Come scrivere una mail per chiedere informazioni
Hai bisogno di chiedere informazioni importanti a un'azienda oppure a un collega con il quale non hai molta confidenza e ritieni che il modo migliore per farlo sia quello di utilizzare l'email? Beh, quando si tratta di messaggi formali o di lavoro, l'email è quasi sempre un'ottima scelta (anche quando il collega non ti sta particolarmente simpatico, si intende).
Proprio per questo motivo, ora ti sei messo a ricercare sul Web consigli su come scrivere una mail per chiedere informazioni e così sei finito su questa pagina del mio blog, dico bene? Se quella che ho descritto poco fa è esattamente la situazione in cui ti trovi tu ora, allora ti devo dire che in questo articolo troverai degli spunti utili su come scrivere la tua email a partire dall'oggetto, fino ad arrivare ai saluti finali.
Inoltre, ci tengo anche a dirti che farò del mio meglio per fornirti istruzioni su come scrivere una mail di questo tipo in lingua inglese e su come farti aiutare dalle più moderne tecnologie. Detto ciò, direi che possiamo ora entrare nel cuore dell'argomento. Prenditi giusto qualche minuto di tempo libero e prosegui pure nella lettura di quello che ho da proporti su questo tema. Arrivati a questo punto, a me non resta altro che augurarti un buon proseguimento!
Indice
- Come farsi aiutare dall'IA a scrivere una mail
- Come scrivere una mail formale per chiedere informazioni
- Come scrivere una mail per chiedere la tesi
- Come scrivere una mail per chiedere un appuntamento
- Come scrivere una mail per chiedere informazioni in inglese
Come farsi aiutare dall'IA a scrivere una mail
Dato che ti stai domandando come scrivere una mail per chiedere informazioni, potresti aver poco tempo a disposizione e la voglia di fare comunque tutto per bene. Ecco allora che, per accelerare la questione, puoi utilizzare l'intelligenza artificiale. Al giorno d'oggi, infatti, esistono tool che possono guidarti passo passo nello strutturare un messaggio di posta elettronica. Mi riferisco ai cosiddetti chatbot, che vanno però utilizzati con cognizione di causa. È infatti bene mantenere una certa privacy, vedendoli come uno strumento per “sbloccare” le proprie idee e non per sostituirle.
Se dunque ti stai chiedendo come scrivere una mail per chiedere qualcosa, ecco che potrebbe farti piacere collegarti al portale ufficiale di ChatGPT. Successivamente digita nella barra del prompt una richiesta come “Come posso iniziare una mail formale da inviare a un collega per chiedere informazioni su un progetto?” e dai Invio (l'oggetto dell'e-mail potresti invece scriverlo di tuo pugno). In questo modo, vedrai che in breve tempo l'intelligenza artificiale “tornerà da te” indicandoti una lista di formule che potrebbero fare al caso tuo. Potresti dunque pensare di scegliere una di questa, o comunque di prenderle come spunto, per iniziare il tuo messaggio di posta elettronica.
Ovviamente tutto dipende anche dallo scopo della tua email, dato che potresti starti chiedendo, per esempio, come scrivere una mail per chiedere un preventivo o come scrivere una mail per chiedere un colloquio, cose che puoi tranquillamente inserire nella richiesta al chatbot. Tieni conto, però, del fatto che in questi contesti è bene evitare di inserire informazioni personali, visto che puoi mantenere elevata la privacy inserendo invece dei segnaposto che potresti poi modificare manualmente in seguito.
Per quel che riguarda il corpo del messaggio, potresti dunque effettuare una richiesta come “Nel corpo del messaggio, chiedi informazioni su dove consegnare la documentazione tecnica ricevuta l'altro giorno”. Non ti resta dunque che dare ancora una volta Invio per ottenere un testo di base da modificare. La successiva richiesta potrebbe dunque essere relativa a un prompt come “Chiudi l'email in modo formale”. Ecco allora che in questo modo riceverai un FAC simile che puoi utilizzare.
