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WhatsApp Business: che cos’è e come funziona

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Se possiedi un’attività commerciale, sarai sicuramente interessato a scoprire nel dettaglio che cos’è WhatsApp Business e come funziona. L’azienda sviluppatrice di WhatsApp, nota applicazione di messaggistica istantanea, l’ha infatti finalmente resa disponibile al download. Dal momento in cui quest’app è simile a WhatsApp, ma presenta funzionalità aggiuntive pensate per le aziende, si tratta di una novità molto interessante.

Come ti spiegherò nel corso di questa guida, WhatsApp Business rimane sostanzialmente un’applicazione di messaggistica. Anche se lo scopo principale è rimasto invariato, rispetto all’applicazione tradizionale, vi sono una serie di innovazioni. L’obiettivo finale è chiaramente quello di permettere alle aziende di restare in contatto con i propri clienti, attraverso strumenti di interazione in grado di migliorare il lavoro, semplificandolo.

Come dici? Pensi che WhatsApp Business possa essere adatto alla tua azienda? Vorresti sapere come scaricare l’app sul tuo dispositivo e come iniziare a utilizzarla? Benissimo! Allora sei capitato sul tutorial giusto. Nelle righe che seguiranno, ti spiegherò passo dopo passo come scaricare, installare e configurare WhatsApp Business, affinché tu possa utilizzarla per lavoro. Mettiti seduto comodo e dedicami qualche minuto di tempo libero; vedrai che sarai soddisfatto di quanto avrai appreso. Ti auguro una buona lettura!

Indice:

Come installare e scaricare WhatsApp Business

Al momento in cui scrivo questa guida, WhatsApp Business è stato rilasciato ufficialmente soltanto per Android. Se vuoi quindi incominciare a utilizzare quest’applicazione di messaggistica istantanea, devi per prima cosa scaricarla dal Play Store del tuo dispositivo.

Per scaricare WhatsApp Business, fai quindi tap to sull’icona del Play Store di Google la quale presenta l’icona con il simbolo di un triangolo colorato. Una volta che avrai avviato il PlayStore, fai tap sul motore di ricerca situato in alto. Nel campo di testo che vedrai a schermo digita ora WhatsApp Business e premi poi sul tasto Cerca dalla tastiera del tuo smartphone.

Non appena vedrai i risultati della ricerca, individua l’applicazione WhatsApp Business; presenta l’icona con il simbolo di un fumetto con al centro una B di colore bianco. Fai attenzione ad eventuali imitazioni: l’applicazione ufficiale è sviluppata da WhatsApp Inc.

Se hai correttamente individuato l’applicazione WhatsApp Business, fai tap sulla sua icona. Per installarla premi sul pulsante Installa e poi sul pulsante Accetto. Al termine del download e dell’installazione comparirà il pulsante Apri. Fai tap su di esso per avviare l’app.

Ti ricordo che, una volta scaricata, puoi avviare l’app facendo tap sulla sua icona che sarà stata aggiunta nella schermata principale del tuo dispositivo Android.

In alternativa, qualora disponessi di uno smartphone Android che non presenta il PlayStore, puoi scaricare WhatsApp Business tramite APK. Per farlo, ti consiglio da agire tramite il noto sito Internet Apkmirror.com.

Fai quindi clic su questo link dal tuo smartphone e, una volta individuato la versione più recente dell’applicazione WhatsApp Business in base alla data di rilascio, fai tap sul pulsante con il simbolo della freccia verso il basso. Dalla schermata successiva che vedrai, effettua il download dell’applicazione premendo sul pulsante Download APK.

 Non dimenticare che, per scaricare l’APK delle applicazioni tramite il sito apkmirror.com, dovrai attivare l’opzione Origini sconosciute. Il percorso dalle impostazioni di Android è Impostazioni> Sicurezza > Origini Sconosciute.

Come configurare WhatsApp Business

La prima cosa che bisogna fare per incominciare a utilizzare WhatsApp Business è configurare il proprio numero di telefono con questa speciale versione dell’applicazione di messaggistica istantanea. Per fare ciò, avvia l’applicazione ed effettua insieme a me la procedura di configurazione guidata.

All’apertura dell’app, la prima cosa da fare è accettare i termini e le condizioni del servizio; premi quindi sul pulsante Accetta e continua per passare alla fase successiva. Adesso dovrai inserire e verificare il numero di telefono che desideri associare a WhatsApp Business.

