Come creare un Libro Soci con Excel
Hai da poco fondato un'associazione culturale, sportiva dilettantistica o un ente del Terzo Settore e sei alle prese con le prime inevitabili incombenze burocratiche: tra queste, la redazione del Libro Soci, il registro nel quale devono essere annotate in modo chiaro e aggiornato tutte le informazioni relative agli iscritti, nel rispetto dello Statuto e della normativa vigente.
Per organizzare al meglio questo documento, ti è stato consigliato di predisporlo in formato digitale tramite un foglio elettronico, così da mantenerlo ordinato, facilmente consultabile e semplice da aggiornare nel tempo. Tra le soluzioni più utilizzate c'è senza dubbio Excel, il software di Microsoft che ancora oggi rappresenta uno strumento pratico e flessibile per la gestione di elenchi, registri e database di piccole e medie dimensioni. Tuttavia, se non hai mai creato un registro strutturato, potresti avere qualche dubbio su come impostare correttamente colonne, campi e formattazione.
In tal caso, sei nel posto giusto al momento giusto: in questa guida ti spiegherò passo dopo passo come creare un Libro Soci con Excel in modo semplice e intuitivo, utilizzando la versione per PC, quella online accessibile da browser oppure l'app per smartphone e tablet, così da permetterti di lavorare anche in mobilità. Vedrai che con un po' di attenzione iniziale, potrai ottenere un registro chiaro, professionale e facile da gestire nel tempo. Buona lettura e buon lavoro.
Indice
- Informazioni preliminari
- Come creare un Libro Soci con Excel
- Come creare un Libro Soci con Excel Online
- Come creare un Libro Soci con Excel su smartphone e tablet
Informazioni preliminari
Prima di esporti i passaggi essenziali per procedere alla creazione del tuo Libro Soci in Excel, credo sia opportuno fare una breve panoramica sulla funzione di tale documento: in questo modo avrai già le idee chiare sul suo formato e sui campi che vi dovranno essere contenuti.
Nelle associazioni non profit, e oggi sempre più spesso negli Enti del Terzo Settore (ETS), il Libro Soci riporta tutte le informazioni utili a identificare i soggetti che, in un dato momento, risultano aver aderito all'associazione. Per gli enti del Terzo Settore (ETS), il Libro Soci rientra tra i libri sociali obbligatori e deve essere tenuto aggiornato e disponibile in caso di controlli. Va conservato presso la sede legale ed è essenziale per dimostrare la reale vita associativa dell'ente.
In base alla qualità dell'iscritto, infatti, vengono attribuiti determinati diritti e doveri: fermo restando l'obbligo universale di rispettare il regolamento indicato nello Statuto, un socio può essere legittimato a partecipare, intervenire e votare nell'ambito dell'Assemblea dei Soci.
Il documento, quindi, deve sicuramente contenere i dati in grado di identificare univocamente l'aderente, e laddove previsto anche i contatti (e-mail o numero di telefono). Può essere utile prevedere dei campi per censire un'eventuale uscita dall'associazione, così da mantenere uno storico ordinato e trasparente, ma l'elenco dei campi è un argomento che affronterò tra poco.
L'attività svolta dalle associazioni nei confronti dei propri soci permette di accedere ad alcune agevolazioni fiscali: per questo motivo è fondamentale tenere traccia di tutte le movimentazioni che riguardano gli iscritti, la cui adesione all'ente deve seguire una procedura precisa, anche in vista di possibili controlli fiscali o amministrativi.
L'aspirante socio, infatti, deve compilare un modulo di adesione nel quale, oltre a fornire i propri dati, dichiara di rispettare il regolamento dell'associazione e presta il consenso al trattamento dei dati personali, nel rispetto del GDPR. È importante, infatti, che l'accesso a queste informazioni sia limitato ai soli soggetti autorizzati. Successivamente, il Consiglio Direttivo si riunisce per approvare o meno la richiesta di iscrizione che, in caso positivo, deve essere registrata sul Libro Soci con tutte le informazioni sopra riportate.
