Come ordinare per data su Excel
Nell'ambito del tuo lavoro, ti è stato richiesto di contribuire all'organizzazione di un foglio o di una tabella Excel dove sono presenti diversi dati che risultano inseriti un po' alla rinfusa. Il tuo compito, in sostanza, è quello di ordinarli, e per tale contesto ti è stato raccomandato nello specifico di disporli seguendo una sequenza temporale.
Trattandosi per te di una nuova attività, prima di procedere vorresti qualche indicazione più precisa su come ordinare per data su Excel, in modo da portare correttamente a termine il compito, evitando di “scompigliare” ulteriormente le varie informazioni contenute nel file. Ebbene, ci tengo a sottolineare sùbito che si tratta di base di una procedura alquanto semplice, al netto di esigenze lavorative più avanzate, ma convengo con te sul fatto che sia sempre opportuno affidarsi a un iter sicuro e ben collaudato prima di eseguire qualsiasi modifica su una tabella.
Dunque, ti esorto a proseguire con attenzione la consultazione dei prossimi capitoli di questa guida, dedicati alle varie piattaforme compatibili con il software per l'elaborazione di fogli di calcolo realizzato da Microsoft, e vedrai che in men che non si dica avrai completato correttamente l'incarico che ti è stato assegnato. Allora, sei pronto? Perfetto! In tal caso a me non resta che augurarti buona lettura e, soprattutto, buon lavoro!
Indice
- Come ordinare per data su Excel da PC
- Come ordinare per data di nascita su Excel: procedura base
- Come ordinare per data colonna Excel: strumento Ordina
- Come ordinare righe Excel per data
- Come ordinare celle Excel per data con formula
- Come filtrare per data su Excel
- Come ordinare celle Excel per data con Power Query
- Come ordinare per data file Excel
- Come ordinare data su Excel online
- Come ordinare per data su Excel da smartphone e tablet
Come ordinare per data su Excel da PC
Se stai lavorando al computer e disponi del celebre software per i fogli di calcolo sviluppato dall'azienda di Redmond, che come probabilmente già saprai è integrato nel pacchetto Microsoft 365 (con costi a partire da 10 euro al mese) ed è compatibile con i sistemi operativi Windows e macOS, ti mostro sùbito come ordinare per data su Excel da PC.
Come ordinare per data di nascita su Excel: procedura base
Per cominciare, vediamo come ordinare per data di nascita su Excel attraverso un esempio pratico, utilizzando le sue funzioni base. Innanzitutto, tieni conto del fatto che, di norma, i fogli sono organizzati per colonne, e infatti la maggior parte delle funzioni di organizzazione dei dati sono state progettate proprio per questo tipo di orientamento.
Una volta aperto il documento sul quale stai operando, accertati che le celle della colonna (o della riga) contenente le date da ordinare risulti formattata nel modo corretto. Sebbene il programma sia in grado di riconoscere automaticamente l'inserimento di tale tipologia di informazioni e di applicare contestualmente la corretta formattazione, ti consiglio comunque di fare questa verifica preliminare.
Per farlo, innanzitutto seleziona la colonna con le date cliccando sulla lettera che la contraddistingue o procedi evidenziando le celle di tuo interesse, poi fai clic destro sulla selezione e premi l'opzione Formato celle dal menu contestuale.
Nella nuova finestra apertasi, quindi, assicurati che nella scheda Numeri sia valorizzata la categoria Data. Qualora così non fosse, seleziona tale modalità di formattazione e definisci nell'area Tipo il formato che reputi opportuno, premendo infine il pulsante OK per applicare le modifiche.
Una volta fatto ciò, recati nel menu Dati mantenendo attiva la selezione appena operata e individua la sezione Ordina, quindi premi il pulsante che riporta la disposizione AZ (dal più recente al meno recente) o ZA (dal meno recente al più recente), in base alle tue esigenze.
Ora, se vi sono delle colonne adiacenti contenenti altre tipologie di informazioni che, dunque, potrebbero essere strettamente collegate ai dati che stai ordinando, il sistema ti chiederà di specificare se intendi espandere la selezione o meno. In caso affermativo, lascia attiva l'opzione di default Espandere la selezione, premi il pulsante Ordina, e il gioco è fatto.
