Come funziona la conservazione PEC di Aruba
Se hai un’azienda o lavori nella Pubblica Amministrazione, c’è un aspetto che non puoi assolutamente trascurare: la conservazione a norma dei messaggi PEC. In determinati contesti, infatti, si tratta di un adempimento obbligatorio per legge, richiesto da specifiche normative a cui è necessario conformarsi. Aruba offre una soluzione semplice ed efficace per affrontare questo obbligo: la Conservazione PEC, un servizio che archivia digitalmente i messaggi e i relativi allegati, garantendone autenticità, integrità e reperibilità nel tempo (puoi consultare la pagina dedicata sul sito Aruba per i dettagli normativi).
Il vantaggio principale? Non servono software aggiuntivi né procedure complicate: puoi gestire tutto direttamente dalla Webmail PEC, scegliendo se attivare la conservazione in modalità automatica o manuale. Durante il processo, ogni messaggio viene firmato digitalmente e corredato di marca temporale, assicurando così piena validità legale e protezione nel tempo.
Che tu debba rispondere a un’esigenza normativa o voglia semplicemente mettere in sicurezza la tua corrispondenza certificata, la Conservazione PEC di Aruba è la soluzione ideale per garantire ordine, sicurezza e conformità alle regole, con pochi clic e tutta l’affidabilità di un servizio professionale.
Indice
- A cosa serve la Conservazione PEC di Aruba
- Prezzi della Conservazione PEC di Aruba
- Come funziona la Conservazione PEC di Aruba
- Per maggiori informazioni
A cosa serve la Conservazione PEC di Aruba
Se hai una casella PEC Aruba, potresti aver sentito parlare del nuovo servizio chiamato Conservazione PEC. Ma a cosa serve esattamente? Non si tratta semplicemente di un backup o di un metodo alternativo per salvare i tuoi messaggi: qui parliamo di conservazione digitale a norma, ovvero un processo regolamentato dalla legge che consente di archiviare i messaggi PEC (e i loro allegati) in modo da garantirne autenticità, integrità, leggibilità e facile reperibilità nel tempo.
In pratica, un messaggio conservato digitalmente ha valore legale come prova, al pari di un documento cartaceo firmato. Questo avviene grazie all’aggiunta automatica di due elementi fondamentali: la firma digitale, che garantisce che il contenuto non sia stato modificato, e la marca temporale, che attesta con precisione data e ora in cui il documento è stato salvato.
Questo servizio è pensato in particolare per aziende e pubbliche amministrazioni, che in molte situazioni sono obbligate dalla normativa a conservare correttamente i messaggi PEC. Entrando più nello specifico, l’articolo 2220 del Codice Civile prevede che i documenti – inclusi quelli informatici – debbano essere conservati per almeno 10 anni. Questo significa che non basta avere un file salvato da qualche parte: deve essere custodito in modo da garantire che, anche dopo tutto quel tempo, sia ancora autentico, integro e leggibile.
Anche l’articolo 2214 del Codice Civile entra in gioco, perché stabilisce gli obblighi di conservazione degli scritti contabili. E anche se parla principalmente di documenti cartacei, per analogia questi obblighi si estendono anche ai documenti digitali, come le PEC che contengono fatture, comunicazioni ufficiali o contratti.
Infine, ci sono gli articoli 43 e 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), che rafforzano ancora di più questo concetto. Questi articoli chiariscono che ogni documento informatico, per essere davvero valido nel tempo, deve garantire autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità. Ed è proprio su queste basi legali che si fonda il servizio di Conservazione PEC di Aruba: aiutarti a rispettare la normativa senza complicarti la vita.
Se rientri nelle categorie sopraelencate, il servizio di Aruba può aiutarti a essere conforme alla legge. Se invece usi la PEC per scopi personali o in modo occasionale, potresti non averne bisogno, ma è comunque utile sapere che esiste.
