Come spedire documenti per posta

Avendo l’esigenza di spedire alcuni documenti ma non avendo né la possibilità di stamparli né il tempo di recarti di persona presso un ufficio postale, ti è stato consigliato di usare i servizi online di Poste Italiane che consentono sia di inviare documenti in formato digitale che di programmarne il ritiro a domicilio di documenti cartacei.

Non essendo particolarmente ferrato in ambito tecnologico, però, non hai la più pallida idea di come procedere e, per questo motivo, vorresti il mio aiuto per inviare i tuoi documenti affidandoti ai servizi in questione. Le cose stanno così, dico bene? Allora lasciati dire che oggi è proprio il tuo giorno fortunato.

Con questa guida, infatti, ti spiegherò come spedire documenti per posta utilizzando i servizi online offerti da Poste Italiane. Per prima cosa, sarà mia premura elencarti le differenze tra i vari servizi di spedizione disponibili e indicarti i relativi costi. Successivamente, troverai la procedura dettagliata per inviare un documento per posta senza doverti preoccupare della stampa e dell’imbustamento o, nel caso di documenti già pronti per essere spediti, per programmarne il ritiro a domicilio da parte del corriere. Per tutti i dettagli, continua a leggere.

Indice

• Informazioni preliminari
• Come spedire documenti per posta da computer
• Come spedire documenti per posta da smartphone e tablet

Informazioni preliminari

Prima di entrare nel vivo di questo tutorial e spiegarti nel dettaglio come spedire documenti per posta, lascia che ti elenchi quali sono i servizi che consentono di inviare documenti online senza doversi recare fisicamente in un ufficio postale e, addirittura, senza doversi preoccupare di stampare e imbustare la propria documentazione.

Nel momento in cui scrivo questa guida, sono disponibili tre servizi di questo genere, che consentono di spedire documenti in tutta Italia e di inviare documenti per posta all’estero.

• Lettera: è un servizio online che consente di scrivere una lettera usando dei modelli pronti all’uso. Inoltre, consente di allegare documenti già pronti per essere spediti, fino a un massimo di 18 pagine in formato A4. In questo caso, sarà Poste Italiane a pensare alla stampa, all’imbustamento e, ovviamente, alla consegna del tutto. Il servizio ha un costo a partire da 1,12 euro.
• Raccomandata: è un servizio analogo al precedente ma che consente anche il ritiro digitale. Il destinatario potrà ritirare online le raccomandate non recapitate a domicilio e visualizzare quelle che gli sono state consegnate dal portalettere o che ha ritirato in ufficio postale. Il servizio ha un costo a partire da 3,70 euro.
• Poste Delivery Web: è la soluzione ideale per chi ha la necessità di inviare una grade mole di documenti. Questo servizio, infatti, prevede la spedizione di pacchi con la possibilità di prenotazione del ritiro a domicilio. Il costo parte da 8,50 euro.

Infine, se ti stai chiedendo se è possibile spedire documenti importanti per posta, sarai contento di sapere che Poste Italiane non solo offre spedizioni con tracciamento e con avviso di ricezione, ma permette anche di selezionare opzioni aggiuntive per assicurare le proprie spedizioni a un costo aggiuntivo. Tutto chiaro fin qui? Bene, allora passiamo all’azione.

Come spedire documenti per posta da computer

Per spedire documenti per posta da computer, collegati al sito ufficiale di Poste Italiane, clicca sulla voce Area personale, in alto a destra, inserisci i tuoi dati d’accesso nei campi Nome utente e Password e premi sul pulsante Accedi, per effettuare il login.

In alternativa, se hai ottenuto le credenziali SPID con Poste Italiane attivando PosteID, premi sull’opzione Area personale e poi sul pulsante Accedi con PosteID posto in fondo alla pagina. Inserisci, quindi, i dati richiesti nei campi Nome utente e Password, premi sui pulsante Accedi e Prosegui e conferma la tua identità tramite l’app PosteID che dovresti aver già scaricato sul tuo smartphone o tablet.

Come dici? Non ti sei ancora registrato sul sito di Poste Italiane o non hai ancora attivato PosteID? In tal caso, seleziona l’opzione Registrati per registrare il tuo account o avviare la procedura di creazione della tua identità digitale. A tal proposito, potrebbe esserti utile la mia guida su come registrarsi su Poste Italiane.