Diversamente, fai clic sulla voce Continuare con la selezione corrente per fare in modo che la modifica venga applicata esclusivamente alle celle da te evidenziate, mantenendo inalterato il resto del foglio.
Come ordinare per data colonna Excel: strumento Ordina
Se hai bisogno di ottimizzare l'ordinamento dei dati in base a ulteriori criteri, ti consiglio di sfruttare lo strumento Ordina, situato sempre nella scheda Dati, precisamente accanto alle funzioni AZ e ZA illustrate in precedenza.
Dopo aver selezionato l'intervallo di dati prescelto e aver premuto il suddetto pulsante, si apre una finestra che permette in particolare di aggiungere nuovi livelli gerarchici in funzione delle colonne presenti. Occorre semplicemente cliccare sul bottone Aggiungi livello, dopodiché va indicata la colonna da utilizzare come riferimento secondario.
Una volta fatto ciò, puoi definire il tipo di criterio da applicare dal menu Ordina in base a, mentre quello denominato Ordine consente di scegliere la regola di ordinamento o di predisporre all'occorrenza elenchi personalizzati per gestire meglio l'organizzazione dei dati secondo logiche non alfabetiche o numeriche standard, ma basate su priorità, categorie o sequenze definite dall'utente. Basterà poi pigiare il pulsante OK per applicare le modifiche apportate.
Come ordinare righe Excel per data
Nel caso in cui i dati del foglio in questione siano stati disposti in orizzontale anziché in colonne, puoi percorrere due strade: la prima è quella di invertire righe e colonne, come spiegato nella guida appena linkata, e seguire poi la procedura esposta in un capitolo precedente.
In alternativa, per capire come ordinare righe Excel per data senza modificare l'assetto originale del foglio, dopo aver selezionato l'intervallo di tuo interesse premi sul pulsante Ordina posto nella barra degli strumenti del menu Dati, e scegli poi se espanderla alle celle adiacenti.
A seguire, nella nuova finestra apertasi definisci il tipo di ordinamento premendo il bottone Opzioni ivi presente, quindi pigia la funzione Ordina da sinistra a destra.
Successivamente, seleziona come primo livello la riga contenente le date dal menu a tendina Ordina per, dopodiché mantieni l'opzione Valori cella nel campo Ordina in base a e, infine, scegli la sequenza temporale che preferisci dalla funzione Ordine. Pigia poi il bottone OK per applicare le modifiche.
Come ordinare celle Excel per data con formula
Un altro metodo di cui puoi avvalerti per disporre delle celle formattate come data in una sequenza temporale è quello di applicare la matrice DATI.ORDINA.PER. Tale funzione permette di copiare i dati già ordinati in una diversa area all'interno del foglio di lavoro, mantenendo dunque quella originale invariata.
Se la cosa ti interessa, prima di tutto clicca due volte su una cella vuota nel foglio in questione (considera anche che deve esserci sufficiente spazio per riportare tutti i dati), quindi digita al suo interno la formula =DATI.ORDINA.PER.
Una volta fatto ciò, seleziona con il mouse tutto l'intervallo di dati che vuoi organizzare (comprese quindi le eventuali colonne adiacenti), di modo che le relative coordinate vengano compilate automaticamente dalla funzione.
Ora, digita il segno ; (il punto e virgola) e, stavolta, seleziona unicamente la colonna contenente le date (la quale avrà funzione di riferimento) trascinando il cursore dalla prima all'ultima cella.
Per concludere, chiudi la parentesi tonda e premi il tasto INVIO. Ti segnalo che la nuova colonna delle date verrà formattata come numeri semplici e, dunque, dovrai modificare tale impostazione come mostrato all'inizio di un capitolo precedente per visualizzare correttamente le date.
Infine, desidero illustrarti anche un'altra semplice procedura che potrebbe risultare utile qualora tu debba ordinare le date visualizzando anche il relativo giorno della settimana. Per farlo, aggiungi una nuova colonna a fianco di quella con le date e digita al suo interno il simbolo = (uguale), dopodiché clicca sulla cella adiacente per far sì che il relativo contenuto venga riportato al suo interno.
