Come inserire PDF in Word
Hai bisogno di allegare un PDF a un documento di Word, ma non sai qual è la procedura corretta? Oppure vuoi importare solo alcune pagine dello stesso file, estrarre il testo o una tabella per inserirli in un documento DOC o DOCX? Qualunque sia la tua esigenza, sappi che si tratta di operazioni piuttosto semplici, che puoi portare a termine sfruttando le funzionalità integrate in Microsoft Word e, in alcuni casi, attraverso qualche strumento aggiuntivo.
Se vuoi, posso aiutarti io a capire come inserire PDF in Word illustrandoti le diverse soluzioni disponibili. Ti mostrerò non solo come allegare un PDF o importarne il contenuto, ma anche come gestire i PDF scansionati, che a differenza di quelli digitali richiedono il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per poter estrarre e modificare il testo.
Suppongo che la pratica sia piuttosto urgente e che tu non veda l’ora di risolverla nel minor tempo possibile per poter passare ad altro, per cui non mi dilungo oltre e ti lascio sùbito alla consultazione delle istruzioni di cui necessiti. Ti auguro buon proseguimento e, soprattutto, buon lavoro!
Indice
- Come inserire dei PDF in Word
- Come inserire immagine PDF in Word
- Come inserire pagine PDF in Word
- Come inserire tabella PDF in Word
Come inserire dei PDF in Word
Per iniziare, desidero spiegarti come inserire dei PDF in Word da PC, utilizzando dunque le apposite funzioni integrate nel programma di videoscrittura facente parte della suite in abbonamento Microsoft 365 (i cui prezzi partono da 10 euro al mese) che, come probabilmente già saprai, è compatibile con i sistemi operativi Windows e macOS.
Ebbene, la procedura base da utilizzare è quella che permette di importare il documento come oggetto, in modo da metterlo sùbito a disposizione di chiunque legga il testo. In sostanza, dunque, il file PDF verrà visualizzato sotto forma di anteprima, e facendo doppio clic su di esso sarà possibile aprirlo in qualsiasi programma adatto allo scopo per consultarne l’intero contenuto.
Prima di tutto, se utilizzi Windows apri il documento Word, quindi recati con il cursore nel punto esatto dove vuoi inserire il PDF e seleziona il menu Inserisci. A seguire, clicca sul pulsante Oggetto collocato in alto a destra nella barra degli strumenti: per intenderci, è l’icona del foglio con un quadrato sovrapposto avente i bordi azzurri che si trova all’interno della sezione Testo.
Ora, seleziona nella schermata Inserisci oggetto appena apertasi la scheda Crea da file, dopodiché premi il pulsante Sfoglia e scegli il PDF da importare. Premi il bottone Inserisci situato in basso a destra, quindi conferma l’operazione cliccando su OK.
Come puoi facilmente immaginare, tale operazione può comportare un significativo aumento del peso complessivo del documento Word. Tienilo bene a mente se intendi spedirlo via email o distribuirlo online. In alternativa, considera l’ipotesi di inserirlo come link.
Come inserire un PDF in Word Mac
Se vuoi sapere come inserire un PDF in Word Mac, considera che la procedura è sostanzialmente identica a quella appena esposta, relativa alla versione di Word per Windows, a eccezione di alcune piccole differenze.
In particolare, dopo aver cliccato sulla funzione per inserire un oggetto presente nella barra degli strumenti della scheda Inserisci (l’icona del foglio con un quadrato sovrapposto), devi pigiare sul pulsante Da file per procedere alla selezione del documento.
Potrai poi avvalerti di una comoda finestra di navigazione per individuare la cartella dove è presente il documento PDF da allegare e, una volta selezionato, ti basterà fare clic sul pulsante Inserisci per portare a termine l’operazione.
Come inserire link PDF in Word
Per capire come inserire link PDF in Word, segui la procedura di inserimento dell’oggetto spiegata nel capitolo precedente relativo alla versione per Windows. Prima di confermare l’operazione, però, dopo aver premuto sul pulsante Inserisci apponi la spunta nella casella Collega al file, dopodiché premi il bottone OK.
Un’altra soluzione che puoi percorrere, valida anche per la versione di Word per Mac, è utilizzare la funzione Collegamenti o Collegamento, presente sempre nella barra degli strumenti della scheda Inserisci.