Se scegli di usare Excel per la gestione operativa del registro, tieni presente che il file non garantisce automaticamente validità legale o conservazione a norma: è quindi consigliabile affiancare sistemi di conservazione adeguati, come backup periodici (per esempio su OneDrive o altri servizi cloud), e l'esportazione in PDF come ti spiego in questo tutorial, per l'archiviazione, la stampa e la conservazione cartacea, così da garantire integrità, sicurezza e tracciabilità dei dati nel tempo.
Modello Libro Soci Excel: come scaricarlo
Prima di entrare nel vivo della creazione del registro, è bene chiarire un aspetto importante: non esiste un modello ufficiale unico di Libro Soci valido per tutte le associazioni. Ogni ente, infatti, può strutturarlo in base al proprio Statuto, alla tipologia di attività svolta e agli obblighi normativi specifici (soprattutto se si tratta di un ETS).
Detto questo, esistono numerosi template adattabili che possono farti risparmiare tempo e aiutarti a impostare correttamente il documento fin da subito. Un modello per un Libro Soci Excel ti permette di partire da una struttura già pronta, evitando errori nella definizione dei campi.
Microsoft mette a disposizione diversi modelli gratuiti che puoi utilizzare come base di partenza. Anche se non troverai sempre un template chiamato esattamente “Libro Soci”, puoi adattare modelli per elenchi, registri o database.
Per trovarlo e capire come scaricarlo, collegati a questa pagina e premi sul tasto Visualizzare tutti i modelli Excel.
Ora, nella barra di ricerca in alto, digita parole chiave come registro, elenco, database o lista contatti e valuta le anteprime dei modelli che ti vengono proposti. Poi, seleziona il modello che ti sembra più adatto alle tue esigenze cliccando sulla sua anteprima.
A questo punto si aprirà Excel online (anche se prima dovresti effettuare l'accesso con il tuo account Microsoft, se non lo hai già fatto) e potrai cominciare a lavorarci e modificarlo secondo le tue specifiche esigenze. Se, invece, vuoi lavorarci su Excel che hai preventivamente scaricato sul tuo computer come ti ho spiegato in questa guida, premi sulla voce in alto a destra Modifica e a seguire su Apri in Desktop.
In alternativa, puoi vedere dei modelli di Excel anche aprendo direttamente Excel sul computer. Ne visualizzerai alcuni subito nella Home e per vederne altri clicca su Altri modelli. Dopo aver deciso quale utilizzare premi sulla sua anteprima e a seguire su Crea e comincia a modificare il modello in base alle tue esigenze.
Infatti, una volta scaricato e aperto il file, dovrai personalizzarlo in base alla struttura richiesta dalla tua associazione. Partire da un modello, chiaramente, non significa limitarsi a una struttura standard, ma al contrario, ti offre una base solida da adattare in modo preciso alle esigenze del tuo ente, mantenendo ordine e coerenza nella gestione del Libro Soci. Si tratta di modifiche semplici ma fondamentali per rendere il file realmente funzionale. Se vuoi approfondire nel dettaglio, ti consiglio di leggere la guida dedicata a come usare un modello con Excel, contestualmente alla lettura del capitolo successivo in cui ti spiego quali sono i campi necessari da inserire nel Libro dei Soci.
Foglio Excel Libro Soci: campi consigliati
Come ti accennavo nei capitoli precedenti, non esiste un formato unico obbligatorio per il Libro Soci: ogni associazione può strutturarlo in base alle proprie esigenze organizzative e a quanto previsto dallo Statuto. Tuttavia, esistono dei campi consigliati per il foglio Excel del Libro Soci che ti permettono di gestire in modo ordinato gli iscritti e di affrontare eventuali controlli interni o fiscali con maggiore serenità.
Vediamo, quindi, quali colonne è opportuno inserire nel creare il foglio Excel.
Per prima cosa, devi prevedere i dati anagrafici essenziali, ovvero campi che identificano in modo univoco il socio.
- Nome e cognome
- Codice fiscale
- Data e luogo di nascita
- Indirizzo di residenza
In particolare, il codice fiscale è fondamentale perché consente di evitare omonimie e garantisce un'identificazione certa dell'iscritto.
