Come scannerizzare un documento
Ammettilo, scannerizzare i documenti non è la cosa che ti riesce meglio nella vita. La maggior parte dei testi che tratti con il tuo scanner oppure con la tua fotocamera finisce col trasformarsi inevitabilmente in immagini storte, sfocate e indecifrabili anche per il maggior esperto di geroglifici al mondo.
Che ne dici di dare un taglio netto ai documenti illeggibili e scansionare dei testi finalmente fruibili da tutti? Che tu ci creda o meno, non devi cambiare “lente”. Tutto quello che ti occorre (a parte sapere come saper usare lo scanner e le sue funzionalità al meglio), è qualche applicazione che ti aiuti nella procedura di digitalizzazione. Come dici? Non hai la più pallida idea di come procedere? Non preoccuparti, ci sono qui io e posso aiutarti.
Se hai bisogno di spiegazioni dettagliate su come scannerizzare un documento, nel corso di questo tutorial troverai ciò di cui hai la necessità. Nelle righe che seguiranno, infatti, ti spiegherò come acquisire al meglio i documenti digitali impiegando il computer, lo smartphone oppure il tablet, con l'ausilio di alcune applicazioni “di serie” — o, in alternativa, scaricabili a costo zero. Sei pronto per iniziare? Benissimo! Ti auguro una buona lettura e un buon lavoro.
Indice
- Come scannerizzare un documento con stampante: HP e altri produttori
- Come scannerizzare un documento con iPhone e Android
- Come scannerizzare un documento da stampante a PC
Come scannerizzare un documento con stampante: HP e altri produttori
Possiedi una stampante multifunzione munita di scanner e vorresti utilizzarla per creare copie digitali dei tuoi documenti cartacei, ma non alcun modo di collegarla al computer? Se ti ritrovi un una situazione di questo tipo, potresti riuscire a trovare la quadra del cerchio in maniera relativamente semplice.
Sono infatti molte le stampanti dotate di schermo che, previa opportuna impostazione, consentono di effettuare la scansione di elementi cartacei e di archiviarla in automatico su una chiavetta USB o su una scheda di memoria collegata, senza usare dispositivi intermedi quali potrebbero essere computer, smartphone e tablet.
In generale, tutto ciò che bisogna fare è collegare il dispositivo di archiviazione alla stampante stessa, accendere quest'ultima e collocare il documento da scannerizzare sul piano scanner, oppure nel carrello di caricamento; fatto ciò, bisogna in genere selezionare la funzione scanner dal menu visualizzato sullo schermo della stampante, oppure premere il tasto fisico Scan/Scansione, premere sulla voce adatta alla scansione su USB/scansione su microSD e regolare le impostazioni di colore, risoluzione e formato di salvataggio del file.
Fatto ciò, è sufficiente confermare l'acquisizione premendo sull'apposito tasto e, a scansione completata, specificare se aggiungere una nuova pagina al documento oppure salvarlo, premendo sull'apposito tasto.
Sfortunatamente, non mi è possibile fornirti indicazioni precise per il tuo caso specifico, in quanto ciascuna stampante implementa la funzione di scansione in maniera diversa; tuttavia, se riscontri qualche difficoltà, prova a consultare il manuale d'uso del dispositivo in tuo possesso o a cercare su Google frasi come scansione su USB [marca e modello stampante].
Come scannerizzare un documento fronte retro sullo stesso foglio
Se poi hai la necessità di scannerizzare un documento d'identità fronte-retro sullo stesso foglio e di agire direttamente dalla stampante, sappi che alcuni apparecchi della categoria dispongono di un tasto fisico apposito oppure di una funzionalità dedicata nel menu di scansione, generalmente denominata 2-in-1 copy o Copia ID.
Nella maggior parte dei casi, devi selezionare la modalità operativa mediante il tasto o la funzione specifica, posizionare la parte frontale del documento sul piano scanner e, dopo aver premuto sul pulsante per avviare la scansione della stessa, ripetere i medesimi passaggi anche per la seconda facciata del documento.
