Come respingere una mail al mittente

A volte può capitare di ricevere delle mail indesiderate provenienti da uno o più mittenti e di rimanere particolarmente infastiditi da questo fenomeno, comunemente noto con il termine spam: fortunatamente, però, nella maggior parte dei casi questo genere di situazioni spiacevoli viene risolto sul nascere grazie a degli opportuni filtri antispam, previsti e ben preimpostati ormai dalla stragrande maggioranza dei servizi di posta elettronica.

In altri frangenti, tuttavia, potresti avere l’esigenza di mettere in atto delle azioni più decise e risolute per manifestare il tuo disappunto alla ricezione di tali messaggi non richiesti: hai deciso, quindi, di metterti all’opera per capire come respingere una mail al mittente. In sostanza, il tuo desiderio è di fare in modo che chi si occupa della spedizione venga a conoscenza del tuo rifiuto alla sua ricezione, similmente a quanto avviene con la posta tradizionale, al fine di bloccare definitivamente la ricezione della posta indesiderata.

Ho deciso, pertanto, di venire incontro alle tue esigenze, realizzando una guida per illustrare le soluzioni più efficaci messe a disposizione da alcuni fra i principali servizi online e client di posta elettronica. Ti basterà dedicare qualche minuto del tuo prezioso tempo alla lettura dei prossimi paragrafi e vedrai che sarai presto in grado di attivare sul tuo servizio di posta elettronica preferito quelle funzionalità che reputo particolarmente adatte a questo tipo di situazione. Allora, sei pronto? Perfetto! Non mi rimane che augurarti buona lettura e buon proseguimento.

Indice

• Informazioni preliminari
• Come respingere una mail al mittente: Gmail
• Come respingere una mail al mittente: Outlook
• Come respingere una mail al mittente: Thunderbird
• Come respingere una mail al mittente: Apple Mail

Informazioni preliminari

Hai ricevuto alcuni messaggi nella posta elettronica che proprio non ti vanno giù: non li tolleri e desideri porre fine in modo definitivo alla loro ricezione, notificando al mittente, allo stesso tempo, il fatto che l’email sia stata ignorata ed eliminata dalla tua casella di posta. Insomma, vuoi proprio respingere le mail nel modo più efficace.

Sicuramente puoi trovare tanti consigli utili nelle mie guide su come bloccare lo spam e come cancellarsi dalle newsletter pubblicitarie. Tuttavia, questo non ti consentirà di rimandare le mail ai mittenti, in quanto riuscirai solo a bloccare i messaggi e non farli comparire nella cartella della posta in arrivo. Ciò significa che i mittenti non sapranno mai che le email che ti hanno inviato per te sono posta indesiderata.

Ciò che devi fare, invece, è impostare sul tuo servizio o client di posta elettronica delle specifiche regole che, oltre a eliminare i messaggi indesiderati, inviino anche una risposta automatica al mittente che gli certifichi il rifiuto del messaggio.

A questo scopo, puoi organizzarti come segue. Innanzitutto, puoi creare un modello di mail da usare come risposta predefinita verso tutti quei mittenti che ti inviano la posta da respingere. Il passaggio successivo è creare delle regole che applichino preventivamente dei filtri alla posta in arrivo. Per esempio, potresti far rilevare al servizio di posta solo i messaggi che hanno un determinato indirizzo email nel campo Da e poi implementare una risposta automatica.

Nella stessa regola potrai impostare anche lo spostamento del messaggio in una cartella diversa da quella della posta in arrivo, affinché non ti dia fastidio in fase di ricezione.

Come dici? Ti sembrano fin troppi passaggi per un’operazione di questo tipo? Non disperare: ti garantisco che è più difficile a dirsi che a farsi! Per semplificarti la vita, nei prossimi capitoli ti spiegherò nel dettaglio i vari passaggi da effettuare sui servizi e client di posta elettronica più utilizzati.

Come respingere una mail al mittente: Gmail

Se possiedi un account di posta sul servizio di posta elettronica di Google, sarai contento di sapere che non è affatto difficile capire come respingere una mail al mittente su Gmail. Semplicemente agendo dalla webmail sul sito di Google, puoi sia bloccare gli indirizzi da cui ricevi la posta indesiderata che eseguire una configurazione volta a inviare una risposta automatica di rigetto.

