Come creare una mailing list con Gmail
Ogni volta che organizzi un nuovo torneo con gli amici del club di pallavolo è un disastro: dopo aver effettuato l'accesso alla tua casella di posta Gmail, devi armarti di pazienza e digitare manualmente decine e decine di indirizzi email (tanti quanti sono i partecipanti al torneo), perdendo così una notevole quantità di tempo che potresti dedicare ad attività ben più proficue. Ti piacerebbe porre rimedio al problema, ma non hai la più pallida idea di cosa fare? Ho la soluzione che fa al caso tuo: creare una mailing list con Gmail.
Creando delle liste di distribuzione tramite il servizio di posta elettronica offerto da Google, infatti, puoi selezionare un elenco di contatti a cui inviare il medesimo messaggio — le cosiddette etichette —senza dover digitare di volta in volta tutti gli indirizzi. Non ti sembra una soluzione alquanto pratica e comoda? E allora non perdiamo altro tempo e passiamo subito all'azione!
Coraggio: mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo necessario per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi, attua le “dritte” che ti darò per portare a termine la creazione di una mailing list con Gmail e vedrai che la prossima volta che dovrai inviare la stessa email a più destinatari risparmierai tantissimo tempo. Ti auguro buona lettura e, soprattutto, buon divertimento!
Indice
Creare una mailing list con Gmail
La possibilità di creare una mailing list su Gmail è data dalla funzione che permette di realizzare e gestire etichette, ovvero dei gruppi di contatti a cui inviare lo stesso messaggio. Creare delle etichette su Gmail è semplicissimo: basta accedere alla sezione “Contatti” del proprio account Google, selezionare gli utenti da includere nell'etichetta che si vuole utilizzare, provvedere alla sua creazione e poi inviare il messaggio ai contatti inclusi nella lista di distribuzione: tutto qui. Ti anticipo che nei prossimi paragrafi ti fornirò indicazioni soltanto su come procedere da PC, visto che da mobile non è possibile creare e utilizzare etichette.
Per procedere alla creazione di una mailing list su Gmail, collegati innanzitutto alla pagina Google Contatti tramite il link che ti ho appena fornito ed esegui l'accesso usando le credenziali del tuo account Google (qualora tu non l'abbia già fatto).
Ora devi individuare e selezionare i contatti che vuoi inserire nell'etichetta che userai per inviare i messaggi a più persone contemporaneamente: passa quindi con il cursore del mouse sulle foto del profilo di questi ultimi o sull'iniziale dei loro nomi e apponi il segno di spunta sulla casella che compare al loro fianco.
Naturalmente, se ti accorgi che una delle persone da aggiungere alla mailing list non è presente fra i contatti salvati sul tuo account Google, rimedia subito salvandolo ora: pigia sul pulsante + Crea contatto situato in alto a sinistra, seleziona la voce Crea un contatto e compila i campi Nome, Società, Qualifica, Email e Telefono con le informazioni richieste e fai clic sul pulsante Salva per salvare il contatto su Gmail.
Dopo aver individuato e selezionato i contatti che vuoi aggiungere alla mailing list, fai clic sul pulsante + situato in corrispondenza della voce Etichette (sulla sinistra). Dopodiché digita il nome che vuoi assegnare all'etichetta immettendolo nel campo di testo Nuova etichetta presente nel riquadro Crea etichetta che è comparso a schermo e pigia sulla voce Salva collocata in basso a destra di quest'ultimo.
Dal momento che il nome che decidi di assegnare all'etichetta sarà quello che dovrai digitare nel campo A, Cc o Ccn (a seconda delle tue esigenze), nel momento in cui effettuerai la composizione del messaggio, accertati che il nome dato all'etichetta sia facile da ricordare e sia consono con il tema generale delle email che invierai ai contatti che fanno parte della mailing list, così da non incappare in problemi “inutili”.
In alternativa, se devi creare un'etichetta che includa indirizzi che non hai ancora tra i tuoi contatti, dalla sezione Contatti del tuo account Google, fai clic sul pulsante + Crea contatto, seleziona la voce Crea più contatti e inserisci gli indirizzi di tuo interesse nel campo di testo Aggiungi nomi o indirizzi email o entrambi (avendo cura di separarli con una virgola, come indicato nell'esempio che vedi sulla riquadro apertosi in Google Contatti) oppure, se hai file CSV o vCard, clicca sul pulsante Importa i contatti per procedere alla loro importazione.
