Come creare indice Word
L'indice analitico permette di fornire ai lettori di un libro, o comunque di un testo molto lungo, dei riferimenti rapidi sulle pagine in cui vengono trattati determinati argomenti. In altre parole, si tratta di un indice che — posizionato solitamente alla fine di un testo — contiene riferimenti a parole e frasi chiave con i numeri delle pagine in cui è possibile trovarli.
Word, il programma di videoscrittura incluso nella suite Office di Microsoft, include una funzionalità che permette di crearlo in maniera facile e veloce. Prima di procedere, ti chiarisco una distinzione che genera spesso confusione: il sommario (o indice dei contenuti) elenca i capitoli del documento ed è solitamente posizionato all'inizio; l'indice analitico è invece un elenco alfabetico di parole e frasi chiave con i relativi numeri di pagina, e si trova tipicamente alla fine del testo. In questa guida troverai istruzioni per entrambi."
Se, dunque, vuoi sapere come creare indice Word nei tuoi documenti, non perdiamo altro tempo e passiamo all'azione. Dai, siediti bello comodo, presta la massima attenzione ai consigli che ti indicherò e prova a metterli in pratica. Detto ciò, a me non resta che augurarti una buona lettura e, soprattutto, un buon lavoro!
Indice
- Come creare un indice su Word
- Come creare un indice tabelle su Word
- Come creare indice figure Word
- Come creare indice Word con titoli
- Come creare indice automatico Word
- Come creare indice ipertestuale Word
- Come creare indice Word Online
- Come creare indice Word su smartphone e tablet
Come creare un indice su Word
Se vuoi sapere come creare un indice su Word, nei prossimi capitoli ti spiegherò, passo dopo passo, tutto ciò che devi fare per riuscire a raggiungere questo tuo obiettivo tramite il software desktop di Microsoft Word per Windows o macOS.
Inserire voci nell'indice
Se vuoi creare un indice analitico in Word, il primo passo che devi compiere è selezionare con il mouse una frase o una parola che intendi inserire in quest'ultimo. Dopo aver selezionato il testo, recati nella scheda Riferimenti di Word e clicca sul bottone Segna voce che si trova in alto a destra. In alternativa puoi usare la scorciatoia da tastiera Alt+Shift+X su Windows.
Nella finestra che si apre, accertati che nel campo Voce principale ci sia impostata la frase o la parola che hai appena selezionato e scegli se indicizzare solo l'occorrenza selezionata, cliccando sul pulsante Segna, oppure se riportare nell'indice tutte le pagine del documento in cui compare la frase/parola scelta, pigiando su Segna tutto. La finestra rimane aperta, così puoi continuare a selezionare altre parole nel documento e segnarle in sequenza senza doverla riaprire ogni volta. Quando hai terminato, clicca sul tasto Chiudi.
Se vuoi cambiare la formattazione dei numeri di pagina, utilizza le caselle Grassetto e Corsivo che si trovano nella parte bassa della finestra (in modo da far apparire i numeri delle pagine nell'indice in corsivo o in grassetto).
Puoi anche creare dei segnalibri e limitare la ricerca delle occorrenze a un arco di pagine personalizzato. Per creare un segnalibro nel tuo documento, seleziona con il mouse il contenuto delle pagine alle quali vuoi delimitare la ricerca, dopodiché recati nella scheda Inserisci e clicca sul pulsante Segnalibro. Nella finestra che si apre, digita quindi un nome per il segnalibro e pigia su Aggiungi per completare l'operazione.
Una volta creato il segnalibro, per limitare l'indicizzazione di un termine o una frase a un intervallo specifico di pagine, richiama la funzione Segna voce di Word, apponi il segno di spunta accanto alla voce Intervallo pagine, seleziona il segnalibro desiderato dall'apposito menu a tendina e clicca su Segna.
Vuoi che a una voce dell'indice, anziché il numero di pagina, compaia la dicitura “Vedi [altra voce]”? Nulla di più facile.
Dopo aver richiamato la funzione Segna voce di Microsoft Word, metti la spunta su Riferimento incrociato e digita nel campo di testo adiacente il nome della voce a cui vuoi rimandare il lettore.
