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Come usare OneNote

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Ti capita spesso di dover prendere appunti su informazioni, idee o appuntamenti ma, non avendo a disposizione carta e penna, stai cercando una soluzione da utilizzare sui dispositivi che usi quotidianamente. Non sei però alla ricerca di una semplice app o software per creare delle note, ma hai la necessità di una soluzione che possa rendere i tuoi appunti disponibili su qualsiasi piattaforma che utilizzi. Non preoccuparti, credo di avere la risposta alle tue necessità: OneNote.

OneNote è un software gratuito sviluppato da Microsoft, disponibile sia su computer che su dispositivi mobili, grazie al quale è possibile prendere appunti creando delle note disponibili in qualsiasi momento su tutti i dispositivi connessi al proprio account Microsoft. Come dici? È proprio quello che stavi cercando? Benissimo! Perché in questa guida ti spiegherò come usare OneNote passo dopo passo utilizzando tutti i device su cui l’applicazione è disponibile.

Coraggio: siediti bello comodo e prenditi alcuni minuti di tempo per leggere i consigli che ho preparato per te in questa mia guida. Sono sicuro che, alla fine della lettura, avrai una conoscenza adeguata di OneNote, così da riuscire a prendere appunti e avere le tue note a disposizione sempre con te. Sei pronto? A me non resta che augurarti una buona lettura e, soprattutto, un buon lavoro!

Indice

Usare OneNote su computer

OneNote può essere utilizzato su computer sia tramite il pannello Web, accessibile dal browser, sia tramite l’app per Windows e macOS.

Per utilizzare la versione Web di OneNote, raggiungi questo link e premi sul pulsante Accedi, digitando poi le credenziali di accesso dell’account Microsoft in tuo possesso. Non ne possiedi uno? Ti consiglio allora di leggere la mia guida dedicata a quest’argomento e rimediare subito.

Per scaricare OneNote su Windows 10, invece, raggiungi questo link, in modo da aprire la pagina dell’app sul Microsoft Store. Fai quindi clic sul pulsante Ottieni e attendi che vengano eseguiti il download e l’installazione automatici di OneNote.

Se utilizzi una versione precedente di Windows, ad esempio Windows 7, per scaricare OneNote devi collegarti a questa pagina Web e cliccare sul pulsante Download gratuito. A scaricamento completato apri, facendo doppio clic su di esso, il file appena scaricato (setuponenotefreeretail.x86.it-it_.exe) e, nella finestra che viene visualizzata sullo schermo, clicca sul pulsante . Attendi dunque il download e l’installazione di tutti i file necessari al funzionamento di OneNote e clicca sul pulsante Chiudi per concludere il setup.

Su macOS, invece, accedi alla pagina di OneNote sul Mac App Store, premi sul pulsante Ottieni e, quindi, sul bottone Installa per scaricare e installare l’app. Potrebbe esserti chiesto di digitare la password del tuo ID Apple per completare l’operazione.

Puoi scegliere liberamente la piattaforma sulla quale usare OneNote, perché la sua interfaccia è pressoché identica su Windows, macOS e da Web. Le diverse versioni differiscono soltanto di alcune funzionalità, di cui ti parlerò nel dettaglio nei prossimi paragrafi.

Come ti ho già indicato, tramite il pannello Web ti vengono richieste le credenziali di accesso dell’account Microsoft per accedere a OneNote. La stessa cosa accade, però, anche utilizzando l’applicazione desktop: su Windows, dopo aver avviato l’app, premi sul pulsante Account Microsoft personale e seleziona l’account Microsoft che visualizzi a schermo o, in caso, aggiungine uno premendo sulla dicitura Account Microsoft.

Su macOS, invece, all’avvio dell’app, premi sul pulsante Accedi, segui la procedura a schermo per effettuare il login con il tuo account Microsoft e, infine, fai clic sul pulsante Inizia a usare OneNote.

Nella schermata principale di OneNote, nella barra laterale di sinistra, puoi visualizzare due colonne nelle quali sono disposte le note: nella prima colonna sono indicate le sezioni, che raggruppano più note, proprio come se fossero delle cartelle. Nella seconda colonna, invece, sono disposte le note per ogni singola sezione.

Per aggiungere una nuova sezione, premi sul pulsante Nuova sezione in basso a sinistra. Per creare, invece, una nuova nota, premi sul pulsante Pagina situato in basso a sinistra. Premendo l’icona < sulla sinistra (icona sul pannello Web) puoi accedere alla colonna Blocco appunti, che rappresenta un ulteriore livello superiore per l’organizzazione delle note.

