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Come creare PDF editabile con Word

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Desideri creare dei moduli in formato PDF direttamente compilabili dai destinatari? Ottima scelta. Rispetto a compilare file di testo in formato Word, la cui formattazione verrebbe (quasi) inevitabilmente stravolta, o peggio ancora, fogli stampati, dai relativi costi economici e ambientali, la soluzione che fa al caso tuo è quella di rendere i moduli compilabili direttamente in formato PDF, magari dopo averli creati con un programma che sai usare bene, come Microsoft Word.

Sì, insomma, quello che ti serve sapere è come creare PDF editabile con Word, magari ricorrendo a soluzioni completamente gratuite e poco dispendiose in termini di tempo. Possibile? Certamente sì! Come avrai modo di leggere più avanti, nonostante Word non permetta di creare direttamente un PDF editabile, se abbinato ai giusti programmi consente la creazione di questo tipo di file e il tutto diventa così un gioco da ragazzi.

Interessante, vero? Cosa ne pensi, allora, di scoprire quali sono le soluzioni più indicate per creare PDF con Word e renderli editabili per altri utenti? Sarà mio piacere guidarti in questa operazione attraverso questa guida, tenendo conto delle differenze tra i diversi strumenti e le loro caratteristiche. Forza, che ne diresti di ritagliarti qualche minuto del tuo tempo libero e metterti sùbito all’opera seguendo le indicazioni che sto per darti? Sì? Allora non mi resta che augurarti buona lettura!

Indice

Informazioni preliminari

Informazioni da conoscere per creare PDF compilabili con Word

Prima di iniziare con la procedura di creazione vera e propria del PDF editabile, ritengo di dover fare alcune doverose premesse. Infatti, è importante precisare che la creazione di un documento in PDF da Microsoft Word è possibile, ma con la limitazione di non poter inserire spazi editabili.

Dirai: quindi, niente da fare? No, tranquillo, per sopperire a questa mancanza del programma del pacchetto Office, è possibile ricorrere ad altri programmi creati appositamente per consentire la lettura, la creazione e la modifica di file PDF. Ti parlerò delle specifiche procedure nei successivi capitoli dedicati.

Quanto a Word però, è anche necessario precisare che la versione da utilizzare può essere sia quella installabile su computer che le versioni per smartphone e tablet e quella online. Nel prossimo capitolo, ti spiegherò quali passaggi cambiano.

Infine, prima di lasciare spazio alle procedure vere e proprie, è necessario tenere a mente i limiti delle differenti soluzioni di cui ti parlo. Con l’eccezione di PDFill FREE PDF Editor Basic, gli altri programmi e servizi hanno specifiche limitazioni. Te ne parlerò nei capitoli dedicati, ma tieni sempre a mente che soluzioni installabili e gratuite spesso prevedono l’apposizione di filigrane, a meno di acquistare una versione completa del programma.

Quanto alle soluzioni online, queste sono sì gratuite e senza apparenti limiti, ma richiedono l’autorizzazione al trattamento dei dati personali e possono anche riservarsi la possibilità di conservare i documenti per un preciso lasso di tempo. Motivo per cui, mi sento di scoraggiarti di ricorrere a queste soluzioni per documenti contenenti dati sensibili e/o riservati.

Come creare PDF editabile con Word gratis

Creare un PDF con Microsoft Word

Bene, fatte tutte le premesse necessarie è ora di iniziare a parlarti delle procedure diverse su come creare un PDF editabile con Word.

Il programma di partenza è ovviamente Microsoft Word, mentre per l’aggiunta di parti editabili si passa all’uso di programmi più specifici. Il vantaggio di usare Word sta nella libertà di creazione del documento, oltre nella compatibilità garantita con ogni formato, inoltre con Word puoi salvare in PDF un qualsiasi documento creato.

Sia che tu voglia creare un nuovo documento o salvarne uno già creato nel formato PDF, da Word bisogna cliccare sul menu File nella barra dei menu del programma (oppure sul logo di Office, in base alla versione installata), quindi selezionare la voce Salva con nome dal menu proposto.

