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Come creare indice Word

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L’indice analitico permette di fornire ai lettori di un libro, o comunque di un testo molto lungo, dei riferimenti rapidi sulle pagine in cui vengono trattati determinati argomenti. In altre parole, si tratta di un indice che — posizionato solitamente alla fine di un testo — contiene riferimenti a parole e frasi chiave con i numeri delle pagine in cui è possibile trovarli.

Word, il programma di videoscrittura incluso nella suite Office di Microsoft, include una funzionalità che permette di crearlo in maniera facile e veloce. Per tale ragione, nella guida di oggi, mi premurerò di illustrarti nel dettaglio come creare indice Word attraverso delle procedure che potrai mettere in pratica indipendentemente dalla versione del software e dal computer che utilizzi (mi riferirò quindi principalmente alla classica versione di Word per Windows e macOS e non a Word Online o alle app di Word per smartphone e tablet).

Se, dunque, vuoi scoprire come riuscire nella realizzazione di un indice nei tuoi documenti, non perdiamo altro tempo e passiamo all’azione. Dai, siediti bello comodo, presta la massima attenzione ai consigli che ti indicherò e prova a metterli in pratica. Detto ciò, a me non resta che augurarti una buona lettura e, soprattutto, un buon lavoro!

Indice

Come creare un indice su Word

Se vuoi sapere come creare un indice su Word, nei prossimi capitoli ti spiegherò, passo dopo passo, tutto ciò che devi fare per riuscire a raggiungere questo tuo obiettivo tramite il software desktop di Microsoft Word per Windows o macOS.

Inserire voci nell’indice

Come creare indice Word

Se vuoi creare un indice analitico in Word, il primo passo che devi compiere è selezionare con il mouse una frase o una parola che intendi inserire in quest’ultimo. Dopo aver selezionato il testo, recati nella scheda Riferimenti di Word e clicca sul bottone Segna voce che si trova in alto a destra.

Nella finestra che si apre, accertati che nel campo Voce principale ci sia impostata la frase o la parola che hai appena selezionato e scegli se indicizzare solo l’occorrenza selezionata, cliccando sul pulsante Segna, oppure se riportare nell’indice tutte le pagine del documento in cui comprare la frase/parola scelta, pigiando su Segna tutto.

Se vuoi cambiare la formattazione dei numeri di pagina, utilizza le caselle Grassetto e Corsivo che si trovano nella parte bassa della finestra (in modo da far apparire i numeri delle pagine nell’indice in corsivo o in grassetto).

Come creare indice Word

Puoi anche creare dei segnalibri e limitare la ricerca delle occorrenze a un arco di pagine personalizzato. Per creare un segnalibro nel tuo documento, seleziona con il mouse il contenuto delle pagine alle quali vuoi delimitare la ricerca, dopodiché recati nella scheda Inserisci e clicca sul pulsante Segnalibro. Nella finestra che si apre, digita quindi un nome per il segnalibro e pigia su Aggiungi per completare l’operazione.

Una volta creato il segnalibro, per limitare l’indicizzazione di un termine o una frase a un intervallo specifico di pagine, richiama la funzione Segna voce di Word, apponi il segno di spunta accanto alla voce Intervallo pagine, seleziona il segnalibro desiderato dall’apposito menu a tendina e clicca su Segna.

Come creare indice Word

Vuoi inserire una voce secondaria nel tuo indice in modo che a una voce primaria, anziché il numero delle pagine, corrisponda la dicitura “Vedi [nome voce secondaria]”? Nulla di più facile.

Dopo aver richiamato la funzione Segna voce di Microsoft Word, metti la spunta su Riferimento incrociato e digita nel campo di testo adiacente il nome della voce secondaria che desideri venga visualizzata nell’indice.

Creare l’indice

Come creare indice Word

Dopo aver configurato correttamente tutte le voci che vuoi far comparire nell’indice del documento, per creare indice Word devi spostarti sull’ultima pagina del file (in fondo) e inserire una nuova interruzione di pagina, selezionando l’apposita voce dal menu Inserisci.

A questo punto, torna nella scheda Riferimenti e clicca sul pulsante Inserisci indice collocato in alto a destra. Nella finestra che si apre, metti quindi il segno di spunta accanto alla voce Numeri di pagina allineati a destra, se vuoi allineare a destra i numeri dell’indice, e seleziona uno degli stili disponibili nel menu a tendina Formati.

Dopodiché scegli su quante colonne vuoi disporre l’indice, usando l’apposito campo di testo collocato in alto a destra, scegli un carattere di riempimento dal menu in basso a sinistra (il carattere di riempimento è quello che viene utilizzato per colmare lo spazio che intercorre tra ogni voce dell’indice e il suo numero di pagina) e clicca su OK per inserire l’indice analitico nel tuo documento.

Aggiornare l’indice

Come creare indice Word

Hai dimenticato di apportare una modifica importante al tuo documento dopo averne già creato l’indice? Non temere. Word include una comoda funzione di aggiornamento dell’indice che modifica in maniera totalmente automatica il contenuto dell’indice, correggendo i numeri di pagina errati.

Per correggere l’indice analitico presente nel tuo documento, clicca sull’indice, recati nella scheda Riferimenti della barra degli strumenti e pigia sul pulsante Aggiorna indice situato in alto a destra.

Oltre a poter aggiungere nuove voci, puoi modificare l’indice del tuo documento andando ad agire sui titoli già presenti in esso. Per modificare uno dei titoli presenti nell’indice, cerca il suo riferimento all’interno del documento e modifica il testo che c’è fra parentesi.