Successivamente, recati nell'angolo in basso a destra della cella appena editata e, non appena il cursore assume la forma del simbolo [+], trascinalo verso il basso per replicare la medesima formula a tutte le corrispondenti celle sottostanti, in modo da creare una copia esatta della colonna a fianco, relazionata a quest'ultima.
Per concludere, fai clic destro sulla nuova colonna e seleziona la voce Formato celle, quindi, nella nuova finestra apertasi, seleziona la categoria Personalizzato ed evidenzia nel campo Tipo la formattazione gg/mm/aaaa.
A seguire, modifica manualmente tale campo immettendo il formato gggg: in questo modo, come potrai verificare tu stesso nell'esempio posto poco sopra, la data verrà sostituita con il giorno della settimana, e ti basterà pigiare sul bottone OK per applicare la modifica.
Ordinando poi le informazioni per data utilizzando una delle varie soluzioni esposte nei precedenti capitoli, la nuova colonna con i giorni della settimana seguirà correttamente la calendarizzazione appena impostata. Questa soluzione può rivelarsi particolarmente utile per coloro che, ad esempio, devono organizzare per data dei turni di lavoro utilizzando una tabella Excel.
Come filtrare per data su Excel
In questa sezione della guida desidero mostrarti come filtrare per data su Excel, utilizzando dunque le funzioni dedicate per applicare l'ordinamento desiderato in sola visualizzazione. Di base, dunque, puoi intervenire direttamente sulla singola colonna che riporta le date: una volta selezionata, premi il pulsante Filtro (quello con il simbolo dell'imbuto) che trovi nella sezione Ordina e filtra della barra degli strumenti afferente alla scheda Dati.
In questo modo, verrà applicato un menu a tendina all'intestazione della medesima colonna, e cliccando sulla freccia che punta verso il basso ivi presente potrai avvalerti di diverse opzioni di filtro e ordinamento.
Oltre a quelle standard già viste in precedenza (ordine crescente e decrescente), potrai ad esempio utilizzare il menu Filtri per date al fine di applicare una scrematura in funzione di periodi predefiniti (giorni, mesi, trimestri, anni e così via).
Un altro strumento particolarmente utile che trovi nel menu in questione è quello che permette di individuare determinate occorrenze (ad esempio uno specifico mese) mediante l'apposito campo di ricerca, e/o selezionare e deselezionare uno dei criteri rilevati automaticamente dal sistema in base ai dati inseriti, apponendo o rimuovendo la spunta nella rispettiva casella.
Se ti occorre ottenere filtri e ordinamenti su tutte le colonne, puoi convertire il foglio in tabella prima (come spiegato nella guida appena linkata). Così facendo, verranno aggiunti automaticamente i pulsanti di filtro a tutte le intestazioni delle colonne predisposte, e potrai gestire i dati in modo più dinamico, beneficiando anche di funzionalità aggiuntive come l'espansione automatica dell'intervallo, i riferimenti strutturati nelle formule e gli strumenti dedicati all'analisi dei dati.
Come ordinare celle Excel per data con Power Query
Un capitolo a parte lo merita lo strumento Power Query, una potente risorsa integrata in Excel che consente di automatizzare l'elaborazione di uno o più fogli. Attraverso il suo utilizzo, dunque, è possibile importare i dati, pulirli e trasformarli seguendo una serie di passaggi che, di fatto, vengono “registrati” nella query. In questo modo, a ogni aggiornamento delle informazioni, tali trasformazioni vengono applicate automaticamente e in modo coerente.
Se ti interessa approfondire l'argomento per capire come ordinare celle Excel per data con Power Query, per iniziare seleziona l'intervallo di dati di tuo interesse e trasformalo in tabella (affinché questa possa espandersi nuovamente con l'aggiunta di nuovi elementi), quindi recati nella scheda Dati e fai clic sul pulsante Da tabella/intervallo situato nella sezione Recupera e trasforma dati.
Ora, conferma la posizione dei dati per la conversione in tabella cliccando sul pulsante OK, in modo da aprire la finestra con l'editor di Power Query, dove troverai un'anteprima della tabella appena elaborata con relativi filtri e la base della query generata dal sistema.