Dopodiché fai clic sul pulsante Nessuna etichetta (nella parte superiore del riquadro Crea più contatti) e seleziona eventualmente un'etichetta già disponibile oppure creane una al momento servendoti del campo di testo Nuova etichetta. Infine, fai clic sulla voce Crea e il gioco è fatto.
Bene, dopo aver creato l'etichetta mediante uno dei metodi elencati sopra, puoi finalmente procedere all'invio dell'email collettiva a tutti i contatti che vi hai inserito. Per procedere, collegati a Gmail pigiando sul pulsante a forma di quadrato bucherellato collocato in alto a destra e, nel menu che si apre, fai clic sul logo di Gmail. In alternativa, puoi collegarti al servizio di posta di “Big G” semplicemente cliccando su questo link.
Per procedere all'invio del messaggio, pigia sul pulsante Scrivi che si trova in alto a sinistra (proprio sotto il logo di Gmail) e componi l'email da inviare ai contatti precedentemente inseriti nell'etichetta tramite il box Nuovo messaggio che compare in basso a destra: digita, quindi, il nome dell'etichetta nel campo di testo in cui è presente la dicitura A per inviarla a tutti, Cc per mettere in copia conoscenza dei destinatari e Ccn per metterne altri in copia conoscenza nascosta (al fine di non mostrare ai destinatati gli indirizzi degli altri membri della mailing list).
Come puoi notare, la funzione autocomplete di Gmail ti proporrà l'etichetta creata poc'anzi con l'anteprima dei nomi e degli indirizzi dei contatti presenti al suo interno: non ti resta che fare clic sul nome dell'etichetta dal riquadro che compare a schermo e, come puoi notare, tutti gli indirizzi verranno aggiunti in modo automatico.
Dopo aver aggiunto gli indirizzi a cui inviare l'email, completa il messaggio digitando l'oggetto, il corpo del messaggio stesso ed eventualmente allegando un file. Per concludere, procedi all'inoltro dell'email cliccando sul pulsante Invia situato in basso a sinistra. Se desideri avere maggiori informazioni su come mandare una email con Gmail, non esitare a leggere la guida che ho dedicato all'argomento: lì troverai informazioni che ti saranno utilissime, soprattutto se è da poco che stai adoperando il servizio di posta elettronica targato Google.
Nota: come avrai notato, le procedure che ti ho descritto nelle righe precedenti sono state effettuate da PC. Nel momento in cui scrivo, infatti, è possibile creare una mailing list soltanto tramite la versione Web di Gmail. Se provi a digitare il nome dell'etichetta che hai creato poc'anzi dall'app ufficiale del servizio non ti verranno forniti suggerimenti di completamento in quanto la funzione non è stata ancora resa disponibile su mobile.
Inviare email multiple con Gmail
Hai la necessità di inviare un'email una tantum a più persone e non hai intenzione di creare un'etichetta ad hoc? Capisco, in questo caso la soluzione che potrebbe fare al caso tuo è quella di inviare email multiple con Gmail digitando manualmente gli indirizzi di ciascun contatto a cui inoltrare il messaggio. Ti stai chiedendo come procedere da PC o dai tuoi dispositivi mobili? Te lo spiego subito.
- Da PC — collegati alla pagina d'accesso di Gmail, accedi al tuo account, pigia sul pulsante (+) Scrivi, componi il messaggio nel riquadro Nuovo messaggio, digita gli indirizzi degli utenti a cui inviare il messaggio (separandoli con una virgola) dopo la voce A, Cc o Ccn e pigia sul pulsante azzurro Invia. Se anziché utilizzare la versione Web di Gmail preferisci utilizzare un client (es. Apple Mail, Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, etc.), puoi inviare un messaggio di gruppo nel medesimo modo: basta digitare gli indirizzi dei destinatari a cui inviare un messaggio di gruppo (separandoli con una virgola) e poi inoltrarlo tramite l'apposito pulsante.
- Da smartphone e tablet — avvia l'app ufficiale di Gmail sul tuo dispositivo Android o iOS/iPadOS, accedi al tuo account Google (se necessario), pigia sul simbolo della matita situata in basso a destra e, nella schermata che si apre, digita gli indirizzi email degli utenti a cui vuoi inviare il messaggio (separandoli con la virgola) dopo la voce A, Cc o Ccn. Non appena avrai completato il messaggio, fai tap sul simbolo dell'aeroplanino di carta per inoltrarlo a tutti. La procedura che ti ho appena indicato, vale anche nel caso in cui utilizzi un client email.