Ultimata quest'ultima fase, la stampante dovrebbe espellere il foglio con su impresse entrambe le parti del documento acquisito, sulla medesima facciata. Per maggiori informazioni, leggi la guida in cui ti spiego come scannerizzare la carta d'identità sulla stessa pagina: puoi riciclare le informazioni in essa presenti per qualsivoglia tipologia di documento d'identità e imparare, previa accurata consultazione, come ottenere lo stesso risultato anche usando il computer, lo smartphone oppure il tablet.
Come scannerizzare un documento con iPhone e Android
Se hai necessità di acquisire i tuoi documenti usando lo smartphone oppure il tablet, sappi che puoi riuscirci sia con l'ausilio della fotocamera del tuo device, sia collegandoti direttamente al dispositivo di acquisizione esterno: trovi tutto spiegato qui sotto.
Come scannerizzare un documento con il telefono: fotocamera
Se vuoi acquisire un documento tramite la fotocamera di Android e il tuo è uno smartphone munito di servizi Google, puoi sfruttare l'apposita funzionalità disponibile nell'app Google Drive; quest'ultima è preinstallata sulla stragrande maggioranza dei device approvati da “Big G” ma, se non ne disponi, puoi ottenerla a costo zero dall'apposita sezione del Play Store.
I documenti acquisiti tramite l'app Google Drive vengono salvati sul cloud di Google, nei formati PDF o JPG; l'app consente inoltre di ottimizzare automaticamente i file acquisiti e di correggere errori, macchie e altre imperfezioni, nel giro di un paio di tap.
Detto ciò, per iniziare, avvia l'app Google Drive, assegna le autorizzazioni necessarie al suo funzionamento e tocca la scheda File, che risiede in basso a destra; in seguito, premi sul pulsante [+] ubicato in basso, scegli la voce Scansiona dal menu che si apre e, se richiesto, autorizza l'accesso alla fotocamera, rispondendo in maniera affermativa al messaggio che compare in seguito.
Adesso, se vuoi realizzare un documento composto da una singola pagina, seleziona la scheda Manuale; diversamente, laddove fosse tua intenzione acquisire più pagine di un singolo documento, scegli l'opzione Scatto multiplo.
A prescindere dalla scelta fatta poc'anzi, posiziona il documento nell'inquadratura e attendi qualche istante, affinché l'app lo analizzi e lo acquisisca; laddove il riconoscimento automatico dovesse fallire, premi sul simbolo del cerchio bianco, per eseguire un'acquisizione manuale, traccia i bordi del documento mediante gli indicatori visibili nella schermata successiva e tocca il pulsante Applica/Avanti, per completare l'acquisizione. Se necessario, premi sul pulsante [+] per acquisire una nuova pagina del documento e ripeti i medesimi passaggi di cui sopra.
A lavoro completato, fai tap sull'anteprima delle varie pagine che compongono il documento e serviti degli strumenti posti in basso, per ritagliare le acquisizioni, applicare filtri e ripulirle da macchie/imperfezioni. Superato anche questo step, tocca il bottone Avanti, specifica il nome da assegnare al file e, dopo aver scelto la posizione e l'account sul quale archiviarlo, premi sul pulsante Carica e il gioco è fatto.
Se lo desideri, puoi scaricare il documento anche in locale: dopo averlo individuato nell'app Google Drive, premi sul pulsante ⁝ ad esso corrispondente, seleziona la voce Scarica dal menu che va ad aprirsi e serviti del file manager di sistema, per sceglierne la posizione di download. Per approfondimenti, leggi la guida in cui ti spiego come scaricare file con Google Drive.
Su iPhone e iPad, puoi avviare l'acquisizione di un documento tramite le applicazioni Note e File di Apple, entrambe preinstallate “di serie” su iOS e iPadOS. Il sistema di acquisizione integrato consente di digitalizzare documenti sia riconoscendone in maniera automatica le varie pagine, oppure operando manualmente.
Per agire mediante l'app Note di Apple e inglobare la scansione in una nota, apri il software in oggetto, premi sul simbolo del foglio con la penna situato in basso a destra (così da avviare la creazione di una nuova nota), tocca il simbolo della graffetta e scegli la voce Scansiona documenti, dal menu che va ad aprirsi.
