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Come usare OneNote

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Ti capita spesso di dover prendere appunti su vari argomenti, idee o riunioni di lavoro ma, non trovando molto comodo l’uso dei classici carta e penna, stai cercando una soluzione da utilizzare sui dispositivi che usi quotidianamente. Non sei alla ricerca, però, di una semplice app o software per creare delle note, ma hai la necessità di una soluzione che possa rendere i tuoi appunti disponibili su qualsiasi piattaforma che utilizzi. Non preoccuparti, credo di avere la risposta alle tue necessità: OneNote.

OneNote è un software gratuito sviluppato da Microsoft, disponibile sia su computer che su dispositivi mobili, grazie al quale è possibile prendere appunti creando delle note disponibili in qualsiasi momento su tutti i dispositivi connessi al proprio account Microsoft. Come dici? È proprio quello che stavi cercando? Benissimo! Perché in questa guida ti spiegherò come usare OneNote passo dopo passo utilizzando i device su cui l’applicazione è disponibile.

Coraggio: siediti bello comodo e prenditi alcuni minuti di tempo per leggere i consigli che ho preparato per te in questa mia guida. Sono sicuro che, alla fine della lettura, avrai una conoscenza adeguata di OneNote, così da riuscire a prendere appunti e avere le tue note a disposizione sempre con te. Sei pronto? A me non resta che augurarti una buona lettura e, soprattutto, un buon lavoro!

Indice

Come usare OneNote su PC

OneNote

OneNote può essere utilizzato su computer sia tramite il pannello Web, accessibile dal browser, sia tramite l’applicazione per Windows e macOS. Si tratta di un servizio di Microsoft completamente gratuito che non richiede l’esborso di denaro, così come accade invece per i prodotti della suite Office. L’unico requisito è però avere un account Microsoft, che puoi creare gratis seguendo il tutorial che ti ho appena linkato.

Per utilizzare la versione Web di OneNote, raggiungi questo link, premi sul pulsante Accedi e digita le credenziali di accesso dell’account Microsoft in tuo possesso. Per scaricare OneNote su Windows 10 o Windows 11, invece, raggiungi questo link, in modo da aprire la pagina dell’applicazione sul Microsoft Store. Fai quindi clic sul pulsante Ottieni e attendi che vengano eseguiti il download e l’installazione automatici del programma.

Se utilizzi una versione precedente di Windows, ad esempio Windows 7, per scaricare OneNote devi collegarti a questa pagina Web e fare clic sul pulsante Scarica. Fai poi doppio clic sul file .exe appena scaricato e, nella finestra che visualizzi, premi sul tasto e poi su Chiudi, al termine della procedura automatica. Ti ricordo che questa versione di OneNote con eseguibile è inclusa in Microsoft 365 e nella suite di Office (a partire dalla 2019) con le funzionalità aggiuntive di archiviazione locale delle note e personalizzazione delle impostazioni, non presenti nelle altri versioni di questo servizio.

Se vuoi sapere invece come usare OneNote su Mac, accedi alla pagina di OneNote sul Mac App Store, premi sul pulsante Ottieni e, quindi, sul bottone Installa per scaricare e installare l’app. Potrebbe esserti chiesto di digitare la password del tuo ID Apple o di usare il Touch ID per completare l’operazione.

Puoi scegliere liberamente la piattaforma sulla quale usare OneNote, perché la sua interfaccia è pressoché identica su Windows, macOS e da Web. Le diverse versioni differiscono soltanto di alcune funzionalità, di cui ti parlerò nel dettaglio nei prossimi paragrafi.

OneNote

Come ti ho già indicato, tramite il pannello Web ti vengono richieste le credenziali di accesso dell’account Microsoft per accedere a OneNote. La stessa cosa accade, però, anche utilizzando l’applicazione desktop: su Windows, dopo aver avviato l’applicazione, premi sul pulsante Account Microsoft personale e seleziona l’account Microsoft che visualizzi a schermo o, in caso, aggiungine uno premendo sulla dicitura Account Microsoft.