Ad esempio, se vuoi modificare il titolo Lorem ipsum per trasformarlo in Lorem ipsum 2 devi cercare il testo Lorem ipsum {XE “Lorem ipsum” } nel documento e trasformarlo in Lorem ipsum {XE “Lorem ipsum 2” }. Ad operazione completata, seleziona l’indice, clicca sul pulsante Aggiorna indice che si trova nella scheda Riferimenti di Word e il gioco è fatto.

Se invece vuoi eliminare una voce dall’indice, cerca i riferimenti a quest’ultima all’interno del documento e rimuovi il testo fra parentesi. Ad esempio, se vuoi rimuovere Lorem ipsum dall’indice, devi cercare il testo Lorem ipsum {XE “Lorem ipsum” } nel documento e trasformarlo in Lorem ipsum. Ad operazione completata, seleziona l’indice e aggiornalo cliccando sull’apposito pulsante.

La procedura, come accennato in apertura del post, vale sia per Windows che per macOS. Purtroppo non è attuabile su smartphone e tablet, né tantomeno in Word Online, in quanto queste versioni di Word non includono ancora una funzione per la creazione degli indici.

Come creare un indice tabelle su Word

Indice tabella Word

Gli indici possono essere creati anche per le tabelle e le immagini presenti su Word. Come? In un modo simile a quello già visto nel capitolo precedente, agendo sempre dal pannello Riferimenti di Microsoft Word per computer.

Il primo passo da fare è quello di creare una didascalia per le immagini e le tabelle del documento. Pertanto, fai clic su uno di questi elementi per evidenziarlo: per quanto riguarda le tabelle, posiziona il mouse sulla griglia e poi fai clic sull’icona della croce presente nell’angolo in alto a sinistra.

Inserire didascalia tabella Word

Adesso che hai selezionato la tabella o l’immagine, raggiungi la scheda Riferimenti, in alto, individua la sezione Didascalie e premi sul tasto Inserisci didascalia. Nella schermata che ti viene mostrata, compila i dati che ti vengono richiesti per aggiungere la didascalia.

Puoi lasciare invariati i dati presenti, ma assicurati che la posizione della didascalia sia corretta (tramite il menu a tendina Posizione) e che l’etichetta sia corretta. Riguardo quest’ultima opzione, tramite il menu a tendina Etichetta puoi scegliere se il contenuto a cui aggiungere la didascalia sia una tabella, una figura o un’equazione.

Pertanto, assicurarti che sia impostato il valore corretto, che in questo caso sarà Tabella, per una tabella; oppure Figura, nel caso di un’immagine. Non ti resta, poi, che premere il tasto OK per confermare l’inserimento della didascalia.

Inserire indice tabella Word

Adesso che hai etichettato tutte le immagini e tabelle del documento, vediamo come inserire l’indice. Raggiungi, dunque, l’ultima pagina e inserisci un’interruzione di pagina, tramite l’apposito tasto presente nella scheda Inserisci. Fatto ciò, torna sulla scheda Riferimenti e fai clic sul tasto Inserisci indice delle figure.

Nella schermata che ti viene mostrata, puoi personalizzare il modo in cui verrà visualizzato l’indice delle tabelle e immagini, decidendo se mostrare i numeri di pagina, se allineare quest’ultimi a destra e quale carattere di riempimento dovrà esserci tra l’etichetta dell’indice e il numero di pagina, giusto per farti qualche esempio.

Infine, assicurati che nella sezione Generale sia impostata la corretta tipologia di elementi che vuoi mostrare nell’indice, usando il menu a tendina Etichetta didascalia: scegli Tabella se vuoi riportare l’indice delle tabelle del documento oppure Figura, per le immagini. Premi poi su OK per confermare l’inserimento.

Nel caso in cui avessi aggiunto nuove tabelle o immagini, puoi aggiornare l’indice selezionandolo e facendo clic sul tasto Aggiorna tabella, che trovi nella scheda Riferimenti. Per rimuovere una voce dall’indice, invece, non devi fare altro che cancellare la didascalia che hai aggiunto alla tabella o all’immagine, semplicemente rimuovendone il testo.

Come creare indice automatico Word

Sommario di Word

Sul client desktop di Microsoft Word o su Word Online, la versione Web del famoso software di videoscrittura Microsoft, è possibile anche gestire degli indici automatici, definiti altresì sommari. A differenza, però, dell’indice, di cui ti ho ampiamente parlato nei capitoli precedenti, il sommario genera automaticamente un indice sulla base dei capitoli.

Ciò significa che l’indice sarà generato solo in base alla presente di testo impostato ad esempio come Titolo 1, Titolo 2 o Titolo 3. Gli indici su parole o frasi specifiche o su tabelle e figure devono invece essere generati manualmente, così come ti ho già spiegato precedentemente.

In ogni caso, la funzionalità d’inserimento del sommario su Microsoft Word si trova nella scheda Riferimenti, premendo sul tasto Sommario e scegliendo uno dei modelli presenti nel riquadro a schermo. L’indice potrà essere aggiornato semplicemente aggiungendo o rimuovendo i capitoli e premendo sul tasto Aggiorna sommario, nella scheda Riferimenti.

In Word Online, invece, non puoi direttamente creare un sommario ma, nel caso avessi importato o salvato il documento su OneDrive, potrai aggiornare il sommario, facendo clic su di esso e raggiungendo le voci Sommario > Aggiorna sommario nella scheda Riferimenti in alto.

Nel caso in cui volessi approfondire l’argomento relativo ai sommari di Word, ti consiglio di consultare questa mia guida dedicata all’argomento, nella quale troverai informazioni utili per riuscire a creare un indice velocemente per i capitoli del tuo documento.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.