Dopo aver effettuato l’accesso a Poste Italiane con le credenziali associate al tuo account o a PosteID, fai clic sulla voce Servizi online collocata nel menu in alto e seleziona l’opzione Spedisci online dal riquadro che ti viene proposto. Nella nuova pagina aperta, individua la sezione Prodotti e premi sul pulsante Spedisci ora relativo al servizio di tuo interesse tra Lettera, Raccomandata e Poste Delivery Web.

Nei primi due casi, nella schermata Scrivi il testo della Lettera/Scrivi il testo della Raccomandata, inserisci il testo della lettera/raccomandata nel campo di testo apposito. In alternativa, premendo sulla voce Scegli il modello e selezionando una delle opzioni disponibili tra Sollecito di pagamento, Lettera di presentazione e Accettazione offerta assunzione, puoi usare un modello di documento pronto all’uso e personalizzarlo con i tuoi dati.

Se, invece, hai già preparato i documenti che desideri inviare per posta o vuoi allegare dei file alla lettera che hai appena scritto, clicca sulla voce Inserisci o trascina documento o immagine, premi sull’opzione Seleziona file, scegli i documenti da caricare e clicca sul pulsante Continua. Ti sarà utile sapere che è possibile caricare file in formato PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, TXT, RTF, TIFF, XFF, BMP, GIF, PNG e JPEG con dimensioni massime di 5 MB. Inoltre, un singolo invio può contenere massimo 18 fogli in formato A4.

A questo punto, apponi il segno di spunta accanto alle opzioni di stampa di tuo interesse tra Stampa a colori e Stampa fronte/retro e clicca sul pulsante Continua. Nella sezione Inserisci l’indirizzo, specifica dunque se intendi spedire in Italia (Voglio inviare in Italia) o all’estero (Voglio inviare all’estero), seleziona l’opzione di tuo interesse tra Indirizzo fisico e Casella postale (solo per spedizioni in Italia), indica i dati del destinatario nella sezione Destinatari e clicca sul pulsante Conferma destinatario.

Se lo desideri, selezionando l’opzione Aggiungi un altro destinatario e ripetendo la procedura appena indicata, puoi inviare i tuoi documenti a più destinatari. Verifica, poi, che i dati riportati nella sezione Mittente siano corretti e premi sui pulsanti Continua e Conferma.

Infine, apponi il segno di spunta accanto alla voce Accetto, per accettare le condizioni del servizio, scegli il metodo di pagamento che preferisci tra Carta di credito (sono accettate carte dei circuiti Visa e MasterCard), Carta Postepay e Conto BancoPosta Online, premi sul pulsante Continua, inserisci i dati del metodo di pagamento selezionato e clicca nuovamente sul pulsante Continua, per completare il pagamento e inviare i tuoi documenti.

Se, invece, hai l’esigenza di inviare un pacco contenente vari documenti e hai scelto il servizio Poste Delivery Web, tutto quello che devi fare è preparare il tuo pacco e prenotare il ritiro a domicilio.

Per farlo, seleziona l’opzione di tuo interesse tra Voglio inviare in Italia e Voglio inviare all’estero, specifica i dati di spedizione nei campi Località o CAP di partenza e Località o CAP di destinazione (o Paese di destinazione), indica le dimensioni e il peso del pacco nei campi appositi e seleziona l’opzione Documenti tramite il menu a tendina Tipologia contenuto.

Fatto ciò, premi sulla voce Mostra servizi accessori, apponi il segno di spunta accanto a eventuali servizi di tuo interesse (es. Assicurazione o Avviso di ricevimento) e clicca sul pulsante Invia ora. Nella nuova pagina aperta, assicurati che i dati riportati nella sezione Mittente siano corretti, seleziona la voce Ritiro a domicilio e indica i dati richiesti nei campi Data del ritiro e Orario del ritiro.

Adesso, inserisci i dati del destinatario del pacco nei campi Nominativo, Località e Indirizzo, premi sui pulsanti Continua e Paga, apponi il segno di spunta accanto all’opzione di pagamento che preferisci tra Postepay, Carta di credito e Conto BancoPosta Online e metti il segno di spunta accanto alle voci Accetto, per accettare i termini del servizio.

Fatta anche questa, clicca sul pulsante Paga, inserisci i dati del metodo di pagamento scelto poc’anzi e clicca sul pulsante Continua, per completare il pagamento e prenotare il ritiro del pacco a domicilio.

