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Come creare una mailing list

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Ogni giorno ricevi, nella tua casella di posta elettronica personale, una miriade di email promozionali provenienti da siti e società diverse. Ci sono alcune di queste email che cestini immediatamente, senza nemmeno pensarci, altre che, invece, ti interessano, alle quali dai un’occhiata, e altre, ancora, che magari costituiscono comunicazioni ufficiali, che ti arrivano perché fai parte di un determinato gruppo di lavoro.

In tutto questo, una cosa è certa: nessuno dei mittenti si metterebbe mai a digitare, indirizzo per indirizzo, tutti i singoli destinatari a cui inviare un’email. Per semplificare questo lavoro si usano le mailing list. Anche tu vuoi inviare delle email predefinite a più persone contemporaneamente, evitando di perdere, ogni volta, parte del tuo prezioso tempo?

Molto bene, procedi con la lettura di quest’articolo. Nella guida di oggi, infatti, ti spiegherò come creare una mailing list, illustrandoti la procedura da seguire utilizzando Gmail, nel caso in cui la tua casella di posta fosse ospitata sul noto servizio di Google; Outlook, nel caso in cui preferissi gestire la posta da client, oppure MailChimp, qualora desiderassi una gestione più professionale della tua mailing list. Sei pronto? Molto bene, allora cominciamo!

Indice

Informazioni preliminari

Buste da lettera

Una mailing list, come suggerito dal nome stesso, è una lista, più o meno lunga, di indirizzi email che vengono utilizzati come destinatari di un’email che il mittente compone. Ci sono diverse modalità per gestire una mailing list: in locale, tramite un programma di posta elettronica, oppure online, attraverso un servizio dedicato.

Se utilizzi Gmail per la tua posta elettronica, devi sapere che la tua casella di Google ti offre la possibilità di creare, in modo facile e veloce, un gruppo di indirizzi email, assegnando a quest’ultimo un nome di tua scelta, da digitare al posto dei singoli destinatari. Se volessi avere anche tu la tua casella Gmail personale, ti invito a consultare la mia guida su come creare un account Gmail.

Se la tua casella si appoggia a un altro provider e utilizzi il client Outlook per gestire la tua posta elettronica, puoi utilizzare le funzioni di quest’ultimo per creare una lista di destinatari a cui inviare le tue email. Se avessi bisogno di aiuto per aggiungere il tuo account di posta a Outlook, consulta pure la mia guida su come configurare Outlook.

In conclusione, ti parlerò anche di MailChimp, un servizio che integra al suo interno non solo una mailing list, ma anche una suite di strumenti dedicati a un utilizzo professionale dei dati, soprattutto in ambito marketing e business. Te ne parlerò più in dettaglio a breve.

Creare una mailing list con Gmail

Contatti Google

Come ti ho anticipato in precedenza, se disponi di un account Gmail, la creazione di una mailing list è veramente un gioco da ragazzi: sei praticamente a metà dell’opera. Per creare la mailing list, infatti, puoi procedere in maniera semplicissima: innanzitutto, devi creare un’etichetta nei tuoi Contatti Google (all’interno della quale inserire gli indirizzi di tutti i destinatari). Successivamente puoi scrivere la tua email, digitando il nome dell’etichetta nel campo dedicato all’inserimento dei destinatari. Ecco tutto spiegato in dettaglio.

Per prima cosa, utilizza il tuo browser Web preferito per aprire Contatti e accedi con l’account Google che desideri utilizzare per la tua mailing list. Fatto ciò, nel menu che trovi nella barra laterale sinistra, fai clic su Etichette, quindi su Crea etichetta. A questo punto, inserisci il nome che preferisci e premi il pulsante Salva per confermare.

Ora devi aggiungere all’etichetta appena creata gli indirizzi email dei destinatari. Per fare ciò, ritorna nuovamente nel menu laterale sinistro e fai clic sul pulsante che riporta il nome dell’etichetta che hai appena creato. Noterai subito che l’etichetta sarà ancora vuota: per aggiungere gli indirizzi email, fai clic sul pulsante Crea contatto in alto a sinistra.