Su macOS, invece, all’avvio di OneNote, premi sul pulsante Accedi, segui la procedura a schermo per effettuare il login con il tuo account Microsoft e, infine, fai clic sul pulsante Inizia a usare OneNote. Fatta questa premessa sulle procedure d’installazione, vediamo adesso nel dettaglio come usare OneNote per prendere appunti.

OneNote per Windows 10

Nella schermata principale di OneNote, nella barra laterale di sinistra, sono presenti due colonne: nella prima sono indicate le sezioni, che raggruppano i tuoi appunti proprio come se fossero delle cartelle; nella seconda colonna, invece, sono disposte le pagine per ogni singola sezione. Ogni pagina, poi, può contenere tutte le note che desideri.

Per aggiungere una nuova sezione, premi sul pulsante Aggiungi sezione collocato in basso a sinistra. Per creare una nuova pagina, premi sul pulsante Aggiungi pagina situato sempre in basso a sinistra. Tramite l’apposito menu a tendina sopra le colonne, puoi invece gestire e creare nuovi blocchi di appunti, che rappresentano un ulteriore livello superiore per l’organizzazione delle note.

Nella versione di OneNote con eseguibile o inclusa in Office, per aggiungere una nuova sezione devi fare clic sul tasto + presente a fianco delle schede in alto, mentre per inserire una nuova pagina, utilizza l’apposito tasto Aggiungi pagina presente nella colonna di destra. Rimane identico invece il metodo per creare nuovi blocchi di appunti rispetto alle altre versioni desktop.

OneNote per Windows 10

Nella sezione centrale dell’interfaccia di OneNote, puoi leggere le note e modificarle attraverso gli strumenti che trovi nella barra dei menu in alto, che è suddivisa in diverse schede. Nella scheda Home sono presenti gli strumenti per la formattazione del testo: dimensione del carattere, font, grassetto, corsivo, elenchi puntati, rientri di margine, stili, allineamento del testo e i contrassegni.

Quest’ultima funzionalità, cioè i contrassegni, permette di aggiungere dei marcatori sul testo delle note con delle etichette facilmente riconoscibili a colpo d’occhio. Ad esempio, se in una nota è stato digitato un numero di telefono, è possibile applicare il contrassegno Numero telefono che mostrerà un’icona con una cornetta telefonica. Puoi anche decidere di creare dei contrassegni personalizzati sia nel testo che nell’icona (operazione non eseguibile da pannello Web).

Tramite la scheda Inserisci, è possibile aggiungere degli elementi alle note, come ad esempio le tabelle oppure un’immagine o un file allegato. Inoltre, è possibile anche registrare un audio con il microfono e aggiungere dei collegamenti ipertestuali a singoli termini o porzioni di testo.

Sono poi disponibili altri strumenti che non si trovano però su tutte le piattaforme: ad esempio il menu Emoji è disponibile soltanto nel pannello Web, il menu Simboli soltanto su Windows o da Web, mentre il pannello Equazione, per scrivere formule matematiche, è presente soltanto sulla versione desktop.

OneNote per Windows 10

Se ti stai chiedendo come usare OneNote con tavoletta grafica, devi sapere che puoi prendere i tuoi appunti anche a mano libera. Ovviamente ti servirà una tavoletta grafica o di un computer con touch-screen. Se sei in possesso di questi requisiti, nella scheda Disegno, puoi disegnare o scrivere a mano libera o aggiungere delle forme predefinite alle note.

Infine, nella scheda Visualizza, sono presenti gli strumenti per modificare la modalità di visualizzazione della nota sullo schermo, aprire i diversi pannelli sulla sinistra e cambiare lo sfondo della nota. Nella versione di OneNote con eseguibile o inclusa in Office, è disponibile anche la scheda Revisione, che ti consente di eseguire il controllo ortografico oppure impostare una password per l’accesso alle note di una sezione.

