WhatsApp Business: che cos’è e come funziona
WhatsApp Business è una versione alternativa della celebre app di messaggistica del gruppo Meta, la quale ha come scopo quello di consentire ai titolari di attività commerciali una comunicazione comoda ed efficiente con i propri clienti. Si presenta in maniera pressoché identica al classico WhatsApp, che sicuramente conosci e usi anche tu, ma ha delle funzionalità aggiuntive pensate per le aziende. Rappresenta, dunque, un’opportunità interessante per creare un rapporto più diretto con il pubblico.
Come dici? Pensi che questa soluzione possa essere adatta anche alla tua azienda e vorresti scoprire cos’è WhatsApp Business e come funziona? Nessun problema: nelle righe che seguono, trovi infatti spiegato come scaricare, installare e configurare WhatsApp Business, affinché tu possa utilizzare questa app anche per il tuo lavoro.
L’applicazione è disponibile sia per Android sia per iPhone e il suo funzionamento è molto simile a quello della versione base di WhatsApp: sei quindi in grado di utilizzarla al meglio, senza alcun tipo di difficoltà. Detto questo, mettiti comodo, dedica qualche minuto di tempo libero a questo tutorial e scopri tutte le funzioni esclusive dell’edizione professionale di WhatsApp.
Indice
- Che cos'è e come funziona WhatsApp Business
- Come passare da WhatsApp Business a WhatsApp normale
- Come usare WhatsApp Business da computer
Che cos’è e come funziona WhatsApp Business
WhatsApp Business è l’app gratuita di Meta per le piccole e medie imprese, che consente di interagire con i clienti in maniera rapida e sicura. A differenza della versione classica di WhatsApp, permette di creare un profilo aziendale e cataloghi di prodotti, ma dispone anche di strumenti per automatizzare le risposte ai messaggi e per analizzare le statistiche.
Il suo funzionamento è semplice: continuando con la lettura di questa guida, scopri tutto quello che quest’app ti permette di fare per poter far crescere la tua azienda.
Come installare e scaricare WhatsApp Business
WhatsApp Business è disponibile sia per Android (anche per store alternativi) che per iPhone. Se vuoi, dunque, cominciare a utilizzare l’applicazione, devi per prima cosa scaricarla dallo store del tuo dispositivo.
Per scaricare WhatsApp Business su Android, fai tap su Play Store, l’icona con il simbolo di un triangolo colorato che si trova in home screen o nel drawer (la schermata con la lista di tutte le app installate sul dispositivo). Una volta avviato il Play Store, fai tap sulla lente di ingrandimento, in basso, e scrivi “WhatsApp Business”; premi, infine, sul tasto Cerca dalla tastiera del tuo smartphone.
Individua, ora, l’applicazione WhatsApp Business, l’icona con il simbolo di un fumetto che ha al centro una cornetta e un +. Fai attenzione a eventuali imitazioni: l’applicazione ufficiale è sviluppata da WhatsApp LLC. Se hai correttamente individuato l’applicazione WhatsApp Business, fai tap sulla sua icona. Per installarla, pigia sul pulsante Installa; al termine del download e dell’installazione, compare il pulsante Apri: fai tap su di esso per avviare l’app.
Ti ricordo che, una volta scaricata, puoi avviare l’app facendo tap sulla sua icona aggiunta nella schermata principale del tuo dispositivo Android. In alternativa, qualora disponessi di uno smartphone Android che non presenta il Play Store, puoi scaricare WhatsApp Business tramite APK (Android Package Kit), a cui ho dedicato un tutorial dettagliato, che ti consiglio di leggere.
Per scaricare e installare WhatsApp Business con APK, non devi far altro che utilizzare il sito Internet Apkmirror.com. Fai tap su questo link dal tuo smartphone e, una volta individuata la versione più recente dell’applicazione WhatsApp Business in base alla data di rilascio, pigia sul pulsante con il simbolo della freccia verso il basso. Nella schermata successiva, effettua il download dell’applicazione premendo sul pulsante Download APK.
