Come funziona Amazon Business

Acquisti spesso su Amazon e, per puro caso, hai scoperto che sul celebre sito di shopping online è possibile effettuare acquisti aziendali tramite Amazon Business. Avendo partita IVA, sei particolarmente interessato alla cosa e, per questo motivo, vorresti avere maggiori informazioni sul funzionamento di questa piattaforma dedicata ad aziende e professionisti.

Le cose stanno così, dico bene? In tal caso, lascia che sia io a darti una mano e mostrarti come funziona Amazon Business. Per prima cosa, sarà mia premura spiegarti più nel dettaglio cos'è e a chi si rivolge Amazon Business, indicandoti anche i costi del servizio. Successivamente, troverai la procedura dettagliata per creare un nuovo account e gestirne le varie impostazioni disponibili, comprese quelle relative a pagamenti e fatturazione.

Senza perdere altro tempo in chiacchiere, direi di non dilungarci oltre ed entrare nel vivo di questo tutorial. Mettiti comodo, prenditi tutto il tempo che ritieni opportuno e dedicati alla lettura delle prossime righe. Seguendo attentamente quanto ho da dirti sull'argomento, ti assicuro che avrai tutte le informazioni necessarie per creare un account aziendale e fare i tuoi acquisti su Amazon Business. Buona lettura!

Indice

• Amazon Business: benefici e costo
• Come funziona l'account Amazon Business
• Come funziona Amazon Business pagamenti
• Come funziona la fatturazione su Amazon Business
• Come funziona Amazon Prime Business

Amazon Business: benefici e costo

Prima di spiegarti nel dettaglio come funziona Amazon Business, potrebbe esserti utile sapere a chi si rivolge questo servizio e quali sono i relativi costi e benefici.

Amazon Business è la versione di Amazon pensata per soddisfare le esigenze di aziende, liberi professionisti, enti pubblici e organizzazioni che effettuano acquisti per motivi lavorativi.

Il servizio è completamente gratuito nella sua versione base e permette di accedere a una serie di funzionalità pensate per semplificare e rendere più efficiente la gestione degli ordini aziendali. Si tratta, in sostanza, del cosiddetto commercio B2B (Business to Business).

Creando un account Amazon Business è possibile usufruire di diversi vantaggi, tra cui la possibilità di visualizzare i prezzi dei prodotti al netto dell'IVA. Questo permette una valutazione dei costi molto più rapida e chiara per chi ragiona in termini aziendali.

Uno dei principali benefici è l'accesso a un catalogo con milioni di articoli che presentano prezzi speciali, riservati unicamente ai clienti aziendali. Inoltre, molti di questi offrono sconti progressivi in base alla quantità acquistata e la possibilità di risparmiare su acquisti ricorrenti.

Anche il sistema di fatturazione è particolarmente vantaggioso poiché, su milioni di prodotti, è Amazon Business a gestire automaticamente la creazione e l'invio della fattura elettronica al Sistema di Interscambio (SdI), semplificando notevolmente il sistema di contabilità e garantendo una conformità fiscale.

Altra interessante funzionalità, dedicata principalmente alle medie e grandi aziende, è la gestione di più utenti sotto un unico account aziendale, ognuno con il proprio ruolo e con singoli permessi di acquisto. Infatti, è consentito impostare ruoli specifici e definire limiti di spesa per ciascuno, mantenendo così il pieno controllo sugli acquisti fatti dai vari dipendenti o collaboratori.

A tal proposito, Amazon Business offre anche strumenti di analisi degli acquisti, permettendo di generare report personalizzati, monitorare le spese per categoria o un determinato periodo e molto altro ancora.

Come già detto, la versione base di Amazon Business è completamente gratuita. Tuttavia, coloro che desiderano usufruire di ulteriori vantaggi possono attivare l'abbonamento Business Prime, che è gratuito nella versione Duo per coloro che hanno un account personale con attivo Amazon Prime e che, nella versione Basic, ha costi a partire da 49 euro/anno + IVA.

L'abbonamento in questione include ulteriori vantaggi, come spedizioni ancora più rapide, accesso anticipato alle offerte e altri strumenti pensati per aumentare la produttività. Te ne parlerò in modo più approfondito nel corso di questa guida.

Come funziona l'account Amazon Business

Adesso che hai ben chiaro cos'è Amazon Business e a chi si rivolge, vediamo insieme come registrarsi al servizio e, soprattutto, come funziona l'account Amazon Business.

