Questo sito contribuisce alla audience di Il Messaggero

Come salvare documenti scannerizzati

di

Quanti documenti! Oddio, come farò a trovare proprio quello che mi serve? Non mi basterà nemmeno una sola giornata di lavoro. E’ inutile che guardi la pila di “scartoffie” che si è formata sulla tua scrivania. Se non riesci a recuperare quello che ti occorre, la colpa è solamente tua dato che non li hai voluti catalogare quando ne hai avuto l’opportunità e li hai lasciati a poltrire accanto al PC. Ben ti sta!

Ma da oggi si cambia, in meglio ovviamente. Mi chiedi come? Beh, è molto semplice: andando ad effettuare una bella scansione di tutti i documenti e salvandoli sul computer. Per riuscirci, leggi questa mia guida dedicata proprio all’argomento in oggetto. Alla fine, vedrai avrai le idee perfettamente chiare sul da farsi. Insieme andremo infatti a scoprire come fare per salvare i documenti scannerizzati, sia sfruttando la “strumentazione” già inclusa su Windows e su Mac che ricorrendo all’uso di software terzi, comprensivi anche di alcune interessanti features aggiuntive, come la possibilità di creare in maniera automatica un archivio digitale.

Come dici? Non sei molto esperto in fatto di informatica e nuove tecnologie e temi che le istruzioni che andrò a fornirti siano fuori dalla tua portata? Ma dai, non fare il fifone. A parte il fatto che non dovrai fare nulla di particolarmente complesso ma poi non vedo proprio di cosa ti allarmi se qui con te ci sono io, pronto e ben disponibile, come sempre, a fornirti tutte le delucidazioni di cui hai bisogno. Suvvia dunque, mettiamo al bando le ciance e cominciamo immediatamente a metterci all’opera. Sei pronto? Si? Grandioso. Procediamo!

Indice

Funzioni “di serie” per scannerizzare e salvare i documenti

Ti interessa capire come fare per poter scannerizzare e salvare documenti cartacei sul tuo computer sfruttando le funzioni già incluse in quest’ultimo? Bene, allora leggi le istruzioni sul da farsi che trovi proprio qui sotto e nel giro di pochi minuti ne saprai di più.

Su Windows

Come salvare documenti scannerizzati

Stai utilizzando un PC Windows? In tal caso, per effettuare una scansione e salvare i documenti scannerizzati puoi avvalerti di Fax e scanner, il tool preinstallato sui sistemi operativi dell’azienda di Redmond tramite cui è possibile, appunto, acquisire documenti in formato digitale in maniera estremamente pratica oltre che molto rapida.

Mi chiedi come fare per servirtene? Te lo indico subito. In primo luogo, accendi il tuo scanner, solleva il relativo coperchio e collocata sotto quest’ultimo il documento che vuoi digitalizzare. Richiudi dunque il coperchio dello scanner e richiama l’applicazione Fax e scanner dal menu Start di Windows (la trovi in Accessori). Nella finestra che vedi apparire sul desktop, clicca su Digitalizza che sta in basso e poi sul pulsante Nuova digitalizzazione in alto a sinistra.

Verifica poi che nella sezione Scanner venga indicato il dispositivo per la scansione che intendi usare (ed in caso contrario rimedia pigiando sul pulsante Cambia…, poi sull’icona relativa al tuo scanner e cliccando su OK) e regola come ritieni sia più congeniale alle tue necessità le opzioni disponibili. Puoi intervenire sul profilo, sull’alimentazione, sul formato colore, sul tipo di file, sulla risoluzione ecc.

Per concludere e dunque per procedere con la scansione e con il salvataggio del documento in forma digitale, clicca sul pulsante Anteprima ed aspetta che venga effettuata l’acquisizione. A procedura ultimata, potrai visualizzare la scansione nel riquadro laterale. Per salvarla sul tuo PC, clicca sul pulsante Digitalizza ed aspetta il completamento dell’operazione.

Salva poi il file sul tuo computer facendo clic destro sul nome di quest’ultimo e scegliendo Salva con nome. Indica dunque il percorso di destinazione ed il formato del documento (puoi scegliere tra il formato JPG e quello PNG) dopodiché premi su Salva ed è fatta.