Non dimenticare che, per scaricare l’APK delle applicazioni tramite il sito Apkmirror.com, devi attivare l’opzione Origini sconosciute: per compiere quest’operazione sulle versioni più recenti di Android, recati nel menu Impostazioni > Sicurezza e privacy > Altro > Installa app sconosciute, seleziona il browser o il file manager che vuoi usare per installare il pacchetto APK di WhatsApp Business e sposta la levetta da OFF a ON, in corrispondenza della voce Consenti l’installazione di app.
Se, invece, utilizzi una versione più datata di Android, il percorso dalle impostazioni che devi seguire per attivare il supporto alle origini sconosciute è Impostazioni > Sicurezza > Origini Sconosciute.
Se utilizzi un iPhone, puoi installare WhatsApp Business semplicemente aprendo l’App Store (l’icona della lettera “A” stilizzata su fondo azzurro, situata in home screen o nella Libreria app), selezionando la scheda Cerca, collocata in basso a destra, e cercando “WhatsApp Business” nell’apposito campo di digitazione che si trova in alto, nella nuova schermata apertasi.
Successivamente, seleziona l’icona dell’applicazione dai risultati della ricerca, premi sul pulsante Ottieni e autorizza il download usando il Face ID, il Touch ID o la password del tuo ID Apple.
Come configurare WhatsApp Business
La prima cosa che bisogna fare per cominciare a utilizzare WhatsApp Business è configurare il proprio numero di telefono nell’app.
All’apertura dell’app, accetta i termini e le condizioni del servizio: premi, quindi, sul pulsante Accetta e continua per passare alla fase successiva, in cui devi inserire e verificare il numero di telefono che desideri associare a WhatsApp Business. Se non vuoi utilizzare il numero di WhatsApp classico, allora pigia sull’opzione Usa un altro numero: inseriscilo e prosegui con la configurazione.
Tieni presente che puoi utilizzare anche il numero di telefono fisso della tua azienda e che puoi utilizzare contemporaneamente, sul tuo dispositivo, sia WhatsApp che WhatsApp Business. In quest’ultimo caso, però, ciascuna applicazione deve essere collegata a un numero di telefono differente. Non puoi quindi utilizzare sullo stesso numero WhatsApp e WhatsApp Business.
Scelto il numero per WhatsApp Business, fai tap sulla voce Continua e digita o aspetta la compilazione automatica del codice di verifica, che entro qualche secondo dovrebbe arrivarti via SMS o tramite chiamata. Per scegliere in che modo verificare il numero, seleziona l’opzione Verifica con un’altra modalità: spunta una delle tre caselle corrispondenti a Chiamata persa, Ricevi SMS e Chiamata vocale.
Successivamente, acconsenti anche alle richieste da parte di WhatsApp che fanno riferimento alla possibilità di inviare messaggi, accedere ai tuoi contatti, alle tue foto e a tutti i contenuti multimediali presenti sul tuo dispositivo. Premi, quindi, sui pulsanti Continua e Consenti, quando richiesto.
Se il numero di cellulare che hai appena registrato a WhatsApp Business è stato già utilizzato per l’applicazione WhatsApp, WhatsApp Business ne tiene conto. Ti viene infatti richiesto se desideri ripristinare il backup, qualora fosse presente. Per effettuare quest’operazione, premi sul pulsante Ripristina, nel momento in cui ti viene richiesto e, una volta ripristinato il backup, premi sul pulsante Avanti per proseguire.
Inserisci, successivamente, il nome della tua attività: digita questa informazione in corrispondenza della schermata Info dell’attività, indica la relativa categoria di appartenenza tramite l’apposito menu e premi sul bottone OK e Avanti per proseguire. Dopodiché decidi se scoprire adesso gli strumenti attività della app (Scopri/Esplora) o se farlo in seguito (Non ora/Non adesso**).
