Come creare una mailing list con Gmail
Ogni volta che organizzi un nuovo torneo con gli amici del club di pallavolo è un disastro: dopo aver effettuato l’accesso alla tua casella di posta Gmail, devi armarti di pazienza e digitare manualmente decine e decine di indirizzi email (tanti quanti sono i partecipanti al torneo), perdendo così una notevole quantità di tempo che potresti dedicare ad attività ben più proficue. Ti piacerebbe porre rimedio al problema, ma non hai la più pallida idea di cosa fare? Ho la soluzione che fa al caso tuo: creare una mailing list con Gmail.
Creando delle liste di distribuzione tramite il servizio di posta elettronica offerto da Google, infatti, puoi selezionare un elenco di contatti a cui inviare il medesimo messaggio - le cosiddette etichette - senza dover digitare di volta in volta tutti gli indirizzi. Non ti sembra una soluzione alquanto pratica e comoda? E allora non perdiamo altro tempo e passiamo subito all’azione!
Coraggio: mettiti bello comodo, prenditi tutto il tempo necessario per concentrarti sulla lettura dei prossimi paragrafi, attua le "dritte" che ti darò per portare a termine la creazione di una mailing list con Gmail e vedrai che la prossima volta che dovrai inviare la stessa email a più destinatari risparmierai tantissimo tempo. Ti auguro buona lettura e, soprattutto, buon divertimento!
Indice
Creare una mailing list con Gmail
La possibilità di creare una mailing list su Gmail è data dalla funzione che permette di realizzare e gestire etichette, ovvero dei gruppi di contatti a cui inviare lo stesso messaggio. Creare delle etichette su Gmail è semplicissimo: basta accedere alla sezione Contatti del proprio account Google, selezionare gli utenti da includere nell’etichetta che si vuole utilizzare, provvedere alla sua creazione e poi inviare il messaggio ai contatti inclusi nella lista di distribuzione: tutto qui. Ti anticipo che nei prossimi paragrafi ti fornirò indicazioni sia su come procedere da PC che da dispositivi mobili.
Innanzitutto, per procedere alla creazione di una mailing list su Gmail da PC, collegati alla pagina Google Contatti tramite il link che ti ho appena fornito ed esegui l’accesso usando le credenziali del tuo account Google (qualora tu non l’abbia già fatto).
Ora devi individuare e selezionare i contatti che vuoi inserire nell’etichetta che userai per inviare i messaggi a più persone contemporaneamente: passa quindi con il cursore del mouse sulle foto del profilo di questi ultimi o sull’iniziale dei loro nomi e apponi il segno di spunta sulla casella che compare al loro fianco.
Naturalmente, se ti accorgi che una delle persone da aggiungere alla mailing list non è presente fra i contatti salvati sul tuo account Google, rimedia subito salvandolo ora: pigia sul pulsante
situato in alto a sinistra, seleziona la voce Crea un contatto, compila tutti i campi e fai clic sul pulsante Salva per salvare il contatto su Gmail.
Dopo aver individuato e selezionato i contatti che vuoi aggiungere alla mailing list, fai clic sul pulsante Gestisci etichette (il simbolo dell’etichetta in alto a destra) e premi su Crea etichetta. Dopodiché digita il nome che vuoi assegnare all’etichetta immettendolo nel campo di testo Nuova etichetta presente nel riquadro Crea etichetta che è comparso a schermo e premi sulla voce Salva collocata in basso a destra di quest’ultimo.
Dal momento che il nome che decidi di assegnare all’etichetta sarà quello che dovrai digitare nel campo A, Cc o Ccn (a seconda delle tue esigenze), accertati che il nome dato all’etichetta sia facile da ricordare e sia consono con il tema generale delle email che invierai ai contatti che fanno parte della mailing list, così da non incappare in problemi "inutili".