Fatto questo, seleziona una destinazione locale, ovvero la cartella dove salvare il file, assegna un nome al documento e clicca sul menu a tendina sotto (Salva come) per cercare il formato PDF nell’elenco. A questo punto, non ti resta che cliccare il tasto Salva per confermare il tutto e salvare il documento in formato PDF.

Salvare il documento in formato PDF

Va da sé che in questo documento creato e salvato in PDF con Word vanno inserite tutte le informazioni e i testi che gli altri utenti non potranno modificare. Infatti, la parte editabile, per esempio la possibilità di inserire spunte, menu a tendina o box di testo compilabili, bisogna aggiungerla successivamente.

Nel caso stessi utilizzando Word Online, la procedura per creare il PDF inizia sempre dal menu File, clicca poi sull’opzione Salva con nome e sul pulsante Scarica come PDF. Non ti resta che scegliere dove salvare il file, assegnargli un nome e cliccare il pulsante Salva.

Creare un PDF con Word 365

Se utilizzi la versione mobile di Word per Android o iPhone/iPad, dopo aver aperto o creato il documento come da procedura classica, fai tap sul pulsante con i tre puntini e premi sull’opzione Stampa. L’app, se usi Android, ti suggerirà la stampa su file PDF, prosegui facendo tap sul logo turchese PDF nell’angolo in alto a destra e seleziona la cartella Download. Infine, scrivi il nome del file e fai tap sul simbolo di spunta in basso.

Se usi un dispositivo iOS/iPadOS, invece, devi selezionare le voci Stampa > Apri in un’altra app > Stampa. Ingrandisci poi l’anteprima del documento che vedi su schermo, premi sull’icona della condivisione collocata in alto a destra e scegli la voce Salva su File per salvare il PDF sul tuo device.

Adesso devi solamente trasferire il PDF nel tuo computer. Qualora non sapessi come fare, se vuoi ho qui una guida su come collegare smartphone a PC che possa fare proprio al caso tuo.

Creazione di un file PDF con Word per smartphone e tablet

Fin qui, niente di complicato, vero? Bene, allora continua nella lettura di questa guida per scoprire quali sono gli strumenti più adatti alle tue esigenze per rendere editabile il PDF appena creato.

PDFill FREE PDF Editor Basic

Aprire e modificare un file PDF con PDFill

Dopo aver salvato in PDF il tuo documento con Word, come ti ho appena spiegato, puoi proseguire e inserire le parti editabili con il programma gratuito PDFill FREE PDF Editor Basic. Si tratta di un programma davvero versatile per apportare modifiche ai file PDF (o anche per crearne di nuovi), il cui vantaggio principale è quello di non apportare nessun logo o filigrani ai file salvati, nonostante la sua gratuità.

Procedi dunque al download di PDFill FREE PDF Editor Basic collegandoti al sito ufficiale e clicca sul logo verde Download Now posto in basso, proprio accanto alla scritta Get FREE Basic Version. Ricorda che questo software è disponibile esclusivamente per i sistemi operativi Windows.

Nella nuova pagina, clicca sul tasto verde Download Now e attendi il salvataggio del file sul tuo PC. Nel caso fosse richiesto, decidi dove salvare il pacchetto .exe sul tuo PC e clicca sul tasto Salva.

Al termine del download, apri con un doppio clic il file scaricato e clicca il pulsante , poi su quello Next e apponi una spunta sulla voce I accept the terms in the License Agreement. Ultima quindi l’installazione cliccando due volte sul tasto Next, quindi su quello Install e Finish che compare a fine procedura.

PDFILL

Ora che il software è installato sul tuo PC, aprilo cliccando sull’icona PDFill PDF Editor appena creata sul desktop, oppure cerca il programma digitando pdfill dopo aver cliccato sul pulsante Start (l’icona della bandierina collocata nell’angolo in basso a sinistra dello schermo) posto in basso a sinistra della barra delle applicazioni.