Immediatamente, compare sullo schermo una piccola maschera dedicata all’inserimento delle informazioni di contatto: l’unico dato che, considerato il tuo obiettivo, sei obbligato a inserire è l’indirizzo email. Puoi quindi decidere, a tua discrezione, se e quali altri campi della maschera compilare. Puoi ripetere quest’operazione fino a quando non avrai inserito tutti i destinatari.

Una volta terminato l’inserimento dei destinatari, puoi dedicarti alla stesura dell’email da inviare loro. Adesso ti spiego come agire sia da computer che da smartphone e tablet.

PC

Gmail web

Se vuoi agire da PC, non devi far altro che utilizzare il tuo browser Web per aprire Gmail, avendo cura di accedere allo stesso account che hai utilizzato nella fase precedente. Per comporre il tuo messaggio, fai clic sul pulsante Scrivi in alto a sinistra. Nell’angolo in basso a destra dello schermo, comparirà il riquadro dedicato alla stesura dell’email da inviare: compila il campo Oggetto e il corpo del messaggio come se si trattasse di una qualsiasi email.

Prima di inviare il messaggio, seleziona l’etichetta creata in precedenza come destinatario digitando, nel campo A, il nome dell’etichetta in questione e cliccando sul suggerimento automatico che compare in basso. Noterai subito che, in un colpo solo, il campo dei destinatari è popolato con tutti gli indirizzi email che fanno parte dell’etichetta. Se desideri fare in modo che i destinatari non possano essere a conoscenza degli altri indirizzi email a cui è stato inviato il messaggio, rimuovi i destinatari dal campo A e inseriscili nel campo Ccn (copia carbone nascosta), utilizzando l’etichetta esattamente come hai appena fatto.

Quando la tua email è pronta, spediscila utilizzando il tasto blu Invia. Qualora volessi aggiungere o rimuovere alcuni destinatari dalla tua etichetta, non devi far altro che ritornare nei Contatti, selezionare l’etichetta e quindi fare clic sul pulsante Crea contatto, per aggiungere un nuovo destinatario, oppure, per eliminare un destinatario, individuare la riga a quest’ultimo corrispondente, cliccare il tasto Altre azioni in fondo alla riga e selezionare Rimuovi da etichetta. In questo modo, alla prossima email che manderai a questa mailing list, i destinatari saranno aggiornati con le modifiche che hai appena apportato.

Smartphone e tablet

Gmail app

Purtroppo, al momento, è possibile utilizzare la mailing list solamente dalla versione Web di Gmail ma non attraverso l’applicazione ufficiale di Gmail, scaricabile gratuitamente dal Play Store di Android o dall’App Store di iPhone e iPad.

Se hai la necessità di inviare email dall’applicazione, devi procedere come se si trattasse di una email tradizionale: occupandoti tu di inserire manualmente tutti i destinatari nel campo A o, eventualmente, nel campo Ccn, se non vuoi che i destinatari possano vedere gli indirizzi email di tutti gli altri. Se vuoi maggiori dettagli su come inviare un’email a più persone tramite l’app di Gmail, leggi il mio tutorial dedicato.

Creare una mailing list con Outlook

Outlook contatti

Anche Outlook, il celebre client di posta elettronica per Windows, macOS e dispositivi mobili, mette a disposizione strumenti molto semplici per la creazione della mailing list. Vediamo come agire sia da computer che da smartphone e tablet.

PC

Outlook posta

Se vuoi agire da PC, per prima cosa apri Outlook (se non l’hai ancora installato, scopri come fare seguendo il mio tutorial dedicato) e, in basso a sinistra, fai clic sul pulsante la cui icona raffigura due sagome di persone affiancate. Nella schermata che si apre, troverai, in alto a destra, il pulsante Nuovo gruppo contatti: fai clic su di esso e inserisci il nome che preferisci, all’interno del campo Nome della finestra che hai appena aperto.