Tieni presente che puoi utilizzare anche il numero di telefono fisso della tua azienda e che puoi utilizzare contemporaneamente, sul tuo dispositivo, sia WhatsApp che WhatsApp Business. In quest’ultimo caso però ciascuna applicazione dovrà essere collegata ad un numero di telefono differente. Non puoi quindi utilizzare sullo stesso numero WhatsApp e WhatsApp Business.

Per effettuare la verifica del numero di telefono, scegli il prefisso internazionale tramite il menu a tendina che vedrai a schermo e digita, nel campo di testo più sotto, il tuo numero di telefono.

Premi quindi sul pulsante Avanti e, qualora il tuo numero di telefono sia già stato associato a WhatsApp, comparirà un messaggio che ti chiederà se vuoi trasferire il tuo numero di telefono da WhatsApp a WhatsApp Business.

Per confermare tale opzione premi su Avanti e poi sul pulsante Continua, affinché WhatsApp Business possa accedere ai tuoi messaggi. Quest’ultima opzione è necessaria ai fini di conferma del tuo numero di cellulare. In questo modo, quando riceverai un SMS da parte di WhatsApp Business, questo verrà automaticamente inserito nel campo di testo dedicato alla verifica.

Successivamente, acconsenti anche alle richieste da parte di WhatsApp che fanno riferimento alla possibilità di inviare messaggi, accedere ai tuoi contatti, alle tue foto e a tutti i contenuti multimediali presenti sul tuo dispositivo. Premi quindi sui pulsanti Continua e Consenti, quando richiesto.

Se il numero di cellulare che hai appena registrato a WhatsApp Business è stato già utilizzato per l’applicazione WhatsApp, WhatsApp Business ne terrà conto. Ti verrà infatti chiesto se desideri ripristinare il backup, qualora fosse presente. Per effettuare quest’operazione, premi sul pulsante Ripristina quando ti verrà chiesto e, una volta ripristinato il backup, premi sul pulsante Avanti per proseguire.

Ci siamo quasi; la configurazione iniziale di WhatsApp Business è quasi terminata. Ciò che dovrai fare adesso sarà indicare il nome della tua attività. Digitalo quindi in corrispondenza della schermata Info dell’attività. Tieni presente che, una volta impostato, il nome dell’attività non potrà più essere modificato. Per confermare il nome scelto, premi sul pulsante Avanti e poi sul pulsante OK.

Congratulazioni! Hai terminato con successo la configurazione iniziale di WhatsApp Business; adesso non ti resta che attendere l’inizializzazione dell’applicazione per incominciare a utilizzarla.

Che cos’è e come funziona WhatsApp Business

Una volta che hai effettivamente completato la configurazione del tuo numero di telefono aziendale su WhatsApp Business, potrai accedere alla schermata principale. Quest’ultima è denominata Chat e il suo funzionamento è identico a WhatsApp.

In questa sezione vedrai infatti tutte le conversazioni che hai in precedenza avviato nell’applicazione WhatsApp. Se, come ti ho indicato, hai effettuato correttamente il ripristino del backup, le ritroverai in WhatsApp Business.

A livello di messaggistica istantanea, WhatsApp Business funziona esattamente come WhatsApp. Puoi quindi inviare e ricevere messaggi come hai sempre fatto. Ciò che però differenzia WhatsApp Business da WhatsApp è la presenza di alcune funzionalità aggiuntive che permettono di semplificare e migliorare l’interazione con i clienti. Nelle righe che seguono ti spiegherò quali sono queste opzioni, come attivarle e configurarle.

La prima operazione da compiere è fare tap sul pulsante con il simbolo dei tre puntini che è situato in alto a destra. Dal menu a tendina che vedrai a schermo, fai quindi tap sulla dicitura Impostazioni e, tramite la schermata successiva, fai tap sulla dicitura Impostazioni attività. Potrai in questo modo personalizzare alcune impostazioni relative al tuo profilo su WhatsApp Business.

Fai quindi tap sulla voce Profilo che puoi vedere in Impostazioni attività; per modificare tutti i dati che fanno riferimento alla sua attività fai tap sul simbolo della matita situato nell’angolo in alto a destra.