Come spedire documenti per posta da smartphone e tablet

Se preferisci spedire documenti per posta da smartphone e tablet, puoi utilizzare l’app Ufficio Postale di Poste Italiane, che è disponibile per dispositivi Android (scaricabile anche da store alternativi) e iPhone/iPad. In tal caso, però, devi sapere che è possibile allegare documenti solo se questi ultimi sono immagini.

Dopo aver scaricato l’app in questione (ti basta cercarla nello store del tuo dispositivo, selezionarla dai risultati di ricerca, premere sul pulsante Ottieni/Installa e verificare la tua identità, se richiesto), avviala, premi sul pulsante ☰ collocato in alto a sinistra e seleziona l’opzione Accedi.

Inserisci, quindi, i tuoi dati nei campi Nome utente e Password e fai tap sul pulsante Accedi, per effettuare il login. In alternativa, se preferisci accedere con SPID, seleziona la scheda PosteID, inserisci i tuoi dati nei campi appositi e premi sul pulsante Accedi. Se, invece, non hai ancora un account, fai tap sul pulsante Registrati per crearne uno.

A questo punto, premi nuovamente sul pulsante ☰, seleziona la voce Corrispondenza, fai tap sul pulsante Nuovo invio e scegli l’opzione di tuo interesse tra Nuova lettera e Nuova raccomandata dal menu che si apre. Adesso, inserisci il testo della lettera/raccomandata nel campo Inserisci qui il tuo testo o premi sull’icona del foglio, in alto a destra, per scegliere uno dei modelli pronti all’uso.

Se, invece, hai già preparato i documenti da spedire e sono in uno dei formati accettati (es. JPG, GIF, BMP), premi sull’opzione Inserisci un allegato e seleziona le immagini di tuo interesse. Fatto ciò, scegli la voce Opzioni di stampa e consegna e apponi il segno di spunta accanto agli eventuali servizi di tuo interesse tra Consegna veloce e tracciata, Stampa a colori, Stampa fronte/retro e Stampa prima allegati.

Adesso, fai tap sul pulsante Continua, assicurati che i tuoi dati visibili a schermo siano corretti e premi nuovamente sul pulsante Continua. Inserisci, poi, i dati del destinatario nei campi appositi, seleziona l’opzione Aggiungi destinatario e, se desideri effettuare invii multipli, ripeti la procedura per ciascun destinatario da includere nell’invio. Infine, seleziona il metodo di pagamento che preferisci, immettine i dati nei campi appositi e fai tap sul pulsante Continua, per pagare e inviare i tuoi documenti.

Preferisci inviare un pacco contenente i tuoi documenti? In tal caso, dopo aver preparato il pacco in questione, avvia l’app Ufficio Postale, premi sul pulsante ☰, seleziona l’opzione Pacchi dal menu che si apre e fai tap sulla voce Nuovo invio.

Adesso, seleziona l’opzione di tuo interesse tra Voglio inviare in Italia e Voglio inviare all’estero, inserisci i dati richiesti nei campi Località o CAP di partenza e Località o CAP di destinazione (o Paese di destinazione) e indica le dimensioni e il peso del pacco nei campi Altezza, Lunghezza, Profondità e Peso.

Fatta anche questa, se desideri la spedizione in un giorno lavorativo (altrimenti avviene in 4 giorni lavorativi) apponi il segno di spunta accanto all’opzione Seleziona spedizione espressa. Indica, poi, il contenuto del pacco selezionando l’opzione Documenti tramite l’apposito menu a tendina e premi sul pulsante + relativo alla voce Servizi accessori, per selezionare eventuali servizi aggiuntivi (es. Assicurazione, Avviso di ricevimento, Notifiche via SMS ecc.).

Premi, poi, sul pulsante Invia ora, apponi i segni di spunta accanto alla voce Ho letto e accetto, per accettare le condizioni del sevizio, e fai tap sul pulsante Continua. Nella nuova schermata visualizzata, indica dunque la data e l’orario per il ritiro del pacco a domicilio, assicurati che i dati per il ritiro siano corretti e premi sul pulsante Continua.

Infine, nella schermata Destinatario, inserisci i dati del destinatario, seleziona una delle opzioni di consegna disponibili tra Consegna a domicilio, Fermoposta, Punto Poste e Casella postale e fai tap sul pulsante Continua. Seleziona, poi, il metodo di pagamento di tuo interesse (carta di credito, Postepay e BancoPosta), inseriscine i dati nei campi appositi e premi sul pulsante Continua, per effettuare il pagamento e programmare il ritiro del pacco.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.