Sempre rimanendo in questa nuova finestra, fai clic sul pulsante Aggiungi membri e quindi su Nuovo contatto posta elettronica, nel menu a tendina che compare sullo schermo, per aggiungere nuovi indirizzi email alla tua mailing list. Si apre ora sullo schermo un’ulteriore piccola finestra, in cui devi inserire il Nome visualizzato e l’indirizzo di Posta elettronica del destinatario: se non desideri assegnare il nome, utilizza semplicemente l’indirizzo email in entrambi i campi. Per confermare l’inserimento, premi OK. Segui nuovamente questi passaggi per aggiungere tutti gli altri indirizzi email a cui desideri inviare i tuoi messaggi. Quando hai completato l’inserimento, fai clic sul pulsante Salva e Chiudi, in alto a destra.

Se stai utilizzando un Mac, la procedura è molto simile: dopo aver selezionato persone, nel riquadro di spostamento, fai clic sul pulsante Nuovo elenco di contatti, in alto a destra, e inserisci il nome che desideri attribuire al gruppo. A questo punto, fai clic sul pulsante Aggiungi + e digita l’indirizzo email che vuoi aggiungere alla lista; quando hai terminato l’operazione, fai clic su Salva e Chiudi.

Per iniziare a inviare email alla lista di destinatari che hai appena creato, ritorna nella schermata principale di Outlook e seleziona, in basso a sinistra, il pulsante la cui icona raffigura una busta da lettera chiusa. Per comporre il messaggio, fai quindi clic sul pulsante Nuovo messaggio di posta elettronica, in alto a sinistra.

Adesso, compila l’oggetto e il corpo del testo in maniera tradizionale e, per quanto riguarda i destinatari, digita, nel campo A, il nome del gruppo creato in precedenza: ti basta inserire le iniziali, per poi fare clic sul suggerimento che compare in basso. In questo caso, il nome del gruppo viene aggiunto ai destinatari. Per vedere effettivamente quali sono gli indirizzi di posta elettronica inclusi in esso, fai clic sul tasto +, subito a sinistra del nome del gruppo e conferma l’operazione, rispondendo OK all’avviso che compare sullo schermo.

Se desideri evitare che i destinatari del tuo messaggio possano visualizzare le informazioni degli altri destinatari, premi Cc, posiziona il cursore nel campo Ccn della finestra che compare e fai un doppio clic sul nome del gruppo appena creato. Per confermare, premi OK e, quando è tutto pronto, fai clic sul tasto Invia.

Per aggiornare la tua mailing list, ritorna nei contatti attraverso l’apposito pulsante che raffigura le due persone affiancate e fai un doppio clic sul nome del gruppo: si aprirà una finestra identica a quella che hai visto quando hai creato la lista: da qui potrai seguire i passaggi che ti ho mostrato in precedenza. Per aggiungere nuovi destinatari oppure per eliminarne qualcuno, potrai selezionarlo, dal riquadro sottostante, per poi cliccare su Rimuovi membro. Ogni prossima email che invierai alla mailing list, avrà i destinatari aggiornati con le tue ultime modifiche.

Smartphone e tablet

Outlook mobile

Purtroppo, al momento, l’applicazione mobile di Outlook, scaricabile gratuitamente da Play Store, per smartphone e tablet Android, e App Store, per iPhone e iPad, non integra una funzione di mailing list o una dinamica di gruppo simile a quanto ti ho illustrato per la versione PC, in quanto, una funzione simile, denominata proprio Gruppi, è disponibile solo per i possessori di una sottoscrizione aziendale a Office 365.

Come già visto nel caso di Gmail mobile, puoi ovviare al problema inserendo manualmente i destinatari della tua email: tocca il pulsante che riporta l’icona di una matita, in basso a destra. Ora, componi normalmente l’oggetto e il corpo della tua email, poi, inserisci tutti i destinatari nel campo A oppure nel campo Ccn se desideri che non siano visibili alle altre persone coinvolte nella conversazione. Quando sei pronto, invia il messaggio toccando la freccia situata in alto a destra.

