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Come creare PDF da Word

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Devi distribuire un documento che hai redatto in Microsoft Word. Ti è stato chiesto di esportarlo in formato PDF, in modo che sia visualizzabile su qualsiasi computer senza presentare problemi di formattazione, ma tu non sai come riuscirci. Beh, mi sembra evidente che sei alle primissime armi con il mondo del computer. Però non ti preoccupare, non è una cosa di cui vergognarsi. L’importante è mettercela tutta e imparare.

Eccomi dunque qui, pronto a darti una mano e spiegarti passo dopo passo come creare PDF da Word. La procedura che devi seguire varia a seconda dell’edizione di Office installata sul tuo computer: in quelle più recenti basta selezionare una voce dal menu del programma (in quanto il supporto ai PDF è incluso “di serie”), in quelle più datata, invece, bisogna ricorrere a dei plugin o dei programmini esterni.

Ad ogni modo, non temere, si tratta sempre di procedura semplicissime da portare a termine. Tutto quello che devi fare è prenderti cinque minuti di tempo libero e seguire attentamente le istruzioni che sto per darti. Alla fine otterrai dei documenti PDF “perfetti”, visualizzabili senza problemi su qualsiasi computer, sistema operativo o dispositivo mobile. Si può sapere che aspetti a cominciare?

Creare PDF da Word 2010/2013

Se utilizzi una delle versioni più recenti di Microsoft Word, vale a dire Word 2010 o Word 2013, trovi la funzione di esportazione in PDF inclusa direttamente nel programma. Questo significa che per creare documenti in questo formato non devi installare componenti aggiuntivi, né devi ricorrere a programmi esterni.

Tutto quello che devi fare è cliccare sul pulsante File che si trova in alto a sinistra, selezionare la voce Esporta dalla barra laterale di sinistra (nella schermata che si apre) e pigiare sul pulsante Crea PDF/XPS. Scegli dunque in quale cartella esportare il documento in formato PDF, assegnagli un nome digitandolo nell’apposito campo di testo e clicca su Pubblica per completare l’operazione.

Se vuoi ottenere un PDF dalle dimensioni compatte (magari per una distribuzione online più agevole), metti il segno di spunta accanto alla voce Dimensioni minime che si trova in basso a destra nella finestra di salvataggio del documento. In questo caso però la qualità visiva del file sarà inferiore rispetto alla qualità standard.

Se invece vuoi proteggere il PDF con una password, clicca sul pulsante Opzioni he si trova in basso a destra nella finestra di salvataggio del documento, apponi il segno di spunta accanto alla voce Crittografa documento con una password (nella finestra che si apre) e pigia su OK. Inserisci quindi la password che vuoi usare per proteggere il file da accessi non autorizzati e clicca su OK per salvare le impostazioni.

Creare PDF da Word 2007

Anche Word 2007 include una funzione per esportare i file in formato PDF, tuttavia nelle primissime versioni del programma potrebbe essere necessario ricorrere ad un plugin gratuito di Microsoft.

Per creare un PDF con Word 2007 bisogna cliccare sul logo di Office in alto a sinistra, selezionare la voce Salva con nome dal menu che compare e impostare il menu a tendina Salva come (in basso, nella finestra che si apre) sull’opzione PDF.

Se l’opzione PDF non è presente nel menu, significa che Word non dispone ancora del supporto a questo tipo di file. Per abilitarlo, devi collegarti al sito Internet di Microsoft e scaricare il componente aggiuntivo di Microsoft Office 2007 Salvataggio in formato PDF o XPS cliccando sul pulsante Scarica. Se ti viene proposto di scaricare altri software, rifiuta cliccando sul pulsante No, grazie. Continua che si trova in basso a destra.

A download completato apri, facendo doppio click su di esso, il file appena scaricato (SaveAsPDFandXPS.exe), pigia sul bottone Esegui e apponi il segno di spunta accanto alla voce Fare click qui per accettare le condizioni di licenza software Microsoft. A questo punto, clicca sul pulsante Continua, attendi che l’installazione del plugin venga portata a termine e clicca su OK.

Adesso ripeti la procedura vista prima per creare PDF da Word e dovresti trovare l’opzione relativa ai file PDF nel menu a tendina del programma.

Creare PDF da Word 2003 e precedenti

Se utilizzi ancora il vecchio Office 2003, per poter esportare i tuoi documenti in formato PDF devi per forza ricorrere a un software di terze parti. Più precisamente a una stampante virtuale PDF, attraverso la quale è possibile trasformare in PDF qualsiasi tipo di file stampabile, in qualsiasi applicazione.

Tra le stampanti PDF più complete e facili da usare ti segnalo FreePDF che è completamente gratis (anche per fini commerciali) e funziona con tutte le principali versioni di Windows . Necessita di Ghostscript, un altro software gratuito che serve ad interpretare i linguaggi di descrizione di pagina PostScript e PDF di Adobe. Questo significa che devi scaricarli e installarli entrambi.

Collegati dunque al sito ufficiale di FreePDF e fai click sul primo collegamento presente nella tabella Current version per scaricare il pacchetto d’installazione della stampante virtuale. Dopodiché procedi al download di GhostScript cliccando voce Ghostscript version 9.07 se utilizzi un sistema operativo a 32 bit oppure sulla voce 64 bit se utilizzi un sistema operativo a 64 bit.

A download ultimato, apri il pacchetto d’installazione di Ghostscript (es. gs907w64.exe) e clicca prima su e poi su Next, I Agree, Install e Finish per completare il setup.

Successivamente, apri anche il pacchetto d’installazione di FreePDF (es. FreePDF4.14.exe) e clicca prima su e poi su Setup ed End per completare il setup della stampante PDF.

Adesso non ti resta che aprire Word 2003 (o qualsiasi altro programma in grado di leggere i file di Microsoft Word), selezionare la voce Stampa dal menu File e cliccare sulla voce relativa a FreePDF nell’elenco delle stampanti disponibili.

Nella finestra che si apre, seleziona quindi il livello di qualità del file che intendi creare, digita il nome da assegnare al documento e pigia sul bottone Salva con nome per scegliere la cartella in cui esportare il PDF. Facile, vero?

Nota: se non hai strettamente bisogno di Microsoft Office, ti segnalo che puoi non solo creare, ma anche modificare, file PDF usando LibreOffice. Si tratta di una suite per la produttività gratuita ed open source in grado di leggere e scrivere tutti i formati di file di Microsoft Office e i PDF. Te ne ho parlato spesso, prova a scoprirne qualcosa di più leggendo il mio tutorial su come scrivere su un file PDF.