Come scrivere una lettera al computer
Hai recentemente acquistato il tuo primo computer e, intenzionato a usarlo per portare a termine le tue necessità quotidiane, intendi imparare a trarre beneficio dalle innumerevoli funzionalità che esso è in grado di offrire. Oggi, per esempio, ti si è presentata la necessità di scrivere una lettera al computer: non avendo mai compiuto quest'operazione prima d'ora, però, proprio non sai da dove iniziare, ed è per questo motivo che ora sei finito sul mio sito.
Ho indovinato? Lo sapevo. Allora sappi che non potevi capitare in posto migliore! Di seguito, infatti, ti mostrerò come realizzare una lettera al computer nel modo migliore possibile: inizialmente, ti fornirò una serie di utili “dritte” per formalizzare al meglio i pensieri che intendi trasferire al tuo interlocutore. In seguito, avrò cura di mostrarti una serie di programmi da impiegare per lo scopo, dedicati sia a computer equipaggiati con il sistema operativo Windows che ai Mac.
Dunque, senza attendere oltre, ritaglia qualche minuto di tempo libero per te e leggi con molta attenzione tutto quanto ho da dirti sull'argomento: sono sicuro che il risultato ti lascerà soddisfatto. Detto ciò, non mi resta altro da fare se non augurarti buona lettura e… buona scrittura!
Indice
Informazioni preliminari
Prima ancora di fare una panoramica sui programmi che puoi usare per scrivere una lettera al computer, è bene che tu sia consapevole del tipo di lettera che intendi realizzare, personalizzandola in base al contenuto ma, soprattutto, al suo destinatario.
Come ben saprai, le lettere si dividono in due grosse categorie: quelle informali, destinate cioè a persone che conosci e con cui hai stretto un rapporto più o meno intimo, e quelle formali, indirizzate invece a persone con cui non hai molta confidenza, con le quali hai un rapporto professionale o, ancora, con cui hai necessità di comunicare pur non conoscendole affatto.
Sulle lettere informali non c'è molto da dire: poiché sono destinate principalmente ad amici o parenti, non è necessario mantenere una forma o seguire uno “schema” ben preciso. Le uniche raccomandazioni che mi sento di farti, in questo caso, sono di separare i paragrafi in base al tema che stai raccontando (se, ad esempio, stai raccontando l'esperienza di una gita fuori porta, potresti usare un paragrafo per raccontare ciò che hai fatto in mattinata, un altro per raccontare ciò che hai fatto di pomeriggio) e di firmarti con nome e cognome, se hai intenzione di spedire il tuo elaborato a mezzo postale (o, quantomeno, affidandoti a mezzi di comunicazione attraverso i quali non puoi essere identificato personalmente).
Se, invece, ti accingi a realizzare una lettera formale, la questione è totalmente diversa: per prima cosa, a meno che tu non intenda inviare la lettera tramite email (in tal caso, i recapiti potrebbero rivelarsi superflui), ti consiglio di scrivere il tuo nome, cognome, indirizzo e recapito telefonico/email in cima alla lettera, allineando il paragrafo a sinistra. Ti riporto qui di seguito un esempio pratico.
Salvatore Aranzulla
Via Dei Matti, numero 0
00000 - Isola Che non c'è (IC)
Naturalmente, qualora scrivessi a nome di un'attività commerciale, di uno studio o di una collettività, abbi cura di indicarne l'intestazione.
Successivamente, sempre se intendi usare mezzi di spedizione non riconducibili al singolo, specifica la persona o l'ente a cui è destinato il messaggio, indicandone nome, cognome (oppure ragione sociale e forma giuridica, per le aziende o, ancora, nome completo per istituti, associazioni e così via) e indirizzo. In questo caso allinea il testo a destra e scrivilo poco più in basso rispetto ai dati del mittente.
A questo punto, puoi iniziare la lettera specificando, se necessario, il destinatario diretto del messaggio: per esempio, se intendi scrivere all'amministrazione di un'azienda e vuoi che il messaggio venga letto da Carlo Bianchi, potresti iniziare la lettera con “Alla cortese attenzione/all'attenzione di Carlo Bianchi” e andare accapo, procedendo poi con i saluti.