Nella sezione centrale dell’interfaccia di OneNote, puoi leggere le note e modificarle attraverso gli strumenti che trovi nella barra dei menu in alto, che è suddivisa in diverse schede. Nella scheda Home sono presenti gli strumenti per la formattazione del testo: dimensione del carattere, font, grassetto, corsivo, elenchi puntati, rientri di margine, stili, allineamento del testo e i contrassegni.

Quest’ultima funzionalità, cioè i contrassegni, permette di aggiungere dei marcatori sul testo delle note con delle etichette facilmente riconoscibili a colpo d’occhio. Ad esempio, se in una nota è stato digitato un numero di telefono, è possibile applicare il contrassegno Numero telefono che mostrerà un’icona con una cornetta telefonica. Sebbene questa funzionalità sia presente su tutte le piattaforme, su Windows 10 sono presenti soltanto alcuni degli oltre venti contrassegni utilizzabili.

Tramite la scheda Inserisci, è possibile aggiungere degli elementi alle note, come ad esempio le tabelle oppure un’immagine o un file allegato. Inoltre, è possibile anche registrare un audio con il microfono e aggiungere dei collegamenti ipertestuali a singoli termini o porzioni di testo.

Sono poi disponibili altri strumenti che non si trovano però su tutte le piattaforme: ad esempio il menu Emoji è disponibile soltanto nel pannello Web, il menu Simboli soltanto su Windows o da Web, mentre il pannello Equazione, per scrivere formule matematiche, è presente soltanto su macOS o da Web.

Nella scheda Disegno, puoi invece disegnare a mano libera o aggiungere delle forme predefinite alle note. Infine, nella scheda Visualizza, sono presenti gli strumenti per modificare la modalità di visualizzazione della nota sullo schermo, aprire i diversi pannelli sulla sinistra e cambiare lo sfondo della nota.

Su macOS, in questa sezione, è disponibile anche uno strumento, denominato Password di protezione, che ha lo scopo di aggiungere una password per proteggere la visualizzazione della nota durante la sessione in corso.

Non hai necessità di salvare le note, in quanto queste sono automaticamente sincronizzate con i server Microsoft, in modo da renderle disponibili in qualsiasi momento su tutti i dispositivi compatibili sui quali effettui l’accesso.

Inoltre, puoi condividere le note con altri utenti per permettergli di modificarle o soltanto visualizzarle. Per fare ciò, clicca sul pulsante Condividi, in alto a sinistra, e digita l’indirizzo email dell’account Microsoft del destinatario.

Usare OneNote su smartphone e tablet

Puoi utilizzare OneNote anche su smartphone e tablet, per scrivere degli appunti e avere a portata di mano le note scritte su altri dispositivi. Per scaricare l’app di OneNote, raggiungi il Play Store di Android o l’App Store di iOS. Su Android, fai tap sul pulsante Installa e, infine, su Apri. Su iOS, invece, pigia sul pulsante Ottieni, sblocca il download e l’installazione con il Face ID, Touch ID o la password di iCloud e, infine, fai tap sul tasto Apri.

Dopo aver avviato l’app, su Android immetti l’indirizzo email relativo all’account Microsoft in tuo possesso e pigia sul tasto Avanti. Digita quindi la password ad esso associata per accedere alla schermata principale di OneNote. Su iOS, invece, dopo aver avviato l’app, premi su Inizia ed effettua il login dell’account Microsoft, per accedere alla schermata principale dell’applicazione.

L’applicazione OneNote per Android e iOS differisce in base se è installata su smartphone o su tablet. Infatti, OneNote su tablet è molto simile alla controparte desktop, quindi puoi far fede a quanto ti ho già descritto nel capitolo precedente: tutti gli strumenti sono distribuiti all’interno delle schede Home, Inserisci, Disegno e Visualizza, situate in alto.

Su smartphone, invece, le funzionalità sono ridotte: è possibile infatti soltanto formattare il testo e aggiungere allegati, tramite i pulsanti sopra la tastiera virtuale. In più, su Android è possibile praticare anche il disegno a mano libero (icona del pennarello in alto), funzionalità preclusa su iPhone.

Se vuoi creare una nuova nota, nella schermata principale di OneNote, fai innanzitutto tap sulla voce Blocco appunti o accedi a uno dei blocchi tra quelli già creati.

Successivamente, crea una nuova sezione (Nuova sezione) o fai tap su una esistente. Infine, premi sul pulsante Pagina, per creare la nuova nota oppure fai tap su una disponibile a schermo per modificarla. Le modifiche vengono salvate automaticamente.