Qualora preferissi invece operare tramite l'app File, così da archiviare il documento in un file indipendente, avvia il gestore in oggetto, tocca la scheda Sfoglia e recati innanzitutto nella cartella in cui vuoi archiviare il file; una volta lì, premi sul pulsante (⋯) che sta in alto a destra e scegli la voce Scansiona documenti, dal menu che si apre.
Fatto ciò, autorizza l'app in tua dotazione per l'uso della fotocamera (se necessario) e inquadra la prima delle pagine del documento di tuo interesse, finché questa non viene acquisita automaticamente; qualora ciò non dovesse avvenire, premi sul simbolo del cerchio bianco, per procedere con l'acquisizione manuale. Se necessario, ripeti i passaggi di cui sopra per le altre pagine del documento che intendi acquisire.
Mediante i pulsanti che compaiono in basso, puoi attivare/disattivare il flash, applicare dei filtri alle scansioni realizzate e attivare/disattivare lo scatto automatico (pulsante otturatore).
Una volta completata la digitalizzazione dell'intero documento, se intendi modificare una o più pagine, fai tap sulla relativa immagine di anteprima posta in basso a sinistra; quando sei pronto, fai tap sul pulsante raffigurante il segno di spunta posto in alto a destra e, se hai scelto di inglobare il documento in una nota, salva quest'ultima utilizzando l'apposito pulsante.
Qualora avessi invece scelto di operare tramite l'app File, assegna un nome al documento e premi sul simbolo del segno di spunta situato nell'angolo inferiore destro della tastiera, così da archiviare il file, in formato PDF, nella directory scelta in precedenza.
Oltre alle soluzioni menzionate in precedenza, sappi che esistono diverse applicazioni in grado di acquisire documenti direttamente con la fotocamera, come Genius Scan (Android/iPhone/iPad) o SwiftScan (Android/iPhone/iPad) molte delle quali dotate di funzionalità per il riconoscimento ottico dei caratteri e integrate con l'intelligenza artificiale: te ne ho parlato, nel dettaglio, all'interno del mio approfondimento dedicato alle app per scannerizzare documenti e della mia guida su come usare la fotocamera del telefono come scanner.
Come scannerizzare un documento con stampante o scanner
Come dici? Hai a disposizione una stampante multifunzione o uno scanner collegati in rete, e vorresti servirtene per digitalizzare documenti e foto direttamente sul telefono? Si può fare anche questo: molto spesso, i produttori di stampanti/scanner mettono a disposizione dell'utente una serie di app ufficiali che, se configurate in maniera opportuna, consentono di usare lo smartphone o il tablet per digitalizzare qualsiasi elemento cartaceo sia disponibile sul piano scanner, o nel caricatore ADF.
Affinché il tutto funzioni senza intoppi, è indispensabile che la stampante e lo smartphone/tablet siano collegati al medesimo router e che il primo dei due dispositivi sia acceso e pronto per operare.
Detto ciò, la prima cosa da fare è quella di individuare l'app più adatta al proprio caso, e scaricarla sul device: per esempio, se hai bisogno di capire come scannerizzare un documento con stampante Canon, devi affidarti all'app Canon PRINT disponibile per Android (anche su market alternativi al Play Store), iPhone e iPad.
Laddove fosse tua intenzione scoprire come scannerizzare un documento con la stampante Epson, devi invece scaricare l'applicazione Epson Smart Panel, anch'essa disponibile per Android, iPhone e iPad; stesso discorso per le stampanti a marchio Brother, che richiedono invece la presenza dell'app Brother iPrint&Scan (Android/iPhone/iPad).
A titolo di esempio, lascia che ti spieghi come usare l'applicazione HP (ex HP Smart) per Android, iPhone e iPad, dedicata a stampanti e scanner a marchio HP: dopo aver installato l'applicazione e aver effettuato l'accesso a un account HP, così come ti ho spiegato nella guida linkata poc'anzi, scegli la stampante da usare nella sezione I miei dispositivi (se necessario), tocca il riquadro Scansione e scegli il tipo di file da creare (foto per le immagini, documento per i documenti o batch per le acquisizioni multi-pagina), usando le voci disponibili in basso.