Un'altra sezione importante è quella dei dati relativi all'iscrizione.
- Data di ammissione
- Numero di tessera (se previsto)
- Delibera di approvazione del Consiglio Direttivo (facoltativo ma utile)
È inoltre consigliabile inserire anche la data di uscita, dimissioni o esclusione del socio, così da mantenere uno storico completo e sempre aggiornato.
Poi, se alcuni iscritti ricoprono incarichi specifici, puoi aggiungere una colonna dedicata al ruolo o carica sociale (es. Presidente, Consigliere, Tesoriere, Socio ordinario, ecc.). Questo ti aiuterà a distinguere facilmente le diverse posizioni all'interno dell'associazione e a organizzare meglio convocazioni e comunicazioni ufficiali.
Un altro campo molto utile a livello gestionale è quello relativo alla situazione economica del socio.
- Importo della quota annuale
- Data di pagamento
- Stato della quota (pagata / non pagata)
Avere queste informazioni sempre aggiornate ti permette di monitorare con immediatezza la regolarità degli iscritti e di evitare errori nella partecipazione alle assemblee, laddove lo Statuto preveda il pagamento della quota, come requisito.
Infine, è buona prassi prevedere una colonna dedicata a note o annotazioni amministrative, dove inserire informazioni utili come sospensioni, richieste particolari, comunicazioni rilevanti o qualsiasi elemento che possa facilitare la gestione interna.
Come vedi, non esiste uno schema rigido, ma inserire questi campi ti consente di costruire un registro completo, ordinato e funzionale. Se hai bisogno di supporto pratico nella creazione delle colonne o nella formattazione della tabella, puoi consultare la guida su creare un foglio Excel.
Come creare un Libro Soci con Excel
Ora ti spiego come creare un Libro Soci con Excel, facendo riferimento al celebre software installabile su computer con sistema operativo Windows o macOS. Se ancora non disponi del programma, ti consiglio di leggere la mia guida su come scaricare Excel.
Come prima cosa, avvia dunque il programma e, nella sua schermata iniziale, fai clic sull'opzione Cartella di lavoro vuota nella sezione Nuovo, per accedere al documento da editare. Ora, dato che il Libro Soci è un documento dinamico, che cambia costantemente nel tempo, ti mostrerò una procedura manuale per la quale non è necessario determinare preventivamente l'intervallo dei campi.
Per iniziare, è opportuno stabilire subito i nomi delle colonne che avranno funzione di intestazione dei campi: fai doppio clic sul campo A1 per entrare in modalità editing sulla prima casella. Potrebbe essere utile, per esempio, inserire come primo campo il numero progressivo del socio: digita, quindi, il titolo N° progressivo, quindi pigia sul campo B1 e inserisci quello successivo (per esempio Nome). Prosegui in questo modo per aggiungere tutte le intestazioni di cui necessiti e di cui ti ho parlato precedentemente.
Ti suggerisco, per quanto riguarda i versamenti della quota annuale, di realizzare delle colonne dedicate che abbiano come intestazione il valore dell'anno di riferimento: per esempio Quota anno 2024, Quota anno 2025, Quota anno 2026 e così via, aggiungendo eventualmente un'ulteriore colonna per specificare anche la data precisa in cui è avvenuto il pagamento.
Se riscontri la presenza di campi in cui il testo è più lungo rispetto alla dimensione della casella, puoi adattare automaticamente la larghezza delle celle al contenuto: per farlo, premi sull'angolo in alto a sinistra con la freccia rivolta verso l'interno del documento per selezionare tutta la tabella, quindi individua nel riquadro Celle del menu in alto la voce Formato. Pigia su di essa e, dal menu contestuale che vedi comparire, clicca sull'opzione Adatta larghezza colonne: noterai che la dimensione si proporzionerà in relazione al contenuto. Maggiori informazioni qui.
Per distinguere l'intestazione dei campi dal resto del contenuto e realizzare un documento visivamente più ordinato, seleziona la casella A1 e, tenendo premuto il mouse, trascinalo verso destra fino all'ultimo campo realizzato. Ora, clicca sul menu Home e premi sulla freccia a lato dello strumento di riempimento del colore nella sezione Carattere (riporta il simbolo di un recipiente che versa un colore), quindi clicca sul colore che vuoi applicare.