Altre soluzioni utili
Quelle che si possono creare con Gmail sono delle mailing list di tipo rudimentale: si tratta semplicemente di creare dei gruppi di contatti (sulle piattaforme che lo consentono) e di scrivere manualmente i messaggi da inviare di volta in volta ai destinatari.
Brevo
Se cerchi una soluzione più completa per creare mailing list, magari perché hai un sito o un blog e vuoi informare i tuoi lettori delle novità pubblicate, puoi rivolgerti a Brevo: una soluzione di marketing relazionale che si contraddistingue per coniugare facilità di utilizzo e funzionalità avanzate. Permette di creare, programmare e gestire l'invio di campagne email tramite un editor visuale molto comodo e si può usare gratis senza alcun vincolo.
Tra le tante funzioni offerte dal servizio, ti segnalo l'invio di email transazionali e di SMS, la creazione di scenari di Marketing Automation (per inviare email automatiche legate a eventi quali l'acquisto di un prodotto o l'iscrizione a una) e molto altro ancora. Il servizio, inoltre, comprende il supporto in italiano ed è conforme al GDPR, il Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati e sulla loro libera circolazione all'interno dell'Unione Europea.
Oltre al piano gratuito, che prevede fino a 300 email al giorno e contatti illimitati, Brevo propone varie soluzioni più avanzante: Lite con prezzi che vanno da 19 euro/mese per l'invio di 20.000 email mensili fino a 69 euro/mese per l'invio di 100.000 email mensili (senza tetti giornalieri), include anche assistenza via email e funzioni sbloccabili a scelta, come la rimozione del logo Brevo dai messaggi inviati e la possibilità di realizzare test A/B; poi c'è il piano Premium che prevede prezzi da 49 euro/mese per l'invio di 20.000 email mensili a 499 euro/mese per l'invio di 1 milione di email mensili (senza logo Brevo), include le funzioni del piano Lite più test A/B, Marketing Automation, Facebook Ads, Landing page, accesso multi-utente, report avanzati con geolocalizzazione e assistenza telefonica; infine c'è il piano Azienda che è personalizzabile da parte di ciascuna azienda e comprende volume di email a scelta, invio prioritario, oltre 20 Landing page, oltre 10 utenti, SSO (SAML), Account manager, supporto prioritario e molto altro ancora.
Per creare il tuo account su Brevo, collegati alla pagina iniziale del servizio e compila il modulo che ti viene proposto. Dopo aver creato e attivato l'account (tramite SMS ed email di conferma), potrai importare i tuoi contatti e creare le tue campagne email in pochissimi clic.
Per saperne di più su come ottimizzare e pulire la lista di contatti per migliorare il tasso di recapito delle email, consulta la mia guida dedicata alla piattaforma.
MailUp
MailUp è un'azienda fondata a Cremona nel 2002 e divenuta rapidamente un punto di riferimento nel panorama italiano delle campagne di marketing. Offre, infatti, tutto quello di cui si può aver bisogno per creare campagne efficaci via email e SMS a prezzi competitivi e assicurando la massima semplicità d'uso.
Da sottolineare, inoltre, l'assoluta conformità di MailUp al GDPR (con server localizzati in Europa) e il suo altissimo alto di deliverability grazie all'utilizzo di indirizzi IP inclusi in whitelist di fama internazionale. Inoltre, la piattaforma offre supporto clienti in italiano con anche sessioni di formazione dal vivo, webinar, corsi video, articoli, white paper e altre risorse gratuite per potenziare le proprie competenze nella comunicazione con i clienti. MailUp mette a disposizione anche formazioni più specifiche e professionali a pagamento per i clienti e una serie di servizi di consulenza su misura su ambiti specifici, dalla Deliverability alla creazione di template custom, dalla Digital Strategy fino all’assistenza per trovare le migliori soluzioni di integrazioni tramite API e integrazioni FTP based per il cliente.
Tutti possono usare MailUp per realizzare newsletter: il merito va al suo pratico editor drag & drop che permette di creare con facilità newsletter, landing page e moduli di iscrizione inserendo in esse immagini, testi, pulsanti social, video e altri elementi multimediali con un semplice trascinamento del mouse. Per la creazione di testi email, l’editor è anche dotato di uno strumento di Intelligenza Artificiale, utilizzabile per tutti i widget di testo di un’email (titolo, paragrafo, elenchi puntati, call to action).