Non hai necessità di salvare le note, in quanto queste sono automaticamente sincronizzate con i server Microsoft, in modo da renderle disponibili in qualsiasi momento su tutti i dispositivi compatibili sui quali effettui l’accesso. Inoltre, puoi condividere le note con altri utenti per permettergli di modificarle o soltanto visualizzarle. Per fare ciò, clicca sul pulsante Condividi, in alto a sinistra, e digita l’indirizzo email dell’account Microsoft del destinatario.

Usare OneNote su smartphone e tablet

OneNote

Puoi utilizzare OneNote anche su smartphone e tablet, per scrivere degli appunti e avere a portata di mano le note scritte su altri dispositivi. Per scaricare l’app di OneNote, raggiungi il Play Store di Android (o store alternativi, se hai un device senza servizi Google) o l’App Store di iOS/iPadOS. Su Android, fai tap sul pulsante Installa e, infine, su Apri. Su iOS/iPadOS, invece, pigia sul pulsante Ottieni, sblocca il download e l’installazione con il Face ID, Touch ID o la password di iCloud e, infine, fai tap sul tasto Apri.

Dopo aver avviato l’app, esegui l’accesso con il tuo account Microsoft per raggiungere la schermata iniziale. L’interfaccia dell’app OneNote differisce leggermente tra la versione per smartphone o quella per tablet. Infatti, OneNote su tablet è molto simile alla controparte desktop, quindi puoi far fede a quanto ti ho già descritto nel capitolo precedente: ad esempio, se vuoi usare OneNote su iPad, tutti gli strumenti sono distribuiti all’interno delle schede Home, Inserisci, Disegno e Visualizza, situate in alto.

OneNote

Su smartphone, invece, le funzionalità sono ridotte: è possibile infatti soltanto formattare il testo e aggiungere allegati, tramite i pulsanti sopra la tastiera virtuale. In più, su Android è possibile praticare anche il disegno a mano libero (icona del pennarello situata in alto), funzionalità preclusa su iPhone.

Se vuoi creare una nuova nota, nella schermata principale di OneNote, fai innanzitutto tap sulla voce Blocco appunti o accedi a uno dei blocchi tra quelli già creati. Successivamente, crea una nuova sezione tramite l’apposita icona + o fai tap su una esistente. Infine, seleziona una pagina oppure pigia sull’icona + per crearne una. Le modifiche vengono salvate automaticamente.

Come usare OneNote su Teams

Come usare OneNote su Teams

Per sapere come usare OneNote per la didattica a distanza utilizzando Microsoft Teams, tutto quello che devi fare è aggiungere l’apposita app all’interno degli strumenti del tuo team. Per fare ciò, dopo aver avviato Microsoft Teams, premi sulla scheda Teams sulla sinistra e poi fai clic sull’icona (…) a fianco del team nel quale aggiungere OneNote.

Adesso, nella schermata sulla destra, seleziona la scheda App, premi sul pulsante Altre app e, tramite la barra in alto, digita il termine “onenote”. Fai quindi clic sul corrispondente risultato di ricerca e, nella scheda di OneNote, premi sull’icona a fianco del tasto Aggiungi. Scegli dunque se aggiungere OneNote al team (Aggiungi al team) oppure a una chat (Aggiungi a una chat).

Qualsiasi sia la scelta che tu compia, nella schermata che ti viene mostrata scegli il team o la chat su cui vuoi aggiungere OneNote e premi poi il tasto Configura una scheda. Adesso, scegli quale blocco degli appunti e sezione di OneNote condividere e premi sul tasto Salva. Ti verrà quindi mostrata l’interfaccia di OneNote, la stessa di cui ti ho parlato nel precedente capitolo sul funzionamento di quest’app.

Salvatore Aranzulla

Autore

Salvatore Aranzulla

Salvatore Aranzulla è il blogger e divulgatore informatico più letto in Italia. Noto per aver scoperto delle vulnerabilità nei siti di Google e Microsoft. Collabora con riviste di informatica e cura la rubrica tecnologica del quotidiano Il Messaggero. È il fondatore di Aranzulla.it, uno dei trenta siti più visitati d'Italia, nel quale risponde con semplicità a migliaia di dubbi di tipo informatico. Ha pubblicato per Mondadori e Mondadori Informatica.