Dalla schermata principale di PDFill FREE PDF Editor Basic, clicca sul logo raffigurante una foglio bianco per navigare nel percorso in cui hai salvato il tuo file PDF creato con Word e aprilo cliccando due volte su di esso. Hai così importato il tuo PDF nel programma, quindi clicca sul tasto OK per proseguire con l’inserimento di parti editabili.

Il programma stesso ti propone direttamente gli strumenti che ti servono, posizionandoli direttamente nella barra verticale a sinistra (quelli che iniziano con il logo di un cursore rosso). Per inserire un box destinato all’inserimento di testo clicca sul pulsante ab e sul documento disegna un riquadro corrispondente allo spazio da compilare.

La nuova schermata ti permette di personalizzare il formato del testo editabile, per esempio scegliendo il colore alla voce Change Color, oppure le dimensioni del font accanto all’opzione Font Size (0 Auto). Per impostare l’allineamento e il numero massimo di caratteri inseribili, intervieni cliccando sulla scheda Options. Quando sei soddisfatto clicca sul pulsante OK.

Il pulsante sùbito sotto a quello appena usato consente di inserire dei riquadri spuntabili. Per farlo, cliccaci sopra e disegna i riquadri in corrispondenza delle rispettive voci. Dal menu seleziona le tue preferenze e clicca sul tasto OK quando hai finito. Se preferisci inserire un cerchio selezionabile al posto di un riquadro, fai clic sul simbolo raffigurante un cerchio spuntato.

Per inserire dei menu a tendina o uno a scorrimento con voci precompilate, clicca rispettivamente sul penultimo o sull’ultimo pulsante. Disegna quindi il box sul documento e dalla finestra che si apre clicca sulla scheda Options e nello spazio Item Name scrivi una delle scelte da rendere selezionabili per poi cliccare sul tasto Add. Ripeti questa procedura fino a quando non avrai inserito tutte le voci e clicca sul tasto OK per concludere.

Aprire il PDF editabile per compilarlo

Al termine di tutte le modifiche non ti resta altro che salvare il documento PDF editabile. Quindi, clicca sul menu File in alto e poi sulla voce Save the edited PDF as, successivamente clicca sul tasto Save PDF as, infine seleziona il percorso dove conservare il tuo PDF, assegnagli un nome e clicca sul tasto Salva.

Complimenti, hai così creato e salvato il tuo PDF editabile. Ti basterà condividere questo file per farlo compilare ai chi vorrai. Puoi provare tu stesso ad interagire con il PDF aprendolo col tuo lettore preferito.

Master PDF Editor

Utilizzare Master PDF Editor per rendere editabile un PDF

Se hai deciso di rendere un PDF editabile, puoi far uso del programma Master PDF Editor, chiaramente solo dopo aver creato il tuo documento con Word seguendo questa procedura. Ti segnalo che questo programma è disponibile sia in forma gratuita che a pagamento, al prezzo di 70,65 euro. L’acquisto sblocca alcune funzioni premium e rimuove il watermark (una sorta di filigrana che viene apposta sui file PDF salvati) presente invece nella versione a costo zero.

In ogni caso, i passaggi da seguire per rendere editabile un PDF sono i medesimi per entrambe le versioni. Prima di tutto, inizia con il download presso il sito ufficiale, cliccando sulla scritta Download Master PDF Editor 32 bit & 64 bit for Windows.

Al termine dello scaricamento apri il file .exe ottenuto, premi il tasto Esegui, poi quello con scritto per avviare il processo di installazione. Adesso, clicca i tasti OK e Avanti, dunque seleziona la voce Accetto i termini del contratto di licenza, poi clicca sui pulsanti Avanti, Installa e Fine, per concludere il setup.

Il programma viene così avviato. Prosegui perciò cliccando sul pulsante Apri documento e naviga nelle cartelle del tuo PC fino a trovare il file PDF creato con Word. Dopo aver aperto il documento, con un doppio clic su di esso, il file viene importato ed è pronto per essere modificato.

