Come creare un database

Di recente, il tuo capo ha deciso di affidarti in gestione una gran quantità di dati, chiedendoti di organizzare il tutto in un database. Dopo aver effettuato delle ricerche e aver capito in linea teorica come funziona il tutto, hai finalmente deciso di mettere in pratica le conoscenze acquisite. Sei però consapevole di non aver la più pallida idea di come creare un database in modo semplice, senza complicarti la vita tra linee di comando, programmi complessi e strane configurazioni di sistema, nonostante tu abbia già progettato la sua struttura: a tal proposito, vorresti qualche dritta utile per iniziare come si deve il tuo lavoro.

Molto bene! Sono felice di comunicarti che ti trovi nella guida giusta al momento giusto: di seguito, infatti, ti illustrerò i più utili e semplici software dediti alla creazione e alla gestione di interi database, così da permetterti di organizzare i tuoi dati utilizzando mouse e tastiera e senza doverti avvalere di decine e decine di comandi testuali da imparare a memoria. Non preoccuparti: anche se non sei molto ferrato in materia, dopo aver appreso le nozioni di base, basteranno un po' di pazienza e un pizzico di pratica per acquisire la velocità necessaria a rendere più produttivo il tempo a tua disposizione.

Dunque, cos'altro aspetti per iniziare? Mettiti bello comodo davanti al computer, ritaglia qualche minuto di tempo per te e leggi con molta attenzione quanto ho da dirti in merito: sono sicuro che, al termine di questa guida, sarai in grado di scegliere la soluzione più adatta al tuo caso e di metterla in pratica proprio come un vero professionista. Detto ciò, non mi resta altro che augurarti buona lettura e buon lavoro!

Indice

• Informazioni preliminari: cosa è un database
• Come creare un database con Excel
• Come creare un database con Access
• Come creare un database SQL
• Come creare un database online
• Come creare un database per libri

Informazioni preliminari: cosa è un database

La parola database fa pensare a qualcosa di estremamente complesso, che può incutere terrore per chi non è esattamente un addetto ai lavori.

Tuttavia, all'atto pratico, il database — o base di dati — non è altro che una raccolta di informazioni collegate tra loro e che possono essere manipolate con delle metodiche comuni: si può creare un database per catalogare e tener d'occhio le scorte in dispensa/magazzino, si può creare un database per gestire gli impiegati della propria azienda, si può creare un database per tenere traccia dei propri appuntamenti, e così via.

A seconda dell'obiettivo che si pone, un database può essere più o meno complesso da realizzare, oppure da gestire. Per esempio, come scoprirai tra non molto, si possono creare semplici database anche usando un foglio di calcolo Excel, manipolando gli elenchi in maniera opportuna.

Talvolta, potrebbe rivelarsi necessario creare delle strutture complesse, contenenti più raccolte connesse tra loro e sulle quali deve essere possibile effettuare ricerche mirate, incrociando i vari dati: è questo il caso in cui si impiegano i cosiddetti DBMS, ossia i sistemi progettati appositamente per la manipolazione dei database, quali potrebbero essere MySQL/MariaDB, Microsoft SQL Server o PostgreSQL.

Tali DBMS possono essere gestiti dall'utente sia tramite la linea di comando, sia con l'ausilio di applicativi ad-hoc, quali PHPMyAdmin oppure Microsoft Access, per farti un paio di esempi. Giacché, in questa guida, intendo illustrarti come realizzare piccoli database anche utilizzando i software in questione, ritengo opportuno chiarire una serie di concetti, utili ai fini della creazione e della manipolazione delle strutture.