Innanzitutto, ti segnalo che se hai già un account Amazon personale, puoi creare un account aziendale anche utilizzando lo stesso indirizzo email. In tal caso, non devi far altro che collegarti alla pagina principale di Amazon e accedere con il tuo account personale. Fatto ciò, fai clic sulla voce Account e liste, in alto a destra, seleziona l'opzione Il tuo account aziendale e premi sul pulsante Sì, usa l'email corrente.

Se, invece, preferisci registrarti su Amazon Business utilizzando un indirizzo email diverso, magari quello della tua azienda, seleziona l'opzione No, usa un indirizzo email diverso.

In alternativa, puoi collegarti direttamente al sito ufficiale di Amazon Business, cliccare sul pulsante Crea un account gratuito, inserire il tuo indirizzo email nel campo apposito e premere sul pulsante Inizia.

Inserisci, poi, il tuo nome e cognome nel campo Il tuo nome, crea una password sicura che dovrai utilizzare per accedere ad Amazon Business inserendola nei campi Password e Verifica password e clicca sul pulsante Passo successivo. Nella schermata Verifica l'indirizzo e-mail, inserisci il codice che ti è stato inviato tramite email nel campo Inserisci il codice di sicurezza e premi sul pulsante Creare un account Amazon.

A questo punto, inserisci tutti i dati richiesti nelle sezioni Informazioni personali, Informazioni sull'azienda e Sede legale e clicca sulla voce Crea il tuo account Business, per completare la registrazione.

Come accennato nelle righe iniziali di questa guida, una delle principali funzionalità di Amazon Business è la possibilità di aggiungere altre persone della tua azienda affinché siano in grado di effettuare acquisti in autonomia, assegnando a ciascun utente uno specifico ruolo.

Per fare ciò, clicca sul tuo nome, in alto a destra, e seleziona l'opzione Impostazioni Amazon Business. Nella nuova pagina apertasi, individua la sezione Gestione degli utenti e seleziona l'opzione Utenti, per avere la possibilità di aggiungere altre persone. Clicca, quindi, sul pulsante Aggiungi utenti e seleziona una delle modalità disponibili: Invita via email permette di aggiungere persone inviando un link d'accesso tramite email, mentre Condividi un link di invito consente di ottenere un link da condividere manualmente con le persone di proprio interesse.

In alternativa, se hai la necessità di aggiungere un numero elevato di utenti, puoi anche selezionare l'opzione Carica un foglio di calcolo: in questo modo, puoi visualizzare le istruzioni complete e anche scaricare un modello di file che permette di caricare rapidamente tutti i tuoi utenti.

Sempre procedendo dalla sezione Gestione degli utenti, selezionando l'opzione Inviti, puoi visualizzare tutti gli inviti in sospeso e le richieste di accesso al tuo account. In quest'ultimo caso, selezionando la scheda Richieste di iscrizione e premendo sulle opzioni Azioni e Approva, puoi aggiungere un nuovo utente al tuo account aziendale e selezionare quale ruolo assegnare (anche più di uno se compatibili tra loro).

• Responsabile acquisti — può effettuare ordini o richiedere l'approvazione degli ordini;
• Amministratore — gestisce persone e approvazioni e include funzionalità dei ruoli amministrativi e tecnici;
• Responsabile finanziario — consente di accedere alla cronologia degli ordini, alle fatture e alle note di accredito;
• Responsabile tecnologico — permette di impostare le integrazioni di sistema.

Dalla sezione Gestione degli utenti, oltre alla possibilità di gestire i vari utenti che hanno accesso al tuo account e modificare in qualsiasi momento il rispettivo ruolo, puoi anche selezionare l'opzione Gruppi che permette di creare gruppi nei quali organizzare utenti con impostazioni comuni. Per esempio, se al tuo account hanno accesso più utenti e alcuni di questi possono acquistare tramite un metodo di pagamento condiviso mentre altri sono obbligati a usare un metodo di pagamento personale, puoi creare due gruppi distinti che ti permettono di gestire facilmente questa opzione.

Oltre al metodo di pagamento, i gruppi consentono anche di gestire le opzioni relative agli indirizzi di spedizione e anche di disattivare temporaneamente la possibilità di acquisto per tutti gli utenti inclusi in uno specifico gruppo.

