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Come sapere se una PEC è stata ricevuta

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Per questioni lavorative hai dovuto creare una PEC, cioè un indirizzo di Posta Elettronica Certificata, e adesso ti trovi a doverti destreggiare per la prima volta con il suo funzionamento. La cosa, però, ti causa un po’ di ansia, perché non sai bene come funziona e cosa aspettarti.

Se le cose stanno effettivamente così, devi sapere innanzitutto che non si tratta di niente di troppo complicato! Una casella PEC, infatti, altro non è che una casella di posta elettronica capace di inviare e ricevere messaggi aventi valore legale (equiparato a quello di raccomandate con ricevuta di ritorno) e ottenere ricevute relative allo stato di invio delle email.

Se sei quindi qui per scoprire come sapere se una PEC è stata ricevuta, sei capitato nel posto giusto al momento giusto. Continuando nella lettura di questo tutorial, infatti, ti spiegherò per filo e per segno cos’è una PEC e come funziona, dato che sono prerequisiti essenziali per il fine ultimo e, successivamente, quali sono le ricevute utili per capire lo stato dell’email e per scoprire se è stata ricevuta o meno. Buon proseguimento!

Indice

Informazioni preliminari

Informazioni PEC

Cominciamo con le basi: una casella PEC, come ti accennavo in precedenza, fornisce un indirizzo di Posta Elettronica Certificata che, rispetto a un normale indirizzo di posta elettronica (come ad esempio Gmail) ha lo stesso valore legale di una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Questo accade perché il viaggio di un messaggio di posta elettronica inviato con questo mezzo è tracciato; vengono registrate la data e la firma digitale, oltre a certificare anche il contenuto dell’email e, quando presenti, gli allegati. Inoltre, sempre a differenza dei normali servizi di Web Mail, è generalmente a pagamento (alcuni servizi sono gratis in ricezione, mentre fanno pagare gli invii). Maggiori info qui.

Come facilmente intuibile, avendo valore legale, è utile su più fronti: consente di comunicare con la Pubblica Amministrazione (PA), ma anche di inviare email a privati cittadini, aziende e liberi professionisti quando è necessario che esse, per qualche ragione, abbiano valenza legale.

Quando un’email viene inviata tramite PEC, il provider del mittente la verifica e, se questa rispetta tutti gli standard del caso, la invia al provider del destinatario; quest’ultimo eseguirà una nuova verifica che, se superata, porterà alla consegna effettiva della email. Con la PEC, dunque, si ha la conferma del fatto che il messaggio è stato correttamente inviato e della ricezione da parte del destinatario dello stesso. Tuttavia, è bene sottolinearlo, per il mittente non è in nessun modo dato sapere se il messaggio è stato letto o meno.

Aziende e liberi professionisti iscritti a un ordine o a un collegio, inoltre, sono obbligati per legge a possedere una PEC. Se non rientri nella categoria, però, avere un indirizzo PEC può comunque essere molto utile per le ragioni che ti ho elencato in precedenza. Nel caso in cui volessi tenere sotto controllo il tuo indirizzo PEC, oltre a poterlo consultare tramite la pagina Web Mail del tuo gestore, puoi anche decidere di collegare tale indirizzo al client di posta elettronica che normalmente utilizzi sul tuo dispositivo mobile e/o sul tuo PC.

Per farlo, in linea generale, ti basta aggiungere un nuovo account di posta al client in questione e andare a impostare i corretti parametri relativi al protocollo IMAP. Per aggiungere, ad esempio, la PEC di Aruba a un qualsiasi client ti basta sfruttare i seguenti parametri.

Server posta in arrivo (IMAP): imaps.pec.aruba.it
Porta: 993
Richiede SSL: sì
Server posta in uscita (SMTP): smtps.pec.aruba.it
Porta: 465
Richiede SSL: sì
Richiede autenticazione: sì
Nome completo o nome visualizzato: il tuo nome
Nome account o Nome utente: il tuo indirizzo di posta certificata Aruba (es. tuae@pec.it)
Indirizzo email: il tuo indirizzo di posta certificata Aruba (es. tua@pec.it)
Password: password scelta in fase di registrazione al servizio Aruba PEC

Per gli altri gestori di PEC, invece, ti basta consultare i relativi siti Internet nella sezione dedicata all’assistenza per controllare i parametri specifici da inserire. Maggiori info qui.

Ricevuta di accettazione

Presa in carico del messaggio PEC

Ora che sei a conoscenza di cos’è una PEC e, in linea generale, di come funziona, poi passare al vivo del tutorial e vedere come sapere se una PEC è stata ricevuta. Il primo passo, quindi, consiste nell’accedere al proprio servizio PEC tramite Web Mail o client, digitare l’email da inviare e, come avviene su qualsiasi altro servizio di posta elettronica, mandarla al destinatario.

Una volta fatto ciò riceverai immediatamente la ricevuta di accettazione: si tratta di una messaggio di posta elettronica in arrivo da parte del servizio che conferma che la tua email inviata è stata presa in carico.

Quindi, per visualizzare tale conferma, non devi fare altro che accedere alla sezione In arrivo e individuare il suddetto messaggio. Su Aruba, ad esempio, riceverai un’email da parte di posta-certificata@pec.aruba.it denominata con l’oggetto da te inserito nell’email. Al suo interno troverai un messaggio con la dicitura sottostante.

La firma è stata verificata.
Ricevuta di accettazione.
Il giorno [data] alle ore 00:00:00 il messaggio “[Oggetto del messaggio]” proveniente da “tua@pec.it” e indirizzato a: pecdestinatario@pec.it ("posta certificata)
Il messaggio è stato accettato dal sistema e inoltrato. 
Identificativo messaggio: [codice identificativo]

Ricevuta di avvenuta consegna

Conferma ricezione messaggio PEC

Una cosa pressoché identica avviene, a livello quasi istantaneo, con la ricevuta di avvenuta consegna. Dopo aver ricevuto l’email relativa alla ricevuta di accettazione, ne riceverai una seconda questa volta dedicata all’avvenuta consegna del messaggio (a patto che tutto sia andato per il verso giusto).

Tutto è uguale a quanto descritto in precedenza, fatto salvo per il testo della email che recita Ricevuta di avvenuta consegna ed è del tutto simile a quello riportato qui sotto.

La firma è stata verificata.
Ricevuta di avvenuta consegna.
Il giorno [data] alle ore 00:00:00 il messaggio “[Oggetto del messaggio]” proveniente da “tua@pec.it” e indirizzato a: pecdestinatario@pec.it ("posta certificata)
è stato consegnato nella casella di destinazione. 
Identificativo messaggio: [codice identificativo]

In questo modo avrai la certezza che la tua email inviata tramite PEC è arrivata nella casella PEC del tuo destinatario anche se, come ti accennavo, non avrai modo di scoprire se il messaggio è stato letto o meno.

Come intuibile, non c’è bisogno di hardware o software specifici: funziona tutto “dietro le quinte” e l’utente non deve far nulla per configurare e ottenere le varie ricevute di invio e consegna.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.