• Tabella: l'insieme di righe e colonne che definisce una raccolta di dati omogenei e conformi in una base di dati. Le colonne, o campi, indicano le proprietà degli elementi, mentre le righe tipizzano gli elementi stessi.
• Entità: è la definizione tecnica assegnata agli elementi che fanno parte di una tabella.
• Cella: è l'intersezione di una riga con una colonna, che identifica il valore dell'entità.
• Record: è l'insieme delle proprietà che definiscono l'entità, ossia l'intera riga della tabella relativa a un elemento specifico.
• Chiave primaria: è un campo che identifica univocamente ciascuna entità. Per farti un esempio, considerando l'entità Persona, la chiave primaria potrebbe essere il codice fiscale o il numero di previdenza sociale.
• Query: con il concetto di query si intende qualsiasi interazione con il database. Per quanto concerne la gestione dei dati, ne esistono principalmente di due tipi: quelle di selezione o interrogazione, che permettono di estrarre dati; e quelle di manipolazione, che permettono invece di crearli, alterarli o eliminarli. Esistono altresì query che consentono di operare sulla struttura del database.
• Report: il report è il risultato di una o più query di interrogazione, ordinato secondo parametri definiti e visualizzato in modo leggibile per l'utente.
• Relazione: si tratta di un legame che può associare due tabelle differenti, non necessariamente omogenee. Le relazioni vengono specificate nelle query e sono per lo più utili a creare report completi, oppure ad alterare dati in base a parametri presenti in una delle tabelle coinvolte. Per farti un esempio, considerando un database universitario contenente le tabelle Docenti e Corsi, puoi creare da sinistra a destra la relazione tiene (docente tiene corso), e da destra a sinistra la relazione tenuto_da (corso tenuto da docente).

Come puoi facilmente immaginare, questa è soltanto una piccola parte del gergo tecnico caratteristico del mondo dei database, ma risulta più che sufficiente ai fini di questo tutorial.

Come creare un database con Excel

Se hai necessità di gestire una discreta quantità di dati e hai bisogno di effettuare operazioni basilari sugli stessi (ad es. ricerca, ordinamento e modifica su criteri stabiliti), puoi realizzare il tuo database sfruttando le funzionalità di Microsoft Excel. Per iniziare, se non lo hai già fatto, acquista e installa il programma seguendo le istruzioni che ti ho fornito in questa guida (laddove non avessi mai usato Excel prima d'ora, hai la possibilità di provarlo gratuitamente per un mese) ed eseguilo.

Dopo aver effettuato l'accesso al tuo account Microsoft (se richiesto), clicca sul pulsante per creare una Cartella di lavoro vuota e avvia la creazione della tua tabella, ricordando che alle righe vanno associate le istanze degli elementi, mentre alle colonne vanno associate le rispettive proprietà.

Dunque, per iniziare, usa la riga 1 per scegliere i titoli da assegnare alle colonne, in base alle proprietà degli elementi: prendendo ad esempio un database di persone, puoi usare la colonna Aper specificarne il nome, la colonna B per indicarne il cognome, la colonna C per indicarne il codice fiscale, e così via. Pertanto, i campi A1, B1 e C1 dovranno chiamarsi, rispettivamente, Nome, Cognome e Codice fiscale.

Fatto ciò, compila le righe, cioè i tuoi record, con le informazioni richieste: se, per esempio, volessi creare un record relativo a me, dovresti inserire in A2 il testo Salvatore, in B2 Aranzulla, in C2 il mio codice fiscale, e via discorrendo.

Una volta completato il foglio di lavoro con i dati necessari, puoi iniziare a trattarlo come fosse una tabella di un database: per effettuare un ordinamento in base a un criterio semplice, clicca sulla prima cella del primo record contenente dati (in questo esempio A2) e trascinalo fino all'ultima cella in basso a destra, dopodiché fai clic destro sulla colonna in base alla quale vuoi effettuare l'ordinamento (ad es. la colonna A), posiziona il mouse sulla voce Ordina nel menu contestuale proposto e scegli il criterio a te più congeniale. Se lo desideri, puoi personalizzare i criteri avvalendoti della voce Ordinamento personalizzato….

Per effettuare le query di ricerca, seleziona l'intero foglio di lavoro come ti ho spiegato poc'anzi, fai clic destro su un punto della selezione, sposta il mouse sulla voce Filtro collocata nel nuovo menu contestuale e scegli la voce più appropriata al tuo caso, a seconda dell'interrogazione che vuoi eseguire.