Creare una mailing list con MailChimp

MailChimp è un servizio professionale per la gestione della mailing list attraverso il quale è possibile inviare newsletter o email promozionali utilizzando template predefiniti e accattivanti. Utilizzando MailChimp, si possono gestire gli utenti della mailing list in maniera centralizzata, importando gli indirizzi email dei destinatari e aggiungendo un pulsante al proprio sito Web che permette a nuovi utenti di iscriversi.

I messaggi da inviare possono essere abbelliti utilizzando elementi grafici avanzati, programmando inoltre l’invio delle email in modo da integrare questo strumento nella propria strategia di marketing. MailChimp è un servizio offerto gratuitamente, che prevede però alcuni piani premium necessari per sbloccare le funzionalità più avanzate.

Creare account MailChimp

MailChimp

Per iniziare a utilizzare MailChimp devi, innanzitutto, creare un account: per fare ciò, recati sul sito ufficiale del servizio e fai clic sul pulsante Sign Up Free, in alto a destra. La registrazione è abbastanza semplice e i dati richiesti sono pochi: un indirizzo di posta elettronica, un nome utente (che può anche coincidere con l’indirizzo email) e una password.

Una volta inseriti i dati, procedi con un clic sul pulsante Get Started!. A questo punto, controlla la casella di posta elettronica che hai indicato in fase di registrazione, apri l’email di conferma che hai appena ricevuto da parte di MailChimp e fai clic sul pulsante Activate Account che trovi subito sotto il tuo nome utente. In alcuni casi, dopo aver cliccato il pulsante, si viene reindirizzati verso una pagina Web che richiede un’ulteriore verifica: se così fosse, clicca sul pulsante I’m Not A Robot.

Adesso inizia la procedura di configurazione guidata del tuo account MailChimp. Nei campi First Name e Last Name devi inserire, rispettivamente, il tuo nome e il tuo cognome, dopodiché devi premere sul tasto Continue. Successivamente, rispondi alle domande What’s the name of your business?, inserendo il nome della tua attività personale o professionale, e What’s your website?, inserendo l’URL del sito Web della tua attività o, eventualmente, il link alla tua pagina sui social; conferma cliccando nuovamente sul tasto Continue.

Fatto ciò, devi inserire l’indirizzo della tua attività: si tratta di un dato necessario per adempiere alle norme internazionale in materia di spam. Inserisci, dunque, i dati richiesti e procedi utilizzando il pulsante Continue. Per rispondere alla domanda successiva, Do you have a list of email subscribers?, devi pensare alle tue attuali campagne email: se hai già una lista di indirizzi di persone che si sono iscritte a una mailing list che utilizzi attualmente, rispondi Yes; in caso contrario, rispondi No, dopodiché, ancora una volta, avanza facendo clic sul pulsante Continue.

A questo punto, puoi scegliere, se lo desideri, di collegare i tuoi account Facebook e Twitter. Procedi, quindi, utilizzando il pulsante Continue. Per concludere, clicca per due volte sul pulsante Not right now: in questo modo, eviterai di rispondere ad altri quesiti e manterrai la sottoscrizione gratuita al servizio. Per finire, prima di terminare la procedura cliccando sul pulsante Let’s Go!, scegli se iscriverti o meno alla newsletter bisettimanale di MailChimp usando l’apposita casella di testo.

Creare lista destinatari

MailChimp lista

Adesso che la configurazione è completata, puoi iniziare a utilizzare MailChimp. Per prima cosa, devi creare una lista di destinatari a cui inviare le tue email: fai quindi clic sul pulsante Lists, nella barra superiore della pagina, quindi sul pulsante Create List, in alto a destra e, infine, nuovamente, su Create List, nel box informativo su sfondo grigio che compare sullo schermo.