Creare l'indice
Dopo aver configurato correttamente tutte le voci che vuoi far comparire nell'indice del documento, per creare indice Word devi spostarti sull'ultima pagina del file (in fondo) e inserire una nuova interruzione di pagina, selezionando l'apposita voce dal menu Inserisci.
A questo punto, torna nella scheda Riferimenti e clicca sul pulsante Inserisci indice collocato in alto a destra, nella sezione Indice. Nella finestra che si apre, metti quindi il segno di spunta accanto alla voce Numeri di pagina allineati a destra, se vuoi allineare a destra i numeri dell'indice, e seleziona uno degli stili disponibili nel menu a tendina Formati.
Dopodiché scegli su quante colonne vuoi disporre l'indice, usando l'apposito campo di testo collocato in alto a destra, scegli un carattere di riempimento dal menu in basso a sinistra (il carattere di riempimento è quello che viene utilizzato per colmare lo spazio che intercorre tra ogni voce dell'indice e il suo numero di pagina) e clicca su OK per inserire l'indice analitico nel tuo documento.
Aggiornare l'indice
Se apporti modifiche al documento dopo aver già creato l'indice, non è necessario ricrearlo da zero, in quanto Word include una funzione di aggiornamento automatico che ricalcola le voci e corregge i numeri di pagina in modo autonomo.
Per correggere l'indice analitico presente nel tuo documento, clicca sull'indice, recati nella scheda Riferimenti della barra degli strumenti e pigia sul pulsante Aggiorna indice situato in alto a destra. In alternativa, dopo aver selezionato l'indice, puoi premere il tasto F9 per aggiornarlo rapidamente da tastiera.
Per poter individuare e modificare i campi XE nel documento, è necessario che siano visibili. Se non li vedi, vai sulla scheda Home e attiva il pulsante Mostra/Nascondi (¶). Così facendo, i campi appariranno tra parentesi graffe nel testo.
Oltre a poter aggiungere nuove voci, puoi modificare l'indice del tuo documento andando ad agire sui titoli già presenti in esso. Per modificare uno dei titoli presenti nell'indice, cerca il suo riferimento all'interno del documento e modifica il testo che c'è fra parentesi.
Ad esempio, se vuoi modificare il titolo Lorem ipsum per trasformarlo in Lorem ipsum 2 devi cercare il testo Lorem ipsum {XE “Lorem ipsum” } nel documento e trasformarlo in Lorem ipsum {XE “Lorem ipsum 2” }. A operazione completata, seleziona l'indice, clicca sul pulsante Aggiorna indice che si trova nella scheda Riferimenti di Word e il gioco è fatto.
Se invece vuoi eliminare una voce dall'indice, cerca i riferimenti a quest'ultima all'interno del documento e seleziona l'intero campo XE, incluse le parentesi graffe, quindi premi Canc sulla tastiera. Non è sufficiente eliminare solo il testo interno, in quanto lasciare le parentesi vuote genera un campo corrotto.
Ad esempio, se vuoi rimuovere Lorem ipsum dall'indice, devi cercare il testo Lorem ipsum {XE “Lorem ipsum” } nel documento e trasformarlo in Lorem ipsum. A operazione completata, seleziona l'indice e aggiornalo cliccando sull'apposito pulsante.
La procedura, come accennato in apertura del post, vale sia per Windows che per macOS. Purtroppo non è attuabile su smartphone e tablet, né tantomeno in Word Online, in quanto queste versioni di Word non includono ancora una funzione per la creazione degli indici.
Come creare un indice tabelle su Word
Word consente di creare indici anche per le tabelle presenti nel documento, seguendo una procedura simile a quella già vista per l'indice analitico, sempre a partire dalla scheda Riferimenti.
Il primo passo da fare è quello di creare una didascalia per le tabelle del documento. Pertanto, fai clic su uno di questi elementi per evidenziarlo: posiziona il mouse sulla griglia e poi fai clic sull'icona della croce presente nell'angolo in alto a sinistra.
