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Come creare PDF da Word

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Devi distribuire un documento che hai redatto in Microsoft Word. Ti è stato chiesto di esportarlo in formato PDF, in modo che sia visualizzabile su qualsiasi computer senza presentare problemi di formattazione, ma tu non sai come riuscirci. Beh, mi sembra evidente che sei alle primissime armi con il mondo del computer. Però non ti preoccupare, non è una cosa di cui vergognarsi. L’importante è mettercela tutta e imparare.

Eccomi dunque qui, pronto a darti una mano e spiegarti, passo dopo passo, come creare PDF da Word. La procedura che devi seguire varia a seconda dell’edizione di Office installata sul tuo computer: in quelle più recenti basta selezionare una voce dal menu del programma (in quanto il supporto ai PDF è incluso “di serie”), in quelle più datate, invece, bisogna ricorrere a dei plugin o dei programmini esterni. Inoltre, ti comunico che puoi uscire nell’impresa anche ricorrendo all’uso di ulteriori software, servizi online ad hoc e app per device mobile.

Ad ogni modo, non temere, si tratta sempre di passaggi semplicissimi da effettuare. Tutto quello che devi fare è prenderti cinque minuti di tempo libero e seguire attentamente le istruzioni che sto per darti. Alla fine otterrai dei documenti PDF “perfetti”, visualizzabili senza problemi su qualsiasi computer, sistema operativo o dispositivo mobile. Si può sapere che aspetti a cominciare?

Indice

Creare PDF da Word

Vuoi creare dei file PDF usando Word ma non sai come riuscirci? Allora segui le istruzioni sul da farsi che trovi qui di seguito. Nelle righe successive, infatti, ho provveduto a spiegarti come compiere l’operazione in questione sfruttando tutte le versioni di Word per computer, Word Online e l’app Word Mobile per smartphone e tablet. È un gioco da ragazzi, sta’ tranquillo!

Word 2010 o versioni successive

Se sul tuo computer, Windows o macOS che sia, utilizzi una delle versioni più recenti di Microsoft Word, vale a dire Word 2010 o versioni successive, trovi la funzione di esportazione in PDF inclusa direttamente nel programma. Questo significa che per creare documenti in questo formato non devi installare componenti aggiuntivi, né devi ricorrere a software esterni.

Tutto quello che devi fare è, dopo aver aperto o redatto il tuo documento di testo, cliccare sul pulsante File che si trova in alto a sinistra, selezionare, nella schermata che si apre, la voce Esporta annessa alla barra laterale (sempre a sinistra) e pigiare sul pulsante Crea PDF/XPS. Scegli dunque in quale cartella esportare il documento in formato PDF, assegnagli un nome digitandolo nell’apposito campo di testo e clicca su Pubblica per completare l’operazione.

Se vuoi ottenere un PDF dalle dimensioni compatte (magari per una distribuzione online più agevole), metti il segno di spunta accanto alla voce Dimensioni minime che si trova in basso a destra nella finestra di salvataggio del documento. In questo caso, però, tieni presente che la qualità visiva del file sarà inferiore rispetto alla qualità standard.

Word 2007


Anche Word 2007 include una funzione per esportare i file in formato PDF, tuttavia nelle primissime versioni del programma potrebbe essere necessario ricorrere ad un plugin di Microsoft (gratuito).

Per creare un PDF con Word 2007 bisogna cliccare sul logo di Office in alto a sinistra, selezionare la voce Salva con nome dal menu che compare e impostare il menu a tendina Salva come (in basso, nella finestra che si apre) sull’opzione PDF.

Se l’opzione PDF non è presente nel menu, significa che Word non dispone ancora del supporto a questo tipo di file. Per abilitarlo, devi, come anticipato, collegarti al sito Internet di Microsoft e scaricare il componente aggiuntivo di Microsoft Office 2007 Salvataggio in formato PDF o XPS cliccando sul pulsante Scarica. Se ti viene proposto di scaricare altri software, rifiuta cliccando sul pulsante apposito che si trova in basso a destra.

