Come usare CERCA.VERT

Il tuo rapporto con Excel, e in generale con i fogli di calcolo, non è mai stato idilliaco. Non sei mai stato uno “smanettone” ma almeno te la sapevi cavare. Adesso, però, ti hanno chiesto di creare una casella di ricerca con cui trovare la corrispondenza tra un elemento e una sua caratteristica in una tabella; ti è stato detto che si tratta di una “semplice funzione”, che renderà più fruibile un foglio elettronico con centinaia di elementi, ma tu sei andato nel panico, vero?

Non preoccuparti, perché è assolutamente normale: nessuno può conoscere tutto. Se dedicherai un po' del tuo tempo per leggere questa mia guida, e applicherai le istruzioni che ti darò, vedrai che imparerai in fretta come usare CERCA.VERT e scoprirai che, sapendo come fare, si tratta effettivamente di una cosa molto semplice.

In realtà farò anche di più: in questa guida ti parlerò approfonditamente della formula per Excel, il famoso software per i fogli elettronici di casa Microsoft, ma inserirò anche dei capitoli analoghi per altre soluzioni alternative che ti permetteranno di raggiungere lo stesso scopo a costo zero (qualora non avessi Excel). Buona lettura e buon lavoro!

Indice

• Cos'è CERCA.VERT
• Come usare CERCA.VERT su Excel
• Come usare CERCA.VERT su LibreOffice
• Come usare CERCA.VERT su Google Fogli

Cos'è CERCA.VERT

Iniziamo con una breve spiegazione. CERCA.VERT è una funzione di Microsoft Excel (e simili), ovvero una serie di istruzioni mediante le quali si richiede al programma di eseguire una specifica operazione predefinita sui dati in proprio possesso. Le funzioni hanno una sintassi predefinita, che deve essere sempre scritta rispettando alcuni parametri.

Nello specifico, CERCA.VERT significa “ricerca verticale” e serve per trovare il valore correlato a un elemento, cercandolo in una tabella o in un intervallo per riga. Per esempio: se hai una lista di diversi tipi di frutti e ortaggi nella colonna A, e le loro quantità in magazzino nella colonna B, puoi usare questa funzione perché, inserendo il nome del prodotto che ti interessa, ti venga restituita la quantità presente.

CERCA.VERT (nome originale VLOOKUP) è una funzione presente fin dagli albori di Excel. Nelle nuove versioni (quella online, quella per smartphone, e quelle retail dal 2019 in poi) è stata introdotta la funzione CERCA.X, con diversi miglioramenti. Puoi usare comunque CERCA.VERT ma se ti interessasse un tutorial più specifico sull'altra funzione sappi che ho scritto una guida anche sull'argomento.

Come usare CERCA.VERT su Excel

Dopo aver stabilito che CERCA.VERT è una funzione, vediamo come utilizzarla al meglio in un foglio Excel. Se non disponi del programma Microsoft e vuoi sapere come scaricarlo, ti invito a leggere il mio articolo su come scaricare Excel (gratis per un periodo di prova iniziale).

Nota che io userò come riferimento Excel 2021 ma le istruzioni che darò qui sono valide per qualsiasi edizione di Excel, incluse quella online e quella per smartphone e tablet. Infatti, come spiegavo poco fa, stiamo parlando di una formula, pertanto bisognerà sempre usare una sintassi ben definita: =CERCA.VERT(valore; matrice_tabella; indice; [intervallo]), che è la stessa su tutte le piattaforme e i device.

Sembra complicato ma in realtà non lo è affatto. Ti indica semplicemente che ti occorre specificare quattro valori.

• Il valore di ricerca, che può essere una stringa digitata da te nella formula o contenuto in una cella del tuo foglio di lavoro
• La tabella dove svolgere la ricerca, di almeno due colonne. Nota che perché la funzioni operi correttamente il valore da ricercare deve trovarsi nella prima colonna di questa tabella ed essere a sinistra di quello da restituire.
• Per indice si intende l'indicazione della colonna dove si trova il corrispondente valore da restituire. Le colonne non vanno contate in base alla loro posizione nel foglio, ma nella matrice selezionata. Se le colonne sono solo due, sarà sempre 2.
• L'ultimo valore è binario, VERO/FALSO ed è teoricamente facoltativo. Indica se la corrispondenza da cercare può essere parziale (VERO) o deve essere esatta (FALSO). Nota che se non specificherai nulla il programma si comporterà come se tu abbia specificato VERO. Il problema è che la ricerca parziale di CERCA.VERT funziona solo se la tabella dei valori di ricerca è in ordine crescente, alfabetico o numerico. Se vuoi sapere come ordinare su Excel ti rimando alla mia guida sull'argomento

Sei ancora confuso? Non ti preoccupare, ora te lo spiegherò con un esempio pratico e vedrai che tutto diventerà più chiaro! Apri il tuo foglio elettronico, posizionati nella cella in cui vorrai visualizzare il risultato e scrivi: =CERCA.VERT(.

A questo punto, continuando a scrivere la formula, come primo valore metti una cella in cui inserirai il valore di ricerca, selezionandola col mouse oppure scrivendo manualmente colonna e riga. Premi poi punto e virgola. Ora seleziona la tabella: premi il tasto sinistro del mouse e tienilo premuto, trascinando il cursore fino a selezionare tutte le celle che ti interessano (maggiori info qui su come fare).

Ora rilascia il clic e digita di nuovo punto e virgola; scrivi poi 2, per indicare che il valore da restituire è contenuto nella seconda colonna dell'intervallo. Di nuovo: punto e virgola e scrivi FALSO prima di chiudere la parentesi.