Per riuscirci, prima di tutto collegati alla pagina principale di Gmail utilizzando un qualsiasi browser e accedi. Una volta che vedi l’elenco di tutti i messaggi, premi sull’icona dell’ingranaggio collocata in alto a destra e poi pigia su Visualizza tutte le impostazioni. Spostati nella scheda Generali > Avanzate posizionata nella barra in alto, individua la voce Modelli e fai clic sulla voce Abilita accanto ad essa, dopodiché clicca sul pulsante Salva modifiche situato in basso.

A questo punto, bisogna creare il modello da utilizzare come risposta predefinita ai messaggi indesiderati. Per farlo, premi sul pulsante Scrivi in alto a sinistra e usa il riquadro di testo sotto il campo Oggetto per scrivere la comunicazione che vuoi inviare al mittente della posta indesiderata. Puoi usare i pulsanti sottostanti per formattare il messaggio, inserire immagini o altri elementi.

Dopo aver scritto la comunicazione, fai clic sull’icona dei tre puntini verticali in basso a destra, posiziona il cursore del mouse sulla voce Modelli, poi su Salva bozza come modello e quindi premi su Salva come nuovo modello. Ora, digita un nome per il nuovo modello creato e poi fai clic su Salva.

Adesso, devi creare una regola per filtrare i messaggi che provengono da un determinato utente e rispondere automaticamente con il modello che hai appena creato.

Per procedere, fai clic sulla sezione Posta in arrivo nella barra laterale sinistra della tua casella di posta, clicca su una mail che vorresti respingere, premi sull’icona dei tre puntini verticali accanto al mittente dell’email e poi fai clic su Filtra i messaggi di questo tipo.

Nel modulo apertosi, compila il campo Da con l’indirizzo email del mittente della posta indesiderata (se non è già compilato), quindi premi su Crea filtro, apponi il segno di spunta accanto alla voce Invia modello e seleziona il nome del modello che hai creato nel menu a tendina Scegli un modello… per completare l’operazione, dunque premi nuovamente su Crea filtro per applicare la regola.

L’operazione che ti ho appena spiegato è effettuabile solo dalla versione Web di Gmail: l’app di Gmail per Android e iOS/iPadOS non permette di respingere una mail al mittente in questo modo, in quanto non consente di eseguire filtri per mittente. Su questa applicazione è possibile solo spostare il messaggio: per farlo bisogna tenere premuto sul messaggio, toccare sui tre puntini verticali in alto a destra e premere su Segnala come spam.

In ogni caso, è possibile agire da browser mobile come spiegato poc’anzi da PC.

Come respingere una mail al mittente: Outlook

Se il client di posta elettronica che utilizzi è Microsoft Outlook, anche in questo caso non avrai problemi: andiamo quindi a scoprire insieme come respingere una mail al mittente in Outlook. Grazie alla presenza di molteplici funzionalità, è facile su Outlook implementare regole ben precise per il respingimento della posta.

Per cominciare, come spiegato per Gmail, è necessario creare un modello di email da inviare ai mittenti della posta indesiderata per informarli sul respingimento. Per farlo, apri Outlook (se non hai l’ultima versione installata, puoi trovarla sul Microsoft Store e su Mac App Store) e premi sul pulsante Nuovo messaggio posizionato in alto a sinistra.

Nella barra dei menu in alto, premi su Messaggio, poi premi il pulsante App posizionato nella barra subito sottostante (l’icona del quadrato con i quattro quadratini all’interno) e clicca su Modelli personali, dunque premi su Continua se si apre un avviso aggiuntivo. A questo punto, clicca su + Modello, inserisci un nome per il modello nel campo Titolo, digita la comunicazione da inviare al mittente nel campo di testo sottostante e poi fai clic su Salva per aggiungerlo alla lista dei tuoi modelli.

Adesso, spostati nella cartella Posta in arrivo usando la barra laterale a sinistra, clicca sul messaggio che vorresti respingere con il tasto destro del mouse, posiziona il cursore sulla voce Regole e premi su Crea regola. A questo punto, premi su Altre opzioni: si aprirà una finestra di dialogo con il campo Da già compilato con il mittente dell’email.