Ora, posiziona il documento cartaceo sul piano scanner o nel modulo ADF e premi sul pulsante Scansione, per acquisirlo. Se necessario, perfeziona i bordi dell'immagine utilizzando il cursore che vedi sullo schermo e, se hai optato per la scansione batch, procedi con l'acquisizione delle pagine successive; terminata questa fase, premi sull'anteprima del file (in basso a destra), per passare al salvataggio dello stesso.
A prescindere dalla modalità di acquisizione scelta, se è necessario apportare modifiche su una o più pagine, fai tap sulla relativa anteprima e serviti dei pulsanti disponibili in basso; quando hai finito, premi sul pulsante Fatto (se necessario) e fai poi tap sul pulsante Condividi/Salva per scegliere il nome, il tipo di file, le dimensioni dello stesso e il percorso di salvataggio, mediante le schermate successive.
Come scannerizzare un documento da stampante a PC
Disponi di uno scanner o di una stampante multifunzione e ti piacerebbe sapere come scannerizzare un documento in PDF usando il computer? In tal caso, troverai certamente utili le informazioni disponibili nei passi successivi di questo capitolo.
Operazioni preliminari
Affinché l'acquisizione dei file digitali vada a buon fine, è indispensabile il dispositivo di acquisizione — sia esso uno scanner indipendente o una stampante multifunzione dotata di apposito modulo — risulti acceso, funzionante e correttamente configurato sul computer.
Nella stragrande maggioranza dei casi, puoi installare le stampanti e gli scanner moderni senza CD, utilizzando esclusivamente Internet: a tal proposito, bisogna scaricare i driver e/o il pacchetto software della stampante direttamente dal sito Web del produttore, avviare il file ottenuto e seguire le indicazioni ricevute sullo schermo, così da completare l'estrazione dei file necessari e avviare la fase di prima configurazione della stampante.
Qualora avessi difficoltà nello scaricare in autonomia i driver HP, i driver Epson, i driver Canon o i driver Samsung, prendi visione dei tutorial disponibili sul mio sito, nei quali ti ho insegnato a farlo.
In alternativa, puoi sempre affidarti al supporto d'installazione che ti è stato fornito insieme al dispositivo di stampa: ti basta inserirlo nel computer, attendere l'avvio automatico dell'installer (oppure accedervi manualmente, tramite l'Esplora File di Windows o il Finder di macOS) e seguire le indicazioni fornite sullo schermo.
Su alcuni sistemi operativi, come per esempio macOS, si possono installare determinati stampanti e scanner anche senza utilizzare i driver dedicati: basta collegare la stampante al computer tramite cavo oppure in rete e utilizzare la funzione Aggiungi stampante, disponibile nel menu Impostazioni di sistema > Stampanti di macOS, per far sì che il sistema operativo scarichi in completa autonomia i driver da Internet.
Se non te la senti di agire in autonomia e vuoi qualche informazione in più sull'argomento, prendi visione dei tutorial in cui ti spiego come collegare lo scanner al computer e come installare lo scanner della stampante, ricchi di utili informazioni al riguardo.
Come scannerizzare un documento su PC Windows: programmi di serie
Completata l'installazione fisica del dispositivo di acquisizione, è giunto il momento di spiegarti come scannerizzare un documento in PDF o in altro formato usando l'applicazione Scanner Windows.
Generalmente, quest'ultima è preinstallata sia in Windows 11 che in Windows 10 ma, se non ce l'hai, puoi scaricarla a costo zero dal Microsoft Store e installarla con la solita procedura prevista da Windows. Dopo aver ottenuto il software in questione (se necessario), avvialo e serviti del menu a tendina Scanner, per selezionare il dispositivo di acquisizione che intendi usare.
Fatto ciò, indica l'origine dalla quale accedere ai documenti cartacei (ad es. piano scanner o alimentatore automatico), specifica le opzioni di acquisizione fronte/retro ove disponibili e definisci il tipo di file digitale nel quale vuoi convertire i documenti acquisiti, selezionandolo tramite l'apposito a tendina.
Nel momento in cui scrivo, i formati disponibili sono PDF, XPS, OpenXPS, Bitmap, TIFF, PNG e JPEG, tuttavia alcuni di essi potrebbero non essere disponibili per determinate fonti di acquisizione.