Va detto che l'intelligenza artificiale può commettere errori, dunque utilizzala solo come strumento e non come sostituzione. Se noti qualche allucinazione (gli errori dell'IA si chiamano così in gergo tecnico), correggila a mano. Sappi per il resto che l'IA può tornare utile davvero in tanti modi in questo contesto, anche per esempio per ottenere feedback in merito a un testo già pronto (ricordati sempre l'uso dei segnaposto per “oscurare” i dati sensibili). Al netto di questo, potresti dare un'occhiata alle mie guide relative a come utilizzare ChatGPT e ai migliori servizi di intelligenza artificiale per saperne di più su questa tecnologia.
Come scrivere una mail formale per chiedere informazioni
Se non ti interessa più di tanto farti aiutare dall'IA o se comunque vuoi procedere più che altro in modo manuale, lasciami darti qualche rapida dritta in merito alla stesura di una mail formale atta alla richiesta di informazioni. Nei capitoli che seguono puoi trovare tutti i dettagli del caso.
Oggetto
Una buona email che si rispetti deve sempre iniziare con l'oggetto. Il mio consiglio in merito a quest'ultimo è quello di essere brevi e di scrivere giusto qualche parola che faccia capire bene qual è il motivo per cui stai scrivendo l'email.
Potresti, ad esempio, scrivere “Informazioni in merito all'ultimo rapporto aziendale”, “Richiesta informazioni sul progetto X”, “Informazioni aggiuntive sulla collaborazione aziendale” e così via.
Inoltre, se stai scrivendo a una grossa azienda o a una redazione che magari riceve moltissime email, allora posso consigliarti di fare il possibile per scrivere un oggetto che susciti interesse e che faccia scaturire una reazione nel destinatario, in quanto potrebbe darsi che non tutte le email vengano lette. Naturalmente questo non vuol dire che devi scrivere un oggetto sensazionale solo per attirare l'attenzione. Ricordati sempre che puoi chiedere a un chatbot di aiutarti a fare brainstorming.
Puoi trovare maggiori informazioni sull'argomento nella mia guida su come iniziare una email. Sono certo che la troverai molto utile.
Introduzione e corpo
Dopo aver scritto l'oggetto, puoi ora passare all'introduzione e poi al corpo dell'email. Per quanto riguarda i saluti iniziali, dato che si tratta comunque di una email formale nella quale devi mantenere un tono rispettoso e professionale, potresti usare, ad esempio, forme come Egregio/i [nome della persona o dell'azienda] o Spettabile/i [nome della persona o dell'azienda]. In alternativa potresti anche usare la forma Gentile/i [nome della persona o dell'azienda].
Tuttavia, se queste forme ti sembrano un po' troppo formali, allora potresti semplicemente optare per forme come Buongiorno/Buonasera oppure Salve. Un ulteriore suggerimento che mi sento di darti, soprattutto se stai scrivendo a una grossa azienda o a una redazione, è quello di includere prima dei saluti iniziali il destinatario specifico a cui è indirizzata l'email. Per farlo potresti utilizzare espressioni come “Alla cortese attenzione di Salvatore Aranzulla” oppure la forma abbreviata “c.a. Salvatore Aranzulla”.
Mi raccomando, qualunque scelta tu faccia, dopo il saluto iniziale metti sempre una virgola e poi vai accapo per iniziare a scrivere il corpo dell'email. Rispettare la punteggiatura e la formattazione del testo darà sicuramente un tono più professionale alla tua email e alla tua figura.
Ora che sei arrivato al corpo dell'email, puoi cominciare da subito a dire qual è il motivo per cui stai scrivendo. Potresti ad esempio iniziare con espressioni come “Le/Vi scrivo per chiedere informazioni in merito a [argomento]” e poi aggiungere tutti i dettagli che ritieni necessari (eventualmente “sbloccando” un po' di idee anche con l'IA). Maggiori informazioni su questo argomento, le puoi trovare nella mia guida su come scrivere una email formale.
Saluti finali
Una volta che hai finito il corpo della tua email, devi includere dei saluti finali. Siccome si tratta di una email nella quale stai chiedendo informazioni, sicuramente vorrai spronare all'azione il destinatario. Di conseguenza potresti usare espressioni come “In attesa di un suo gentile riscontro, le porgo distinti saluti” oppure “Certo di una vostra gentile risposta, vi ringrazio anticipatamente”.