Se hai la versione per Mac, troverai direttamente la voce Recupera dati (Power Query). Dovrai poi scegliere l'opzione Cartella di lavoro Excel, selezionare il file tramite la funzione Sfoglia e indicare infine il foglio da elaborare. Solo dopo la prima elaborazione e creazione del nuovo foglio dedicato, potrai avviare l'editor cliccando sulla freccia a fianco della funzione Recupera dati (Power Query) e selezionando l'opzione dedicata.
In tutti i casi, una volta fatto ciò clicca sulla freccia posta nell'intestazione della colonna con le date e scegli il criterio di ordinamento che desideri applicare, dopodiché premi sulla scheda Aggiungi colonna che trovi in alto e fai clic sul pulsante Colonna personalizzata.
Facciamo un esempio base che consente di ottenere solo l'anno di nascita: supponendo che il formato prescelto sia gg/mm/aaaa, prosegui dunque la formula aggiungendo la stringa Date.Year([colonna di riferimento]), avvalendoti dei suggerimenti automatici proposti dal sistema per facilitare la compilazione.
Una volta scritta la formula, premi il pulsante OK: verrà così aggiunta sia la nuova colonna, sia il nuovo passaggio nel pannello dedicato che trovi a destra. Torna poi nella scheda Home e pigia il bottone Chiudi e carica che trovi in alto a sinistra. Attendi quindi l'elaborazione della query per visualizzare la nuova tabella.
A partire da questo momento, tutte le variazioni dei dati immessi nel foglio di origine potranno essere elaborate in funzione della query appena impostata semplicemente cliccando sul pulsante Aggiorna tutti che trovi all'interno del foglio generato dalla power query, precisamente nella barra degli strumenti della scheda Dati.
Ovviamente, si tratta di un esempio banale rispetto alle potenzialità che possono essere espresse da questo potente strumento. Il suo utilizzo, però, è tutt'altro che immediato e, per operazioni più complesse o in contesti lavorativi avanzati, può risultare utile frequentare un corso di certificazione Excel.
Come ordinare per data file Excel
Per concludere questa parte della guida, voglio illustrarti come ordinare per data file Excel: in questo scenario, dunque, hai a disposizione un elenco di file che, però, vengono mostrati secondo un criterio diverso da quello della data.
Ebbene, se hai Windows la cosa più semplice da fare è quella di recarsi all'interno della cartella che li contiene e utilizzare le funzioni di ordinamento ivi presenti. Nello specifico, troverai l'apposito pulsante Ordina posto in alto, e cliccandoci sopra avrai modo di scegliere se utilizzare come criterio la data di ultima modifica, o la data di creazione all'interno del menu Altro.
Per visualizzare e applicare ulteriori criteri di ordinamento, fai clic destro sull'intestazione di una delle colonne mostrate nella finestra di Esplora file e scegli la voce Altro dal menu contestuale, quindi scorri l'elenco Dettagli e apponi la spunta nella casella relativa al campo da aggiungere (ad esempio, Data ultimo accesso).
A seguire, premi il pulsante OK e utilizza le funzioni di ordinamento della nuova colonna esposte all'inizio del capitolo per organizzare la vista dei file in base alle tue esigenze.
Su Mac, invece, apri il Finder (l'icona della faccina sorridente che trovi nella barra Dock) e raggiungi la cartella di tuo interesse, poi applica la vista Elenco (l'icona delle tre linee con tre puntini) e clicca sulla freccia che trovi in corrispondenza di uno dei campi con la data (modifica o creazione, ad esempio) per ordinarli in maniera crescente o decrescente.
Per visualizzare tutti i criteri, fai clic destro su una colonna qualsiasi a tua scelta e applica la spunta a quello da aggiungere. In alternativa, premi sul simbolo [⋯] che trovi in alto a destra e seleziona dal menu contestuale la voce Ordina per, scegliendo a seguire uno dei criteri basati su data proposti.