Le funzioni per rendere il PDF compilabile sono tutte raggruppate nella seconda barra degli strumenti posizionata nella parte alta del programma. I tasti disponibili sono Casella di controllo (riquadri di spunta), casella combo (scelta da menu a tendina) campo di testo (box di inserimento testo), casella di riepilogo (menu a scelta tra voci da configurare) e pulsante di scelta (come la casella ma di forma tonda).

Salvare il PDF creato con Master PDF Editor

Per aggiungere questi elementi al tuo PDF, ti basta cliccare sul rispettivo tasto e disegnare sul documento il box cliccando nel punto specifico dove inserirlo e trascinando il cursore fino a raggiungere la grandezza che ti soddisfa. È possibile impostare le proprietà degli elementi editabili cliccando con il tasto destro del mouse e selezionando la voce Opzioni.

Ad esempio, se volessi impostare le scelte del menu a tendina, accedi al menu Opzioni come ti ho appena descritto e clicca poi sulla scheda Opzioni sul lato destro del programma. Digita ora le voci da aggiungere al menu accanto al box Elemento e premi il tasto Aggiungi per ognuna di esse.

Terminate tutte le modifiche, procedi al salvataggio del documento PDF editabile cliccando sul menu File in alto, quindi sulla voce Salva come per essere avvisato dell’inserimento di una filigrana se stai usando la versione gratuita del programma. In tal caso, clicca sul tasto OK, scegli il percorso, il nome del file e clicca sul pulsante Salva.

Procedendo nel modo che ti ho appena descritto, il tuo file PDF è ora editabile tramite un qualsiasi lettore, non ti resta che inviarlo alle persone per farlo compilare!

Altre soluzioni per creare PDF editabile

Altre soluzioni utili per creare PDF editabili usando anche Word

Come dici? Le soluzioni di cui ti ho parlato nei capitoli precedenti non fanno al caso tuo? Nessun problema, in tal caso ho altri programmi e servizi che posso consigliarti. Magari sei in cerca di programmi più professionali a pagamento, oppure di pratiche soluzioni online per documenti privi di dati sensibili e riservati. Ebbene, ecco a te altre soluzioni per creare un PDF editabile.

  • LibreOffice (Windows/macOS/Linux) — è la suite per la produttività gratuita e open source considerata da molti come la migliore alternativa a Microsoft Office. Se non hai un PC Windows o, comunque, trovi troppo complesse le procedure illustrate poc’anzi, puoi creare un PDF editabile con LibreOffice seguendo le indicazioni che trovi nel mio tutorial dedicato al tema.
  • Adobe Acrobat Pro DC (Windows/macOS) – senza dubbio la soluzione professionale di riferimento in ambito PDF. A differenza del lettore gratuito Adobe, la versione Pro DC è offerta al prezzo di 18,29 euro/mese (con vincolo annuale) o di 30,49 euro/mese (senza vincolo) e in termini di funzioni di modifica dei PDF è praticamente il massimo desiderabile. Non mancano funzioni di creazione di moduli e l’integrazione con soluzioni collaborative e mobile. È disponibile una prova gratis di 7 giorni.
  • Soda PDF (Windows/macOS) – altro valido programma installabile sul computer per inserire parti editabili ai tuoi PDF creati in Word è Soda PDF. Probabilmente conosci già questo strumento per le possibilità di modifica e di lettura online dei PDF, tuttavia le funzioni di inserimento di parti editabili sono riservate alla versione download. Il programma in versione gratuita richiede una registrazione, mentre è possibile rimuovere il logo in trasparenza acquistando Soda PDF a partire da 6,75 euro/mese. Qui tutti i dettagli sui prezzi.
  • PDFEscape (Web/Windows) – una delle soluzioni più apprezzate per l’apertura e la modifica di file PDF direttamente online da browser Web. Il servizio è gratuito e previo registrazione consente anche di salvare i PDF direttamente online. Ricorda sempre che utilizzando la versione Web senza un account i file caricati verranno cancellati dai server dopo 48 ore di inattività. Nel caso volessi evitare di caricare file personali online, la versione Desktop Ultimate con funzioni di modifica a PDF editabili, e senza limiti alla funzione di salvataggio, è proposta al prezzo di 5,99 dollari al mese.
Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.