Altrettanto semplice è il pannello di gestione, mediante il quale si possono creare e gestire gruppi di destinatari, pianificare l'invio della campagne in modo automatico, impostare flussi di lavoro per l'invio di messaggi personalizzati di risposta a vari eventi, visualizzare statistiche avanzate sulle campagne ed eseguire test A/B per migliorare le prestazioni delle newsletter. Da evidenziare anche la presenza di API e integrazioni che consentono di collegare il servizio a vari CRM, CMS, piattaforme di e-commerce e database esterni.
Per quanto concerne i prezzi, MailUp consente di provare gratuitamente il servizio per 15 giorni, con invii illimitati e un numero illimitato di contatti. In seguito, è possibile passare a uno dei piani a pagamento, tutti basati sul sistema pay per speed, che calcola il costo in base alla velocità di invio e non al numero di contatti o di email inviate che rimangono illimitati anche nelle versioni a pagamento (cosa che non accade in molti servizi concorrenti). Le offerte partono da quella starter, consigliata per database fino a 5.000 destinatari, che costa 39 euro al mese. Maggiori informazioni qui.
Iniziare a usare MailUp è semplicissimo: collegati al sito ufficiale, clicca sul pulsante per registrarti gratuitamente e compila il modulo che ti viene proposto. Apri poi l'email che contiene il link di attivazione del tuo account, clicca su quest'ultimo e, in pochi secondi, riceverai username e password per accedere al pannello di controllo (al primo accesso ti sarà richiesto di cambiare la password).
Per creare la tua newsletter ti consiglio di usare l'editor drag & drop di MailUp, che offre un alto grado di personalizzazione, consentendo l'inserimento di testi, immagini, pulsanti, elementi social, video e altro in modo semplicissimo. In alternativa puoi anche procedere tramite editor HTML, un modello HTML, un file (HTML o ZIP con HTML e immagini), un URL o un feed RSS.
Recati, dunque, nel menu Messaggi > Email > Elenco, premi il pulsante inizia, scegli di usare un template drag & drop e seleziona uno dei modelli base disponibili, per passare all'editor visuale di MailUp.
Bene. Ora puoi usare il menu laterale per aggiungere titoli, paragrafi, liste, immagini, pulsanti, divider, spazi, elementi social, contenuti HTML, video, icone, menu, testi, sticker e GIF alla tua newsletter (ti basta selezionarli e trascinarli dove vuoi). Nel menu laterale ci sono anche modelli di form da inserire nella newsletter e impostazioni avanzate della pagina. Dopo aver inserito un elemento nella newsletter, puoi cliccarci sopra per editarlo, spostarlo o eliminarlo.
Paragrafi, titoli, bottoni e liste si possono arricchire con l'Assistente IA di MailUp (basato sulla tecnologia di OpenAI L.L.C), il quale può suggerire i testi, i titoli e le call to action da usare per ottenere newsletter più accattivanti.
Per usufruirne, trascina uno dei blocchi menzionati nell'editor e fai clic sul pulsante Scrivi con l'IA. Comparirà una finestra con l'Assistente IA di MailUp e i suggerimenti per usarlo al meglio. Maggiori informazioni qui.
Quando hai finito, premi sul bottone Salva ed esci in alto a destra, specifica l'oggetto della newsletter e potrai passare così al riepilogo, laddove inserire sommario, note, tag e altro della campagna.
Negli step successivi, MailUp ti guiderà nell'inserimento dei destinatari, nella configurazione dell'indirizzo e del nome del mittente, dell'indirizzo di risposta e ti darà suggerimenti per migliorare l'efficacia della campagna e per identificare le fasce orarie di invio ottimali.
Per creare la lista di destinatari a cui inviare le tue campagne, vai nel menu Destinatari > Elenco e procedi aggiungendo manualmente i destinatari o importando contatti da file CSV/TXT, Excel, XML, da altre piattaforme o dalle tue landing page. Puoi anche organizzare i destinatari in gruppi.
Per ulteriori dettagli, ti lascio alla guida ufficiale di MailUp e al mio tutorial su come funziona MailUp.
Articolo realizzato in collaborazione con Brevo e MailUp.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