Se vuoi archiviare il messaggio in un’apposita cartella, imposta il menu Seleziona un’azione (sotto la voce Aggiungi un’azione) su Sposta in, dopodiché imposta il menu a tendina Seleziona una cartella sulla cartella in cui vuoi spostare la posta indesiderata (es. Posta eliminata). In alternativa, puoi creare una nuova cartella per quel messaggio cliccando su Crea nuova cartella, inserendo il nome nell’apposito campo visualizzato e premendo su Salva.

Prosegui cliccando su Aggiungi un’altra azione, se vuoi anche respingere la mail al mittente. A questo punto, nel nuovo menu a tendina visualizzato imposta la voce Inoltra a… oppure Inoltra come allegato e nel campo di testo a fianco imposta l’indirizzo email del mittente. Fai clic su Salva per salvare la regola.

Purtroppo, sebbene sia possibile respingere l’email al mittente, non è possibile, dall’ultima versione di Outlook, inviare anche una comunicazione automatica. Se vuoi fare anche questo manualmente, fai clic destro sul messaggio, premi su Rispondi, seleziona l’icona App (il quadrato con i quattro quadratini all’interno), clicca su Modelli personali, seleziona il modello che hai creato poc’anzi e premi su Invia.

Se però desideri inviare una risposta automatica a ogni messaggio indesiderato di un determinato mittente per informarlo di averlo respinto, ti consiglio di configurare il tuo account di posta elettronica che utilizzi su Outlook all’interno del client di posta Thunderbird, come ti spiegherò nel capitolo successivo.

Su Mac, invece, devi aprire o creare il messaggio da impostare come modello e andare nel menu File > Salva come modello. Dopodiché devi andare nel menu Outlook > Impostazioni > Regole e creare la tua regola da qui.

Vorresti capire se è possibile operare allo stesso modo anche sull’app di Outlook mobile? Purtroppo devo dirti che la risposta è negativa: le funzionalità di cui ti ho parlato non sono disponibili integralmente sull’app per smartphone e tablet, dove il massimo che è possibile fare è segnalare un messaggio come posta indesiderata tenendo premuto sul messaggio, toccando sull’icona dei tre puntini e utilizzando il pulsante per spostare il messaggio nella cartella spam.

Si può invece agire con la stessa procedura sopra descritta dal servizio di webmail Outlook.com, che replica il funzionamento dell’app desktop. Per approfondimenti sul tema, ti consiglio le mie guide su come combattere lo spam e su come spostare automaticamente le mail in una cartella Outlook.

Come respingere una mail al mittente: Thunderbird

Se parliamo di client di posta gratuiti e open source, Thunderbird è sicuramente una delle soluzioni più diffuse e amate, anche perché include molteplici funzionalità per impostare filtri e regole. Vediamo, quindi, come respingere una mail al mittente su Thunderbird.

I macro passaggi da eseguire non cambiano rispetto agli altri servizi e client di posta elettronica: bisogna prima di tutto creare un modello e poi impostare un filtro che respinga il messaggio e invii tale modello al mittente.

Per iniziare, apri Thunderbird (se non lo hai installato, lo puoi scaricare da questa pagina) e clicca sul pulsante Nuovo messaggio, dopodiché digita nel campo di testo per il messaggio la comunicazione da inviare al mittente delle email indesiderate. Una volta completata la scrittura, fai clic su File nel menu in alto, posiziona il cursore sulla voce Salva come e poi clicca su Modello (oppure premi sulla freccia verso il basso accanto alla voce Salva e seleziona Modello).

Adesso, ti consiglio di installare l’estensione quickFilters, che permette di filtrare le email e di rispondere automaticamente con un modello. Per farlo, clicca sull’icona delle tre linee orizzontali posizionata in alto a sinistra su Thunderbird e poi premi su Componenti aggiuntivi e temi.

Seleziona la scheda Estensioni nella barra laterale a sinistra, digita “quickFilters” nell’apposito campo di ricerca e premi il tasto Invio sulla tastiera, dopodiché fai clic su + Aggiungi a Thunderbird accanto all’omonimo risultato e clicca su Installa. Se si apre un avviso riguardante la licenza, clicca sulla X e poi chiudi le schede dalla barra in alto di Thunderbird cliccando sulle relative X per tornare alla tua casella di posta.