Congratulazioni! Hai terminato con successo la configurazione iniziale di WhatsApp Business; adesso non ti resta che attendere l’inizializzazione dell’applicazione per cominciare a utilizzarla. Se hai scelto di usare il numero che avevi prima in WhatsApp, le tue chat vengono importate automaticamente nell’applicazione.
Come usare WhatsApp Business
Una volta che hai effettivamente completato la configurazione del tuo numero di telefono aziendale su WhatsApp Business, puoi accedere alla schermata principale. Quest’ultima è denominata Chat e il suo funzionamento è identico a WhatsApp. In questa sezione, trovi tutte le conversazioni che hai in precedenza avviato nell’applicazione WhatsApp. Se, come ti ho indicato, hai effettuato correttamente il ripristino del backup, le ritrovi in WhatsApp Business.
A livello di messaggistica istantanea, WhatsApp Business funziona esattamente come WhatsApp. Puoi quindi inviare e ricevere messaggi testuali o multimediali (per questi ultimi è disponibile anche la funzionalità di “una sola volta“, che consente una sola visualizzazione del contenuto) come hai sempre fatto. Ciò che però differenzia WhatsApp Business da WhatsApp è la presenza di alcune funzionalità aggiuntive che permettono di semplificare e migliorare l’interazione con i clienti. Nelle righe che seguono, ti spiego quali sono queste opzioni, come attivarle e configurarle.
La prima operazione da compiere è accedere alle impostazioni dell’app: per fare ciò su Android, premi sul pulsante con il simbolo dei tre puntini che è situato in alto a destra e seleziona la voce Impostazioni dal menu che si apre. Su iPhone, invece, premi la voce Impostazioni che si trova in basso a destra.
Tramite la schermata successiva, fai tap sulla dicitura Strumenti attività. Sei in grado, in questo modo, di personalizzare alcune impostazioni relative al tuo profilo su WhatsApp Business.
Fai quindi tap sulla voce Profilo dell’attività che puoi vedere in Strumenti attività, per modificare tutti i dati che fanno riferimento alla tua attività sfruttando i diversi campi di testo disponibili, tra cui quelli relativi all’indirizzo, alla categoria e alla descrizione della tua attività. Puoi anche impostare gli orari di apertura, indicare l’indirizzo email e i siti Web della tua azienda. Una volta completati tutti i campi di testo, premi sul pulsante Salva, situato nell’angolo in alto a destra.
Tornando alla sezione Strumenti attività, ti consiglio di fare tap sulle diciture Messaggio d’assenza, Messaggio di benvenuto e Risposte rapide. Facendo tap sulla dicitura Messaggio d’assenza, puoi impostare un messaggio automatico che viene inviato alle persone che ti contattano tramite WhatsApp Business quando non sei disponibile. Per attivare il messaggio d’assenza, sposta la levetta da OFF a ON in corrispondenza della dicitura Invia messaggio d’assenza e poi pigia sulla dicitura Messaggio e personalizza il messaggio che viene inviato a coloro che ti scrivono quando non sei disponibile su WhatsApp Business.
Fai poi tap in corrispondenza della dicitura Orario: puoi scegliere le modalità di invio del messaggio d’assenza. Apponi, quindi, il segno di spunta sull’opzione che più preferisci. Se scegli l’opzione Invia sempre, invii sempre un messaggio automatico non appena le persone ti contattano quando non sei online. Con l’opzione Orario personalizzato, sei in grado di scegliere degli orari predefiniti in cui viene inviato ai tuoi clienti un messaggio automatico.
Qualora avessi impostato, invece, gli orari di apertura della tua attività, seguendo ciò che ti ho indicato in precedenza, ti consiglio di selezionare la dicitura Al di fuori degli orari di apertura. In questo modo, il messaggio automatico di assenza viene inviato soltanto al di fuori degli orari di apertura. Ti ricordo che i messaggi d’assenza verranno inviati soltanto quando il telefono non è connesso a Internet.