A download completato, apri, facendo doppio clic su di esso, il file SaveAsPDFandXPS.exe appena ottenuto, pigia sul bottone Esegui nella finestra che vedi comparire su desktop e apponi il segno di spunta accanto alla voce Fare click qui per accettare le condizioni di licenza software Microsoft. A questo punto, clicca sul pulsante Continua, attendi che l’installazione del plugin venga portata a termine e pigia sul bottone OK.

Adesso, ripeti la procedura vista insieme nel passo precedente per creare PDF da Word e dovresti trovare l’opzione relativa ai file PDF nel menu a tendina del programma.

Word Online

Come convertire DOC in PDF

Puoi compiere l’operazione oggetto di questo tutorial anche usando Word Online, la versione del celebre programma di videoscrittura di casa Microsoft fruibile, come intuibile dal nome stesso, direttamente via Web, da qualsiasi browser e sistema operativo previo login all’account Microsoft (se non ne possiedi già uno, puoi rimediare subito leggendo la mia guida sull’argomento). Come si fa? Te lo spiego immediatamente.

Collegati alla pagina iniziale del servizio e, se necessario, esegui il login al tuo account Microsoft cliccando sul pulsante apposito e fornendo i dati richiesti. Nella nuova pagina visualizzata, pigia sul pulsante Apri da OneDrive situato in basso a sinistra, sulla voce File e trascina il documento Word che è tua intenzione trasformare in PDF nella finestra del browser. Completato l’upload, seleziona il documento mettendo un segno di spunta sulla sua icona e attendi qualche istante affinché l’editor di Word risulti visibile.

A questo punto, clicca sul menu Apri posto in alto a sinistra e sulla voce Apri in Word Online. Pigia quindi sulla dicitura File situata sempre in alto a sinistra, seleziona la voce Salva con nome dal menu che compare e, dall’ulteriore menu che ti viene mostrato, scegli l’opzione Scarica come PDF. Attendi che il documento venga elaborato e clicca sul pulsante Scarica per salvare il PDF sul tuo computer.

Ovviamente, usando Word online puoi ricavare un file PDF da un documento DOC o DOCX anche redigendone uno al momento, senza doverlo caricare dal computer. Per riuscirci, dopo esserti loggato alla pagina principale di Word Online, seleziona l’icona di Nuovo documento vuoto che trovi sulla sinistra, redigi il tuo documento usando l’editor apposito e procedi in maniera analoga a come ti ho indicato qualche riga più su.

Word Mobile

Come creare PDF da Word

Anche con Word Mobile, l’app di Word disponibile per Android, iOS e Windows 10 Mobile, puoi riuscire nel tuo intento, agendo direttamente da smartphone e tablet e in maniera gratuita, a patto di usare device da 10.1 pollici o inferiori (se si utilizza un dispositivo più grande va sottoscritto l’abbonamento a Office 365) e previo login al tuo account Microsoft.

Per servirtene, scarica e avvia l’applicazione sul tuo dispositivo, accedi con il tuo account Microsoft, fai tap sulla voce Apri che trovi nella parte in basso dello schermo e apri il file Word sul quale desideri intervenire (puoi prelevarlo dalla memoria del dispositivo, da OneDrive o da un altro dei servizi supportati).

Una volta visualizzato l’editor, premi sul pulsante […] in alto a destra, seleziona la voce Esporta dalla schermata che ti viene mostrata, pigia sulla voce PDF (*pdf) e scegli il nome che desideri assegnare al documento e la posizione per l’output. Tutto qui!

Chiaramente, puoi trasformare in PDF anche dei file Word redatti al momento. In tal caso, dopo aver visualizzato la schermata principale dell’app, premi sull’icona di Documento vuoto, redigi il tuo file e poi procedi in maniera analoga a come ti ho indicato poc’anzi.