Su Mac

Come scannerizzare un documento con stampante Epson

Se invece quello che stai utilizzando è un Mac, per poter scannerizzare e salvare i tuoi documenti sul computer puoi avvalerti di Acquisizione immagine. Si tratta di uno strumento che, come nel caso di Windows, risulta essere già incluso in macOS e grazie al quale è per l’appunto possibile acquisire le immagini dei documenti scannerizzati per poi effettuarne il salvataggio su disco.

Per servirti di Acquisizione immagine, provvedi in primo luogo ad avviare l’applicazione cliccando sulla relativa icona (quella con la macchina fotografica e le foto) nella cartella Altro del Launchpad. Puoi altresì avviare Acquisizione immagine richiamando il tool mediante Spotlight oppure puoi “evocarlo” mediante Siri o, ancora, puoi aprirlo recandoti nella cartella Applicazioni.

Una volta visualizzata sulla scrivania la finestra dell’applicazione sulla scrivania, accendi lo scanner, apri il coperchio dello stesso e posiziona sotto quest’ultimo il documento relativamente al quale è tua intenzione andare ad agire.

Successivamente chiudi il coperchio e seleziona la tua stampante dal menu a sinistra in Acquisizione immagine. Premi poi sul pulsante Mostra dettagli in basso a destra e vedrai apparire l’anteprima del documento. Se questo non accade, clicca sul pulsante Anteprima collocato in fondo a destra.

Regola dunque le dimensioni del documento tracciando un rettangolo di selezione sull’anteprima dello stesso che trovi al centro della finestra dell’applicazione, facendo clic sinistro nel punto desiderato, continuando a tenere pigiato, tracciando la selezione e successivamente rilasciando “la presa”.

Ora devi regolare, in base a quelle che sono le tue esigenze e preferenze, le caratteristiche del documento in formato digitale che stai per ottenere usando le voci e i menu a destra. Puoi definire il tipo di scansione da effettuare, la risoluzione del documento, la dimensione, la cartella in cui salvare il file finale, il nome ecc.

Per concludere e dunque per salvare il tuo documento scannerizzato, fai clic sul pulsante Scansione in basso a destra ed a processo di scansione completato vedrai apparire una finestra con il nome del documento appena digitalizzato. Cliccando sul pulsante con la lente d’ingrandimento che trovi in sua corrispondenza del nome del file potrai visualizzare la posizione in cui quest’ultimo è stato salvato sul tuo Mac. È stato semplice, vero?

Strumenti di terze parti per salvare i documenti scannerizzati

Se non preferisci usare gli strumenti di cui sopra, puoi, come anticipato in apertura, salvare i documenti scannerizzati anche ricorrendo all’uso di tools di terze parti che offrono anche alcune funzioni aggiuntive. Qui di seguito trovi indicati quelli che a parer mio rappresentano i migliori della categoria. Mettili subito alla prova.

FlashJetScan (Windows)

Come salvare documenti scannerizzati

Un’ottima risorsa di terze parti per salvare i documenti scannerizzati è senza ombra di dubbio FlashJetScan. Si tratta di un software gratuito per Windows che permette di scannerizzare i documenti in formato PDF e di organizzarli in maniera automatica sul computer. È facilissimo da usare e da configurare. Provalo subito e vedrai che non te ne pentirai.

Per cominciare a sfruttare il software, collegati in primo luogo alla relativa pagina di download presente sul sito Internet di Softpedia e clicca sul bottone Download posto in alto a sinistra. Nella pagina che successivamente ti viene mostrata, pigia poi sul collegamento Softpedia Secure Download (US).

A scaricamento completato, estrai l’archivio compresso ottenuto in una qualsiasi posizione di Windows ed avvia il file .exe contenuto al suo interno. Clicca quindi su Accept, su Si, su Installa e poi su Esegui.