Dopo aver premuto su di essa, mantieni selezionata la tipologia File o pagina Web esistente (su Windows si trova all’interno del pannello Collega a), poi sfrutta il menu a tendina Cerca in (o la funzione Seleziona su macOS) per individuare la risorsa dove è presente il file PDF. Evidenzia quest’ultimo e, se hai la versione per Mac, premi in aggiunta il pulsante Inserisci.
Nel campo Testo da visualizzare che trovi in alto, digita la parola o la frase che vuoi utilizzare come link, poi premi il pulsante OK per confermare. Per maggiori informazioni su come inserire un link su Word, fai pure riferimento alla guida dedicata appena linkata.
Come inserire allegato PDF in Word
Vediamo, ora, come inserire allegato PDF in Word. La procedura da seguire è sempre quella base descritta nei capitoli su PC Windows e Mac, che consente di incorporare il file direttamente all’interno: in questo modo, potrà essere aperto con un doppio clic da chi lo riceverà, purché disponga di un lettore PDF installato sul computer.
Prima di completare l’operazione nella finestra di conferma, ti consiglio in aggiunta di attivare l’opzione Visualizza come icona. Così facendo, anziché mostrare l’anteprima della prima pagina del PDF (quando disponibile), Word inserirà un’icona che rappresenta il documento, mantenendo l’impaginazione più ordinata.
Si tratta della soluzione ideale quando il PDF contiene molte pagine o quando vuoi semplicemente allegarlo senza occupare troppo spazio visivo nel documento. Nella versione per Windows, inoltre, puoi anche applicare un’icona diversa da quella standard agendo tramite il pulsante Cambia icona, selezionando una di quelle di sistema o, mediante il bottone Sfoglia, un’icona originale preventivamente scaricata da Internet.
Come inserire testo PDF in Word
Un’altra soluzione che puoi adottare è quella di importare il contenuto del PDF nel documento Word, rendendolo modificabile, mediante la funzione Testo da file, integrata nello strumento per inserire gli oggetti di cui ti ho parlato finora.
Tieni però presente che l’importazione dei PDF tramite questa funzione è disponibile solo nella versione di Word per Windows, mentre su Mac dovrai ricorrere ad altre procedure, come l’apertura diretta del documento mediante il comando File > Apri esposta più avanti in un capitolo dedicato.
In pratica questa funzione, che puoi visualizzare cliccando sulla freccia posta a fianco dello strumento Oggetto, converte direttamente il PDF e rende disponibile il testo all’interno del documento, assieme a eventuali altri elementi rilevati dal processo (immagini, tabelle, elenchi e così via).
Per scoprire come inserire testo PDF in Word, dopo aver cliccato sulla suddetta opzione scegli il file PDF mediante l’apposita finestra di navigazione, poi premi il pulsante Inserisci e conferma l’intenzione pigiando il bottone OK. Attendi quindi il tempo necessario per la conversione: il testo verrà così inserito nel documento nel punto in cui si trovava il cursore.
Come inserire immagine PDF in Word
Se, anziché allegare un intero PDF, desideri inserire nel documento soltanto una sua pagina come immagine, la procedura da seguire è diversa. Word, infatti, non consente di trasformare in maniera selettiva una parte di un PDF in immagine durante la procedura di inserimento.
Per capire come inserire immagine PDF in Word, devi prima convertire la pagina del PDF in un formato grafico, ad esempio da PDF a JPG, utilizzando uno dei tanti strumenti disponibili online, oppure un programma dedicato fra quelli suggeriti nella guida appena linkata. In questo modo, se il documento contiene più pagine, puoi scegliere di esportare solo quella che ti interessa.
Una volta ottenuta l’immagine, apri il documento Word, posiziona il cursore nel punto desiderato e fai clic sulla scheda Inserisci, quindi premi la funzione Immagini che trovi nella relativa barra degli strumenti e scegli l’opzione Questo dispositivo (Windows) o Immagine da file (macOS).
Seleziona, poi, il file appena creato dalla cartella nella quale l’hai salvato e conferma l’operazione: l’immagine verrà inserita nel documento e potrai ridimensionarla, ritagliarla o spostarla come qualsiasi altra foto.