In alternativa, se devi creare un’etichetta che includa indirizzi che non hai ancora tra i tuoi contatti, dalla sezione Contatti del tuo account Google, fai clic sul pulsante
, seleziona la voce Crea più contatti e inserisci gli indirizzi di tuo interesse nel campo di testo Aggiungi nomi o indirizzi email o entrambi (avendo cura di separarli con una virgola, come indicato nell’esempio che vedi sulla riquadro apertosi in Google Contatti) oppure, se hai file CSV o vCard, clicca sul pulsante Importa i contatti per procedere alla loro importazione.
Dopodiché fai clic sul pulsante Nessuna etichetta (nella parte superiore del riquadro Crea più contatti) e seleziona eventualmente un’etichetta già disponibile oppure creane una al momento. Infine, fai clic sulla voce Crea e il gioco è fatto.
Bene, dopo aver creato l’etichetta mediante uno dei metodi elencati sopra, puoi finalmente procedere all’invio dell’email collettiva a tutti i contatti che vi hai inserito. Per procedere, collegati a Gmail, premi sul pulsante Scrivi che si trova in alto a sinistra (proprio sotto il logo di Gmail) e componi l’email da inviare ai contatti precedentemente inseriti nell’etichetta tramite il box Nuovo messaggio che compare in basso a destra: digita, quindi, il nome dell’etichetta nel campo di testo in cui è presente la dicitura A per inviarla a tutti, Cc per mettere in copia conoscenza dei destinatari e Ccn per metterne altri in copia conoscenza nascosta (al fine di non mostrare ai destinatari gli indirizzi degli altri membri della mailing list).
Come puoi notare, la funzione autocomplete di Gmail ti proporrà l’etichetta creata poc’anzi con l’anteprima dei nomi e degli indirizzi dei contatti presenti al suo interno: non ti resta che fare clic sul nome dell’etichetta dal riquadro che compare a schermo e, come puoi notare, tutti gli indirizzi verranno aggiunti in modo automatico.
Dopo aver aggiunto gli indirizzi a cui inviare l’email, completa il messaggio digitando l’oggetto, il corpo del messaggio stesso ed eventualmente allegando un file. Per concludere, procedi all’inoltro dell’email cliccando sul pulsante Invia situato in basso a sinistra. Se desideri avere maggiori informazioni su come mandare una email con Gmail, non esitare a leggere la guida che ho dedicato all’argomento: lì troverai informazioni che ti saranno utilissime, soprattutto se è da poco che stai adoperando il servizio di posta elettronica targato Google.
Come dici? Vorresti sapere come puoi agire da smartphone e tablet? Beh, allora devi sapere che le procedure sono simili a quanto ti ho già esposto nelle righe precedenti. Ci sono però alcune differenze: anzitutto, la creazione delle etichette non può essere fatta direttamente dall’app di Gmail, infatti, ti devi avvalere dell’app Google Contatti che è disponibile solo per Android.
Dunque, una volta scaricata e installata l’app, aprila, concedi all’app il permesso di accedere ai tuoi contatti e quando ti trovi nella schermata principale, premi sull’icona dell’etichetta in alto a destra. A questo punto premi su Nuova etichetta e segui pure tutti i passaggi che ti ho illustrato qualche riga più sopra. Se stai usando un iPhone o un iPad, allora dovrai avvalerti della pagina Web di Google Contatti, proprio come accade da PC.
Inviare email multiple con Gmail
Hai la necessità di inviare un’email una tantum a più persone e non hai intenzione di creare un’etichetta ad hoc? Capisco, in questo caso la soluzione che potrebbe fare al caso tuo è quella di inviare email multiple con Gmail digitando manualmente gli indirizzi di ciascun contatto a cui inoltrare il messaggio. Ti stai chiedendo come procedere da PC o dai tuoi dispositivi mobili? Te lo spiego subito.