Tuttavia, se queste forme ti sembrano troppo fredde e distaccate, allora puoi sempre optare per espressioni come “Vi ringrazio e vi auguro una buona giornata” oppure “Grazie dell'attenzione e buon proseguimento” e così via. A questo punto, potresti fare un saluto vero e proprio e puoi usare forme come Cordiali saluti, Distinti saluti oppure In fede e così via.
Dopodiché, è sempre buona norma andare accapo e firmarsi con nome e cognome completo ed eventualmente includere anche alcuni tuoi recapiti come numero di telefono, indirizzo postale, PEC o qualsiasi altra informazione tu ritenga necessaria. Informazioni più dettagliate su questo argomento, le puoi trovare nella mia guida su come chiudere una email. Sono sicuro che la troverai molto utile, al netto del fatto che puoi anche pensare di fare un po' di brainstorming con l'IA.
Come scrivere una mail per chiedere la tesi
Come dici? Sei giunto fin qui perché il tuo scopo è quello di chiedere la tesi? Se è così che stanno le cose, sappi che le indicazioni fornite nei capitoli precedenti come quello relativo all'IA sono valide anche in questo contesto.
Se vuoi approfondire per bene il tema, però, ti consiglio di consultare la mia guida dedicata nello specifico a come scrivere email rivolte a professori, nella quale sono sceso nel dettaglio delle varie questioni.
Come scrivere una mail per chiedere un appuntamento
Anche nel caso in cui sia di tuo interesse scrivere una mail formale per ottenere un appuntamento, ricordati innanzitutto che puoi sempre farti aiutare dall'IA (sempre “oscurando” i dati personali).
In alternativa, dato che in casi come questo si tratta di una mail formale, cosa che torna anche nel caso in cui tu ti stia chiedendo, per esempio, come scrivere una mail per chiedere un permesso, come scrivere una mail per chiedere le ferie o come scrivere una mail per chiedere un incontro, potresti più che altro dare un'occhiata alla mia guida generale relativa a come scrivere una mail formale.
Come scrivere una mail per chiedere informazioni in inglese
Devi scrivere una email in lingua inglese, ma non sai bene come fare? Beh, allora continua a leggere le righe successive, perché ora farò del mio meglio per indicarti come procedere in un simile compito. Questo al netto ovviamente della possibilità a tua disposizione di farti aiutare dall'IA, ma giunto a questo punto del tutorial dovresti averlo capito.
La prima cosa da scrivere è sicuramente l'oggetto, o meglio, la subject line. In questa parte cerca sempre di essere breve e fai capire in poche parole qual è il contenuto della tua email. Tuttavia, in inglese, a differenza di come accade in italiano, devi sempre usare le maiuscole all'inizio di ogni parola della subject line, eccezion fatta per le preposizioni, gli articoli e le congiunzioni con meno di quattro lettere. Naturalmente, però, questo è valido per quanto riguarda le email formali.
Per farti un esempio pratico, potresti scrivere, ad esempio “Summary of Last Night's Meeting” (sintesi dell'incontro di ieri sera) oppure “Information About the Company” (informazioni sulla società) e così via.
Passiamo ora all'introduzione della tua email in inglese. Anzitutto, dovrai includere dei saluti iniziali e qui potresti usare forme come Dear Mr/Ms/Mrs/Sir/Madam che si tratta della maniera più classica per iniziare una email formale in inglese. Chiaramente, vorrai utilizzare Mr se il destinatario è un uomo, Mrs se il destinatario è una donna sposata e Ms se non lo è oppure se non conosci la sua condizione. Sir vorrai invece utilizzarlo se il destinatario è un uomo di cui non conosci il nome e Madam se è una donna di cui non conosci il nome.