Se, invece, hai necessità di rivolgerti a un ufficio in particolare o, ancora, a un team, potresti iniziare con qualcosa come “All'attenzione dell'ufficio personale dell'azienda Aranzulla.it” oppure “Alla cortese attenzione del team di sviluppo dell'azienda NoiScriviamoSoftware”.
Fatto ciò, procedi con il saluto di circostanza, solitamente composto da un aggettivo di questo tipo (ad es. Spettabile/Spett.le, Egregio, Gentile, Gentilissimo/Gent.mo o Caro), dal titolo della persona a cui vuoi rivolgerti (ad es. Sig./Sig.ra, Dott./Dott.ssa, Prof./Prof.ssa) e dal nome del destinatario.
Cerca, ovviamente, di usare gli aggettivi di circostanza più opportuni, in base al grado di “confidenza” che hai con la persona con cui ti accingi a relazionarti (spett.le/egregio con sconosciuti, ad esempio, gentile/caro con persone che conosci, e così via). Quando hai finito, metti una virgola e vai accapo.
Successivamente, provvedi a presentarti (solo se non conosci già il tuo interlocutore) dando qualche indicazione in più su te stesso e sul motivo per cui scrivi la lettera (ad es. "Sono Salvatore Aranzulla e la contatto sull'opportunità di lavoro presso la Sua azienda) e termina la presentazione con un punto. Se questa è molto lunga, considera l'idea di andare accapo.
A presentazione ultimata, devi far capire al tuo interlocutore il motivo per cui gli stai scrivendo una lettera. Poiché si tratta di una parte piuttosto “generica” della stessa, non posso darti indicazioni precise in merito, ma ti consiglio di prestare particolare attenzione a tre dettagli fondamentali.
- La chiarezza con cui esponi ciò di cui hai bisogno al tuo interlocutore.
- La correttezza lessicografica e grammaticale con cui ti esprimi (non è piacevole leggere strafalcioni come “se avrei” o errori di tipografia come "la preog di).
- La punteggiatura, che dovrebbe essere inserita opportunamente (stacca le frasi con le virgole, chiudi i periodi con i punti e fai molta attenzione all'(ab)uso dei puntini sospensivi).
Anche in questo caso, vale lo stesso discorso fatto per le lettere informali: vai accapo e inizia un nuovo paragrafo per staccare concetti separati o per evitare di “sovraccaricare” la lettera con un testo troppo lungo (potrebbe stancare la vista).
Quando hai finito, congedati nel modo più adatto alla lettera che hai scritto: se si tratta di un elaborato informativo, potresti usare una formula come “Distinti/cordiali saluti”, “Cordialmente” o “Cordialità”. Se, invece, vuoi far presente all'interlocutore che sei in attesa di risposta, potresti avvalerti di una formula simile a “In attesa di una cortese risposta, le porgo cordiali saluti”. Infine, vai accapo e firmati con il tuo nome e cognome.
Come ti ho già detto, le “dritte” che ti ho fornito in questa sezione sono piuttosto generiche e possono variare profondamente in base al tipo di lettera che intendi realizzare. A tal proposito, però, posso consigliarti una serie di guide a tema che ho realizzato in precedenza e che, sebbene siano state strutturate per l'invio di email, possono essere comodamente riadattate alle classiche lettere: come iniziare un'email, come scrivere un'email formale, come scrivere una email di reminder e come scrivere un'email di sollecito.
Come scrivere una lettera al PC
Ora che hai ben chiaro in mente lo stile da assegnare alla tua lettera, non ti resta che sederti davanti alla scrivania e procedere alla sua realizzazione attraverso uno dei tanti programmi adatti allo scopo. Nei paragrafi successivi ti illustro quelli che, a mio avviso, sono i migliori che tu possa usare su Windows e su macOS (oltre che su Linux).