Nella tua schermata della posta in arrivo, fai clic destro sul messaggio che vorresti respingere, quindi clicca su Creazione di filtro dal messaggio… e poi su OK. Dalla finestra apertasi, seleziona la voce Basati sul Mittente (“Mittente”/”Da:) e poi clicca su Crea nuovo filtro… per accedere alla finestra dei filtri.

A questo punto, assicurati che sia spuntata la voce Manualmente e, sotto la voce Esegui queste azioni, nel menu a tendina accanto a Sposta il messaggio in, puoi impostare una cartella della tua casella di posta in cui spostare i messaggi indesiderati del suddetto mittente. Una volta impostata la cartella (volendo, puoi anche impostare il menu a tendina Sposta il messaggio in su Elimina il messaggio, se non vuoi più avere la mail nella tua casella), fai clic sul pulsante + accanto al menu a tendina per aggiungere un’altra azione.

Nel primo menu a tendina che viene visualizzato, imposta la voce Rispondi con un modello, mentre nel menu a tendina accanto imposta il nome del modello che hai creato poc’anzi. Adesso, premi sul pulsante OK per applicare il filtro e il gioco sarà fatto.

Thunderbird è disponibile anche sotto forma di app per Android sul Play Store, tuttavia non prevede le funzionalità appena esposte. Tutto ciò che puoi fare su questa applicazione è spostare la posta indesiderata nello spam: per farlo, devi tenere premuto sulla mail incriminata, toccare sull’icona dei tre puntini verticali in alto a destra e premere su Spam. Nel caso avessi bisogno di approfondire l’argomento, in una guida dedicata ti ho spiegato come smistare la posta elettronica su Thunderbird.

Come respingere una mail al mittente: Apple Mail

Utilizzi un Mac e il tuo client di posta preferito è Apple Mail? Capire come respingere una mail al mittente su Apple Mail non è nulla di complicato, nemmeno in questo caso. Tutto ciò che devi fare è creare una regola in grado di filtrare i messaggi indesiderati in base al mittente, spostarli in una cartella dedicata e poi inviare una risposta automatica al messaggio.

Per procedere, apri Mail cliccando sull’icona della busta posizionata nella barra Dock o nel menu delle app, clicca su Mail nella barra in alto e poi seleziona la voce Impostazioni… per accedere alle varie opzioni disponibili. A questo punto, clicca sulla voce Regole nella barra in alto e poi premi il pulsante Aggiungi.

Inserisci un nome a piacere per la regola nel campo Descrizione e, nel riquadro delle condizioni sottostante, seleziona Da nel primo menu a tendina, seleziona è uguale a nel secondo menu a tendina e inserisci l’indirizzo email del mittente della posta indesiderata nel campo di testo posizionato a destra.

Nel riquadro sotto la voce Esegui le seguenti azioni, imposta il primo menu a tendina su Sposta messaggio e, nel secondo menu a tendina posizionato a destra, imposta una cartella nella quale vuoi spostare la posta indesiderata di quel mittente (es. Indesiderata).

Fatto ciò, premi sul pulsante + accanto a quest’ultimo campo per aggiungere una nuova azione. Nel primo menu a tendina della nuova azione appena aggiunta, seleziona Rispondi al messaggio, dopodiché clicca su Rispondi con un messaggio di testo… nel campo subito accanto. Nella finestra che si apre, inserisci la comunicazione da inviare al mittente della mail indesiderata, poi clicca su OK per due volte consecutive e premi su Applica per rendere operativa la regola.

Per concludere, ti informo che l’app Mail per iOS/iPadOS non prevede le medesime opzioni offerte dal client di posta installato sul Mac. Se, dunque, utilizzi la versione mobile, potrai solamente spostare la posta che non vuoi più ricevere nella cartella preposta.

Se utilizzi un account iCloud Mail, puoi creare delle regole dalla versione Web del servizio accedendo al tuo account e cliccando l’icona dell’ingranaggio in alto a sinistra. Da qui spostati su Regole e definisci le tue regole.

Per scoprire nel dettaglio cosa puoi fare su iOS/iPadOS per ovviare al problema della posta indesiderata, ti consiglio di leggere le mie guide su come bloccare spam su iPhone e su come bloccare email su iPhone.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.