Un altro saluto iniziale in inglese potrebbe essere Greetings (salve/saluti), tuttavia questo saluto è sicuramente molto meno formale rispetto ai precedenti. Comunque sia, se stai scrivendo a un'azienda, allora te la puoi cavare semplicemente scrivendo Dear Company. Un'altra forma che potresti utilizzare è To whom it may concern (a chi di competenza), ad ogni modo, questa forma potresti usarla quando scrivi a una grossa azienda di cui non conosci tutti gli uffici interni oppure puoi usarla per le email multiple. Mi raccomando, proprio come accade anche con l'italiano, dopo il saluto iniziale metti una virgola e poi vai accapo.
Dopo i saluti iniziali, puoi subito cominciare il corpo del tuo testo. Potresti iniziare con frasi come “I am writing to enquire about…” (le/vi sto scrivendo per informarmi su…) oppure “I am contacting you for the following reason” (la/vi sto contattando per il seguente motivo) e poi puoi naturalmente procedere includendo tutte le informazioni che ritieni necessarie.
Ricordati che in inglese, anche in quello formale, non esiste il lei, di conseguenza potrai usare senza alcun tipo di problema il tu, sia che tu stia scrivendo al tuo migliore amico, sia che tu stia scrivendo al Presidente degli Stati Uniti (ma presta particolare attenzione in quel caso!).
Maggiori informazioni su questo argomento le trovi nella mia guida interamente dedicata a come iniziare una email in inglese. Nella guida che ti ho appena indicato puoi trovare utili suggerimenti su come scrivere email formali e informali.
Una volta che hai scritto anche tutto il corpo della tua email, dovrai ovviamente fare dei saluti finali per chiudere la tua email. Anzitutto, potresti usare delle frasi di chiusura che spronino il lettore ad agire, dato che tu stai chiedendo delle informazioni. Potresti in questo caso scrivere “I look forward to hearing from you” (aspetto sue/vostre notizie), “I would appreciate your reply at your earliest convenience” (apprezzerei una risposta il prima possibile) oppure “Thank you in advance” (ringraziandola/vi anticipatamente).
Fatto questo, potresti poi passare ai saluti finali veri e propri e qui puoi utilizzare forme come Sincerely che sarebbe più o meno “Cordialmente” in italiano, tuttavia, in genere è meglio usarlo se all'inizio della tua email hai utilizzato “Dear”. Un altro saluto potrebbe invece essere Kind regards (cordiali saluti). Dopo i saluti, metti sempre una virgola, vai accapo e inserisci la tua firma con nome e cognome completo ed eventualmente anche qualche tuo recapito come il numero di telefono o il tuo indirizzo.
Maggiori dettagli su questo argomento li puoi trovare nella mia guida tutta incentrata su come finire una mail in inglese. Sono sicuro che ti potrà essere molto d'aiuto. Detto ciò, se invece capisci ben poco di inglese, potrebbe essere il momento per cercare di migliorare attivamente la situazione e seguire qualche corso per imparare l'inglese. A tal proposito, potrebbe farti piacere esplorare un servizio come Preply (che offre corsi e lezioni con docenti di grande esperienza), Cambly (che consente di seguire lezioni individuali o anche di gruppo con docenti madrelingua: sappi a tal proposito che, se al momento della registrazione utilizzi il codice SALVATORE-ARANZULLA, potrai ottenere vantaggi come il 25% di sconto sui piani annuali, il 10% di sconto sui piani a 30 mesi o 15 minuti di prova gratuita), MosaLingua (include molti materiali didattici e di solito si può provare gratis per 15 giorni, utilizzando poi eventualmente questo link in seguito alla prova per ottenere uno sconto ulteriore del 20% grazie al codice pre-applicato “SALVATORE ARANZULLA”) e Babbel (che ti permette di accedere a materiali didattici personalizzati, così come di effettuare lezioni brevi e conversazioni con l'intelligenza artificiale). Se vuoi un consiglio generale, però, per approfondire meglio le soluzioni a tua disposizione potrebbe farti piacere consultare il mio tutorial relativo ai migliori corsi per imparare l'inglese online.
Al netto di questo, potrebbe farti piacere consultare, sempre a livello generale, anche quanto indicato nelle mie guide su come scrivere una mail in inglese e come studiare una lingua straniera.
Autore
Salvatore Aranzulla
Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e ha curato la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.