Ad ogni modo, definite le impostazioni inziali, premi sulla voce Mostra dettagli e indica la modalità di colore e la risoluzione da applicare in fase di digitalizzazione; per impostazione predefinita, i documenti acquisiti vengono salvati nella cartella Immagini di sistema, all'interno della sotto-directory Scansioni, ma puoi comunque modificare la cartella di salvataggio predefinita cliccando sul riquadro Salva file in.
Il gioco è praticamente fatto: clicca ora sul bottone Anteprima per visualizzare un'acquisizione di anteprima del file, definisci i bordi dell'acquisizione utilizzando i cursori disponibili sullo schermo (ove necessario) e, quando sei soddisfatto, premi sul pulsante Digitalizza, per acquisire il file e salvarlo sul computer.
Se utilizzi un'edizione di Windows antecedente alla 10, puoi far riferimento a Fax e scanner di Windows, storico programma per la digitalizzazione di foto e documenti, disponibile in tutte le edizioni di Windows.
Usarlo è semplicissimo: dopo aver aperto l'utility direttamente dal menu Start, premi sul pulsante Nuova digitalizzazione situato in alto, specifica lo scanner da usare tra quelli configurati sul computer e clicca sul pulsante OK, se necessario.
A questo punto, serviti del menu a tendina Profilo per definire la tipologia di documento da acquisire, specifica la fonte di alimentazione mediante il menu a tendina dedicato (ad es. Piano o Alimentatore) e indica il tipo di file in cui salvare il documento ad acquisizione avvenuta, tra quelli disponibili.
Se lo desideri, intervieni ora sulle barre di regolazione Luminosità e Contrasto, per aumentare/diminuire tali parametri, e definisci la risoluzione del documento risultante, intervenendo sull'apposita casella. Quando hai finito, premi sul pulsante Anteprima posto in basso, per visualizzare un'anteprima del documento digitalizzato; quest'ultima funzionalità, però, è disponibile soltanto se il cartaceo viene posizionato sul ripiano dello scanner.
Una volta completate tutte le regolazioni del caso, non ti resta che cliccare sul pulsante Digitalizza, così da acquisirlo sul computer; i documenti così creati verranno salvati nella sotto-cartella Documenti digitalizzati, residente nella directory Documenti di Windows.
Per archiviare il documento in una posizione diversa, fai clic destro sul suo nome visibile nella finestra principale di Fax e scanner di Windows, seleziona la voce Salva con nome… dal menu contestuale che va ad aprirsi e serviti del pannello successivo, per assegnare un nome al file e scegliere la posizione in cui archiviarlo.
Se Fax e scanner di Windows non è disponibile su Windows 11, potresti doverne effettuare manualmente l'installazione: apri il menu Start di Windows, digita le parole funzionalità facoltative nell'apposito campo di testo e clicca sul primo risultato ricevuto.
In seguito, clicca sui pulsanti Visualizza le funzionalità e Sì, premi sulla voce Vedi le funzionalità disponibili, apponi il segno di spunta accanto alla voce Fax e scanner di Windows e premi sul pulsante Aggiungi.
Sfortunatamente, le soluzioni menzionate finora non supportano la creazione di documenti multi-pagina; per far fronte alla cosa, puoi avvalerti di una tra le soluzioni alternative segnalate in uno dei passi successivi di questa guida, oppure unire manualmente i file in un solo documento, seguendo le indicazioni disponibili nelle mie guide su come unire le pagine di un PDF e come includere più documenti in un unico file.
Come scannerizzare un documento su Mac: programmi di serie
Anche macOS include uno strumento di serie che permette di effettuare la digitalizzazione di foto e documenti cartacei con estrema semplicità: si chiama Acquisizione immagine e si può aprire direttamente dal menu delle app di macOS, entrando nella sezione Creatività, oppure tramite l'icona disponibile nel menu Vai > Applicazioni del Finder.
Dopo aver aperto l'applicazione, se necessario, seleziona il nome dello scanner da usare dalla barra laterale di sinistra e attendi che la prima digitalizzazione di prova venga effettuata in automatico; diversamente, clicca sul pulsante Mostra dettagli, così da avviare la prima acquisizione dell'immagine.