Programmi per creare PDF da Word

Non vuoi usare Word ma hai comunque la necessità di creare dei file PDF partendo da documenti in formato DOC o DOCX? Allora sono ben lieto di farti sapere che puoi compiere quest’operazione anche rivolgendoti a programmi “di terze parti”. Se la cosa ti interessa, prosegui pure nella lettura, trovi indicati qui di seguito quelli che ritengo essere i migliori software della categoria.

LibreOffice (Windows/macOS/Linux)

Come convertire DOC in PDF

Il primo tra gli strumenti “alternativi” per creare PDF da Word che ti invito a considerare è LibreOffice. Non ne hai mai sentito parlare? Strano, è molto famoso. Comunque non c’è problema, rimediamo subito. Rappresenta essenzialmente la controparte gratuita e open source di Microsoft Office, nonché una delle migliori alternative libere a quest’ultimo. Funziona su Windows e macOS e, ovviamente, ho scelto di parlartene perché integra anche una speciale funzione utile per lo scopo oggetto di questa guida.

Per servirtene, provvedi in primo luogo a collegarti alla pagina per il download di LibreOffice e fai clic sul pulsante Scaricate la versione x.x.x.

A scaricamento avvenuto, se stai usando Windows, apri il file .msi ottenuto e fai clic sul pulsante Esegui nella finestra che vedi comparire sul desktop. Pigia poi sul pulsante Avanti, seleziona l’opzione Tipica e clicca nuovamente sul pulsante Avanti e su quello con su scritto Installa. Porta a termine il setup cliccando sui pulsanti Fine.

Se, invece, stai usando macOS, apri il pacchetto .dmg ricavato e trascina l’icona di LibreOffice nella cartella Applicazioni. Facci poi clic destro sopra e seleziona la voce Apri per due volte di fila, in modo tale da avviare il programma andando ad aggirare le limitazioni di Apple verso gli sviluppatori non certificati (operazione che va effettuata solo al primo avvio).

Compiuti i passaggi di cui sopra, recati nuovamente sul sito Internet di LibreOffice e clicca sul bottone Interfaccia utente tradotta, in modo tale da scaricare la traduzione in italiano della suite. A download avvenuto, chiudi LibreOffice, apri il pacchetto LibreOffice_xx_MacOS_x86-64_langpack_it.dmg appena scaricato, fai clic destro sull’eseguibile LibreOffice Language Pack, seleziona la voce Apri dal menu che compare, e premi sui pulsanti Apri e Installa. Seleziona poi la voce /Applications/LibreOffice.app dalla finestra che si apre e fai clic sul pulsante Installa. Se vedi comparire un avviso relativo ai permessi, pigia sul pulsante Sì, identificami, digita la password del tuo account utente su macOS e clicca sul bottone OK per due volte di fila.

Ora che, a prescindere dal sistema operativo usato, visualizzi la finestra principale di LibreOffice sullo schermo, fai clic sulla voce Apri file situata nella barra laterale di sinistra e apri il file Word che vuoi far diventare un PDF. Dopodiché seleziona il menu File (in alto a sinistra), clicca sulla voce Esporta come e su quella Esporta nel formato PDF.

Infine, regola (se vuoi) le impostazioni relative a risoluzione, compressione e via discorrendo usando le opzioni presenti nell’ulteriore finestra che compare, fai clic sul bottone Esporta, scegli la posizione sul tuo computer in cui desideri archiviare il file di output e pigia sul pulsante Salva. È stato facile, vero?

PDF Editor/PDF Creator (Windows/macOS)

Come convertire DOC in PDF

In alternativa al programma di cui ti ho già parlato, puoi rivolgerti ai software PDF Editor (per Windows) e PDF Creator (per macOS), entrambi sviluppati dalla software house SkySoft. Il primo integra tanti strumenti per modificare e convertire i file da e verso il formato PDF, mentre il secondo è adibito alla sola conversione. Da notare che si tratta di risorse a pagamento (il software per Windows costa 99,95 $, mentre quello per macOS 39,95 $), ma prima di procedere all’acquisto è possibile provare la versione trial che consente di elaborare un file per volta e aggiunge un watermark sui documenti di output.