Nella sezione Messaggio di benvenuto, sposta la levetta da OFF a ON in corrispondenza della dicitura Invia messaggio di benvenuto. Puoi inviare alle persone che ti contattano per la prima volta su WhatsApp Business un messaggio di benvenuto. Il messaggio può essere personalizzato, facendo tap su quello d’esempio riportato sotto la voce Messaggio. Per confermare tali modifiche, premi nuovamente sul pulsante Salva, che si trova in alto a destra.
Se desideri semplificare e velocizzare i contatti con i tuoi clienti tramite WhatsApp Business, fai invece tap sulla dicitura Risposte rapide, che puoi trovare sempre nel menu Strumenti attività.
Le risposte rapide sono dei collegamenti veloci che ti permettono di inviare un testo personalizzato. Utilizzando le risposte rapide, puoi creare delle shortcut (ovvero delle abbreviazioni) che consentono di inviare velocemente un messaggio che scrivi di frequente. Per esempio, impostando come risposta rapida “grazie“, sei in grado di inviare velocemente un messaggio di ringraziamento; oppure attraverso la risposta rapida “contatti”, puoi indicare gli orari di apertura e di chiusura della tua attività. Quelli che ti ho indicato sono soltanto dei comuni esempi di risposte rapide. Per personalizzarle e aggiungerne di nuove, fai tap sul pulsante (+) e inserisci una nuova risposta rapida.
Nel campo di testo Inserire messaggio, devi digitare il messaggio che vuoi inviare, mentre nel campo di testo Collegamento rapido, devi scrivere la shortcut rapida, dopo il simbolo (/). Giusto per farti un esempio, nella mia applicazione di WhatsApp Business ho aggiunto la shortcut “sitoweb” per inviare velocemente ai miei contatti il link del mio sito Internet, www.aranzulla.it.
Una funzione estremamente utile di WhatsApp Business è quella relativa al catalogo dei prodotti. Se sfrutti l’app di messaggistica in un ambito come la vendita, la ristorazione, e così via, inserire dei prodotti può consentire ai tuoi clienti (attuali e potenziali) di sapere quanto costano e ordinarli più agevolmente tramite l’app.
Come puoi costruire il tuo catalogo su WhatsApp Business? Agendo sempre dalla schermata Strumenti attività. Dopo esserti recato nella suddetta sezione, fai tap sulla dicitura Catalogo, pigia sul pulsante (+), poi su Aggiungi un nuovo articolo e infine e aggiungi immagini dell’articolo in questione tramite la funzione apposita; indica il nome, il prezzo (facoltativo), la descrizione ecc. e poi salva l’articolo premendo sulla dicitura apposita.
Una volta completato il catalogo, premi sull’icona dei tre puntini verticali (in alto a destra), seleziona la voce Impostazioni e sposta su ON l’interruttore collocato accanto alla dicitura Mostra tasto Aggiungi al carrello, così da consentire ai tuoi clienti di aggiungere articoli al carrello quando fanno acquisti dal tuo catalogo.
Hai un grosso numero di clienti e vorresti sapere come puoi organizzare al meglio loro e le rispettive chat? La risposta è semplicissima: tramite la funzione etichette. Per avvalertene, recati nella schermata Strumenti attività, pigia sulla dicitura Etichette e premi sul pulsante (+) per avviare la creazione di una nuova etichetta (se reputi che quelle già esistenti non bastino).
Successivamente, recati nella schermata Chat di WhatsApp Business, effettua un tap prolungato su una delle chat di tuo interesse, premi sull’icona dell’etichetta e, quindi, seleziona quella in cui vuoi inserire la conversazione selezionata e poi salva la modifica fatta. Recandoti nuovamente in Impostazioni > Strumenti attività > Etichette, hai modo di vedere quali chat e clienti sono inseriti nelle varie etichette ed eventualmente agire sugli stessi, ad esempio rimuovendoli dall’etichetta premendo in maniera prolungata sul loro nominativo e premendo poi l’icona della pattumiera.