Adesso che hai selezionato la tabella, raggiungi la scheda Riferimenti, in alto, individua la sezione Didascalie e premi sul tasto Inserisci didascalia. Nella schermata che ti viene mostrata, compila i dati che ti vengono richiesti per aggiungere la didascalia.
Puoi lasciare invariati i dati presenti, ma assicurati che la posizione della didascalia sia corretta (tramite il menu a tendina Posizione) e che l'etichetta sia corretta. Riguardo quest'ultima opzione, tramite il menu a tendina Etichetta scegli la voce tabella e premere il tasto OK per confermare l'inserimento della didascalia.
Adesso che hai etichettato tutte le tabelle del documento, vediamo come inserire l'indice. Raggiungi, dunque, l'ultima pagina e inserisci un'interruzione di pagina, tramite l'apposito tasto presente nella scheda Inserisci. Fatto ciò, torna sulla scheda Riferimenti e fai clic sul tasto Inserisci indice delle figure.
Nella schermata che ti viene mostrata, puoi personalizzare il modo in cui verrà visualizzato l'indice delle tabelle e immagini, decidendo se mostrare i numeri di pagina, se allineare quest'ultimi a destra e quale carattere di riempimento dovrà esserci tra l'etichetta dell'indice e il numero di pagina, giusto per farti qualche esempio.
Infine, assicurati che nella sezione Generale sia impostata la corretta tipologia di elementi che vuoi mostrare nell'indice, usando il menu a tendina Etichetta didascalia: scegli Tabella se vuoi riportare l'indice delle tabelle del documento oppure Figura, per le immagini. Premi poi su OK per confermare l'inserimento.
Nel caso in cui avessi aggiunto nuove tabelle o immagini, puoi aggiornare l'indice selezionandolo e facendo clic sul tasto Aggiorna tabella, che trovi nella scheda Riferimenti. Per rimuovere una voce dall'indice, invece, non devi fare altro che eliminare completamente la riga della didascalia, non solo il testo, e aggiorna poi l'indice.
Come creare indice figure Word
Gli indici possono essere creati anche per le figure inserite in un documento Word, in modo simile a quanto descritto per le tabelle nel capitolo precedente.
Il primo passaggio è aggiungere una didascalia a ciascuna figura del documento. Per farlo, fai clic sulla figura per selezionarla e vai alla scheda Riferimenti in alto. Individua la sezione Didascalie e fai clic su Inserisci didascalia.
Nella schermata che ti viene mostrata, puoi lasciare invariati i dati preimpostati, ma assicurati che nel menu Etichetta sia impostata la voce Figura. Per confermare l'inserimento della didascalia, fai clic sul pulsante OK.
Dopo aver etichettato tutte le figure, è possibile inserire l'indice delle figure. Spostati all'ultima pagina del documento, inserisci un'interruzione di pagina tramite il tasto dedicato nella scheda Inserisci e poi torna alla scheda Riferimenti. A questo punto, fai clic su Inserisci indice delle figure.
Nella schermata che visualizzi, puoi personalizzare l'aspetto dell'indice delle figure: ad esempio, puoi decidere se mostrare i numeri di pagina, allinearli a destra e quale tipo di carattere di riempimento usare tra l'etichetta della figura e il numero di pagina.
Prima di confermare, assicurati che nella sezione Generale sia selezionata l'etichetta corretta: nel menu a tendina Etichetta didascalia, scegli Figura per creare l'indice delle figure del documento. Una volta completate le personalizzazioni, fai clic su OK per confermare l'inserimento.
Se aggiungi altre immagini al documento, puoi aggiornare l'indice selezionandolo e facendo clic su Aggiorna tabella nella scheda Riferimenti. Per rimuovere una voce dall'indice, elimina semplicemente la didascalia della figura, cancellando il testo associato.
Come creare indice Word con titoli
Sul client desktop di Microsoft Word è possibile anche gestire gli indici composti da soli titoli, anche denominati sommari. Ciò significa che l'indice sarà generato solo in base alla presenza di testo impostato ad esempio come Titolo 1, Titolo 2 o Titolo 3.