A tal proposito, accedendo nuovamente alla sezione Impostazioni Amazon Business del tuo account e cliccando sulla voce Fatturazione e spedizione, puoi aggiungere dati di pagamento e spedizione e gestire altre impostazioni condivise con gli altri utenti. Selezionando, invece, l'opzione Politiche di acquisto, puoi creare politiche di acquisto che aiuteranno gli utenti della tua azienda nel processo di acquisto e approvazione degli ordini, in base a limiti di spesa e preferenze su venditori o prodotti.

Tutte le opzioni di cui ti ho appena parlato sono superflue nel caso in cui al tuo account Amazon Business non hanno accesso altri utenti. In tal caso, cliccando sul tuo nome, in alto a destra, puoi gestire le informazioni di pagamento e gli indirizzi di consegna personali agendo sulle opzioni I miei pagamenti e Indirizzi.

Ti segnalo che Amazon Business è disponibile anche sotto forma di applicazione per dispositivi Android (disponibile anche su store alternativi, per i device senza servizi Google) e iPhone/iPad e puoi anche procedere da smartphone o tablet.

Dopo aver scaricato e avviato l'app in questione, premi sul pulsante Crea account gratis, inserisci il tuo indirizzo email nel campo apposito e fai tap sulla voce Inizia. La restante procedura è analoga a quella che ti ho appena mostrato per creare un account da computer.

Anche la gestione delle impostazioni del proprio account, compresa la procedura per aggiungere e gestire nuovi utenti, è analoga a quanto ti ho indicato in precedenza. Infatti, è sufficiente premere sull'icona dell'omino collocata nel menu in basso e premere sulla voce Account, per accedere alla schermata La tua attività commerciale.

Da qui, puoi gestire le tue informazioni personali agendo sulle voci I miei pagamenti e Indirizzi, mentre per gestire tutte le funzionalità relative alla condivisione dell'account è necessario selezionare l'opzione Impostazioni Amazon Business: come avrai modo di constatare, non c'è alcuna differenza rispetto alla procedura che ti ho mostrato poc'anzi relativa alla versione Web di Amazon Business.

Come funziona Amazon Business pagamenti

Se ti stai chiedendo come funziona Amazon Business pagamenti, devi sapere che sotto questo punto di vista non ci sono molte differenze rispetto al sistema di pagamento utilizzato per gli acquisti “normali” su Amazon.

Infatti, anche in questo caso è possibile associare al proprio account una o più carte di credito/debito e/o conto corrente. Inoltre, proprio come avviene su Amazon, sono disponibili anche le opzioni di ricarica dell'account e di acquisto di buoni regalo.

Per aggiungere e gestire i metodi di pagamento, fai clic sul tuo nome, in alto a destra, e seleziona l'opzione I miei pagamenti. Da qui, fai clic sulla voce Aggiungi un metodo di pagamento e seleziona l'opzione Aggiungi una carta di credito o di debito, per aggiungere una carta, o Aggiungi un conto corrente, per collegare il tuo conto bancario.

Per rimuovere un metodo di pagamento, invece, premi su quello di tuo interesse, seleziona la relativa opzione Modifica e clicca sulle voci Rimuovi dal portafoglio e Rimuovi.

Da questa stessa schermata, selezionando l'opzione Buono regalo Amazon, puoi visualizzare il saldo Amazon disponibile, ricaricare il tuo conto (Ricarica il tuo account) o riscattare un buono regalo (Aggiungi un buono regalo). Come ti ho detto, non c'è alcuna differenza rispetto alla versione “normale” di Amazon e, di conseguenza, puoi seguire le indicazioni che trovi nella mia guida su come funziona il pagamento su Amazon.

L'unica differenza riguarda l'aggiunta di un metodo di pagamento condiviso, operazione che puoi effettuare cliccando sul tuo nome, in alto a destra, e accedendo alla sezione Impostazioni Amazon Business. Da qui, dovrai per prima cosa selezionare la voce Impostazioni condivise e abilitare i pagamenti condivisi apponendo il segno di spunta accanto all'opzione di tuo interesse tra Metodi di pagamento condivisi e Metodi di pagamento individuali e condivisi.

Fatto ciò, torna alla schermata Impostazioni Amazon Business e, nella sezione Fatturazione e spedizione, vedrai disponibile l'opzione Metodi di pagamenti condivisi, tramite la quale puoi aggiungere un metodo di pagamento che potranno utilizzare gli altri utenti che hanno accesso al tuo account Amazon Business.