Come passare da WhatsApp Business a WhatsApp normale
Vorresti ritornare al tuo WhatsApp normale col tuo numero di telefono e associare così un altro numero al tuo WhatsApp Business. Come fare? Non è per niente complicato, tutt’altro, passare da WhatsApp Business a WhatsApp normale e te lo spiego proprio qui di seguito.
Per prima cosa, devi aprire o installare WhatsApp classico, disponibile per Android (anche per store alternativi) e iOS. Il procedimento non varia quasi per nulla da Android a iOS.
Una volta scaricata la versione normale di WhatsApp su Android da Play Store o su iOS da App Store, scegli la lingua e pigia sul pulsante Accetta i termini di servizio. Dai all’app il consenso per poter inviarti le notifiche, dopodiché digita il tuo numero di telefono con prefisso, facendo poi tap sulla voce Avanti.
Ti viene ora inviato un SMS col codice di verifica da inserire nella schermata di WhatsApp. Pigia, successivamente, sul pulsante Continua e premi su Continua/Consenti per consentire a WhatsApp di visualizzare i tuoi contatti e i tuoi media.
Fai tap su Autorizza per avviare il backup e dopo sul pulsante Ripristina; se non hai intenzione di farlo, pigia sulla voce Salta. Da questo momento in poi, puoi utilizzare la versione classica di WhatsApp. Cos’altro puoi fare? Ti lascio a questa utile guida.
Come usare WhatsApp Business da computer
Vorresti utilizzare WhatsApp Business da computer e non sai come fare? Puoi sia decidere di usare WhatsApp Desktop sia WhatsApp Web. No, non solo la stessa cosa: WhatsApp Desktop, che puoi scaricare da Microsoft Store o da Mac App Store, è il client ufficiale di WhatsApp, utilizzabile con Windows 10 o superiori, con macOS 11 o superiori; mentre WhatsApp Web si può adoperare tramite browser. Per utilizzare entrambi, devi necessariamente aver scaricato sul tuo smartphone l’app di WhatsApp Business. Attualmente non esiste un client ufficiale di WhatsApp Business, tuttavia puoi usare il client base di WhatsApp per PC.
Comincio, prima di tutto, a spiegare il procedimento per usare WhatsApp Business con WhatsApp Desktop. Scarica l’app da Microsoft Store, se disponi di Microsoft, da App Store, se disponi di un Mac. Installa e apri l’app, dopodiché scansiona il codice QR che ti compare a schermo utilizzando la tua app WhatsApp Business da smartphone: su Android, premi i tre puntini, in alto a destra, e recati nella sezione Dispositivi collegati; su iOS, invece, pigia sulla voce Impostazioni e fai tap sulla voce Dispositivi collegati.
A questo punto, scansiona il codice QR con la fotocamera del tuo smartphone per fare in modo che le tue chat e i tuoi dati WhatsApp Business vengano sincronizzati con WhatsApp Desktop.
Come procedere, invece, se intendi usare WhatsApp Business attraverso WhatsApp Web? Apri il browser che utilizzi di solito e recati su Web.whatsapp.com. Apri l’app WhatsApp Web dal tuo smartphone e procedi con l’inquadratura del codice QR, come ti ho spiegato nelle righe precedenti. Avviene così, in breve tempo, la sincronizzazione. Facile come bere un bicchier d’acqua!
Le funzioni che puoi utilizzare con WhatsApp Business da computer sono ridotte: non puoi, ad esempio, creare o modificare un catalogo già esistente, consultare le statistiche, apportare modifiche all’attività del profilo (come, per esempio, orari, indirizzo e sito Web), configurare i messaggi di benvenuto o assenza; puoi invece chattare con i clienti, consultare e inviare prodotti dal catalogo, organizzare le etichette.
Non riesci a seguire correttamente la procedura o hai problemi con la fase di configurazione di WhatsApp Business? Niente paura: leggi questo mio tutorial per poter risolvere qualsiasi problematica.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
