserirli nel documento.
Se vuoi personalizzare ciascun controllo, applicandovi del testo o delle opzioni personalizzate, fai clic sul pulsante Modalità progettazione e intervieni sulle varie opzioni presenti sullo schermo.
Su Mac, invece, le cose sono estremamente più semplici: ti basta cliccare sulla scheda Sviluppo e poi sul tipo di controllo da inserire, tra quelli elencati, per aggiungerlo al documento; puoi personalizzarne valori, opzioni e altri parametri facendo doppio clic sul controllo aggiunto, all’interno del documento.
Lo so, agire con i moduli di Word non è immediato, ma entro poco tempo dovresti apprenderne il funzionamento e riuscire a ottenere il risultato che desideri; ad ogni modo, ti ho illustrato il funzionamento base dei controlli nella mia guida su come fare un questionario su Word: dalle uno sguardo, se hai difficoltà, in quanto potrebbe tornarti estremamente utile.
Effettuare la conversione in PDF
A questo punto, sei pronto a convertire il formulario appena creato in un file PDF compilabile. Per riuscirci, apri il menu File di Word per Windows, seleziona la voce Salva come Adobe PDF nella schermata successiva e, laddove fossi in possesso di Acrobat Reader (con il quale è consentita la creazione di un solo PDF ogni trenta giorni, su base continua), clicca sul pulsante Salva e converti in PDF, in modo da procedere con il salvataggio del file.
A questo punto, specifica la posizione in cui archiviare il documento Word originale, clicca sul pulsante Salva e attendi che il software Acrobat venga avviato in automatico; accertati ora che il nome del file creato in precedenza sia presente nell’elenco dei file selezionati, clicca sul pulsante Converti in PDF e attendi pazientemente che la conversione del documento venga portata a termine.
Qualora utilizzassi Word per macOS, quest’ultima opzione potrebbe non essere disponibile; per ovviare alla cosa, utilizza il menu File > Salva con nome di Word, per salvare il documento nel suo formato originale (ad es. .docx) e, a salvataggio completato, apri avvia il software Adobe in tua dotazione.
Fatto ciò, clicca sul pulsante Crea situato in alto, premi poi sul bottone Seleziona file e scegli il documento Word da convertire, mediante il pannello che compare in seguito; successivamente, premi sul bottone Converti in PDF e attendi che la conversione venga portata a termine.
Se tutto è filato liscio, a prescindere dalla procedura seguita, dovresti vedere sullo schermo il documento PDF compilabile, all’interno di una nuova finestra del software Acrobat; per salvare il file convertito, non ti resta che cliccare sul simbolo del floppy disk che compare in alto (oppure sul pulsante Menu posto in alto a sinistra e, subito dopo, sulla voce Salva con nome) e servirti del pannello successivo, per scegliere la posizione di salvataggio.
Il gioco è praticamente fatto! Per compilare il documento, puoi utilizzare qualsiasi programma per PDF includa le caratteristiche di compilazione dei documenti, incluso Acrobat Reader: in quest’ultimo caso, dopo aver aperto il documento, fai clic sul pulsante Compila i campi modulo presente nella piccola barra degli strumenti (il simbolo della A tratteggiata), scegli l’operazione da compiere tra quelle elencate (digita testo, crocetta, segno di spunta e così via) e clicca sul punto del PDF che vuoi compilare, per intervenire nella maniera più opportuna.
Se hai difficoltà nel compilare il documento realizzato poc’anzi, leggi la mia guida su come compilare un modulo PDF, nella quale ho avuto modo di trattare l’argomento con dovizia di particolari.
Come creare un PDF con Word gratis: LibreOffice Writer
Come alternativa alla strategia vista in precedenza, puoi ottenere risultati del tutto apprezzabili servendoti di Writer, il programma di videoscrittura incluso nella suite open source LibreOffice, considerato da molti una tra le migliori alternative gratuite a Microsoft Word. In questo caso, non avrai bisogno di convertire il documento realizzato mediante strumenti esterni, in quanto la caratteristica di conversione diretta dei moduli è già inclusa nel programma.
Ciò detto, per prima cosa, provvedi a installare la suite LibreOffice sul tuo computer, se non ce l’hai già, seguendo le indicazioni che ti ho fornito nella guida linkata poc’anzi. Dopo aver installato la suite, avviala e clicca sul pulsante per creare un nuovo documento Writer, in modo da accedere all’editor di testo, oppure su quello per aprire un documento già esistente, anche in formato Word di tipo .docx: quest’ultimo, infatti, è totalmente supportato da Writer.