Se vuoi, definisci anche il contorno delle caselle di intestazione, selezionando queste ultime nello stesso modo visto in precedenza e premendo sulla freccia a lato dello strumento con il simbolo di un quadrato (si trova alla sinistra di quello di riempimento colore), scegliendo allo stesso modo uno stile di tuo gradimento. Se vuoi, puoi eseguire la stessa operazione anche sulla sezione Stili, definendo magari uno stile diverso per distinguerli meglio.
Puoi anche trasformare l'intervallo in tabella selezionando le celle interessate e scegliendo la voce Inserisci > Tabella: in questo modo potrai filtrare e ordinare facilmente i soci grazie ai filtri automatici che verranno applicati alle intestazioni delle colonne, rendendo la consultazione del registro più rapida ed efficace nel tempo.
Ora puoi procedere alla compilazione dei dati dei soci: le prime tre righe sono destinate ai Soci Fondatori, che potrai differenziare grazie alla presenza del campo Ruolo. Ti consiglio di fare in modo che i campi numerici siano formattati con la modalità corretta: per esempio, per utilizzare un formato idoneo all'informazione della data di nascita, fai clic sulla relativa lettera della colonna (il cursore, al passaggio del mouse, mostrerà una freccia verso il basso) in modo da selezionare tutti i campi sottostanti, quindi premi con il tasto destro all'interno dello spazio selezionato e, dal menu contestuale, pigia sulla voce Formato celle.
Nella finestra che compare, seleziona il valore Data sotto il pannello Categoria e dal riquadro di destra scegli il formato che reputi idoneo a mostrare le informazioni in questione e premi sul pulsante OK: da questo momento in poi, tutti i dati immessi sotto la colonna in questione verranno formattati allo stesso modo. Ripeti la stessa operazione con tutte le colonne per le quali ritieni opportuno applicare un formato particolare scegliendo la categoria corretta (per esempio per il valore delle quote puoi usare quella denominata Valuta).
Per salvare il Libro Soci, infine, premi sul menu File e seleziona l'opzione Salva con nome. Su PC con Windows scegli la posizione in cui esportare il documento facendo clic sulla funzionalità Sfoglia, che aprirà una finestra di Esplora File nella quale potrai navigare all'interno delle cartelle del tuo computer. Premi, infine, sul pulsante Salva per completare l'operazione. In alternativa, puoi scegliere di salvare il file su OneDrive, attivando così il salvataggio automatico e la possibilità di accedere al documento da più dispositivi, anche tramite browser.
Su Mac, invece, ti verrà mostrata una finestra nella quale, cliccando sul menu Posizione, potrai scegliere la cartella dove esportare il documento. Al termine premi sul pulsante Salva, per completare il salvataggio. Anche in questo caso puoi selezionare OneDrive come destinazione, così da mantenere il Libro Soci sincronizzato e disponibile su computer diversi.
Per maggiori informazioni puoi fare riferimento alla mia guida su come usare Excel.
Infine ci tengo a precisare che se la procedura di creazione manuale del Libro Soci ti sembra troppo lunga da portare a termine, ti basta cercare tra i modelli di Excel un modello adatto al tuo scopo, scaricarlo e aprirlo con Excel per iniziare a usarlo, proprio come ti ho spiegato prima. Maggiori informazioni qui.
Come creare un Libro Soci con Excel Online
Se vuoi capire come creare un Libro Soci con Excel Online, sfruttando quindi la versione gratuita disponibile in Rete del celebre software Microsoft, voglio informarti subito che potrai tranquillamente realizzare il documento in questione avvalendoti delle funzionalità offerte da questa risorsa. Excel Online offre oggi la maggior parte delle funzionalità principali della versione desktop, inclusa la collaborazione in tempo reale e il salvataggio automatico su OneDrive.
Per accedere a Excel Online, collegati a questa pagina , premi sul pulsante Accedi ed effettua l'accesso con il tuo Microsoft. Se non ce l'hai ancora, leggi e segui le istruzioni del mio tutorial su come creare un account Microsoft.