Adesso, serviti dei menu e delle opzioni presenti sullo schermo per regolare il Tipo di profilo da usare (ad es. a colori, in bianco e nero oppure in formato testo), la risoluzione del documento, il nome del file digitalizzato, il formato dello stesso (ad es. JPEG o PDF) e la relativa cartella di salvataggio.
Ora, presta attenzione al menu dedicato alla selezione automatica: se lo desideri, puoi configurarlo per il rilevamento degli elementi separati oppure del riquadro contenente gli stessi; se preferisci non usare alcuna impostazione particolare e digitalizzare il documento così come è, imposta il menu menzionato poc'anzi sull'opzione Non attiva.
A questo punto, se lo desideri, traccia i confini del file direttamente sulla relativa anteprima e completa la configurazione del file acquisito, indicando le tue intenzioni in merito l'uso del sistema OCR per il riconoscimento dei caratteri e l'unione in un unico documento delle immagini acquisite. Queste ultime due opzioni non sono disponibili per tutti i formati di digitalizzazione.
Per finire, premi sul pulsante Panoramica, in modo da visualizzare un'anteprima di digitalizzazione. Se sei soddisfatto del tuo lavoro, premi sul pulsante Scansione, così acquisire la prima pagina del documento e, se richiesto, ripeti gli stessi passaggi di cui sopra, per completare l'acquisizione delle pagine successive. I documenti digitalizzati verranno archiviati, in automatico, all'interno della cartella scelta in precedenza.
Nota: se lo desideri, puoi richiamare l'utility dedicata allo scanner anche dall'applicazione Anteprima, recandoti nel menu File > Importa da [nome scanner] della stessa. Fatta eccezione per qualche dettaglio estetico, la funzionalità di acquisizione funziona in maniera identica a quanto visto poco fa.
Altre soluzioni utili
Ritieni che le soluzioni delle quali ti ho parlato finora siano utili in situazioni d'emergenza ma, personalmente, avresti bisogno di software un po' più avanzati, che ti permettano di ottenere digitalizzazioni più conformi ai documenti cartacei di partenza, o magari di unire più acquisizioni nello stesso file?
Se le cose stanno in questo modo, ti sarà utile sapere che esistono molti altri software della categoria, in grado di rispondere a numerose esigenze che potrebbero porsi. Di seguito te ne elenco alcuni.
- NAPS2 (Windows): si tratta di un software interamente dedicato alla digitalizzazione dei documenti, il quale consente di unirli al volo in file multi-pagina, di creare dei profili personalizzati, di sfruttare al meglio il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) e di realizzare file PDF con testo modificabile. È gratuito.
- Prizmo (macOS): è un ottimo programma dedicato alla digitalizzazione di foto e documenti, munito di interfaccia utente semplice e intuitiva, funzioni per OCR e generazione di file PDF modificabili. L'edizione gratuita del programma, che presenta costi a partire da 9,99 euro/mese, è soggetta ad alcune limitazioni, tra cui l'apposizione di un watermark ai documenti realizzati. Tuttavia, Prizmo è accessibile abbonandosi al servizio Setapp, il quale consente di accedere a un'ampia gamma di applicazioni per Mac (ma anche per iPhone/iPad) in cambio di un piccolo canone mensile o annuale, del quale ti ho parlato in questa guida.
- Software proprietari dei produttori: alcuni dei più noti big del settore consentono di acquisire foto e documenti mediante l'uso di programmi proprietari, generalmente installati insieme ai driver degli apparecchi di acquisizione. Un esempio è sicuramente HP, utility fornita a corredo delle stampanti e degli scanner HP di recente fattura.
Per maggiori informazioni circa i programmi per utilizzare lo scanner menzionati poc'anzi, prendi visione della guida tematica, disponibile sul mio sito. Infine, se hai bisogno di digitalizzare documenti di testo e far sì che i tratti grafici possano essere “tradotti” automaticamente in caratteri digitali, così da poterli manipolare mediante i classici software di videoscrittura, dovrai necessariamente affidarti a specifici programmi dotati di funzionalità OCR: trovi tutto spiegato nel mio tutorial specifico sull'argomento.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla รจ il blogger e divulgatore informatico piรน letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilitร nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. ร il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti piรน visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicitร a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