Ad ogni modo, il funzionamento di Writer richiama a grandi linee quello di Word: di conseguenza, potresti sfruttare gli strumenti integrati per aggiungere spazi, caratteri speciali e simboli (ad es. i quadrati di selezione) per strutturare il documento da convertire, come meglio credi.
Per ottenere un risultato degno di nota, ti consiglio di sfruttare gli strumenti formulario inclusi nel software: anche se la cosa potrebbe portarti via un po’ di tempo in più, il risultato finale riprenderà totalmente quanto vedi in fase di progettazione, semplificando in maniera sensibile la compilazione successiva.
Pertanto, apri il menu Visualizza > Barre degli strumenti di LibreOffice, clicca sulla voce Controlli per formulario, in modo da selezionarla, e verifica che il menu Formulario sia comparso tra quelli visibili nella finestra di Writer.
Contestualmente, dovresti altresì veder comparire la barra degli strumenti Controlli per formulario, la quale include le varie tipologie di controlli che puoi inserire nel documento: caselle di testo selezionabili, caselle per scelta esclusiva, box di testo, elenchi, pulsanti di selezione, campi preformattati per date e numeri, etichette e così via.
Per aggiungere un campo al documento, sposta il cursore nella posizione di tuo interesse, clicca sul simbolo del campo da aggiungere e tracciane la dimensione con il mouse, ove necessario; per modificare gli attributi del campo (nome, didascalia, etichetta, valore preimpostato e così via), fai doppio clic sul campo aggiunto al documento e serviti delle opzioni presenti nella finestra che va ad aprirsi.
Dopo aver strutturato il documento come meglio desideri, puoi trasformarlo in un PDF editabile, da compilare poi con un programma o un’applicazione specifici per lo scopo, in maniera semplicissima: clicca sul menu File > Esporta come… > Esporta nel formato PDF di Writer, apponi il segno di spunta accanto alla voce Crea formulario PDF (a sinistra), clicca poi sul pulsante Esporta e serviti dell’ulteriore finestra che compare sullo schermo, per scegliere la cartella in cui archiviare il file.
Quando hai finito, clicca sul bottone Salva e attendi che l’icona del documento PDF compaia nella cartella selezionata in precedenza, pronta per essere usata ai fini della compilazione.
Altre soluzioni utili
Come dici? Le soluzioni di cui ti ho parlato nei capitoli precedenti non fanno al caso tuo, perché magari non riesci a ottenere il risultato sperato o, ancora, perché hai bisogno di un servizio online che, privacy permettendo, possa aiutarti ad aggiungere dei campi modificabili a un documento PDF non compilabile generato tramite Word? In tal caso, potresti prendere in considerazione una delle soluzioni che mi appresto a indicarti qui di seguito.
- PDF24 Tools (Web/Windows): si tratta di un servizio online completamente gratuito, con annessa applicazione per Windows, il quale consente di manipolare i file PDF in molteplici modi; prevista, chiaramente, la possibilità di inserire campi compilabili all’interno di un documento già esistente.
- ILovePDF (Web): è uno tra i più completi servizi online dedicati alla gestione dei file PDF, che consente di effettuare diverse operazioni sui documenti della categoria, incluse quelle di modifica e aggiunta di campi compilabili. Il servizio si può usare anche gratuitamente e senza registrazione alcuna, nel pieno rispetto della privacy: tutti i file caricati vengono eliminati dai server al massimo 24 ore dopo l’elaborazione, a seconda della tipologia di utenza (registrato, non registrato o Premium).
- PDFill FREE PDF Editor (Windows): è un programma che permette di creare documenti PDF partendo da zero, o di apportare modifiche a file già esistenti, in maniera del tutto semplice. La versione di base del software è gratuita e non aggiunge alcuna filigrana ai lavori realizzati.
- PDFEscape (Web/Windows): è una delle soluzioni più apprezzate per l’apertura e la modifica di file PDF direttamente online da browser Web. Il servizio è gratuito e, previa, registrazione consente anche di salvare i PDF direttamente online. Ricorda sempre che utilizzando la versione Web senza un account i file caricati verranno cancellati dai server dopo 48 ore di inattività. Nel caso volessi evitare di caricare file personali online, la versione Desktop Ultimate con funzioni di modifica a PDF editabili, e senza limiti alla funzione di salvataggio, è proposta al prezzo di 5,99 dollari/mese.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