Dopo aver fatto l'accesso, ti troverai così nella schermata principale di Microsoft Office Online. Nel pannello di sinistra sono presenti tutte le applicazioni messe a disposizione e non dovrai fare altro che pigiare sull'icona verde di Excel. Poi, nella pagina che segue, premi quindi sull'opzione Crea cartella di lavoro vuota. In alternativa puoi visualizzare e selezionare uno dei modelli che trovi nella pagina alla sezione Crea con i modelli, proprio come ti ho spiegato precedentemente.
Ora puoi procedere alla creazione delle intestazioni e alla successiva compilazione dei campi, che avviene nella stessa modalità illustrata nel capitolo precedente. Al termine, per esportare il documento in locale (che viene comunque salvato in automatico sul cloud di OneDrive come ti ho già spiegato prima), clicca sulla voce del menu File e seleziona l'opzione Crea una copia, e a seguire Scarica una copia. Il file verrà copiato nella cartella di download del tuo computer in formato XLSX che puoi aprire secondo le modalità che ti spiego in questo tutorial.
Come creare un Libro Soci con Excel su smartphone e tablet
Se vuoi avere la possibilità di compilare il Libro Soci in mobilità, puoi avvalerti dell'app ufficiale di Excel, disponibile per il download gratuito su dispositivi fino a 10,1 pollici, sia per Android (disponibile anche su store alternativi) e per iOS/iPadOS. Vediamo, dunque, come creare un Libro Soci con Excel su smartphone e tablet. Ricorda, però, che il documento dovrà essere sempre disponibile presso la sede dell'associazione per eventuali controlli.
Dopo aver scaricato l'app dai link sopra citati, premendo sul pulsante Installa/Ottieni (sui dispositivi Apple potrebbe esserti richiesta la verifica dell'identità tramite Face ID, Touch ID o password dell'ID Apple), avviala premendo sulla sua icona.
Poi decidi se consentire all'app di inviarti notifiche, poi premi su Accedi ed effettua l'accesso con tuo account Microsoft. In alternativa fai tap su Iscriviti gratis e comincia a creare un account Microsoft.
Alla prima schermata, premi sul simbolo [+] (in alto a sinistra) per creare un nuovo documento, quindi seleziona l'opzione Cartella di lavoro vuota: verrà immediatamente creato il foglio da compilare. A questo punto puoi iniziare a inserire le intestazioni e i dati dei soci, proprio come visto per la versione desktop.
L'interfaccia di Excel su smartphone, su cui mi concentrerò in questo capitolo, è più compatta e raccoglie gran parte degli strumenti in un menu collocato in basso. Su tablet, invece, è organizzata a schede ed è molto simile alla versione per computer, quindi puoi seguire senza difficoltà le indicazioni fornite nei paragrafi precedenti.
È bene però essere consapevole di alcuni limiti: nella versione mobile non è possibile utilizzare macro VBA (ovvero piccoli programmi o automazioni scritte in Visual Basic for Applications che permettono di automatizzare operazioni ripetitive e creare funzioni personalizzate) e altre funzioni avanzate risultano ridotte o meno agevoli da gestire rispetto al computer. Per questo motivo, l'app è perfetta per la consultazione del registro, per modifiche rapide o per inserire nuovi soci quando non sei in sede, ma non è l'ideale per la creazione e la gestione completa e strutturata del file, attività, che restano più comode se fatte dal computer.
Un grande vantaggio dell'utilizzo da smartphone e tablet è la sincronizzazione di file e cartelle tramite OneDrive: salvando il file nel cloud, come ti ho spiegato in precedenza, puoi accedervi da più dispositivi e ritrovare automaticamente tutte le modifiche effettuate.
Se desideri approfondire nel dettaglio il funzionamento dell'app, puoi consultare le guide dedicate su come usare Excel su Android e come utilizzare Excel su iPhone, dove trovi istruzioni passo dopo passo per sfruttare al meglio tutte le funzionalità disponibili su dispositivi mobili.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