In questo modo, viene resa visibile soltanto la prima riga della tabella e, in corrispondenza di ciascuna cella, vengono mostrate delle piccole icone a forma di freccia o filtro: clicca sull'icona a forma di filtro e utilizza la casella denotata con la lente d'ingrandimento, per effettuarne una ricerca.

Usando poi gli strumenti presenti nella scheda Dati, puoi effettuare operazioni di ricerca e manipolazione in base a filtri stabiliti, raffinare ulteriormente gli ordinamenti, applicare modelli comuni, creare grafici previsionali, agire sui duplicati e molto, molto altro. Per saperne di più su come si usa Excel, consulta l'approfondimento dedicato, disponibile sul mio sito.

Come creare un database con Access

A differenza di quanto visto con Excel, Microsoft Access è un vero e proprio software per la gestione dei database che, alla base, sfrutta il linguaggio SQL: il punto di forza del software è la possibilità di operare su tabelle e campi aiutandosi con pulsanti, menu e finestre. È prevista altresì la possibilità di creare macro automatizzate e di definire query specifiche da linea di comando.

Anche Microsoft Access è incluso in Microsoft 365, ma soltanto su Windows; nel momento in cui scrivo, infatti, Microsoft non ha reso disponibile alcune edizione di Access dedicata ai computer di casa Apple. Ad ogni modo, per poter usare il programma, devi acquistare e installare Microsoft 365 (se non lo hai ancora fatto), seguendo le istruzioni che trovi in questo tutorial. Se è la prima volta che ti appresti a scaricare Microsoft 365, hai la possibilità di provare la suite gratuitamente, per un periodo pari a 30 giorni.

A installazione completata, avvia Access, esegui l'accesso al tuo account Microsoft (ove necessario) e clicca sull'icona Database desktop vuoto; successivamente, immetti un nome da assegnare al database nell'apposita casella e fai clic sul pulsante Crea, per realizzarlo.

Per impostazione predefinita, il database realizzato contiene una sola tabella, contenente un campo ID, impostato come chiave primaria; per rinominarlo, fai clic destro su di esso e seleziona la voce Rinomina campo, dal menu che va ad aprirsi.

Adesso, passiamo alla personalizzazione del campo: puoi selezionare il tipo di dato con cui caratterizzarlo, facendo clic sul suo nome e selezionando poi la scheda Campi, residente nella parte superiore di Access; quest'ultima consente altresì di assegnare attributi aggiuntivi al campo scelto (Obbligatorio, Univoco o Indicizzato), di impostare un valore predefinito, di abbinarvi un'espressione/calcolo e così via.

Per inserire campi aggiuntivi, premi sulla voce Fare clic per aggiungere collocata all'interno della tabella di Access e assegna un valore a ciascun campo, semplicemente selezionandolo con il mouse e digitando al suo interno il contenuto desiderato.

Se vuoi aggiungere ulteriori tabelle al database, eseguire e salvare query e maschere, puoi avvalerti degli strumenti presenti nella scheda Crea del programma; per specificare relazioni tra tabelle, imporre dipendenze tra gli oggetti, effettuare l'analisi delle ridondanze e altre operazioni specifiche, serviti invece delle opzioni presenti nella scheda Strumenti database.

Ad ogni modo, se hai bisogno di delucidazioni aggiuntive su come utilizzare Access, ti esorto a leggere attentamente la guida specifica, che ho realizzato al riguardo.

Come creare un database SQL

Se poi vuoi realizzare una base di dati e interagirvi in maniera diretta, puoi creare un database MySQL, MariaDB o PostgreSQL installando il relativo server sul computer: fatto ciò, bisogna usare la linea di comando per collegarsi al server locale, configurarne gli accessi, creare e gestire l'intero database. Giacché, per ottenere risultati apprezzabili, bisognerebbe conoscere quantomeno i fondamenti del linguaggio SQL, il mio consiglio è di optare per una soluzione diversa, almeno all'inizio.

A tal proposito, potresti prendere in considerazione l'uso di XAMPP: nella fattispecie, si tratta di un programma che consente di installare e configurare rapidamente un server Web, un motore SQL (in questo caso, MariaDB), un server FTP e, nel caso di Windows, anche un server mail e un contenitore servlet.