Come ordinare data su Excel online
Se ti stai chiedendo come ordinare per data su Excel online, la versione che puoi utilizzare anche gratuitamente del popolare software per la gestione dei fogli di calcolo, disponibile previo accesso con account dedicato a questa pagina del sito di Microsoft, sono lieto di comunicarti che, sostanzialmente, le procedure alle quali puoi fare riferimento sono le stesse mostrate nei capitoli precedenti.
Le differenze sono pochissime, e riguardano esclusivamente la nomenclatura di alcune funzioni e la disposizione dei vari tool nella barra degli strumenti relativa ai vari menu utilizzati. Troverai comunque la maggior parte dei tool preposti allo scopo nella scheda Dati.
Fanno eccezione quelli offerti dallo strumento Power Query: nella versione online puoi, infatti, solo visualizzare eventuali trasformazioni già applicate mediante il software Excel per PC, ma non modificarle né crearne di nuove.
Come ordinare per data su Excel da smartphone e tablet
Ti trovi spesso a lavorare durante gli spostamenti e, dunque, vorresti sapere come ordinare per data su Excel da smartphone e tablet utilizzando la relativa app per dispositivi Android (la trovi anche su store alternativi) e iOS/iPadOS. Nessun problema, ti accontento sùbito.
Come probabilmente già saprai, è del tutto gratuita se utilizzata su device con display pari o inferiore a 10.1" (altrimenti occorre sottoscrivere un abbonamento a Microsoft 365). L'interfaccia mostrata sui dispositivi di dimensioni maggiori, infatti, ricalca quella della versione per PC, e ti rimando quindi alla lettura dei precedenti capitoli per l'utilizzo delle sue funzioni.
Se invece utilizzi la versione con interfaccia sviluppata in verticale, dopo averla avviata seleziona il documento che intendi modificare e, non appena lo visualizzi, fai tap sulla prima cella, quindi utilizza l'ancora a forma di pallino che compare in basso a destra per trascinare la selezione e usare un intervallo di dati definito.
A seguire, premi il simbolo della freccia posto in basso a destra e seleziona il menu Home, quindi scorri gli strumenti sottostanti fino a individuare la funzione Formato numero e pigia su di essa. Successivamente, premi la freccia posta in corrispondenza dell'opzione Data e scegli il formato che intendi applicare, affinché tutte le celle evidenziate rispettino tale requisito.
Una volta fatto ciò, scorri ancora gli strumenti del menu Home e premi, stavolta, sulla funzione Ordina e filtra, quindi scegli se applicare l'ordinamento crescente o quello decrescente in base alle tue esigenze. In questo caso, l'operazione coinvolgerà automaticamente anche le celle adiacenti, le quali dunque verranno disposte in corrispondenza della relativa data.
La versione per dispositivi mobili consente anche di applicare un filtro alla colonna selezionata (basta pigiare la funzione Mostra pulsanti filtro sottostante), o trasformare l'intero intervallo di dati selezionato in una tabella, utilizzando stavolta lo strumento Formatta come tabella presente sempre nel menu Home.
In questo modo potrai ordinare e filtrare per data esattamente come ti ho spiegato in un precedente capitolo dedicato, sfruttando le opzioni presenti nel pannello sottostante, le quali danno modo di scegliere fra diversi criteri automatici e manuali.
Nell'app è possibile impostare anche delle formule e applicare ad esempio la matrice DATI.ORDINA.PER, che si rivela utile nel caso in cui si voglia creare una copia dei dati sullo stesso foglio già organizzati sulla base di una sequenza temporale, mantenendo inalterata quella originale.
Per procedere, seleziona una cella vuota e immetti nel campo di testo a fianco della dicitura fx la formula =DATI.ORDINA.PER, avvalendoti eventualmente dai suggerimenti automatici. Successivamente, seleziona come primo argomento l'intero intervallo di dati che desideri ordinare (comprensivo delle colonne adiacenti) esattamente come mostrato all'inizio del capitolo.
Una volta fatto ciò, fai tap sull'argomento con_matrice e seleziona, stavolta, solo la colonna contenente le date, dopodiché pigia sul simbolo della spunta verde per applicare la funzione nello spazio adiacente alla cella in questione e portare a termine l'operazione.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
