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Come creare una mailing list con Gmail

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Ogni volta che organizzi un nuovo torneo con gli amici del club di pallavolo è un disastro: dopo aver effettuato l’accesso alla tua casella di posta Gmail, devi armarti di pazienza e digitare manualmente decine e decine di indirizzi email (tanti quanti sono i partecipanti al torneo), perdendo così una notevole quantità di tempo che potresti dedicare ad attività ben più proficue. Ti piacerebbe porre rimedio al problema, ma non hai la più pallida idea di cosa fare? Ho la soluzione che fa al caso tuo: creare una mailing list con Gmail.

Creando delle liste di distribuzione tramite il servizio di posta elettronica offerto da Google, infatti, puoi selezionare un elenco di contatti a cui inviare il medesimo messaggio — le cosiddette etichette —senza dover digitare di volta in volta tutti gli indirizzi. Non ti sembra una soluzione alquanto pratica e comoda? E allora non perdiamo altro tempo e passiamo subito all’azione!

Coraggio: mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo necessario per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi, attua le “dritte” che ti darò per portare a termine la creazione di una mailing list con Gmail e vedrai che la prossima volta che dovrai inviare la stessa email a più destinatari risparmierai tantissimo tempo. Ti auguro buona lettura e, soprattutto, buon divertimento!

Indice

Creare una mailing list con Gmail

La possibilità di creare una mailing list su Gmail è data dalla funzione che permette di realizzare e gestire etichette, ovvero dei gruppi di contatti a cui inviare lo stesso messaggio. Creare delle etichette su Gmail è semplicissimo: basta accedere alla sezione Contatti del proprio account Google, selezionare gli utenti da includere nell’etichetta che si vuole utilizzare, provvedere alla sua creazione e poi inviare il messaggio ai contatti inclusi nella lista di distribuzione: tutto qui. Ti anticipo che nei prossimi paragrafi ti fornirò indicazioni soltanto su come procedere da PC, visto che da mobile non è possibile creare e utilizzare etichette.

Per procedere alla creazione di una mailing list su Gmail, collegati innanzitutto alla pagina Google Contatti tramite il link che ti ho appena fornito ed esegui l’accesso usando le credenziali del tuo account Google (qualora tu non l’abbia già fatto). Ora devi individuare e selezionare i contatti che vuoi inserire nell’etichetta che userai per inviare i messaggi a più persone contemporaneamente: passa quindi con il cursore del mouse sulle foto del profilo di questi ultimi o sull’iniziale dei loro nomi e apponi il segno di spunta sulla casella che compare al loro fianco.

Naturalmente, se ti accorgi che una delle persone da aggiungere alla mailing list non è presente fra i contatti salvati sul tuo account Google, rimedia subito salvandolo ora: pigia sul pulsante (+) situato in basso a destra, compila i campi Nome, Società, Qualifica, Email e Telefono con le informazioni richieste e fai clic sul pulsante Salva per salvare il contatto su Gmail.

Dopo aver individuato e selezionato i contatti che vuoi aggiungere alla mailing list, pigia sull’icona dell’etichetta situata in alto a destra e, nel menu che si apre, seleziona la voce (+) Crea etichetta. Dopodiché digita il nome che vuoi assegnare all’etichetta immettendolo nel campo di testo Crea etichetta presente nel riquadro che compare a schermo e pigia sulla voce OK collocata in basso a destra.

Dal momento che il nome che decidi di assegnare all’etichetta sarà quello che dovrai digitare nel campo A, Cc o Ccn (a seconda delle tue esigenze) nel momento in cui effettuerai la composizione del messaggio, accertati che il nome dato all’etichetta sia facile da ricordare e sia consono con il tema generale delle email che invierai ai contatti che fanno parte della mailing list, così da non incappare in problemi “inutili”.

Bene, dopo aver creato l’etichetta puoi finalmente procedere all’invio dell’email collettiva a tutti i contatti che vi hai inserito. Per procedere, collegati a Gmail pigiando sul pulsante a forma di quadrato bucherellato collocato in alto a destra e, nel menu che si apre, fai clic sul logo di Gmail. In alternativa, puoi collegarti al servizio di posta di “Big G” semplicemente cliccando su questo link.