Ecco fatto! Se ti posizioni nella cella che hai indicato come valore di ricerca e digiti uno dei nomi contenuti nella prima colonna della tabella ti verrà restituito il valore corrispondente nella colonna 2. Nel caso non sia presente, ovviamente, comparirà un messaggio d'errore. Nell'esempio da me utilizzato la formula della funzione è =CERCA.VERT(C21;B2:C18;2;FALSO), scritta nella cella C22. Digitando “Pesche” in C21 mi viene restituito il corrispondente valore “47”.

Come usare CERCA.VERT su LibreOffice

La funzione di ricerca verticale è disponibile anche in LibreOffice, la suite completamente gratuita e open source alternativa a Microsoft Office e disponibile sia per Windows che per macOS e Linux. Se non la conoscevi e vuoi scaricarla, ti invito a leggere il mio tutorial sull'argomento, ricco di informazioni utili.

Ora ci concentreremo su come implementare una funzione di ricerca nel nostro foglio elettronico. Sei pronto? Allora sappi che la funzione CERCA.VERT esiste anche in Calc, l'equivalente di Excel per LibreOffice. E la sintassi è praticamente identica, con gli stessi riferimenti e gli stessi limiti. Per i dettagli ti rimando quindi alla parte della guida relativa al programma Microsoft, e andrò direttamente a presentarti un esempio di come scrivere la tua funzione.

La sintassi è =CERCA.VERT(Criterio di ricerca; Matrice; Indice; Ricerca intervallo ordinato;). Ovvero, in ordine: valore da cercare, la tabella dove cercarlo, il numero della colonna che contiene il valore da restituire, se la colonna è ordinata e può essere restituita una corrispondenza parziale. Ti ricordo che in quest'ultimo caso la colonna in cui verrà eseguita la ricerca deve essere ordinata in modo crescente.

Posizionati nella cella in cui vuoi inserire la formula e scrivi: =CERCA.VERT( Come primo valore dovrai immettere il numero della cella in cui andrai poi a scrivere il valore, usandola come campo di ricerca. Digita poi punto e virgola, e seleziona la tabella cliccando sulla prima cella in alto a sinistra e trascinando il cursore del mouse fino a evidenziare tutte quelle dell'intervallo che ti interessa. Metti poi di nuovo il separatore punto e virgola e digita la colonna del valore corrispondente. Infine scrivi 0 o 1, a seconda che tu voglia eseguire una ricerca sul valore esatto o meno.

Nel foglio elettronico che ho usato ad esempio ho usato due funzioni di ricerca verticale: inserendo il cognome di un impiegato in C14, verranno restituiti il Codice Fiscale e la mansione. La formula, nel primo caso, è =CERCA.VERT(C14;B2:D9;3;0), per restituire il valore della colonna 3 e nel secondo =CERCA.VERT(C14;B2:D9;2;0).

Alcune precisazioni: il criterio di ricerca dovrà essere sempre contenuto nella prima colonna della matrice selezionata. Inoltre, nell'indicare se vuoi un intervallo ordinato, puoi anche usare i valori FALSO() al posto di 0 e VERO() al posto di 1.

Come usare CERCA.VERT su Google Fogli

Naturalmente è possibile effettuare una ricerca verticale all'interno del tuo foglio elettronico anche se utilizzi Google Fogli, l'applicazione gratuita e disponibile online di Google. Non la conosci o non l'hai mai utilizzata? Allora che aspetti? Dai un'occhiata alla guida che ho scritto sull'argomento.

Per il resto in realtà è tutto molto semplice. Google Fogli mutua tantissimo da Microsoft Excel e ha un'interfaccia praticamente identica, tanto da avere una piena e perfetta compatibilità; questo significa che puoi aprire (e condividere) un qualsiasi documento Excel in Fogli e modificarlo.

La sintassi della formula che dovrai inserire è leggermente diversa, ma solo perché in Fogli non viene tradotta e mantiene il nome originale in inglese. CERCA.VERT si chiama infatti VLOOKUP. Se aprirai un documento Excel in Fogli la conversione della formula avverrà automaticamente.

Quindi, volendola utilizzare dovrai scrivere, in una cella del tuo foglio Google: =VLOOKUP(chiave_ricerca; intervallo; indice; [è_ordinata]). Dove Chiave di Ricerca è la cella da confrontare con quelle della colonna, intervallo è la matrice da selezionare, indice serve a precisare la colonna della matrice da restituire, e [è ordinata] dovrà contenere un valore VERO o FALSO a seconda che l'elenco sia ordinato in modo crescente o meno.

Alcune note: quando andrai a inserire il termine da ricercare, puoi usare il simbolo asterisco, per trovare una corrispondenza parziale. Per esempio, nel foglio da me utilizzato, scrivere: Ki* restituirà la quantità di Kiwi. Puoi anche usare il punto interrogativo, in modo simile, tenendo però presente che si tratta di un carattere jolly atto a sostituire un singolo carattere. Quindi scrivere “Kiw?” o “Ki??” darà il valore corrispondente ma scrivere “Ki?” produrrà un messaggio di errore. Questo è possibile anche nelle versioni più recenti di Excel ma non in LibreOffice.

Tieni inoltre presente, come regola generale, che se nella tua tabella ci sono più corrispondenze con la chiave di ricerca ti verrà sempre restituita la prima partendo dall'alto. Questo è un limite della funzione di ricerca verticale.

Se vuoi sapere di più sui fogli elettronici ti rimando di nuovo alla mia guida su come usare Excel e ti invito a fare una ricerca sul mio sito, che contiene tanti tutorial sull'argomento.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.