- Da PC — collegati alla pagina d’accesso di Gmail, accedi al tuo account, pigia sul pulsante Scrivi, componi il messaggio nel riquadro Nuovo messaggio, digita gli indirizzi degli utenti a cui inviare il messaggio (separandoli con una virgola) dopo la voce A, Cc o Ccn e clicca sul pulsante azzurro Invia. Se anziché utilizzare la versione Web di Gmail preferisci utilizzare un client (es. Apple Mail, Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, etc.), puoi inviare un messaggio di gruppo nel medesimo modo: basta digitare gli indirizzi dei destinatari a cui inviare un messaggio di gruppo (separandoli con una virgola) e poi inoltrarlo tramite l’apposito pulsante.
- Da smartphone e tablet — avvia l’app ufficiale di Gmail sul tuo dispositivo Android o iOS/iPadOS, accedi al tuo account Google (se necessario), pigia sul simbolo della matita situata in basso a destra e, nella schermata che si apre, digita gli indirizzi email degli utenti a cui vuoi inviare il messaggio (separandoli con la virgola) dopo la voce A, Cc o Ccn (Cc e Ccn sono visibili dopo aver premuto sul tasto della freccia rivolta verso il basso). Non appena avrai completato il messaggio, fai tap sul simbolo dell’aeroplanino di carta per inoltrarlo a tutti. La procedura che ti ho appena indicato, vale anche nel caso in cui utilizzi un client email.
A proposito di questo argomento, penso che le mie guide su come mandare email multiple e su come inviare email a più destinatari con Gmail possano tornarti molto utili.
Altre soluzioni utili
Quelle che si possono creare con Gmail sono delle mailing list di tipo rudimentale: si tratta semplicemente di creare dei gruppi di contatti (sulle piattaforme che lo consentono) e di scrivere manualmente i messaggi da inviare di volta in volta ai destinatari.
Brevo
Brevo è un ottimo servizio per l’invio di newsletter che consente di spedire fino a 300 email gratuite al giorno. È rivolto a marketer, startup, imprese, e-commerce e ONG e offre strumenti per creare campagne efficaci, inclusi SMS e WhatsApp, nel pieno rispetto del GDPR.
La piattaforma mette a disposizione un editor drag & drop molto semplice da usare, un CRM per la gestione dei clienti, strumenti di automazione per segmentare il pubblico, test A/B, report e statistiche avanzate, email transazionali, landing page, moduli di iscrizione personalizzabili e molte altre funzioni. È inoltre integrabile con diverse piattaforme tramite API e plugin.
Il piano gratuito permette l’invio di 300 email al giorno, mentre quelli a pagamento includono funzionalità extra: Starter (6,33 euro al mese con fatturazione annuale) con 5.000 email mensili e senza logo Brevo nelle email, Standard (13,50 euro al mese con fatturazione annuale) con automazioni più avanzate e supporto all’intelligenza artificiale, Professional (449,08 euro al mese) e infine il piano Enterprise pensato per grandi aziende con contatti illimitati. Maggiori informazioni sui prezzi sono disponibili su questa pagina ufficiale di Brevo.
Per iniziare con Brevo, basta andare sulla homepage del servizio e cliccare sul pulsante Iscriviti, è gratis in alto a destra. Successivamente puoi registrarti tramite account Google, ID Apple oppure usando la tua email.
Durante la registrazione ti verrà anche richiesto di inserire e verificare il tuo numero di telefono. Una volta terminata la procedura, accederai alla dashboard di Brevo, da cui potrai gestire campagne e contatti.
Per creare la tua prima campagna email, entra nella sezione Marketing e poi in Campagne dal menu a sinistra, quindi premi su Crea campagna in alto a destra. Scegli se avviare una campagna email, SMS, WhatsApp o Push (queste ultime disponibili solo nei piani a pagamento). Inserisci il nome della campagna e clicca nuovamente su Crea campagna. Nella schermata successiva potrai personalizzare la newsletter scegliendo template, destinatari e contenuti.