Una volta visualizzata la finestra del programma sul desktop, per poter effettuare la scansione dei tuoi documenti ed organizzarli in base alla tipologia, devi innanzitutto preoccuparti di creare le categorie di riferimento. Clicca quindi sul pulsante Add category nel menu a sinistra, digita il nome della categoria da creare nel campo Name annesso alla finestra che si è aperta, pigia poi sul pulsante […] per selezionare cartella in cui salvare i documenti digitalizzati in quella categoria e premi sul bottone Save per salvare le impostazioni.

Una volta generate tutte le categorie (es. Fatture, Banca ecc.), accendi il tuo scanner, solleva il coperchio, posiziona sono quest’ultimo il documento di riferimento e poi richiudi il coperchio. Clicca dunque sul bottone Scan document nella finestra del programma per dare il via alla procedura di scansione di un nuovo documento.

Nella schermata che vedrai poi apparire, seleziona la categoria del documento da digitalizzare mediante il menu a tendina Category, assegna un nome al file immettendolo in corrispondenza del campo Description e clicca sull’icona dello scanner in alto a sinistra per avviare il processo di scansione.

Nell’ulteriore finestra che vedrai apparire, scegli la qualità con cui desideri digitalizzare il documento dopodiché premi sul bottone Scansione, su Fine e poi sull’icona del floppy disk. Et voilà!

Successivamente potrai consultare l’archivio dei documenti sottoposti a scansione con il programma semplicemente cliccando sul pulsante Search documents nel menu laterale annesso alla finestra principale dello stesso. Potrai poi cercare i file in base al nome, alle categorie ed alla data di creazione. Per visualizzare l’elemento di tuo interesse, ti basterà farci doppio clic sopra.

Altri programmi (Windows/Mac)

Cerchi una valida alternativa alla risorsa di cui sopra oppure utilizzi un Mac motivo per cui FlashJetScan non è un programma adatto per il tuo computer? Allora fa’ così: dai subito uno sguardo al mio tutorial incentrato sui programmi per archiviare documenti ed al mio articolo dedicati ai programmi per archiviazione mediante i quali, appunto, ho provveduto a fornirti un ricco elenco di ulteriori ed interessanti strumenti adibiti allo scopo.

Ulteriori programmi interessanti puoi poi trovarli nel mio post sui programmi per scanner e nella mia guida sui programmi per scansione. In tutti i casi, ho provveduto a menzionarti sia risorse gratuite che a pagamento. Scegli pure quella che ritieni posa fare maggiormente al caso tuo e scaricala subito sul tuo computer seguendo le istruzioni che ti ho fornito.

App per salvare i documenti scannerizzati

Applicazione per scannerizzare

Per concludere in bella, come si suol dire, voglio suggerirti l’uso di alcune app per smartphone e tablet a cui puoi appellarti per salvare i documenti scannerizzati da mobile. Anche in tal caso, si tratta di risorse di semplicissimo impiego. Provale subito.

  • Scanbot (Android/iOS) – Rappresenta una delle migliori risorse della categoria. Basta inquadrare qualsiasi documento “al volo” e l’app provvederà a fare il resto da sé. È disponibile in diverse versioni: una base, che è gratuita e non presenta né limiti di tempo né watermark, e tre a pagamento che offrono funzionalità aggiuntive, come ad esempio il caricamento automatico delle scansioni sui servizi di cloud storage.
  • Quick PDF Scanner (Android) – Si trattai di una validissima applicazione gratuita grazie alla quale è possibile effettuare scansioni direttamente dallo schermo dello smartphone (o del tablet) andando dunque a digitalizzare vari documenti con estrema facilità. È in grado di elaborare le immagini in maniera rapidissima ed integra il rilevamento dei bordi in tempo reale.
  • Evernote Scannable (iOS) – Applicazione realizzata da team di Evernote, il celebre servizio per prendere appunti, pensata in via specifica per effettuare scansioni da smartphone e tablet. È gratis, consente inoltre di condividere con altri utenti i documenti che vengono digitalizzati ed integra anche la tecnologia OCR. Insomma, cosa volere di più?

Per ulteriori dettagli riguardo le app di cui sopra e per fare la conoscenza di altre risorse per Android e iOS appartenenti alla medesima categoria, ti suggerisco vivamente di dare uno sguardo al mio tutorial applicazione per scannerizzare ed alla mia guida sulle app per scanner documenti.