Per quanto riguarda il processo di acquisto e pagamento su Amazon Business, anche questo è identico a quello di Amazon. Infatti, dopo aver cercato il prodotto da acquistare e aver effettuato l'accesso alla relativa inserzione (tieni presente che il prezzo di molti articoli sono indicati senza IVA), tutto quello che devi fare è cliccare sul pulsante Aggiungi al carrello, per aggiungere l'articolo al carrello tuo account.

Quando sei pronto per effettuare l'ordine, premi sull'icona del carrello, in alto a destra, e seleziona l'opzione Procedi all'ordine. Nella nuova pagina apertasi, puoi assegnare un eventuale numero all'ordine inserendolo nel campo Numero ordine di acquisto e cliccando sul pulsante Continua.

Fatto ciò, puoi verificare le informazioni relative al metodo di pagamento (puoi eventualmente aggiungerne uno nuovo anche da questa schermata) e all'indirizzo di consegna: ci tengo a sottolineare che su Amazon Business non è disponibile il servizio di consegna presso un punto di ritiro ma, selezionando l'opzione Modifica preferenze di consegna, puoi eventualmente indicare orari, giorni e istruzioni per la consegna.

Infine, puoi procedere al pagamento selezionando l'opzione Acquista ora. Così come avviene nella versione “normale” di Amazon, puoi monitorare e gestire i tuoi ordini cliccando sul tuo nome, in alto a destra, e premendo sull'opzione I miei ordini.

Ti segnalo che è disponibile anche la soluzione di pagamento posticipato, disponibile per le aziende che superano una verifica di idoneità. In pratica, si può ordinare sùbito e saldare la fattura in un secondo momento, entro un termine concordato (di solito 30 giorni). Questo consente una maggiore flessibilità nel flusso di cassa, cosa utile soprattutto per chi gestisce volumi di acquisto regolari o elevati. Maggiori info qui.

Anche in questo caso, se desideri procedere da smartphone o tablet, devi sapere che non c'è alcuna differenza rispetto alla procedura per acquistare su Amazon. Inoltre, ti segnalo che puoi usare il tuo account aziendale non solo tramite l'app Amazon Business ma anche direttamente con l'app di Amazon (Android/iOS/iPadOS), con la possibilità di passare rapidamente dall'account personale a quello aziendale.

Come funziona la fatturazione su Amazon Business

Uno dei principali vantaggi di Amazon Business rispetto a un account personale è la possibilità di ottenere fatture con IVA in modo semplice e automatico, senza doverle richiedere manualmente ai singoli venditori. Questo aspetto è particolarmente utile per aziende e professionisti che hanno la necessità di recuperare l'IVA o di registrare correttamente le spese ai fini fiscali.

Durante il processo di registrazione, è possibile configurare il profilo fiscale inserendo la propria partita IVA o il codice fiscale aziendale, in modo che venga riconosciuto in automatico al momento degli ordini. Una volta attivata questa impostazione, il sistema mostrerà in evidenza i prodotti venduti da fornitori che rilasciano la fattura con IVA idonea (solitamente indicati con la dicitura "Fattura scaricabile).

Una volta che l'ordine viene spedito, viene automaticamente generata la fattura elettronica (in formato XML) e inviata direttamente al Sistema di Interscambio (SdI) dell'Agenzia delle Entrate, utilizzando il Codice Destinatario o la PEC forniti dall'utente. In questo modo, la fattura arriva direttamente nel cassetto fiscale o sul software di fatturazione del commercialista, senza alcun intervento manuale da parte dell'utente.

In questo modo, chi acquista ha la certezza di ricevere una documentazione fiscale completa e conforme. Dopo l'acquisto, la fattura viene di solito emessa in automatico e resa disponibile nella sezione I miei ordini, pronta per essere scaricata, stampata o inviata al reparto amministrativo.

Per semplificare ulteriormente la gestione contabile, Amazon Business ha anche introdotto una funzione chiamata Fatturazione da Amazon, che puoi attivare cliccando sul tuo nome, in alto a destra, selezionando l'opzione Impostazioni Amazon Business e premendo sulla voce Fatturazione da Amazon (soluzione fornitore unico) che visualizzi nella sezione Fatturazione e spedizione.

Attivando questa opzione, è possibile acquistare una vasta selezione di prodotti, compresi quelli di venditori terzi, ricevendo una fattura unica, emessa direttamente da Amazon Business, e non dai singoli venditori. Questo consente di trattare Amazon come unico fornitore ufficiale, riducendo drasticamente la complessità nella gestione dei documenti e facilitando il lavoro degli uffici amministrativi. In pratica, anche se i prodotti provengono da venditori diversi, sarà sempre Amazon a occuparsi della fatturazione.