Per scaricare PDF Editor su Windows, collegati al sito Internet del programma e fai clic sul bottone Free Trial. A scaricamento ultimato, avvia il file .exe ricavato e, nella finestra che si apre, pigia sul pulsante Si, poi sul bottone Install e su quello Start Now.

Una volta visualizzata la schermata principale di PDF Creator, pigia sul pulsante Apri File collocato a sinistra e seleziona il file Word che vuoi convertire in PDF. Fai dunque clic sul menu File sulla barra degli strumenti, seleziona l’opzione Salva Come dal menu che si apre e indica la posizione sul tuo PC in cui salvare il documento finale. Per concludere, digita il nome che vuoi assegnare al PDF e pigia sul pulsante Salva.

Se stai usando macOS, collegati a quest’altra pagina Web e premi sul pulsante Free Trial. Successivamente, apri il pacchetto .dmg ricavato e trascina l’icona del programma nella cartella Applicazioni di macOS. Facci poi clic destro sopra e scegli la voce Apri per due volte di fila, in modo tale da aprire il programma andando ad aggirare le limitazioni imposte da Apple verso gli sviluppatori non certificati (operazione che va eseguita solo al primo avvio).

Ora che visualizzi la finestra del software, clicca sul pulsante per procedere con l’uso della prova gratuita e trascinaci all’interno i file Word che è tua intenzione convertire in PDF. Attendi che gli elementi scelti vengano elaborati, clicca sul bottone Crea e specifica la posizione sul tuo Mac in cui salvare il file finale. Et voilà!

Pages (macOS)

Come convertire DOC in PDF

Se stai usando un Mac, puoi convertire i tuoi file Word in PDF anche tramite Pages, il programma per la videoscrittura reso disponibile da Apple per i suoi utenti. È in pratica una sorta di Word per macOS. È preinstallato sulla maggior parte dei computer della “mela morsicata” di ultima generazione ma, qualora così non fosse, può essere scaricato a costo zero dal Mac App Store.

Per usarlo per il tuo scopo, apri con Pages il file Word su cui vuoi intervenire, seleziona la voce File situata nella parte in alto a sinistra della barra dei menu e scegli le opzioni Esporta come > PDF.

Nell’ulteriore finestra che compare sulla scrivania, regola (se vuoi) la qualità dell’immagine usando il relativo menu a tendina, fai clic sul bottone Avanti, scegli la posizione in cui salvare il documento convertito e premi sul pulsante Esporta.

Servizi online per creare PDF da Word

Non hai il pacchetto Office installato sul tuo computer ma l’idea di usare Word Online oppure di scaricare dei programmi alternativi per creare PDF da Word non ti aggrada? Allora prova i servizi Web che ho provveduto a indicarti proprio qui sotto. Puoi servirtene direttamente e comodamente dalla finestra del browser, senza dover installare assolutamente nulla sul tuo computer e in maniera gratuita.

Small2pdf

Come convertire DOC in PDF

Il primo tra gli strumenti online utili per trasformare i file Word in PDF che mi sento di consigliarti è SmallPDF. È gratis, non richiede registrazioni ed è facilissimo da usare. Inoltre, tutela la privacy degli utenti eliminando in modo automatico tutti i documenti che vengono caricati sui suoi server. L’unica cosa da considerare è che permette di elaborare massimo due documenti l’ora (limitazione questa che può essere aggirata sottoscrivere un abbonamento a pagamento, al costo di 5 euro/mese oppure 40 euro/anno).