Per procedere all’invio del messaggio, pigia sul pulsante (+) Scrivi che si trova in alto a sinistra (proprio sotto il logo di Gmail) e componi l’email da inviare ai contatti precedentemente inseriti nell’etichetta tramite il box Nuovo messaggio che compare in basso a destra: digita, quindi, il nome dell’etichetta nel campo di testo in cui è presente la dicitura A per inviarla a tutti, Cc per mettere in copia conoscenza dei destinatari e Ccn per metterne altri in copia conoscenza nascosta (al fine di non mostrare ai destinatati gli indirizzi degli altri membri della mailing list).

Come puoi notare, la funzione autocomplete di Gmail ti proporrà l’etichetta creata poc’anzi con l’anteprima dei nomi e degli indirizzi dei contatti presenti al suo interno: non ti resta che fare clic sul nome dell’etichetta dal riquadro che compare a schermo e, come puoi notare, tutti gli indirizzi verranno aggiunti in modo automatico.

Dopo aver aggiunto gli indirizzi a cui inviare l’email, completa il messaggio digitando l’oggetto, il corpo del messaggio stesso ed eventualmente allegando un file. Per concludere, procedi all’inoltro dell’email cliccando sul pulsante Invia situato in basso a sinistra. Se desideri avere maggiori informazioni su come mandare una email con Gmail, non esitare a leggere la guida che ho dedicato all’argomento: lì troverai informazioni che ti saranno utilissime, soprattutto se è da poco che stai adoperando il servizio di posta elettronica targato Google.

Nota: come avrai notato, le procedure che ti ho descritto nelle righe precedenti sono state effettuate da PC. Nel momento in cui scrivo, infatti, è possibile creare una mailing list soltanto tramite la versione Web di Gmail. Se provi a digitare il nome dell’etichetta che hai creato poc’anzi dall’app ufficiale del servizio non ti verranno forniti suggerimenti di completamento in quanto la funzione non è stata ancora resa disponibile su mobile.

Inviare email multiple con Gmail

Hai la necessità di inviare un’email una tantum a più persone e non hai intenzione di creare un’etichetta ad hoc? Capisco, in questo caso la soluzione che potrebbe fare al caso tuo è quella di inviare email multiple con Gmail digitando manualmente gli indirizzi di ciascun contatto a cui inoltrare il messaggio. Ti stai chiedendo come procedere da PC o dai tuoi dispositivi mobili? Te lo spiego subito.

  • Da PC — collegati alla pagina di accesso di Gmail, accedi al tuo account, pigia sul pulsante (+) Scrivi, componi il messaggio nel riquadro Nuovo messaggio, digita gli indirizzi degli utenti a cui inviare il messaggio (separandoli con una virgola) dopo la voce A, Cc o Ccn e pigia sul pulsante azzurro Invia. Se anziché utilizzare la versione Web di Gmail preferisci utilizzare un client (es. Apple Mail, Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, etc.), puoi inviare un messaggio di gruppo nel medesimo modo: basta digitare gli indirizzi dei destinatari a cui inviare un messaggio di gruppo (separandoli con una virgola) e poi inoltrarlo tramite l’apposito pulsante.
  • Da smartphone e tablet — avvia l’app ufficiale di Gmail sul tuo dispositivo Android o iOSaccedi al tuo account Google (se necessario), pigia sul simbolo della matita situata in basso a destra e, nella schermata che si apre, digita gli indirizzi email degli utenti a cui vuoi inviare il messaggio (separandoli con la virgola) dopo la voce A, Cc o Ccn. Non appena avrai completato il messaggio, fai tap sul simbolo dell’aeroplanino di carta per inoltrarlo a tutti. La procedura che ti ho appena indicato, vale anche nel caso in cui utilizzi un client email.

Altre soluzioni utili

Quelle che si possono creare con Gmail sono delle mailing list di tipo rudimentale: si tratta semplicemente di creare dei gruppi di contatti (sulle piattaforme che lo consentono) e di scrivere manualmente i messaggi da inviare di volta in volta ai destinatari.

Se cerchi una soluzione più completa per creare mailing list, magari perché hai un sito o un blog e vuoi informare i tuoi lettori delle novità pubblicate, puoi rivolgerti a MailChimp, che offre numerosi strumenti e modelli pronti all’uso per la creazione di mailing list professionali. Te ne ho parlato in dettaglio nel mio post su come funziona MailChimp.