Microsoft Word (online/Windows/macOS)
Detto tra noi, non credo che Microsoft Word abbia bisogno di presentazioni! Sì tratta, semplicemente, di uno dei più famosi e diffusi programmi di videoscrittura, distribuito da Microsoft e disponibile per Windows e macOS. Dotato di innumerevoli funzionalità, Word è adatto alla redazione di documenti semplici e complessi; tra le altre cose, il programma prevede la possibilità di utilizzare dei modelli “preconfezionati” di elaborati (lettere incluse), in grado di semplificare ulteriormente il lavoro.
Come forse già ben sai, Word è uno strumento a pagamento che puoi ottenere attraverso un abbonamento a Microsoft 365. Il prezzo del piano personal è di 99 euro all'anno (oppure di 10 euro al mese). Comunque sia, se la cosa ti interessare, esiste la possibilità di avere un mese di prova gratuito. Puoi trovare tutte le informazioni di cui hai bisogno su questa pagina del sito Internet ufficiale di Microsoft e nella mia guida su come attivare Word.
Oltre a ciò, sono comunque ben felice di informarti che la versione Web di Word è completamente gratuita e per avvalertene devi solo avere una connessione a Internet, un browser e un account Microsoft.
Comunque sia, se agisci dalla versione desktop di Word, una volta visualizzata la schermata principale di Word, fai clic sul pulsante Nuovo, che si trova a sinistra, digita il termine “lettera” nel campo di ricerca e schiaccia il tasto Invio sulla tastiera, in modo tale da visualizzare tutti i modelli di lettera disponibili.
Clicca, quindi, sul template che intendi utilizzare per scrivere la tua lettera, così da visualizzarne un'anteprima ingrandita e, se questa ti piace, fai clic sul bottone Crea, per caricare il modello. Ti segnalo poi che su questa pagina Web del sito Internet di Microsoft puoi trovare altri modelli di lettera da scaricare.
Quando hai finito il tuo lavoro, poi, clicca su File in alto a sinistra, poi su Salva con nome, scegli dove salvare il file, dagli un nome, scegli anche l'estensione e clicca su Salva in alto a destra.
Se, invece, non hai la versione desktop di Word e vuoi usare quella online in modo del tutto gratuito, accedi anzitutto alla pagina principale di Word per il Web, clicca su Accedi in alto a destra ed esegui l'accesso con le credenziali del tuo account Microsoft.
Fatto ciò, nella schermata iniziale di Word per il Web recati nella sezione Crea con i modelli e fai clic sull'opzione Lettere. A questo punto, puoi scegliere tra vari modelli di lettere e puoi anche visualizzarne un'anteprima, spostando il cursore del mouse sopra una di esse e cliccando sulla voce Anteprima. Cliccando, invece, sul tasto Modifica, ti dovresti ritrovare in pochi istanti davanti alla schermata di Word, pronto per modificare il testo della tua lettera.
Quando hai finito il tuo lavoro, poi, clicca su File in alto a sinistra, poi clicca su Esporta se vuoi scaricare la lettera in formato PDF o in formato ODT. Se, invece, vuoi salvare il file in formato DOCX, clicca su Crea una copia > Scarica una copia > Scaricare una copia. Infine, puoi anche cliccare su Stampa e procedere poi con le istruzioni a schermo per stampare la lettera.
Come ultima cosa, penso che ti farà infine piacere sapere che ho scritto una guida molto dettagliata su come usare Microsoft Word e un'altra su come scrivere una lettera su Word.
LibreOffice Writer (Windows/macOS/Linux)
Se hai bisogno di un programma completamente gratuito, allora non puoi non dare un'opportunità a Writer, l'editor di testi incluso nella suite LibreOffice. Se non ne avessi mai sentito parlare, LibreOffice è una suite d'ufficio completa che annovera tra i suoi programmi, oltre a Writer, anche un gestore di fogli di calcolo (Calc), un gestore database (Base), un gestore formule (Math) e un software per la creazione di presentazioni (Impress).
Ad ogni modo, Writer è un programma di videoscrittura completo e semplice da usare, dotato di tutte le funzionalità necessarie per la redazione di documenti di vario tipo, da quelli più semplici (come, per esempio, le lettere) a quelli più complessi (come ricerche e relazioni strutturate).