Gli indici su parole o frasi specifiche o su tabelle e figure devono invece essere generati manualmente, così come ti ho già spiegato nei capitoli precedenti.
Per aggiungere un indice di questa tipologia in un documento Word, raggiungi la scheda Riferimenti e premi sul tasto Sommario, scegliendo uno dei modelli presenti nel riquadro a schermo: puoi selezionare il modello manuale, che ti consente di personalizzare i titoli dell'indice, ma dovrai compilare anche i numeri di pagina, oppure scegliere quello automatico.
Nel caso in cui volessi approfondire l'argomento relativo ai sommari di Word, ti consiglio di consultare questa mia guida dedicata all'argomento, nella quale troverai informazioni utili per riuscire a creare un indice velocemente per i capitoli del tuo documento.
Come creare indice automatico Word
Se non vuoi perdere tempo nella creazione dell'indice dei titoli su Microsoft Word da PC, puoi anche scegliere di crearne uno completamente automatico, che ti consente di inserire i nomi dei capitoli e la loro corrispondente pagina, senza dover agire manualmente (come ti ho indicato nel capitolo precedente).
L'operazione da seguire richiede innanzitutto di impostare i capitoli come Titolo 1, Titolo 2 o Titolo 3, tramite le opzioni presenti nella sezione Stili della scheda Home in alto.
Fatto ciò, spostati nella scheda Riferimenti, premi sul tasto Sommario e scegli il modello Sommario automatico. Così facendo verrà inserito un sommario già compilato dei capitoli presenti nel documento, con la relativa pagina.
L'indice potrà essere aggiornato semplicemente aggiungendo o rimuovendo i capitoli e premendo sul tasto Aggiorna sommario, nella scheda Riferimenti.
Come creare indice ipertestuale Word
Tutti gli indici descritti in questa guida, ovvero quello analitico sulle parole, quello delle tabelle, quello delle figure e il sommario automatico, supportano la navigazione ipertestuale.
Infatti, cliccando su una voce dell'indice si viene portati direttamente alla sezione corrispondente del documento. Su Windows è sufficiente tenere premuto il tasto Ctrl e fare clic sulla voce, mentre su Mac basta un clic diretto, senza tasti aggiuntivi. Semplice, dico bene?
Come creare indice Word Online
Word Online, la versione Web gratuita di Microsoft, supporta una sola tipologia di indice: il sommario automatico basato sui titoli. Le funzionalità per l'indice analitico, le tabelle e le figure sono disponibili invece esclusivamente nella versione desktop per Windows e macOS.
Ti ricordo però che se apri su Word Online un documento che contiene già un indice analitico creato dalla versione desktop, potrai visualizzarlo e modificare il testo normalmente, ma non potrai né crearne uno nuovo né aggiornare quello esistente da questa piattaforma Web.
La procedura d'inserimento di questo indice è molto semplice. Raggiungi innanzitutto la piattaforma Web di Word, esegui l'accesso col tuo account Microsoft. Apri il documento Word su cui vuoi intervenire e spostati sulla scheda Riferimenti > Inserisci sommario.
Nel caso in cui il documento subisse delle modifiche, puoi aggiornare l'indice facendo clic su di esso e raggiungendo la scheda Riferimenti in alto. Premi poi sul tasto Aggiorna sommario per concludere.
Come creare indice Word su smartphone e tablet
Vuoi creare indice Word da iPad o da un qualsiasi altro dispositivo mobile, come uno smartphone o tablet Android oppure un iPhone?
In tal caso, devi sapere che non puoi aggiungere un indice su Word da questi dispositivi, in quanto non è ancora disponibile questa funzionalità.
Puoi comunque applicare l'inserimento dell'indice o di un sommario da un'altra versione di Word e poi effettuare l'upload del documento per visualizzarlo su un dispositivo mobile.
Se apri su smartphone o tablet un documento che contiene già un indice analitico creato dalla versione desktop, potrai visualizzarlo e modificare il testo normalmente, ma non potrai né crearne uno nuovo né aggiornare quello esistente dall'app mobile.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