Ora devi inserire alcune informazioni sulla lista: List name, cioè il nome della lista che verrà visualizzato dai destinatari; Default from email address, l’indirizzo email dalla quale deve provenire la email e a cui risponderanno i destinatari; Default From name, il nome del mittente visualizzato, le informazioni di contatto e una serie di impostazioni che puoi gestire a tua scelta, tra cui la conferma d’iscrizione per i destinatari, l’inclusione dei campi GDPR (normativa europea in materia di protezione dei dati personali) e la possibilità di ricevere un riepilogo giornaliero delle attività o una notifica singola quando qualcuno si iscrive alla lista o si disiscrive dalla stessa.

Quando hai terminato, fai clic sul pulsante Save per confermare. Per importare i primi indirizzi email a cui inviare la tua mailing list, clicca sul pulsante Import contacts, subito sotto la dicitura You have no contacts. Puoi scegliere di importare i contatti da un file o dalla tua rubrica di Google e altri servizi partner: la via più semplice è quella di creare un piccolo file TXT con il comunissimo Blocco Note e fare un copia-e-incolla di tutti gli indirizzi email, con l’unica accortezza di averli uno sotto l’altro.

Una volta ottenuto il tuo file, seleziona la prima delle opzioni proposte, premi il pulsante Next in basso a destra, quindi fai clic sul pulsante Browse e naviga per localizzare il documento che hai creato poc’anzi, poi conferma cliccando nuovamente Next, in basso a destra. Per completare l’inserimento, fai clic sul pulsante Import, in basso a destra.

Scrivere e inviare email

MailChimp composizione

Ora è il momento di inviare la tua prima email alla lista creata: fai quindi clic sul pulsante Create, in alto a destra, seleziona Email, inserisci nella casella di testo il nome da dare alla tua email e procedi facendo clic su Begin, in basso. Adesso, segui lo schema che ti propone la pagina Web: per selezionare i destinatari, fai clic sul pulsante Add Recipients, quindi seleziona la lista che hai creato prima, dall’elenco a discesa e premi Save per confermare. Il campo del mittente sarà ora compilato automaticamente con i dati che hai indicato in fase di configurazione della lista.

Il terzo campo richiesto è relativo all’oggetto della tua email: clicca sul pulsante Add Subject, quindi inserisci l’oggetto nella casella di testo immediatamente sotto la dicitura Subject e conferma con il pulsante Save. Infine, per procedere alla stesura vera e propria della tua email, fai clic sul pulsante Design Email.

Si aprirà ora la pagina dedicata alla scelta del modello: individua quello che più si addice al contenuto che stai per scrivere e fai clic su di esso. Per modificare il layout della tua email, trascina gli oggetti che trovi nel pannello sulla destra: puoi scegliere tra testi, immagini, filmati e pulsanti interattivi. Per eliminare un blocco dalla tua email, porta il cursore del mouse sullo stesso, individua l’icona del cestino e fai clic, prima su di essa, poi sul pulsante Delete per confermare.

Se, invece, vuoi solo modificare il contenuto di un blocco, utilizza la sua icona penna, apporta le modifiche attraverso il pannello di destra e clicca sul pulsante Save & Close, sempre all’interno del pannello di destra, per confermare le modifiche. Le caselle di testo si aprono direttamente nel pannello, puoi quindi formattare il testo come se stessi lavorando su Word. Per le immagini, invece, dopo aver trascinato il blocco, fai clic su Browse, nel pannello a destra, quindi su Upload, in alto a destra, e seleziona l’immagine che vuoi caricare.

Quando sei soddisfatto del risultato ottenuto, fai clic sul pulsante Save & Close, in basso a destra. Non ti resta ora che fare clic sul pulsante Send, in alto a destra, e, successivamente, sul pulsante Send Now, per inviare immediatamente l’email, o sul pulsante Schedule, nella stessa posizione, per impostare data e ora di invio.

Ovviamente, ti ho mostrato solo una piccola parte delle funzioni che MailChimp ti mette a disposizione: se vuoi provare questo servizio in maniera più approfondita, consulta la mia guida su come funziona MailChimp per scoprire, nel dettaglio, come gestire gli utenti e come inviare le tue newsletter.