Potrai così vedere a schermo diversi campi di testo tra cui quelli relativi all’indirizzo, alla categoria e alla descrizione della tua attività. Potrai anche impostare gli orari di apertura, indicare l’indirizzo email e il sito Internet ufficiale della tua azienda. Una volta che avrai modificato tutti i campi di testo, premi sul pulsante Salva, situato nell’angolo in alto a destra.

Tornando ora alla sezione Impostazioni, ti consiglio di fare tap sulle diciture Messaggio d’assenza, Messaggio di benvenuto e Risposte rapide.

Facendo tap sulla dicitura Messaggio d’assenza, potrai impostare un messaggio automatico che verrà inviato alle persone che ti contatteranno tramite WhatsApp Business, quando non sei disponibile.

Per attivare il messaggio d’assenza, sposta la levetta da OFF a ON in corrispondenza della dicitura Invia messaggio d’assenza e poi, in corrispondenza della dicitura Messaggio, premi sul pulsante con il simbolo di una matita. Potrai così personalizzare il messaggio che verrà inviato a coloro che ti scriveranno quando non sei disponibile su WhatsApp Business.

Fai poi tap in corrispondenza della dicitura Orario; potrai scegliere le modalità di invio del messaggio d’assenza. Apponi quindi il segno di spunta sull’opzione che più preferisci. Se sceglierai l’opzione Invia sempre, invierai sempre un messaggio automatico non appena le persone ti contatteranno quando non sei online. Con l’opzione Orario personalizzato potrai scegliere degli orari predefiniti in cui verrà inviato ai tuoi clienti un messaggio automatico.

Se invece hai impostato gli orari di apertura della tua attività, seguendo ciò che ti ho indicato in precedenza, ti consiglio di selezionare la dicitura Al di fuori degli orari di apertura. In questo modo il messaggio automatico di assenza sarà inviato soltanto al di fuori degli orari di apertura.

Per confermare tali opzioni, premi sul pulsante Salva che puoi vedere situato in alto a destra. Ti ricordo che i messaggi d’assenza verranno inviati soltanto quando il telefono sarà connesso ad Internet.

Nella sezione Messaggi di benvenuto, sposta la levetta da OFF a ON in corrispondenza della dicitura Invia messaggio di benvenuto. Potrai inviare alle persone che ti contattano per la prima volta su WhatsApp Business un messaggio di benvenuto. Il messaggio può essere personalizzato, facendo tap sul pulsante con il simbolo della matita, in corrispondenza della dicitura Messaggio. Per confermare tali modifiche, premi nuovamente sul pulsante Salva in alto a destra.

Se desideri semplificare e velocizzare i contatti con i tuoi clienti tramite WhatsApp Business, fai invece tap sulla dicitura Risposte rapide che puoi vedere sempre in Impostazioni attività.

Le risposte rapide sono dei collegamenti veloci che ti permettono di inviare un testo personalizzato. Utilizzando le risposte rapide, potrai creare delle shortcut che ti permetteranno di inviare velocemente un messaggio che scrivi di frequente.

Per esempio, impostando come risposta rapida /grazie, potrai inviare velocemente un messaggio di ringraziamento; oppure attraverso la risposta rapida /contatti puoi indicare gli orari di apertura e di chiusura della tua attività.

Quelli che ti ho indicato sono soltanto dei comuni esempi di risposte rapide. Per personalizzarle e aggiungerne di nuove, fai tap sul pulsante (+) e inserisci una nuova risposta rapida.

Nel campo di testo Messaggio dovrai digitare il messaggio che vuoi inviare, mentre nel campo di testo Collegamento rapido dovrai scrivere la shortcut rapida, dopo il simbolo (/). Giusto per farti un ultimo esempio, nella mia applicazione di WhatsApp Business ho aggiunto la shortcut /sitoweb per inviare velocemente ai miei contatti il link del mio sito Internet, www.aranzulla.it.

Prima di lasciarti all’utilizzo di WhatsApp Business, voglio segnalarti la possibilità di poter visualizzare i messaggi anche tramite il servizio WhatsApp Web e il client di WhatsApp per Windows e Mac. La procedura di sincronizzazione dei messaggi di WhatsApp Business è identica a quella che va effettuata per WhatsApp.

Dovrai quindi scaricare il client di WhatsApp dal sito Internet ufficiale o recarti sul sito del servizio online WhatsApp Web ed effettuare l’accesso scansionando il codice QR. Se hai bisogno di un aiuto per eseguire questa procedura, leggi la mia guida in cui ti spiego come usare WhatsApp Web.