Per importare i contatti, vai nella sezione CRM e poi su Contatti dal menu laterale. Clicca su Importa contatti in alto a destra e scegli la modalità preferita: Importa da un file (CSV, XLSX o TXT), Copia e incolla oppure Importa da un altro strumento.
Per ulteriori dettagli su come funziona Brevo, puoi consultare la guida dedicata. Ti lascio anche la documentazione ufficiale del servizio.
MailUp
MailUp, nata nel 2002 a Cremona e dal 2023 entrata a far parte del gruppo TeamSystem, è una piattaforma italiana di marketing multicanale che permette di inviare email e SMS. È conforme ai principali standard di sicurezza, incluso il GDPR, e utilizza server situati in Europa. Grazie alla presenza in whitelist internazionali di alto livello garantisce un’elevata deliverability. L’interfaccia è intuitiva e l’assistenza è disponibile in italiano.
Uno dei punti di forza di MailUp è il suo editor drag & drop, che rende la creazione delle newsletter semplice e veloce. Consente inoltre di realizzare landing page e moduli di iscrizione, integrando facilmente immagini, testi, video e pulsanti social. Dal pannello di controllo è possibile gestire liste di contatti, automatizzare le campagne, creare workflow personalizzati e analizzare i risultati con statistiche dettagliate. Sono disponibili anche test A/B per ottimizzare le performance. La piattaforma offre inoltre numerose API e integrazioni con CRM, CMS, e-commerce e database esterni.
Un altro aspetto importante di MailUp è il supporto clienti in italiano, che include assistenza diretta, formazione, webinar, corsi video e articoli dedicati. Per chi desidera approfondire sono disponibili anche consulenze su Deliverability, Digital Strategy e creazione di template personalizzati, oltre a integrazioni avanzate tramite API o FTP.
MailUp offre una prova gratuita di 15 giorni del piano Plus, senza limiti di invio o contatti. Successivamente propone diversi piani a pagamento basati su un modello pay per speed, in cui il costo varia in base alla velocità di invio e non al numero di email o contatti. Il piano più economico è lo Starter (da 48 euro al mese), mentre la soluzione più completa è l’Enterprise, completamente personalizzabile e pensata per esigenze avanzate.
Per iniziare a usare MailUp, basta accedere al sito ufficiale, cliccare su PROVA MAILUP GRATIS e compilare il modulo con i propri dati. Dopo la conferma via email si ricevono rapidamente le credenziali per accedere alla piattaforma.
Una volta effettuato l’accesso, è possibile gestire tutto dal pannello amministrativo, che consente di creare newsletter, programmare invii e monitorare le statistiche. Per creare una newsletter bisogna andare su Messaggi > Email > Elenco, cliccare su Iniziamo! e scegliere se partire da un template drag & drop, dall’editor HTML, da un file o da un feed RSS. L’editor permette di aggiungere testi, immagini, video e pulsanti semplicemente trascinando gli elementi nel layout. Nelle versioni a pagamento è disponibile anche l’Assistente IA, basato su tecnologia OpenAI, utile per generare testi promozionali in modo rapido.
Terminata la creazione della newsletter, clicca su Salva ed esci, imposta l’oggetto dell’email e continua con la configurazione di sommario, tag e altre opzioni. In questa fase la piattaforma aiuta anche nella scelta dei destinatari e nell’ottimizzazione della campagna.
Per creare una lista contatti, entra nel menu Destinatari > Elenco, dove puoi gestire contatti email e SMS. I contatti possono essere aggiunti manualmente oppure importati tramite file CSV, TXT, Excel o XML, oppure da altre piattaforme, organizzandoli in gruppi per una gestione più ordinata ed efficace.
Per ulteriori informazioni puoi consultare i video tutorial disponibili sul sito ufficiale e leggere anche la mia guida su come funziona MailUp.
Articolo realizzato in collaborazione con Brevo e MailUp.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