È comunque possibile acquistare anche da venditori che non aderiscono a questo programma. In questi casi, la fattura riporterà l'intestazione del venditore terzo, ma il processo di generazione e invio automatico allo SdI, per i prodotti idonei, rimane invariato.

In ogni caso, ti segnalo che sempre agendo dalla sezione Fatturazione da Amazon, un amministratore può creare delle politiche di acquisto (cliccando sulla voce Crea politica) per limitare o bloccare l'acquisto di articoli per i quali non è garantita una fattura scaricabile in automatico.

Come funziona Amazon Prime Business

Come ti ho in parte anticipato nelle righe iniziali di questa guida, Amazon Prime Business è la versione di Amazon Prime dedicata ad aziende e professionisti. In questo caso, non viene incluso l'accesso ai vari servizi di intrattenimento (e non solo) di Amazon ma offre comunque interessanti vantaggi.

In particolare, consente di ottenere la spedizione gratuita illimitata in 1 giorno su milioni di prodotti idonei, anche per gli ordini effettuati da più utenti all'interno della stessa organizzazione. Inoltre, offre le opzioni consegna raggruppata, che permette di raggruppare gli ordini aziendali idonei nel minor numero possibile di spedizioni, e consegna pianificata, per ricevere gli ordini idonei lo stesso giorno di ogni settimana.

Per quanto riguarda i piani disponibili, Business Prime Duo è dedicato alle imprese individuali e può essere attivato, senza costi aggiuntivi, esclusivamente da coloro che sono già clienti Amazon Prime. Offre tutti i vantaggi che ti ho indicato poc'anzi. In alternativa, sono disponibili i seguenti piani.

• Basic — oltre alle funzionalità indicate in precedenza, consente anche di accedere alla sezione Visibilità sulle spese, che permette di analizzare le spese con strumenti dedicati. L'accesso a questa funzionalità è in modalità lettore (massimo 3 utenti), cioè con la sola possibilità di visualizzare e filtrare i dati per ottenere le informazioni utili necessarie per prendere decisioni aziendali. Inoltre, include anche la funzione Amazon Guided Buying, per controllare gli acquisti aziendali consentendo di indicare prodotti e venditori preferiti e limitare categorie non autorizzate. Il piano in questione è rivolto alle aziende con un massimo di 5 utenti e ha un costo di 49 euro/anno + IVA con 30 giorni di prova gratuita.
• Small — offre tutti i vantaggi del piano Basic, con la differenza che l'accesso alla sezione Visibilità sulle spese è consentito a 1 autore (può anche impostare dashboard dei dati per il team in base agli obiettivi aziendali e alle metriche interne) e 10 lettori. Consente l'accesso a un massimo di 20 utenti e ha un costo di 100 euro/anno + IVA con 30 giorni di prova gratuita.
• Medium — offre tutti i vantaggi del piano Small, aumentando i ruoli della sezione Visibilità sulle spese (1 autore e 100 lettori) e consentendo l'accesso a un massimo di 200 utenti. Costa 250 euro/anno + IVA con 30 giorni di prova gratuita.
• Unlimited — è il piano dedicato alle grandi aziende poiché non applica limiti al numero di utenti che possono accedere. La sezione Visibilità sulle spese è disponibile con 2 autori e 100 lettori mentre la funzione Amazon Guided Buying offre funzionalità aggiuntive. Costa 2.000 euro/anno + IVA con 30 giorni di prova gratuita.

Per attivare Business Prime non devi far altro che soffermarti con il puntatore del mouse sul tuo nome, in alto a destra, e selezionare l'opzione Business Prime dal menu apertosi. In alternativa, puoi collegarti direttamente a questa pagina.

Allo stesso modo puoi procedere anche per disattivare il rinnovo automatico dell'abbonamento: nella schermata Il tuo Business Prime, fai clic sulla voce Gestisci l'iscrizione: fatture, annullamento e altro, in alto a destra, e individua il box Informazioni sull'iscrizione.

Da qui, puoi sia cambiare piano selezionando l'opzione Passa a un piano diverso o cancellare la tua iscrizione premendo sulla voce Cancella iscrizione, oltre a scaricare la fattura relativa al pagamento di Business Prime selezionando l'opzione di tuo interesse tra Visualizza fatture e Scarica la tua ultima fattura.

In qualità di affiliati Amazon, riceviamo un guadagno dagli acquisti idonei effettuati tramite i link presenti sul nostro sito.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.