Come inserire pagine PDF in Word
Se stai cercando informazioni su come inserire pagine PDF in Word, e intendi quindi importarne il contenuto all’interno di un documento modificabile, devi sapere che il software di videoscrittura di Microsoft può convertirlo automaticamente tramite la funzione Testo da file di cui ti ho parlato in un capitolo precedente (valida però solo su Windows).
Nel caso in cui dovessi trovarti al cospetto di un PDF con molte pagine e volessi estrarne solo alcune, oppure stessi utilizzando Word su Mac, ti consiglio di convertire dapprima il documento mediante il menu File > Apri. In questo modo il software creerà una copia del PDF in formato modificabile, e potrai semplicemente riportare nel documento di destinazione soltanto ciò che ti interessa, senza dover eliminare manualmente il contenuto superfluo.
Per procedere, dunque, fai clic sulla voce File > Apri e scegli il PDF che desideri importare. Quando compare il messaggio che informa della conversione del documento, ove richiesto conferma l’operazione premendo sul pulsante OK e attendi qualche istante affinché il programma completi il processo.
Durante la conversione, Word cercherà di preservare il più possibile la struttura originale, la formattazione, le immagini e gli altri elementi presenti nel documento PDF. Come indicato in precedenza, se il tuo obiettivo è quindi quello di inserire solo alcune pagine in un altro documento Word, ti basterà copiarle e incollarle al suo interno.
Tieni presente, però, che l’operazione potrebbe non essere perfetta: documenti particolarmente complessi, con numerose immagini, tabelle, elementi interattivi o impaginazioni particolari, potrebbero non essere riprodotte fedelmente o richiedere qualche intervento manuale per ripristinare il layout originale.
Le maggiori difficoltà si riscontrano generalmente con i PDF ottenuti tramite scansione, soprattutto quando il testo è poco nitido oppure il documento contiene elementi complessi che potrebbero non essere riconosciuti correttamente. Se il risultato della conversione non ti soddisfa, puoi ricorrere a dei programmi OCR più evoluti e ripetere successivamente l’importazione del documento in Word.
La procedura esposta nel capitolo precedente può essere adottata anche per capire come inserire frontespizio PDF in Word: se, dunque, desideri utilizzare la prima pagina di un PDF come pagina di apertura di un documento Word, puoi anche in questo caso ricorrere alla funzione di conversione integrata nel programma.
Se necessario, potrai poi adattarne l’impaginazione modificando margini, immagini, caratteri e altri elementi grafici, affinché il frontespizio risulti perfettamente integrato con il resto del documento.
Se, invece, vuoi mantenere il frontespizio esattamente uguale all’originale senza renderlo modificabile, puoi convertirne la prima pagina in un’immagine e inserirla in Word seguendo le indicazioni riportate nel capitolo dedicato.
Come inserire tabella PDF in Word
Se il PDF contiene una tabella che desideri inserire in Word, puoi decidere se mantenerla modificabile, oppure conservarne l’aspetto originale inserendola come immagine, in base alle tue esigenze.
Nel primo caso, il mio consiglio è, soprattutto se ti trovi di fronte a un PDF particolarmente lungo, di fare uno screenshot della sola tabella: se ad esempio utilizzi lo Strumento di Cattura di Windows, puoi avvalerti della funzione OCR integrata (quella con l’icona di tre linee all’interno di un riquadro), e premere poi il pulsante Copia come tabella. Per concludere, dovrai semplicemente incollarla nel documento Word.
Su Mac, invece, puoi sfruttare la funzione Live Text disponibile a partire dalla versione macOS 12 Monterey. Una volta aperto il PDF con il programma Anteprima o un altro software per PDF Mac, recati con il cursore all’inizio della tabella: se il contenuto è riconoscibile, il sistema ti consentirà di selezionarlo e copiarlo.
Ora, non ti resta che incollare gli appunti su Word, tenendo conto del fatto che in questo modo viene mantenuta una struttura tabellare essenziale, con una formattazione semplificata.
Per quanto riguarda l’importazione della tabella PDF in Word come contenuto grafico non modificabile, ti consiglio anche in questo caso di utilizzare gli strumenti per fare screenshot integrati nel tuo computer, salvare in un formato idoneo (meglio PNG per una maggiore qualità) e procedere poi a inserire l’immagine in Word.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