Prezzi della Conservazione PEC di Aruba
La Conservazione PEC è un servizio che può essere attivato su tutte le caselle PEC di Aruba, siano esse Standard, PRO o Premium. Il costo è di 9,90 € + IVA all’anno per ogni GB di spazio utilizzato per la conservazione (viene offerto 1 GB di spazio per il materiale conservato, che si può espandere acquistando GB aggiuntivi in caso di necessità).
Il pagamento si basa sullo spazio occupato dai messaggi che decidi di conservare, e non è legato direttamente alla dimensione della tua casella PEC. Questo significa che puoi scegliere se usare questo servizio in modo selettivo, conservando solo ciò che ti serve. Maggiori info qui.
Come funziona la Conservazione PEC di Aruba
Il servizio è integrato direttamente nella Webmail PEC di Aruba, quindi non hai bisogno di installare software aggiuntivi o accedere a pannelli complicati. Una volta attivato, puoi scegliere tra due modalità: la modalità automatica in cui puoi scegliere se i messaggi in arrivo e in uscita vengono conservati automaticamente, oppure la modalità manuale in cui sei tu a decidere quali messaggi inviare in conservazione, uno per uno.
In entrambi i casi, i messaggi vengono archiviati con validità legale, grazie all’aggiunta di firma digitale e marca temporale, senza che tu debba fare nulla di complicato.
Come attivare la Conservazione PEC di Aruba
Per utilizzare il servizio Conservazione PEC di Aruba, devi essere innanzitutto in possesso di una casella PEC Standard, Pro o Premium Aruba PEC), dunque accedi al sito dedicato e clicca sul pulsante di acquisto. A questo punto fai l’accesso al tuo account Aruba e clicca sul pulsante per aggiungere la Conservazione Digitale su PEC. Da qui clicca sul pulsante per proseguire e completare l’ordine e segui le rapide indicazioni su schermo per pagare (puoi usare carta di credito, PayPal, bonifico bancario e bollettino).
Completato l’acquisto, accedi alla tua Webmail Aruba PEC (usa la Nuova Webmail attivando la relativa levetta in alto a destra), entra nella scheda Impostazioni (che trovi cliccando sulla tua immagine profilo in alto a destra), dunque vai su Conservazione e attiva la levetta relativa al servizio.
Da qui puoi scegliere se conservare tutti i messaggi (invitati e ricevuti) e le ricevute, i messaggi in entrata e le ricevute, tutti i messaggi (inviati e ricevuti) o solo i messaggi ricevuti.
Come usare la Conservazione PEC di Aruba
Dopo l’attivazione, controllare i messaggi PEC conservati sarò facile: ogni messaggio sarà infatti accompagnato da etichette intuitive che ne mostreranno chiaramente lo stato di archiviazione. Inoltre, puoi sempre personalizzare le impostazioni in base alle tue esigenze, così da gestire l’organizzazione in modo pratico e su misura.
Nella tua Webmail PEC Aruba troverai poi una sezione dedicata alla conservazione. Al suo interno troverai anche l’opzione Storico Esibizioni, mediante la quale avere sempre a disposizione un riepilogo completo di tutte le esibizioni richieste, utile ad esempio in caso di verifiche fiscali o legali. Questa funzione ti permette di accedere facilmente ai dati necessari, assicurando al tempo stesso conformità normativa e massima sicurezza.
Per maggiori informazioni
Se hai ancora qualche dubbio o vuoi semplicemente approfondire il funzionamento della PEC di Aruba, ti consiglio di dare un’occhiata alla guida ufficiale del servizio. Al suo interno troverai tutto quello che ti serve sapere.
Se invece hai bisogno di un aiuto più diretto, puoi visitare la pagina di assistenza di Aruba: da lì puoi cliccare su Invia richiesta per accedere con il tuo account e ricevere supporto su un prodotto già acquistato, oppure su Contattaci se stai cercando informazioni su un nuovo servizio che ti interessa.
In alternativa, se vuoi una panoramica ancora più pratica su come comunicare con l’assistenza clienti, puoi leggere anche la mia guida su come contattare Aruba, dove ti spiego nel dettaglio tutte le modalità disponibili per ricevere supporto.
Articolo realizzato in collaborazione con Aruba.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