Ottenere Writer e tutti i programmi di LibreOffice è davvero semplice: per prima cosa, collegati al sito Internet della suite, clicca sul pulsante Download (assicurati prima che nel menu a tendina sotto alla voce Scegliete il vostro sistema operativo, sia selezionato il sistema operativo da te in uso) e attendi che venga totalmente scaricato sul computer. Una volta ottenuto il file, avvialo e premi sul pulsante Avanti, apponi il segno di spunta accanto alla voce Tipica e, per concludere il setup, clicca sui pulsanti Avanti, Installa, Sì e Fine.
Se hai bisogno di aiuto aggiuntivo sui passaggi da eseguire per installare LibreOffice su Windows o se magari vuoi avere delle istruzioni su come procedere su Mac, ti invito a dare un'occhiata alla mia guida su come scaricare LibreOffice.
Concluso il processo d'installazione, puoi avviare Writer sia come programma “indipendente”, richiamandolo dal menu Start, sia tramite l'interfaccia principale del programma LibreOffice (anch'esso residente nel menu Start o richiamabile tramite l'apposita icona aggiunta al desktop).
Una volta che hai aperto Writer, per richiamare il modello di lettera, clicca su File > Modelli > Gestisci modelli, dopodiché seleziona il modello di una lettera e clicca su Apri in basso a destra. A questo punto, sei pronto per cominciare a modificare il testo della tua lettera.
Quando poi avrai finito di scrivere il tutto, per salvare il file, puoi cliccare su File in alto a sinistra, poi su Salva con nome, dare un nome al file, scegliere l'estensione del file (puoi scegliere di salvare anche in .doc o .docx) e il punto in cui salvarlo.
Pages (macOS)
Se non ne avessi mai sentito parlare, Pages è un software per Mac messo a disposizione da Apple e pensato per l'elaborazione di testi mediamente complessi: dotato di un'interfaccia ordinata e funzionale, questo programma permette di scegliere tra stili e caratteri differenti, applicando, ove necessario, formattazioni di vario tipo. Inoltre, Pages integra dei modelli di lettere “preconfezionate”, pronti all'uso.
Il software è incluso nella maggior parte dei Mac ma, all'occorrenza, può essere scaricato gratuitamente dal Mac App Store: per ottenerlo, dalla pagina del Mac App Store, premi sul pulsante Ottieni/Installa e attendi che il download e l'installazione dell'app arrivino al termine.
A questo punto, puoi richiamare Pages dal Launchpad del Mac o dalla relativa cartella Applicazioni: una volta aperto, clicca sui pulsanti Continua e Crea un documento e, se desideri partire da un modello di lettera, clicca su Lettere sulla sinistra, scegli il modello che più ti aggrada e clicca su Crea in basso a destra.
Fatto ciò, sei pronto per iniziare scrivere il contenuto della tua lettera, basandoti sul modello della stessa. Una volta finito il tuo lavoro, clicca su File in alto a sinistra, poi su Salva, dai un nome al file, scegli dove salvarlo e clicca su Salva. In alternativa, puoi anche cliccare su Esporta come e scegliere di esportare il file in PDF, in DOCX o in altri formati.
Infine, ti segnalo che sul mio blog ho scritto delle guide su come aprire file Pages e su come si torna indietro su Pages.
Per maggiori informazioni
Se sei arrivato fin qui, vuol dire che hai appreso alla perfezione le tecniche per scrivere efficacemente una lettera al computer. Tuttavia, già che ci sei, vorresti qualche informazione in più riguardo i programmi da usare per raggiungere l'obiettivo che ti sei prefissato e, perché no, qualche indicazione su come procedere alla stampa della lettera che hai realizzato.
È proprio così? Perfetto, allora credo proprio di poterti aiutare! Leggi senza esitare la mia guida ai programmi gratuiti per scrivere al PC e il mio tutorial su come scrivere al computer e poi stampare: ti assicuro che non te ne pentirai.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