L'applicazione consente di attivare o disattivare i moduli integrati al bisogno, in quanto uno non dipende dall'altro; per gli scopi di questa guida, andremo ad attivare sia il motore SQL, che il server Web. Quest'ultimo, per la precisione, occorre per eseguire PHPMyAdmin, il software per la gestione di database integrato in XAMPP.

Anche PHPMyAdmin, esattamente come Access, consente sia di operare su dati e struttura con l'ausilio di mouse e tastiera, tuttavia permette altresì di vedere “tradotte” le operazioni in comandi SQL e di impartire, al bisogno, comandi a mano: in altre parole, PHPMyAdmin è un ottimo compromesso per muovere i primi passi con SQL e, contemporaneamente, capire la struttura del linguaggio.

Detto ciò, per scaricare XAMPP, collegati a questo sito Web e clicca sul pulsante XAMPP per Windows oppure XAMPP per OS X, a seconda che tu disponga di un PC Windows, oppure di un Mac. A download completato, esegui il file ottenuto e segui le istruzioni più adatte, in base al sistema operativo che stai usando.

Ora, se impieghi Windows, clicca sui pulsanti Sì, OK e Next per cinque volte consecutive, poi su Consenti e Finish, in modo da sbloccare XAMPP nel firewall di Windows, avviare il programma e terminare il setup. Adesso, non ti resta che cliccare sul pulsante Start corrispondente alla voce Apache, attendere che il server Web si attivi e ripetere poi la medesima operazione sulla voce MySQL; se necessario, fai nuovamente clic sul pulsante Consenti, per accordare le autorizzazioni richieste.

Se, invece, il tuo è un Mac, fai doppio clic sull'icona di xampp-osx-xx-installer e, se sul computer è presente il chip Apple (ad es. M2 oppure M3), clicca sul pulsante Installa, per installare il motore Rosetta (fondamentale per eseguire le applicazioni native per chip Intel su computer con chip Apple), e riapri il file d'installazione di xampp. Questo passaggio non è invece necessario sui Mac dotati di chip Intel.

Qualora dovessi ricevere un messaggio d'errore, indicante il fatto che non è stato possibile aprire il file per motivi di sicurezza, apri le Impostazioni di sistema, recati nella sezione Privacy e sicurezza, scorri in fondo alla pagina che ti viene proposta e clicca sul pulsante Apri comunque, corrispondente al messaggio Il Mac ha bloccato xampp-osx.xx-installer per garantire la sicurezza.

In seguito, premi sul bottone Apri comunque, digita la password del Mac nell'apposito campo e dai Invio; a questo punto, provvedi a riaprire il file d'installazione di XAMPP, che dovrebbe ora andare in esecuzione senza problemi.

Quando vedi l'installer di XAMPP, clicca sul pulsante Next per quattro volte e poi sul pulsante Finish, per concludere il setup e avviare XAMPP; infine, apri la scheda Manage Servers residente nella schermata principale del programma, fai clic sulla voce MySQL Database e premi sul pulsante Start, per avviare il server.

Una volta avviati correttamente tutti i servizi, apri il browser e collegati all'indirizzo http://localhost/phpmyadmin; in futuro, dovrai accedere a questa pagina anche per gestire il tuo database, pertanto ti consiglio di aggiungerla ai preferiti del tuo browser.

Per creare un nuovo database, fai clic sulla voce Nuovo presente nella barra laterale a sinistra, digita il nome da assegnarli nell'apposito campo e premi sul pulsante Crea: dopo qualche secondo, dovresti veder comparire un nuovo database vuoto, sempre accessibile dalla barra laterale di sinistra.

Completata questa operazione, dovrebbe esserti richiesto di creare la prima tabella: digita il suo nome nell'apposita casella, specifica il numero di campi che la tabella deve ospitare e premi sul pulsante Esegui, per realizzarla.