Per servirtene, recati sulla pagina principale di Smallpdf e trascina il file su cui vuoi intervenire nel box dove c’è scritto scritto Trascina qui il file Word. Se preferisci effettuare l’upload manualmente, clicca sul collegamento Scegli File e seleziona i file Word presenti sul tuo computer. Ti segnalo che puoi caricare i file anche dal tuo account Dropbox o Google Drive, facendo clic sulle relative icone ed effettuando il login.

Attendi poi che la procedura di conversione venga avviata e completata, dopodiché clicca sul bottone Scarica il File per, appunto, scaricare il file convertito sul computer. In alternativa, clicca sui pulsanti con le icone di Dropbox o di Google Drive, per trasferire il documento convertito direttamente su uno dei servizi di cloud storage in questione.

Cometdocs

Come creare PDF da Word

In alternativa al servizio online già proposto, ti consiglio di usare Cometdocs. Si tratta di un’altra Webapp a costo zero con la quale puoi convertire i file PDF in Word agendo su un massimo di 3 documenti a settimana per un totale di 100 MB di dati al giorno. Non richiede registrazioni (anche se creando un account sul servizio è possibile usufruire di alcuni vantaggi) e tutela la privacy degli utenti cancellando automaticamente i file che vengono caricati sui suoi server.

Per usarlo, collegati alla sua pagina principale, clicca sul pulsante Upload posto in alto a sinistra e seleziona il file da trasformare in Word. In alternativa, carica i file i file tramite drag an drop, trascinando quelli su cui è tua intenzione andare a intervenire nella finestra del browser. Se i file si trovano su Google Drive oppure su Dropbox, puoi prelevarli direttamente da li, facendo clic sul menu Import files from (sempre in alto a sinistra) e scegliendo il servizio di riferimento.

A caricamento completato, clicca sulla scheda Convert e trascina l’icona del file Word nel riquadro che compare in basso, dopodiché seleziona la voce to PDF (pdf) dal menu centrale, digita il tuo indirizzo di posta elettronica nel campo Enter your email situato a destra e fai clic sul bottone Convert.

Nel giro di qualche minuto, riceverai un messaggio di posta elettronica con il link per scaricare il file trasformato e facendo clic sul pulsante Click here to download your file potrai avviarne il download.

App per creare PDF da Word

A inizio guida, nei passi dedicati in maniera specifica a come esportare i documenti di testo aperti in Word in file PDF, abbiamo visto che la cosa è fattibile anche da mobile, usando, appunto, l’app Word Mobile. Oltre che così come ti ho già indicato, puoi compiere tale operazione anche ricorrendo all’uso di alcune applicazioni dedicate in via specifica alla conversione dal formato DOC o DOCX a quello PDF. Se la cosa ti interessa, qui di seguito trovi quindi indicate quelle che a parer mio costituiscono le migliori risorse della categoria.

  • PDF Conversion Suite (Android) – app solo per dispositivi Android mediante cui è possibile creare dei PDF partendo da documenti Word e altre tipologie di file. È gratuita, ma alcune funzioni aggiuntive vanno sbloccate tramite acquisti in-app (a partire da 2,59 euro).
  • Word to PDF Converter (Android) – come lascia intendere il nome stesso, si tratta di un’applicazione che fa una sola cosa ma la fa benissimo: convertire i documenti Word in PDF in pochi tap. Da notare che consente di intervenire anche sui file RFT. Gratis.
  • Document to PDF (iOS) – applicazione fruibile solo su iOS che è in grado di fare solo una cosa ma alla grande: convertire i documenti Office, file Word inclusi, in file PDF. È gratuita e anche molto semplice da usare.

Ti faccio infine notare che, per compiere l’operazione oggetto di questa guida, può far comodo anche la funzione di stampa predefinita di Android e iOS. Entrambe le piattaforme mobile, infatti, includono una stampante virtuale che consente di esportare qualsiasi contenuto stampabile in PDF. Per ulteriori informazioni, ti rimando alla lettura della mia guida su come stampare in PDF.