Nella nuova schermata visualizzata, puoi definire la struttura dei campi della tabella. Digita, quindi, il nome del campo nella prima casella a sinistra, scegli il tipo di dato e la sua lunghezza massima (o il range di valori) nei campi preposti, specifica (se lo desideri) un valore Predefinito nel relativo campo, lascia intatta la codifica caratteri (viene ereditata dalla tabella principale) e compila le caselle successive con i valori più appropriati per la tua tabella.

Impostati i parametri principali, fai clic sul pulsante Salva e poi sulla scheda Struttura, collocata in alto: da lì puoi definire ulteriori dettagli dei campi della tabella, tra cui l'impostazione della chiave primaria e degli indici, con la possibilità di aggiungere nuovi campi, eliminarli e modificarli come più ritieni opportuno.

La schermata principale di phpMyAdmin contiene tutto quanto il necessario per la gestione del database: è possibile creare nuovi record (cioè assegnare un valore ai campi) attraverso la scheda Inserisci, effettuare query di ricerca avvalendoti della scheda Cerca, effettuare operazioni di importazione ed esportazione tramite le schede preposte, impartire comandi SQL manuali utilizzando la scheda SQL e, infine, definire dei trigger (cioè delle operazioni effettuate automaticamente al verificarsi di determinati eventi) tramite l'omonima scheda.

Come creare un database online

Avresti bisogno di creare un database online, poiché ritieni che la gestione dell'infrastruttura locale sia troppo complessa, se rapportata alle tue possibilità? In tal caso, possono venirti in aiuto delle piattaforme online che offrono DBMS cloud, quali potrebbero essere Amazon RDS (parte di Amazon Web Services) o Google Cloud SQL: servizi di questo tipo offrono all'utente la possibilità di realizzare database più o meno complessi in poco tempo, e di integrarli ove necessario (ad es. programmi, applicativi Web e così via) in maniera semplice.

Il vantaggio delle piattaforme di questo tipo risiede nella gestione: l'utente dovrà solo occuparsi della gestione di dati e tabelle, mentre tutto ciò che riguarda la parte “fisica” del server (macchina fisica/virtuale che lo ospita, connessione alla Rete e così via) è relegata completamente al servizio cloud.

Se, invece, non hai bisogno in senso stretto di un database, bensì di un sistema che ti consenta di gestire dati, clienti e, in generale, ciò che riguarda il mondo della vendita, puoi rivolgerti a un CRM di tipo collaborativo.

Sulla piazza esistono numerosi provider che offrono servizi di questo tipo, ciascuno differente dall'altro, ma il cui funzionamento è quasi sempre lo stesso: bisogna acquistare un prodotto in base alle proprie esigenze (record da creare, numero di utenti che devono gestire i dati, sistemi di sicurezza/backup e così via), seguire le varie procedure guidate per l'immissione dei dati relativi alla clientela e configurare, infine, le modalità di accesso ai dati per i vari professionisti che dovranno gestirli.

Se sei interessato alla cosa, ti invito a leggere i miei approfondimenti dedicati ai migliori CRM e ai migliori sistemi per la gestione dei clienti: sono certo che ti torneranno estremamente utili.

Come creare un database per libri

Stai cercando, nello specifico, una soluzione per catalogare i libri che possiedi? Se hai acquisito dimestichezza con i programmi che ti ho illustrato finora, potresti creare un foglio di calcolo oppure una tabella di database in maniera mirata: per esempio, i campi della tabella potrebbero essere nome, autore, ISBN (da usare come chiave primaria) e ultima_ristampa.

Tuttavia, ti sarà comodo sapere che esistono dei programmi, come Booknizer, Book Track e Calibre, che consentono di archiviare i volumi presenti nella propria biblioteca cartacea, o digitale, organizzarli e ordinarli in base a vari parametri. Per alcuni programmi, esiste la possibilità di compilare automaticamente le informazioni sul libro, caricandone la copia digitale oppure fornendo il relativo codice ISBN.

Ad ogni modo, se sei interessato a saperne di più su come catalogare e archiviare i libri, leggi senza esitare la guida d'approfondimento che ho dedicato al tema, ricca di utili informazioni al riguardo.

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.